通信管理制度1、目的為了提高公司的經(jīng)營管理水平，節(jié)約管理成本，保證公司通信暢通，確保信息的及時傳遞，提高工作效率、減少失誤，制訂本規(guī)定。2、適用范圍適用于本公司的辦公網(wǎng)絡(luò)、電話、移動集群號、傳真、電子信箱、 AM等。3、職責(zé)權(quán)限3.1行政部：負(fù)責(zé)公司通訊工具的管理及合理配置。3.2行政部IT：負(fù)責(zé)員工入職時，相關(guān)個人信息的提報(bào)及對員工加入公司通信系統(tǒng)的宣導(dǎo)、使用指引。3.3財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)通訊費(fèi)用的支付管理工作，以及對費(fèi)用異常情況的處理。4、術(shù)語定義無5、程序5.1辦公電話的配置標(biāo)準(zhǔn)公司總機(jī)配置標(biāo)準(zhǔn)：公司配備了一部話務(wù)總機(jī)，由行政部前臺文員管理、使用。公司各部門內(nèi)線電話配置標(biāo)準(zhǔn)：按辦公室人員人數(shù)及實(shí)際工作需要配備內(nèi)線電話。公司各部門開通外線電話標(biāo)準(zhǔn)：部門主管級以上、對外業(yè)務(wù)、跟單人員，按人數(shù)各配備一個公司專用的手機(jī)號：分機(jī)電話：如需開通國內(nèi)長途，一律提交書面申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、行政部負(fù)責(zé)人審核、行政部負(fù)責(zé)人復(fù)核、公司直管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可開通。公司各部開通國際長途標(biāo)準(zhǔn)： 副總級以上人員可開通國際長途， 海外銷售可根據(jù)需要提交書面申請開通國際長途，其它部門或個人未經(jīng)批準(zhǔn)一律不準(zhǔn)開通國際長途，如需開通國際長途，一律提交書面申請，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核、行政部負(fù)責(zé)人復(fù)核、公司直管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可開通。5.2電話使用規(guī)定電話總機(jī)由行政部前臺文員負(fù)責(zé)值守，

外線電話均由前臺文員接轉(zhuǎn)或直撥分機(jī)自動轉(zhuǎn)接。

前臺的總機(jī)不能長時間占線，前臺不能用總機(jī)撥打電話，接電話長話短說，保證所有來電暢通。所有申請開通外線功能的員工，

每人將分配一個四位隨機(jī)密碼，

通過該密碼在反映定授權(quán)分機(jī)可撥打預(yù)先所申請通話權(quán)限對應(yīng)等級的話務(wù)，費(fèi)用統(tǒng)一結(jié)算于對應(yīng)密碼帳戶上，個人保管好自己的話務(wù)密碼，防止他人濫用、盜打，如因個人保管不慎而產(chǎn)生的異常話單，將由密碼使用人承擔(dān)。對已開通外線功能電話，由員工個人負(fù)責(zé)外線功能的使用管理，在電話使用中，嚴(yán)禁公話私用。行政部每月不定時核查話務(wù)情況，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，除由其個人賠償所發(fā)生的長途話費(fèi)外，給予罰款 100元/次，并通報(bào)批評。禁止利用公司電話聊天，員工在上班時間如接聽私人電話，應(yīng)長話短說，以免造成電話線路的繁忙，每次通話時間不得超過5分鐘。員工必須第一時間接聽所有來電，如果暫時離開座位，同一辦公室其他同事應(yīng)在 5秒內(nèi)代接，如果長時間不在座位或出差，應(yīng)提前將電話呼叫轉(zhuǎn)移到在公司的其他同事電話上，若離響玲電話周圍最近的辦公座俠員工在沒有接聽電話的情況下，不代接響鈴電話，發(fā)現(xiàn)一次，外罰 10元。已開通電話外線功能的員工一經(jīng)離職，網(wǎng)絡(luò)管理員應(yīng)在簽核完離職結(jié)算表后及時將該員工的外線功能關(guān)閉，同時做好登記。配備公司專用手機(jī)號的人員： 公司網(wǎng)管負(fù)責(zé)每月固定向經(jīng)理級以上人員正常使用的號碼充費(fèi) 100元，主管級以下人員（含主管）正常使用號碼充費(fèi) 50元，充費(fèi)時間 28-31號，并開通集群號，每月經(jīng)理級超出 100元金額及主管超出 50元的的話費(fèi)提出書面申請， 公司酌情給予報(bào)銷， 但公司保留對此號通信記錄的稽查權(quán)， 若因個人使用辦公手機(jī)號辦理私人事務(wù)， 一經(jīng)查實(shí)按私人通訊總費(fèi)用的金額 10倍罰款，使用辦公手機(jī)號的人員在離職時需將此號碼交接于行政部網(wǎng)管處，并保持話費(fèi)原有金額，若低于原有金額，網(wǎng)管查詢記錄，人事文員在結(jié)算工資時按實(shí)際缺少的金額在離職工資中扣除?？偨?jīng)辦行政部每月核查座機(jī)通話清單，如發(fā)現(xiàn)有打私人電話，且無提前注明者，除由其個人賠償所發(fā)生的話費(fèi)外，給予罰款100元/次，并通報(bào)批評。5.3傳真機(jī)配置標(biāo)準(zhǔn)5.4.1公司傳真實(shí)行紙張傳真5.4.2員工不得利用公司傳真機(jī)收發(fā)私人資料、文件，或把公司相關(guān)機(jī)密資料、文件傳真出去，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，給予罰款100元/次，情節(jié)嚴(yán)重者給予解除勞動合同，同時保留追究其刑事責(zé)任的權(quán)利，公司傳真機(jī)應(yīng)保持24小時通暢狀態(tài)。5.5電子郵箱配置標(biāo)準(zhǔn)5.5.1凡是配備辦公電腦的員工，每人配置一個內(nèi)AM郵箱帳號。5.6電子郵箱的使用規(guī)定5.6.1公司網(wǎng)絡(luò)管理員協(xié)助員工在其辦公電腦上安裝、配置一個內(nèi)部AM郵箱號，并簡要說明使用過程中需要注意的事項(xiàng)，員工應(yīng)熟練使用AM軟件的各種功能，每日上班后，及時打開AM軟件，接收、閱讀、回復(fù)電子信息等，并做好重要信息通知的備份。5.6.2員工發(fā)送較為重要的電子郵件，發(fā)送后，還應(yīng)采取有效的方式知會收件人，（如電話轉(zhuǎn)告）5.7移動電話、群號的使用管理新入職員工入職三日內(nèi)必須峰回路轉(zhuǎn)入公司集群網(wǎng)，及時回復(fù)集群網(wǎng)系統(tǒng)確認(rèn)信息，保證次月生效。若經(jīng)提醒仍未在信息有效期內(nèi)及時進(jìn)行短信回復(fù)，導(dǎo)致加入公司集群網(wǎng)超時者，取消當(dāng)月通信補(bǔ)貼，沒有通訊補(bǔ)貼的處以 50元罰款。5.7.2行政部人事組應(yīng)在員工入職后及時將聯(lián)絡(luò)信息提報(bào)公司集群網(wǎng)管理員，如因人事組未及時將聯(lián)絡(luò)信息提報(bào)到集群網(wǎng)管理員造成的開通集群網(wǎng)失敗，給予人事組當(dāng)事人50元/次罰款。5.7.3所有集群網(wǎng)使用人員必須開通呼叫等待功能，上班時間禁止利用集群網(wǎng)短叼聊天，影響正常的聯(lián)系和工作，如發(fā)現(xiàn)有違反規(guī)定，嚴(yán)重影響公司正常通訊者，行政部有權(quán)要求提供個人通話清單進(jìn)行核查，并處罰50元/次，不配合者，按照相關(guān)規(guī)章制度處理，取消當(dāng)月通訊補(bǔ)貼。5.7.4公司員工固定電話、短號、手機(jī)號碼如有更改，必須第一時間在AM等內(nèi)部公布更新。5.7.5加入公司集群網(wǎng)手機(jī)，必須保證24小時開機(jī)，并設(shè)置呼叫等待功能，保障通信暢通。休假期間亦然，如有特殊原因未能開機(jī)，必須事前通知上級領(lǐng)導(dǎo)，同時第一時間告知備用聯(lián)系方式，待手機(jī)通暢時更改自己的號碼。對享有通訊補(bǔ)貼但將移動電話置長時間不接，不通或者關(guān)機(jī)狀態(tài)，同時并未提供其他電話聯(lián)系方式，嚴(yán)重影響工作者，給予通報(bào)批評并罰款

50元/次。主管級（含）以上

100元/次，一個月內(nèi)出現(xiàn)三次以上（含三次）

，除處罰外，取消其當(dāng)月通訊補(bǔ)貼。公司內(nèi)部人員之間的溝通，一律使用辦公分機(jī)或集群網(wǎng)短號，話，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，給予罰款50元/次。

嚴(yán)禁使用公司外線電話拔找集群網(wǎng)內(nèi)手機(jī)電公司集群網(wǎng)公限公司內(nèi)部員工加入使用，一律不準(zhǔn)非本公司人員加入。5.8通訊設(shè)施的維護(hù)通訊設(shè)施（網(wǎng)絡(luò)、電話、傳真、 AM 電子郵箱）出現(xiàn)問題時，應(yīng)及時向行政部網(wǎng)絡(luò)管理員提交設(shè)備維修單，報(bào)修處理，行政部應(yīng)在第一時間內(nèi)將問題故障維修好（最遲不得超過一個工作日）若因其他外在因素造成的故障，不能在第一時間處理妥當(dāng)，網(wǎng)絡(luò)管理員應(yīng)當(dāng)向當(dāng)事人說明情況并及時跟進(jìn)、解決。5.9網(wǎng)絡(luò)及時通訊管理規(guī)定5.9.1公司內(nèi)部及時通訊工具AM，是公司專為內(nèi)部員工協(xié)同工作而開設(shè)，原則上，配備辦公電腦的員工均可分配到一個AM帳號。5.9.2上班期間，所有員工必須登錄AM，并調(diào)整為在線狀態(tài)，如上班期間外出可將狀態(tài)修改為“離開”或“外出”，上班期間，未登錄AM的員工，經(jīng)查實(shí)，一律處以10元/次的處罰。5.9.3公司員工必須及明填充、更新AM個人聯(lián)系信息。6、相關(guān)文件無7、相關(guān)記錄7.1設(shè)備維修申請表7.2電話、電腦、郵箱、短號新增 /變更單手機(jī)群號管理及電話、郵箱申請管理流程管理流程圖提出通訊需求填定電話、郵箱新增 /更改申請部門主客/經(jīng)理確認(rèn)部門主客 /經(jīng)理