書面溝通技巧

書面溝通是溝通的一個(gè)重要組成部分，在一定程度上決定了溝通的有效性。書面溝通技巧書面溝通是溝通的一個(gè)重要組成部分例：豐田的跨部門溝通大多數(shù)公司決定新車型的變動(dòng)方案都是通過(guò)開會(huì)，豐田的做法是：當(dāng)新車型的變動(dòng)需要跨部門分工時(shí)，主張誰(shuí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，誰(shuí)撰寫報(bào)告，分析問(wèn)題并提出解決辦法。收到報(bào)告的部門閱讀后用另一個(gè)報(bào)告回復(fù)。幾個(gè)報(bào)告的回合，大部分問(wèn)題已解決。例：豐田的跨部門溝通

二OO六年三月某日，總經(jīng)理給新來(lái)的總經(jīng)理助理曹小姐布置了一個(gè)任務(wù)，要求她向各個(gè)部門下發(fā)崗位職責(zé)空白表格，并要求各個(gè)部門在當(dāng)天下午兩點(diǎn)之前上交總經(jīng)辦。總經(jīng)理問(wèn)曹小姐是否明白意思？她說(shuō)完全明白，于是就去執(zhí)行。結(jié)果到了下午，事情出來(lái)了：到了規(guī)定的時(shí)間，技術(shù)部沒有按時(shí)上交。總經(jīng)理問(wèn)曹小姐：你向技術(shù)部怎么傳達(dá)的？曹小姐說(shuō)，完全按正確的意思傳達(dá)的?？偨?jīng)理又問(wèn)為什么技術(shù)部沒上交？曹小姐說(shuō)技術(shù)部就是沒上交，不知道為什么。

第四章-書面溝通技巧課件

總經(jīng)理把曹小姐和技術(shù)部都召集到總經(jīng)辦會(huì)議室，問(wèn)這個(gè)事情。技術(shù)部負(fù)責(zé)人回答說(shuō)，當(dāng)時(shí)他沒有聽到曹小姐傳達(dá)關(guān)于上交時(shí)間的要求。而曹小姐說(shuō)，自己確實(shí)傳達(dá)了，為什么公司十二個(gè)部門就技術(shù)部沒聽清楚？技術(shù)部負(fù)責(zé)人說(shuō)，確實(shí)沒有聽到。到底是曹小姐沒傳達(dá)，還是技術(shù)部沒聽到？沒有書面的東西，說(shuō)不清楚。總經(jīng)理把曹小姐和技術(shù)部都召集到總經(jīng)辦會(huì)議室，問(wèn)

啟示：辦公人員在傳達(dá)文件的時(shí)候，一定要嚴(yán)格按照ISO9001:2008的文件管理標(biāo)準(zhǔn)的要求，一定要有傳達(dá)的書面函件，該簽字的要求簽字，該署名的要求署名。否則，出現(xiàn)上述情況，既耽誤了工作，又難以說(shuō)清責(zé)任，同時(shí)還反映了管理水平的落后和管理方式的不足。啟示：辦公人員在傳達(dá)文件的時(shí)候，一定要嚴(yán)格按照實(shí)例二

二OO六年三月某日，本公司外派維修的售后服務(wù)工程師陳某電話要求工廠售后服務(wù)部門為其在安徽蕪湖的維修現(xiàn)場(chǎng)發(fā)送配件一個(gè)，按規(guī)定要求，陳某應(yīng)當(dāng)書面?zhèn)髡婢唧w的規(guī)格型號(hào)然后發(fā)貨，以保證準(zhǔn)確性。

實(shí)例二

結(jié)果陳某講自己干了三年多，都很熟，聲稱要節(jié)省傳真費(fèi)用，且客戶很急，要求電話口頭報(bào)告型號(hào)，售后服務(wù)部擔(dān)當(dāng)人員鑒于這種情況，就相信了陳某，按陳某說(shuō)的型號(hào)發(fā)去了配件，結(jié)果發(fā)到現(xiàn)場(chǎng)后，型號(hào)錯(cuò)誤，又要重發(fā)，造成出差費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用等的增加，更重要的是影響客戶生產(chǎn)。結(jié)果陳某講自己干了三年多，都很熟，聲稱要節(jié)省傳真

事后處理此事，陳某一口咬定自己當(dāng)初報(bào)告的就是第二次發(fā)的正確型號(hào)；而售后服務(wù)擔(dān)當(dāng)人員則堅(jiān)持陳某當(dāng)初報(bào)告的就是第一次錯(cuò)誤的型號(hào)。但是沒有書面函件，該相信誰(shuí)？最后因?yàn)殡p方都在明知公司規(guī)定的情況下，違反了書面溝通程序規(guī)定，造成了損失，都有責(zé)任，分別進(jìn)行了處理。

事后處理此事，陳某一口咬定自己當(dāng)初報(bào)告的就是第二

啟示：處理不是目的，目的保證正常的執(zhí)行到位。光有相關(guān)書面溝通函件的要求還不行，關(guān)鍵是執(zhí)行中要嚴(yán)格要求，如果不執(zhí)行，結(jié)果還是會(huì)造成損失，耽誤事情。不是雙贏，而是雙損。

啟示：處理不是目的，目的保證正常的執(zhí)行到位。光

從以上實(shí)例和分析可以看出：在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理實(shí)踐中，書面溝通函件不但重要，而且必要，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)采納執(zhí)行并監(jiān)督執(zhí)行到位。從以上實(shí)例和分析可以看出：在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理實(shí)踐中，TIMEWAYNECONSULTING如果你寫不出來(lái)，你也別指望你能說(shuō)得好！文字溝通并沒有高深的理論，其難度在于，你需要不斷地訓(xùn)練自己，這一過(guò)程可能是漫長(zhǎng)的。與其說(shuō)你在訓(xùn)練寫作技能，不如說(shuō)你在培養(yǎng)正確的寫作習(xí)慣。不要相信模式，除非是大家共同制定的文字溝通模式，否則你會(huì)發(fā)現(xiàn)，這個(gè)模版本身就是溝通的阻礙。書面溝通T如果你寫不出來(lái)，你也別指望你能說(shuō)得好！書面溝通4.1概述文件擬定、審閱及傳送通常花去企業(yè)中高層領(lǐng)導(dǎo)的大部分時(shí)間，書面溝通在溝通中占有非常大的比重，文書已經(jīng)成為組織內(nèi)部溝通你給的主要形式。對(duì)組織內(nèi)部而言，成立時(shí)需要擬定章程，制定規(guī)章制度，編制職務(wù)說(shuō)明書等。日常管理中需要制定年度、月度計(jì)劃，還有許多商務(wù)交流。對(duì)組織外部而言，財(cái)務(wù)報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、對(duì)外的商務(wù)交往信件與函件等書面溝通形式已成為連接企業(yè)與其外部環(huán)境之間的紐帶。4.1概述文件擬定、審閱及傳送通常花去企業(yè)中高層領(lǐng)導(dǎo)的大部4.1.1書面溝通的特點(diǎn)1.書面溝通的主要特點(diǎn)在組織管理中，書面溝通作為一種正式溝通形式，通常表現(xiàn)為大量文書工作，主要具有以下5個(gè)特點(diǎn)。（1）書面溝通的信息可以長(zhǎng)期保存。（2）可以促使信息發(fā)送者對(duì)自己要表達(dá)的東西進(jìn)行更加認(rèn)真的思考，使其更加條理化。（3）書面溝通是一種多樣性的有形展示。（4）耗時(shí)較長(zhǎng)。（5）不能及時(shí)提供反饋信息。4.1.1書面溝通的特點(diǎn)1.書面溝通的主要特點(diǎn)與口頭語(yǔ)言相比，書面語(yǔ)言要穩(wěn)定得多。例如，現(xiàn)在人們形容一個(gè)人、一個(gè)企業(yè)或產(chǎn)品很有市場(chǎng)時(shí)，口語(yǔ)中常說(shuō)“火”字，但在20世紀(jì)80年代以前人們很少這樣說(shuō)。(PK,DIY，酷斃）這說(shuō)明口頭語(yǔ)言的變化是非?？斓摹Ｏ啾戎?，書面語(yǔ)言則要穩(wěn)定得多，如幾百年以前的文獻(xiàn)現(xiàn)代人也能夠看得懂。書面語(yǔ)言落筆為證，具有唯一性和比較強(qiáng)的穩(wěn)定性，因此無(wú)論在法律上還是在其他用途方面都具有比較強(qiáng)的權(quán)威性。

第四章-書面溝通技巧課件

如果在不同的場(chǎng)合與不同的人進(jìn)行口頭交流，即使一個(gè)記憶力非常好的人也很難做到每一次的交流都是完全相同的，而書面溝通可以給每一個(gè)人完全相同的信息。

所以在商務(wù)活動(dòng)中，與外部的各種契約合同和內(nèi)部管理的各種材料大多采取書面的形式。

2.書面溝通的優(yōu)點(diǎn)與障礙（1）書面溝通的優(yōu)點(diǎn)①可以是正式的或非正式的，可長(zhǎng)可短。②可以使寫作人能夠從容地表達(dá)自己的意思。③詞語(yǔ)可以經(jīng)過(guò)仔細(xì)推敲，而且還可以不斷修改，直到滿意表達(dá)出個(gè)人風(fēng)格。④書面材料是準(zhǔn)確而可信的證據(jù)，所謂“白紙黑字”⑤書面文本可以復(fù)制，同時(shí)發(fā)送給許多人，傳達(dá)相同的信息。⑥在群體內(nèi)部經(jīng)常受限于約定俗稱的規(guī)則。⑦書面材料傳達(dá)信息的準(zhǔn)確性高。2.書面溝通的優(yōu)點(diǎn)與障礙（2）書面溝通的障礙①發(fā)文者的語(yǔ)氣、強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)、表達(dá)特色，以及發(fā)文的目的經(jīng)常被忽略，從而使理解有誤。②信息及含義會(huì)隨著信息內(nèi)容所描述的情況，以及發(fā)文和收文時(shí)的情況而所變更。③若發(fā)文者選擇的格式或時(shí)機(jī)不當(dāng)，收文者很可能因?yàn)榘l(fā)文者一開始采用的格式不當(dāng)，而不太注意其信息內(nèi)容。（2）書面溝通的障礙4.1.2書面溝通的種類根據(jù)不同分類標(biāo)準(zhǔn)，書面溝通可以劃分為不同類型。1.按照溝通目的劃分，溝通溝通大致分為以下4類：（1）通知型書面溝通（2）說(shuō)服性溝通（3）指導(dǎo)型溝通（4）記錄型書面溝通4.1.2書面溝通的種類根據(jù)不同分類標(biāo)準(zhǔn)，書面溝通可以劃分2.按照溝通的通用途劃分根據(jù)書面材料的用途，書面溝通可以分為以下5種類型（1）通用公文（2）事務(wù)文書（3）專用文書（4）生活文書（5）涉外文書2.按照溝通的通用途劃分3.按照溝通渠道劃分根據(jù)渠道的不同，溝通可以分為紙張溝通與電子溝通，紙張溝通包括報(bào)告、信件和備忘錄等一般紙張溝通，同時(shí)也包括傳真溝通。電子溝通包括電子郵件溝通和電子會(huì)議系統(tǒng)溝通。3.按照溝通渠道劃分4.2書面材料的寫作過(guò)程4.2.1寫作的過(guò)程書面溝通很重要的一個(gè)方面就是如何進(jìn)行寫作。一般來(lái)講，順利完成寫作大致包括三個(gè)步驟：1.寫作準(zhǔn)備（1）確定寫作目標(biāo)（2）分析讀者，認(rèn)真分析讀者，才能使你提供材料符合他們的需要。（3）收集信息。（4）列出大綱4.2書面材料的寫作過(guò)程4.2.1寫作的過(guò)程在準(zhǔn)備材料時(shí)應(yīng)該注意以下幾個(gè)問(wèn)題。（1）在收集資料前必須明了寫作意圖。（2）在收集資料時(shí)，還要明確閱讀者背景。（3）確定文書性質(zhì)。在準(zhǔn)備材料時(shí)應(yīng)該注意以下幾個(gè)問(wèn)題。獲得信息的途徑：第一個(gè)途徑，書面媒體第二個(gè)途徑現(xiàn)代媒體第三個(gè)途徑是非書面的資料獲得信息的途徑：除了注意材料的來(lái)源外，收集材料還必須有如下一些相應(yīng)的技巧。①?gòu)纳磉叺馁Y料開始找起②盡量用高科技手段③注重平時(shí)積累④材料數(shù)量堅(jiān)持適中原則。除了注意材料的來(lái)源外，收集材料還必須有如下一些相應(yīng)的技巧。2.正式寫作要使材料具有可讀性，應(yīng)該注意以下兩點(diǎn)：一是要了解讀者的背景二是要簡(jiǎn)潔2.正式寫作TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入模擬練習(xí)技法概要1．

寫作準(zhǔn)備階段：

思考：寫給誰(shuí)？寫什么？為什么？提綱：主要點(diǎn)，使用索引卡整理：按邏輯排列各要點(diǎn)的位置，去掉無(wú)關(guān)信息。3．檢查①是否表述準(zhǔn)確。②是否有不適當(dāng)?shù)拿枋觥＂塾蟹裎姆?、文字上的錯(cuò)誤。關(guān)的和重復(fù)的內(nèi)容2．寫作過(guò)程文字溝通有三種主要類型：①

肯定型直接給出好的消息解釋好消息用好的祝愿結(jié)束②

否定型用"緩沖"式的自然敘述開頭在給出壞消息之前加以解釋告訴壞消息如果可能，建議某些可能的選擇用好的祝愿結(jié)尾③

指示型以一種具有吸引受信人注意力的敘述開始表述建議或要求，及可能的利益清楚地指示受信者應(yīng)如何去做鼓勵(lì)克服困難，盡早完成工作。

T進(jìn)入模擬練習(xí)技法概要1．

寫作準(zhǔn)備階段：寫作的一般技巧（1）不要在乎寫作順序（2）合理安排時(shí)間間隔（3）不要邊寫邊改。集體寫作（1）在集體的指導(dǎo)原則上達(dá)成一致。（2）在任務(wù)安排上達(dá)成一致。寫作的一般技巧TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入本練習(xí)review和結(jié)論親愛的先生/女士：我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。我確信作為一個(gè)完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我們?cè)谫F公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn)有限，曾經(jīng)為您服務(wù)過(guò)的人說(shuō)我們能勝任此項(xiàng)工作。我是個(gè)非常熱請(qǐng)的人，對(duì)于與您相會(huì)的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因?yàn)椤瓌⒃贫讼壬?，您好：這是來(lái)自微軟的信，繼我們上周的電話談話后，我很高興再郵給您一本我公司的最新宣傳冊(cè)。你曾表示過(guò)貴公司對(duì)安裝新型計(jì)算機(jī)軟件感興趣，我相信我們的服務(wù)符合你的要求，會(huì)讓您滿意的。期待您的回音，并期望很快能和您會(huì)面。此致敬禮比爾蓋茨

2002年10月1日

練習(xí)目標(biāo)：判別兩封信的高下，并說(shuō)明原因（10分鐘）形式：團(tuán)隊(duì)討論、形成理由、代表陳述。（3分鐘）書面溝通分析T進(jìn)入本練習(xí)review和結(jié)論親愛的先生/女士：劉云端先生TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入技法概要親愛的先生/女士：我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。我確信作為一個(gè)完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我們?cè)谫F公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn)有限，曾經(jīng)為您服務(wù)過(guò)的人說(shuō)我們能勝任此項(xiàng)工作。我是個(gè)非常熱請(qǐng)的人，對(duì)于與您相會(huì)的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因?yàn)椤瓌⒃贫讼壬?，您好：這是來(lái)自微軟的信，繼我們上周的電話談話后，我很高興再郵給您一本我公司的最新宣傳冊(cè)。你曾表示過(guò)貴公司對(duì)安裝新型計(jì)算機(jī)軟件感興趣，我相信我們的服務(wù)符合你的要求，會(huì)讓您滿意的。期待您的回音，并期望很快能和您會(huì)面。此致敬禮比爾蓋茨

2002年10月1日寫信者不原費(fèi)神查明聯(lián)系人語(yǔ)意含糊語(yǔ)法錯(cuò)誤與錯(cuò)別字無(wú)關(guān)信息文書過(guò)長(zhǎng)說(shuō)明寫信原因暗示下一步應(yīng)采取的行動(dòng)知道此信發(fā)給誰(shuí)表明積極的態(tài)度只寫了一頁(yè)表達(dá)不清，內(nèi)容缺乏全面考慮，錯(cuò)別字和標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤，廢話連篇。內(nèi)容清晰，態(tài)度樂觀，簡(jiǎn)明扼要，切中要害，。判別兩封信的高下，并說(shuō)明原因T進(jìn)入技法概要親愛的先生/女士：劉云端先生，您好：寫信者不原3.編輯修改概括起來(lái)，修改可以圍繞以下幾個(gè)方面進(jìn)行。（1）提煉校正文章的主題。（2）增減更換材料（3）調(diào)整結(jié)構(gòu)安排（4）斟酌變更寫作手法（5）推敲潤(rùn)色語(yǔ)言3.編輯修改編輯修改技巧（1）修改前將材料擱置一段時(shí)間（2）別太看重于自己所寫的材料。（3）修正內(nèi)容，改進(jìn)結(jié)構(gòu)編輯修改技巧TIMEWAYNECONSULTING寫作過(guò)程寫完后重讀修改文書，大膽刪減一口氣寫完整理寫作思路，考慮文書內(nèi)容檢查細(xì)節(jié)，確認(rèn)無(wú)誤，要與不要目的要明確信息要全面行文要簡(jiǎn)短使用短句強(qiáng)調(diào)最重要的段落分明總結(jié)和結(jié)論盡量生動(dòng)隨意開始寫寫停停被動(dòng)句雙重否定長(zhǎng)句無(wú)關(guān)信息錯(cuò)別字過(guò)長(zhǎng)書面溝通分析T寫作過(guò)程寫完后重讀修改文書，大膽刪減一口氣寫完整理寫作思路4.2.2寫作過(guò)程的影響因素寫作的三個(gè)步驟不能一蹴而就，由以下三個(gè)因素影響（1）環(huán)境因素這里的環(huán)境因素，主要是指讀者對(duì)象的素質(zhì)、文化水平、專業(yè)技術(shù)和需要等對(duì)文本創(chuàng)作的影響。4.2.2寫作過(guò)程的影響因素寫作的三個(gè)步驟不能一蹴而就，由（2）作者的自身素質(zhì)①與任務(wù)相關(guān)知識(shí)②與主題相關(guān)的知識(shí)③與讀者對(duì)象有關(guān)的知識(shí)（2）作者的自身素質(zhì)3.寫作時(shí)間與主題由于缺乏時(shí)間，在限定時(shí)間內(nèi)完成的研究成果及創(chuàng)作文本很少能得到檢查和修改。3.寫作時(shí)間與主題4.3商業(yè)文書寫作的具體問(wèn)題根據(jù)目的的不同，商業(yè)文書可以分為很多種，不同文書的類型、使用范圍，以及寫作原則都存在較大的不同。參照書—44頁(yè)表4-34.3商業(yè)文書寫作的具體問(wèn)題根據(jù)目的的不同，商業(yè)文書可以4.3.1商業(yè)信函商業(yè)信函，包括備忘錄、信件和電子郵件，他們是最常用的書面商業(yè)溝通方式。信函的第一個(gè)特點(diǎn)是簡(jiǎn)潔，其次是目的明確。1.備忘錄備忘錄是內(nèi)部傳遞信息的方式，包含日期、主題、遞交和發(fā)送4個(gè)要素，有時(shí)還包括附件和復(fù)印件兩個(gè)要素。4.3.1商業(yè)信函商業(yè)信函，包括備忘錄、信件和電子郵件，他

備忘錄是一種錄以備忘的公文。在公文函件中，它的等級(jí)是比較低的，主要用來(lái)提醒、督促對(duì)方，或就某個(gè)問(wèn)題提出自己的意見或看法。在業(yè)務(wù)上，它一般用來(lái)補(bǔ)充正式文件的不足它的內(nèi)容可以分為以下幾項(xiàng)：

書端（Heading）;

收文人的姓名、頭銜、地址（Addressee’sName,Title,Address）；

稱呼(Salutation)；

事因(Subject)；

正文（Body）；

結(jié)束語(yǔ)（ComplimentaryClose）；

署名（Signature）。備忘錄是一種錄以備忘的公文。在公文函件中，它的

Subject:Schedulingthefilm

Date:March13,2006

We’dbetterrearrangetheshowingschedulefornextweek’sfilm.

Asyouknow,wearegoingtoshowthefilm,TheSmiths,nextweekintheprojectionroom,whichholdsonlyfiftypeoplecomfortablywithoutovercrowding.Itisnotbigenoughforthewholestafftoseethefilmatthesametime.SoIsuggestweshowthefilmindifferenttimes.Forexample,wecanarrange40peopletoseethefilmthereonTuesdayat3:00p.m.,andtheremaining40onThursdayatthesametime.

Ifthereisanyproblemaboutthisarrangement,pleaseletmeknow.

JaneLarson

C.StanClark

Subject:Schedulingthefilm譯文收件人：卡爾·福勒發(fā)件人：簡(jiǎn)·拉森主題：電影日程安排日期：2006年3月13日我們最好能夠重新安排下周電影的播放時(shí)間。你知道我們打算下周在放映廳播放《史密斯夫婦》這部電影，但放映廳只能同時(shí)容納50人。我們的員工不能同時(shí)看電影。所以我建議在將放映時(shí)間選在不同時(shí)段。比如，40人在周二下午3點(diǎn)在那里看這部影片，剩下的40人在周四同一時(shí)間同一地點(diǎn)觀看。如果對(duì)此安排有什么問(wèn)題請(qǐng)通知我。簡(jiǎn)·拉森抄送：斯坦·克拉克譯文2.信函書信是人們?nèi)粘Ｉ?、工作中不可較少的交際溝通，交流思想的工具。提高寫作信函注意幾個(gè)方面：（1）寫信當(dāng)如面談（2）開頭技巧（3）結(jié)尾（4）書寫字體（5）信函禮貌（6）信封書寫2.信函××先生：

您所申請(qǐng)的秘書職位已補(bǔ)滿，我們剛雇用了一位從大學(xué)畢業(yè)的××小姐，將先予以試用幾個(gè)星期，以決定其能力是否勝任。

我們很樂意把您的名字列入秘書人選檔案之中，倘若將來(lái)有缺額，一定首先與您聯(lián)系。

××公司經(jīng)理

×年×月×日

求職答復(fù)函實(shí)例

××先生：

您所申請(qǐng)的秘書職位已補(bǔ)滿，我們剛雇用了一×××總公司：

敬啟者，由于本公司所生產(chǎn)的物品之原料價(jià)格上漲，不得不宣布自今年六月一日起，原有的價(jià)目表予以作廢，并代之以另訂新價(jià)目表，現(xiàn)隨函附上。

五月三十一日前收到之訂貨單，仍按舊價(jià)計(jì)算，六月一日以后，則以新價(jià)目表為準(zhǔn)。

因本公司產(chǎn)品需求量日增，而原料市價(jià)一直上漲，故預(yù)料在短期內(nèi)貨價(jià)勢(shì)將再漲。閣下如需購(gòu)買，務(wù)請(qǐng)盡早，以免誤失時(shí)機(jī)。

×××公司

×年×月×日

通知提價(jià)函實(shí)例

×××總公司：

敬啟者，由于本公司所生產(chǎn)的物品之原料××公司：

經(jīng)查一季度已于三月三十一日屆滿，現(xiàn)寄上貴公司之季結(jié)算清單一份，共計(jì)￥1，200，000元，諒屬無(wú)誤，此前供應(yīng)貴公司之物品，想必滿意，期待今后更密切的合作。

×××公司(蓋單)

×年×月×日

結(jié)帳清單實(shí)例

××公司：

經(jīng)查一季度已于三月三十一日屆滿，現(xiàn)寄上貴×××公司××經(jīng)理先生：

敬啟者，最近我公司接到貴埠××公司來(lái)函訂購(gòu)大量貨物，該公司地址隨函附上，因?yàn)樵摴镜谝淮谓灰?，敝公司不知其資信及經(jīng)濟(jì)狀況如何?后請(qǐng)貴公司代為查明見告，貴公司所提供之情報(bào)，敝公司嚴(yán)守秘密。

今后若有同類情況，敝公司愿作同樣之效勞。

××公司經(jīng)理××

×年×月×日

查詢函實(shí)例

×××公司××經(jīng)理先生：

敬啟者，最近我公司接到貴埠××公司××部經(jīng)理先生：

這次請(qǐng)您了解××商品市場(chǎng)情況，承蒙您在百忙之中作深入的調(diào)查了解，實(shí)在不勝感激。關(guān)于××商品價(jià)格，待我公司調(diào)整修訂以后再函告您。

希今后加強(qiáng)往來(lái)，并請(qǐng)給予大力支持！

特此書面表達(dá)感謝之意！

此致

致禮

×××敬上

××年×月×日

圖9.1致謝函實(shí)例

××公司××部經(jīng)理先生：

這次請(qǐng)您了解××商品市場(chǎng)情

書信撰寫者清單

A．寫信前

1．信的主題是什么?

2．你為什么寫這封信?

3．信的讀者是誰(shuí)?

·主要讀者·

其他讀者

4．讀者對(duì)信的主題已了解多少，還需知道什么?

·現(xiàn)有知識(shí)·

需要知道的知識(shí)

書信撰寫者清單

A．寫信前

1．信的主題是什么?B．信寫完后

你撰寫的信（回答“是”“否”）清楚·

按邏輯順序編排語(yǔ)法正確·

沒有行話和俚語(yǔ)語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了、惹人喜愛有禮貌有益

·準(zhǔn)確完整、迅捷B．信寫完后

你撰寫的信（回答“是”“否”）4.3.2行動(dòng)指南行動(dòng)指南旨在給讀者提供如何完成某件事情的信息。在組織內(nèi)部，員工們參考規(guī)章制度和程序手冊(cè)來(lái)完成假期申請(qǐng)，出差申請(qǐng)等任務(wù)。在組織外部，讀者會(huì)按照行動(dòng)指南來(lái)組裝設(shè)備、申請(qǐng)?jiān)S可證等4.3.2行動(dòng)指南行動(dòng)指南旨在給讀者提供如何完成某件事情的4.3.3隨機(jī)翻閱的文件商業(yè)報(bào)告屬于隨機(jī)翻閱的文件格式，大部分讀者都不會(huì)逐字逐句的閱讀它們，而是根據(jù)自己的需要或者從自己所擅長(zhǎng)的領(lǐng)域出發(fā)去閱讀其中一部分。在寫商業(yè)報(bào)告的時(shí)候，撰寫者應(yīng)該在全文中使用大量的主標(biāo)題、副標(biāo)題，以便使讀者容易找到自己所關(guān)心的內(nèi)容，較長(zhǎng)的文件應(yīng)該附上目錄索引。4.3.3隨機(jī)翻閱的文件商業(yè)報(bào)告屬于隨機(jī)翻閱的文件格式，大商業(yè)報(bào)告的結(jié)構(gòu)包括傳遞的備忘錄或信函、標(biāo)題、摘要、目錄、主體部分（正文）、結(jié)論或建議。商業(yè)報(bào)告的結(jié)構(gòu)如何起草公司年度工作報(bào)告

常見年度報(bào)告的一般性框架：第一部分：過(guò)去一年的工作回顧。第二部分：提出下年度工作總體思路。第三部分：本年度的工作目標(biāo)和工作任務(wù)。第四部分：完成上述目標(biāo)和任務(wù)的措施。第五部分：簡(jiǎn)要總結(jié)，發(fā)出號(hào)召。如何起草公司年度工作報(bào)告常見年度報(bào)告的一般性框架：報(bào)告撰寫者清單

1．報(bào)告的主題、標(biāo)題是什么?

2．看報(bào)告的讀者是什么人?

·主要讀者·其他讀者

報(bào)告撰寫者清單

1．報(bào)告的主題、標(biāo)題是什么?

2．看報(bào)3．撰寫這份報(bào)告的原因是什么?（是或否）

·

獲取讀者的支持·

報(bào)告調(diào)查的結(jié)果

·

影響或說(shuō)服讀者·對(duì)讀者提出的問(wèn)題進(jìn)行答復(fù)

·

對(duì)讀者以外的人提出的問(wèn)題進(jìn)行答復(fù)

·

解釋說(shuō)明問(wèn)題·報(bào)告進(jìn)展情況

·

記錄事實(shí)、信息或觀點(diǎn)·在某一點(diǎn)上樹立權(quán)威或聲望

·推銷·宣傳公司組織內(nèi)外的努力和結(jié)果

·通知一大群體·為正在進(jìn)行的工作提供證據(jù)

·引入或推動(dòng)關(guān)于主題的討論·指示命令

3．撰寫這份報(bào)告的原因是什么?（是或否）

·獲取讀者的4.3.4合法性文件合法性文件要求讀者遵守組織內(nèi)部或者政府部門、機(jī)構(gòu)的某些規(guī)定。在組織內(nèi)部，組織中的成員可能會(huì)在這些文件后邊簽名，表示他已經(jīng)收到、閱讀并且理解了文件中的政策和方針。對(duì)于政府機(jī)構(gòu)來(lái)說(shuō)，通常還包括根據(jù)政府規(guī)定特定格式進(jìn)行簽字。4.3.4合法性文件合法性文件要求讀者遵守組織內(nèi)部或者政府4.3.5營(yíng)銷類文件營(yíng)銷類文件包括通告和小冊(cè)子，這類文件的主要目的是吸引讀者的注意力。誠(chéng)信為本4.3.5營(yíng)銷類文件營(yíng)銷類文件包括通告和小冊(cè)子，這類文件的注意：

1．在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，把握全面、準(zhǔn)確的信息，充分占有資料；

2．目標(biāo)要明確、具體、可行；

3．占有大量資料；

4．論證分析，得出利弊得失，避免急功近利的短期行為；

5．充分發(fā)揮集體的智慧，發(fā)揚(yáng)民主，鼓勵(lì)發(fā)表不同意見，提倡大膽的探索精神。注意：

1．在調(diào)查研究的基礎(chǔ)上，把握全面、準(zhǔn)確的信息，充分占4.4書面溝通的多樣化—電子溝通4.4.1溝通方式的轉(zhuǎn)變20世紀(jì)80年代以來(lái)，人們感受到了新興電子技術(shù)的強(qiáng)大攻勢(shì)，它極大地變革了組織中的溝通方式，這些技術(shù)手段包括：BP機(jī)、圖文傳真機(jī)、錄像會(huì)議、電子郵件、便攜式移動(dòng)電話、語(yǔ)言信箱及手掌型個(gè)人通信裝置。4.4書面溝通的多樣化—電子溝通4.4.1溝通方式的轉(zhuǎn)變4.4.2溝通方式的選擇1.影響溝通方式有效性的因素（1）信息豐富性四個(gè)因素來(lái)衡量：①反饋②信息傳遞渠道③溝通類型④使用語(yǔ)言來(lái)源4.4.2溝通方式的選擇1.影響溝通方式有效性的因素（2）情趣復(fù)雜性低復(fù)雜性情境是常規(guī)的而且是可以預(yù)測(cè)的，能夠使用規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)操作程序處理。（2）情趣復(fù)雜性2.電子溝通電子溝通與傳統(tǒng)紙介質(zhì)溝通的比較如表4-5所示（1）電子溝通案例：通過(guò)在線溝通分享知識(shí)（2）電子郵件溝通2.電子溝通電子溝通與傳統(tǒng)紙介質(zhì)溝通的比較如表4-5所示第四章-書面溝通技巧課件TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入研討模擬練習(xí)—一封拒絕的信練習(xí)背景：你是一名行政主管，收到了一位骨干員工的來(lái)信，他提出脫產(chǎn)進(jìn)修的要求，（內(nèi)容見后）而你必須寫一封復(fù)信，信中你要拒絕他的要求。請(qǐng)每個(gè)人用10分鐘寫完這封信。（請(qǐng)注意“準(zhǔn)備、寫作和檢查”三步驟）尊敬的主管：您好，我是質(zhì)量控制員王海賓，已經(jīng)在崗位上工作3年了。我先后多次參加過(guò)公司內(nèi)部組織的一些技能培訓(xùn)，這些培訓(xùn)對(duì)我的工作很有幫助，使我深刻認(rèn)識(shí)到知識(shí)對(duì)工作的重要性。因此，我希望能參加一次“6個(gè)西格瑪”管理的進(jìn)修班，為期2個(gè)月，脫產(chǎn)進(jìn)行。原因如下：“6個(gè)西格瑪”是最近在制造業(yè)很受重視的質(zhì)量管理方法，作為主管質(zhì)量方面的員工，我的質(zhì)量管理知識(shí)已經(jīng)陳舊，需要更新。現(xiàn)在學(xué)習(xí)儲(chǔ)備一些專業(yè)知識(shí)，可以有利于將來(lái)工作。我多次提議公司舉辦類似培訓(xùn)，可是限于我們的能力，都沒有舉辦。這個(gè)為期2個(gè)月的進(jìn)修班是省計(jì)委舉辦的，質(zhì)量高，費(fèi)用低，機(jī)會(huì)難得。綜上所述，希望您能夠批準(zhǔn)我的請(qǐng)求。此致敬禮王海賓

2002年10月9日T進(jìn)入研討模擬練習(xí)—一封拒絕的信練習(xí)背景：尊敬的主管：謝謝謝謝謝謝謝謝放映結(jié)束！無(wú)悔無(wú)愧于昨天，豐碩殷實(shí)的今天，充滿希望的明天。放映結(jié)束！無(wú)悔無(wú)愧于昨天，豐碩殷實(shí)的今天，充滿希望的明天。書面溝通技巧

書面溝通是溝通的一個(gè)重要組成部分，在一定程度上決定了溝通的有效性。書面溝通技巧書面溝通是溝通的一個(gè)重要組成部分例：豐田的跨部門溝通大多數(shù)公司決定新車型的變動(dòng)方案都是通過(guò)開會(huì)，豐田的做法是：當(dāng)新車型的變動(dòng)需要跨部門分工時(shí)，主張誰(shuí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，誰(shuí)撰寫報(bào)告，分析問(wèn)題并提出解決辦法。收到報(bào)告的部門閱讀后用另一個(gè)報(bào)告回復(fù)。幾個(gè)報(bào)告的回合，大部分問(wèn)題已解決。例：豐田的跨部門溝通

二OO六年三月某日，總經(jīng)理給新來(lái)的總經(jīng)理助理曹小姐布置了一個(gè)任務(wù)，要求她向各個(gè)部門下發(fā)崗位職責(zé)空白表格，并要求各個(gè)部門在當(dāng)天下午兩點(diǎn)之前上交總經(jīng)辦?？偨?jīng)理問(wèn)曹小姐是否明白意思？她說(shuō)完全明白，于是就去執(zhí)行。結(jié)果到了下午，事情出來(lái)了：到了規(guī)定的時(shí)間，技術(shù)部沒有按時(shí)上交?？偨?jīng)理問(wèn)曹小姐：你向技術(shù)部怎么傳達(dá)的？曹小姐說(shuō)，完全按正確的意思傳達(dá)的?？偨?jīng)理又問(wèn)為什么技術(shù)部沒上交？曹小姐說(shuō)技術(shù)部就是沒上交，不知道為什么。

第四章-書面溝通技巧課件

總經(jīng)理把曹小姐和技術(shù)部都召集到總經(jīng)辦會(huì)議室，問(wèn)這個(gè)事情。技術(shù)部負(fù)責(zé)人回答說(shuō)，當(dāng)時(shí)他沒有聽到曹小姐傳達(dá)關(guān)于上交時(shí)間的要求。而曹小姐說(shuō)，自己確實(shí)傳達(dá)了，為什么公司十二個(gè)部門就技術(shù)部沒聽清楚？技術(shù)部負(fù)責(zé)人說(shuō)，確實(shí)沒有聽到。到底是曹小姐沒傳達(dá)，還是技術(shù)部沒聽到？沒有書面的東西，說(shuō)不清楚。總經(jīng)理把曹小姐和技術(shù)部都召集到總經(jīng)辦會(huì)議室，問(wèn)

啟示：辦公人員在傳達(dá)文件的時(shí)候，一定要嚴(yán)格按照ISO9001:2008的文件管理標(biāo)準(zhǔn)的要求，一定要有傳達(dá)的書面函件，該簽字的要求簽字，該署名的要求署名。否則，出現(xiàn)上述情況，既耽誤了工作，又難以說(shuō)清責(zé)任，同時(shí)還反映了管理水平的落后和管理方式的不足。啟示：辦公人員在傳達(dá)文件的時(shí)候，一定要嚴(yán)格按照實(shí)例二

二OO六年三月某日，本公司外派維修的售后服務(wù)工程師陳某電話要求工廠售后服務(wù)部門為其在安徽蕪湖的維修現(xiàn)場(chǎng)發(fā)送配件一個(gè)，按規(guī)定要求，陳某應(yīng)當(dāng)書面?zhèn)髡婢唧w的規(guī)格型號(hào)然后發(fā)貨，以保證準(zhǔn)確性。

實(shí)例二

結(jié)果陳某講自己干了三年多，都很熟，聲稱要節(jié)省傳真費(fèi)用，且客戶很急，要求電話口頭報(bào)告型號(hào)，售后服務(wù)部擔(dān)當(dāng)人員鑒于這種情況，就相信了陳某，按陳某說(shuō)的型號(hào)發(fā)去了配件，結(jié)果發(fā)到現(xiàn)場(chǎng)后，型號(hào)錯(cuò)誤，又要重發(fā)，造成出差費(fèi)用、運(yùn)輸費(fèi)用等的增加，更重要的是影響客戶生產(chǎn)。結(jié)果陳某講自己干了三年多，都很熟，聲稱要節(jié)省傳真

事后處理此事，陳某一口咬定自己當(dāng)初報(bào)告的就是第二次發(fā)的正確型號(hào)；而售后服務(wù)擔(dān)當(dāng)人員則堅(jiān)持陳某當(dāng)初報(bào)告的就是第一次錯(cuò)誤的型號(hào)。但是沒有書面函件，該相信誰(shuí)？最后因?yàn)殡p方都在明知公司規(guī)定的情況下，違反了書面溝通程序規(guī)定，造成了損失，都有責(zé)任，分別進(jìn)行了處理。

事后處理此事，陳某一口咬定自己當(dāng)初報(bào)告的就是第二

啟示：處理不是目的，目的保證正常的執(zhí)行到位。光有相關(guān)書面溝通函件的要求還不行，關(guān)鍵是執(zhí)行中要嚴(yán)格要求，如果不執(zhí)行，結(jié)果還是會(huì)造成損失，耽誤事情。不是雙贏，而是雙損。

啟示：處理不是目的，目的保證正常的執(zhí)行到位。光

從以上實(shí)例和分析可以看出：在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理實(shí)踐中，書面溝通函件不但重要，而且必要，對(duì)企業(yè)來(lái)說(shuō)，應(yīng)當(dāng)采納執(zhí)行并監(jiān)督執(zhí)行到位。從以上實(shí)例和分析可以看出：在企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理實(shí)踐中，TIMEWAYNECONSULTING如果你寫不出來(lái)，你也別指望你能說(shuō)得好！文字溝通并沒有高深的理論，其難度在于，你需要不斷地訓(xùn)練自己，這一過(guò)程可能是漫長(zhǎng)的。與其說(shuō)你在訓(xùn)練寫作技能，不如說(shuō)你在培養(yǎng)正確的寫作習(xí)慣。不要相信模式，除非是大家共同制定的文字溝通模式，否則你會(huì)發(fā)現(xiàn)，這個(gè)模版本身就是溝通的阻礙。書面溝通T如果你寫不出來(lái)，你也別指望你能說(shuō)得好！書面溝通4.1概述文件擬定、審閱及傳送通?；ㄈテ髽I(yè)中高層領(lǐng)導(dǎo)的大部分時(shí)間，書面溝通在溝通中占有非常大的比重，文書已經(jīng)成為組織內(nèi)部溝通你給的主要形式。對(duì)組織內(nèi)部而言，成立時(shí)需要擬定章程，制定規(guī)章制度，編制職務(wù)說(shuō)明書等。日常管理中需要制定年度、月度計(jì)劃，還有許多商務(wù)交流。對(duì)組織外部而言，財(cái)務(wù)報(bào)告、市場(chǎng)調(diào)研報(bào)告、對(duì)外的商務(wù)交往信件與函件等書面溝通形式已成為連接企業(yè)與其外部環(huán)境之間的紐帶。4.1概述文件擬定、審閱及傳送通常花去企業(yè)中高層領(lǐng)導(dǎo)的大部4.1.1書面溝通的特點(diǎn)1.書面溝通的主要特點(diǎn)在組織管理中，書面溝通作為一種正式溝通形式，通常表現(xiàn)為大量文書工作，主要具有以下5個(gè)特點(diǎn)。（1）書面溝通的信息可以長(zhǎng)期保存。（2）可以促使信息發(fā)送者對(duì)自己要表達(dá)的東西進(jìn)行更加認(rèn)真的思考，使其更加條理化。（3）書面溝通是一種多樣性的有形展示。（4）耗時(shí)較長(zhǎng)。（5）不能及時(shí)提供反饋信息。4.1.1書面溝通的特點(diǎn)1.書面溝通的主要特點(diǎn)與口頭語(yǔ)言相比，書面語(yǔ)言要穩(wěn)定得多。例如，現(xiàn)在人們形容一個(gè)人、一個(gè)企業(yè)或產(chǎn)品很有市場(chǎng)時(shí)，口語(yǔ)中常說(shuō)“火”字，但在20世紀(jì)80年代以前人們很少這樣說(shuō)。(PK,DIY，酷斃）這說(shuō)明口頭語(yǔ)言的變化是非?？斓?。相比之下，書面語(yǔ)言則要穩(wěn)定得多，如幾百年以前的文獻(xiàn)現(xiàn)代人也能夠看得懂。書面語(yǔ)言落筆為證，具有唯一性和比較強(qiáng)的穩(wěn)定性，因此無(wú)論在法律上還是在其他用途方面都具有比較強(qiáng)的權(quán)威性。

第四章-書面溝通技巧課件

如果在不同的場(chǎng)合與不同的人進(jìn)行口頭交流，即使一個(gè)記憶力非常好的人也很難做到每一次的交流都是完全相同的，而書面溝通可以給每一個(gè)人完全相同的信息。

所以在商務(wù)活動(dòng)中，與外部的各種契約合同和內(nèi)部管理的各種材料大多采取書面的形式。

2.書面溝通的優(yōu)點(diǎn)與障礙（1）書面溝通的優(yōu)點(diǎn)①可以是正式的或非正式的，可長(zhǎng)可短。②可以使寫作人能夠從容地表達(dá)自己的意思。③詞語(yǔ)可以經(jīng)過(guò)仔細(xì)推敲，而且還可以不斷修改，直到滿意表達(dá)出個(gè)人風(fēng)格。④書面材料是準(zhǔn)確而可信的證據(jù)，所謂“白紙黑字”⑤書面文本可以復(fù)制，同時(shí)發(fā)送給許多人，傳達(dá)相同的信息。⑥在群體內(nèi)部經(jīng)常受限于約定俗稱的規(guī)則。⑦書面材料傳達(dá)信息的準(zhǔn)確性高。2.書面溝通的優(yōu)點(diǎn)與障礙（2）書面溝通的障礙①發(fā)文者的語(yǔ)氣、強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)、表達(dá)特色，以及發(fā)文的目的經(jīng)常被忽略，從而使理解有誤。②信息及含義會(huì)隨著信息內(nèi)容所描述的情況，以及發(fā)文和收文時(shí)的情況而所變更。③若發(fā)文者選擇的格式或時(shí)機(jī)不當(dāng)，收文者很可能因?yàn)榘l(fā)文者一開始采用的格式不當(dāng)，而不太注意其信息內(nèi)容。（2）書面溝通的障礙4.1.2書面溝通的種類根據(jù)不同分類標(biāo)準(zhǔn)，書面溝通可以劃分為不同類型。1.按照溝通目的劃分，溝通溝通大致分為以下4類：（1）通知型書面溝通（2）說(shuō)服性溝通（3）指導(dǎo)型溝通（4）記錄型書面溝通4.1.2書面溝通的種類根據(jù)不同分類標(biāo)準(zhǔn)，書面溝通可以劃分2.按照溝通的通用途劃分根據(jù)書面材料的用途，書面溝通可以分為以下5種類型（1）通用公文（2）事務(wù)文書（3）專用文書（4）生活文書（5）涉外文書2.按照溝通的通用途劃分3.按照溝通渠道劃分根據(jù)渠道的不同，溝通可以分為紙張溝通與電子溝通，紙張溝通包括報(bào)告、信件和備忘錄等一般紙張溝通，同時(shí)也包括傳真溝通。電子溝通包括電子郵件溝通和電子會(huì)議系統(tǒng)溝通。3.按照溝通渠道劃分4.2書面材料的寫作過(guò)程4.2.1寫作的過(guò)程書面溝通很重要的一個(gè)方面就是如何進(jìn)行寫作。一般來(lái)講，順利完成寫作大致包括三個(gè)步驟：1.寫作準(zhǔn)備（1）確定寫作目標(biāo)（2）分析讀者，認(rèn)真分析讀者，才能使你提供材料符合他們的需要。（3）收集信息。（4）列出大綱4.2書面材料的寫作過(guò)程4.2.1寫作的過(guò)程在準(zhǔn)備材料時(shí)應(yīng)該注意以下幾個(gè)問(wèn)題。（1）在收集資料前必須明了寫作意圖。（2）在收集資料時(shí)，還要明確閱讀者背景。（3）確定文書性質(zhì)。在準(zhǔn)備材料時(shí)應(yīng)該注意以下幾個(gè)問(wèn)題。獲得信息的途徑：第一個(gè)途徑，書面媒體第二個(gè)途徑現(xiàn)代媒體第三個(gè)途徑是非書面的資料獲得信息的途徑：除了注意材料的來(lái)源外，收集材料還必須有如下一些相應(yīng)的技巧。①?gòu)纳磉叺馁Y料開始找起②盡量用高科技手段③注重平時(shí)積累④材料數(shù)量堅(jiān)持適中原則。除了注意材料的來(lái)源外，收集材料還必須有如下一些相應(yīng)的技巧。2.正式寫作要使材料具有可讀性，應(yīng)該注意以下兩點(diǎn)：一是要了解讀者的背景二是要簡(jiǎn)潔2.正式寫作TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入模擬練習(xí)技法概要1．

寫作準(zhǔn)備階段：

思考：寫給誰(shuí)？寫什么？為什么？提綱：主要點(diǎn)，使用索引卡整理：按邏輯排列各要點(diǎn)的位置，去掉無(wú)關(guān)信息。3．檢查①是否表述準(zhǔn)確。②是否有不適當(dāng)?shù)拿枋觥＂塾蟹裎姆?、文字上的錯(cuò)誤。關(guān)的和重復(fù)的內(nèi)容2．寫作過(guò)程文字溝通有三種主要類型：①

肯定型直接給出好的消息解釋好消息用好的祝愿結(jié)束②

否定型用"緩沖"式的自然敘述開頭在給出壞消息之前加以解釋告訴壞消息如果可能，建議某些可能的選擇用好的祝愿結(jié)尾③

指示型以一種具有吸引受信人注意力的敘述開始表述建議或要求，及可能的利益清楚地指示受信者應(yīng)如何去做鼓勵(lì)克服困難，盡早完成工作。

T進(jìn)入模擬練習(xí)技法概要1．

寫作準(zhǔn)備階段：寫作的一般技巧（1）不要在乎寫作順序（2）合理安排時(shí)間間隔（3）不要邊寫邊改。集體寫作（1）在集體的指導(dǎo)原則上達(dá)成一致。（2）在任務(wù)安排上達(dá)成一致。寫作的一般技巧TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入本練習(xí)review和結(jié)論親愛的先生/女士：我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。我確信作為一個(gè)完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我們?cè)谫F公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn)有限，曾經(jīng)為您服務(wù)過(guò)的人說(shuō)我們能勝任此項(xiàng)工作。我是個(gè)非常熱請(qǐng)的人，對(duì)于與您相會(huì)的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因?yàn)椤瓌⒃贫讼壬?，您好：這是來(lái)自微軟的信，繼我們上周的電話談話后，我很高興再郵給您一本我公司的最新宣傳冊(cè)。你曾表示過(guò)貴公司對(duì)安裝新型計(jì)算機(jī)軟件感興趣，我相信我們的服務(wù)符合你的要求，會(huì)讓您滿意的。期待您的回音，并期望很快能和您會(huì)面。此致敬禮比爾蓋茨

2002年10月1日

練習(xí)目標(biāo)：判別兩封信的高下，并說(shuō)明原因（10分鐘）形式：團(tuán)隊(duì)討論、形成理由、代表陳述。（3分鐘）書面溝通分析T進(jìn)入本練習(xí)review和結(jié)論親愛的先生/女士：劉云端先生TIMEWAYNECONSULTING進(jìn)入技法概要親愛的先生/女士：我已經(jīng)間接獲悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。我確信作為一個(gè)完全能令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我們?cè)谫F公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn)有限，曾經(jīng)為您服務(wù)過(guò)的人說(shuō)我們能勝任此項(xiàng)工作。我是個(gè)非常熱請(qǐng)的人，對(duì)于與您相會(huì)的可能性，除非另行通知，我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因?yàn)椤瓌⒃贫讼壬茫哼@是來(lái)自微軟的信，繼我們上周的電話談話后，我很高興再郵給您一本我公司的最新宣傳冊(cè)。你曾表示過(guò)貴公司對(duì)安裝新型計(jì)算機(jī)軟件感興趣，我相信我們的服務(wù)符合你的要求，會(huì)讓您滿意的。期待您的回音，并期望很快能和您會(huì)面。此致敬禮比爾蓋茨

2002年10月1日寫信者不原費(fèi)神查明聯(lián)系人語(yǔ)意含糊語(yǔ)法錯(cuò)誤與錯(cuò)別字無(wú)關(guān)信息文書過(guò)長(zhǎng)說(shuō)明寫信原因暗示下一步應(yīng)采取的行動(dòng)知道此信發(fā)給誰(shuí)表明積極的態(tài)度只寫了一頁(yè)表達(dá)不清，內(nèi)容缺乏全面考慮，錯(cuò)別字和標(biāo)點(diǎn)錯(cuò)誤，廢話連篇。內(nèi)容清晰，態(tài)度樂觀，簡(jiǎn)明扼要，切中要害，。判別兩封信的高下，并說(shuō)明原因T進(jìn)入技法概要親愛的先生/女士：劉云端先生，您好：寫信者不原3.編輯修改概括起來(lái)，修改可以圍繞以下幾個(gè)方面進(jìn)行。（1）提煉校正文章的主題。（2）增減更換材料（3）調(diào)整結(jié)構(gòu)安排（4）斟酌變更寫作手法（5）推敲潤(rùn)色語(yǔ)言3.編輯修改編輯修改技巧（1）修改前將材料擱置一段時(shí)間（2）別太看重于自己所寫的材料。（3）修正內(nèi)容，改進(jìn)結(jié)構(gòu)編輯修改技巧TIMEWAYNECONSULTING寫作過(guò)程寫完后重讀修改文書，大膽刪減一口氣寫完整理寫作思路，考慮文書內(nèi)容檢查細(xì)節(jié)，確認(rèn)無(wú)誤，要與不要目的要明確信息要全面行文要簡(jiǎn)短使用短句強(qiáng)調(diào)最重要的段落分明總結(jié)和結(jié)論盡量生動(dòng)隨意開始寫寫停停被動(dòng)句雙重否定長(zhǎng)句無(wú)關(guān)信息錯(cuò)別字過(guò)長(zhǎng)書面溝通分析T寫作過(guò)程寫完后重讀修改文書，大膽刪減一口氣寫完整理寫作思路4.2.2寫作過(guò)程的影響因素寫作的三個(gè)步驟不能一蹴而就，由以下三個(gè)因素影響（1）環(huán)境因素這里的環(huán)境因素，主要是指讀者對(duì)象的素質(zhì)、文化水平、專業(yè)技術(shù)和需要等對(duì)文本創(chuàng)作的影響。4.2.2寫作過(guò)程的影響因素寫作的三個(gè)步驟不能一蹴而就，由（2）作者的自身素質(zhì)①與任務(wù)相關(guān)知識(shí)②與主題相關(guān)的知識(shí)③與讀者對(duì)象有關(guān)的知識(shí)（2）作者的自身素質(zhì)3.寫作時(shí)間與主題由于缺乏時(shí)間，在限定時(shí)間內(nèi)完成的研究成果及創(chuàng)作文本很少能得到檢查和修改。3.寫作時(shí)間與主題4.3商業(yè)文書寫作的具體問(wèn)題根據(jù)目的的不同，商業(yè)文書可以分為很多種，不同文書的類型、使用范圍，以及寫作原則都存在較大的不同。參照書—44頁(yè)表4-34.3商業(yè)文書寫作的具體問(wèn)題根據(jù)目的的不同，商業(yè)文書可以4.3.1商業(yè)信函商業(yè)信函，包括備忘錄、信件和電子郵件，他們是最常用的書面商業(yè)溝通方式。信函的第一個(gè)特點(diǎn)是簡(jiǎn)潔，其次是目的明確。1.備忘錄備忘錄是內(nèi)部傳遞信息的方式，包含日期、主題、遞交和發(fā)送4個(gè)要素，有時(shí)還包括附件和復(fù)印件兩個(gè)要素。4.3.1商業(yè)信函商業(yè)信函，包括備忘錄、信件和電子郵件，他

備忘錄是一種錄以備忘的公文。在公文函件中，它的等級(jí)是比較低的，主要用來(lái)提醒、督促對(duì)方，或就某個(gè)問(wèn)題提出自己的意見或看法。在業(yè)務(wù)上，它一般用來(lái)補(bǔ)充正式文件的不足它的內(nèi)容可以分為以下幾項(xiàng)：

書端（Heading）;

收文人的姓名、頭銜、地址（Addressee’sName,Title,Address）；

稱呼(Salutation)；

事因(Subject)；

正文（Body）；

結(jié)束語(yǔ)（ComplimentaryClose）；

署名（Signature）。備忘錄是一種錄以備忘的公文。在公文函件中，它的

Subject:Schedulingthefilm

Date:March13,2006

We’dbetterrearrangetheshowingschedulefornextweek’sfilm.

Asyouknow,wearegoingtoshowthefilm,TheSmiths,nextweekintheprojectionroom,whichholdsonlyfiftypeoplecomfortablywithoutovercrowding.Itisnotbigenoughforthewholestafftoseethefilmatthesametime.SoIsuggestweshowthefilmindifferenttimes.Forexample,wecanarrange40peopletoseethefilmthereonTuesdayat3:00p.m.,andtheremaining40onThursdayatthesametime.

Ifthereisanyproblemaboutthisarrangement,pleaseletmeknow.

JaneLarson

C.StanClark

Subject:Schedulingthefilm譯文收件人：卡爾·福勒發(fā)件人：簡(jiǎn)·拉森主題：電影日程安排日期：2006年3月13日我們最好能夠重新安排下周電影的播放時(shí)間。你知道我們打算下周在放映廳播放《史密斯夫婦》這部電影，但放映廳只能同時(shí)容納50人。我們的員工不能同時(shí)看電影。所以我建議在將放映時(shí)間選在不同時(shí)段。比如，40人在周二下午3點(diǎn)在那里看這部影片，剩下的40人在周四同一時(shí)間同一地點(diǎn)觀看。如果對(duì)此安排有什么問(wèn)題請(qǐng)通知我。簡(jiǎn)·拉森抄送：斯坦·克拉克譯文2.信函書信是人們?nèi)粘Ｉ?、工作中不可較少的交際溝通，交流思想的工具。提高寫作信函注意幾個(gè)方面：（1）寫信當(dāng)如面談（2）開頭技巧（3）結(jié)尾（4）書寫字體（5）信函禮貌（6）信封書寫2.信函××先生：

您所申請(qǐng)的秘書職位已補(bǔ)滿，我們剛雇用了一位從大學(xué)畢業(yè)的××小姐，將先予以試用幾個(gè)星期，以決定其能力是否勝任。

我們很樂意把您的名字列入秘書人選檔案之中，倘若將來(lái)有缺額，一定首先與您聯(lián)系。

××公司經(jīng)理

×年×月×日

求職答復(fù)函實(shí)例

××先生：

您所申請(qǐng)的秘書職位已補(bǔ)滿，我們剛雇用了一×××總公司：

敬啟者，由于本公司所生產(chǎn)的物品之原料價(jià)格上漲，不得不宣布自今年六月一日起，原有的價(jià)目表予以作廢，并代之以另訂新價(jià)目表，現(xiàn)隨函附上。

五月三十一日前收到之訂貨單，仍按舊價(jià)計(jì)算，六月一日以后，則以新價(jià)目表為準(zhǔn)。

因本公司產(chǎn)品需求量日增，而原料市價(jià)一直上漲，故預(yù)料在短期內(nèi)貨價(jià)勢(shì)將再漲。閣下如需購(gòu)買，務(wù)請(qǐng)盡早，以免誤失時(shí)機(jī)。

×××公司

×年×月×日

通知提價(jià)函實(shí)例

×××總公司：

敬啟者，由于本公司所生產(chǎn)的物品之原料××公司：

經(jīng)查一季度已于三月三十一日屆滿，現(xiàn)寄上貴公司之季結(jié)算清單一份，共計(jì)￥1，200，000元，諒屬無(wú)誤，此前供應(yīng)貴公司之物品，想必滿意，期待今后更密切的合作。

×××公司(蓋單)

×年×月×日

結(jié)帳清單實(shí)例

××公司：

經(jīng)查一季度已于三月三十一日屆滿，現(xiàn)寄上貴×××公司××經(jīng)理先生：

敬啟者，最近我公司接到貴埠××公司來(lái)函訂購(gòu)大量貨物，該公司地址隨函附上，因?yàn)樵摴镜谝淮谓灰?，敝公司不知其資信及經(jīng)濟(jì)狀況如何?后請(qǐng)貴公司代為查明見告，貴公司所提供之情報(bào)，敝公司嚴(yán)守秘密。

今后若有同類情況，敝公司愿作同樣之效勞。

××公司經(jīng)理××

×年×月×日

查詢函實(shí)例

×××公司××經(jīng)理先生：

敬啟者，最近我公司接到貴埠××公司××部經(jīng)理先生：

這次請(qǐng)您了解××商品市場(chǎng)情況，承蒙您在百忙之中作深入的調(diào)查了解，實(shí)在不勝感激。關(guān)于××商品價(jià)格，待我公司調(diào)整修訂以后再函告您。

希今后加強(qiáng)往來(lái)，并請(qǐng)給予大力支持！

特此書面表達(dá)感謝之意！

此致

致禮

×××敬上

××年×月×日

圖9.1致謝函實(shí)例

××公司××部經(jīng)理先生：

這次請(qǐng)您了解××商品市場(chǎng)情

書信撰寫者清單

A．寫信前

1．信的主題是什么?

2．你為什么寫這封信?

3．信的讀者是誰(shuí)?

·主要讀者·

其他讀者

4．讀者對(duì)信的主題已了解多少，還需知道什么?

·現(xiàn)有知識(shí)·

需要知道的知識(shí)

書信撰寫者清單

A．寫信前

1．信的主題是什么?B．信寫完后

你撰寫的信（回答“是”“否”）清楚·

按邏輯順序編排語(yǔ)法正確·

沒有行話和俚語(yǔ)語(yǔ)言簡(jiǎn)潔明了、惹人喜愛有禮貌有益

·準(zhǔn)確完整、迅捷B．信寫完后

你撰寫的信（回答“是”“否”）4.3.2行動(dòng)指南行動(dòng)指南旨在給讀者提供如何完成某件事情的信息。在組織內(nèi)部，員工們參考規(guī)章制度和程序手冊(cè)來(lái)完成假期申請(qǐng)，出差申請(qǐng)等任務(wù)。在組織外部，讀者會(huì)按照行動(dòng)指南來(lái)組裝設(shè)備、申請(qǐng)?jiān)S可證等4.3.2行動(dòng)指南行動(dòng)指南旨在給讀者提供如何完成某件事情的4.3.3隨