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文檔簡介

ISO9001:2008、ISO14001:2004、TS16949:2009DCC文件管理綱要文控職責(zé)文控范圍文件級別受控文件類型文件編制、審批權(quán)限文件編號文件發(fā)行、修訂、作廢、遺失處理流程文件分類整理、檢索、保存記錄的填寫、整理、檢索、保存文控職責(zé)

對公司/部門文件的編制、審核、批準(zhǔn)、發(fā)放、保管、使用、更改、標(biāo)識、回收和作廢等全過程進(jìn)行控制,確保各相關(guān)場所使用的文件均為有效版本。按規(guī)章辦事;按文件控制程序處理文件,并按要求分發(fā)文件到每個部門;控制文件及編號;確保所有發(fā)出的受控文件均有“受控文件”印章,此印章復(fù)印無效;確?,F(xiàn)場所使用的文件均為有效版本,作廢文件撤出現(xiàn)場;對部門文件進(jìn)行分類整理、檢索、保存;范圍APPLICATION申請/編制APPROVAL批準(zhǔn)ISSUANCE發(fā)行CANCEL取消RECALL回收UPDATE更新RETENTION保留CHECK檢查/審核文件控制范圍文件級別1)手冊(manual---MA)——質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康主要功能是將管理層的方針及目標(biāo)以文件形式告訴全體員工或顧客2)程序文件(procedure---PR)—文件控制程序是指導(dǎo)員工如何進(jìn)行及完成手冊內(nèi)容所表達(dá)的方針及目標(biāo)的文件3)支持文件(workinstruction---WI)——SOP,SIP,崗位要求詳細(xì)說明特定作業(yè)是如何運作的關(guān)系4)記錄表格(record---RE)

是用于證實產(chǎn)品或服務(wù)是如何依照所定要求運作的文件受控文件類型手冊程序文件操作規(guī)程作業(yè)指導(dǎo)書企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)檢驗標(biāo)準(zhǔn)APQPFMEA表格年度質(zhì)量目標(biāo)目標(biāo)、指標(biāo)及管理方案年度培訓(xùn)計劃崗位職責(zé)要求工程/工藝更改書外部客戶文件年度內(nèi)外審資料年度管理評審文件編制、審批權(quán)限文件類型編制、修訂、廢止編號提供審核批準(zhǔn)備案部門文件分發(fā)、回收手冊文件手冊編寫小組企管部管理者代表總經(jīng)理企管部企管部程序文件手冊編寫小組/各部門企管部管理者代表總經(jīng)理企管部企管部標(biāo)準(zhǔn)類文件職責(zé)部門提出部門知識產(chǎn)權(quán)部技術(shù)部知識產(chǎn)權(quán)部總經(jīng)理知識產(chǎn)權(quán)部知識產(chǎn)權(quán)部公司管理類文件企管部企管部分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理分管領(lǐng)導(dǎo)企管部企管部部門管理類文件編制部門企管部部門負(fù)責(zé)人分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理企管部編制部門表單編制部門企管部部門負(fù)責(zé)人/企管部編制部門文件編號原則第一、二級文件編碼規(guī)則NO.文件類型公司代碼文件類型順序號例如/參考1方針、目標(biāo)、手冊文件TPMA001-999TP-MA-001

質(zhì)量手冊2程序文件TPPR001-999TP-PR-001TP-EP-014

文件控制程序化學(xué)品管理程序第三級文件編碼規(guī)則(公司級)NO.文件類型公司代碼文件類別順序號例如/參考1企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)TP/OCQB001-999OC-QB-001/2009

D101檢驗標(biāo)準(zhǔn)2技術(shù)文件TP/OCTC001-999/3管理文件TP/OCWI001-999/文件編號原則文件編號原則第三階文件編碼規(guī)則(部門級)NO.文件類型公司代碼部門代碼文件類別順序號例如/參考1技術(shù)類文件TP/OCQC/HR/MF等QB/TC001-999TP/QC-TC-028水分儀操作規(guī)程2管理類文件TP/OCQC/HR/MF等WI001-999TP/QC-WI-015廢水管理方案第四階文件編碼規(guī)則NO.文件類型公司代碼部門代碼文件類別順序號例如/參考1

記錄表單TP/OCQC/HR/MF等RE001-999TP/HR-RE-001年度培訓(xùn)計劃TP/HR-RE-002

培訓(xùn)執(zhí)行表文件發(fā)行行、修訂訂、作廢廢、遺失失處理流流程流程圖職責(zé)權(quán)限相關(guān)說明工作表單各部門各職責(zé)部門編制文件文件編制表格DCC管理類文件向企業(yè)辦索取編碼,技術(shù)類文件向知識產(chǎn)權(quán)部索取編碼/分管領(lǐng)導(dǎo)管理類文件提交分管領(lǐng)導(dǎo)審核,體系類文件提交管代審核,技術(shù)類文件提交技術(shù)部/知識產(chǎn)權(quán)部審核/分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理管理類文件可由分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)/總經(jīng)理批準(zhǔn);體系類文件及技術(shù)類文件由總經(jīng)理批準(zhǔn);/DCC管理類、體系類文到企業(yè)辦備案;技術(shù)類文件到知識產(chǎn)權(quán)部備案;受控文件需蓋受控印章后下發(fā);/編制部門文件備案后,編制部門將批準(zhǔn)后文件下發(fā)到相關(guān)聯(lián)部門;有作廢文件的,同時收回作廢文件;《文件分發(fā)回收記錄》關(guān)聯(lián)部門文件修訂由文件中涉及到的關(guān)聯(lián)部門提出,并填寫《文件更改申請通知單》說明修訂原因;文件修訂原因得到編制部門或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后進(jìn)行文件修訂;《文件更改申請通知單》編制部門2.1當(dāng)出現(xiàn)文件需作廢時,編制部門提出《文件/記錄銷毀申請表》,說明原因,提交申請;《文件/記錄銷毀申請表》分管領(lǐng)導(dǎo)總經(jīng)理2.2《文件/記錄銷毀申請表》提交分管領(lǐng)導(dǎo)審核,上一級領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);《文件/記錄銷毀申請表》編制部門DCC2.3各文件編制部門負(fù)責(zé)回收下發(fā)的作廢文件;技術(shù)類文件由知識產(chǎn)權(quán)部回收;公司管理類文件及體系文件由企業(yè)辦回收;《文件分發(fā)回收記錄》企業(yè)辦知識產(chǎn)權(quán)2.4對回收后的作廢文件,DCC要及時銷毀,并注銷相應(yīng)文件編號;《文件/記錄銷毀申請表》使用部門3.1文件使用部門當(dāng)出現(xiàn)文件遺失時,可說明原因,并提出申請;DCC3.2企業(yè)辦/知識產(chǎn)權(quán)部審核提交申請;3.3根據(jù)申請重新發(fā)放文件,并做好發(fā)放登記;《文件分發(fā)回收記錄》記錄填寫寫、整理理、檢索索記錄:記錄是記記載過程程狀態(tài)和和過程結(jié)結(jié)果的文文件,是是質(zhì)量管管理體系系文件的的一個重重要組成成部分.所謂過程程狀態(tài)主主要針對對產(chǎn)品質(zhì)質(zhì)量的形形成過程程和體系系的運行行過程,,而過程程結(jié)果則則是指體體系運行行效果和和產(chǎn)品滿滿足質(zhì)量量要求的的程度。。根據(jù)記錄錄的上述述特性,,記錄在在組織的的質(zhì)量管管理體系系中發(fā)揮揮著重要要的作用用。質(zhì)量記錄::質(zhì)量記錄是是體系文件件的組成部部分。質(zhì)量量記錄是對對產(chǎn)品達(dá)到到所要求的的質(zhì)量和質(zhì)質(zhì)量體系有有運行的證證實。對需要控制制的質(zhì)量記記錄,可分分為下列兩兩種類型::1)與質(zhì)量體系系運行有關(guān)關(guān)的記錄,,包括:““質(zhì)量體體系審核報報告;質(zhì)量量成本報告告;設(shè)計計評審報告告;設(shè)計計驗證記錄錄;設(shè)計計更改記錄錄;工藝更更改記錄;;合同評審審記錄;質(zhì)質(zhì)量培訓(xùn)、、考核記錄錄等等。2)與產(chǎn)品有關(guān)關(guān)的記錄,,包括:產(chǎn)品鑒定報報告;產(chǎn)產(chǎn)品審核報報告:產(chǎn)產(chǎn)品驗證報報告;質(zhì)質(zhì)量檢驗記記錄;產(chǎn)產(chǎn)品試驗記記錄;不不合格品處處置報告;;產(chǎn)品讓讓步記錄,,等等。質(zhì)量記錄的的作用::A.質(zhì)量記錄是是信息管理理的重要內(nèi)內(nèi)容。離開開及時、真真實的質(zhì)量量記錄,信信息管理理就沒有實實際義意。。B.質(zhì)量記錄是是記載過程程狀態(tài)和過過程結(jié)果的的文件。C.質(zhì)量記錄是是一種客觀觀證據(jù),是是一個組織織質(zhì)量保證證的證實文文件。D.質(zhì)量記錄為為采取預(yù)防防措施和糾糾正措施提提供了依據(jù)據(jù)。E.質(zhì)量記錄有有利于產(chǎn)品品標(biāo)識和可可追溯性。。記錄填寫::記錄的填寫寫要求及時時,真實,準(zhǔn)確,按規(guī)定進(jìn)行行填寫.字跡清晰,不得涂改;若有填錯,用=線或/線劃掉,在旁邊重新新填寫上正正確數(shù)值,并簽上修改改人名字字,填寫修改日日期.當(dāng)出顯記錄錄空白欄目目無內(nèi)容可可填寫時,要求在空白白的適中位位置畫一橫橫線,表示記錄已已被關(guān)注,只是無內(nèi)容容可填.如何是縱向向幾行均無無內(nèi)容可填填寫,用一斜線代代之.記錄的簽署署(檢測人,審核人,批準(zhǔn)人)均應(yīng)簽署全全名,盡可能清晰晰易辨不允允許有姓無無名或有名名無姓存在在.記錄整理、、保存、檢檢索:記錄是一種種特殊類型型的文件。。故記錄的的整理、保保存、檢索索可按照文文件要求進(jìn)進(jìn)行分級整整理保存,,按照《記錄控制程程序》中規(guī)定的保保存年限進(jìn)進(jìn)行保存。。文件分類整整理、檢索索、保存整理(SEIRI):區(qū)分必需與與非必需品品,把非必必需品處理理,在崗位位上只放必必須品。6S管理因缺乏整理理造成的浪浪費空間浪費資金浪費時間浪費人力資源浪浪費如何進(jìn)行整整理?區(qū)分必需品品與非必需需品。將必需品的的適量降到到最低程度度;處理非必需需品;整頓(SEITON):把區(qū)分好的的東西分區(qū)區(qū)作好標(biāo)識識,必需品品定置存放放,在30秒內(nèi)找到要要找的東西西;整理不好造造成的浪費費A.尋找時間的的浪費;B.停止和等待待的浪費;;C.認(rèn)為本單位位沒有而盲盲目購買所所造成的浪浪費;D.計劃變更而而產(chǎn)生的浪浪費;E.交貨期延遲遲而產(chǎn)生的的浪費。尋找物料百百態(tài)圖如何進(jìn)行整整頓?徹底地進(jìn)行行整理確定放置場場所規(guī)定擺放方方法進(jìn)行標(biāo)識色線的含義義有以下幾幾種:①黃線,它它是屬于那那種可移動動的設(shè)置,,也是一種種臨時的擺擺設(shè);②白線就是是作業(yè)區(qū);;③紅線就是是不良區(qū)跟跟不良品。。③綠色:料料區(qū)、成品品區(qū)清掃(SEISO):將崗位保持持在無垃圾圾、無灰塵塵、干凈整整潔的狀態(tài)態(tài);清潔(SEIKETSU):將前3S進(jìn)行到底,,并且制度度化、管理理透明化;;素養(yǎng)(SHITSUKE):對于規(guī)定的的事,嚴(yán)格格遵守、嚴(yán)嚴(yán)格執(zhí)行;;安全(SAFETY):生產(chǎn)安全,,人人有責(zé)責(zé);安全生生產(chǎn)、預(yù)防防為主。文件的分類類整理原則則和方法一級分類::按照各部門門所產(chǎn)生的的不同性質(zhì)質(zhì)的文件分分部門來分分類或以各各部門的字字母來代表表(公司編編號表)二級分類::按照文件類類型來劃分分;例如::通知,會會議記錄,,申請書,,檢驗標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn),檢驗報報告、培訓(xùn)訓(xùn)計劃等等等,按照不不同的類目目進(jìn)行分類類;三級分類::按照文件年年份來劃分分,分月進(jìn)進(jìn)行分類整整理;例如:2010年入庫記錄錄(1月份入庫記記錄,2月份入庫記記錄……);2010年原材料檢檢驗報告((1月份檢驗報報告,2月份檢驗報報告……或再細(xì)分::1月份油漆類類檢驗報告告,1月份樹脂類類檢驗報告告……)實施6S前后文件柜柜實施6S前后辦公桌桌謝謝!五.文件控制程程序1.掌握體系文文件總體分分類方針、目標(biāo)標(biāo)手冊程序文件作業(yè)指導(dǎo)書書類文件相關(guān)記錄2.熟悉體系文文件的編制制、審核、、批準(zhǔn)規(guī)定定手冊、程序序文件------由管代組織織編寫,經(jīng)經(jīng)管理者代代表審核,,總經(jīng)理批批準(zhǔn)。作業(yè)指導(dǎo)書書類文件------由各部門負(fù)負(fù)責(zé)編制本本部門相關(guān)關(guān)的管理或或作業(yè)指導(dǎo)導(dǎo)文件,部部門負(fù)責(zé)人人審核,總總經(jīng)理批準(zhǔn)準(zhǔn)。技術(shù)研發(fā)部部負(fù)責(zé)產(chǎn)品品標(biāo)準(zhǔn)、崗崗位操作法法、工藝作作業(yè)指導(dǎo)書書、檢驗計計劃等技術(shù)術(shù)文件的編編制,部門門負(fù)責(zé)人審審核,副總總經(jīng)理批準(zhǔn)準(zhǔn)。3.文件的發(fā)放放和回收蓋有紅色““受控”印印章的受控控文件,未未經(jīng)批準(zhǔn)不不得私自借借閱、復(fù)印印;技術(shù)類文件件由知識產(chǎn)產(chǎn)權(quán)部統(tǒng)一一發(fā)放和管管理,其他他體系運行行的相關(guān)文文件由總經(jīng)經(jīng)辦統(tǒng)一發(fā)發(fā)放與管理理;手冊、程序序文件由總總經(jīng)理確定定發(fā)放范圍圍,技術(shù)類類文件由副副總經(jīng)理確確定,其它它支持性文文件由編制制部門確定定發(fā)文部門填填制《文件分發(fā)與與回收記錄錄》,由部門接接收人簽收收并負(fù)責(zé)文文件去向;;各部門受到到文件資料料后編制并并及時更新新《部門受控文文件記錄一一覽表》,檢查部門門文件的有有效性,確確保各相關(guān)關(guān)場所使用用有效版本本的文件;;當(dāng)各各部部門門有有人人員員離離崗崗時時需需辦辦理理交交接接手手續(xù)續(xù),,保保證證文文件件順順利利交交接接、、流流通通順順暢暢;;若部部門門或或個個人人需需要要受受控控文文件件,,需需提提出出書書面面申申請請,,經(jīng)經(jīng)權(quán)權(quán)限限范范圍圍批批準(zhǔn)準(zhǔn)后后再再由由發(fā)發(fā)文文部部門門發(fā)發(fā)放放并并登登記記。。4.文件件的的更更改改當(dāng)文文件件需需要要修修改改時時,,提提出出人人需需先先填填寫寫《文件件更更改改申申請請/通知知單單》,說說明明更更改改原原因因,,由由原原文文件件審審批批人人進(jìn)進(jìn)行行審審批批;;文件件更更改改后后,,需需提提交交原原審審核核、、批批準(zhǔn)準(zhǔn)人人進(jìn)進(jìn)行行審審核核批批準(zhǔn)準(zhǔn),,并并按按原原文文件件的的《文件件分分發(fā)發(fā)與與回回收收記記錄錄》進(jìn)行行發(fā)發(fā)放放。。同同時時需需收收回回作作廢廢文文件件,,并并告告知知文文件件使使用用人人更更改改處處;;5.文件件的的管管理理各部部門門體體系系文文件件((新新編編或或修修訂訂))審審核核批批準(zhǔn)準(zhǔn)后后,,原原版版文文件件交交總總經(jīng)經(jīng)辦辦存存檔檔,,由由總總經(jīng)經(jīng)辦辦統(tǒng)統(tǒng)一一編編制制公公司司內(nèi)內(nèi)部部《質(zhì)量量環(huán)環(huán)境境體體系系文文件件一一覽覽表表》;各部部門門體體系系管管理理專專員員負(fù)責(zé)責(zé)本本部部門門文文件件資資料料的的建建檔檔、、保保管管和和收收發(fā)發(fā)工工作作,,要要防防止止文文件件受受潮潮、、損損壞壞或或丟丟失失,,確確保保文文件件整整潔潔、、完完好好和和易易于于檢檢索索查查閱閱。。六.記錄錄控控制制程程序序1.記錄錄的的管管理理品管管部部負(fù)負(fù)責(zé)責(zé)統(tǒng)統(tǒng)一一登登記記公公司司體體系系《質(zhì)量量環(huán)環(huán)境境體體系系記記錄錄一一覽覽表表》,各各部部門門分分別別登登記記《部門門受受控控文文件件記記錄錄一一覽覽表表》。部門門若若有有記記錄錄表表格格需需要要增增加加、、減減少少或或修修改改時時,,經(jīng)經(jīng)負(fù)負(fù)責(zé)責(zé)人人批批準(zhǔn)準(zhǔn)后后,,需需同同時時提提交交新新的的記記錄錄表表格格到到品品管管部部備備案案并并修修訂訂《質(zhì)量量環(huán)環(huán)境境體體系系記記錄錄一一覽覽表表》。品管管部部對對各各部部門門記記錄錄進(jìn)進(jìn)行行不不定定期期抽抽查查,,并并填填寫寫《記錄錄檢檢查查表表》2.記錄錄的的填填寫寫為保保證證記記錄錄的的真真實實、、準(zhǔn)準(zhǔn)確確和和可可追追溯溯性性,,記記錄錄一一般般不不允允許許隨隨意意涂涂改改。。如系系筆筆誤誤或或經(jīng)經(jīng)證證實實原原始始記記錄錄有有誤誤,,需需要要修修改改記記錄錄時時應(yīng)應(yīng)按按照照程程序序規(guī)規(guī)定定執(zhí)執(zhí)行行,,即即在在錯錯誤誤的的內(nèi)內(nèi)容容上上平平行行劃劃兩兩條條線線((保保證證原原始始記記錄錄可可識識別別)),,并并在在其其附附近近空空白白處處填填上上正正確確的的內(nèi)內(nèi)容容并并簽簽名名,,同同時時注注明明更更改改日日期期。。3.記錄錄的的檢檢索索、、保保存存對入入庫庫單單、、現(xiàn)現(xiàn)場場記記錄錄表表等等發(fā)發(fā)生生頻頻次次較較多多的的原原始始記記錄錄,,部部門門可可按按月月份份整整理理匯匯總總。。其其余余發(fā)發(fā)生生頻頻次次較較少少的的記記錄錄,,各各部部門門可可安安排排每每年年進(jìn)進(jìn)行行一一次次總總的的整整理理。。對對完完善善的的記記錄錄按按時時間間先先后后順順序序裝裝訂訂成成冊冊,,并并在在其其封封面面注注明明記記錄錄全全稱稱、、部部門門別別、、記記錄錄編編號號及及發(fā)發(fā)生生時時間間段段等等。。4.記錄錄的的保保存存期期限限和和處處理理記錄保存期限限的規(guī)定內(nèi)審和管理評評審記錄保存存期限為三年年以上,其它它記錄:原始始記錄為一年年以上、報告告為二年以上上、臺賬為三三年以上,其其它文件另有有規(guī)定者按照照規(guī)定執(zhí)行。。超過保存期限限的記錄,由由記錄保管人人員填寫《文件/銷毀申請表》,經(jīng)本部門負(fù)負(fù)責(zé)人審核,,管理者代表表批準(zhǔn)后方可可進(jìn)行處理七.內(nèi)部審核控制制程序1.目的:驗證質(zhì)量環(huán)境境管理體系是是否符合標(biāo)準(zhǔn)準(zhǔn)要求,是否否得到有效地地保持、實施施和改進(jìn)2.審核前準(zhǔn)備::由總經(jīng)理制定定審核組長。。審核組長在在審核前召開開審核小組會會議,編制本本次《內(nèi)審實施計劃劃》,并編制審核核檢查表,交交管理者代表表批準(zhǔn)?!秲?nèi)審實施計劃劃》批準(zhǔn)后,至少少提前一周發(fā)發(fā)至審核員和和審核部門,,受審部門如如有異議,應(yīng)應(yīng)在內(nèi)審前三三天內(nèi)通知審審核組長調(diào)整整。落實《管理評審報告告》中與本部門相相關(guān)的工作;;制定本部門糾糾正與預(yù)防措措施并組織實實施。3.首次會議參加會議人員員:總經(jīng)理、、管理者代表表、內(nèi)審組長長及成員、各各部門負(fù)責(zé)人人。會議內(nèi)容:由由內(nèi)審組長闡闡明審核的目目的、范圍、、依據(jù)、方式式、組員和內(nèi)內(nèi)審日程安排排,以及其它它相關(guān)的事宜宜4.現(xiàn)場審核內(nèi)審員根據(jù)《內(nèi)審實施計劃劃》安排,通過看看、問、查的的方式,客觀觀公正的檢查查質(zhì)量環(huán)境體體系運行的符符合性、有效效性、適宜性性,將體系運運行效果及不不符合項詳細(xì)細(xì)記錄在審核核檢查表中,,針對不符合合情況具體開開具《不符合項報告告》5.末次會議內(nèi)審組長提交內(nèi)內(nèi)審報告,宣宣讀發(fā)現(xiàn)的不不符合項,并并就審核實施施情況進(jìn)行總總結(jié)評價,就就體系存在的的問題進(jìn)行解解說,提出相相關(guān)改進(jìn)的意意見和建議。。八.管理評審控制制程序1.目的:保證體系運行行的適宜性、、充分性和有有效性,并為為體系持續(xù)改改進(jìn)尋求機(jī)會會。2.形式管理評審以召召開會議的形形式進(jìn)行,由由總經(jīng)理主持持實施,管理理者代表籌劃劃,各部門主主要負(fù)責(zé)人參參與匯報完成成。總經(jīng)理對各部部門提出的問問題提出解決決方案,并明明確責(zé)任部門門、責(zé)任人、、完成時間等等。會后由品管部部根據(jù)會議精精神發(fā)出《管理評審跟進(jìn)進(jìn)措施表》3.各部門主要職職責(zé):準(zhǔn)備與本部門門相關(guān)的管理理評審資料,,匯報本部門門工作;落實《管理評審報告告》中與本部門相相關(guān)的工作;;制定本部門糾糾正與預(yù)防措措施并組織實實施。九.人力資源控制制程序1.目的:通過對從事影影響質(zhì)量環(huán)境境工作的人員員實施有效管管理并提供適適宜培訓(xùn),確確保其能勝任任本職工作2.部門職責(zé):人力資源部負(fù)負(fù)責(zé)編制、完完善《員工手冊》,并監(jiān)督實施施;人力資源部負(fù)負(fù)責(zé)制定《年度培訓(xùn)計劃劃》,并組織或監(jiān)監(jiān)督實施,負(fù)負(fù)責(zé)對各類培培訓(xùn)記錄進(jìn)行行存檔、管理理;人力資源部根根據(jù)公司組織織架構(gòu)情況,,協(xié)同各部門門編制并及時時更新《崗位職責(zé)權(quán)限限說明書》;3.需注意的問題題:各部門針對各各項培訓(xùn),做做好培訓(xùn)記錄錄及有效性評評估后需及時時反饋到人力力資源部存檔檔管理;對于特殊工種種人員需定期期評定相關(guān)資資質(zhì),確保關(guān)關(guān)鍵工序的控控制管理十.糾正與預(yù)防控控制程序1

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