“五水共治”檔案規(guī)范

金華市檔案局朱雪民

“五水共治”檔案規(guī)范

金華市檔案局朱雪民

1培訓(xùn)內(nèi)容一、解讀文件二、治水項(xiàng)目檔案規(guī)范化培訓(xùn)內(nèi)容一、解讀文件2一、文件解讀

為規(guī)范治水檔案，2014年4月，市治水辦、市檔案局聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于做好“五水共治”檔案工作的通知》，即8號(hào)文件。文件包括正文和附件二部分。正文部分主要內(nèi)容為：1、加強(qiáng)治水檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，包括：各治水參與單位構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)；檔案部門成立治水檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、組建治水檔案工作協(xié)作組。2、明確各單位職責(zé)任務(wù)治水辦職責(zé)：1、負(fù)責(zé)收集、整理管理類文件（收集范圍、保管期限參照《“五水共治”文件材料歸檔范圍和保管期限表》；2、負(fù)責(zé)對(duì)下級(jí)治水辦、轄區(qū)內(nèi)或所聯(lián)系的治水項(xiàng)目檔案工作指導(dǎo)；3、按檔案管理規(guī)范化的要求，做好檔案數(shù)字化、登記備份及檔案移交工作。一、文件解讀為規(guī)范治水檔案，2014年4月，32、明確各單位職責(zé)任務(wù)

項(xiàng)目責(zé)任單位職責(zé)：

包括建設(shè)單位（鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道為治水項(xiàng)目的業(yè)主）、使用維護(hù)單位、勘探單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等。各自負(fù)責(zé)項(xiàng)目承擔(dān)部分文件材料的收集、整理、歸檔工作。當(dāng)中建設(shè)單位負(fù)責(zé)對(duì)其他責(zé)任單位業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)管的職責(zé)；負(fù)責(zé)開工前各階段和竣工階段形成的文件材料的收集、整理工作；負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目全部檔案的匯總、編號(hào)工作。*重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目須按要求開展檔案登記備份和組織檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。注意：相關(guān)職能部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道都設(shè)置了治水機(jī)構(gòu)，治水機(jī)構(gòu)形成的管理性文件歸入本單位的文書檔案，項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的文件材料應(yīng)歸入項(xiàng)目檔案。2、明確各單位職責(zé)任務(wù)43、技術(shù)要求

主要標(biāo)準(zhǔn)：治水辦：主要形成管理性文件和影像材料為主，采取文書檔案、特種載體檔案管理方法，主要參照標(biāo)準(zhǔn)《“五水共治”文件材料歸檔范圍和保管期限表》《歸檔文件整理規(guī)則》。項(xiàng)目責(zé)任單位：主要形成項(xiàng)目文件材料，采取項(xiàng)目檔案管理方法，主要參照《科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（2008版）、《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔要求與檔案整理規(guī)范》輔助標(biāo)準(zhǔn)：《照片檔案管理規(guī)范》、《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》字跡材料耐久性問題。3、技術(shù)要求主要標(biāo)準(zhǔn)：54、治水檔案的歸屬

市、縣治水機(jī)構(gòu)形成的文件按年度進(jìn)行整理歸檔，治水機(jī)構(gòu)撤銷后向當(dāng)?shù)貦n案館整體移交；相關(guān)職能部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道治水辦形成的治水管理性文件按年度以專（盒）、案卷系列形式或?qū)ｎ惲腥氘?dāng)年度文書檔案整理，按文書檔案移交規(guī)定向當(dāng)?shù)貦n案館移交；治水項(xiàng)目文件材料以項(xiàng)目為單位進(jìn)行整理，勘探、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位保存各自履行職責(zé)過程中形成的檔案，按協(xié)議要求向建設(shè)單位移交2套以上經(jīng)整理的職責(zé)范圍內(nèi)的項(xiàng)目檔案；項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)對(duì)各單位移交檔案的匯總、編號(hào)，其中1套向本單位檔案室移交或向項(xiàng)目使用單位移交，城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)項(xiàng)目向城建檔案館移交1套（可以不整理），農(nóng)村治水項(xiàng)目向鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室移交1套。4、治水檔案的歸屬市、縣治水65、鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道治水檔案管理模式根據(jù)金治水辦（2014）8號(hào)文件要求，一個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道治水辦形成的治水管理性文件，采取文書檔案的整理方法、歸入鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案室管理。由鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道組織實(shí)施的項(xiàng)目形成的檔案，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道負(fù)責(zé)匯總并歸入檔案室統(tǒng)一管理。模式如下：1、治水辦形成的管理性文件與項(xiàng)目文件分開整理。2、治水辦管理性文件歸入當(dāng)年度文書檔案或歸入新設(shè)的“治水類”當(dāng)中的管理類（治水類分設(shè)“管理類”和“項(xiàng)目類）。3、治水項(xiàng)目檔案歸入“治水類”中的“項(xiàng)目類”。4、考慮到鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道組織實(shí)施的治水項(xiàng)目的規(guī)模和數(shù)量，，項(xiàng)目檔案案卷編號(hào)可以“跨項(xiàng)目編號(hào)”。5、鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道治水檔案管理模式根據(jù)金治水辦（27二種模式文書檔案會(huì)計(jì)檔案科技檔案特種載體檔案治水項(xiàng)目檔案1314（專卷或?qū)＞硐盗校┪臅鴻n案會(huì)計(jì)檔案科技檔案特種載體治水檔案

管理類項(xiàng)目類項(xiàng)目檔案案卷排列：項(xiàng)目1項(xiàng)目2項(xiàng)目31、2、3、4、9、10、11、12、1316、17、18、19。。。5、6、7、814、15

二種模式文書檔案8附件:《“五水共治”文件材料歸檔范圍和保管期限表》

從檔案業(yè)務(wù)角度看，《表》起到確保應(yīng)歸檔文件完整的作用。掌握時(shí)注意幾點(diǎn)：1、《表》采取詳簡(jiǎn)結(jié)合的體例：管理性文件詳，項(xiàng)目文件簡(jiǎn)。因此，項(xiàng)目文件歸檔范圍可以參照《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限表》，會(huì)計(jì)、照片等專業(yè)文件材料參照相關(guān)的業(yè)務(wù)規(guī)范。2、歸檔范圍除明確應(yīng)歸檔文件和不歸檔文件材料的界限外，還起到指導(dǎo)文件材料的整理排序的作用。3、靈活處理文件材料的保管期限。附件:《“五水共治”文件材料歸檔范圍和保管期限表》9二、項(xiàng)目檔案規(guī)范化治水工作是以項(xiàng)目形式推進(jìn)的，因此治水工作會(huì)形成大量的項(xiàng)目檔案。項(xiàng)目檔案是指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件，是項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的原始材料，是科技檔案的重要組成部分、重要的門類。管好用好項(xiàng)目檔案，能發(fā)揮其它材料無可替代的作用。它的作用主要有：1、項(xiàng)目維修的條件2、項(xiàng)目再投資的依據(jù)性條件、避免浪費(fèi)3、項(xiàng)目責(zé)任追溯最可靠的文本二、項(xiàng)目檔案規(guī)范化治水工作是以項(xiàng)目形式推進(jìn)10（一）、農(nóng)村治污項(xiàng)目基本情況項(xiàng)目是檔案的形成主體農(nóng)村治污項(xiàng)目種類：清“三河”項(xiàng)目截污納管項(xiàng)目河道清理、河堤加固項(xiàng)目設(shè)施類項(xiàng)目：污水處理廠（一）、農(nóng)村治污項(xiàng)目基本情況項(xiàng)目是檔案的形成主體11（二）、治水項(xiàng)目檔案規(guī)范化工作內(nèi)容一般治水項(xiàng)目：一是項(xiàng)目文件材料的有效性、耐久性。歸檔文件一般應(yīng)當(dāng)原件，因故無原件的，應(yīng)在復(fù)印件上加蓋公章。資料員應(yīng)履行文件有效性、耐久性鑒別的職責(zé)。文件、圖紙須簽字，蓋章必須完備。圖物相符，竣工圖必須加蓋竣工圖章，章內(nèi)各項(xiàng)目簽字必須完備。簽字必須用碳素墨水等耐久性較好的字跡材料。不得使用復(fù)印的白圖做竣工圖歸檔。（二）、治水項(xiàng)目檔案規(guī)范化工作內(nèi)容一般治水項(xiàng)目：12二是項(xiàng)目文件材料收集的完整性：各項(xiàng)目須參照《建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍》，結(jié)合本項(xiàng)目的實(shí)際情況，制定《XX項(xiàng)目文件材料歸檔范圍》。所謂完整就是《歸檔范圍》內(nèi)的文件都必須收集?？紤]到項(xiàng)目檔案的多頭移交，文件收集過程中可以多保存幾份（一般要求2份以上），用于歸檔的文件，原則上不能用于施工現(xiàn)場(chǎng)，保持文件整潔。數(shù)碼照片應(yīng)無污物、無破損、無劃痕、無花點(diǎn)。本單位、直接審批單位形成的管理性文件必須確保原件。為確保文件材料的完整，應(yīng)把項(xiàng)目檔案工作納入合同管理，建設(shè)單位與參建單位簽訂合同時(shí)，應(yīng)有檔案管理方面的專門條款、對(duì)工程評(píng)價(jià)應(yīng)包括項(xiàng)目檔案水平的評(píng)價(jià)。檔案工作應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)同步，實(shí)行全員管理、全過程管理、全方位管理。先上車后補(bǔ)票現(xiàn)象二是項(xiàng)目文件材料收集的完整性：各項(xiàng)目須參照《建設(shè)項(xiàng)目文件材13三是整理的系統(tǒng)性：就是對(duì)歸檔文件的有序排列和編號(hào)工作。項(xiàng)目文件由文件歸檔責(zé)任單位負(fù)責(zé)整理，整理內(nèi)容包括項(xiàng)目文件價(jià)值鑒定、分類和組卷。四是項(xiàng)目檔案移交的及時(shí)性。項(xiàng)目檔案實(shí)行多頭移交，除向項(xiàng)目建設(shè)單位（或使用單位）檔案室移交一套完整的項(xiàng)目檔案以外，城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)的項(xiàng)目，必須向城建檔案館移交。三是整理的系統(tǒng)性：就是對(duì)歸檔文件的有序排列和編號(hào)工作。項(xiàng)目142.縣市級(jí)以上重點(diǎn)治水項(xiàng)目：除一般項(xiàng)目的要求以外，主要有二項(xiàng)特別要求：一是檔案專項(xiàng)驗(yàn)收；二是列入檔案行政管理部門確定的檔案登記備份范圍的重點(diǎn)項(xiàng)目，實(shí)行檔案數(shù)字化及成果的備份。影響治水檔案收集的幾個(gè)問題1、歸檔“主體”不明2、文件收集不“同步”3、臺(tái)帳與檔案界限不清2.縣市級(jí)以上重點(diǎn)治水項(xiàng)目：15造成的后果：1、文件收集不完整。項(xiàng)目文件產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)全過程。根據(jù)國家關(guān)于項(xiàng)目檔案工作的有關(guān)規(guī)定，其形成、積累和管理應(yīng)列入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)或崗位責(zé)任制。并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。實(shí)際情況是工作做得多、檔案留得少。收集不及時(shí)、不同步是造成文件不完整的重要因素。2、復(fù)印件多。不能完全避免，盡可能減少比例。本單位、直接主管部門有意識(shí)地留存多份原件。3、出現(xiàn)不耐久字跡材料。檔案意識(shí)不強(qiáng)。4、文件排列不規(guī)范、案卷美觀度造成的后果：16（三）、如何確保項(xiàng)目文件材料的完整項(xiàng)目文件材料的完整是項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化的第一要求和基礎(chǔ)。要確保文件材料齊全，主要從以下幾個(gè)方面人手：1、提高全員檔案意識(shí)：“積累”意識(shí)、“長(zhǎng)久保存”意識(shí)、“不可再生”意識(shí)。2、增強(qiáng)責(zé)任心：擔(dān)當(dāng)（檔案管理網(wǎng)絡(luò)組成人員的職責(zé)分工）、主動(dòng)（銜接問題）、用心（細(xì)心、專心。良心問題）3、制度的制約：制定制度和制度的落實(shí)（三）、如何確保項(xiàng)目文件材料的完整項(xiàng)目文件材料的完整是項(xiàng)目檔17項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)通過建立相關(guān)的制度，加強(qiáng)對(duì)各參建單位指導(dǎo)和監(jiān)管。重點(diǎn)是“三納入”、“四同步”制度的落實(shí)，把文件材料份數(shù)、圖紙的套數(shù)及質(zhì)量要求納入到施工合同。所謂“三納入”是指檔案工作納入到單位工作計(jì)劃；納入到領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程；納入到有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制和崗位責(zé)任制中?！八耐健笔侵赶逻_(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出文件材料的歸檔要求同步；檢查工程進(jìn)度與檢查文件材料的形成情況同步；評(píng)審鑒定成果與驗(yàn)收、鑒定檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況同步；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)以及科技人員晉級(jí)考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)通過建立相關(guān)的制度，加強(qiáng)對(duì)各參建單位指導(dǎo)和監(jiān)管184、明確治水文件材料收集的職責(zé)。在各治水參與單位中，必須確定一個(gè)主辦單位，負(fù)責(zé)文件的匯總工作。多頭收集、統(tǒng)一匯總。建設(shè)單位：

前期材料（立項(xiàng)、審批、勘探、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、土地征用、拆遷、）、試運(yùn)行文件、驗(yàn)收材料收集和整理；對(duì)全套檔案的匯總和編號(hào)

施工單位：項(xiàng)目竣工文件（施工階段材料、竣工圖）收集整理

監(jiān)理單位：監(jiān)理文件材料收集整理在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任。4、明確治水文件材料收集的職責(zé)。195、檔案資料員自身素質(zhì)的提高，加強(qiáng)工作責(zé)任心。熟練掌握《歸檔范圍》，把好文件質(zhì)量關(guān)。6、文件材料收集的時(shí)間節(jié)點(diǎn)立項(xiàng)（同步）---------開工（半補(bǔ)）-------交工（準(zhǔn)全補(bǔ)）-------試運(yùn)行------（全補(bǔ)）竣工驗(yàn)收5、檔案資料員自身素質(zhì)的提高，加強(qiáng)工作責(zé)任心。熟練掌握《歸檔20（四）、建設(shè)項(xiàng)目檔案特點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案具有成套性特點(diǎn)，圍繞一個(gè)基建項(xiàng)目所形成的檔案是獨(dú)立的整體，在文件材料的收集、整理及檔案管理等方面都體現(xiàn)出成套性的特點(diǎn)。1.多單位形成。一套完整的項(xiàng)目檔案是由各參建單位分頭形成（文件的形成、案卷的形成），最后由建設(shè)單位負(fù)責(zé)匯總、排列、編號(hào)。2.分階段形成。項(xiàng)目建設(shè)大致分前期管理（審批、征地拆遷、招投標(biāo)、勘探、設(shè)計(jì)）、施工（施工資料、竣工圖）、監(jiān)理、竣工及維護(hù)等階段。每個(gè)階段都會(huì)形成文件材料（對(duì)照歸檔范圍）（四）、建設(shè)項(xiàng)目檔案特點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案具有成套213.整理多套性。根據(jù)現(xiàn)有國家的有關(guān)規(guī)定和實(shí)際需要，一般要求整理多套。以滿足多頭移交的需要。建設(shè)單位1套；城建檔案館1套（城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的建筑物、構(gòu)筑物）；列入當(dāng)?shù)貦n案局確定的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案移交目錄的項(xiàng)目，應(yīng)向當(dāng)?shù)貒揖C合檔案館移交1套。這幾套應(yīng)由建設(shè)單位匯總后向有關(guān)部門移交。3.整理多套性。根據(jù)現(xiàn)有國家的有關(guān)規(guī)定和實(shí)際需要，一般要求22（五）、項(xiàng)目檔案整理中的注意事項(xiàng)1.整理前要根據(jù)《歸檔范圍》把歸檔文件收集齊全，開展文件材料補(bǔ)救性收集是必要的。材料完整是整理工作的前提。（數(shù)量要求）2.歸檔文件要符合質(zhì)量要求，簽字完備、字跡耐久。補(bǔ)救工作。（質(zhì)量要求）。3.文件排列要符合規(guī)律性的要求，即有序排列（可以參照《歸檔范圍》的條目排列次序）；處理好總與分、綜合與分項(xiàng)、時(shí)間的先與后的關(guān)系。保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系時(shí)間、問題、階段、文種等。4.預(yù)立卷和預(yù)編號(hào)。項(xiàng)目檔案編號(hào)要與建設(shè)單位、城建檔案館編號(hào)銜接。（五）、項(xiàng)目檔案整理中的注意事項(xiàng)23項(xiàng)目檔案整理基本環(huán)節(jié)1、組卷：階段、專業(yè)、時(shí)間、問題、名稱2、卷內(nèi)文件排列3、編號(hào)(頁號(hào)或件號(hào)）編通號(hào)、件內(nèi)編號(hào)4、填寫卷內(nèi)目錄、備考表5、裝訂(整卷裝訂、按件裝訂、不裝訂）使用科技檔案盒+軟卷皮6、卷面或盒面編目：檔號(hào)（全宗號(hào)、分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、案卷號(hào)）、案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級(jí)7、編制案卷目錄

項(xiàng)目檔案整理基本環(huán)節(jié)24（六）、關(guān)于照片檔案管理收集范圍：事前、事中、事后照片；領(lǐng)導(dǎo)視察；重要會(huì)議、重大活動(dòng)；各類媒體宣傳報(bào)道過程中形成的照片；工程項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的照片（隱蔽工程、事故處理）。照片的鑒定:主題不清、構(gòu)圖重復(fù)、圖像不清、沒有文字說明且無法考證的照片一般不歸檔。照片的整理：分類方法：年度-問題；問題-年度編號(hào)方法：全宗號(hào)-類別號(hào)-案卷號(hào)（冊(cè)號(hào)）-張?zhí)栒掌瑱n案的裝具：照片冊(cè)、光盤冊(cè)、特殊裝具（大幅面照片）（六）、關(guān)于照片檔案管理收集范圍：事前、事中、事后照片；領(lǐng)導(dǎo)25七、重點(diǎn)項(xiàng)目檔案的登記與備份根據(jù)《浙江省重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記備份辦法》的要求，我省從2010年開始實(shí)施重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案的登記備份。檔案登記是檔案行政管理部門對(duì)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作采取的一種監(jiān)管行為，要求各項(xiàng)目在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)填寫《重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表》。登記時(shí)間為：項(xiàng)目開工后6個(gè)月；項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前一個(gè)月；跨年度項(xiàng)目每年年底。項(xiàng)目列入檔案行政管理部門制定的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記備份項(xiàng)目名單的，由項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目檔案數(shù)字化后，進(jìn)行數(shù)字化成果的備份。備份時(shí)間為項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后3個(gè)月內(nèi)。七、重點(diǎn)項(xiàng)目檔案的登記與備份根據(jù)《浙江省重點(diǎn)建26八、重點(diǎn)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收檔案專項(xiàng)驗(yàn)收是國家規(guī)定的一項(xiàng)制度，驗(yàn)收的目的是考量項(xiàng)目檔案規(guī)范化的程度，確保歸檔文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。金華市2012年10月出臺(tái)了《金華市市級(jí)政府投資重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收辦法》，義烏、永康、蘭溪等地也出臺(tái)了相關(guān)的規(guī)范性文件?！掇k法》針對(duì)的主要是政府投資的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目。使用財(cái)政資金項(xiàng)目（國債項(xiàng)目、財(cái)政補(bǔ)貼項(xiàng)目、財(cái)政貼息項(xiàng)目等）參照?qǐng)?zhí)行。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收主要內(nèi)容是項(xiàng)目檔案實(shí)體的規(guī)范化程度，即完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性及檔案保管條件。八、重點(diǎn)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收檔案專項(xiàng)驗(yàn)收是國家規(guī)27重點(diǎn)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的條件重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收是檔案部門審批項(xiàng)目（2006年設(shè)定為行政許可項(xiàng)目，2014年變更為非許可項(xiàng)目）受理工作由市行政服務(wù)中心綜合窗口負(fù)責(zé)。法定審批期限20天，承諾時(shí)間7天。重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的條件：1.主體工程、輔助工程已按批準(zhǔn)的設(shè)計(jì)文件要求建成；2.項(xiàng)目經(jīng)試運(yùn)行，試運(yùn)行考核各項(xiàng)指標(biāo)已達(dá)到設(shè)計(jì)能力；重點(diǎn)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的條件重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收是檔案283.項(xiàng)目檔案已按照國家有關(guān)規(guī)定做好如下工作：(1)從建設(shè)項(xiàng)目的提出、立項(xiàng)、審批、勘察設(shè)計(jì)、施工到竣工驗(yàn)收的全過程檔案已經(jīng)收集齊全并規(guī)范整理；（2）項(xiàng)目檔案分類編號(hào)方案；各種管理規(guī)章制度。(3)編制案卷目錄和工程簡(jiǎn)介；(4)列入重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案登記備份名冊(cè)的項(xiàng)目檔案已經(jīng)進(jìn)行數(shù)字化加工，建成目錄數(shù)據(jù)庫和全文數(shù)據(jù)庫。并按有關(guān)規(guī)定按時(shí)完成向當(dāng)?shù)貒揖C合檔案館的項(xiàng)目檔案登記備份。(5)配備了符合檔案管理要求的工作間、閱覽室和適宜的庫房及必要的檔案保護(hù)設(shè)施。3.項(xiàng)目檔案已按照國家有關(guān)規(guī)定做好如下工作：294.申請(qǐng)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收時(shí)，向受理窗口須提以下材料：①項(xiàng)目檔案驗(yàn)收申請(qǐng)表；②要求檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的報(bào)告；③項(xiàng)目檔案工作總結(jié)材料；④自查評(píng)分表；⑤立項(xiàng)批復(fù)；⑥案卷目錄。4.申請(qǐng)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收時(shí)，向受理窗口須提以下材料：30九、檔案安全問題1.檔案實(shí)體安全A、檔案庫房（地面負(fù)荷）B、檔案保護(hù)“八防”（高溫、潮濕、光、有害氣體、灰塵、害蟲、微生物、防盜）C、檔案借閱制度、保密制度、庫房管理制度、檔案員崗位職責(zé)。2.檔案信息安全檔案數(shù)字化過程安全、檔案信息管理和利用過程的安全（登記備份）九、檔案安全問題1.檔案實(shí)體安全31“五水共治”檔案規(guī)范

金華市檔案局朱雪民

“五水共治”檔案規(guī)范

金華市檔案局朱雪民

32培訓(xùn)內(nèi)容一、解讀文件二、治水項(xiàng)目檔案規(guī)范化培訓(xùn)內(nèi)容一、解讀文件33一、文件解讀

為規(guī)范治水檔案，2014年4月，市治水辦、市檔案局聯(lián)合下發(fā)了《關(guān)于做好“五水共治”檔案工作的通知》，即8號(hào)文件。文件包括正文和附件二部分。正文部分主要內(nèi)容為：1、加強(qiáng)治水檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo)，包括：各治水參與單位構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)；檔案部門成立治水檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、組建治水檔案工作協(xié)作組。2、明確各單位職責(zé)任務(wù)治水辦職責(zé)：1、負(fù)責(zé)收集、整理管理類文件（收集范圍、保管期限參照《“五水共治”文件材料歸檔范圍和保管期限表》；2、負(fù)責(zé)對(duì)下級(jí)治水辦、轄區(qū)內(nèi)或所聯(lián)系的治水項(xiàng)目檔案工作指導(dǎo)；3、按檔案管理規(guī)范化的要求，做好檔案數(shù)字化、登記備份及檔案移交工作。一、文件解讀為規(guī)范治水檔案，2014年4月，342、明確各單位職責(zé)任務(wù)

項(xiàng)目責(zé)任單位職責(zé)：

包括建設(shè)單位（鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道為治水項(xiàng)目的業(yè)主）、使用維護(hù)單位、勘探單位、設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位等。各自負(fù)責(zé)項(xiàng)目承擔(dān)部分文件材料的收集、整理、歸檔工作。當(dāng)中建設(shè)單位負(fù)責(zé)對(duì)其他責(zé)任單位業(yè)務(wù)指導(dǎo)、監(jiān)管的職責(zé)；負(fù)責(zé)開工前各階段和竣工階段形成的文件材料的收集、整理工作；負(fù)責(zé)對(duì)項(xiàng)目全部檔案的匯總、編號(hào)工作。*重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目須按要求開展檔案登記備份和組織檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。注意：相關(guān)職能部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道都設(shè)置了治水機(jī)構(gòu)，治水機(jī)構(gòu)形成的管理性文件歸入本單位的文書檔案，項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的文件材料應(yīng)歸入項(xiàng)目檔案。2、明確各單位職責(zé)任務(wù)353、技術(shù)要求

主要標(biāo)準(zhǔn)：治水辦：主要形成管理性文件和影像材料為主，采取文書檔案、特種載體檔案管理方法，主要參照標(biāo)準(zhǔn)《“五水共治”文件材料歸檔范圍和保管期限表》《歸檔文件整理規(guī)則》。項(xiàng)目責(zé)任單位：主要形成項(xiàng)目文件材料，采取項(xiàng)目檔案管理方法，主要參照《科技檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（2008版）、《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔要求與檔案整理規(guī)范》輔助標(biāo)準(zhǔn)：《照片檔案管理規(guī)范》、《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》字跡材料耐久性問題。3、技術(shù)要求主要標(biāo)準(zhǔn)：364、治水檔案的歸屬

市、縣治水機(jī)構(gòu)形成的文件按年度進(jìn)行整理歸檔，治水機(jī)構(gòu)撤銷后向當(dāng)?shù)貦n案館整體移交；相關(guān)職能部門、鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道治水辦形成的治水管理性文件按年度以專（盒）、案卷系列形式或?qū)ｎ惲腥氘?dāng)年度文書檔案整理，按文書檔案移交規(guī)定向當(dāng)?shù)貦n案館移交；治水項(xiàng)目文件材料以項(xiàng)目為單位進(jìn)行整理，勘探、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位保存各自履行職責(zé)過程中形成的檔案，按協(xié)議要求向建設(shè)單位移交2套以上經(jīng)整理的職責(zé)范圍內(nèi)的項(xiàng)目檔案；項(xiàng)目建設(shè)單位負(fù)責(zé)對(duì)各單位移交檔案的匯總、編號(hào)，其中1套向本單位檔案室移交或向項(xiàng)目使用單位移交，城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)項(xiàng)目向城建檔案館移交1套（可以不整理），農(nóng)村治水項(xiàng)目向鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案室移交1套。4、治水檔案的歸屬市、縣治水375、鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道治水檔案管理模式根據(jù)金治水辦（2014）8號(hào)文件要求，一個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道治水辦形成的治水管理性文件，采取文書檔案的整理方法、歸入鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道檔案室管理。由鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道組織實(shí)施的項(xiàng)目形成的檔案，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道負(fù)責(zé)匯總并歸入檔案室統(tǒng)一管理。模式如下：1、治水辦形成的管理性文件與項(xiàng)目文件分開整理。2、治水辦管理性文件歸入當(dāng)年度文書檔案或歸入新設(shè)的“治水類”當(dāng)中的管理類（治水類分設(shè)“管理類”和“項(xiàng)目類）。3、治水項(xiàng)目檔案歸入“治水類”中的“項(xiàng)目類”。4、考慮到鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道組織實(shí)施的治水項(xiàng)目的規(guī)模和數(shù)量，，項(xiàng)目檔案案卷編號(hào)可以“跨項(xiàng)目編號(hào)”。5、鄉(xiāng)鎮(zhèn)街道治水檔案管理模式根據(jù)金治水辦（238二種模式文書檔案會(huì)計(jì)檔案科技檔案特種載體檔案治水項(xiàng)目檔案1314（專卷或?qū)＞硐盗校┪臅鴻n案會(huì)計(jì)檔案科技檔案特種載體治水檔案

管理類項(xiàng)目類項(xiàng)目檔案案卷排列：項(xiàng)目1項(xiàng)目2項(xiàng)目31、2、3、4、9、10、11、12、1316、17、18、19。。。5、6、7、814、15

二種模式文書檔案39附件:《“五水共治”文件材料歸檔范圍和保管期限表》

從檔案業(yè)務(wù)角度看，《表》起到確保應(yīng)歸檔文件完整的作用。掌握時(shí)注意幾點(diǎn)：1、《表》采取詳簡(jiǎn)結(jié)合的體例：管理性文件詳，項(xiàng)目文件簡(jiǎn)。因此，項(xiàng)目文件歸檔范圍可以參照《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限表》，會(huì)計(jì)、照片等專業(yè)文件材料參照相關(guān)的業(yè)務(wù)規(guī)范。2、歸檔范圍除明確應(yīng)歸檔文件和不歸檔文件材料的界限外，還起到指導(dǎo)文件材料的整理排序的作用。3、靈活處理文件材料的保管期限。附件:《“五水共治”文件材料歸檔范圍和保管期限表》40二、項(xiàng)目檔案規(guī)范化治水工作是以項(xiàng)目形式推進(jìn)的，因此治水工作會(huì)形成大量的項(xiàng)目檔案。項(xiàng)目檔案是指經(jīng)過鑒定、整理并歸檔的項(xiàng)目文件，是項(xiàng)目建設(shè)過程中形成的原始材料，是科技檔案的重要組成部分、重要的門類。管好用好項(xiàng)目檔案，能發(fā)揮其它材料無可替代的作用。它的作用主要有：1、項(xiàng)目維修的條件2、項(xiàng)目再投資的依據(jù)性條件、避免浪費(fèi)3、項(xiàng)目責(zé)任追溯最可靠的文本二、項(xiàng)目檔案規(guī)范化治水工作是以項(xiàng)目形式推進(jìn)41（一）、農(nóng)村治污項(xiàng)目基本情況項(xiàng)目是檔案的形成主體農(nóng)村治污項(xiàng)目種類：清“三河”項(xiàng)目截污納管項(xiàng)目河道清理、河堤加固項(xiàng)目設(shè)施類項(xiàng)目：污水處理廠（一）、農(nóng)村治污項(xiàng)目基本情況項(xiàng)目是檔案的形成主體42（二）、治水項(xiàng)目檔案規(guī)范化工作內(nèi)容一般治水項(xiàng)目：一是項(xiàng)目文件材料的有效性、耐久性。歸檔文件一般應(yīng)當(dāng)原件，因故無原件的，應(yīng)在復(fù)印件上加蓋公章。資料員應(yīng)履行文件有效性、耐久性鑒別的職責(zé)。文件、圖紙須簽字，蓋章必須完備。圖物相符，竣工圖必須加蓋竣工圖章，章內(nèi)各項(xiàng)目簽字必須完備。簽字必須用碳素墨水等耐久性較好的字跡材料。不得使用復(fù)印的白圖做竣工圖歸檔。（二）、治水項(xiàng)目檔案規(guī)范化工作內(nèi)容一般治水項(xiàng)目：43二是項(xiàng)目文件材料收集的完整性：各項(xiàng)目須參照《建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍》，結(jié)合本項(xiàng)目的實(shí)際情況，制定《XX項(xiàng)目文件材料歸檔范圍》。所謂完整就是《歸檔范圍》內(nèi)的文件都必須收集?？紤]到項(xiàng)目檔案的多頭移交，文件收集過程中可以多保存幾份（一般要求2份以上），用于歸檔的文件，原則上不能用于施工現(xiàn)場(chǎng)，保持文件整潔。數(shù)碼照片應(yīng)無污物、無破損、無劃痕、無花點(diǎn)。本單位、直接審批單位形成的管理性文件必須確保原件。為確保文件材料的完整，應(yīng)把項(xiàng)目檔案工作納入合同管理，建設(shè)單位與參建單位簽訂合同時(shí)，應(yīng)有檔案管理方面的專門條款、對(duì)工程評(píng)價(jià)應(yīng)包括項(xiàng)目檔案水平的評(píng)價(jià)。檔案工作應(yīng)與項(xiàng)目建設(shè)同步，實(shí)行全員管理、全過程管理、全方位管理。先上車后補(bǔ)票現(xiàn)象二是項(xiàng)目文件材料收集的完整性：各項(xiàng)目須參照《建設(shè)項(xiàng)目文件材44三是整理的系統(tǒng)性：就是對(duì)歸檔文件的有序排列和編號(hào)工作。項(xiàng)目文件由文件歸檔責(zé)任單位負(fù)責(zé)整理，整理內(nèi)容包括項(xiàng)目文件價(jià)值鑒定、分類和組卷。四是項(xiàng)目檔案移交的及時(shí)性。項(xiàng)目檔案實(shí)行多頭移交，除向項(xiàng)目建設(shè)單位（或使用單位）檔案室移交一套完整的項(xiàng)目檔案以外，城市規(guī)劃區(qū)內(nèi)的項(xiàng)目，必須向城建檔案館移交。三是整理的系統(tǒng)性：就是對(duì)歸檔文件的有序排列和編號(hào)工作。項(xiàng)目452.縣市級(jí)以上重點(diǎn)治水項(xiàng)目：除一般項(xiàng)目的要求以外，主要有二項(xiàng)特別要求：一是檔案專項(xiàng)驗(yàn)收；二是列入檔案行政管理部門確定的檔案登記備份范圍的重點(diǎn)項(xiàng)目，實(shí)行檔案數(shù)字化及成果的備份。影響治水檔案收集的幾個(gè)問題1、歸檔“主體”不明2、文件收集不“同步”3、臺(tái)帳與檔案界限不清2.縣市級(jí)以上重點(diǎn)治水項(xiàng)目：46造成的后果：1、文件收集不完整。項(xiàng)目文件產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)全過程。根據(jù)國家關(guān)于項(xiàng)目檔案工作的有關(guān)規(guī)定，其形成、積累和管理應(yīng)列入項(xiàng)目建設(shè)計(jì)劃和有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)或崗位責(zé)任制。并有相應(yīng)的檢查、控制及考核措施。實(shí)際情況是工作做得多、檔案留得少。收集不及時(shí)、不同步是造成文件不完整的重要因素。2、復(fù)印件多。不能完全避免，盡可能減少比例。本單位、直接主管部門有意識(shí)地留存多份原件。3、出現(xiàn)不耐久字跡材料。檔案意識(shí)不強(qiáng)。4、文件排列不規(guī)范、案卷美觀度造成的后果：47（三）、如何確保項(xiàng)目文件材料的完整項(xiàng)目文件材料的完整是項(xiàng)目檔案管理規(guī)范化的第一要求和基礎(chǔ)。要確保文件材料齊全，主要從以下幾個(gè)方面人手：1、提高全員檔案意識(shí)：“積累”意識(shí)、“長(zhǎng)久保存”意識(shí)、“不可再生”意識(shí)。2、增強(qiáng)責(zé)任心：擔(dān)當(dāng)（檔案管理網(wǎng)絡(luò)組成人員的職責(zé)分工）、主動(dòng)（銜接問題）、用心（細(xì)心、專心。良心問題）3、制度的制約：制定制度和制度的落實(shí)（三）、如何確保項(xiàng)目文件材料的完整項(xiàng)目文件材料的完整是項(xiàng)目檔48項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)通過建立相關(guān)的制度，加強(qiáng)對(duì)各參建單位指導(dǎo)和監(jiān)管。重點(diǎn)是“三納入”、“四同步”制度的落實(shí)，把文件材料份數(shù)、圖紙的套數(shù)及質(zhì)量要求納入到施工合同。所謂“三納入”是指檔案工作納入到單位工作計(jì)劃；納入到領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程；納入到有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制和崗位責(zé)任制中?！八耐健笔侵赶逻_(dá)計(jì)劃任務(wù)與提出文件材料的歸檔要求同步；檢查工程進(jìn)度與檢查文件材料的形成情況同步；評(píng)審鑒定成果與驗(yàn)收、鑒定檔案材料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況同步；上報(bào)登記和評(píng)審獎(jiǎng)勵(lì)以及科技人員晉級(jí)考核與檔案部門出具專題歸檔情況證明材料同步。項(xiàng)目建設(shè)單位應(yīng)通過建立相關(guān)的制度，加強(qiáng)對(duì)各參建單位指導(dǎo)和監(jiān)管494、明確治水文件材料收集的職責(zé)。在各治水參與單位中，必須確定一個(gè)主辦單位，負(fù)責(zé)文件的匯總工作。多頭收集、統(tǒng)一匯總。建設(shè)單位：

前期材料（立項(xiàng)、審批、勘探、設(shè)計(jì)、招投標(biāo)、土地征用、拆遷、）、試運(yùn)行文件、驗(yàn)收材料收集和整理；對(duì)全套檔案的匯總和編號(hào)

施工單位：項(xiàng)目竣工文件（施工階段材料、竣工圖）收集整理

監(jiān)理單位：監(jiān)理文件材料收集整理在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項(xiàng)目文件以及所提交文件的整理、歸檔責(zé)任。4、明確治水文件材料收集的職責(zé)。505、檔案資料員自身素質(zhì)的提高，加強(qiáng)工作責(zé)任心。熟練掌握《歸檔范圍》，把好文件質(zhì)量關(guān)。6、文件材料收集的時(shí)間節(jié)點(diǎn)立項(xiàng)（同步）---------開工（半補(bǔ)）-------交工（準(zhǔn)全補(bǔ)）-------試運(yùn)行------（全補(bǔ)）竣工驗(yàn)收5、檔案資料員自身素質(zhì)的提高，加強(qiáng)工作責(zé)任心。熟練掌握《歸檔51（四）、建設(shè)項(xiàng)目檔案特點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案具有成套性特點(diǎn)，圍繞一個(gè)基建項(xiàng)目所形成的檔案是獨(dú)立的整體，在文件材料的收集、整理及檔案管理等方面都體現(xiàn)出成套性的特點(diǎn)。1.多單位形成。一套完整的項(xiàng)目檔案是由各參建單位分頭形成（文件的形成、案卷的形成），最后由建設(shè)單位負(fù)責(zé)匯總、排列、編號(hào)。2.分階段形成。項(xiàng)目建設(shè)大致分前期管理（審批、征地拆遷、招投標(biāo)、勘探、設(shè)計(jì)）、施工（施工資料、竣工圖）、監(jiān)理、竣工及維護(hù)等階段。每個(gè)階段都會(huì)形成文件材料（對(duì)照歸檔范圍）（四）、建設(shè)項(xiàng)目檔案特點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案具有成套523.整理多套性。根據(jù)現(xiàn)有國家的有關(guān)規(guī)定和實(shí)際需要，一般要求整理多套。以滿足多頭移交的需要。建設(shè)單位1套；城建檔案館1套（城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的建筑物、構(gòu)筑物）；列入當(dāng)?shù)貦n案局確定的重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案移交目錄的項(xiàng)目，應(yīng)向當(dāng)?shù)貒揖C合檔案館移交1套。這幾套應(yīng)由建設(shè)單位匯總后向有關(guān)部門移交。3.整理多套性。根據(jù)現(xiàn)有國家的有關(guān)規(guī)定和實(shí)際需要，一般要求53（五）、項(xiàng)目檔案整理中的注意事項(xiàng)1.整理前要根據(jù)《歸檔范圍》把歸檔文件收集齊全，開展文件材料補(bǔ)救性收集是必要的。材料完整是整理工作的前提。（數(shù)量要求）2.歸檔文件要符合質(zhì)量要求，簽字完備、字跡耐久。補(bǔ)救工作。（質(zhì)量要求）。3.文件排列要符合規(guī)律性的要求，即有序排列（可以參照《歸檔范圍》的條目排列次序）；處理好總與分、綜合與分項(xiàng)、時(shí)間的先與后的關(guān)系。保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系時(shí)間、問題、階段、文種等。4.預(yù)立卷和預(yù)編號(hào)。項(xiàng)目檔案編號(hào)要與建設(shè)單位、城建檔案館編號(hào)銜接。（五）、項(xiàng)目檔案整理中的注意事項(xiàng)54項(xiàng)目檔案整理基本環(huán)節(jié)1、組卷：階段、專業(yè)、時(shí)間、問題、名稱2、卷內(nèi)文件排列3、編號(hào)(頁號(hào)或件號(hào)）編通號(hào)、件內(nèi)編號(hào)4、填寫卷內(nèi)目錄、備考表5、裝訂(整卷裝訂、按件裝訂、不裝訂）使用科技檔案盒+軟卷皮6、卷面或盒面編目：檔號(hào)（全宗號(hào)、分類號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、案卷號(hào)）、案卷題名、立卷單位、起止日期、保管期限、密級(jí)7、編制案卷目錄

項(xiàng)目檔案整理基本環(huán)節(jié)55（六）、關(guān)于照片檔案管理收集范圍：事前、事中、事后照片；領(lǐng)導(dǎo)視察；重要會(huì)議、重大活動(dòng)；各類媒體宣傳報(bào)道過程中形成的照片；工程項(xiàng)目建設(shè)過程中形成