商務(wù)英語(yǔ)信件寫作的簡(jiǎn)潔原則商務(wù)英語(yǔ)信件寫作的簡(jiǎn)潔原則商務(wù)英語(yǔ)信件寫作的簡(jiǎn)潔原則商務(wù)英語(yǔ)信件寫作的簡(jiǎn)潔原則商務(wù)英語(yǔ)信件寫作的簡(jiǎn)潔原則隨著全球經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)度的不斷發(fā)展，世界范圍內(nèi)的經(jīng)濟(jì)合作與溝通也在不斷增加。人們不能能跟自己的貿(mào)易伙伴一一親自會(huì)面協(xié)商。而且我們常常需要將自己的貿(mào)易伙伴做出的各種許諾變成有籍可查的文字記錄。這時(shí)商務(wù)信件就成了取代親自拜會(huì)的一種低價(jià)有效的溝通媒介。我們給貿(mào)易伙伴的每一封信都代表著自己所在公司的形象，顯示著公司的水平和實(shí)力。“一封好的商務(wù)信件有助于促進(jìn)和發(fā)展同客戶的關(guān)系，在促進(jìn)達(dá)成新的業(yè)務(wù)方面起著積極的作用?！保ㄕ浴兜つ釥枴た夏岬戏椒ǎ轰N售信創(chuàng)立的奇景》）因此在寫作時(shí)我們應(yīng)該嚴(yán)格遵守而且靈便運(yùn)用“7C”原則：Completeness

（完滿）

Concreteness

（詳細(xì)）Correctness

（正確）

Conciseness

（簡(jiǎn)潔）Clearness

（清楚）

Courtesy

（禮貌）Conscientiousness（誠(chéng)意）這七個(gè)原則是商務(wù)信件寫作的最基本的指導(dǎo)原則，關(guān)于寫好一封商務(wù)信件起著很重要的作用。我們知道，在商務(wù)活動(dòng)中，時(shí)間和效率關(guān)于每一個(gè)商務(wù)人士來(lái)說(shuō)都是特別重要的。在和自己的貿(mào)易伙伴合作和溝通的每一個(gè)環(huán)節(jié)上，我們都要盡可能地減少給對(duì)方造成時(shí)間浪費(fèi)，以便對(duì)方能夠在同我們的商務(wù)交往中提高效率。寫作商務(wù)信件最直接的目的就是進(jìn)行有效的溝通和溝通，簡(jiǎn)潔的表達(dá)與有效率的掌握分寸是最重要的。因此，商務(wù)信件的寫作要點(diǎn)應(yīng)向來(lái)放在“效率”二字上，短小干練、切中要點(diǎn)。簡(jiǎn)潔就是用最簡(jiǎn)單的話語(yǔ)正確地表達(dá)自己的意思。而無(wú)需以犧牲完滿、詳細(xì)、禮貌為代價(jià)。一般不需要禮儀性地寒暄，最好是斬釘截鐵、直入主題；語(yǔ)言精練，要言不煩。信件中的冗言必定省去，盡可能地將交易的詳細(xì)事項(xiàng)整理后，簡(jiǎn)潔地向?qū)Ψ疥愂觯M可能地防備毫無(wú)要點(diǎn)而羅嗦冗長(zhǎng)地寫上好幾張的狀況。讓對(duì)方很清楚地認(rèn)識(shí)你想說(shuō)什么，特別輕易地意會(huì)你的妄圖，從而快捷迅速地做出反應(yīng)。在商務(wù)寫作過(guò)程中，筆者認(rèn)為簡(jiǎn)潔是最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，同時(shí)也是最難做到的。因此下面我將對(duì)簡(jiǎn)潔原則從全文組織結(jié)構(gòu)、段落、句子和詞匯這四個(gè)方面作一些研究和商議。一、壓縮篇幅，刪繁就簡(jiǎn)。（一）3W式結(jié)構(gòu)。一封商務(wù)信件的全文結(jié)構(gòu)能夠用detailedreason?(第二部分)

3W來(lái)表示，即：Whydoyouwritetheletter?(；Whatdoyouexpectyourreadertodo?(

第一部分)；What’sthe第三部分)。我們?cè)谏衔闹幸呀?jīng)提到過(guò)，商務(wù)信件寫作的最主要目的就是溝通和溝通。收信人或許每天都要看很多的信件，一封冗長(zhǎng)、拖沓、空洞、開頭就不得要領(lǐng)的信件第一眼看到會(huì)讓人感覺(jué)厭煩，從而對(duì)寫信人的印象大打折扣。1、第一部分（Whydoyouwritetheletter?）：在信件的一開頭就要目的明確、簡(jiǎn)潔簡(jiǎn)要告訴讀信者為什么要寫這封信，如：例（１）：IamreplyingtoyourletterofApril15askingustoclearourMarchpayment.這樣的開頭直接告訴對(duì)方寫信是為了回復(fù)對(duì)方4月15日讓己方對(duì)三月份的訂貨付款的來(lái)信。這樣能夠使得讀信人立刻知道寫信的妄圖,在讀信的時(shí)候能夠有充分的心理準(zhǔn)備,或許把注意力集中在問(wèn)題的要點(diǎn)上。不會(huì)由于一些沒(méi)關(guān)緊迫的寒暄而分別注意力。在這方面，我們最應(yīng)該注意的就是防備中國(guó)式的寒暄和問(wèn)候，不要為了追求客氣而落入俗套。例（２）：ItwasalongtimesinceIsawyouinQingDao3monthsago.這樣的信件開頭不但羅嗦、冗長(zhǎng)，而且會(huì)給收信人一種錯(cuò)覺(jué)：這是一封朋友之間相互問(wèn)候的個(gè)人信件。因而將它擱置一邊，待自己較為悠閑時(shí)再看，很可能會(huì)由于延緩閱讀而給雙方帶來(lái)無(wú)可填充的損失。2、第二部分（What’sthedetailedreason?）：即商務(wù)信件的征文，表達(dá)事實(shí)或許原因來(lái)支持信里的第一句。會(huì)顯出你鄭重其事、思想周祥。把所要列舉的事實(shí)或許原因合并成最重要的一點(diǎn)或許兩點(diǎn)，在不影響清楚正確的基礎(chǔ)上越簡(jiǎn)潔越好。如：例（３）：Iapologizefornotsettlingtheaccountantsooner,butbecauseoftheunfortunatediseaseofMrs.Lund,ouraccountant.Wearenotabletosettleanyofouroutstandingbalance.簡(jiǎn)潔地告訴對(duì)方未準(zhǔn)時(shí)付款的原因是由于會(huì)計(jì)生病了，沒(méi)有一句節(jié)余的話，既講解了未準(zhǔn)時(shí)付款的原因，又道了歉。沒(méi)有讓人感覺(jué)既厭煩又煩人的羅嗦。要記?。耗悴皇窍虢o收信人添麻煩，而是想讓他贊成你的建議，接受你的要求。因此，寫商務(wù)英文信件的一個(gè)主要原則和技巧就是要寫的簡(jiǎn)潔理解。3、第三部分

(Whatdoyouexpectyourreadertodo?)

：結(jié)尾是提出要求或許提請(qǐng)注意。不要有任何多余的話，由于那樣可能會(huì)使寫信人的要求不夠明確突出，簡(jiǎn)潔的表達(dá)更能突出要點(diǎn)，以便對(duì)方對(duì)你的來(lái)信及信中提到的內(nèi)容做出及時(shí)迅速的辦理。如：例（４）:Pleasefindenclosedthecheckfor1,000,000dollarsandinformusthereceipt.短短的一句話就告訴了對(duì)方兩層意思：①隨信附上了100萬(wàn)美元的支票；②碰到支票后請(qǐng)通知寫信人。以上例（１）、（３）、（４）組成了一封要點(diǎn)突出、清楚理解的商務(wù)回復(fù)信。簡(jiǎn)潔簡(jiǎn)要，沒(méi)有一句冗言、空話，也沒(méi)有一句虛禮客氣。套用一句夸贊美女的話說(shuō)就是“增之一分嫌多，減之一分嫌少?！?，可謂商務(wù)英文信件中的上佳之作。自然，我們還需要注意要求簡(jiǎn)潔其實(shí)不是要使商務(wù)信件像電報(bào)相同，沒(méi)有一個(gè)節(jié)余的詞。有時(shí)為了給書信增添幾分人情味，加上一些詞語(yǔ)和句子也屬于商務(wù)書信寫作的一種策略和技巧。問(wèn)題是寫作者如何掌握好“簡(jiǎn)”和“繁”之間的這個(gè)“度”。刪繁就簡(jiǎn)是必定的，可是我們主張刪除的是那些不增加任何新的信息的無(wú)實(shí)際意義的、重復(fù)和負(fù)擔(dān)的字、詞、短語(yǔ)和句子。（二）防備客氣羅嗦、語(yǔ)義重復(fù)。若是能夠用40個(gè)字寫完一封信,卻花了100個(gè)字作長(zhǎng)篇累牘的表達(dá),這樣的寫作者實(shí)在是最令人厭煩的時(shí)間殺手。不但浪費(fèi)了自己的時(shí)間，也給別人帶來(lái)了不用要的麻煩。因此在寫作商務(wù)信件時(shí)要盡可能地使用通俗易懂的語(yǔ)言作簡(jiǎn)潔簡(jiǎn)要的陳述，防備用迂腐的套話（cliché）和沒(méi)有什么實(shí)質(zhì)意義的詞語(yǔ)。刪掉那些不用要的羅嗦的字句。如：例（５）：Wewouldliketoknowwhetheryouwouldallowustoextendthetimeofshipmentfortwentydays.Andifyouwouldbesokindastoallowustodoso,kindlygiveusyourreplybyfaxwithoutdelay.（我們很想知道您可否贊成我們將交貨時(shí)間延期二十天，若是你方友好地同意我方延期二十天交貨，請(qǐng)速電復(fù)無(wú)誤。）本句由４２個(gè)單詞組成，要求將交貨日期延緩二十天。表達(dá)上的過(guò)分客氣使得句子冗長(zhǎng)而不清楚。而且，“toextendthetimeofshipmentfortwentydays.這一表”達(dá)在意義上也很含糊，為了更好的表達(dá)主要意思，這句能夠改寫為：PleasereplybyfaximmediatelyifyouwillallowustodelaytheshipmentuntilApril21.(若是一致我方將交貨時(shí)間延期至四月二十一日，請(qǐng)速電復(fù)。)例（６）:WithreferencetoyourrequestforanextensiononyournoteunderdateofMarch20,wehaveconsideredthemattercarefullyandarepleasedtotellyouthatwewillbewillingtoallowyouanadditional90daystomakepaymentonyournote.這段話只有一個(gè)要點(diǎn)，那就是寫信者很愿意多給讀信者90天的時(shí)間來(lái)支付3月20日到期的貨款。可就在這段話中有兩句節(jié)余的話。第一句“WithreferencetoyourrequestforanextensiononyournoteunderdateofMarch20

純”屬節(jié)余，由于這是給對(duì)方的回信，只要寫信者提到贊成放寬付款限時(shí)，讀信者就必然知道是關(guān)于何事。第二句是

“wehaveconsideredthemattercarefullyand

”放寬付款限時(shí)在一項(xiàng)商業(yè)貿(mào)易中是一件很重要的大事，任何人都會(huì)慎重考慮的，對(duì)方從你的口氣中已經(jīng)知道了你是經(jīng)過(guò)深思熟慮此后才做的決定。在這里寫出來(lái)不但顯得多此一舉，而且會(huì)使讀信人感覺(jué)寫信人有一種施恩情給自己的意思，極其不禮貌。依照以上解析，原稿能夠更正為：Wearepleasedtoallowyouanadditional90daystopayyournotedatedMarch20.你會(huì)發(fā)現(xiàn)原稿（英文）一共用了46個(gè)字，而更正后的只用了17個(gè)字。如你所見(jiàn)，刪除節(jié)余的字詞并沒(méi)有損語(yǔ)意的清楚程度，此次的文字手術(shù)反而更加突出了所要傳達(dá)的信息。二、給“肥胖”的段落“瘦身”。在商務(wù)英文信件寫作中，我們要小心防備寫出那些讓讀信人一看就得摒氣凝神的“肥胖”段落。整塊整塊密實(shí)的文字，在每天要讀十幾封甚至幾十封信的讀信人看來(lái)，就像一座座的大山聳立于眼前，成為閱讀的最大阻擋。會(huì)讓人由于認(rèn)真理上的原因感覺(jué)你在羅嗦寫空話。因此，寫作者應(yīng)該想盡所有方法給它們“瘦身”。把較長(zhǎng)的段落拆解成幾段。一般的劃分段落的原則是“一個(gè)段落只表達(dá)一個(gè)意思（Aparagraphforeachpointisagoodgeneralrule.）”（摘自周邦友《英語(yǔ)應(yīng)用文大典》第７６頁(yè)）如：例（７）：ItisreportedinadomesticnewspaperthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirbusinessofopeninganewletterofcreditasfromthe3rdMayforfinancialreasonofforeigncurrency.Althoughitissaidthatthisarrangementwouldbeatemporaryoneandwithestablishmentofnewimportpolicythisemergencyarrangementwouldbelifted,wearemuchconcernedabouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIranandshallbeobligedifyouwillkindlykeepuswelladvisedofdevelopmentofthisnewarrangementespeciallyinconnectionwithimportfromFrance.以上這封信只有一段，共有兩句話。第一句39字，第二句66句。讀后誠(chéng)然能基本認(rèn)識(shí)其內(nèi)容，但讀起來(lái)很不愉快。而且看起來(lái)肥胖，信的內(nèi)容大體有三點(diǎn)：１．伊朗中央銀行因外匯原因，通知個(gè)商業(yè)銀行從五月三日起停止開立信用證；２．這臨時(shí)措施，新的進(jìn)口政策一訂，這個(gè)措施可能取消；３．希望對(duì)方隨時(shí)見(jiàn)告有關(guān)狀況。依照這三點(diǎn)，合適地域分段落，把信重新改寫以下：ItisreportedthattheIranianCentralBankhasinstructedthecommercialbankstosuspendtheirissuingnewLettersofCreditasfromthe3rdMaybecauseofitsdecreasingforeigncurrencyfunds.Furthermoreitissaidthatthesuspensionseemsatemporaryoneandwillbereleasedwithestablishmentifanewimportpolicy.Wearemuchconcerned,however,abouttheoutcomeofthismovementtowardrestrictionofimporttoIran.We,therefore,shallbeobligedifyouwillkeepuswellinformedofdevelopmentofthisnewstateofaffairs,especiallyinconnectionwithimportsfromFrance.修悔過(guò)后的段落并沒(méi)有增加或許減少任何一個(gè)詞語(yǔ)，也沒(méi)有改變?cè)瓉?lái)句子的意思或許表達(dá)方式，可是依照意思將其合適地域分了段落。較之原文，更正后的信件讀起來(lái)比較清楚易懂，看起來(lái)也很精練，更加簡(jiǎn)單讓人接受。三、句子精練，避長(zhǎng)就短。句子是寫作的基礎(chǔ)，沒(méi)有句子就沒(méi)有段落，也就沒(méi)有作品。清楚、簡(jiǎn)潔的寫作簡(jiǎn)單啟示和說(shuō)服別人。這些寫作是以結(jié)構(gòu)合理、有說(shuō)服力的句子為基礎(chǔ)的。（摘自檀文茹《合用商務(wù)英文寫作》第９頁(yè)。）一位深受美國(guó)人尊敬，一項(xiàng)主張不寫長(zhǎng)句，不羅嗦的美國(guó)參議員StephenYoung每次碰到邀請(qǐng)參加會(huì)議、宴會(huì)、演講時(shí)，他的回信只有四個(gè)字：Iwillbethere(我會(huì)到).簡(jiǎn)單了然。也從前有人打趣說(shuō)“商務(wù)英語(yǔ)信函寫作的句子，就應(yīng)該像漂亮姑娘的迷你裙－－越短越好”。平時(shí)商務(wù)人士每天都有大量的商務(wù)信件要讀，對(duì)斬釘截鐵、長(zhǎng)話短說(shuō)、直接切題的信件特別歡迎。而且“簡(jiǎn)單的語(yǔ)言其實(shí)不意味著思想過(guò)分簡(jiǎn)單化，簡(jiǎn)單的語(yǔ)言也能夠儲(chǔ)蓄著潛藏的豐富的思想。長(zhǎng)和復(fù)雜的句子有時(shí)會(huì)更簡(jiǎn)單引起不用要的理解阻擋。”因此，寫信要求長(zhǎng)話短說(shuō)，在不影響意思表達(dá)清楚正確的前提下，句子越短越好，一句話能用兩個(gè)詞表達(dá)清楚的，據(jù)對(duì)不再增加任何一個(gè)單詞。想要做到句子的簡(jiǎn)潔，必定作到以下幾種狀況：（一）依照意思拆分復(fù)合句。長(zhǎng)的復(fù)合句也能表達(dá)清楚所要表達(dá)的意思，可是會(huì)讓人看起也比較費(fèi)力。若是我們依照意思或許邏輯關(guān)系將它們拆分為一些簡(jiǎn)單的單句，就能使閱讀變得更加簡(jiǎn)單了然，使讀信人更簡(jiǎn)單理解和掌握信件的要旨。如：例（８）：Regardlessoftheseseniority,allemployeeswhohopetobepromptedwillcontinuetheireducationeitherbyenrollinginthespecialcoursestobeofferedbytheABCcompany,scheduledtobegivenallthenexteightSaturdaysbeginningonJanuary24orbytakingapprovedcorrespondencecoursesselectedfromalistavailableintheStaffDevelopmentoffice.這是一個(gè)專與過(guò)長(zhǎng)的從句，我們能夠按一下方法將其改寫為簡(jiǎn)單的句子：１、增加標(biāo)志性詞語(yǔ)。如first,second等這些序數(shù)詞。Regardlessofthisseniority,allemployeeswhohopetobepromptedwillcontinuetheireducationintwoways.First,theymayenrollinthespecialcoursestobeofferedbytheABCCompany,scheduledtobegivenallthenexteightSaturdaysbeginningonJanuary24.Second,theymaytakeapprovedcorrespondencecoursesselectedfromalistavailableintheStaffDevelopmentoffice.２、用項(xiàng)目符號(hào)來(lái)劃分。Regardlessofthisseniority,allemployeeswhohopetobepromptedwillcontinuetheireducationinoneofthetwoways:●byenrollinginthespecialcoursestobeofferedbytheABCcompany,scheduledtobegivenallthenexteightSaturdaysbeginningonJanuary24,orbytakingapprovedcorrespondencecoursesselectedfromalistavailableintheStaffDevelopmentoffice.(二)將一些支離破碎的簡(jiǎn)單句整理組合。一般地來(lái)說(shuō)，我們不主張寫長(zhǎng)的句子。但這也其實(shí)不是絕對(duì)的，由于“簡(jiǎn)潔句其實(shí)不是簡(jiǎn)單句，而是只用簡(jiǎn)潔的文字把意思表達(dá)清楚?！保ㄕ院律蹅悺洞髮W(xué)英語(yǔ)應(yīng)試寫作與應(yīng)用寫作》第３３頁(yè)）。有些時(shí)候我們會(huì)在商務(wù)信件中看見(jiàn)很多的結(jié)構(gòu)周邊、意思表達(dá)連結(jié)的單句。在這種狀況下，若是把這些單句整理組合成一個(gè)或許兩個(gè)結(jié)構(gòu)其實(shí)不復(fù)雜的復(fù)合句，合理地使用一些連詞或許代詞，就會(huì)使得句子更加干練，篇幅更加短小。而且，還能夠使句子在意義上更加連結(jié)，結(jié)構(gòu)上更加緊湊。如：例（９）：①WehavereceivedyoursamplesyousentthesamplestousonNovember20.Thankyouverymuch.That’sjustwhatcanfulfillourorderplan.Sowearepleasedtoplaceanorder.Andwehaveenclosedourordersheetwiththisletter.這些單句在表達(dá)上并沒(méi)有什么問(wèn)題，而且也特別連結(jié)，可是我們不難發(fā)現(xiàn)它們的結(jié)構(gòu)不夠緊湊。我們能夠?qū)⑵湔斫M合為一個(gè)復(fù)合句以下：ThankyouforyoursamplesyousenttousonNovember.Wearepleasedtoplaceanorderasspecifiedontheenclosedordersheet.原來(lái)的五個(gè)單句共用了44個(gè)單詞，而合并后的兩個(gè)結(jié)構(gòu)其實(shí)不復(fù)雜的復(fù)合句僅用了25個(gè)，壓縮掉了19個(gè)詞?？赡荜P(guān)于一篇小說(shuō)或許散文來(lái)說(shuō)19個(gè)詞其實(shí)不算什么?？墒?，關(guān)于講究效率的商務(wù)信件來(lái)說(shuō)，壓縮掉個(gè)單詞，能夠使得篇幅最少要壓縮一行。(三)使用簡(jiǎn)潔的詞來(lái)取代冗長(zhǎng)負(fù)擔(dān)的短語(yǔ)。例（１０）：Wordy:Inthesenseofhisspeechhetalkedonthequestionofsecurities.Concise:Duringhisspeechhetalkedaboutsecurities.例（１１）Wordy:Duringtheproceedingyear,thecompanywasabletoaccelerateproductiveoperations.Concise:Lastyear,thecompanywasabletoaccelerateproductiveoperations.例（１０）和例（１１）中wordy的句子里Inthesenseof能夠用During來(lái)取代，同為＂在．．．里＂的意思；onthequestionof能夠用about來(lái)取代，同為＂有關(guān)．．．，關(guān)于．．．＂同理,例（１１）中wordy的句子里的Duringtheproceedingyear也能夠用Lastyear來(lái)取代。沒(méi)有改變?cè)瓉?lái)句子要表達(dá)的意思，而且顯得更加簡(jiǎn)潔，更加直白，在口語(yǔ)中更加常用。會(huì)使得讀信人更加簡(jiǎn)單理解。既然這樣，商務(wù)信件寫作者為什么不用這些簡(jiǎn)潔、了然、清楚的常用詞來(lái)取代那些冗長(zhǎng)、負(fù)擔(dān)、空洞的短語(yǔ)呢？四、詞匯運(yùn)用，力求簡(jiǎn)潔。詞匯是商務(wù)英語(yǔ)信件的基本組成單位，因此詞匯的簡(jiǎn)潔運(yùn)用關(guān)于全文篇幅“瘦身”、精練語(yǔ)句來(lái)說(shuō)意義重要。寫作者在擬就一封商務(wù)信件時(shí)，要做的到以下幾點(diǎn)：①用簡(jiǎn)單常有的短單詞取代復(fù)雜冷清的浮華表達(dá)；②善于運(yùn)用動(dòng)詞，而不是那些“make類動(dòng)詞+名詞”的表達(dá)方式；③盡量防備意義重復(fù)的修飾詞；④防備使用迂腐的商業(yè)術(shù)語(yǔ)；⑤善于運(yùn)用縮略詞和縮略語(yǔ)。下面我將從這幾個(gè)方面用實(shí)例對(duì)商務(wù)英文信件寫作中詞匯的簡(jiǎn)潔運(yùn)用做出論述。（一）用簡(jiǎn)單常有的短單詞取代復(fù)雜冷清的長(zhǎng)音節(jié)詞。英語(yǔ)詞匯有十幾萬(wàn)，而最常用的就只有兩三千。寫作者寫作商務(wù)信件的目的是為了將信息正確有效地傳達(dá)給對(duì)方，那些復(fù)雜冷清的浮華表達(dá)不但使得信件的篇幅顯得冗長(zhǎng)，而且給讀信人有效地理解信息帶去麻煩。因此有的信件作者喜歡用一些浮華的長(zhǎng)音節(jié)詞，借以顯示自己的英語(yǔ)水平，這是不能取的。如：例（12）：WewillendeavortoutilizethiskindofcomputeronapproximatelyMarch15,soweplacethisorderof100sets.(我們公司大體從三月十五日起用這種電腦，因此此次我們向你方訂購(gòu)100臺(tái)。)若是此句中的endeavor用try來(lái)取代,approximately（大體）用about來(lái)取代，utilize用use來(lái)取代。即使不刪減任何一個(gè)單詞，可是用這些簡(jiǎn)單常有的詞來(lái)取代原句中的多音節(jié)詞，就會(huì)減掉17字母。或許有人認(rèn)為這17個(gè)字母關(guān)于通篇來(lái)說(shuō)不算什么，其實(shí)不會(huì)占用很大空間?？墒牵蠹乙?，這可是一句話能夠節(jié)約的，若是每句話都能減掉17個(gè)字母一片商務(wù)信件就最少要減少掉一行。而且由于這些取代詞較之被取代掉的單詞而言，更加常有，是大家都比較熟悉的，關(guān)于讀信人來(lái)說(shuō)，更加易于理解。（二）善于運(yùn)用動(dòng)詞。筆者在前邊已經(jīng)提到過(guò)，能用一句話來(lái)表達(dá)清楚的事情，絕對(duì)不用兩句話來(lái)說(shuō)，因此我們?cè)跁鴮懮虅?wù)信件時(shí)要盡量防備在以-ion,-tion,-ment,-ant,-ent,-ance,-ence結(jié)尾的詞前面加上make類的動(dòng)詞來(lái)表達(dá)，而是直接用這些詞的動(dòng)詞形式來(lái)表示，使句子簡(jiǎn)潔有力。如：例（13）：WehavemadeshipmentofyourorderNo.632.（我方已經(jīng)走運(yùn)你方的632號(hào)訂貨）例（14）：Heputforwardthesuggestionthatshedraftthedocument.(他建議她起草那份文件)例(13)中的"madeshipment"能夠用shipped取代都是"用船運(yùn)輸"的意思,ship名詞能夠作動(dòng)詞用.例(14)中

putforwardthesuggestion

和

suggest

意思相同

,suggest

比

putforwardto

更加常用，因此用suggest

來(lái)取代會(huì)得更加

.（三）防備不用要的重復(fù)。必要的重復(fù)能夠某一點(diǎn)或許重要事。可是，不用要的重復(fù)，特是毫無(wú)原因的同一事的重復(fù)，不得，而且使信人感無(wú)聊無(wú)聊。因此在商英信件寫作程中必防備不用要的重復(fù)，使得寫出來(lái)的句子更加短小，簡(jiǎn)單理解。例（１５）：Wehavebeguntoexportourmachinestotheforeigncountries.(我已開始向外國(guó)出口機(jī)器。)例（１６）：Sampleswillbesentandofferswillbemadeuponreceiptofyourspecificenquires.（一俟收到你方的詳細(xì)，我方將，而且將寄出品。）例（１５）中export一指的是“把機(jī)器往外國(guó)”，若是在本句尾端你另加一個(gè)totheforeigncountries（向外國(guó)），不用要的重復(fù)不知不就出了。因此，本句改成：Wehavebeguntoexportourmachines.

（我已開始出口我的機(jī)器。）例（16）是一個(gè)復(fù)合句，第二分句中

“willbe

的”重復(fù)使用使得句子繁冗累。一般來(lái)，第二分句中與第一分句相同的成分當(dāng)省略。個(gè)句子就可以改成：Sampleswillbesentandoffersmadeuponreceiptofyourspecificenquires.

么一改，例（１５）就掉了

4個(gè)，例（

16）由原來(lái)的

15個(gè)到了更正后的

13個(gè)。（四）防備使用舊的商（commercialjargon）。每個(gè)行都有自己的用，些在同行之溝通更加正確，更加有效。商英也不例外，也有自己的用。可是，些行其實(shí)不是放之四海皆準(zhǔn)的。英的行“jargon”，既能夠指，也能夠指“含糊不清、以理解的表達(dá)”（《牛津英典》第８００），比方“That’sajargontome.意”思是“It’shardformetounderstand.而”且“jargon”常常是多個(gè)拼出來(lái)的性很的復(fù)的意思表達(dá)。于外行來(lái)很理解其確實(shí)意思，商信件的內(nèi)容表達(dá)又沒(méi)有什么的幫助。因此寫作者在就一封商信件的候，必然要看準(zhǔn)象，盡量防備使用舊的商，不要把英中學(xué)到的某些用用在一般的商來(lái)往信件中，不要從句套從句，寫出是“jargon”的文章。例（17）：Wetakelibertytoapproachyouwiththerequestthatyouwouldbekindenoughtointroducetoussomeexportersofcottontextileinyourcity.在個(gè)句子的境中我能夠推出來(lái)takelibertytoapproachyouwiththerequestthat可能是一種禮貌客氣的表示，“麻您??”或許“您??”，基本上相當(dāng)于“please”。可是若是把它獨(dú)立地分出來(lái)，生怕即即是英的人也不用然都知道其確實(shí)含，更何況那些然能看得懂一般的商信件，其并沒(méi)有很深的英言功底的人？既然