時間管理

(如何成為上司的得力助手)如果您的余生只剩下三天,您會做那三件事情?請閉目一分鐘思考這個問題前面那個問題太過嚴肅?如果您明天起要請年假三天,您會交待代理人那些事情?時間管理是什么?時間管理不是什么?時間本身不是問題.因為每個人每天所擁有的時間都是一般地多所以時間管理的問題本身不在于時間,而是在于自己如何善用及分配你自己的時間時間管理是什么?時間管理就是自我管理自我管理即是改變習慣,以令自己更富績效,更富效能把事情很快地做完,叫做效率把事情很快又很對地做完,叫做效能時間管理就是”預(yù)先設(shè)想、超乎期待”

部屬主管人,為何安于現(xiàn)狀?為何你安于現(xiàn)狀(不想結(jié)婚)?1.無奈2.不確定改變之后會更好3.因為現(xiàn)狀是我自己最熟悉的除非當你開始不滿于現(xiàn)狀時,表示會有新的事物發(fā)生在你的身上…

但是要用對“新的思考方式”你可知道為何會想不出來?因為你跳不出原來的思維習慣但是假設(shè)你想出來了.恭喜你,表示你會用新的角度去思考一個舊有的問題.

改變時間管理的第一步,從你自覺需要時間管理開始時間管理的架構(gòu)緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩請排排出出正正確確的的行行事事優(yōu)優(yōu)先先級級????ABCD緊迫的事不緊迫的事重要的事1st急2nd重不重要的事3rd輕4th緩正確的行行事優(yōu)先先級(急重輕緩緩)緊迫的事不緊迫的事重要的事設(shè)備故障,生產(chǎn)停擺重傷害急救員工產(chǎn)生肢體沖突顧客抱怨居民抗爭停電老闆交待的事主管交待的事計劃研擬問題調(diào)查技能提升居民有話說公關(guān)促進健康檢查不重要的事有些電話有些不速之客到訪有些會議之出列席有些無謂的請托有些臨時的邀約有些交際應(yīng)酬有些文件之處理處理屬下之工作自我干擾自我心煩個人嗜好的沈迷陷阱一:時間的配配置態(tài)度度不對Reaction消極回應(yīng)應(yīng)vsProaction積極掌握握危機就是是轉(zhuǎn)機規(guī)劃重于于做事最好的控控制是預(yù)防預(yù)防勝于于處理不合理的的時間配配置I.45%處理危機II5%IV15%II.35%明智的時時間配置置I處理危機II善用管理理循環(huán)ＰＰ．Ｄ．．Ｃ．ＡＡ第一步驟驟計劃(Plan)『沒有計劃劃,您就是正正在計劃劃失敗』第二步驟驟做(Do)「有做才有有可能達達到目標標-贏在起步步」第三步驟驟檢查(Check)養(yǎng)成事后后追蹤回回饋的習習慣，檢檢查目標標是否有有達成第四步驟驟再改善(Action)當定期檢檢查工作作進度，，發(fā)現(xiàn)產(chǎn)產(chǎn)生落差差時，應(yīng)從新檢討達成成目標所所使用的的方法，，必要時時，可能能也要向上級請請示重新確認認目標或調(diào)整作作法善用管理理循環(huán)ＰＰ．Ｄ．．Ｃ．ＡＡ陷阱二:拖延的方方式不對除了第四四項(既不重要要又不緊緊迫的事事)以外,其它的事事做起來來都不太太愉快(不是措手手不及,就是已經(jīng)經(jīng)被主管管釘?shù)脻M滿同頭包包)不急的事事情一拖拖延之后后往往變變成緊急急的事情情緊迫的事不緊迫的事重要的事1st2nd不重要的事3rd4th克服1.成本概念念/效益分析析法成本花錢約會會...走路去公公園約會會...............好處幸福終生生...不用門票票又有情情調(diào)...............克服2.思維習慣慣的改變變這件事令令人感到到為難,但是它非非做不可可,因此我將將立即做完完它,以便盡早忘掉掉它.養(yǎng)成速戰(zhàn)速決決的習慣慣將事情切切成好幾幾塊小塊塊任務(wù),快速地完完成每一一塊的任任務(wù)完成最關(guān)關(guān)鍵的部部份,讓事情看看起來像像做完80%一般陷阱三:事必親躬躬韓非子.八經(jīng)下君,盡已之能能(單兵作戰(zhàn)戰(zhàn))中君,盡人之力力(借力使力力)上君,盡人之智智(呼風喚雨雨)諸葛亮凡凡事必親親躬,后來過勞勞而死.為何事必必親躬?因為怕同同事取代代不放心同同事,不信任同同事要求標準準過高陷阱四:有求必應(yīng)應(yīng)受人尊敬敬重要,還是受人人歡迎重重要不好意思思拒絕請請托的原原因接納請托托比拒絕絕請托容容易擔心觸怒怒請托者者想要做廣廣受愛戴戴之好人人不知如何何拒絕他他人之請請托每個人都都有一個個好朋友友,叫“施小惠”,可以適當當?shù)鼐芙^絕.1.舍得2.勇于拒絕絕3.交待1.怡情養(yǎng)性2.輕松一下Conclusions:時間管理架構(gòu)構(gòu)1.兵貴速戰(zhàn)速決決2.快刀斬亂麻1.幕後運籌帷幄幄2.灌能均衡緊迫的事不緊迫的事重要的事不重要的事如何提高工作作效率如何提高工作作效率1.了解自己每天天工作時段的的特性,善用之.2.以PDCA分布周一到周周五的工作性性質(zhì).3.保持良好的體體力;養(yǎng)成運動的習習慣4.身心均衡地地發(fā)展;培養(yǎng)良好的的嗜好1.工作時段分分配法則早上中午13:00~15:00下午晚上活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,適合散心,放松(Check)冷靜,溝通(Action,Plan)

Relax,人文,Thinking1.發(fā)球:EMail2.電話敲定事情/做事情3.給部屬方向/畫架構(gòu)4.執(zhí)行進行中專案1.面對面FollowUp2.GoAround繞過障礙解決問題3.溝通與協(xié)調(diào)1.思考問題2.寫計劃/UpdateFollowup進度(1hr)3.Update/Modify進行中項目1.花1小時寫作(整理工作心得)2.每周工作性性質(zhì)分配法法則禮拜一二禮拜三四五禮拜六日備注活力充沛,沖勁與勇氣兼俱(Do)思考遲頓,放松,溝通(Check)冷靜,思考(Action,Plan)1.大型專案丟球(例績效考核)2.課內(nèi)專案丟球3.給予課員做事方向/做事重點4.創(chuàng)造議題1.FollowUp一二所丟的球2.調(diào)整,Update計劃3.議題收尾4.傾聽溝通1.想想項目推展目的是什么?意義何在?2.有沒有辦法借專案推展提升自己的價值?3.計劃/規(guī)劃如何展開你你的計劃一日之計在在昨天下班班前一周之計在在于周日一月之計在在于月底1.舍得2.勇于拒絕3.交待他人1.怡情養(yǎng)性2.輕松一下良好的時間間管理來自自于計劃1.兵貴速戰(zhàn)速速決2.快刀斬亂麻麻1.幕後運籌帷帷幄2.多多學習均衡緊迫的事不緊迫的事事重要的事不重要的事事PADC不好好耗用時間花時間在計計劃上才是是

最節(jié)省省時間的作作法耗用時間80/20法則花最少的力力氣,獲得最多的的效益你所完成的的工作里,80%的成果,來自于20%的時間=>也就是說80%的努力是與與成果無關(guān)關(guān)的80/20原理理意意示示圖圖80%時間間20%時間間80%成效效20%成效效重要要的的少數(shù)數(shù)事事物物瑣碎碎的的多數(shù)數(shù)事事物物目標標金字塔塔長程程目目標標年目目標標季目目標標月目目標標周目目標標日目目標標目標標設(shè)設(shè)定定(Goal-setting)目標標設(shè)設(shè)定定原原則則(SMART)：（Specific））目標標要要具具體體；；（（Measurable））目標標必必須須是是可可衡衡量量的的；；（（Achievable））目標標是是可可能能實實現(xiàn)現(xiàn)的的；；（（Realistic））目標是是切合合實際際的；；（Timetable））一定要要設(shè)定定時間間表目標設(shè)設(shè)定的的七個個步驟驟：（1）先擬擬定您您期望望達到到的目目標（（2）列出出達到到目標標后的的好處處（3）列出出可能能的障障礙點點（4）列出出所需需信息息或資資源（（5）列出出可尋尋求支支持的的對象象（6）訂定定行動動計劃劃（7）訂定定達成成目標標的期期限執(zhí)行能能力的的強化化良好工工作習習慣的的養(yǎng)成成兵貴速速戰(zhàn)速速決可以早早上做做完的的事,決不拖拖到下下午完完成可可以以一天天做完完的事事,決不分分成兩兩天完完成每天至至少完完成一一件事事情,特別是是在工工作情情緒低低潮時時養(yǎng)成做做備忘忘錄的的習慣慣備忘錄時間管管理的的利器器:to-doList備忘錄緊急的的事情情1.高階今今天交交待2.臨時狀狀況重要的的事情情1.工作計計劃2.人生規(guī)規(guī)劃3.家庭,健康,財富ScheduleList1.Meeting2.行事歷歷3.紀念日日RoutineWork1.日常工工作2.定期約約會“執(zhí)行”的寫照照JustDoIt奉備忘忘錄的的ToDo-CheckList如圣旨旨行動才才是企企劃的的開始始把掌控控著力力焦點點集中中在計計劃最最緊要要的20%執(zhí)行能能力鋒鋒利如如倚天天劍.劍鋒到處處,刀折劍斷斷執(zhí)行不是是一成不不變的合理性Reasonable探討表示示用心試探一下下是不會會損傷毫毫發(fā)的平時基本本觀念(Sense)的建立,在臨場應(yīng)應(yīng)用時最最能顯現(xiàn)現(xiàn)效果執(zhí)行的速速度:兵貴速戰(zhàn)戰(zhàn)速決養(yǎng)兵千日日,用在一時時(資源珍貴貴)時機稍縱縱即逝將變量降降至最低低生米已煮煮成熟飯飯型(老公,來不及了了)自廢武功功型(成績已經(jīng)經(jīng)貼出去去了)客戶的感感受加快速度度,才能勢如如破竹.兵貴速戰(zhàn)戰(zhàn)速決的的時機并不是每每一件事事情都需需要兵貴貴速戰(zhàn)速速決#1是項目的的要徑任任務(wù)或是是一群人要要等你的的決策之之后方能能動作(丟球)#2重要事件件的關(guān)鍵鍵任務(wù).通常要完完成此關(guān)鍵任務(wù)務(wù)只占全全部項目目時間的的20%.#3時機稍縱縱即逝的的機會.有時候機會的有有效性僅僅限于某某段時間間,甚至短到到幾分鐘鐘而已.讓程序進進行最迅迅速的方方法當然需要要先了解解程序及及關(guān)鍵點點見面三分分情親自與關(guān)關(guān)鍵人物物(經(jīng)理)面對面溝溝通執(zhí)行的技技巧:KeySuccessFactor靈活如庖丁的刀刀,在牛的關(guān)關(guān)節(jié)中游游走(游刃有余余).分解完畢畢牛尚不不自知已已經(jīng)被解解體關(guān)鍵重點點在計劃階階段時即即被簡單單勾勒出出來做對的事事情,并不會耗耗費太大大的力氣氣.反而做不不對的事事情,才需花時間間東補西補補.Buffer緩沖區(qū)并不是每件件事情都那那么的急如果我們每每件事情都都要即時地地處理掉,相信我們會會變得神經(jīng)經(jīng)兮兮的所以應(yīng)該要要有一個地地方讓我們們放一些比比較不必馬馬上處理掉掉的事情,但是時間到到時又要能能提醒我們們?nèi)绾翁幚砬榍榫w低潮每天至少完完成一件事事情完成事情的的定義完整的相關(guān)的善后的記錄的文件件通常完成一一完整任務(wù)務(wù)就會有力力氣再做第第二件事情情消除時間殺殺手所謂時間殺殺手就是浪浪費時間的的事情，如如：電話干干擾、不重重要的會、、不速之客客、總是在在做救火的的事情、拖拖延的習慣慣、猶豫不不決、過度承諾、、責任界定定不清、缺缺乏所需協(xié)助資源等等若要消除時時間殺手，，您一定要要厘清工作的的重點：把工作重重點擬出來來，然后作出抉擇有效的項目目管理當在工作上上與時間管管理上愈來來愈有績效效時，可能能會被指派派更多的工工作其內(nèi)容包括括(1)多重的工作作計劃(Alternatives)(2)定義理想的的指標(3)設(shè)定完成期期限(4)列出完整的的工作清單單(5)風險預(yù)估和和替代方案案(BackupPlan)崔西定律：(1)工作的困難難度=(執(zhí)行步驟的的數(shù)目)的平平方方：：例例如如完完成成一一件件工工作作有有3個執(zhí)行步驟，，則此工作的的困難度是9﹔(2)簡化工作是所所有成功條件件的共同特質(zhì)質(zhì)，工作愈簡簡化，愈不會會出問題良好的人際溝溝通與授權(quán)工作時間中大大約有75%的時間是花在在與人溝通上上，在世界上最浪浪費時間的，，就是不良的的人際關(guān)系；在職業(yè)生活活中您是否成成功，決定于于您如何有效效地與別人溝溝通；每一次次溝通的破裂裂，都發(fā)生于于意見表達不不明確不良授權(quán)是浪浪費時間的主主要因素，要將可能交辦辦出去的工作作授權(quán)出來。要教教導(dǎo)您您的部部屬，，如何何做您您所交交辦的的工作作，并并向外外界爭爭取所所需的的資源源與協(xié)協(xié)助如何成成為上上司的的得力力助手手時間管管理方法意愿用心決心時間管管理結(jié)結(jié)語清明神神定氣定神神閑游刃有有余舉重若若輕NO1交流流時時間間9、靜夜四無鄰鄰，荒居舊業(yè)業(yè)貧。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、雨雨中中黃黃葉葉樹樹，，燈燈下下白白頭頭人人。。。。07:42:2807:42:2807:4212/24/20227:42:28AM11、以以我我獨獨沈沈久久，，愧愧君君相相見見頻頻。。。。12月月-2207:42:2807:42Dec-2224-Dec-2212、故故人人江江海海別別，，幾幾度度隔隔山山川川。。。。07:42:2807:42:2807:42Saturday,December24,202213、乍見翻疑疑夢，相悲悲各問年。。。12月-2212月-2207:42:2807:42:28December24,202214、他鄉(xiāng)生白發(fā)發(fā)，舊國見青青山。。24十二月月20227:42:28上午07:42:2812月-2215、比不不了得得就不不比，，得不不到的的就不不要。。。。十二月月227:42上上午午12月月-2207:42December24,202216、行行動動出出成成果果，，工工作作出出財財富富。。。。2022/12/247:42:2807:42:2824December202217、做做前前，，能能夠夠環(huán)環(huán)視視四四周周；；做做時時，，你你只只能能或或者者最最好好沿沿著著以以腳腳為為起起點點的的射射線線向向前前。。。。7:42:28上上午午7:42上上午午07:42:2812月月-229、沒有失失敗，只只有暫時時停止成成功！。。12月-2212月-22Saturday,December24,202210、很多事事情努力力了未必必有結(jié)果果，但是是不努力力卻什么么改變也也沒有。。。07:42:2807:42:2807:4212/24/20227:42:28AM11、成功功就是是日復(fù)復(fù)一日日那一一點點點小小小努力力的積積累。。。12月月-2207:42:2807:42Dec-2224-Dec-2212、世間間成事事，不不求其其絕對對圓滿滿，留留一份份不足足，可可得無無限完完美。。。07:42:2807:42:2807:42Saturday,December24,202213、不知香積積寺，數(shù)里里入云峰。。。12月-2212月-2207:42:2807:42:28December24,202214、意意志志堅堅強強的的人人能能把把世世界界放放在在手手中中像像泥泥塊塊一一樣樣任任意意揉揉捏捏。。24十十二二月月20227:42:28上上午午07:42:2812月月-2215、楚塞三湘接接，荊門九派派通。。。十二月227:42上上午12月-2207:42December24,202216、少年十五二二十時，步行行奪得胡馬騎騎。。2022/12/247:42:2807:42:2824December202217、空山山新雨雨后，，天