42/42銷售部規(guī)章制度第一節(jié)概述及組織結(jié)構(gòu)一、概述銷售部在市場營銷總監(jiān)的領(lǐng)導(dǎo)下，通過建立廣泛的銷售網(wǎng)絡(luò)，為酒店招攬客源。酒店的客人要緊來源于海外及本地區(qū)各大旅行社、公司、政府、社團(tuán)、使領(lǐng)館以及到本地區(qū)履行公務(wù)或旅游訪友的零散客人。因此，酒店銷售人員應(yīng)與上述團(tuán)體保持緊密聯(lián)系，經(jīng)常登門訪問，定期或不定期地進(jìn)行各種活動，邀請相關(guān)人士參加，以增進(jìn)他們對酒店的了解。另外，隨著酒店的競爭日趨激烈，許多大酒店差不多通過信函、廣告、托付代理商，上門推銷，舉辦推銷會，參加國際性展銷會和國際性銷售組織等手段把銷售工作做到了客源居住地，讓客人在決定旅行之時(shí)，就決定了打算下榻的酒店。因此，銷售人員一定要有高度的靈敏性和豐富的市場經(jīng)驗(yàn)，以靈活的方式進(jìn)行酒店整體推銷，以最小的投入贏得最大的市場占有率。二、組織結(jié)構(gòu)市場營銷總監(jiān)市場營銷總監(jiān)銷售部經(jīng)理銷售部經(jīng)理預(yù)訂部經(jīng)理宴會銷售經(jīng)理商務(wù)會議預(yù)訂部經(jīng)理宴會銷售經(jīng)理商務(wù)會議銷售經(jīng)理旅游團(tuán)隊(duì)銷售經(jīng)理寫字間長包房銷售經(jīng)理秘書秘書預(yù)訂文員宴會銷售文員文員預(yù)訂文員宴會銷售文員文員第二節(jié)崗位職責(zé)及素養(yǎng)要求一、辦公室(一)市場營銷總監(jiān)直接上級：總經(jīng)理直接下屬：銷售部經(jīng)理、公關(guān)部經(jīng)理、宴會銷售經(jīng)理、預(yù)訂部經(jīng)理崗位職責(zé)1．依照酒店近期和遠(yuǎn)期經(jīng)營目標(biāo)，結(jié)合市場情況，負(fù)責(zé)提出并參與制定酒店對外銷售以及招徠客源的打算。2．研究和掌握國內(nèi)外旅游市場的動態(tài)和顧客的潛在需求，匯合整理對外銷售策略，定期向總經(jīng)理提交書面報(bào)告。3．保持同上級旅游治理部門、中外旅行社、航空公司、鐵路客運(yùn)站及駐本地外國商社、辦事處、政府外事部門的緊密聯(lián)系，并同各客戶間建立長期穩(wěn)定的良好合作關(guān)系。4．負(fù)責(zé)酒店的宣傳推廣工作，積極參與酒店產(chǎn)品的更新改造和組合開發(fā)，提高酒店的聲譽(yù)和阻礙力。5.指導(dǎo)酒店對內(nèi)、對外的各種廣告活動，制定酒店短期和長期的宣傳推廣打算，報(bào)總經(jīng)理審批后執(zhí)行。6．與各部門建立良好的協(xié)作關(guān)系，廣泛聽取客戶意見，處理重大投訴，以確保銷售打算的實(shí)施和落實(shí)。7．選擇并培訓(xùn)不同年齡和不同層次的酒店銷售隊(duì)伍，指導(dǎo)銷售人員不斷學(xué)習(xí)，更新專業(yè)知識，提高推銷技巧，以適應(yīng)市場的變化。8．定期對下屬人員進(jìn)行績效評估，按照公司的獎懲制度進(jìn)行獎懲，不斷提高部屬人員的思想素養(yǎng)，專業(yè)技能，組織活動能力，開拓進(jìn)取精神，培養(yǎng)銷售人員的高度責(zé)任感。9．批閱每天業(yè)務(wù)報(bào)表、了解當(dāng)天出租率和VIP接待情況，檢查各部門接待VIP預(yù)備情況，按規(guī)定要求接待好VIP客人。10．向總經(jīng)理提交參加重要銷售活動和公關(guān)活動的打算、經(jīng)總經(jīng)理審批后，組織有關(guān)人員，預(yù)備宣傳資料，制定行動方案以達(dá)推廣目的。素養(yǎng)要求差不多素養(yǎng)：有高尚的道德品質(zhì)和良好的思想作風(fēng)，待人寬容、真誠、友善，善于用人。有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感。有堅(jiān)強(qiáng)的毅力、勇于開拓的精神和不達(dá)目標(biāo)誓不罷休的韌勁。工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，一絲不茍，對自己的工作盡心盡力，對不人的工作全力協(xié)助。有今日事今日辦，不推讓不拖延和不計(jì)較工作時(shí)刻的拼搏精神。自然條件：外表形象端莊、大方、潔凈整潔；言行舉止機(jī)警、靈活，彬彬有禮，和氣待人，有良好的氣質(zhì)和風(fēng)度。外向型性格、待人熱情、真誠、口齒伶俐，善交朋友。年齡在28歲以上，軀體健康之男女均可。身高：男1.74～1.79米，女1.65～1.68米。文化程度：大學(xué)以上文化程度，進(jìn)修過市場營銷學(xué)課程，通曉營銷專業(yè)的理論和酒店?duì)I銷學(xué)的內(nèi)容，熟練掌握銷售的方法手段和推銷技巧，并能在工作中靈活運(yùn)用。了解酒店前廳部、總管部、餐飲部等前后臺運(yùn)作過程和相互關(guān)系。外語水平：高級英語水平，熟練掌握和運(yùn)用英語，會第二外語者更佳。工作經(jīng)驗(yàn)：8年以上旅游行業(yè)工作經(jīng)驗(yàn)，在四星級以上酒店中做過銷售部經(jīng)理3年以上。專門要求：具有相當(dāng)?shù)闹卫碇R和組織領(lǐng)導(dǎo)能力。有較強(qiáng)的社交能力和應(yīng)變能力。除熟悉酒店目標(biāo)市場客人的生活適應(yīng)外，還要具有一定的世俗民情、宗教、文史等方面的知識以便有針對性地為客人提供服務(wù)。勇于承擔(dān)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)與責(zé)任。有海外學(xué)歷及工作經(jīng)驗(yàn)者優(yōu)先。(二)秘書直接上級：市場營銷總監(jiān)直接下屬：無崗位職責(zé)1．依照市場總監(jiān)的指示做好各項(xiàng)文書工作。記錄總監(jiān)各項(xiàng)口頭指示，做好會議記錄，打印整理后發(fā)到有關(guān)部門，處理有關(guān)信函、電傳、電報(bào)、電話，傳遞各部門向總監(jiān)報(bào)告的公文。2．為總監(jiān)預(yù)備好當(dāng)日所要閱讀及指示的文件資料，報(bào)刊雜志，有關(guān)文章，并預(yù)備好辦公用品。3．負(fù)責(zé)酒店一切公文(資料)來往的收發(fā)登記、整理、保管工作，嚴(yán)格執(zhí)行保密制度，及時(shí)做好文書立卷歸檔工作，做好酒店對外簽定的合同、圖紙等重要資料的搜集保管工作。4．依照總監(jiān)指示做好客人來訪預(yù)約工作安排。5．安排好由總監(jiān)主持的會議預(yù)備工作，如落實(shí)會議地點(diǎn)，召開時(shí)刻及參加人員，并做好會議紀(jì)要，印發(fā)到各部門。6．做好資料收集工作，為總監(jiān)工作提供參考資料。7．負(fù)責(zé)治理市場銷售部其它文員，保管好辦公室所有的辦公用品及設(shè)備。素養(yǎng)要求差不多素養(yǎng)：信守商業(yè)機(jī)密，講求效率，工作認(rèn)真細(xì)致，善于交際和配合，待人熱情、誠懇、大方。自然條件：儀表端莊，年齡24歲以上，女性。身高1.65～1.68米。文化程度：大學(xué)本科以上文化程度，英語、文秘專業(yè)為最佳。外語水平：英語通過大學(xué)六級或托福考分達(dá)到600，有第二外語基礎(chǔ)。工作經(jīng)驗(yàn)：5年以上合資酒店工作經(jīng)驗(yàn)，并有3年以上文秘工作的經(jīng)驗(yàn)。專門要求：熟練操作各種辦公室自動化設(shè)備，通曉常用的電腦應(yīng)用軟件，具有較強(qiáng)的中英文聽講寫譯能力和組織能力。二、銷售部(一)銷售部經(jīng)理直接上級：市場營銷總監(jiān)直接下屬：團(tuán)隊(duì)銷售經(jīng)理、商務(wù)銷售經(jīng)理、長包房銷售經(jīng)理。崗位職責(zé)1．依照酒店的近期和遠(yuǎn)期經(jīng)營目標(biāo)和規(guī)劃，具體負(fù)責(zé)對外銷售，招徠客源，負(fù)責(zé)商務(wù)市場的業(yè)務(wù)拓展和方案實(shí)施。2．直接領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)銷售經(jīng)理，商務(wù)銷售經(jīng)理和長包房銷售經(jīng)理，積極與國內(nèi)國外各大旅行社、外國駐華機(jī)構(gòu)保持聯(lián)系，隨時(shí)向他們提供酒店的變化情況和節(jié)目信息，以吸引顧客。3．研究和掌握國內(nèi)外旅游市場信息和同行業(yè)銷售方針，整理匯編成冊，定期向市場營銷總監(jiān)上交市場信息報(bào)告，并提出相應(yīng)的對策。4．走訪客戶。定期或不定期地訪問各大旅行社的經(jīng)理人員和銷售人員、訂房人員等，訪問各大商社、_航空公司等駐華機(jī)構(gòu)，向他們征求對本酒店的看法和要求，必要時(shí)進(jìn)行各種活動邀請他們參加，以增進(jìn)了解，加強(qiáng)友誼。5．培訓(xùn)下屬。不斷更新市場營銷觀念和促銷手段，以適應(yīng)市場變化的需要，即客戶的需要，使客戶永久產(chǎn)生好奇和新奇感。6．主動協(xié)調(diào)銷售部與酒店各部門的關(guān)系，使各個(gè)工作環(huán)節(jié)運(yùn)轉(zhuǎn)順利，一切以顧客為中心，在公眾中樹立起人人有敬業(yè)精神的群體形象。7．做好市場細(xì)分，選擇銷售市場，銷售對象。素養(yǎng)要求差不多素養(yǎng)：善于與人交際，有親和力，待人熱情、友善、有禮貌、性格外向、機(jī)警靈活、工作勤奮。自然條件：年齡在28歲以上，外表端莊、大方、軀體健康、潔凈整潔，男女不限。身高：男1.74～1.79米，女1.65～1.68米。文化程度：大學(xué)以上文化程度。外語水平：熟練掌握和運(yùn)用英語。工作經(jīng)驗(yàn)：在二類以上旅行社做外聯(lián)工作3年以上，在四星級以上合資酒店中做過2年以上銷售經(jīng)理。專門要求：與銷售總監(jiān)差不多相同，此外，熟練掌握銷售的方法和推銷技巧，并能在工作中靈活運(yùn)用。(二)團(tuán)隊(duì)銷售經(jīng)理直接上級：銷售部經(jīng)理直接下屬：無崗位職責(zé)1．定期走訪旅行社，制定每周的走訪打算。以電話、傳真、郵件形式保持與各有關(guān)旅行社的聯(lián)系。認(rèn)真做好客戶尋價(jià)與預(yù)訂，并給予書面確認(rèn)。4．接待好來店參觀的客戶。5．建立好客戶信息登記，做好銷售記錄，做好銷售報(bào)告。6．做好市場調(diào)查工作，并向銷售部經(jīng)理匯報(bào)市場情況。7．處理好與酒店其它部門的工作關(guān)系。8．嚴(yán)格執(zhí)行房價(jià)審批權(quán)限，對專門價(jià)格要保密。素養(yǎng)要求差不多素養(yǎng)：待人真誠友善，有禮貌、有策略、有耐心，機(jī)警靈活，性格外向。自然條件：年齡28～40歲，性不不限，外表端莊、大方。品貌端正，氣質(zhì)高雅，待人和氣。身高：男1．74～1．79米，女1．65～1．68米。文化程度：大學(xué)本科以上文化程度。外語水平：外語專業(yè)大學(xué)以上學(xué)歷或國家六級以上英語水平。工作經(jīng)驗(yàn)：2年以上銷售工作經(jīng)驗(yàn)，熟悉本地所有一、二類旅行社及國外旅游市場情況。能熟練操作電腦，曾在酒店業(yè)同等崗位上工作過者優(yōu)先。(三)商務(wù)銷售經(jīng)理直接上級：銷售部經(jīng)理直接下屬：無崗位職責(zé)1．熟悉本市各大商社、公司，尤其是外資企業(yè)，并定期登門訪問。2．建立客戶檔案，并以電話、傳真、函件等形式與他們保持聯(lián)系。3．定期或不定期進(jìn)行大公司秘書聚會，加強(qiáng)聯(lián)絡(luò)，增進(jìn)感情。4．做好銷售記錄，每日向銷售部經(jīng)理報(bào)告訪問客戶情況。5．不斷開發(fā)新的客戶市場，擴(kuò)大客戶網(wǎng)絡(luò)。6．協(xié)調(diào)好與酒店各相關(guān)部門的關(guān)系。7．安排好客戶預(yù)訂的入住和餐飲等活動事宜。8．協(xié)助財(cái)務(wù)追收客戶的欠款。素養(yǎng)要求與團(tuán)隊(duì)銷售經(jīng)理差不多相同。(四)長包房銷售經(jīng)理直接上級：銷售部經(jīng)理直接下屬：無崗位職責(zé)1．要緊任務(wù)是進(jìn)展酒店的長住戶，達(dá)到一定的出租率。2．制定吸引長住戶的打算并付諸實(shí)施。3．建立長住戶檔案并定期訪問他們。4．定期舉辦長住戶聚會以示答謝并征求長住戶對酒店的要求和建議。5．不斷擴(kuò)大長住戶市場，完善長住戶的治理?xiàng)l例。6．協(xié)助財(cái)務(wù)收回長住戶的有關(guān)費(fèi)用。(五)文員直接上級：銷售部經(jīng)理直接下屬：無崗位職責(zé)1．依照銷售部經(jīng)理要求做好各項(xiàng)文書工作，協(xié)助經(jīng)理召集會議、安排見面、協(xié)助組織活動，傳遞與上級、下屬的文件及信息。2．收取及處理各種外來及內(nèi)部其它部門的電話、電報(bào)、傳真和文件、信函，及時(shí)傳遞、記錄、分類，提出建設(shè)性意見。3．為銷售部經(jīng)理預(yù)備當(dāng)日需閱辦的文件及與工作相關(guān)的報(bào)刊信息，備齊辦公用品。4．做好檔案分類、保管，對機(jī)密文件要認(rèn)真登記。5．收集與酒店有關(guān)的市場信息，定期編發(fā)參考資料。6．登記、領(lǐng)用、分發(fā)銷售部所需辦公用品及書籍資料。7．做好每次會議安排，落實(shí)場地、人員，做好記錄、印發(fā)文件。素養(yǎng)要求差不多素養(yǎng)：為人老實(shí)，禮貌大方，認(rèn)真細(xì)致，善于溝通。自然條件：年齡24歲以上，女性。品貌端正，氣質(zhì)高雅，待人和氣。身高1.65～1.68米。文化程度：大專以上，文科或公關(guān)專業(yè)。外語水平：英語中級水平，可差不多會話具備一定的閱寫能力。工作經(jīng)驗(yàn)：3年以上文秘工作。專門要求：熟練使用現(xiàn)代化辦公設(shè)備，包括電腦、電傳、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)等。三、預(yù)訂部(一)預(yù)訂部經(jīng)理直接上級：市場營銷總監(jiān)直接下屬：預(yù)訂員崗位職責(zé)1．與市場營銷總監(jiān)緊密配合，受市場營銷總監(jiān)領(lǐng)導(dǎo)。2．熟悉酒店?duì)I銷策略和年度、月度經(jīng)營指標(biāo)。3．了解旅行社的訂房情況，依照市場的要求制定本酒店客房政策。4．建立一套完整合理的客房預(yù)訂方案并負(fù)責(zé)檔案存放，每日向總監(jiān)報(bào)告訂房情況。5．負(fù)責(zé)預(yù)訂系統(tǒng)的全面工作。新查閱每份預(yù)訂電傳、傳真和其他信函，對每項(xiàng)預(yù)訂要求予以認(rèn)真回復(fù)，對每個(gè)已確認(rèn)的預(yù)訂進(jìn)行核實(shí)，爭取預(yù)訂盡可能兌現(xiàn)。6．與銷售部交流團(tuán)體預(yù)訂受理情況，協(xié)助銷售部訂房，提供房數(shù)、房態(tài)和房控情況。7．負(fù)責(zé)制作、保存和分送周報(bào)表，月報(bào)表，反映房間訂房情況。8．認(rèn)真解答客人的電話及尋價(jià)，報(bào)價(jià)要清晰，處理好客人的專門要求。9．負(fù)責(zé)檢查所有報(bào)表的準(zhǔn)確性。10．培訓(xùn)并督導(dǎo)其下屬完成總監(jiān)及上級分配的其他工作。(二)預(yù)訂文員直接上級：預(yù)訂部經(jīng)理直接下屬：無崗位職責(zé)1．在預(yù)訂部經(jīng)理的指導(dǎo)下工作。2．接收和處理有關(guān)散客和團(tuán)體訂房的電話、電傳和文件。3．核對團(tuán)體訂房和散客訂房的變更和取消情況。4．打印和處理由銷售部送來的團(tuán)體訂房單或變更單，并按規(guī)定安排好散客和團(tuán)隊(duì)的訂房及訂餐。5．負(fù)責(zé)發(fā)出各種信件、傳真、備忘錄，與旅行社及其他客戶落實(shí)訂房事宜。6．預(yù)備第二天的“VIP”到店打算安排及有關(guān)資料，經(jīng)預(yù)訂部經(jīng)理審核后交市場營銷總監(jiān)。7．每月底做房間銷售分析表，分送市場總監(jiān)，總經(jīng)理，及有關(guān)部門。素養(yǎng)要求差不多素養(yǎng)：工作認(rèn)真、細(xì)致、踏實(shí)、聽力好、語言清晰。自然條件：軀體健康、年齡20歲以上，女性為佳。文化程度：大專文化程度。外語水平：高級英語水平，本崗位業(yè)務(wù)的聽、講、讀、寫達(dá)到熟練。工作經(jīng)驗(yàn)：在中外合資酒店中做過前廳工作，做過預(yù)訂者尤佳。四、宴會銷售部(一)宴會銷售經(jīng)理直接上級：市場營銷總監(jiān)直接下屬：宴會銷售主任、宴會銷售文員崗位職責(zé)全面負(fù)責(zé)宴會和會議、展示會等的推銷、預(yù)訂工作。1．制定宴會銷售的市場推銷打算、建立并完善宴會銷售部工作程序和標(biāo)準(zhǔn)，制定宴會銷售部規(guī)章制度并指揮實(shí)施。2．參加酒店治理人員會議、完成上傳下達(dá)工作。3．安排布置并督導(dǎo)下屬人員的正常工作。4．建立改善宴會日記、客戶合同存檔、宴會訂單和預(yù)報(bào)單的存檔記錄，使之成為有效的工作程序和治理手段。5．與餐飲部總監(jiān)和行政總廚溝通協(xié)調(diào)，共同議定宴會菜單及價(jià)格。6．與其它部門溝通、協(xié)調(diào)、緊密配合。7．定期對下屬進(jìn)行績效評估，按獎懲制度實(shí)施獎懲，并加強(qiáng)對職員的培訓(xùn)工作，提高職員素養(yǎng)。素養(yǎng)要求差不多素養(yǎng)：具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感及高尚的職業(yè)道德，要有犧牲精神，忠于事業(yè)，心胸開闊。自然條件：軀體健康，儀表端莊大方，性格外向，氣質(zhì)高雅，年齡25歲以上。身高：男1．74～1．79米，女1．65～1．68米。文化程度：大專畢業(yè)或旅游專業(yè)畢業(yè)。外語水平：高級英語水平，并能熟練應(yīng)用。工作經(jīng)驗(yàn)：在餐飲部工作5年以上并有5年餐飲部宴會銷售經(jīng)驗(yàn)，通曉對外銷售的促銷策略和產(chǎn)品價(jià)格策略，了解客源市場的需求狀況，熟悉客源國的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、風(fēng)俗常識和涉外禮儀、禮節(jié)。能制定促銷打算、能熟練操作辦公自動化系統(tǒng)。專門要求：信息來源廣泛，熟悉海外駐本地商社、公司、大使館等要緊客源狀況，同客戶保持良好的人際關(guān)系；工作中具有較強(qiáng)的推斷能力、應(yīng)變能力和談判能力，并有協(xié)調(diào)下屬工作的能力，能調(diào)動銷售人員的積極性，形成團(tuán)體氣氛。有一定的文學(xué)水平，擅于書寫廣告，有公關(guān)能力，沒有家庭負(fù)擔(dān)，有能力主持酒會。(二)宴會銷售主任直接上級：宴會銷售經(jīng)理直接下屬：宴會銷售文員崗位職責(zé)通過每日接待或走訪客戶，推銷酒店的宴會規(guī)格和軟件服務(wù)。1．制定一周的出訪打算并提交宴會銷售經(jīng)理。周末與宴會銷售經(jīng)理共同回憶一周的出訪情況，作出總結(jié)。2．填寫卡片，做銷售報(bào)告，詳細(xì)記錄每次出訪情況。3.向宴會經(jīng)理匯報(bào)每次出訪收獲。與銷售部緊密溝通、共同處理銷售部接洽的活動。出訪宴會客戶。解決來訪客人的需求，向客人提供必要的信息，建議客人參考，活動一俟確定，即與客人商談最終的細(xì)節(jié)安排。7.起草確認(rèn)信，并請客人寄回確認(rèn)后的副本。8．如既定活動發(fā)生任何變動，要填發(fā)更改單。9．實(shí)地檢查接待預(yù)備工作，保證所有的安排兌現(xiàn)，與宴會廳經(jīng)理協(xié)調(diào)確保接待服務(wù)的落實(shí)。10．與有關(guān)的部門協(xié)調(diào)，解決客人的專門需求。11．活動完畢后，向客戶發(fā)出感謝信。12．宴會結(jié)束后，收集客人的反映，如有問題及時(shí)反饋給宴會廳經(jīng)理，以便及時(shí)處理和糾正。13．處理市場營銷總監(jiān)指派的與宴會有關(guān)的專門事務(wù)，參加酒店的活動，做好公關(guān)工作。素養(yǎng)要求差不多素養(yǎng)：具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，高尚的職業(yè)道德及良好的紀(jì)律觀念。自然條件：軀體健康，品貌端正，氣質(zhì)高雅，身高：男1.74～1.79米，女1.65～1.68米。文化程度：具有大本以上文化程度。外語水平：具有流利的英語會話能力，達(dá)到中級水平。工作經(jīng)驗(yàn)：有兩年以上餐飲部宴會服務(wù)經(jīng)驗(yàn)，通曉對外銷售的促銷技巧和銷售策略，熟知餐廳的各項(xiàng)服務(wù)內(nèi)容和服務(wù)設(shè)施，熟悉客源國的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、風(fēng)俗常識和涉外禮儀、禮節(jié)，依照分工能夠帶來客源，完成任務(wù)。專門要求：具有公關(guān)能力，談判能力，善于接觸各種類型客人，同客戶保持良好的人際關(guān)系。(三)宴會銷售文員直接上級：宴會銷售經(jīng)理直接下屬：無崗位職責(zé)負(fù)責(zé)宴會銷售部日常文書工作、協(xié)助宴會銷售經(jīng)理和主任的銷售工作，處理其它必要文印工作。1．每日打出宴會活動預(yù)報(bào)單并發(fā)送到有關(guān)部門。2．負(fù)責(zé)向有關(guān)部門分發(fā)宴會訂單和更改單，并負(fù)責(zé)為宴會訂花。3．負(fù)責(zé)打出宴會指南，協(xié)助宴會銷售經(jīng)理和銷售主任共同解決來訪客人的需求，向客人提出必要的建議，為宴會制作菜單。4．回答電話問詢，并請宴會銷售經(jīng)理或銷售主任來處理，當(dāng)他們不在時(shí)同意宴會預(yù)訂，并盡快轉(zhuǎn)告有關(guān)人員。5．保存所有宴會客戶檔案，保證足夠的辦公用品。6．協(xié)助銷售主任填卡片，記錄出訪情況并分類按序存放。素養(yǎng)要求差不多素養(yǎng)：具有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，高尚的職業(yè)道德及良好的紀(jì)律素養(yǎng)。自然條件：軀體健康，儀表端莊大方，氣質(zhì)高雅，性格和氣，情緒穩(wěn)定。女性，身高1.65～1.68米。文化程度：具有高中或中等文秘專業(yè)學(xué)歷，具有起草文件、報(bào)告、報(bào)表的能力。外語水平：中級英語水平或通過國家四級英語考試。工作經(jīng)驗(yàn)：有一年文職員作經(jīng)驗(yàn)，了解餐飲部宴會銷售各崗位人員情況。專門要求：精通電腦操作。第三節(jié)工作程序及標(biāo)準(zhǔn)一、銷售部工作程序及要求(一)商務(wù)市場工作程序1．銷售打算：上周做好下周銷售工作打算表，每日預(yù)約第二天所訪問的客2．訪問客戶：首先打電話預(yù)訂，預(yù)備好資料、名片，檢查個(gè)人儀容儀表。訪問客戶做好談話記錄，銷售報(bào)告，公司資料卡(見本章末附表)3．經(jīng)常與新、老客戶以訪問電話、傳真、郵件等形式保持緊密來往。4．同意預(yù)訂：1)填寫預(yù)訂單(見本章末附表)2)下發(fā)給預(yù)定部和財(cái)務(wù)部。然后按到店日期存檔。3)以傳真、電話形式進(jìn)行確認(rèn)。4)更改、取消預(yù)訂。當(dāng)日填寫更改取消預(yù)訂單(表格與“團(tuán)隊(duì)變更取消表”一樣)，將所有材料合訂一起存檔。5．跟蹤服務(wù)，征求意見?？腿穗x店后銷售人員要及時(shí)與預(yù)訂人聯(lián)系，首先感謝對方使用我店，詢問客人對酒店的反映，征求客戶意見，進(jìn)行詳細(xì)記錄，在銷售會議上報(bào)告客戶的反映。6．在接會議、大型活動時(shí)注意協(xié)調(diào)好各部門共同完成好接待工作。(二)團(tuán)隊(duì)市場工作程序1．與國內(nèi)外旅行社建立聯(lián)系。經(jīng)常訪問旅行社，保持與新、老客戶的聯(lián)系，了解旅行社的團(tuán)隊(duì)預(yù)測情況，尋求合作對象，積極推廣酒店，向旅行社提供酒店資料、圖片、報(bào)價(jià)單。(后附報(bào)價(jià)單)2．簽訂合作協(xié)議由市場總監(jiān)擬定合作協(xié)議書標(biāo)準(zhǔn)文本(參見訂房合同)，文本內(nèi)容包括：1)在一年間，旅行社能預(yù)訂客房的數(shù)量，及大致時(shí)刻。2)酒店對旅行社提供客房種類和優(yōu)惠價(jià)格。3)客房價(jià)格所包含及不含的項(xiàng)目、服務(wù)、標(biāo)準(zhǔn)。4)對免費(fèi)房及全陪、地陪、領(lǐng)隊(duì)的優(yōu)惠水平。5)用餐標(biāo)準(zhǔn)及方式。6)聯(lián)系方法、訂金制度及通知確認(rèn)方法。7)結(jié)帳方式及時(shí)刻要求。8)違約責(zé)任及賠償。9)不可抗力因素。3．同意旅行社預(yù)訂1)預(yù)訂：由旅行社發(fā)來訂房傳真(見本章末附表)寫明團(tuán)隊(duì)人數(shù)、國籍、用房數(shù)、抵離日期、房價(jià)、付款方式、用房種類、航班號、陪同人數(shù)、姓名以及專門服務(wù)。2)確認(rèn)：查閱預(yù)訂部電腦預(yù)訂情況，證實(shí)確有房間時(shí)，填寫“團(tuán)隊(duì)訂房確認(rèn)單”傳真給旅行社(見本章末附表)。3)填寫“團(tuán)隊(duì)預(yù)訂單”，并將“團(tuán)隊(duì)預(yù)訂單”與旅行社訂房傳真(復(fù)印件)下發(fā)給預(yù)定部、財(cái)務(wù)部，并由接單人簽字(見本章末附表)。4)登記存檔：“團(tuán)隊(duì)預(yù)訂單”登記在——月團(tuán)隊(duì)訂房統(tǒng)計(jì)表(見本章末附表)然后按進(jìn)店日期存檔。5)更改：在團(tuán)隊(duì)抵店之前3天，再次與旅行社確認(rèn)，如有更改，收到更改預(yù)訂的傳真后，找出原始預(yù)訂單趕忙進(jìn)行更改。然后填寫《變更預(yù)訂單》(見本章末附表)下發(fā)預(yù)訂部、前廳部、財(cái)務(wù)部，并給旅行社發(fā)傳真再次予以確認(rèn)。4．取消預(yù)訂1)接到旅行社發(fā)來的取消預(yù)訂傳真后，當(dāng)日填寫“取消預(yù)訂單”(見本章末附表)下發(fā)預(yù)訂部、前廳部、財(cái)務(wù)部。2)將旅行社傳單及所有預(yù)訂單、合訂一起存檔，通報(bào)銷售部經(jīng)理。3)在——月團(tuán)隊(duì)訂房統(tǒng)計(jì)表中劃掉此團(tuán)的登記。5．接團(tuán)、送團(tuán)1)檢查當(dāng)日到店團(tuán)隊(duì)接待預(yù)備工作。對比“團(tuán)隊(duì)預(yù)定單”與電腦認(rèn)真對比檢查，并做好以下各項(xiàng)工作：團(tuán)隊(duì)名稱、旅行社、電腦編碼、抵離日期及航班、房間價(jià)格等有無差錯(cuò)。房間預(yù)備情況、包括團(tuán)隊(duì)房間數(shù)及人數(shù)是否有誤。各團(tuán)隊(duì)有專門要求，對有重要客人和需特不照顧的客人的團(tuán)隊(duì)，應(yīng)與總管部和餐飲部聯(lián)絡(luò)，檢查是否已做好各項(xiàng)專門安排。預(yù)備好自己的名片并記住領(lǐng)隊(duì)姓名，以便于交流與做好協(xié)調(diào)工作。2)團(tuán)隊(duì)到店時(shí)，親自到前臺與旅行社陪同進(jìn)行聯(lián)系，關(guān)心辦理團(tuán)隊(duì)入住手續(xù)落實(shí)團(tuán)隊(duì)的早餐，及專門要求。3)接待重要團(tuán)隊(duì)時(shí)，應(yīng)提早檢查客房，備好登記入住單及鑰匙。團(tuán)隊(duì)到達(dá)前10分鐘通知銷售總監(jiān)，銷售部經(jīng)理及有關(guān)人員到場歡迎。4)在每個(gè)團(tuán)隊(duì)辦理結(jié)帳手續(xù)前15分鐘到前臺協(xié)助結(jié)帳，并確保團(tuán)隊(duì)客人已結(jié)清私帳，同時(shí)與各位客人道不。(三)寫字間、長包房工作程序及要求1．預(yù)告銷售員在同客人洽談簽約后，就客人入住日期、房號等事項(xiàng)向前廳、財(cái)務(wù)和總管部發(fā)出書面預(yù)告，各部門做好相應(yīng)預(yù)備。2．押金1)銷售員攜“租賃協(xié)議”復(fù)印件和由銷售部經(jīng)理簽發(fā)的“入住通知單”(一式四份)，陪客人到財(cái)務(wù)部門交付“協(xié)議”規(guī)定的預(yù)付房費(fèi)(一般為90天預(yù)付金)和200元人民幣鑰匙押金。2)財(cái)務(wù)收存“協(xié)議”復(fù)印件建檔，并對“協(xié)議”中有關(guān)租期、付款、押金、批準(zhǔn)人等進(jìn)行審核，發(fā)覺與酒店規(guī)定不符之處，有權(quán)質(zhì)詢或拒簽“入住通知單”。3)如無不妥，財(cái)務(wù)應(yīng)即刻辦妥收款手續(xù)，開出“預(yù)付金收據(jù)”和“鑰匙押金收據(jù)”，并在“入住通知單"上簽字。3．登記1)由銷售員陪客人攜其有效證件、“房費(fèi)預(yù)付金收據(jù)”、“鑰匙押金收據(jù)”和“入住通知單”到前臺接待辦入住登記，若以上項(xiàng)目不齊全或有疑問，前臺經(jīng)辦人員有權(quán)質(zhì)詢或拒辦。2)持有市場營銷總監(jiān)或總經(jīng)理批示者，按批示辦理。3)前臺接待應(yīng)建立相應(yīng)的檔案。4)辦妥手續(xù)后，前臺經(jīng)辦接待員按登記的入住日期開通電話，并在“入住通知單”上簽字。4．開房1)由銷售員陪同客人到所租房間，將“入住通知單”和“鑰匙押金收據(jù)”交樓層服務(wù)員驗(yàn)票，服務(wù)員開啟房門，辦理鑰匙和室內(nèi)物品移交手續(xù)，并在“入住通知單”上簽字。2)“入住通知單”由銷售、財(cái)務(wù)、前廳各存一份。3)樓層服務(wù)員通知總管部派送鮮花并敬茶水以示歡迎。5．服務(wù)有關(guān)部門提供相應(yīng)的服務(wù)。6．收賬1)財(cái)務(wù)部于每月初五天內(nèi)向客戶發(fā)出上月房雜費(fèi)賬單(如雜費(fèi)超過6000元應(yīng)即行發(fā)出賬單)，客戶在收到賬單后的7天內(nèi)付款，逾期不付則加收滯納金，滯納金計(jì)算方式：欠付總數(shù)×3％×欠付天數(shù)。2)結(jié)賬匯率按付款當(dāng)日國家外匯牌價(jià)折算。3)欠款累計(jì)接近“協(xié)議”規(guī)定的預(yù)付金數(shù)額，財(cái)務(wù)應(yīng)即書面通知客人；欠款累計(jì)超過預(yù)付金，財(cái)務(wù)再次書面通知客人并告知在欠付情況下依照“協(xié)議”規(guī)定，酒店擁有單方面無條件中止協(xié)議的權(quán)力。若催告無效，財(cái)務(wù)部會同銷售部報(bào)告市場營銷總監(jiān)，經(jīng)市場營銷總監(jiān)同意后可實(shí)施中斷電話，停止簽單等措施。7．退房1)對協(xié)議立即到期的客戶，銷售部提早一個(gè)月發(fā)出書面通知，了解客人意向，如客人無意續(xù)租，銷售員應(yīng)在協(xié)議終止前一周書面通知財(cái)務(wù)、前廳、客房做好結(jié)賬，收房預(yù)備。2)退房者如無欠付款等未決事宜，銷售部應(yīng)告知其在辦理退房手續(xù)前應(yīng)遷出私有物品，恢復(fù)其租前狀態(tài)，以便順利辦理退房手續(xù)。3)退房應(yīng)按以下程序辦理。A、銷售員持銷售部經(jīng)理簽發(fā)的“離店通知單”(一式二份)，通知客房、前廳人員到場檢查房間家俱和電話設(shè)施，收齊鑰匙，如無異議，檢查部門即在“離店通知單”簽字，客人交出鑰匙后，一般不得滯留房內(nèi)，若有少量物品不能及時(shí)遷走，可由總管部代為寄存(貴重、易燃、易爆、易破損、易變質(zhì)物品除外)。B、退房者到前臺辦理結(jié)賬、交回房卡、房費(fèi)算到交回鑰匙的日期(如實(shí)際住用日期超過合同規(guī)定日期，延期部份的房費(fèi)按當(dāng)時(shí)酒店寫字間門市價(jià)格計(jì)算)。C、前臺結(jié)賬經(jīng)辦人及時(shí)通知總機(jī)中止此房全部電話服務(wù)。D、退還應(yīng)退押金。銷售和客戶在“離店通知單”簽字，雙方各執(zhí)一份。8．續(xù)租1)銷售部對將要到期的客人提早一個(gè)月發(fā)出書通知，了解其意圖，客人如有續(xù)租之意向，應(yīng)在協(xié)議終止前與銷售部進(jìn)行具體談判并簽約，新協(xié)議起租日須與舊協(xié)議終止日相銜接，如因?qū)ｉT情況無法在舊協(xié)議終止日期前簽約，雙方草擬備忘錄或在新協(xié)議中追認(rèn)：從舊協(xié)議終止日起第二天房價(jià)即按新協(xié)議價(jià)收取。2)續(xù)租客人須辦理以下變更手續(xù)：A、銷售員將新協(xié)議復(fù)印一份送財(cái)務(wù)部并持本部經(jīng)理簽發(fā)的“續(xù)租通知單”(一式四份)，帶客人辦理續(xù)租手續(xù)。B、財(cái)務(wù)審核續(xù)租協(xié)議，若原有押金低于應(yīng)交押金數(shù)，客人應(yīng)即補(bǔ)齊押金，何時(shí)補(bǔ)齊，財(cái)務(wù)何時(shí)簽署“續(xù)租單”。C、到前臺接待辦理續(xù)租登記，變更房卡和電腦記錄后，經(jīng)辦員簽署“續(xù)租單”。D、持“續(xù)租單”交樓層服務(wù)員確認(rèn)簽字。E、“續(xù)租單”由銷售、財(cái)務(wù)、前廳各執(zhí)一份。9．變更1)在協(xié)議期內(nèi)，客人如變動或增加持卡人，需書面申請，銷售部經(jīng)理簽發(fā)“房卡申辦單”由客戶持此單到前臺辦理有關(guān)手續(xù)，此單一式二份，前廳、銷售各持一份。2)如客戶在協(xié)議期內(nèi)變更用房，則按以下程序辦理：A、銷售部與客戶洽談，如租用期、房價(jià)、押金不變，可用備忘錄方式講明；如租期延長或房價(jià)不同，則重新簽署協(xié)議，并注明從新協(xié)議簽署之日起，原協(xié)議同時(shí)失效。B、銷售員將備忘錄或新協(xié)議復(fù)印件送財(cái)務(wù)部并持銷售部經(jīng)理簽發(fā)的“換房通知單”(一式三份)帶客人辦理換房手續(xù)。C、財(cái)務(wù)審核備忘錄或新協(xié)議，若原有押金低于應(yīng)交押金數(shù)，客人應(yīng)補(bǔ)足押金，客人補(bǔ)足押金時(shí)，財(cái)務(wù)簽轉(zhuǎn)“換房通知單”。。D、到前臺辦理換房手續(xù)：變更房卡和電腦記錄后，開通新房電話，中止舊房電話，經(jīng)辦人員簽轉(zhuǎn)“換房通知單”。E、持“換房通知單”交原住樓層服務(wù)員，樓層服務(wù)員查驗(yàn)原住房內(nèi)店方物品無缺損并收回鑰匙后簽字；客人持“換房通知單”到將要入住的樓層開啟房門，領(lǐng)取鑰匙并進(jìn)行搬遷。F、“換房通知單”由銷售、財(cái)務(wù)、前廳各執(zhí)一份。二、預(yù)定部工作程序及要求來自銷售部的訂單1．在接訂單時(shí)，首先要看清訂單，確認(rèn)訂房期間是否有空房。2．在有房情況下，首先檢查訂單填寫內(nèi)容是否符合要求：要清晰地寫明團(tuán)隊(duì)名稱訂房單位名稱人數(shù)房間數(shù)房間種類國籍到店／離店時(shí)刻準(zhǔn)確的到店時(shí)刻房價(jià)付款方式是否含有早餐及早餐類型是否有專門要求或是VIP3.假如已填寫清晰，可簽字接收。4．如房間緊張，可先在訂單上打上時(shí)刻，作為等候單，報(bào)本店?duì)I銷總監(jiān)處5．輸入電腦1)輸入時(shí)依照不同市場訂房劃入不同總帳號劃分為：上門客公司部委會議長住旅行社團(tuán)隊(duì)旅行社散客特不包價(jià)2)要認(rèn)真輸入訂單上每一項(xiàng)要求，鎖住房數(shù)。3)每星期五，把下一星期所有含早餐或訂早餐的團(tuán)名、人數(shù)到店離店日期,通知宴會預(yù)訂，請他們安排好用餐地點(diǎn)。4)在團(tuán)隊(duì)到店前一天，與銷售經(jīng)理再次確認(rèn)，并將房卡做好以便前臺在團(tuán)隊(duì)到達(dá)時(shí)交給客人。5)在給前臺單子前，我們要先給團(tuán)隊(duì)每個(gè)房間建立小帳號后認(rèn)真檢查一遍，確認(rèn)無錯(cuò)時(shí)，再把訂單送到前臺。6．確認(rèn)1)檢查第二天到店客人的訂單輸入是否正確。2)確認(rèn)第二天到店的散客。3)將第二天到店的訂單送到前臺。4)確認(rèn)前一天未抵達(dá)客人的記錄，并存檔上報(bào)。5)接到更改，取消單時(shí)，立即在電腦中更改、刪除。6)出租率高時(shí)向第二天預(yù)離客人發(fā)離店信息。7。)確認(rèn)第二天團(tuán)隊(duì)離店時(shí)刻。8)確認(rèn)第二天進(jìn)店VIP客人身份，及專門要求。7．制表1)制作VIP到店表，抄送總經(jīng)理及銷售總監(jiān)、總管部、前廳部、餐飲部。2)每周星期五出下周的預(yù)定報(bào)告，團(tuán)隊(duì)到店表。3)團(tuán)隊(duì)早餐預(yù)報(bào)表(二)電話預(yù)訂1．電話必須在鈴響三聲內(nèi)接起，并問候客人，報(bào)“預(yù)訂部”。2．認(rèn)真傾聽客人的預(yù)訂要求：1)將客人的抵離店時(shí)刻與電腦對比。2)完整記錄客人的預(yù)訂要求。3)記錄訂房人的姓名、單位、聯(lián)系電話。3．付款方式：1)詢問客人付款方式，并注明于預(yù)訂單上。2)用信用卡結(jié)帳的客人，要留下其信用卡號碼，以擔(dān)保預(yù)訂。3)若不是合同單位的預(yù)訂，均應(yīng)于訂房時(shí)交付預(yù)訂金，否則房間只保留到入住當(dāng)天下午六點(diǎn)。4．抵店時(shí)刻：1)詢問抵達(dá)航班或到店時(shí)刻。2)向客人講明，無明確抵達(dá)時(shí)刻及無保證金的預(yù)訂，酒店只能保留房間到入住當(dāng)天下午六點(diǎn)。5．詢問專門要求：1)詢問是否需要接機(jī)服務(wù)。2)對有專門要求者，詳細(xì)記錄。6．復(fù)述預(yù)訂內(nèi)容：1)日期、航班、抵店時(shí)刻。2)房間種類、房價(jià)。3)客人姓名(英文拼寫)。4)付款方式。5)專門要求。6)訂房人情況。7．向客人致謝，完成預(yù)訂。(三)傳真預(yù)訂1．接列傳真預(yù)訂，認(rèn)真閱讀其內(nèi)容：1)查看電腦。2)查客人有無住店歷史，是否有合同價(jià)。2．回復(fù)：1)當(dāng)日回復(fù)接到的傳真預(yù)訂。2)急件立即回復(fù)。3)使用標(biāo)準(zhǔn)格式和通用的縮寫方式。3．記錄存檔：將傳真來電與回電附在一起，寫好預(yù)訂單，按抵店日期歸檔。4．如房間已訂滿，應(yīng)積極主動幫客人聯(lián)系其它酒店，尤其是常客。三、宴會銷售工作程序及要求(一)訪問客戶1．定期登門訪問客戶，并作好記錄。2.把每月的推廣活動通過訪問、傳真、電話、新聞媒體發(fā)消息等形式告之客戶。(二)同意預(yù)訂1．在接到客戶預(yù)訂時(shí)，問清客人人數(shù)，活動地點(diǎn)，菜點(diǎn)風(fēng)味,標(biāo)準(zhǔn)，專門要求。2．填寫“宴會預(yù)定日記”(樣式附后)與客戶保持熱線聯(lián)系，如有變化，隨時(shí)登記，并注明更改日期、更改人及登記人。3．每日查看“宴會預(yù)定日記”，與客戶保持熱線聯(lián)系向客人發(fā)出《宴會確認(rèn)書》(樣式附后)。4．提早一周向餐飲部預(yù)告宴會情況，包括預(yù)訂批次，人數(shù)、時(shí)刻、地點(diǎn)、菜式、專門要求。(三)下單1．提早三天給餐飲部下[宴會通知單](樣式附后)。2．與客戶和餐飲部保持緊密聯(lián)系，一有變化趕忙通知餐飲部或客戶。3．盡一切努力滿足客戶要求。(四)檢查1．宴會開始前一小時(shí)，宴會銷售負(fù)責(zé)人到宴會廳檢查宴會的預(yù)備情況，發(fā)覺問題趕忙處理。2．在宴會廳門口等候客人的前來。(五)征求意見1．宴會結(jié)束后，銷售人員主動征求客人對菜式和服務(wù)的意見，并作記錄。2．與餐飲部交換意見。3．寫信感謝客人并保持聯(lián)系。第四節(jié)