本文格式為Word版，下載可任意編輯——集團(tuán)公司來賓接待管理規(guī)定集團(tuán)公司來賓接待管理規(guī)定之相關(guān)制度和職責(zé)，集團(tuán)有限公司來賓接待管理規(guī)定第一條對外接待原那么接待工作應(yīng)遵循對等、對口、儉約、周到、保密的原那么,使客人欣喜而來、合意而歸。1.對等原那么:對來賓無論職務(wù)上下,都要對等相待、落...

集團(tuán)有限公司來賓接待管理規(guī)定

第一條對外接待原那么

接待工作應(yīng)遵循"對等、對口、儉約、周到、保密"的原那么,使客人欣喜而來、合意而歸。

1.對等原那么:對來賓無論職務(wù)上下,都要對等相待、落落大方、不卑不亢。崇敬屬不同國家和民族來賓的風(fēng)俗習(xí)慣和禮節(jié)。一般處境下,級別與權(quán)限相等,同級別出面,特殊處境高規(guī)格接待。

2.對口原那么:公司接待任務(wù)原那么上由各業(yè)務(wù)對口部門負(fù)責(zé)。重大接待工作和活動,由行政部輔助完成。

3.儉約原那么:內(nèi)部本金效益核算。接待來賓從簡,不鋪張濫用。

4.周到原那么:接待程度應(yīng)貫穿周密,接待方式應(yīng)完善,以禮相待,使客人感到熱心、周到。

5.保密原那么:向來賓介紹處境時,應(yīng)留神保守公司處境、國家機(jī)密。重要會議要有記錄。高明回避不宜回復(fù)的問題。

其次條來賓接待流程

(一)確定來訪人員及行程

1.行政部接到接待任務(wù)后,應(yīng)盡快確定來訪人員的名單,包括人數(shù)、姓名、性別、年齡、單位、職位(級別)(如有必要,還需了解對方健康狀況)等,確定我方接待人員名單,并明確雙方主要聯(lián)系人及聯(lián)系方式。

2.根據(jù)客人的來訪時間安置,擬定相應(yīng)行程。

(二)來賓接待

包括:用車安置、住房安置、就餐安置、會議安置、參觀安置等,并明確我方陪伴人員,做好隨行攝影保障工作。

1.用車安置:根據(jù)客人的級別、人數(shù)確定車輛安置,并在車內(nèi)打定礦泉水以便當(dāng)客人飲用。

2.迎接工作:根據(jù)來訪人員人數(shù)、啟程時間、地點(diǎn)、飛機(jī)或火車的班次,到達(dá)目的地的時間、地點(diǎn),我方人員需提前十五分鐘到達(dá)接待地點(diǎn)迎接,并打定好標(biāo)有集團(tuán)LOGO的接待牌,視來訪人員重要程度打定鮮花、橫幅,客人到達(dá)后,我方接待人員應(yīng)主動上前協(xié)助搬運(yùn)行李。

3.住宿安置:視概括處境預(yù)定不同標(biāo)準(zhǔn)的酒店,合理安置客房。提前了解所預(yù)定酒店房間的口碑與服務(wù)質(zhì)量、周邊環(huán)境。我方人員提前幫來訪客人拿好房卡,在房間內(nèi)布置水果、接待卡片、公司介紹及住房安置表,表中需注明入住人員姓名、房間號、房間電話、酒店總機(jī)號及近幾日城市天氣預(yù)報。安置妥當(dāng)后,待來訪客人到達(dá)時將房卡轉(zhuǎn)交,并告之早餐用餐時間和地點(diǎn)。

4.餐飲安置:可根據(jù)來訪人員的停留時間提前安置不同的酒店就餐,體驗(yàn)不同的餐飲特色。也可根據(jù)來訪人員的喜好預(yù)定各種形式的餐會,包括:西餐、中餐、自助餐等(概括事項(xiàng)見宴會接待流程)。

5.會議安置:明確會議時間、地點(diǎn)、參會人員名單等(概括事項(xiàng)見會議接待流程)。

6.參觀安置:根據(jù)來訪人員的停留時間,擬定相應(yīng)參觀路線。重點(diǎn)參觀我公司食品總部、在寧樓盤及南京著名景點(diǎn)、新建城區(qū)等。

參觀我公司食品總部、在寧樓盤需提前聯(lián)系好工程負(fù)責(zé)人,做好講解工作;參觀著名景點(diǎn)我方人員需提前聯(lián)系好景點(diǎn)導(dǎo)游。我方人員還需打定好參觀單位的書面材料,以便客人在參觀時詳盡地了解參觀單位概況。來訪人員中若有外賓,需提前安置好翻譯人員,便于更有效地溝通。

7.禮品安置:根據(jù)來訪人員的身份、級別、喜好、民族習(xí)慣選擇適合的禮品,在適當(dāng)?shù)臅r候送給來訪人員。

8.臨送安置:

(1)了解來訪人員返程時間,提前為其預(yù)定飛機(jī)票或者火車票,制定返程人員名單、日期、班次及到達(dá)目的地時間的表格。

(2)提前將飛機(jī)票或者火車票送交來訪人員,并且根據(jù)重要程度安置好VIP通道。

(3)安置我方接待人員去飛機(jī)場或者火車站送行來訪人員。

(4)告知來訪人員返回地天氣預(yù)報,便當(dāng)指點(diǎn)添減衣物,并接待來訪人員下次來訪。

(5)在來訪人員返回目的地后,打電話舉行確認(rèn)。

(三)其他事項(xiàng):

1.接待任務(wù)完成以后,做好后期工作。例如:發(fā)送接待行程照片、做后期的溝通交流等工作。

2.做好接待行程總結(jié),由行政部秘書處工作人員填寫《來訪人員登記表》,將來訪人員名單、來訪概括事項(xiàng)、入住酒店及房型、用餐、打定禮品等概括處境細(xì)致記錄,作為檔案資料舉行保存,以便客人今后來訪備查,并總結(jié)閱歷、提升后續(xù)工作。

第三條其他

(一)重要來賓接待需做好必要的安好保障工作。

(二)接待人員需著正裝,男士應(yīng)穿西裝、打領(lǐng)帶,女士應(yīng)著正規(guī)套裝、化淡妝。接待人員在接待過程中要留神個人言行舉止及儀表。

第四條會議接待工作流程

(一)會前打定:

1.會議計劃:根據(jù)參會人員級別、人數(shù),生動掌管會議規(guī)模,預(yù)定適合的會議室。

2.會前通知:行政部秘書處接到會議通知后,應(yīng)主動了解會議名稱、時間、地點(diǎn)、參會人員處境及會議接待要求等,并切實(shí)傳達(dá)會議信息,以便做好會議接待的打定工作。

3.打定會議資料、用品、飲品及禮品。重要客人需在會議室擺放鮮花、水果等。

4.會議酒店預(yù)定、用餐安置、車輛安置等。

(二)會場布置:會場布置工作務(wù)必在會議開頭特別鐘前完成,主要從會場環(huán)境、會議所需物品的打定及擺放、所需設(shè)備調(diào)試著手。

1.會場環(huán)境:確保會議室內(nèi)空氣流通、新穎,溫度、光線適合,桌椅感激。

2.物品打定及擺放:根據(jù)會議需要打定好白板、紙、筆等會議所需物品,要求擺放整齊有序、便當(dāng)、美觀。

3.設(shè)備調(diào)試:按會議需要做好投影機(jī)、幻燈機(jī)、麥克風(fēng)等設(shè)備調(diào)試工作。

(三)過程服務(wù):

1.開會前特別鐘,我方參會人員做好會前迎接打定工作。

2.由秘書處人員做好會議資料收集、整理、會議記錄等相關(guān)秘書事務(wù)服務(wù)及翻譯服務(wù)。

3.會議期間由前臺人員每隔十五分鐘添加茶水一次,如遇會間休息,應(yīng)盡快整打理場,補(bǔ)充并更換各種用品。

4.秘書處根據(jù)客人需求,做好各地返程飛機(jī)票、汽車票、火車票的預(yù)定服務(wù)。

5.會議終止必要時,拍照留念。會議終止后,安置車輛送行客人。

(四)會后整理:

1.會議終止后,留心檢查會場,看是否有遺忘的東西和文件等;設(shè)備設(shè)施是否有損壞,做好相應(yīng)記錄,以便實(shí)時修理。

2.使用器皿需實(shí)時撤下清洗并消毒。清打理議室衛(wèi)生,恢復(fù)會議室環(huán)境明凈、感激。

3.理好設(shè)備,并關(guān)閉相關(guān)電源,確保安好工作。

4.秘書處人員于會后做好會議紀(jì)錄整理工作,并做好會議紀(jì)錄及會議照片存檔工作。

第五條宴會接待流程

(一)人員確定:根據(jù)客人和公司領(lǐng)導(dǎo)的雙方安置,確定安置宴會的人員名單

、地點(diǎn)、時間。

(二)宴會地點(diǎn)確定:我方人員需提前安置好宴會地點(diǎn),并提前通知客人。

(三)迎接工作:我方需根據(jù)客人不同的級別安置車輛,事先迎接。

(四)時間安置:我方時間安置需貫穿切實(shí),提前到達(dá)宴會廳,如有特殊處境不能實(shí)時到達(dá),需提前電話告知客人,并致以歉意。

(五)酒水、禮品打定:通過公司人員內(nèi)部磋商或客人喜好,適當(dāng)舉行酒水、禮品的打定。

(六)用餐留神事項(xiàng):