PAGE76廣州市維普科技有限公司管理制度版本號:2008C廣州市維普科技有限公司管理制度，于2017年12月1日經經理辦公會議審核通過，自總經理簽字批準之日起施行。廣州市維普科技有限公司(蓋章)總經理:管理者代表:年月日PAGEI總經理致歡迎辭親愛的維普伙伴:歡迎您加盟到維普科技的大家庭并作為您的事業(yè),維普科技作為健康器具的研發(fā)、生產、銷售企業(yè)，產品行銷世界各地。維普科技迅猛發(fā)展是因為有其獨特的經營、管理方式，競爭對手可以抄襲我們的很多秘密，卻無法抄襲我們的維普伙伴對事業(yè)的執(zhí)著、自豪和熱情。維普科技團隊的成員尊崇先學做人,后學做事的理念。此冊管理制度是做對人,做對事的總指引。致力于為伙伴打造一個積極向上、人性化的發(fā)展環(huán)境，推動維普科技事業(yè)進一步的發(fā)展。愿您和所有的伙伴一起與維普科技共創(chuàng)共享?？偨浝恚篨X目錄總經理致詞公司簡介公司組織結構第一章人力資源管理制度……………………2一、招聘制度………………………2二、聘用、適應期、試用期、錄用、轉正程序…………………3三、晉升制度………………………3四、調配制度………………………4五、解聘制度………………………4六、培訓制度七、勞動合同管理第二章行政事務管理制度……………………7一、考勤制度二、基本職責三、辦公用具、用品購置與管理…………………7四、工作服管理制度五、辦公會議制度………………8六、公文處理制度…………………8七、檔案管理流程與制度………………………8八、電腦使用管理……………9九、內部投訴程序十、車輛管理制度十一、產品樣品管理制度十二、知識產權管理十三、公關事務管理十四、圖書報刊管理十五、行為規(guī)范…………10第三章財務管理制度…………………5一、總則二、財務機構與會計人員…………5三、資金、現金、費用管理………………………6四、其它事項第四章醫(yī)療器械管理制度一、經營管理制度二、防火、防潮、防塵、防蟲鼠、防污染管理制度三、商品的質量驗收、保管養(yǎng)護及出庫復核制度四、不合格品管理制度五、退貨管理制度六、質量跟蹤和不良反應管理制度七、培訓、維修、售后服務管理制度八、罰則第五章業(yè)務管理制度一、目的二、業(yè)務的范圍三、工作計劃及執(zhí)行匯報四、客戶管理五、客戶檔案管理六、客戶服務七、供應商管理八、合作關系管理九、應收帳款管理十、單證管理十一、業(yè)務合同管理十二、業(yè)務流程管理第六章薪酬福利制度…………………23-26一、薪酬制度二、請假、休假、加班管理辦法…………………26-27第七章獎懲制度………………………30-31一、獎勵條例二、處罰條例第八章附則組織結構PAGE1第一章人力資源管理制度行政人事部是維普從事行政人事管理與開發(fā)工作的職能部門，主要職責包括：負責制定維普人力資源戰(zhàn)略規(guī)劃，配合經營目標，建立和維護良好的經營管理秩序，促進維普與你的共同發(fā)展。招聘制度招聘原則:公開招聘，擇優(yōu)錄用；有相關工作經驗者優(yōu)先錄用。登記：應聘者應認真如實填寫求職登記表，進行資格初審和證件鑒證，對不認真如實填寫者，招聘人員可做出提示，否則可取消面試資格。面試：面試分為二次進行，第一次為行政人事部進行初次面試，重點把握求職者的氣質、儀表、談吐、綜合素質、文化修養(yǎng)及敬業(yè)程度等問題；第二次為各部門負責人及主管領導進行的面試，重點把握專業(yè)知識、業(yè)務能力等問題。如果求職者應聘維普中層以上領導職位，第二次面試應維普主管領導進行。面試程序：1）面試人員查閱求職登記表的填寫是否符合基本要求2）詢問個人情況及家庭背景，所學專業(yè)及工作履歷，過去工作業(yè)績及證明,對應聘工作崗位的看法，面試人員應注明意見。尤其是用人部門的面試人員一定要認真把關，加注意見。最終，行政人事部錄用與否都要依據用人部門的意見，行政人事部與用人部門合議后仍未有確定性結果時,上報總經理審批。錄用：通過面試后辦理錄用手續(xù)時，需提供以下材料：求職登記表；身份證、畢業(yè)證、學位證、職稱證的原件及復印件。近期一寸照片兩張。4)確認維普科技管理制度。不確認者不予錄用。要求：a)入職維普者必須保證其提供的上述材料真實、可靠，否則一經查出，立即辭退，您自愿放棄任何經濟補償，如造成維普損失的應承擔賠償責任。b)面試人員應在面試中明確告知求職者等待錄用通知的時間期限，期限過后恕不另行通知，未通過面試的求職者，已向維普提供的材料復印件概不退還，由維普作統(tǒng)一銷毀。5.罰則:人才是維普的寶貴的資產，如果您違反了招聘細則任何一條款,您的行為已經給維普帶來了嚴重的損害。維普是一個寬容的組織,為避免您再次犯錯,會處以50—100元的罰款，以示警告。二、聘用、適應期、培訓期、試用期、轉正錄用考核程序聘用申請部門提出招聘申請報主管領導批準后，報行政人事部審核，行政人事部報總經理審核批準；或行政人事部根據維普的發(fā)展需要提出招聘申請報主管領導審核批準。行政人事部可通過媒體進行招聘，也可隨時接待通過各種合法途徑招聘的人員。所有應聘人員統(tǒng)一填寫《求職登記表》，出示身份證、學歷證、職稱證及其他技能證書，提交復印件及個人簡歷。行政人事部征求申請部門意見，對應聘者進行初步篩選，確定名單。行政人事部根據名單協(xié)同申請部門有關人員對應聘者進行書面測試、面談考察后對應聘者進行綜合打分，填寫《應聘人員試題》，選擇后報主管領導審批，確定試用人員。適應期、培訓期、試用期錄用報到前7天為適應期，適應期間您與維普雙向選擇，若適應期您主動或被動退出應聘，維普不承擔適應期工資。適應期滿后雙方滿意則錄用并轉入培訓期、試用期。按維普規(guī)定新加盟的事業(yè)伙伴一般培訓期為二個月，試用期為一至三個月（如跨年則順延一個月）工作表現優(yōu)秀者可提前通過試用期。轉正錄用試用期內，試用部門經主管領導批準可隨時向行政人事部提出試用人員轉正申請，行政人事部協(xié)同試用部門對其進行綜合考評，合格后報主管領導批準。簽訂錄用合同。三、晉升制度維普晉升考評的原則是“德才兼?zhèn)洌煽兺怀?、用人唯賢”，為了充分發(fā)揮您的潛能，實現維普用人的乘數效應，讓最優(yōu)秀的伙伴站到領導崗位上。通過對您能力、態(tài)度、成績、人品的考評，實現這一目的?？荚u的程序：主管領導逐級上報，向行政人事部提交晉升推薦書，由行政人事部報批，或由行政人事部直接提出晉升推薦書。批準后由您向行政人事部提交述職報告，及其對現有工作進行總結，并闡明對新職位的認識及工作計劃。由行政人事部或推薦部門對其進行考評并逐級報批?？荚u使用《晉升考評表》。四、調配制度1、維普調配考評的原則是“各盡其職、能上能下”，通過對伙伴在崗位的業(yè)務能力、適應性考評。2、作為維普調配人員，應合理安排伙伴的工作，力爭做到使每一位有能力的伙伴都能找到合適的定位。3、崗位的調配以書面通知的形式告知您并簽收。調配考評的程序：1)原則上在平級調整之前都必須進行調配考評。2)由被調配伙伴所在部門領導對其進行調配考評，填寫考評評語及意見。3)被調配伙伴的部門領導對其填寫評語及意見。4）隔級上級審批執(zhí)行,部門經理以上崗位由總經理審批執(zhí)行。五、解聘制度1．解聘情形：試用期間與您維普雙方不能達成一致意愿的。嚴重違反維普規(guī)章制度，給維普利益造成重大損失的。不能勝任本職工作，調職后仍不能適應工作要求的。因個人原因提出辭職，經批準的。根據國家、維普管理制度相關規(guī)定應辭退的。違反國家、地方法律法規(guī)、給維普造成損害的。按上述情形解聘的，您自愿放棄任何經濟補償！！解聘程序：如果您要辭職或被維普辭退均需填寫《離職申請表》；審批：辭職審批：由所在部門簽署意見，報行政人事部審核同意，經總經理簽字批準。辭退審批：您所在部門出具你的詳細的工作評價報告，申明辭退理由，由部門經理簽署意見后，報行政人事部審核批準，部門經理以上崗位的經總經理簽字批準。移交：辭職、辭退經審批同意后，必須將您的工作、辦公用品、文件資料向指定交接人完整移交，重要工作崗位不能一次交接完畢的，應在規(guī)定的交接期限滿后方可離職。結算：完成辭職、辭退全部移交工作，并處理完畢所涉及的財務事項（如借款）后，持各部門簽署意見的《離職審核單》，財務部門方能結清并支付工資余額。5)罰則：解聘需要各相關部門的協(xié)作配合,任何麻痹疏忽都會損害維普與伙伴的利益。如果違反解聘制度部門責任人每次處以罰款伍拾元。六、培訓制度1、總則：為了有組織、有計劃地培訓每位維普伙伴，根據維普經營戰(zhàn)略的基本精神，特制定本規(guī)定。2、適用范圍：本規(guī)定適用于維普全體伙伴，所有人員均應遵守此規(guī)定。3、培訓的目標與戰(zhàn)略：維普的事業(yè)是人的事業(yè),事業(yè)伙伴的培訓及事業(yè)伙伴的發(fā)展是我們首要關注的。培訓的目標是通過培訓不斷提高我們的知識水平、工作能力和能動性，我們把知識、能力不足和態(tài)度不積極而產生的浪費控制在最小的限度，從而使維普與其事業(yè)伙伴人力資源增值。4、培訓原則及內容：您建立維普與您之間的相互信任，使您具有自我實現的需求。系統(tǒng)性原則：維普培訓是一個全員性的、全方位的、貫穿您的職業(yè)生涯始終的系統(tǒng)性工程。主動性原則：強調您參與和互動，發(fā)揮您的主動性。三個面向原則：培訓要基于維普經營戰(zhàn)略的基礎，面向維普、面向市場、面向時代。多樣性原則：培訓要充分考慮受訓對象的層次、類型，考慮培訓內容和形式的多樣性；培訓的內容主要是通過各種方式，在知識、技能、態(tài)度等方面使您的行為達到期望的標準。知識培訓：不斷實施崗位和相關專業(yè)知識的培訓，使您具備完成本職工作所必需的基本知識和迎接挑戰(zhàn)所需的新知識。技能培訓：不斷實施崗位職責、行為規(guī)范培訓，使你掌握完成本職工作所必備的技能。5、培訓的組織策劃1）行政人事部負責培訓活動的統(tǒng)籌、規(guī)劃、實施和控制。2）其他各相關部門人員負責協(xié)助行政人事部進行培訓的實施、稽核以及異常情況的追蹤，同時也要組織部門內部的培訓。6、培訓形式：職前教育：凡新入職維普伙伴均需參加職前教育，使新入職事業(yè)伙伴了解維普的企業(yè)文化、經營理念、發(fā)展歷程、產品概要、管理制度等方面內容。職前教育由行政人事部負責統(tǒng)一組織、實施、評估。轉崗培訓：根據工作需要，調換工作崗位時，按新崗位要求，實施新的崗位技能培訓。部門內部培訓：部門內部培訓由各部門根據實際工作中需要，對你進行小規(guī)模的、靈活實用的培訓。7、培訓需求分析與計劃制定行政人事部不定時的發(fā)放培訓需求調查表，你也可以根據自身的培訓需求提出申請，上報給部門負責人。部門負責人根據的實際情況制定本部門的培訓計劃，上報公司行政人事部。公司行政人事部根據各部門上報情況并結合實際情況，制定培訓方針及策略，并且制定具體的實施計劃，然后呈報總經理審核。8、培訓的評估每項培訓都要在培訓結束后開展評估工作，以判斷培訓是否取得預期培訓效果。培訓效果應該在實際工作中進行檢驗。培訓評估要遵循方向性、相符性、實用性、連續(xù)性、客觀性、可靠性等原則。培訓評估要從效果、效率和需求三個方面來進行。效果是指培訓工作對培訓目標的實現程度，培訓的效率是判斷培訓工作給維普帶來的全部效益是不是與維普為培訓工作支付的費用相匹配，培訓需求評估則決定受訓人員是否需要重新接受培訓。評估的形式包括考卷式評估、實際表演式評估、實際工作驗證評估等多種方式。9、培訓課程安排A、新進培訓培訓課程的安排因不同時期或不同區(qū)域的機構、不同崗位有不同的培訓。主要培訓內容:企業(yè)文化、經營理念、發(fā)展歷程、產品概要管理制度B.繼續(xù)教育培訓根據不同部門、不同崗位、不同區(qū)域、不同個體而有針對性的開展不同的期限的培訓教育，由行政人事部提出，總經理審批后行政人事部實施。罰則:培訓是滿足維普崗位技能需求,使維普伙伴人力資源增值的重要工作。任何疏忽大意或未按培訓制度工作都會造成維普與其伙伴的損失。第一次違反者處予50元的罰款，第二次違反者處予100元的罰款，屢教不改（三次以上）的視為嚴重違反公司制度給予辭退處理。如給公司帶來損害的責任人承擔相應責任。七、勞動合同管理1、勞動關系：勞動合同是您與維普確定勞動關系、明確雙方權利和義務的協(xié)議。維普與通過培訓合格的事業(yè)伙伴簽訂勞動合同，雙方平等自愿、協(xié)商－致的原則下簽訂，期限一般為一年。如果您不能簽立勞動合同的，需向維普提出書面申請。勞動合同期滿或者當事人約定的勞動合同終止條件出現，勞動合同即行終止。合同到期前一個月，維普書面通知你合同是否延期，如雙方協(xié)商一致同意延期，則在原合同到期前續(xù)簽下一年勞動合同。若勞動合同期滿不再延期，則原合同自動終止，雙方解除勞動關系。勞動合同期未滿，如果您辭職，需提前一個月提出書面申請，經批準后，辦妥離職手續(xù)及工作交接，方可于得到批準的離職日離職，否則維普有權不予結算相關工資、費用。維普根據合同條款辭退你，會提前一個月通知您做好準備。您如有違法行為或嚴重違反維普規(guī)定行為，維普予以辭退，無需提前通知。2、完備離職手續(xù)：雙方終止或解除勞動合同，您在離職前必須完備離職手續(xù)，未完備離職手續(xù)擅自離職，維普將按曠工處理。并保留追究因此而給維普帶來損害責任3、離職手續(xù)包括：離職前，維普可根據您的意愿安排行政人事部或你的直接上司進行離職面談，聽取你的意見。按維普規(guī)定要求辦理離職審核申請。處理工作交接事宜。交還所有維普資料、文件、辦公用品、所使用各種電子通訊工具及其它公物。報銷帳目，歸還欠款；待所有離職手續(xù)完備后，領取離職當月實際工作天數薪金。您違約或提出解除勞動合同時，您應按合同規(guī)定，歸還在勞動合同期限內的有關費用，支付違約金或補償費金額。第二章行政事務管理制度一、考勤制度正常工作時間為周一至周五上午8時30分至12時，下午2時至5時30分，周六上午8時30分至12時。您應提前15分鐘到達公司，上班時間一到，準時投入工作狀態(tài)。維普全體事業(yè)伙伴一律實行上下班刷卡登記制度。維普全體事業(yè)伙伴上下班均需親自刷卡，任何人不得代理他人或由他人代理刷卡，違反此條規(guī)定者，代理人和被代理人罰款50元的處分。前臺接待監(jiān)督維普全體事業(yè)伙伴上下班刷卡，在每周六將出勤情況報告行政人事部，由行政人事部據此填報考勤表。所有事業(yè)伙伴須先到維普刷卡后，方能外出辦理各項業(yè)務。特殊情況需經行政人事部批準，部門經理以上職位需經總經理批準，不辦理批準手續(xù)者，按曠工處理。上班時間開始后5分鐘至30分鐘到班者，罰款20元。超過30分鐘以上者，按曠工半日論處。提前30分鐘以內下班者按早退論處，罰款20元。超過30分鐘者按曠工半天論處。您需外出辦理業(yè)務前須向部門負責人申明外出原因及返回維普時間，否則按外出辦私事處理。上班時間外出辦私事者，一經發(fā)現罰款50元，干部罰款100元。并給予警告1次的處分。一個月內遲到或早退達5次者給予1次警告處分。每月累計3天曠工者，扣除當月工資；無故曠工連續(xù)達3天以上者，給予自動離職處理。因公出差，須事先填寫出差登記表，出差須報行政人事部批準,部門經理職級以上報總經理批準。到達出差目的地及返回目的地后應及時與您的直屬上司取得聯(lián)系。二、基本職責 為了維護每位事業(yè)伙伴的利益，使大家有一個良好、舒適的工作環(huán)境，特制定以下工作行為規(guī)范，請大家認真遵守：遵循維普利益第一的原則，自覺維護維普利益。嚴格按維普管理模式運作，確保工作流程和工作程序的順暢高效。必須服從上級領導的工作安排，不得無故拒絕上級命令。按職務說明書要求，按時、按質、按量完成各項工作和任務，并接受監(jiān)督檢查。按時完成自身崗位所分解的工作指標，按規(guī)定時限完成任務。確保外出活動登記表記載真實，并接受監(jiān)督檢查。監(jiān)督檢查同事的行為活動和工作，發(fā)現問題及時指出并幫助改進，拒不接受者應及時上報。對規(guī)章制度、工作流程中不合理之處及時提出并報直接上級，確保工作與生產的高效。努力提高自身素質和技術業(yè)務水平，積極參加培訓、考核。根據自已崗位變化提出自身培訓計劃報直接上級，提高自身崗位工作能力。有根據自身崗位實際情況提出合理化建議的義務。遵守本崗位所屬部門的各項管理細則。罰則:維普良好的秩序需要大家來維護，因為您的不遵守上述考勤制度與基本職責的內容導致我們不能正常運作，為了讓您有深刻的認識，我們會視情況的輕重處以50元-100元的罰款，如果依然第二次犯同樣的錯誤的視為嚴重違反公司規(guī)章制度而予以辭退。如果給維普帶來損害的責任人要承擔相應責任。一）、前臺接待制度前臺文員要按以下程序工作：（1）、前臺接待流程看到客人，禮貌招呼看到客人，禮貌招呼開始問明來訪事由，登記通知被訪人安排客人等待地點引領客人到達等待地點奉茶或飲料，請客人稍等微笑離開結束（2）．來電轉接流程開始撥通電話結束①聽到電話鈴響②開始撥通電話結束①聽到電話鈴響②拿起話筒接聽③傾聽來電事由明確被訪人在否④處理范圍內范圍外⑤轉接接電在單位不在⑥告知情況⑦留言記錄接聽外來電話的標準用語:您好!維普科技,我是×××,請問有什么事情可以幫助到您的！接聽內部電話標準用語:xxx,你好!（3）、收發(fā)文件管理流程1）．信函收發(fā)工作流程開始開始①接收信函審核②登記審核③分信接收⑤回信⑥寄信結束有無④拆信⑦登記信息是否有明確收信人2）．接收信函、快件工作流程開始②登記開始②登記③篩選④分送結束發(fā)來信函、文件①簽收接收⑤記錄存檔3）．寄送信函、快件工作流程開始開始③登記④聯(lián)絡相應單位處理發(fā)送結束前臺接待主管前臺接待員各職能部門外部單位①交待寄送信函、文件事宜②簽收⑤接到服務要求4）．傳真發(fā)文工作流程開始開始①提出申請審批結束②登記③發(fā)傳真④原件存檔請示直接上級5．傳真收文工作流程開始開始①收文簽收結束②登記③復?、蒉D交文件④存檔接收行政人事經理前臺接待員各職能部門二)、前臺文員基本職責前臺文員上班須著工作裝、化淡妝。8：30準時到公司，穿工作服，檢查考勤刷卡系統(tǒng)，開空調機（夏天）。因堵車或其他原因不能準時上班的，要注明原因?；锇橥獬稣f明原因，前臺進行登記。前臺對待伙伴或其他客人，要禮貌大方，熱情周到，對來訪客高層領導的客人，要問清事先有無預約，并主動通知被找領導；客人到領導辦公室后，應主動遞送茶水；客人離開后，應及時收拾茶杯。嚴格執(zhí)行會客、特快專遞的登記制度，及時處理特快專遞，分發(fā)信件、報刊等服務和管理工作。應將公司領導信函和訂閱的報刊及時送到領導的辦公室。前臺文員不得隨意離開座位，有事請讓其他人員幫助接聽電話。前臺文員對一時不好處理的問題，應及時向有關部門請示報告。前臺接待負責前臺辦公環(huán)境的整潔、美觀，保持會議室的整潔，早晚各檢查一次。會議結束后，立即整理清潔會議室。前臺接待應推遲10分鐘下班，下班前應先關好空調整機，應鎖門關燈，做到人離燈滅。如有確因工作需要須繼續(xù)工作時，要告知其離開時的注意事項。依照維普制定的規(guī)定或行政人事部臨時決定,利用前臺廣播提示維普事業(yè)伙伴即將從事的具體事項。罰則:前臺是我們形象的窗口，客戶來訪公司是從前臺開始，由于您的疏忽和不專業(yè)，導致客戶對我們產生不良印象，為此為了讓您不再發(fā)生類似事件，我們會處于50元至100元的罰款，屢教不改（三次以上）的視為嚴重違反維普制度給予辭退處理。如給維普帶來損害的責任人承擔相應責任。三、辦公用具、用品購置與管理所有辦公用具、用品的購置統(tǒng)一由行政人事部造計劃、報經總經理批準后方可購置。個人領用的辦公用品、用具要妥善保管，不得隨意丟棄和外借，工作調動時，必須辦理移交手續(xù)，如有遺失，照價賠償。四、工作服管理制度為提高維普的形象,提升對外競爭力，根據維普2005版VI手冊的標準及相關規(guī)定。制定了維普伙伴統(tǒng)一工作服的制度。本制度中的制服，是指在維普業(yè)務中穿著的由維普統(tǒng)一制作的服裝，制服分夏裝和冬裝兩種，除經維普批準同意特殊場合外，維普伙伴上班時必須穿著制服。不得擅自改變制服樣式。制服應保持干凈整潔。每次穿著前務必檢查是否干凈、整潔。行政人事部備有燙衣設備,供您免費使用,如有需要請向行政人事部索取。如有污損，應自費清洗或修補。制服如丟失或破損不能穿用時，應報告直接上級。并及時補領制服。制服配發(fā)一人兩套，分夏裝和冬裝兩式。制服的配發(fā)期間原則上為一年，自配發(fā)日算起。但未到換發(fā)期，制服破損不能穿用時，不在此例。反之，到換發(fā)期，制服尚可穿用時，應繼續(xù)使用。新入職伙伴從正式上班起，配發(fā)制服。罰則:由于您了違反工作服管理制度，已損害維普的形象及削弱了對外的競爭力的，為了給您一個更正的機會，我們將處于50元的罰款，第二次違反者處予100元的罰款，屢教不改（三次以上）的視為嚴重違反公司制度給予辭退處理。如給公司帶來損害的責任人承擔相應責任。五、辦公會議制度每周星期一早上9時召開例會，由總經理（或其指定的代理人）主持，全體伙伴共同參加。內容包括公司重大事項，如經營戰(zhàn)略、重大經營決策、重要規(guī)章制度；決定重大投資或貿易項目、主要工作部署、培訓以及需要經理辦公會議討論研究的其它事項。各部門、各專業(yè)公司、各項目部需要提請經理辦公會研究的事項，應在會議召開的上周五前以書面形式提出并附背景說明，報總經理確定會議議題。議題確定后，由行政人事部通知有關部門做好會前準備（包括會議材料等）。經理辦公會議對議定的事項形成相應決議或決定，總經理有最終集中決策及決定權。4.行政人事部指定專人作好經理辦公會議記錄，并整理存檔。重要決議事項形成會議紀要，印發(fā)有關單位或伙伴。行政人事部對需要貫徹落實的事項進行催辦、督察并反饋情況。5.罰則:辦公會議是維普的方向及指南針。任何原因的不遵守此制度，必定給維普帶來嚴重的損害。為給您一個警醒的機會，違反辦公會議制度的，處于50元的罰款，重犯者處予100元的罰款，屢教不改（三次以上）的視為嚴重違反公司制度給予辭退處理。如給公司帶來損害的責任人承擔相應責任。六、公文處理制度凡以維普名義發(fā)出的公文、函件及用維普印章的，行政人事部對內容和文字有權審核，并負有把關責任。行政人事部負責文書檔案的管理工作并負責指導全系統(tǒng)的文檔工作。行政人事部負責制定維普保密工作條例并指導全系統(tǒng)的保密工作。維普各部門以書面形式向維普領導匯報工作或請求批準有關事項，須使用呈批件。維普各部門的呈批件，由該部門呈報總經理閱批，批后根據領導批示處理。所有對外文書要使用統(tǒng)一格式，頁頭有公司VI上的標志，文件號由行政人事部統(tǒng)一發(fā)放，文件號組成：維普拼音的兩個大寫字母JA+年份+第XXX號如：JA[2008]第008號。所有對外文書由總經理簽名確認才可發(fā)出。1）呈批件由總經理簽批后，原件交行政人事部歸檔存查，呈報單位必要時可留復印件。2）辦理呈批件必須打印，按規(guī)定填寫，規(guī)范用表，由承辦人及部門負責人簽字；如有附件應齊全有效。一般應一事一呈。需要一事多批的，第二次呈報時應附上次批示意見。3）承辦部門要認真負責，收、交、轉、送要做到快速、準確、交接手續(xù)齊備，建立收發(fā)文和交接制度，由行政人事部登記和存檔。8.罰則:公文處理的速度與效率直接影響著我們的工作績效。不管任何原因,由于你不遵守公文處理制度都會損害維普利益，甚至造成維普不可彌補的損失，維普是一個寬容的組織，為了給您一個更正的機會。違反公文處理制度的，維普會處于50元的罰款，重犯者處予100元的罰款，屢教不改（三次以上）的視為嚴重違反公司制度給予辭退處理。如給公司帶來損害的責任人承擔相應責任。七、檔案管理流程與制度檔案歸檔流程①①準備資料是否合格②資料匯總分類歸檔上架③重新整理部是否搜集資料開始結束歸檔范圍：公司的規(guī)劃、年度計劃、人事檔案、會議記錄、協(xié)議、各類合同、項目方案、通知等具有參考價值的文件資料檔案管理：檔案管理由行政人事部負責，明確責任，保證原始資料齊全完整，檔案必須保證安全。檔案的借閱與索?。翰块T經理或相關人員借閱檔案可通過行政人事部檔案管理人員辦借閱手續(xù)直接提檔、借閱檔案必須愛護，保持整潔，嚴禁涂改，注意安全和保密；如屬工作需要復制必須由總經理批準，行政人事部專人復制。檔案的銷毀：任何部門或個人未經允許無權隨意銷毀公司檔案材料，若需要銷售時須總經理批準由專人銷毀。5、歸檔案卷的總要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：歸檔的文件材料種類、份數以及每份文件的頁數均應齊全完整。歸檔的項目檔案應包括如下文件：年度計劃書、