秘書職業(yè)資格培訓(xùn)會(huì)議管理

會(huì)議管理

第一節(jié)會(huì)前籌備工作第二節(jié)會(huì)中服務(wù)第三節(jié)會(huì)后落實(shí)

會(huì)議管理

第一節(jié)會(huì)前籌備工作第二節(jié)會(huì)中服務(wù)第三節(jié)一、會(huì)議議程、日程二、會(huì)議地點(diǎn)備選方案三、布置會(huì)場(chǎng)安排座次四、發(fā)布會(huì)議信息五、安排會(huì)議食宿六、邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓七、準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品八、安排會(huì)議禮儀服務(wù)九、檢查會(huì)議常用視聽設(shè)備會(huì)前籌備工作一、會(huì)議議程、二、會(huì)議地點(diǎn)三、布置會(huì)場(chǎng)四、發(fā)布會(huì)議信息五、安一、擬定會(huì)議議程、日程會(huì)議議程議程與日程會(huì)議日程為完成議題而做出的順序計(jì)劃；會(huì)議所要討論解決問題的問題的大致安排；根據(jù)會(huì)議議程逐日做出的具體安排，以天為單位，是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。一、擬定會(huì)議議程、日程會(huì)議議程議程與日程會(huì)議日程為完成議題而二者的區(qū)別會(huì)議議程對(duì)會(huì)議所要通過的文件、解決的問題概略安排，并冠以序號(hào)清晰表達(dá)（步驟）會(huì)前發(fā)給與會(huì)者編制早于日程，一般變動(dòng)很少會(huì)議日程會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排采用簡(jiǎn)短文字或表格形式，分為上午、下午和晚上會(huì)前發(fā)給參會(huì)者二者的區(qū)別會(huì)議對(duì)會(huì)議所要通過的文件、解決的問題概略安排，并冠會(huì)議議程的制定程序（1）明確目標(biāo)和參加者（2）安排各項(xiàng)議程的時(shí)間★最重要的事項(xiàng)放在開頭；涉及保密事項(xiàng)放在最后★兩項(xiàng)原則：按照議案的輕重緩急；每一項(xiàng)議案的時(shí)間標(biāo)識(shí)清楚。（3）確定每一項(xiàng)議程（4）決定會(huì)議討論形式（5）決定會(huì)議決策的方式

會(huì)議議程的制定程序二、提供會(huì)議地點(diǎn)的備選方案交通便利會(huì)場(chǎng)大小與會(huì)議規(guī)模相符（人均2~3㎡）場(chǎng)地有良好的設(shè)備配置場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾會(huì)議地點(diǎn)是否有停車場(chǎng)所場(chǎng)地租借成本合理2006年11月份真題“會(huì)議地點(diǎn)選擇的要求”P9考慮因素二、提供會(huì)議地點(diǎn)的備選方案考慮因素

會(huì)議經(jīng)費(fèi)有限，應(yīng)注意：

1.盡量將地點(diǎn)安排在稍偏的地方

2.盡量使會(huì)場(chǎng)與駐地相鄰

3.壓縮會(huì)議設(shè)備租賃

4.減少場(chǎng)地租用

培訓(xùn)一會(huì)議管理會(huì)議酒店的分類按類型分：商務(wù)型、度假型。按地點(diǎn)分：位于市中心、位于市郊會(huì)議酒店的分類選擇會(huì)議地點(diǎn)的如下建議：（1）研發(fā)會(huì)議選擇在培訓(xùn)中心或者其他寧?kù)o場(chǎng)所（2）學(xué)會(huì)年會(huì)聽從會(huì)員建議，多選擇城市的酒店（3）培訓(xùn)會(huì)議選擇較偏僻，遠(yuǎn)離市區(qū)的酒店或者旅游勝地（4）重大的獎(jiǎng)勵(lì)、表彰型會(huì)議地點(diǎn)裝飾一定要有檔次（5）交易會(huì)或者新產(chǎn)品交易會(huì)要選擇有展廳的場(chǎng)所，而且交通便利培訓(xùn)一會(huì)議管理確定會(huì)議場(chǎng)地檢查全部的會(huì)議房間隨意抽查的內(nèi)容：一個(gè)單人房間、一個(gè)雙人房間、一個(gè)套房的設(shè)備。（06年11月）★檢查會(huì)議登記部門、管理服務(wù)部門以及后勤部門的所在地檢查膳食供應(yīng)，要求提供過去的各種菜單應(yīng)檢查電梯的服務(wù)情況檢查服務(wù)項(xiàng)目、營(yíng)業(yè)時(shí)間以及社交娛樂活動(dòng)的費(fèi)用了解交通及停車設(shè)施盡可能簽訂書面合同并保持密切聯(lián)絡(luò)。P13確定會(huì)議場(chǎng)地檢查全部的會(huì)議房間案例便條鐘苗：最近，在公司新址搬遷過程中出現(xiàn)了財(cái)務(wù)部與研發(fā)部之間因使用辦公用房發(fā)生矛盾的情形，總經(jīng)理辦公室要求我們召開會(huì)議協(xié)調(diào)解決。請(qǐng)你就選擇會(huì)議地點(diǎn)和布局以及會(huì)議議程的安排提出相應(yīng)建議，供會(huì)議籌備過程參考。請(qǐng)于明天下班前將建議交給我。謝謝。

行政經(jīng)理蘇明2010年3月25日案例便條【答案】

1．關(guān)于會(huì)議地點(diǎn)和布局的選擇：因部門之間的矛盾屬于橫向協(xié)調(diào)工作范圍，所以，建議協(xié)調(diào)會(huì)在圓桌型布局的會(huì)議室舉行?！敬鸢浮?．會(huì)議議程的安排，根據(jù)本次會(huì)議主題是協(xié)調(diào)平級(jí)部門之間的矛盾來(lái)確定：（1）由會(huì)議主持人說明此次會(huì)議的主題和議事規(guī)則。（2）建議先由雙方說明自己的問題和需求，使各方了解對(duì)方的困難。（3）會(huì)議組織者向與會(huì)人員說明公司辦公用房分配的根據(jù)。（4）會(huì)議組織者向各方提出要求：①防止本位主義、樹立內(nèi)部客戶觀念；②耐心傾聽對(duì)方意見；③換位思考；④及時(shí)進(jìn)行信息溝通。（5）再由雙方進(jìn)行互諒互讓的磋商。（6）形成會(huì)議備忘錄，提醒遵照?qǐng)?zhí)行。

2．會(huì)議議程的安排，根據(jù)本次會(huì)議主題是協(xié)調(diào)平級(jí)部門之間的矛盾三、會(huì)場(chǎng)布置和座次安排1.會(huì)場(chǎng)整體布局的要求莊重、美觀、舒適，體現(xiàn)會(huì)議的主題和氣氛，同時(shí)還要考慮會(huì)議的性質(zhì)、規(guī)格、規(guī)模等因素。（06年11月）根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧氛圍大中型會(huì)議要突出中心，保證絕對(duì)的中心小型會(huì)場(chǎng)要注意集中和方便三、會(huì)場(chǎng)布置和座次安排1.會(huì)場(chǎng)整體布局的要求2.主席臺(tái)和座次安排主席臺(tái)：大中型會(huì)議均應(yīng)設(shè)置主席臺(tái)

座談會(huì)和日常工作會(huì)議一般不設(shè)主席臺(tái)

一般會(huì)議只需要請(qǐng)講話人和主持人上臺(tái)工作會(huì)議：主席臺(tái)顏色以藍(lán)、綠色為主慶典表彰性會(huì)議：紅粉色為主全國(guó)黨代會(huì)：黨徽+黨旗（左右各5面）全國(guó)人代會(huì)：國(guó)徽+國(guó)旗（左右各5面）另外：會(huì)標(biāo)、標(biāo)語(yǔ)、花卉、字畫等2.主席臺(tái)和座次安排培訓(xùn)一會(huì)議管理職務(wù)最高者居中，先左后右，由前至后主持人邊坐或者按職務(wù)順序做每個(gè)座位旁邊的左側(cè)放置姓名臺(tái)簽培訓(xùn)一會(huì)議管理主席臺(tái)人數(shù)為偶數(shù)主席臺(tái)人數(shù)為偶數(shù)培訓(xùn)一會(huì)議管理3.其他人員座次安排：橫排法：從左至右橫向依次排列豎排法：從前至后縱向排列左后排列法：以主席臺(tái)為中心，左右兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展綜合考慮因素：職務(wù)高低；姓氏筆畫或單位名稱3.其他人員座次安排：4.會(huì)場(chǎng)形式的布置P184.會(huì)場(chǎng)形式的布置P18四、發(fā)布會(huì)議信息1.會(huì)議通知信息傳遞形式：（P21）（1）當(dāng)面告知（2）打電話（3）發(fā)傳真（4）書面形式或者電子郵件形式根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、參加的范圍、時(shí)間的緩急和保密要求選擇適當(dāng)?shù)耐ㄖ绞?。通常情況下采取兩種以上的方式。四、發(fā)布會(huì)議信息1.會(huì)議通知信息通知內(nèi)容：詳盡、明確。（P22）何單位、何時(shí)、何地、開什么會(huì)議、會(huì)議的主要目的及主要內(nèi)容、會(huì)議期限與日程安排，與會(huì)人員的準(zhǔn)備，報(bào)到的地點(diǎn)以及日期。★會(huì)議通知樣本要作為檔案收存。★某些會(huì)議通知須附“回執(zhí)”通知內(nèi)容：詳盡、明確。（P22）文件發(fā)放范圍是全體與會(huì)人員還是部分代表？列席代表？2.分發(fā)傳遞會(huì)議文件（真題）P22準(zhǔn)備登記附清退目錄裝封發(fā)出文件發(fā)放范圍是全體與會(huì)人員還是部分代表？列席代表？2.分發(fā)傳會(huì)議文件分出方式：（P23）（1）提前發(fā)出（2）簽到時(shí)發(fā)出（真題）（3）會(huì)中發(fā)出（4）現(xiàn)場(chǎng)發(fā)出簽到時(shí)發(fā)出的文件內(nèi)容：(P23）工作報(bào)告、議程、日程安排、作息時(shí)間表、會(huì)議須知等會(huì)議文件分出方式：（P23）發(fā)布會(huì)議信息（1）發(fā)布會(huì)議信息前要進(jìn)行報(bào)審（2）要對(duì)媒體進(jìn)行選擇（3）發(fā)布會(huì)議信息的程序：收集、篩選、加工、報(bào)送審核、發(fā)布（4）媒體的類型：地方媒體全國(guó)性媒體會(huì)議組織者自有媒體發(fā)言人或參會(huì)者家鄉(xiāng)的地方媒體發(fā)布會(huì)議信息（1）發(fā)布會(huì)議信息前要進(jìn)行報(bào)審五、安排會(huì)議食宿1.會(huì)議餐飲：秘書人員提前到現(xiàn)場(chǎng)布置并檢查組織工作的落實(shí)情況，事先將座位卡及菜單擺上。席位的通知除在請(qǐng)柬上注明外，還可在宴會(huì)上陳列宴會(huì)簡(jiǎn)圖。早餐、茶歇、午餐、正式晚餐、招待會(huì)（P28)五、安排會(huì)議食宿1.會(huì)議餐飲：（1）根據(jù)會(huì)議的經(jīng)費(fèi)和人員情況決定會(huì)議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)。（2）就餐方式可根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和性質(zhì)來(lái)確定，提倡自助餐制和分餐制。（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲的時(shí)間和地點(diǎn)。（4）事先設(shè)計(jì)和確定就餐的憑證。（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要干凈、衛(wèi)生、美味可口、品種多。（6）事先準(zhǔn)備好干凈的飲食用具。（7）給因開會(huì)或服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。（8）做好飲水、飲料的供應(yīng)。培訓(xùn)一會(huì)議管理2.住宿：提前編制住房分配方案年齡較大的與會(huì)者和女性盡量安排向陽(yáng)通風(fēng)衛(wèi)生好的房間漢族與有禁忌的少數(shù)民族不安排在一起預(yù)訂數(shù)量稍有富余2.住宿：六、邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓嘉賓邀請(qǐng)的要求：P291.有禮貌，盛情邀請(qǐng)但又不強(qiáng)人所難2.專門的安全保衛(wèi)和接待工作3.正式發(fā)出邀請(qǐng)函4.寧可邀請(qǐng)而不排斥的原則5.嘉賓人數(shù)不宜過多六、邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓嘉賓邀請(qǐng)的要求：P29會(huì)議安全保衛(wèi)工作人員職責(zé)及檢查內(nèi)容職責(zé)：應(yīng)熟悉地方和國(guó)家法律、法規(guī)，能夠冷靜協(xié)助公安人員制服滋事者；防范火災(zāi)；熟知會(huì)場(chǎng)的緊急疏散示意圖，了解如何在大規(guī)模恐慌中維持秩序；向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)事故情況；監(jiān)督裝卸會(huì)議用品，防止與會(huì)議有關(guān)的財(cái)產(chǎn)或展品被盜；會(huì)議值班制度要健全，安全保衛(wèi)人員要堅(jiān)守崗位。（06年11月）檢查：確保會(huì)場(chǎng)內(nèi)所有設(shè)備線路、運(yùn)轉(zhuǎn)及操作規(guī)范的安全可靠；確保會(huì)場(chǎng)內(nèi)消防設(shè)施齊全有效；確保會(huì)場(chǎng)的防竊聽裝置靈敏高效；確保會(huì)場(chǎng)的防盜設(shè)施處于運(yùn)行狀態(tài)；檢查進(jìn)出會(huì)場(chǎng)的人員的身份，禁止與會(huì)議無(wú)關(guān)的人員進(jìn)出會(huì)場(chǎng)。會(huì)議安全保衛(wèi)工作人員職責(zé)及檢查內(nèi)容職責(zé)：應(yīng)熟悉地方和國(guó)家法七、準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品1.會(huì)議資料的具體內(nèi)容（會(huì)議手冊(cè)、文件資料、名單、房號(hào)、餐券、代表證、文具等）2.會(huì)議資料的類型：來(lái)賓資料、會(huì)務(wù)資料、溝通資料3.會(huì)議的臨時(shí)文件要做好回收保管清退和保密，注意歸檔P34七、準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品1.會(huì)議用品的類型：必備用品、特殊用品2.會(huì)議用品要樹立全局觀念，搞好綜合平衡，經(jīng)濟(jì)適用，量入為出，精打細(xì)算，注意輕重緩急。空調(diào)一般在會(huì)前兩小時(shí)開機(jī)預(yù)熱或者預(yù)冷事先擺好姓名牌等1.會(huì)議用品的類型：必備用品、特殊用品八、會(huì)議禮儀服務(wù)

文書禮儀迎送禮儀參會(huì)禮儀服務(wù)禮儀主持人禮儀發(fā)言者禮儀參加者禮儀通用禮儀八、會(huì)議禮儀服務(wù)主持人禮儀發(fā)言者禮儀參加者禮儀通用禮九、檢查視聽設(shè)備1.視聽設(shè)備比較昂貴，專人維護(hù)，做好各種記錄2.工作程序(P39-40)（1）確定工作人員的職責(zé)（2）預(yù)演和檢查會(huì)場(chǎng)視聽設(shè)備3.遠(yuǎn)程會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)配備高速傳真機(jī)4.會(huì)議視聽設(shè)備的保管（注意）（1）電源及連線（2）散熱（3）清潔九、檢查視聽設(shè)備1.視聽設(shè)備比較昂貴，專人維護(hù)，做好各種記錄第二節(jié)會(huì)中服務(wù)五、反饋會(huì)議信息四、收集會(huì)議信息三、做好會(huì)議的記錄工作和簡(jiǎn)報(bào)工作二、接待采訪會(huì)議的新聞媒體一、安排會(huì)議值班第二節(jié)會(huì)中服務(wù)五、反饋會(huì)議信息四、收集會(huì)議信息三、做好會(huì)議一、會(huì)議值班工作1.值班人員做好3項(xiàng)記錄：（1）電話記錄（2）接待記錄（3）值班日志

（4）作好信息傳遞2.值班工作制度（1）信息處理制度（2）崗位責(zé)任制度（3）交接班制度一、會(huì)議值班工作1.值班人員做好3項(xiàng)記錄：編制值班表應(yīng)有的項(xiàng)目（1）會(huì)議值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。（2）會(huì)議值班人員姓名。（3）會(huì)議值班的地點(diǎn)，并在會(huì)議須知上注明會(huì)議值班室的房間號(hào)。（4）會(huì)議值班負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。（5）有時(shí)須用簡(jiǎn)明的文字表明值班的工作內(nèi)容。（6）標(biāo)明人員缺勤的備用方案或替班人員姓名。編制值班表應(yīng)有的項(xiàng)目二、接待新聞媒體接待新聞媒體的原則

1.實(shí)事求是2.內(nèi)外有別，保密原則3.報(bào)領(lǐng)導(dǎo)決定4.全面周到、主動(dòng)積極5.綜合考慮傳遞的方式和內(nèi)容選擇。6.隨時(shí)收集外界輿論和新聞媒體對(duì)會(huì)議的反映信息的報(bào)道，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確掌握會(huì)議的效果提供參考。

7.會(huì)議結(jié)束后，秘書要為召開媒體溝通會(huì)提供必須的信息資料，使會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者能更好地向新聞媒體介紹會(huì)議情況，回答記者的提問。二、接待新聞媒體接待新聞媒體的原則接待新聞媒體的工作內(nèi)容：1.會(huì)議秘書撰寫新聞報(bào)道稿件向媒體發(fā)送2.邀請(qǐng)媒體會(huì)議召開期間駐會(huì)采訪3.會(huì)議結(jié)束后召開記者招待會(huì)CompanyLogo接待新聞媒體的工作內(nèi)容：CompanyLogo三、會(huì)議記錄和簡(jiǎn)報(bào)工作會(huì)議記錄內(nèi)容：會(huì)議描述：類型、時(shí)間、日期和地點(diǎn)與會(huì)者姓名缺席者請(qǐng)假條宣讀上次會(huì)議記錄由會(huì)議記錄中產(chǎn)生的問題通訊情況一般事務(wù)和其他事務(wù)下次會(huì)議日期、主席簽名主持人簽名，記錄人簽名三、會(huì)議記錄和簡(jiǎn)報(bào)工作會(huì)議記錄內(nèi)容：會(huì)議記錄的要求：速度、真實(shí)性和資料性培訓(xùn)一會(huì)議管理會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)：報(bào)頭、報(bào)核、報(bào)尾要求：真實(shí)準(zhǔn)確，短小精悍，快，生動(dòng)活潑培訓(xùn)一會(huì)議管理四、搜集反饋會(huì)議信息搜集會(huì)議信息的要求：齊全、及時(shí)、準(zhǔn)確、有效反饋會(huì)議信息的要求：（1）要注意點(diǎn)面結(jié)合，正負(fù)反饋結(jié)合。（2）會(huì)議信息反饋的目的要明確，要看服務(wù)對(duì)象。（3）充分重視會(huì)議的反饋信息溝通，正、負(fù)反饋都要力求做到適時(shí)、適量、適度。會(huì)議信息的反饋形式：正面指導(dǎo)反饋、建設(shè)性反饋。會(huì)議信息的反饋方式：口頭、書面、會(huì)議四、搜集反饋會(huì)議信息搜集會(huì)議信息的要求：齊全、及時(shí)、準(zhǔn)確、有第三節(jié)會(huì)后落實(shí)工作會(huì)后落實(shí)工作會(huì)議文件資料收集整理會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容要求會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算會(huì)議精神反饋落實(shí)第三節(jié)會(huì)后落實(shí)工作會(huì)后落實(shí)工作會(huì)議文件資料會(huì)議紀(jì)要會(huì)議經(jīng)一、會(huì)議文件的收集整理收集會(huì)議文件資料的要求收集會(huì)議文件資料的內(nèi)容會(huì)議文件的立卷歸檔會(huì)議文件資料收集整理一、會(huì)議文件的收集整理收集會(huì)議文件資料的要求收集會(huì)議文件資料收集會(huì)議文件資料的要求（真題）①確定會(huì)議文件資料的收集范圍。杜絕保密文件清退死角。②收集會(huì)議文件資料要及時(shí)，確保文件資料在與會(huì)人員離會(huì)之前全部收集齊全。③選擇收集文件資料的渠道，運(yùn)用收集文件資料的不同方式方法。④收集會(huì)議文件也要履行嚴(yán)格的登記手續(xù)。認(rèn)真檢查文件是否有缺件、缺頁(yè)、缺損的情況。⑤要注意保密。收集會(huì)議文件資料的要求（真題）會(huì)議文件的立卷歸檔范圍（真題）：（1）全部會(huì)議正式文件資料（如決定、開幕詞、閉幕詞等及其復(fù)印稿）（2）會(huì)議的參考文件資料（3）會(huì)議的出席、列席、分組名單（4）會(huì)議的議程、日程和程序（5）書面通知、往來(lái)重要電報(bào)、電話記錄（6）會(huì)議記錄、發(fā)言稿、簡(jiǎn)報(bào)、快報(bào)、紀(jì)要及其復(fù)印稿（7）……P71頁(yè)會(huì)議文件的立卷歸檔范圍（真題）：整理文字會(huì)議記錄：（1）熟悉有關(guān)方針政策，提高思想理論水平，增強(qiáng)分析和理解能力。（2）善于對(duì)講話中的不足之處進(jìn)行補(bǔ)正。（3）加強(qiáng)寫作訓(xùn)練，提高寫作水平。整理會(huì)議錄音：刪除、增加、修改、送審。整理文字會(huì)議記錄：印發(fā)會(huì)議紀(jì)要只限于日常工作會(huì)議編寫會(huì)議紀(jì)要并提交領(lǐng)導(dǎo)審核，打印辦公會(huì)議紀(jì)要；工作會(huì)議紀(jì)要；協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要；研討會(huì)議紀(jì)要確認(rèn)印發(fā)范圍；確認(rèn)接收者；簽發(fā)會(huì)議執(zhí)行。二、會(huì)議紀(jì)要整理編寫審核打印印制分發(fā)歸檔保存分發(fā)印發(fā)會(huì)議紀(jì)要只限于日常工作會(huì)議編寫會(huì)議紀(jì)要并提交領(lǐng)導(dǎo)審核，打三、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算方法1會(huì)議的收費(fèi)與付費(fèi)方法2會(huì)議付費(fèi)的要求3注意事項(xiàng)三、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算方法1會(huì)議的收費(fèi)與付費(fèi)方法2會(huì)議付費(fèi)的要求3結(jié)算會(huì)議開支費(fèi)用的程序：通知與會(huì)人員結(jié)算時(shí)間地點(diǎn)—清點(diǎn)費(fèi)用支出發(fā)票—核實(shí)發(fā)票—填寫報(bào)銷單、將發(fā)票貼于報(bào)銷單背面—請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽字—到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷—與相關(guān)部門及人員結(jié)清費(fèi)用會(huì)議成本直接會(huì)議費(fèi)用=會(huì)場(chǎng)租用及布置費(fèi)+會(huì)議設(shè)備租用費(fèi)+會(huì)議郵電通訊費(fèi)+會(huì)議培訓(xùn)費(fèi)+會(huì)議交通參觀費(fèi)+會(huì)議食宿費(fèi)+會(huì)議資料費(fèi)+會(huì)議宣傳交際費(fèi)+紀(jì)念品購(gòu)置費(fèi)+水電費(fèi)+其他符合規(guī)定的雜支費(fèi)等結(jié)算會(huì)議開支費(fèi)用的程序：會(huì)議財(cái)務(wù)管理應(yīng)遵循的原則：（1）遵守制度，嚴(yán)格手續(xù)。（2）量入為出，收支平衡。（3）精打細(xì)算，例行節(jié)約。培訓(xùn)一會(huì)議管理四、跟蹤反饋落實(shí)會(huì)議精神123會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)催辦與登記制度反饋四、跟蹤反饋落實(shí)會(huì)議精神123會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)催辦與登記制會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)（真題）（1）基本要求：準(zhǔn)確、及時(shí)、到位（2）傳達(dá)方式：口頭傳達(dá)、錄音錄像傳達(dá)、印發(fā)文件等；采用何種傳達(dá)方式取決于會(huì)議的性質(zhì)、內(nèi)容和要求印發(fā)文件包括會(huì)議決定、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議決定催辦通知單等會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)（真題）采用何種傳達(dá)方式取決于會(huì)議的性質(zhì)、會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦與登記制度（1）明確催辦人員。（2）健全登記制度。（3）建立匯報(bào)制度。（口頭、書面、專題匯報(bào)等方式）會(huì)議決定事項(xiàng)的反饋原則：（1）迅速及時(shí)（2）真實(shí)準(zhǔn)確（3）要對(duì)堵塞言路、阻止反饋的言行認(rèn)真對(duì)待和處理。培訓(xùn)一會(huì)議管理會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦：（1）催辦的方式：

發(fā)文催辦、電話催辦、派員催辦、約請(qǐng)承辦部門來(lái)人匯報(bào)（2）會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦程序：會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)—會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦與登記制度—會(huì)議決定事項(xiàng)的反饋（3）注意事項(xiàng)，需注意以下兩類問題：綜合性的，需由多部門共同辦理的工作事項(xiàng)。部門職責(zé)分工邊緣的、交錯(cuò)的工作事項(xiàng)。會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦：會(huì)議決定事項(xiàng)傳達(dá)落實(shí)的要求：（1）迅速果斷，保證質(zhì)量。（2）忠實(shí)決策，不打折扣。（3）解放思想，創(chuàng)造性地落實(shí)。傳達(dá)落實(shí)會(huì)議決策的具體實(shí)施：傳達(dá)動(dòng)員、分解任務(wù)、互相溝通、操作控制、效益考核。會(huì)議決定事項(xiàng)傳達(dá)落實(shí)的要求：真題演練真題演練1.確定會(huì)場(chǎng)大小需考慮的主要因素是會(huì)議的（）。

A.規(guī)模B.主題C.級(jí)別D.時(shí)間2.宏遠(yuǎn)公司在承辦市科技博覽會(huì)后，準(zhǔn)備招考記者招待會(huì)。秘書為總經(jīng)理答記者問準(zhǔn)備的資料應(yīng)包括（）。

A.本公司技術(shù)、人員、設(shè)備的基本情況

B.消費(fèi)者來(lái)信

C.科技博覽會(huì)的基本情況0

D.本市科技發(fā)展的基本情況

ABACD1.確定會(huì)場(chǎng)大小需考慮的主要因素是會(huì)議的（）。

3.會(huì)議記錄漏記的內(nèi)容可以根據(jù)（）在會(huì)后進(jìn)行補(bǔ)充修正。

A.記錄員的記憶B.錄音

C.與會(huì)者的筆記D.主持人的意圖4.確定參加會(huì)議人員的范圍和名單要根據(jù)：A.會(huì)議名稱B.會(huì)議規(guī)格

C.會(huì)議經(jīng)費(fèi)D.會(huì)議規(guī)模

CompanyLogoBBCD3.會(huì)議記錄漏記的內(nèi)容可以根據(jù)（）在會(huì)后進(jìn)行補(bǔ)充修正。

A.5.秘書人員參加會(huì)議，輔助領(lǐng)導(dǎo)的研究問題：A.既有發(fā)言權(quán)，又有表決權(quán)B.只有發(fā)言權(quán)，沒有表決權(quán)C.只有表決權(quán)，沒有發(fā)言權(quán)D.沒有發(fā)言權(quán)，也沒有表決權(quán)6.正式宴會(huì)一般都要安排賓主和其他人的：

A.入席排位B.名單牌位C.桌次席位D.入席桌次7.會(huì)議的日程表包括：ACDA.時(shí)間B.序號(hào)C.內(nèi)容D.地點(diǎn)BC5.秘書人員參加會(huì)議，輔助領(lǐng)導(dǎo)的研究問題：BC8.會(huì)場(chǎng)的布置包括：A.場(chǎng)內(nèi)座位的布局B.主席臺(tái)的位置

C.座次的安排D.會(huì)場(chǎng)的裝飾9.會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)一般字?jǐn)?shù)在：A.幾百字直至千字以上B.至少過千字

C.不足上萬(wàn)字D.幾百字至多過千字10.會(huì)議新聞報(bào)道的方式有：A.邀請(qǐng)記者隨訪B.撰寫新聞報(bào)道稿件、向媒體發(fā)送

C.秘書接受專題采訪D.召開記者招待會(huì)ABCDDABD8.會(huì)場(chǎng)的布置包括：ABCDDABD11.制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的正確指導(dǎo)思想不包括：A.勤儉辦會(huì)B.提高規(guī)格C.具有彈性D.留有余地12.會(huì)議規(guī)模和規(guī)格的高低不以與會(huì)者的（

）決定A.級(jí)別B.名氣C.地位D.身份13.在決定會(huì)議的召開時(shí)間前，要充分考慮（）的時(shí)間安排是否合適A.全體代表B.會(huì)議主持人

C.被邀請(qǐng)的主要領(lǐng)導(dǎo)人D.主辦方的主要領(lǐng)導(dǎo)人BBBCD11.制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的正確指導(dǎo)思想不包括：BBBCD14.選擇會(huì)場(chǎng)應(yīng)綜合考慮：A.大小適中B.交通方便C.環(huán)境適合D.設(shè)備齊全15.確定會(huì)議的規(guī)模與規(guī)格應(yīng)力求：A.擴(kuò)大規(guī)模B.提高規(guī)格C.提高效能D.精簡(jiǎn)辦會(huì)16.會(huì)議召開的時(shí)間應(yīng)在（）確定之后再定來(lái)下A.會(huì)議的名稱B.會(huì)議的參加人員

C.會(huì)議的規(guī)模D.會(huì)議的議題ABCDCDD14.選擇會(huì)場(chǎng)應(yīng)綜合考慮：ABCDCDD17.秘書在值班時(shí)，其任務(wù)主要是：A.編好值班管理規(guī)定B.做好值班電話記錄

C.做好值班來(lái)訪記錄D.記好值班工作日志18.會(huì)議記錄的特點(diǎn)是真實(shí)性和：A.典型性B.資料性C.科學(xué)性D.交流性19.慶功祝捷活動(dòng)一般是召開（

）以示隆重和熱烈A.小型會(huì)議B.茶話會(huì)C.大型集會(huì)D.座談會(huì)BCDBBCD17.秘書在值班時(shí)，其任務(wù)主要是：BCDBBCD20.擬定會(huì)場(chǎng)的布置方案應(yīng)注重：A.全面性B.科學(xué)性C.合理性D.藝術(shù)性21.會(huì)議經(jīng)費(fèi)除了會(huì)議費(fèi)用外，還包括：A.資料費(fèi)B.培訓(xùn)費(fèi)C.住宿費(fèi)D.交通費(fèi)22.擬定會(huì)議用餐方案要注意制定明確的：A.伙食標(biāo)準(zhǔn)B.菜單規(guī)格C.衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)D.用餐座次BCDABCDAC20.擬定會(huì)場(chǎng)的布置方案應(yīng)注重：BCDABCDAC23.會(huì)議結(jié)束后，秘書應(yīng)根據(jù)會(huì)議的決定做好會(huì)后（）工作A.執(zhí)行B.反饋C.檢查D.處理24.會(huì)議期間使用的文件有：A.開幕詞B.調(diào)查報(bào)告C.會(huì)議發(fā)言D.會(huì)議總結(jié)報(bào)告25.會(huì)場(chǎng)內(nèi)設(shè)備齊全，主要包括（）設(shè)備A.照明B.安全C.通風(fēng)D.攝像BACDABC23.會(huì)議結(jié)束后，秘書應(yīng)根據(jù)會(huì)議的決定做好會(huì)后（）工作B26.安排會(huì)議程序應(yīng)充分考慮：

A.會(huì)議各環(huán)節(jié)銜接是否合理

B.順序是否合理

C.會(huì)議進(jìn)行是否緊湊

D.下級(jí)的意愿是否得到滿足27.在會(huì)議議程的安排上，應(yīng)盡可能考慮：A.與會(huì)人員的要求

B.將同類性質(zhì)的問題集中安排

C.公司章程對(duì)會(huì)議議程的規(guī)定

D.議題所涉及事物的規(guī)律ABCBCD26.安排會(huì)議程序應(yīng)充分考慮：

A.會(huì)議各環(huán)節(jié)銜接是否28.會(huì)議日程一般采用：A.表格B.段落C.簡(jiǎn)短文字D.分條排列29.在安排會(huì)議日程、議程時(shí)，應(yīng)注意A.會(huì)議日程的編制放在前面

B.會(huì)議議程和日程的功能是相同的

C.會(huì)議議程的編制放在前面

D.會(huì)議議程和日程的編制需要得到領(lǐng)導(dǎo)的審核同意CompanyLogoACCD28.會(huì)議日程一般采用：CompanyLogoACCD30.保證會(huì)議在安靜環(huán)境中順利進(jìn)行需要考慮的因素包括：A.謝絕訪客參觀B.調(diào)整擴(kuò)音器的音量

C.關(guān)閉場(chǎng)內(nèi)的手機(jī)、呼機(jī)D.會(huì)場(chǎng)應(yīng)有隔音設(shè)施31.選擇適當(dāng)?shù)臅?huì)議地點(diǎn)應(yīng)當(dāng)包括：A.有充足的停車位B.離領(lǐng)導(dǎo)和與會(huì)者較近

C.設(shè)備齊全D.租借成本合理32.在進(jìn)行會(huì)議值班時(shí)，為了應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，值班秘書要特別注意()。A.為領(lǐng)導(dǎo)做好食宿服務(wù)B.安排好接站的車輛C.控制與會(huì)議無(wú)關(guān)的人進(jìn)入會(huì)場(chǎng)D.掌握所有領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式ABCDCD30.保證會(huì)議在安靜環(huán)境中順利進(jìn)行需要考慮的因素包括：ABC33.秘書在做會(huì)議記錄工作的準(zhǔn)備時(shí)，必須作好的工作有（

）

A.準(zhǔn)備好記錄用的筆和紙B.準(zhǔn)備好與會(huì)人員的座次表

C.準(zhǔn)備好會(huì)議文件D.準(zhǔn)備好磁帶34.在會(huì)議對(duì)外宣傳工作中，與新聞媒體溝通時(shí)，秘書應(yīng)該做到（

）

A．將組織的某些秘密泄露給媒體，以求得到他們的支持

B．準(zhǔn)備全面周到，主動(dòng)積極

C．快速反應(yīng)，全面關(guān)注媒體的各種報(bào)道

D．平等對(duì)待，必須向所有媒體贈(zèng)送一套宣傳資料和禮品

ABCDBC33.秘書在做會(huì)議記錄工作的準(zhǔn)備時(shí)，必須作好的工作有（35.會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)是單位內(nèi)部編發(fā)的()文書。A.商務(wù)性B.事務(wù)性C.章程性D.決策性36.會(huì)后不需要立卷歸檔的會(huì)議文件資料有()。A.會(huì)議決議B.會(huì)議記錄C.臨時(shí)性文件D.閉幕詞37．會(huì)議禮儀常識(shí)不包括()。A.宴會(huì)禮儀B.迎送禮儀C.服務(wù)禮儀D.文書禮儀38．傳達(dá)會(huì)議決定事項(xiàng)必須()。A.采用實(shí)用主義原則B.搞本位主義C.建立承辦制度D.及時(shí)到位BCACD35.會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)是單位內(nèi)部編發(fā)的()文書。BC便條高葉：

我們將在8月15日召開客戶咨詢聯(lián)誼會(huì)，請(qǐng)你列出發(fā)送會(huì)議通知應(yīng)當(dāng)注意的問題，并擬寫一份帶回執(zhí)的會(huì)議通知。行政經(jīng)理謝飛

2010年4月10日

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發(fā)送通知應(yīng)注意：1）檢查所有的通知是否已附有會(huì)議的日程表，然后再封口2）檢查寄出通知的信封上的姓名和地址、郵編是否齊全，是否錯(cuò)寄或者漏寄3）如果某些客戶不熟悉會(huì)議場(chǎng)所的地址，應(yīng)附上簡(jiǎn)明的路線說明示意圖答案答案回執(zhí)請(qǐng)于4月30日以前將此回執(zhí)寄至：北京市天地公司大廈銷售部高葉小姐收。

郵編：電話：我公司能參加此次會(huì)議，參會(huì)人數(shù)：我公司不能參加此次會(huì)議。公司名稱：負(fù)責(zé)人簽名：回執(zhí)演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！

秘書職業(yè)資格培訓(xùn)會(huì)議管理

會(huì)議管理

第一節(jié)會(huì)前籌備工作第二節(jié)會(huì)中服務(wù)第三節(jié)會(huì)后落實(shí)

會(huì)議管理

第一節(jié)會(huì)前籌備工作第二節(jié)會(huì)中服務(wù)第三節(jié)一、會(huì)議議程、日程二、會(huì)議地點(diǎn)備選方案三、布置會(huì)場(chǎng)安排座次四、發(fā)布會(huì)議信息五、安排會(huì)議食宿六、邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓七、準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品八、安排會(huì)議禮儀服務(wù)九、檢查會(huì)議常用視聽設(shè)備會(huì)前籌備工作一、會(huì)議議程、二、會(huì)議地點(diǎn)三、布置會(huì)場(chǎng)四、發(fā)布會(huì)議信息五、安一、擬定會(huì)議議程、日程會(huì)議議程議程與日程會(huì)議日程為完成議題而做出的順序計(jì)劃；會(huì)議所要討論解決問題的問題的大致安排；根據(jù)會(huì)議議程逐日做出的具體安排，以天為單位，是會(huì)議全程各項(xiàng)活動(dòng)和與會(huì)者安排個(gè)人時(shí)間的依據(jù)。一、擬定會(huì)議議程、日程會(huì)議議程議程與日程會(huì)議日程為完成議題而二者的區(qū)別會(huì)議議程對(duì)會(huì)議所要通過的文件、解決的問題概略安排，并冠以序號(hào)清晰表達(dá)（步驟）會(huì)前發(fā)給與會(huì)者編制早于日程，一般變動(dòng)很少會(huì)議日程會(huì)議在一定時(shí)間內(nèi)的具體安排采用簡(jiǎn)短文字或表格形式，分為上午、下午和晚上會(huì)前發(fā)給參會(huì)者二者的區(qū)別會(huì)議對(duì)會(huì)議所要通過的文件、解決的問題概略安排，并冠會(huì)議議程的制定程序（1）明確目標(biāo)和參加者（2）安排各項(xiàng)議程的時(shí)間★最重要的事項(xiàng)放在開頭；涉及保密事項(xiàng)放在最后★兩項(xiàng)原則：按照議案的輕重緩急；每一項(xiàng)議案的時(shí)間標(biāo)識(shí)清楚。（3）確定每一項(xiàng)議程（4）決定會(huì)議討論形式（5）決定會(huì)議決策的方式

會(huì)議議程的制定程序二、提供會(huì)議地點(diǎn)的備選方案交通便利會(huì)場(chǎng)大小與會(huì)議規(guī)模相符（人均2~3㎡）場(chǎng)地有良好的設(shè)備配置場(chǎng)地應(yīng)不受外界干擾會(huì)議地點(diǎn)是否有停車場(chǎng)所場(chǎng)地租借成本合理2006年11月份真題“會(huì)議地點(diǎn)選擇的要求”P9考慮因素二、提供會(huì)議地點(diǎn)的備選方案考慮因素

會(huì)議經(jīng)費(fèi)有限，應(yīng)注意：

1.盡量將地點(diǎn)安排在稍偏的地方

2.盡量使會(huì)場(chǎng)與駐地相鄰

3.壓縮會(huì)議設(shè)備租賃

4.減少場(chǎng)地租用

培訓(xùn)一會(huì)議管理會(huì)議酒店的分類按類型分：商務(wù)型、度假型。按地點(diǎn)分：位于市中心、位于市郊會(huì)議酒店的分類選擇會(huì)議地點(diǎn)的如下建議：（1）研發(fā)會(huì)議選擇在培訓(xùn)中心或者其他寧?kù)o場(chǎng)所（2）學(xué)會(huì)年會(huì)聽從會(huì)員建議，多選擇城市的酒店（3）培訓(xùn)會(huì)議選擇較偏僻，遠(yuǎn)離市區(qū)的酒店或者旅游勝地（4）重大的獎(jiǎng)勵(lì)、表彰型會(huì)議地點(diǎn)裝飾一定要有檔次（5）交易會(huì)或者新產(chǎn)品交易會(huì)要選擇有展廳的場(chǎng)所，而且交通便利培訓(xùn)一會(huì)議管理確定會(huì)議場(chǎng)地檢查全部的會(huì)議房間隨意抽查的內(nèi)容：一個(gè)單人房間、一個(gè)雙人房間、一個(gè)套房的設(shè)備。（06年11月）★檢查會(huì)議登記部門、管理服務(wù)部門以及后勤部門的所在地檢查膳食供應(yīng)，要求提供過去的各種菜單應(yīng)檢查電梯的服務(wù)情況檢查服務(wù)項(xiàng)目、營(yíng)業(yè)時(shí)間以及社交娛樂活動(dòng)的費(fèi)用了解交通及停車設(shè)施盡可能簽訂書面合同并保持密切聯(lián)絡(luò)。P13確定會(huì)議場(chǎng)地檢查全部的會(huì)議房間案例便條鐘苗：最近，在公司新址搬遷過程中出現(xiàn)了財(cái)務(wù)部與研發(fā)部之間因使用辦公用房發(fā)生矛盾的情形，總經(jīng)理辦公室要求我們召開會(huì)議協(xié)調(diào)解決。請(qǐng)你就選擇會(huì)議地點(diǎn)和布局以及會(huì)議議程的安排提出相應(yīng)建議，供會(huì)議籌備過程參考。請(qǐng)于明天下班前將建議交給我。謝謝。

行政經(jīng)理蘇明2010年3月25日案例便條【答案】

1．關(guān)于會(huì)議地點(diǎn)和布局的選擇：因部門之間的矛盾屬于橫向協(xié)調(diào)工作范圍，所以，建議協(xié)調(diào)會(huì)在圓桌型布局的會(huì)議室舉行?！敬鸢浮?．會(huì)議議程的安排，根據(jù)本次會(huì)議主題是協(xié)調(diào)平級(jí)部門之間的矛盾來(lái)確定：（1）由會(huì)議主持人說明此次會(huì)議的主題和議事規(guī)則。（2）建議先由雙方說明自己的問題和需求，使各方了解對(duì)方的困難。（3）會(huì)議組織者向與會(huì)人員說明公司辦公用房分配的根據(jù)。（4）會(huì)議組織者向各方提出要求：①防止本位主義、樹立內(nèi)部客戶觀念；②耐心傾聽對(duì)方意見；③換位思考；④及時(shí)進(jìn)行信息溝通。（5）再由雙方進(jìn)行互諒互讓的磋商。（6）形成會(huì)議備忘錄，提醒遵照?qǐng)?zhí)行。

2．會(huì)議議程的安排，根據(jù)本次會(huì)議主題是協(xié)調(diào)平級(jí)部門之間的矛盾三、會(huì)場(chǎng)布置和座次安排1.會(huì)場(chǎng)整體布局的要求莊重、美觀、舒適，體現(xiàn)會(huì)議的主題和氣氛，同時(shí)還要考慮會(huì)議的性質(zhì)、規(guī)格、規(guī)模等因素。（06年11月）根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)和形式創(chuàng)造出和諧氛圍大中型會(huì)議要突出中心，保證絕對(duì)的中心小型會(huì)場(chǎng)要注意集中和方便三、會(huì)場(chǎng)布置和座次安排1.會(huì)場(chǎng)整體布局的要求2.主席臺(tái)和座次安排主席臺(tái)：大中型會(huì)議均應(yīng)設(shè)置主席臺(tái)

座談會(huì)和日常工作會(huì)議一般不設(shè)主席臺(tái)

一般會(huì)議只需要請(qǐng)講話人和主持人上臺(tái)工作會(huì)議：主席臺(tái)顏色以藍(lán)、綠色為主慶典表彰性會(huì)議：紅粉色為主全國(guó)黨代會(huì)：黨徽+黨旗（左右各5面）全國(guó)人代會(huì)：國(guó)徽+國(guó)旗（左右各5面）另外：會(huì)標(biāo)、標(biāo)語(yǔ)、花卉、字畫等2.主席臺(tái)和座次安排培訓(xùn)一會(huì)議管理職務(wù)最高者居中，先左后右，由前至后主持人邊坐或者按職務(wù)順序做每個(gè)座位旁邊的左側(cè)放置姓名臺(tái)簽培訓(xùn)一會(huì)議管理主席臺(tái)人數(shù)為偶數(shù)主席臺(tái)人數(shù)為偶數(shù)培訓(xùn)一會(huì)議管理3.其他人員座次安排：橫排法：從左至右橫向依次排列豎排法：從前至后縱向排列左后排列法：以主席臺(tái)為中心，左右兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展綜合考慮因素：職務(wù)高低；姓氏筆畫或單位名稱3.其他人員座次安排：4.會(huì)場(chǎng)形式的布置P184.會(huì)場(chǎng)形式的布置P18四、發(fā)布會(huì)議信息1.會(huì)議通知信息傳遞形式：（P21）（1）當(dāng)面告知（2）打電話（3）發(fā)傳真（4）書面形式或者電子郵件形式根據(jù)會(huì)議的性質(zhì)、參加的范圍、時(shí)間的緩急和保密要求選擇適當(dāng)?shù)耐ㄖ绞?。通常情況下采取兩種以上的方式。四、發(fā)布會(huì)議信息1.會(huì)議通知信息通知內(nèi)容：詳盡、明確。（P22）何單位、何時(shí)、何地、開什么會(huì)議、會(huì)議的主要目的及主要內(nèi)容、會(huì)議期限與日程安排，與會(huì)人員的準(zhǔn)備，報(bào)到的地點(diǎn)以及日期。★會(huì)議通知樣本要作為檔案收存。★某些會(huì)議通知須附“回執(zhí)”通知內(nèi)容：詳盡、明確。（P22）文件發(fā)放范圍是全體與會(huì)人員還是部分代表？列席代表？2.分發(fā)傳遞會(huì)議文件（真題）P22準(zhǔn)備登記附清退目錄裝封發(fā)出文件發(fā)放范圍是全體與會(huì)人員還是部分代表？列席代表？2.分發(fā)傳會(huì)議文件分出方式：（P23）（1）提前發(fā)出（2）簽到時(shí)發(fā)出（真題）（3）會(huì)中發(fā)出（4）現(xiàn)場(chǎng)發(fā)出簽到時(shí)發(fā)出的文件內(nèi)容：(P23）工作報(bào)告、議程、日程安排、作息時(shí)間表、會(huì)議須知等會(huì)議文件分出方式：（P23）發(fā)布會(huì)議信息（1）發(fā)布會(huì)議信息前要進(jìn)行報(bào)審（2）要對(duì)媒體進(jìn)行選擇（3）發(fā)布會(huì)議信息的程序：收集、篩選、加工、報(bào)送審核、發(fā)布（4）媒體的類型：地方媒體全國(guó)性媒體會(huì)議組織者自有媒體發(fā)言人或參會(huì)者家鄉(xiāng)的地方媒體發(fā)布會(huì)議信息（1）發(fā)布會(huì)議信息前要進(jìn)行報(bào)審五、安排會(huì)議食宿1.會(huì)議餐飲：秘書人員提前到現(xiàn)場(chǎng)布置并檢查組織工作的落實(shí)情況，事先將座位卡及菜單擺上。席位的通知除在請(qǐng)柬上注明外，還可在宴會(huì)上陳列宴會(huì)簡(jiǎn)圖。早餐、茶歇、午餐、正式晚餐、招待會(huì)（P28)五、安排會(huì)議食宿1.會(huì)議餐飲：（1）根據(jù)會(huì)議的經(jīng)費(fèi)和人員情況決定會(huì)議餐飲的標(biāo)準(zhǔn)。（2）就餐方式可根據(jù)會(huì)議的規(guī)模和性質(zhì)來(lái)確定，提倡自助餐制和分餐制。（3）事先與提供餐飲的單位確定餐飲的時(shí)間和地點(diǎn)。（4）事先設(shè)計(jì)和確定就餐的憑證。（5）要與飯店一起確定菜單，飲食要干凈、衛(wèi)生、美味可口、品種多。（6）事先準(zhǔn)備好干凈的飲食用具。（7）給因開會(huì)或服務(wù)工作誤了用餐的人員預(yù)留飯菜。（8）做好飲水、飲料的供應(yīng)。培訓(xùn)一會(huì)議管理2.住宿：提前編制住房分配方案年齡較大的與會(huì)者和女性盡量安排向陽(yáng)通風(fēng)衛(wèi)生好的房間漢族與有禁忌的少數(shù)民族不安排在一起預(yù)訂數(shù)量稍有富余2.住宿：六、邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓嘉賓邀請(qǐng)的要求：P291.有禮貌，盛情邀請(qǐng)但又不強(qiáng)人所難2.專門的安全保衛(wèi)和接待工作3.正式發(fā)出邀請(qǐng)函4.寧可邀請(qǐng)而不排斥的原則5.嘉賓人數(shù)不宜過多六、邀請(qǐng)會(huì)議嘉賓嘉賓邀請(qǐng)的要求：P29會(huì)議安全保衛(wèi)工作人員職責(zé)及檢查內(nèi)容職責(zé)：應(yīng)熟悉地方和國(guó)家法律、法規(guī)，能夠冷靜協(xié)助公安人員制服滋事者；防范火災(zāi)；熟知會(huì)場(chǎng)的緊急疏散示意圖，了解如何在大規(guī)模恐慌中維持秩序；向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)事故情況；監(jiān)督裝卸會(huì)議用品，防止與會(huì)議有關(guān)的財(cái)產(chǎn)或展品被盜；會(huì)議值班制度要健全，安全保衛(wèi)人員要堅(jiān)守崗位。（06年11月）檢查：確保會(huì)場(chǎng)內(nèi)所有設(shè)備線路、運(yùn)轉(zhuǎn)及操作規(guī)范的安全可靠；確保會(huì)場(chǎng)內(nèi)消防設(shè)施齊全有效；確保會(huì)場(chǎng)的防竊聽裝置靈敏高效；確保會(huì)場(chǎng)的防盜設(shè)施處于運(yùn)行狀態(tài)；檢查進(jìn)出會(huì)場(chǎng)的人員的身份，禁止與會(huì)議無(wú)關(guān)的人員進(jìn)出會(huì)場(chǎng)。會(huì)議安全保衛(wèi)工作人員職責(zé)及檢查內(nèi)容職責(zé)：應(yīng)熟悉地方和國(guó)家法七、準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品1.會(huì)議資料的具體內(nèi)容（會(huì)議手冊(cè)、文件資料、名單、房號(hào)、餐券、代表證、文具等）2.會(huì)議資料的類型：來(lái)賓資料、會(huì)務(wù)資料、溝通資料3.會(huì)議的臨時(shí)文件要做好回收保管清退和保密，注意歸檔P34七、準(zhǔn)備會(huì)議資料、會(huì)議用品1.會(huì)議用品的類型：必備用品、特殊用品2.會(huì)議用品要樹立全局觀念，搞好綜合平衡，經(jīng)濟(jì)適用，量入為出，精打細(xì)算，注意輕重緩急?？照{(diào)一般在會(huì)前兩小時(shí)開機(jī)預(yù)熱或者預(yù)冷事先擺好姓名牌等1.會(huì)議用品的類型：必備用品、特殊用品八、會(huì)議禮儀服務(wù)

文書禮儀迎送禮儀參會(huì)禮儀服務(wù)禮儀主持人禮儀發(fā)言者禮儀參加者禮儀通用禮儀八、會(huì)議禮儀服務(wù)主持人禮儀發(fā)言者禮儀參加者禮儀通用禮九、檢查視聽設(shè)備1.視聽設(shè)備比較昂貴，專人維護(hù)，做好各種記錄2.工作程序(P39-40)（1）確定工作人員的職責(zé)（2）預(yù)演和檢查會(huì)場(chǎng)視聽設(shè)備3.遠(yuǎn)程會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)配備高速傳真機(jī)4.會(huì)議視聽設(shè)備的保管（注意）（1）電源及連線（2）散熱（3）清潔九、檢查視聽設(shè)備1.視聽設(shè)備比較昂貴，專人維護(hù)，做好各種記錄第二節(jié)會(huì)中服務(wù)五、反饋會(huì)議信息四、收集會(huì)議信息三、做好會(huì)議的記錄工作和簡(jiǎn)報(bào)工作二、接待采訪會(huì)議的新聞媒體一、安排會(huì)議值班第二節(jié)會(huì)中服務(wù)五、反饋會(huì)議信息四、收集會(huì)議信息三、做好會(huì)議一、會(huì)議值班工作1.值班人員做好3項(xiàng)記錄：（1）電話記錄（2）接待記錄（3）值班日志

（4）作好信息傳遞2.值班工作制度（1）信息處理制度（2）崗位責(zé)任制度（3）交接班制度一、會(huì)議值班工作1.值班人員做好3項(xiàng)記錄：編制值班表應(yīng)有的項(xiàng)目（1）會(huì)議值班時(shí)間期限和具體值班時(shí)間。（2）會(huì)議值班人員姓名。（3）會(huì)議值班的地點(diǎn)，并在會(huì)議須知上注明會(huì)議值班室的房間號(hào)。（4）會(huì)議值班負(fù)責(zé)人姓名或帶班人姓名。（5）有時(shí)須用簡(jiǎn)明的文字表明值班的工作內(nèi)容。（6）標(biāo)明人員缺勤的備用方案或替班人員姓名。編制值班表應(yīng)有的項(xiàng)目二、接待新聞媒體接待新聞媒體的原則

1.實(shí)事求是2.內(nèi)外有別，保密原則3.報(bào)領(lǐng)導(dǎo)決定4.全面周到、主動(dòng)積極5.綜合考慮傳遞的方式和內(nèi)容選擇。6.隨時(shí)收集外界輿論和新聞媒體對(duì)會(huì)議的反映信息的報(bào)道，為領(lǐng)導(dǎo)準(zhǔn)確掌握會(huì)議的效果提供參考。

7.會(huì)議結(jié)束后，秘書要為召開媒體溝通會(huì)提供必須的信息資料，使會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)者能更好地向新聞媒體介紹會(huì)議情況，回答記者的提問。二、接待新聞媒體接待新聞媒體的原則接待新聞媒體的工作內(nèi)容：1.會(huì)議秘書撰寫新聞報(bào)道稿件向媒體發(fā)送2.邀請(qǐng)媒體會(huì)議召開期間駐會(huì)采訪3.會(huì)議結(jié)束后召開記者招待會(huì)CompanyLogo接待新聞媒體的工作內(nèi)容：CompanyLogo三、會(huì)議記錄和簡(jiǎn)報(bào)工作會(huì)議記錄內(nèi)容：會(huì)議描述：類型、時(shí)間、日期和地點(diǎn)與會(huì)者姓名缺席者請(qǐng)假條宣讀上次會(huì)議記錄由會(huì)議記錄中產(chǎn)生的問題通訊情況一般事務(wù)和其他事務(wù)下次會(huì)議日期、主席簽名主持人簽名，記錄人簽名三、會(huì)議記錄和簡(jiǎn)報(bào)工作會(huì)議記錄內(nèi)容：會(huì)議記錄的要求：速度、真實(shí)性和資料性培訓(xùn)一會(huì)議管理會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)：報(bào)頭、報(bào)核、報(bào)尾要求：真實(shí)準(zhǔn)確，短小精悍，快，生動(dòng)活潑培訓(xùn)一會(huì)議管理四、搜集反饋會(huì)議信息搜集會(huì)議信息的要求：齊全、及時(shí)、準(zhǔn)確、有效反饋會(huì)議信息的要求：（1）要注意點(diǎn)面結(jié)合，正負(fù)反饋結(jié)合。（2）會(huì)議信息反饋的目的要明確，要看服務(wù)對(duì)象。（3）充分重視會(huì)議的反饋信息溝通，正、負(fù)反饋都要力求做到適時(shí)、適量、適度。會(huì)議信息的反饋形式：正面指導(dǎo)反饋、建設(shè)性反饋。會(huì)議信息的反饋方式：口頭、書面、會(huì)議四、搜集反饋會(huì)議信息搜集會(huì)議信息的要求：齊全、及時(shí)、準(zhǔn)確、有第三節(jié)會(huì)后落實(shí)工作會(huì)后落實(shí)工作會(huì)議文件資料收集整理會(huì)議紀(jì)要內(nèi)容要求會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算會(huì)議精神反饋落實(shí)第三節(jié)會(huì)后落實(shí)工作會(huì)后落實(shí)工作會(huì)議文件資料會(huì)議紀(jì)要會(huì)議經(jīng)一、會(huì)議文件的收集整理收集會(huì)議文件資料的要求收集會(huì)議文件資料的內(nèi)容會(huì)議文件的立卷歸檔會(huì)議文件資料收集整理一、會(huì)議文件的收集整理收集會(huì)議文件資料的要求收集會(huì)議文件資料收集會(huì)議文件資料的要求（真題）①確定會(huì)議文件資料的收集范圍。杜絕保密文件清退死角。②收集會(huì)議文件資料要及時(shí)，確保文件資料在與會(huì)人員離會(huì)之前全部收集齊全。③選擇收集文件資料的渠道，運(yùn)用收集文件資料的不同方式方法。④收集會(huì)議文件也要履行嚴(yán)格的登記手續(xù)。認(rèn)真檢查文件是否有缺件、缺頁(yè)、缺損的情況。⑤要注意保密。收集會(huì)議文件資料的要求（真題）會(huì)議文件的立卷歸檔范圍（真題）：（1）全部會(huì)議正式文件資料（如決定、開幕詞、閉幕詞等及其復(fù)印稿）（2）會(huì)議的參考文件資料（3）會(huì)議的出席、列席、分組名單（4）會(huì)議的議程、日程和程序（5）書面通知、往來(lái)重要電報(bào)、電話記錄（6）會(huì)議記錄、發(fā)言稿、簡(jiǎn)報(bào)、快報(bào)、紀(jì)要及其復(fù)印稿（7）……P71頁(yè)會(huì)議文件的立卷歸檔范圍（真題）：整理文字會(huì)議記錄：（1）熟悉有關(guān)方針政策，提高思想理論水平，增強(qiáng)分析和理解能力。（2）善于對(duì)講話中的不足之處進(jìn)行補(bǔ)正。（3）加強(qiáng)寫作訓(xùn)練，提高寫作水平。整理會(huì)議錄音：刪除、增加、修改、送審。整理文字會(huì)議記錄：印發(fā)會(huì)議紀(jì)要只限于日常工作會(huì)議編寫會(huì)議紀(jì)要并提交領(lǐng)導(dǎo)審核，打印辦公會(huì)議紀(jì)要；工作會(huì)議紀(jì)要；協(xié)調(diào)會(huì)議紀(jì)要；研討會(huì)議紀(jì)要確認(rèn)印發(fā)范圍；確認(rèn)接收者；簽發(fā)會(huì)議執(zhí)行。二、會(huì)議紀(jì)要整理編寫審核打印印制分發(fā)歸檔保存分發(fā)印發(fā)會(huì)議紀(jì)要只限于日常工作會(huì)議編寫會(huì)議紀(jì)要并提交領(lǐng)導(dǎo)審核，打三、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算方法1會(huì)議的收費(fèi)與付費(fèi)方法2會(huì)議付費(fèi)的要求3注意事項(xiàng)三、會(huì)議經(jīng)費(fèi)結(jié)算方法1會(huì)議的收費(fèi)與付費(fèi)方法2會(huì)議付費(fèi)的要求3結(jié)算會(huì)議開支費(fèi)用的程序：通知與會(huì)人員結(jié)算時(shí)間地點(diǎn)—清點(diǎn)費(fèi)用支出發(fā)票—核實(shí)發(fā)票—填寫報(bào)銷單、將發(fā)票貼于報(bào)銷單背面—請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)簽字—到財(cái)務(wù)部門報(bào)銷—與相關(guān)部門及人員結(jié)清費(fèi)用會(huì)議成本直接會(huì)議費(fèi)用=會(huì)場(chǎng)租用及布置費(fèi)+會(huì)議設(shè)備租用費(fèi)+會(huì)議郵電通訊費(fèi)+會(huì)議培訓(xùn)費(fèi)+會(huì)議交通參觀費(fèi)+會(huì)議食宿費(fèi)+會(huì)議資料費(fèi)+會(huì)議宣傳交際費(fèi)+紀(jì)念品購(gòu)置費(fèi)+水電費(fèi)+其他符合規(guī)定的雜支費(fèi)等結(jié)算會(huì)議開支費(fèi)用的程序：會(huì)議財(cái)務(wù)管理應(yīng)遵循的原則：（1）遵守制度，嚴(yán)格手續(xù)。（2）量入為出，收支平衡。（3）精打細(xì)算，例行節(jié)約。培訓(xùn)一會(huì)議管理四、跟蹤反饋落實(shí)會(huì)議精神123會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)催辦與登記制度反饋四、跟蹤反饋落實(shí)會(huì)議精神123會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)催辦與登記制會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)（真題）（1）基本要求：準(zhǔn)確、及時(shí)、到位（2）傳達(dá)方式：口頭傳達(dá)、錄音錄像傳達(dá)、印發(fā)文件等；采用何種傳達(dá)方式取決于會(huì)議的性質(zhì)、內(nèi)容和要求印發(fā)文件包括會(huì)議決定、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、會(huì)議決定催辦通知單等會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)（真題）采用何種傳達(dá)方式取決于會(huì)議的性質(zhì)、會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦與登記制度（1）明確催辦人員。（2）健全登記制度。（3）建立匯報(bào)制度。（口頭、書面、專題匯報(bào)等方式）會(huì)議決定事項(xiàng)的反饋原則：（1）迅速及時(shí)（2）真實(shí)準(zhǔn)確（3）要對(duì)堵塞言路、阻止反饋的言行認(rèn)真對(duì)待和處理。培訓(xùn)一會(huì)議管理會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦：（1）催辦的方式：

發(fā)文催辦、電話催辦、派員催辦、約請(qǐng)承辦部門來(lái)人匯報(bào)（2）會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦程序：會(huì)議決定事項(xiàng)的傳達(dá)—會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦與登記制度—會(huì)議決定事項(xiàng)的反饋（3）注意事項(xiàng)，需注意以下兩類問題：綜合性的，需由多部門共同辦理的工作事項(xiàng)。部門職責(zé)分工邊緣的、交錯(cuò)的工作事項(xiàng)。會(huì)議決定事項(xiàng)的催辦：會(huì)議決定事項(xiàng)傳達(dá)落實(shí)的要求：（1）迅速果斷，保證質(zhì)量。（2）忠實(shí)決策，不打折扣。（3）解放思想，創(chuàng)造性地落實(shí)。傳達(dá)落實(shí)會(huì)議決策的具體實(shí)施：傳達(dá)動(dòng)員、分解任務(wù)、互相溝通、操作控制、效益考核。會(huì)議決定事項(xiàng)傳達(dá)落實(shí)的要求：真題演練真題演練1.確定會(huì)場(chǎng)大小需考慮的主要因素是會(huì)議的（）。

A.規(guī)模B.主題C.級(jí)別D.時(shí)間2.宏遠(yuǎn)公司在承辦市科技博覽會(huì)后，準(zhǔn)備招考記者招待會(huì)。秘書為總經(jīng)理答記者問準(zhǔn)備的資料應(yīng)包括（）。

A.本公司技術(shù)、人員、設(shè)備的基本情況

B.消費(fèi)者來(lái)信

C.科技博覽會(huì)的基本情況0

D.本市科技發(fā)展的基本情況

ABACD1.確定會(huì)場(chǎng)大小需考慮的主要因素是會(huì)議的（）。

3.會(huì)議記錄漏記的內(nèi)容可以根據(jù)（）在會(huì)后進(jìn)行補(bǔ)充修正。

A.記錄員的記憶B.錄音

C.與會(huì)者的筆記D.主持人的意圖4.確定參加會(huì)議人員的范圍和名單要根據(jù)：A.會(huì)議名稱B.會(huì)議規(guī)格

C.會(huì)議經(jīng)費(fèi)D.會(huì)議規(guī)模

CompanyLogoBBCD3.會(huì)議記錄漏記的內(nèi)容可以根據(jù)（）在會(huì)后進(jìn)行補(bǔ)充修正。

A.5.秘書人員參加會(huì)議，輔助領(lǐng)導(dǎo)的研究問題：A.既有發(fā)言權(quán)，又有表決權(quán)B.只有發(fā)言權(quán)，沒有表決權(quán)C.只有表決權(quán)，沒有發(fā)言權(quán)D.沒有發(fā)言權(quán)，也沒有表決權(quán)6.正式宴會(huì)一般都要安排賓主和其他人的：

A.入席排位B.名單牌位C.桌次席位D.入席桌次7.會(huì)議的日程表包括：ACDA.時(shí)間B.序號(hào)C.內(nèi)容D.地點(diǎn)BC5.秘書人員參加會(huì)議，輔助領(lǐng)導(dǎo)的研究問題：BC8.會(huì)場(chǎng)的布置包括：A.場(chǎng)內(nèi)座位的布局B.主席臺(tái)的位置

C.座次的安排D.會(huì)場(chǎng)的裝飾9.會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)一般字?jǐn)?shù)在：A.幾百字直至千字以上B.至少過千字

C.不足上萬(wàn)字D.幾百字至多過千字10.會(huì)議新聞報(bào)道的方式有：A.邀請(qǐng)記者隨訪B.撰寫新聞報(bào)道稿件、向媒體發(fā)送

C.秘書接受專題采訪D.召開記者招待會(huì)ABCDDABD8.會(huì)場(chǎng)的布置包括：ABCDDABD11.制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的正確指導(dǎo)思想不包括：A.勤儉辦會(huì)B.提高規(guī)格C.具有彈性D.留有余地12.會(huì)議規(guī)模和規(guī)格的高低不以與會(huì)者的（

）決定A.級(jí)別B.名氣C.地位D.身份13.在決定會(huì)議的召開時(shí)間前，要充分考慮（）的時(shí)間安排是否合適A.全體代表B.會(huì)議主持人

C.被邀請(qǐng)的主要領(lǐng)導(dǎo)人D.主辦方的主要領(lǐng)導(dǎo)人BBBCD11.制定會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算的正確指導(dǎo)思想不包括：BBBCD14.選擇會(huì)場(chǎng)應(yīng)綜合考慮：A.大小適中B.交通方便C.環(huán)境適合D.設(shè)備齊全15.確定會(huì)議的規(guī)模與規(guī)格應(yīng)力求：A.擴(kuò)大規(guī)模B.提高規(guī)格C.提高效能D.精簡(jiǎn)辦會(huì)16.會(huì)議召開的時(shí)間應(yīng)在（）確定之后再定來(lái)下A.會(huì)議的名稱B.會(huì)議的參加人員

C.會(huì)議的規(guī)模D.會(huì)議的議題ABCDCDD14.選擇會(huì)場(chǎng)應(yīng)綜合考慮：ABCDCDD17.秘書在值班時(shí)，其任務(wù)主要是：A.編好值班管理規(guī)定B.做好值班電話記錄

C.做好值班來(lái)訪記錄D.記好值班工作日志18.會(huì)議記錄的特點(diǎn)是真實(shí)性和：A.典型性B.資料性C.科學(xué)性D.交流性19.慶功祝捷活動(dòng)一般是召開（

）以示隆重和熱烈A.小型會(huì)議B.茶話會(huì)C.大型集會(huì)D.座談會(huì)BCDBBCD17.秘書在值班時(shí)，其任務(wù)主要是：BCDBBCD20.擬定會(huì)場(chǎng)的布置方案應(yīng)注重：A.全面性B.科學(xué)性C.合理性D.藝術(shù)性21.會(huì)議經(jīng)費(fèi)除了會(huì)議費(fèi)用外，還包括：A.資料費(fèi)B.培訓(xùn)費(fèi)C.住宿費(fèi)D.交通費(fèi)22.擬定會(huì)議用餐方案要注意制定明確的：A.伙食標(biāo)準(zhǔn)B.菜單規(guī)格C.衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)D.用餐座次BCDABCDAC2