文件記錄控制程序文件記錄控制程序文件記錄控制程序文件記錄控制程序編制僅供參考審核批準(zhǔn)生效日期地址：電話：傳真:郵編:1目的規(guī)范公司記錄的管理，為追溯、改進(jìn)和提高產(chǎn)品質(zhì)量提供依據(jù)，證實(shí)質(zhì)量管理體系運(yùn)行的持續(xù)性、適宜性和有效性，確保其符合標(biāo)準(zhǔn)要求。2范圍適用于本公司質(zhì)量管理體系所要求的所有記錄的管理和控制。3職責(zé)行政部負(fù)責(zé)記錄的統(tǒng)一編號(hào)、發(fā)放和管理，建立《記錄管理一覽表》。品質(zhì)部負(fù)責(zé)產(chǎn)品檢驗(yàn)記錄的管理。各部門負(fù)責(zé)各自相關(guān)聯(lián)記錄的管理。4流程圖見附件5內(nèi)容記錄的分類凡是質(zhì)量管理體系運(yùn)行中的記錄、報(bào)告及與產(chǎn)品相關(guān)的質(zhì)量數(shù)據(jù)均屬于記錄范圍。與質(zhì)量管理體系管理有關(guān)的記錄主要有：管理評(píng)審記錄、內(nèi)部審核記錄、文件控制記錄、糾正與預(yù)防措施記錄、人力資源管理與培訓(xùn)記錄、設(shè)施管理記錄、產(chǎn)品和過程監(jiān)視和測(cè)量記錄等等。與采購(gòu)、銷售、生產(chǎn)、檢驗(yàn)和交付有關(guān)的記錄主要有：產(chǎn)品要求的評(píng)審記錄、供方評(píng)價(jià)記錄、產(chǎn)品檢驗(yàn)記錄、監(jiān)視和測(cè)量裝置的校準(zhǔn)記錄、統(tǒng)計(jì)技術(shù)的應(yīng)用記錄、顧客投訴及服務(wù)記錄等等。記錄的形式為書面形式（如：書面的表格形式、報(bào)告文件形式等）、硬拷貝、磁盤等電子媒體等形式。文件記錄表格的設(shè)計(jì)、審批、印制和領(lǐng)用。各部門設(shè)計(jì)自己所需的記錄表格，并將空白表格交行政部審核后報(bào)管理者代表或其授權(quán)人審批后交行政部印制。印制好的記錄表格由倉(cāng)庫(kù)負(fù)責(zé)保管，各部門根據(jù)需要從倉(cāng)庫(kù)領(lǐng)用。文件記錄的填寫文件記錄由開展該項(xiàng)活動(dòng)的直接責(zé)任人按要求及時(shí)填寫，填寫要求如下：正確：質(zhì)量記錄所記內(nèi)容必須真實(shí)準(zhǔn)確，填寫方法必須符合規(guī)定要求，字跡清晰，不隨意涂改。需更改的部分采取劃改，但需更改人簽字并注明更改時(shí)間。及時(shí)：按規(guī)定時(shí)間填寫、傳遞，發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)立即糾正。完整、齊全：記錄必須按照格式逐項(xiàng)填寫，如遇到不需填寫的內(nèi)容，應(yīng)在該欄內(nèi)畫“/”。不得空項(xiàng)，文件規(guī)定的各種記錄要作到齊全，簽字手續(xù)完備。文件記錄的管理文件記錄的編號(hào)各種記錄表格也是管理體系文件的一部分，其編號(hào)與對(duì)應(yīng)的體系文件章節(jié)相關(guān)聯(lián)。 質(zhì)量記錄的編號(hào)結(jié)構(gòu)如下：順序號(hào)體系文件章號(hào)表格代號(hào)公司代號(hào)(SME）版本號(hào)修改次編號(hào)含義：1）公司代號(hào):超眾電器(SME)2）體系文件章節(jié)號(hào)：章節(jié)名稱章節(jié)號(hào)管理體系4管理職責(zé)5資源管理6產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)7測(cè)量、分析和改進(jìn)83）表格代號(hào):（FOR）4）順序號(hào):為表格序列號(hào)，以數(shù)字編號(hào)，數(shù)字取值范圍是“01~99”5）版本號(hào):為文件版本號(hào)，以字母編號(hào)，取值范圍是“A、B、C…”6）修改次:為表格修改次數(shù)號(hào),以數(shù)字編號(hào),取值范圍是“0-9”記錄的收集、歸檔、儲(chǔ)存和保管a）記錄按照統(tǒng)一集中、分級(jí)管理相結(jié)合的原則進(jìn)行收集、歸檔、儲(chǔ)存和保管，并做到易于查找。行政部負(fù)責(zé)建立公司《文件記錄清單》。b）負(fù)責(zé)收集、歸檔質(zhì)量記錄的部門，對(duì)每種記錄應(yīng)按月裝訂，并加上封面和標(biāo)識(shí)按月編寫目錄，建立臺(tái)帳，以便檢索和查閱。c）記錄的儲(chǔ)存與保管，必須防火、防潮、防霉、防蟲蛀，經(jīng)常檢查，避免丟失。d）各類記錄的保存期根據(jù)使用情況確定，并在《文件記錄清單》中標(biāo)識(shí)清楚，。文件記錄的查閱、借閱和復(fù)制a）查閱文件記錄，原則上在保管文件記錄的部門進(jìn)行，不得外借，不得涂改、加批和撕頁(yè)，并嚴(yán)格遵守公司保密制度的相關(guān)規(guī)定，如果確實(shí)需要外借，要按《文件管理程序》辦理相關(guān)手續(xù)。b）其他人員需借閱或復(fù)制質(zhì)量記錄的，應(yīng)經(jīng)相應(yīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。文件記錄的處理過期的