檔案管理系統(tǒng)操作步驟及注意事項1/1/20231檔案管理系統(tǒng)操作步驟12/23/202211、打開檔案館的網(wǎng)頁(三種方式)1/1/202321、打開檔案館的網(wǎng)頁(三種方式)12/23/20222直接輸入1/1/20233直接輸入12/232、添加文件(1)單擊“檔案管理”1/1/202342、添加文件(1)單擊“檔案管理”12/23/20224(2)輸入用戶名：單位拼音首字母；輸入密碼：單位拼音首字母兩遍（密碼在菜單“系統(tǒng)設(shè)置”中更改）1/1/20235(2)輸入用戶名：單位拼音首字母；12/23/2022（3）單擊“檔案名稱”或“打開”1/1/20236（3）單擊“檔案名稱”或“打開”12/23/20226（4）點擊桌面左上方“添加文件”1/1/20237（4）點擊桌面左上方“添加文件”12/23/20227（5）點開“選擇類目”：一、二、三級類目分別為目錄1、目錄2、目錄3，點“選擇”后“關(guān)閉”。1/1/20238（5）點開“選擇類目”：一、二、三級類目分別為目錄1、目錄2注：錄入過程中除題名外，一般使用半角、漢字狀態(tài)。1/1/20239注：錄入過程中除題名外，一般使用半角、漢字狀態(tài)。12/23/（6）輸入“立卷部門編號”：如，2006-校長辦1/1/202310（6）輸入“立卷部門編號”：如，2006-校長辦12/23/（7）“案卷號及件號”：1.0001（4位小數(shù)）案卷號卷內(nèi)文件編號注：案卷在“案卷號及件號”這里輸入整數(shù)，如第1卷：1（整數(shù)）1/1/202311（7）“案卷號及件號”：1.0001（4位小數(shù)）案卷號卷內(nèi)（8）“文號”格式：半角、中文狀態(tài)、全部使用圓括號。如：湘干(2006)34號1/1/202312（8）“文號”格式：半角、中文狀態(tài)、全部使用圓括號。如：湘干（9）“頁次”寫文件在卷內(nèi)的起止頁碼，如：“2-8”；如果只有1頁，起止頁碼寫所在頁次，位于第2頁的1份文件格式如“2-2”。1/1/202313（9）“頁次”寫文件在卷內(nèi)的起止頁碼，如：“2-8”；如果只（10）“責任者”為文件落款單位（11）“發(fā)文時間”：月和日都寫2位數(shù)，不足的前面加“0”，如：2006.04.191/1/202314（10）“責任者”為文件落款單位12/23/202214（12）“密級”：一般選“內(nèi)部”；有密級的文件要選定相應密級;“保管期”：長期1/1/202315（12）“密級”：一般選“內(nèi)部”；12/23/202215（13）每錄入完一份文件點擊“添加”(保存)，結(jié)束時點“關(guān)閉”。1/1/202316（13）每錄入完一份文件點擊“添加”(保存)，結(jié)束時點“關(guān)閉3、添加圖像文件（1）“刷新”后點開下拉菜單，如“校長辦”1/1/2023173、添加圖像文件（1）“刷新”后點開下拉菜單，如“校長辦”1（2）在右邊文件信息管理中打開“圖像”菜單1/1/202318（2）在右邊文件信息管理中打開“圖像”菜單12/23/202（3）“電子文件上傳插件手工安裝程序”下載并安裝1/1/202319（3）“電子文件上傳插件手工安裝程序”下載并安裝12/23/（4）打開“電子文件上傳”

注意：請不要使用下面的文件上傳功能1/1/202320（4）打開“電子文件上傳”

注意：請不要使用下面的文件上傳功（5）找到文件相應的電子文件

A.找到圖片文件存放路徑1/1/202321（5）找到文件相應的電子文件

A.找到圖片文件存放路徑12B.選定文件，可同時選定多個文件（用Alt或Shift+鼠標）1/1/202322B.選定文件，可同時選定多個文件（用Alt或Shift+鼠C.選定文件后點擊上傳，系統(tǒng)將提示上傳完成，點“確定”-關(guān)閉?！巴顺觥奔赐瓿?份電子文件歸檔1/1/202323C.選定文件后點擊上傳，系統(tǒng)將提示上傳完成，點“確定”-關(guān)4、打印(1)點擊窗口左邊菜單立卷部門名，如“校長辦”，依次點開目錄1、2、3。1/1/2023244、打印(1)點擊窗口左邊菜單立卷部門名，如“校長辦”(2)點擊窗口右邊菜單“打印所有”1/1/202325(2)點擊窗口右邊菜單“打印所有”12/23/202225(3)選“自定義打印目錄”—卷內(nèi)目錄（A4縱向）；“選擇打印范圍”——卷內(nèi)文件?！按蛴≡O(shè)置選項”——從“案卷列表”中選出要打印的卷；點“打印預覽”。1/1/202326(3)選“自定義打印目錄”—卷內(nèi)目錄（A4縱向）；12/(4)點“打印預覽”后，如果彈出安裝ActiveX插件，提示是否安裝，點“是”安裝。(5)點“打印預覽”后，如果出現(xiàn)“該頁上的腳本造成InternetExplorer運行速度減慢。如繼續(xù)……是否取消該腳本？是否選“否”，則可正常打印1/1/202327(4)點“打印預覽”后，如果彈出安裝ActiveX插件，提(6)點“打印預覽”后，如果仍不能正常打印，請不要使用自動設(shè)置邊距，去掉“√”1/1/202328(6)點“打印預覽”后，如果仍不能正常打印，請不要使用自動(4)打印1式3份（手動設(shè)置邊距，先頁面設(shè)置為上邊距-15，下邊距-5；左邊距-15，右邊距-5如果導出到Excel表，留出左邊距2.5cm1/1/202329(4)打印1式3份（手動設(shè)置邊距，先頁面設(shè)置為上邊距-15，(5)備考表打印，從檔案館的網(wǎng)頁“表格下載”中下載打印1/1/202330(5)備考表打印，從檔案館的網(wǎng)頁“表格下載”中下載打印12檔案館負責歸檔工作的館員分工如下：陳建群：黨群、行政類電話：8879712李君：研究生、本科生、外事、財會、出版、聲像類

電話：8876733丁菓：成教、網(wǎng)絡(luò)學院、科研、基建、設(shè)備、產(chǎn)品類電話：88767331/1/202331檔案館負責歸檔工作的館員分工如下：陳建群：黨群、行政類電謝謝二○○七年四月1/1/202332謝謝二○○七年四月12/23/202232演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！檔案管理系統(tǒng)操作步驟及注意事項1/1/202334檔案管理系統(tǒng)操作步驟12/23/202211、打開檔案館的網(wǎng)頁(三種方式)1/1/2023351、打開檔案館的網(wǎng)頁(三種方式)12/23/20222直接輸入1/1/202336直接輸入12/232、添加文件(1)單擊“檔案管理”1/1/2023372、添加文件(1)單擊“檔案管理”12/23/20224(2)輸入用戶名：單位拼音首字母；輸入密碼：單位拼音首字母兩遍（密碼在菜單“系統(tǒng)設(shè)置”中更改）1/1/202338(2)輸入用戶名：單位拼音首字母；12/23/2022（3）單擊“檔案名稱”或“打開”1/1/202339（3）單擊“檔案名稱”或“打開”12/23/20226（4）點擊桌面左上方“添加文件”1/1/202340（4）點擊桌面左上方“添加文件”12/23/20227（5）點開“選擇類目”：一、二、三級類目分別為目錄1、目錄2、目錄3，點“選擇”后“關(guān)閉”。1/1/202341（5）點開“選擇類目”：一、二、三級類目分別為目錄1、目錄2注：錄入過程中除題名外，一般使用半角、漢字狀態(tài)。1/1/202342注：錄入過程中除題名外，一般使用半角、漢字狀態(tài)。12/23/（6）輸入“立卷部門編號”：如，2006-校長辦1/1/202343（6）輸入“立卷部門編號”：如，2006-校長辦12/23/（7）“案卷號及件號”：1.0001（4位小數(shù)）案卷號卷內(nèi)文件編號注：案卷在“案卷號及件號”這里輸入整數(shù)，如第1卷：1（整數(shù)）1/1/202344（7）“案卷號及件號”：1.0001（4位小數(shù)）案卷號卷內(nèi)（8）“文號”格式：半角、中文狀態(tài)、全部使用圓括號。如：湘干(2006)34號1/1/202345（8）“文號”格式：半角、中文狀態(tài)、全部使用圓括號。如：湘干（9）“頁次”寫文件在卷內(nèi)的起止頁碼，如：“2-8”；如果只有1頁，起止頁碼寫所在頁次，位于第2頁的1份文件格式如“2-2”。1/1/202346（9）“頁次”寫文件在卷內(nèi)的起止頁碼，如：“2-8”；如果只（10）“責任者”為文件落款單位（11）“發(fā)文時間”：月和日都寫2位數(shù)，不足的前面加“0”，如：2006.04.191/1/202347（10）“責任者”為文件落款單位12/23/202214（12）“密級”：一般選“內(nèi)部”；有密級的文件要選定相應密級;“保管期”：長期1/1/202348（12）“密級”：一般選“內(nèi)部”；12/23/202215（13）每錄入完一份文件點擊“添加”(保存)，結(jié)束時點“關(guān)閉”。1/1/202349（13）每錄入完一份文件點擊“添加”(保存)，結(jié)束時點“關(guān)閉3、添加圖像文件（1）“刷新”后點開下拉菜單，如“校長辦”1/1/2023503、添加圖像文件（1）“刷新”后點開下拉菜單，如“校長辦”1（2）在右邊文件信息管理中打開“圖像”菜單1/1/202351（2）在右邊文件信息管理中打開“圖像”菜單12/23/202（3）“電子文件上傳插件手工安裝程序”下載并安裝1/1/202352（3）“電子文件上傳插件手工安裝程序”下載并安裝12/23/（4）打開“電子文件上傳”

注意：請不要使用下面的文件上傳功能1/1/202353（4）打開“電子文件上傳”

注意：請不要使用下面的文件上傳功（5）找到文件相應的電子文件

A.找到圖片文件存放路徑1/1/202354（5）找到文件相應的電子文件

A.找到圖片文件存放路徑12B.選定文件，可同時選定多個文件（用Alt或Shift+鼠標）1/1/202355B.選定文件，可同時選定多個文件（用Alt或Shift+鼠C.選定文件后點擊上傳，系統(tǒng)將提示上傳完成，點“確定”-關(guān)閉?！巴顺觥奔赐瓿?份電子文件歸檔1/1/202356C.選定文件后點擊上傳，系統(tǒng)將提示上傳完成，點“確定”-關(guān)4、打印(1)點擊窗口左邊菜單立卷部門名，如“校長辦”，依次點開目錄1、2、3。1/1/2023574、打印(1)點擊窗口左邊菜單立卷部門名，如“校長辦”(2)點擊窗口右邊菜單“打印所有”1/1/202358(2)點擊窗口右邊菜單“打印所有”12/23/202225(3)選“自定義打印目錄”—卷內(nèi)目錄（A4縱向）；“選擇打印范圍”——卷內(nèi)文件。“打印設(shè)置選項”——從“案卷列表”中選出要打印的卷；點“打印預覽”。1/1/202359(3)選“自定義打印目錄”—卷內(nèi)目錄（A4縱向）；12/(4)點“打印預覽”后，如果彈出安裝ActiveX插件，提示是否安裝，點“是”安裝。(5)點“打印預覽”后，如果出現(xiàn)“該頁上的腳本造成InternetExplorer運行速度減慢。如繼續(xù)……是否取消該腳本？是否選“否”，則可正常打印1/1/202360(4)點“打印預覽”后，如果彈出安裝ActiveX插件，提(6)點“打印預覽”后，如果仍不能正常打印，請不要使用自動設(shè)置邊距，去掉“√”1/1/202361(6)點“打印預覽”后，如果仍不能正常打印，請不要使用自動(4)打印1式3份（手動設(shè)置邊距，先頁面設(shè)置為上邊距-15，下邊距-5；左邊距-15，右邊距-5如果導出到Excel表，留出左邊距2.5cm1/1/202362(4)打印1式3份（手動設(shè)置邊距，先頁面設(shè)置為上邊距-15，(5)備考表打印，從檔案館的網(wǎng)頁“表格下載”中下載打印1/1/202363(5)