二○一○年一月公司公文處理暫行辦法與總部公文處理實施細則講解公文寫作培訓二○一○年一月公司公文處理暫行辦法與總部公文公文寫作培訓1公文的定義

根據(jù)《中國南方航空股份有限公司公文處理暫行辦法》規(guī)定：公司的公文（包括電報、下同），是公司在實施管理和領導過程中形成的具有特定或法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的路線、方針、政策，發(fā)布規(guī)章制度，施行管理措施，請示和答復問題，指導部署和商洽工作，反映和報告情況，總結和交流經(jīng)驗的重要工具。

公文的定義根據(jù)《中國南方航空股份有限公司2公文寫作的特點

（一）遵命而作（被動寫作），為機關單位立言（二）群體化寫作（三）運用對象化思維（四）運用模式化思維（五）運用替代思維（六）運用邏輯思維公文寫作的特點

3公文處理的基本原則

一、法制原則。二、實事求是原則。三、全面質量原則。四、時效原則。五、集中統(tǒng)一原則。六、黨政分工原則。七、保密原則。八、簡化原則。公文處理的基本原則一、法制原則。4草擬公文應當特別注意什么？

關于這個問題，《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第二十五條是這樣規(guī)定的：

草擬公文應當做到：

（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。草擬公文應當特別注意什么？

關于這個問題，《國家5公文種類

（按照行文關系和方向）

上行文：對所屬上級單位行文

下行文：對所屬下級單位行文

平行文：對同級單位或不相隸屬單位行文

公文種類

（按照行文關系和方向）6南航常用行政公文種類

（根據(jù)《中國南方航空股份有限公司公文處理暫行辦法》相關規(guī)定）南航常用的行政公文有以下10種：（一）通告適用于向社會或公司內(nèi)部公布應遵守或者周知的事項。（二）決定適用于對重要事項或者重大行動作出決策和安排，獎懲有關單位及人員。（三）通知適用于批轉下級的公文，轉發(fā)上級和不相隸屬單位的公文，發(fā)布內(nèi)部規(guī)章，傳達要求下級辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。（四）通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神，交流重要情況。（五）報告適用于向上級匯報工作、反映情況，答復詢問。南航常用行政公文種類

（根據(jù)《中國南方航空股份有限公司公文處7南航常用的行政公文（六）請示適用于向上級請求指示、批準。（七）批復適用于答復下級的請示事項。（八）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（九）函適用于平級或不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復問題，批復有關請示事項。（十）會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。南航常用的行政公文（六）請示8中國南方航空股份有限公司公文格式規(guī)范中國南方航空股份有限公司9公文格式的重要性有關定義：《國家行政機關公文處理辦法》《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》重要性：公文的幾大特性決定的（作者、法定性、規(guī)范性）公文格式的重要性有關定義：《國家行政機關公文處理辦法》10

國際標準A4型（210mm×297mm）

天頭（上白邊）37mm±1mm

訂口（左白邊）28mm±1mm

版心尺寸156mm×225mm（不含頁碼）

公文外觀要求

黨務公文用紙幅面規(guī)格可采用16開型（260×184MM），也可采用國際標準A4型公文外觀要求黨務公文用紙11

公文一般由版頭、主體、版記三部分組成：一、版頭（也稱“眉首”）：由秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識（紅頭）、發(fā)文字號、簽發(fā)人（只標注于上行文及電報）等組成；二、主體：由標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件等組成；三、版記：由主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等組成。公文格式各要素公文一般由版頭、主體、版記三部分組成：公12眉首主體版記眉首主體版記13實例上行文注意發(fā)文字號與版頭及紅色反線的位置——發(fā)文字號之下4mm處為紅色反線大約37+80MM實例上行文注意發(fā)文字號與版頭及紅色反線的位置——發(fā)14實例下行文注意發(fā)文字號與版頭及紅色反線的位置大約37+25MM實例下行文注意發(fā)文字號與版頭及紅色反線的位置大約315實例平行文注意發(fā)文字號與版頭及紅色反線的位置大約37+0MM實例平行文注意發(fā)文字號與版頭及紅色反線的位置大約316

涉及黨、國家以及公司秘密的公文應當標明密級和保密期限。

國家秘密分為“秘密”、“機密”、“絕密”三級；

公司秘密分為“商密A”、“商密AA”、“商密AAA”三級。其中，“機密”、“絕密”級公文應當標明份數(shù)序號

以下行文為例以下行文為例17秘密等級用3號黑體字，頂格標識在版心右上角。兩字之間空1格以下行文為例秘密等級用3號黑體字，頂格標識在版心右上角。兩字之間空1格以18緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。以下行文為例黨務公文緊急文件應當分別標明“特急”、“加急”緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。以下行文19

電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。20緊急程度用3號黑體字，頂格標識在版心右上角，兩字之間空一格以下行文為例如需同時標識秘密等級與緊急程度，則緊急程度標識在秘密等級之下一行。緊急程度用3號黑體字，頂格標識在版心右上角，兩字之間空一格以21如何標識緊急程度

緊急程度的選擇，要根據(jù)公文送達和辦理的時間要求緊急程度判定標準：需要在3個工作日內(nèi)辦結的，標“特急”；需要在5個工作日內(nèi)辦結的，標“急件”；其他為平件。公文沒有緊急程度的……發(fā)文時，請慎重選擇緊急程度如何標識緊急程度緊急程度的選擇，要根據(jù)公文送22模板發(fā)文機關標識（紅頭）應當使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。

模板發(fā)文機關標識（紅頭）應當使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱23模板發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識，字號由發(fā)文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小于22mm×15mm(高×寬)。

模板發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識，字號由發(fā)文24模板發(fā)文字號包括機關代字、年份、序號。年份、序號用阿拉伯數(shù)字標識；年份應標全稱，用六角括號“〔

〕”括入；在紅色反線上下約4mm的位置。聯(lián)合行文只標明主辦單位發(fā)文字號。模板發(fā)文字號包括機關代字、年份、序號。年份、序號用阿拉伯數(shù)25發(fā)文字號的兩個常見錯誤【2008]131號

嚴格按照南航股份〔2004〕524號《關于規(guī)范國內(nèi)航班延誤現(xiàn)金補償管理的通知》的有關規(guī)定執(zhí)行〔2008〕131號嚴格按照《關于規(guī)范國內(nèi)航班延誤現(xiàn)金補償管理的通知》（南航股份〔2004〕524號）的有關規(guī)定執(zhí)行錯例！錯例！發(fā)文字號的兩個常見錯誤【2008]131號嚴格按26下行文發(fā)文字號在發(fā)文標識下空2行，用3號仿宋體。居中排布；一般用機關代字加“發(fā)”字，與年份、序號標識。實例下行文發(fā)文字號實例27只有上行文和電報須簽發(fā)人上行文發(fā)文字號在發(fā)文標識下空2行，用3號仿宋體。發(fā)文字號居左空1字簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。實例只有上行文和電報須簽發(fā)人上行文發(fā)文字號實例28電報電報29平行文發(fā)文字號在發(fā)文標識下一行，靠右頂格排布；一般用機關代字加“函”字，與年份、序號標識。實例引用公文時，文件名和文號的順序平行文發(fā)文字號實例引用公文時，文件名和30公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文的文種。公文標題一般不使用標點符號實例公文標題實例31公文標題位于紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當實例公文標題位于實例32公文標題的常見錯誤錯例！錯例！錯例！公文標題的常見錯誤錯例！錯例！錯例！33主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。股份公司下行文發(fā)文序列為“各公司，上海基地，營銷委，駐白云機場各單位，機關各部、室”實例主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)34主送機關在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體標識，回行時仍頂格。實例主送機關在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體標識，回行時仍頂35如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時:方法1:應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。模擬舉例如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時:模擬舉例36如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，也可采用這種方式模擬舉例方法2：在成文日期下一行，注明發(fā)送范圍。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，也可采用這種方37正文在主送機關名稱下1行；每自然段左空2格，回行頂格，數(shù)字、年份不能回行。實例正文字數(shù)，一般每面排22行，每行28個字正文在主送機關名稱下1行；每自然段左空2格，回行頂格，數(shù)字、38正文一般字體為3號仿宋體；公文中的小標題，按“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”依層次使用。實例對外發(fā)文，提倡用“

1.”，公司內(nèi)部發(fā)文，為方便工作，可采用“1、”正文一般字體為3號仿宋體；公文中的小標題，按“一、”、“（一39各層次的字體編排一般原則（建議參考使用）一般只有一個層級的：正文當中小標題可以用仿宋加粗；兩個或兩個以上層級的，第一層用黑體，第二層用楷體加粗，第三層用仿宋加粗各層次的字體編排一般原則（建議參考使用）40正文中常出現(xiàn)的錯誤（一）、要求*******錯例！錯例！

一、明確****的責任**************************************施行**********************二、建議************************三、要求**************************************************************************************************************************************************************************************錯例！正文中常出現(xiàn)的錯誤（一）、要求*******錯例！錯例！41

公文如有附件，應注明附件順序和名稱。附件在正文下空l行左空2字用3號仿字體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼

實例公文如有附件，應注明附件順序和名稱。實例42附件常出現(xiàn)的錯誤附件：1.附件一：參加培訓名額附件：1.關于邀請南航公司一名主要公司領導參加我單位10周年**慶典儀式的函

2.邀請人員名單錯例！

附件：1、《關于******的通知》2、《2008年1-9月份*****表》錯例！錯例！附件常出現(xiàn)的錯誤附件：1.附件一：參加培訓名額附件：1.關于43公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，應當加蓋印章。加蓋印章應上距正文l行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色聯(lián)合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應當加蓋印章實例實例公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，應當加蓋印章。加蓋44印章規(guī)范蓋法

當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上印章規(guī)范蓋法45聯(lián)合行文

當聯(lián)合行文需要加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7個字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，兩章互不相交或相切，相距不超過3mm實例聯(lián)合行文當聯(lián)合行文需要加蓋兩個印章時，應將成文時間拉46印章錯例

股份公司辦公室二○○八年十月十日印章模擬舉例錯誤原因？看下頁印章錯例股份公司辦公室印章模擬舉例錯誤原因？看下47

單一單位（部門）制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱（電報除外），只標識成文日期。成文日期右空4字單一單位（部門）制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱（48成文日期的錯誤二00八年十月十日二零零八年十月十日當公文排版后所?？瞻滋幦莶幌掠≌挛恢脮r，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一個頁面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。錯例！錯例！成文日期的錯誤二00八年十月十日二零零八年十月十日當公文排版49“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。附注用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下1行。“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

50“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體加粗，詞目之間空1字。

實例主題詞是什么？（見下一頁）“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；實51主題詞

主題詞又叫關鍵詞。它是指公文中代表其內(nèi)容特征的、最能說明問題的、起關鍵作用的詞。

但主題詞不同于一般意義上的關鍵詞。不一定為正文直接出現(xiàn)的詞標引順序應是先標類別詞，再標類屬詞。類屬詞中先標反映文件內(nèi)容的詞，最后標反映文件形式的詞。具體請參考主題詞的有關規(guī)定。

類別詞類似于劃分行業(yè)的詞，如財務、規(guī)劃、黨群、紀檢等；類屬詞要綜合概括公文主題內(nèi)容。

集團公司公文主題詞表第一大類是：辦公、安全管理、規(guī)劃、財務與審計、人力資源、運輸管理、黨群、紀檢等，以“辦公”為例，下面有機要、信訪、督察、保密、公文、行政、禮品、服務等。主題詞主題詞又叫關鍵詞。它是指公文中代表52主題詞的標引方法

上報的公文，應按照上級要求和公文主題詞表的規(guī)定標注主題詞

南航內(nèi)部主題詞的使用可以參照集團公司制定的公文主題詞表(該表待下發(fā))。一份文件標引的主題詞最多不超過5個，最少不得少于2個。

主題詞的標引方法上報的公文，應按照上53抄送機關指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

實例抄送機關指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應當使用54抄送機關在主題詞下l行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號實例抄送機關在主題詞實例55如何區(qū)分主送機關和抄送機關

主送機關指公文的主要受理機關抄送機關指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關

行文應根據(jù)公文內(nèi)容需要確定主送和抄送單位。發(fā)送對象須慎重選擇，不要將公文發(fā)至與之無關的單位。如何區(qū)分主送機關和抄送機關主送機關指公文的主要受理56

印發(fā)機關和印發(fā)日期位于抄報、抄送機關的下1行；用3號仿宋體字。

印發(fā)機關左空l字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。實例印發(fā)機關和印發(fā)日期位于抄報、抄送機關的下1行；用3號57會議紀要會議紀要標識由“××××××會議紀要”組成，紅色小標宋體，字號由發(fā)文機關酌定。會議紀要不加蓋印章。會議紀要會議紀要標識由“××××××會議紀要”組成，紅色小標58會議紀要的兩種格式實例實例會議紀要的兩種格式實例實例59會議紀要的主送單位實例實例會議紀要的主送單位實例實例60四種常用公文的寫法

（一）通知

1、標題。通常有兩種形式，一種是由發(fā)文機關名稱、事由和文種構成；另一種是由事由和文種構成。

2、主送機關：標題之下空一行、正文之上頂格寫出主送單位的名稱，在名稱后加冒號，或將名稱以“抄送”形式寫于最后一頁的最下方。

3、正文：由開頭、主體和結尾三部分組成：開頭主要交代通知緣由、根據(jù)；主體說明通知事項；結尾提出執(zhí)行要求。結尾可寫“特此通知”（也可省略為“此通知”）等字樣。

4、落款：寫出發(fā)文機關名稱（若加蓋印章則省略）和成文時間。四種常用公文的寫法

（一）通知1、標題。通常有兩種61（二）請示1、標題：事由+文種，如《關于×××××的請示》。2、主送機關：必須是直接上級機關或業(yè)務主管上級機關。3、正文：——事由：為什么要寫這份請示或報告，寫清楚前因后果?！马棧赫埵疽鞔_、清楚寫明要求批準、解答的事項，如請求對某項工作的指示或對某一問題的處理，要寫明本單位的初步意見或辦法、措施，不可將矛盾上推、只提問題而讓上級給解決辦法，需要公司領導決策的，必須至少給出兩個或兩個以上的建議解決方案備選?！Y束語：請示可用“以上意見當否，請批示”、“妥否，請批復”，“以上意見如無不妥，請批轉各單位執(zhí)行”等。一般按照南航機關多年來約定俗成的習慣，建議寫為“妥否，請批示。”4、落款：寫出發(fā)文機關名稱（若加蓋印章則省略）和成文時間。（二）請示1、標題：事由+文種，如《關于×××××的請示》。62（三）函1、標題：事由+文種，如《關于×××××的函（復函）》，不能簡單以“函”或“復函”來代替標題。2、主送機關：一般只主送一個單位，如有幾個單位聯(lián)合詢問有關事項，則答復同時主送幾個單位。3、正文：——開頭。主要說明發(fā)函的緣由，用“現(xiàn)將有關問題說明如下”或“現(xiàn)將有關事項函復如下”等過渡語轉入下文?！黧w。要說明致函事項，一函一事，一份函只宜寫一個事項，如果屬于復函，還要注意答復事項的針對性和明確性?！Y尾。一般根據(jù)函詢、函告、函商或函復的事項，選擇運用不同的習慣結束語，如“特此函詢（商）”、“請即函告”、“希予協(xié)助”、“盼復”、“特此函告”、“特此函復”、“敬請大力支持為盼”等，如屬便函，可用“此復”、“此致”、“敬禮”等。4、落款：寫出發(fā)文機關名稱（若加蓋印章則省略）和成文時間。（三）函1、標題：事由+文種，如《關于×××××的函（復函）63（四）會議紀要1、一般分兩大部分：（1）第一部分一般應寫明會議概況，包括會議名稱、時間、地點、屆次、組織者、出席和列席人員名單、主持人、會議議題、會議議程和進行情況以及對會議的總體評價等；（2）第二部分是紀要的中心部分，反映會議的主要精神、討論意見和議決事項等。2、注意事項：（1）一般采用第三人稱寫法，常以“會議”作為表述的主體，交替使用“會議認為”、“會議指出”、“會議決定”、“會議要求”、“會議號召”等稱謂。（2）電子商務公司內(nèi)部或南航二級以下機構內(nèi)部例會等會議紀要可從簡，不必采用“紅頭文件”方式。（參考范例，見下頁）（四）會議紀要1、一般分兩大部分：64市場銷售部周例會會議紀要2009年3月16日

會議時間：2009年3月16日10：30。會議地點：市場銷售部在綜合樓304會議室。參會人員：雷水財總經(jīng)理、王智杰書記、肖勇副總、張東升、王巡、鄭越、王煦、張穎珊、張玉斌、馬文斌、張意華、戴異平、王景成。會上，各處、室經(jīng)理匯報上周工作完成的情況。上周部例會領導布置工作18項，已完成15項，另有3項近期工作正在落實，分別是：一、每月上報“基礎管理建設年”工作推進表落實情況。各單位將按照規(guī)定按時提交。二、參加上周五公文培訓的人員應向本處、室人員做好培訓內(nèi)容的傳達工作。

……市場銷售部周例會會議紀要65淺談英語公文之一

業(yè)務公函（E-MAIL格式）從接受服務的角度來看，一份好的E-MAIL應該做到以下的“6C”原則：COMPLETE——完整性COHESIVE——連貫性CLEAR——清晰性CONCISE——簡潔性COURTEOUS——禮貌性CORRECT——正確性從提供服務的角度來講，要做一份好的英文E-MAIL，使之既符合英語國家的傳統(tǒng)閱讀習慣，又能達到以上的“6C”原則，需要我們各級管理人員及員工主動加強學習，多看，多學，多寫，從實踐中累積經(jīng)驗，不斷提高我們的英語水平及讀寫英文E-MAIL的水平。淺談英語公文之一

業(yè)務公函（E-MAIL格式）從接受服務的角66E-MAIL范例E-MAIL范例67中文譯意中文譯意68謝謝大家謝謝大家69演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！70二○一○年一月公司公文處理暫行辦法與總部公文處理實施細則講解公文寫作培訓二○一○年一月公司公文處理暫行辦法與總部公文公文寫作培訓71公文的定義

根據(jù)《中國南方航空股份有限公司公文處理暫行辦法》規(guī)定：公司的公文（包括電報、下同），是公司在實施管理和領導過程中形成的具有特定或法定效力和規(guī)范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的路線、方針、政策，發(fā)布規(guī)章制度，施行管理措施，請示和答復問題，指導部署和商洽工作，反映和報告情況，總結和交流經(jīng)驗的重要工具。

公文的定義根據(jù)《中國南方航空股份有限公司72公文寫作的特點

（一）遵命而作（被動寫作），為機關單位立言（二）群體化寫作（三）運用對象化思維（四）運用模式化思維（五）運用替代思維（六）運用邏輯思維公文寫作的特點

73公文處理的基本原則

一、法制原則。二、實事求是原則。三、全面質量原則。四、時效原則。五、集中統(tǒng)一原則。六、黨政分工原則。七、保密原則。八、簡化原則。公文處理的基本原則一、法制原則。74草擬公文應當特別注意什么？

關于這個問題，《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）第二十五條是這樣規(guī)定的：

草擬公文應當做到：

（一）符合國家的法律、法規(guī)及其他有關規(guī)定。如提出新的政策、規(guī)定等，要切實可行并加以說明。

（二）情況確實，觀點明確，表述準確，結構嚴謹，條理清楚，直述不曲，字詞規(guī)范，標點正確，篇幅力求簡短。草擬公文應當特別注意什么？

關于這個問題，《國家75公文種類

（按照行文關系和方向）

上行文：對所屬上級單位行文

下行文：對所屬下級單位行文

平行文：對同級單位或不相隸屬單位行文

公文種類

（按照行文關系和方向）76南航常用行政公文種類

（根據(jù)《中國南方航空股份有限公司公文處理暫行辦法》相關規(guī)定）南航常用的行政公文有以下10種：（一）通告適用于向社會或公司內(nèi)部公布應遵守或者周知的事項。（二）決定適用于對重要事項或者重大行動作出決策和安排，獎懲有關單位及人員。（三）通知適用于批轉下級的公文，轉發(fā)上級和不相隸屬單位的公文，發(fā)布內(nèi)部規(guī)章，傳達要求下級辦理和需要有關單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員。（四）通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神，交流重要情況。（五）報告適用于向上級匯報工作、反映情況，答復詢問。南航常用行政公文種類

（根據(jù)《中國南方航空股份有限公司公文處77南航常用的行政公文（六）請示適用于向上級請求指示、批準。（七）批復適用于答復下級的請示事項。（八）意見適用于對重要問題提出見解和處理辦法。（九）函適用于平級或不相隸屬單位之間商洽工作，詢問和答復問題，批復有關請示事項。（十）會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。南航常用的行政公文（六）請示78中國南方航空股份有限公司公文格式規(guī)范中國南方航空股份有限公司79公文格式的重要性有關定義：《國家行政機關公文處理辦法》《中國共產(chǎn)黨機關公文處理條例》重要性：公文的幾大特性決定的（作者、法定性、規(guī)范性）公文格式的重要性有關定義：《國家行政機關公文處理辦法》80

國際標準A4型（210mm×297mm）

天頭（上白邊）37mm±1mm

訂口（左白邊）28mm±1mm

版心尺寸156mm×225mm（不含頁碼）

公文外觀要求

黨務公文用紙幅面規(guī)格可采用16開型（260×184MM），也可采用國際標準A4型公文外觀要求黨務公文用紙81

公文一般由版頭、主體、版記三部分組成：一、版頭（也稱“眉首”）：由秘密等級、保密期限、緊急程度、發(fā)文機關標識（紅頭）、發(fā)文字號、簽發(fā)人（只標注于上行文及電報）等組成；二、主體：由標題、主送機關、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件等組成；三、版記：由主題詞、抄送機關、印發(fā)機關和印發(fā)日期等組成。公文格式各要素公文一般由版頭、主體、版記三部分組成：公82眉首主體版記眉首主體版記83實例上行文注意發(fā)文字號與版頭及紅色反線的位置——發(fā)文字號之下4mm處為紅色反線大約37+80MM實例上行文注意發(fā)文字號與版頭及紅色反線的位置——發(fā)84實例下行文注意發(fā)文字號與版頭及紅色反線的位置大約37+25MM實例下行文注意發(fā)文字號與版頭及紅色反線的位置大約385實例平行文注意發(fā)文字號與版頭及紅色反線的位置大約37+0MM實例平行文注意發(fā)文字號與版頭及紅色反線的位置大約386

涉及黨、國家以及公司秘密的公文應當標明密級和保密期限。

國家秘密分為“秘密”、“機密”、“絕密”三級；

公司秘密分為“商密A”、“商密AA”、“商密AAA”三級。其中，“機密”、“絕密”級公文應當標明份數(shù)序號

以下行文為例以下行文為例87秘密等級用3號黑體字，頂格標識在版心右上角。兩字之間空1格以下行文為例秘密等級用3號黑體字，頂格標識在版心右上角。兩字之間空1格以88緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。以下行文為例黨務公文緊急文件應當分別標明“特急”、“加急”緊急公文應當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。以下行文89

電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。電報應當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。90緊急程度用3號黑體字，頂格標識在版心右上角，兩字之間空一格以下行文為例如需同時標識秘密等級與緊急程度，則緊急程度標識在秘密等級之下一行。緊急程度用3號黑體字，頂格標識在版心右上角，兩字之間空一格以91如何標識緊急程度

緊急程度的選擇，要根據(jù)公文送達和辦理的時間要求緊急程度判定標準：需要在3個工作日內(nèi)辦結的，標“特急”；需要在5個工作日內(nèi)辦結的，標“急件”；其他為平件。公文沒有緊急程度的……發(fā)文時，請慎重選擇緊急程度如何標識緊急程度緊急程度的選擇，要根據(jù)公文送92模板發(fā)文機關標識（紅頭）應當使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱。

模板發(fā)文機關標識（紅頭）應當使用發(fā)文機關全稱或者規(guī)范化簡稱93模板發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識，字號由發(fā)文機關以醒目美觀為原則酌定，但一般應小于22mm×15mm(高×寬)。

模板發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識，字號由發(fā)文94模板發(fā)文字號包括機關代字、年份、序號。年份、序號用阿拉伯數(shù)字標識；年份應標全稱，用六角括號“〔

〕”括入；在紅色反線上下約4mm的位置。聯(lián)合行文只標明主辦單位發(fā)文字號。模板發(fā)文字號包括機關代字、年份、序號。年份、序號用阿拉伯數(shù)95發(fā)文字號的兩個常見錯誤【2008]131號

嚴格按照南航股份〔2004〕524號《關于規(guī)范國內(nèi)航班延誤現(xiàn)金補償管理的通知》的有關規(guī)定執(zhí)行〔2008〕131號嚴格按照《關于規(guī)范國內(nèi)航班延誤現(xiàn)金補償管理的通知》（南航股份〔2004〕524號）的有關規(guī)定執(zhí)行錯例！錯例！發(fā)文字號的兩個常見錯誤【2008]131號嚴格按96下行文發(fā)文字號在發(fā)文標識下空2行，用3號仿宋體。居中排布；一般用機關代字加“發(fā)”字，與年份、序號標識。實例下行文發(fā)文字號實例97只有上行文和電報須簽發(fā)人上行文發(fā)文字號在發(fā)文標識下空2行，用3號仿宋體。發(fā)文字號居左空1字簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。實例只有上行文和電報須簽發(fā)人上行文發(fā)文字號實例98電報電報99平行文發(fā)文字號在發(fā)文標識下一行，靠右頂格排布；一般用機關代字加“函”字，與年份、序號標識。實例引用公文時，文件名和文號的順序平行文發(fā)文字號實例引用公文時，文件名和100公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文的文種。公文標題一般不使用標點符號實例公文標題實例101公文標題位于紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當實例公文標題位于實例102公文標題的常見錯誤錯例！錯例！錯例！公文標題的常見錯誤錯例！錯例！錯例！103主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。股份公司下行文發(fā)文序列為“各公司，上?；?，營銷委，駐白云機場各單位，機關各部、室”實例主送機關指公文的主要受理機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)104主送機關在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體標識，回行時仍頂格。實例主送機關在標題下空1行，左側頂格用3號仿宋體標識，回行時仍頂105如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時:方法1:應將主送機關名稱移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。模擬舉例如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時:模擬舉例106如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，也可采用這種方式模擬舉例方法2：在成文日期下一行，注明發(fā)送范圍。如主送機關名稱過多而使公文首頁不能顯示正文時，也可采用這種方107正文在主送機關名稱下1行；每自然段左空2格，回行頂格，數(shù)字、年份不能回行。實例正文字數(shù)，一般每面排22行，每行28個字正文在主送機關名稱下1行；每自然段左空2格，回行頂格，數(shù)字、108正文一般字體為3號仿宋體；公文中的小標題，按“一、”、“（一）”、“1.”、“（1）”依層次使用。實例對外發(fā)文，提倡用“

1.”，公司內(nèi)部發(fā)文，為方便工作，可采用“1、”正文一般字體為3號仿宋體；公文中的小標題，按“一、”、“（一109各層次的字體編排一般原則（建議參考使用）一般只有一個層級的：正文當中小標題可以用仿宋加粗；兩個或兩個以上層級的，第一層用黑體，第二層用楷體加粗，第三層用仿宋加粗各層次的字體編排一般原則（建議參考使用）110正文中常出現(xiàn)的錯誤（一）、要求*******錯例！錯例！

一、明確****的責任**************************************施行**********************二、建議************************三、要求**************************************************************************************************************************************************************************************錯例！正文中常出現(xiàn)的錯誤（一）、要求*******錯例！錯例！111

公文如有附件，應注明附件順序和名稱。附件在正文下空l行左空2字用3號仿字體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼

實例公文如有附件，應注明附件順序和名稱。實例112附件常出現(xiàn)的錯誤附件：1.附件一：參加培訓名額附件：1.關于邀請南航公司一名主要公司領導參加我單位10周年**慶典儀式的函

2.邀請人員名單錯例！

附件：1、《關于******的通知》2、《2008年1-9月份*****表》錯例！錯例！附件常出現(xiàn)的錯誤附件：1.附件一：參加培訓名額附件：1.關于113公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，應當加蓋印章。加蓋印章應上距正文l行之內(nèi)，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色聯(lián)合上報的公文，由主辦機關加蓋印章；聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關都應當加蓋印章實例實例公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，應當加蓋印章。加蓋114印章規(guī)范蓋法

當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在成文日期上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文日期上印章規(guī)范蓋法115聯(lián)合行文

當聯(lián)合行文需要加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各空7個字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，兩章互不相交或相切，相距不超過3mm實例聯(lián)合行文當聯(lián)合行文需要加蓋兩個印章時，應將成文時間拉116印章錯例

股份公司辦公室二○○八年十月十日印章模擬舉例錯誤原因？看下頁印章錯例股份公司辦公室印章模擬舉例錯誤原因？看下117

單一單位（部門）制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱（電報除外），只標識成文日期。成文日期右空4字單一單位（部門）制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關名稱（118成文日期的錯誤二00八年十月十日二零零八年十月十日當公文排版后所剩空白處容不下印章位置時，應采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一個頁面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。錯例！錯例！成文日期的錯誤二00八年十月十日二零零八年十月十日當公文排版119“請示”應當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。

公文如有附注（需要說明的其他事項），應當加括號標注。附注用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識在成文日期下1行?！罢埵尽睉斣诟阶⑻幾⒚髀?lián)系人的姓名和電話。

120“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；詞目用3號小標宋體加粗，詞目之間空1字。

實例主題詞是什么？（見下一頁）“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號；實121主題詞

主題詞又叫關鍵詞。它是指公文中代表其內(nèi)容特征的、最能說明問題的、起關鍵作用的詞。

但主題詞不同于一般意義上的關鍵詞。不一定為正文直接出現(xiàn)的詞標引順序應是先標類別詞，再標類屬詞。類屬詞中先標反映文件內(nèi)容的詞，最后標反映文件形式的詞。具體請參考主題詞的有關規(guī)定。

類別詞類似于劃分行業(yè)的詞，如財務、規(guī)劃、黨群、紀檢等；類屬詞要綜合概括公文主題內(nèi)容。

集團公司公文主題詞表第一大類是：辦公、安全管理、規(guī)劃、財務與審計、人力資源、運輸管理、黨群、紀檢等，以“辦公”為例，下面有機要、信訪、督察、保密、公文、行政、禮品、服務等。主題詞主題詞又叫關鍵詞。它是指公文中代表122主題詞的標引方法

上報的公文，應按照上級要求和公文主題詞表的規(guī)定標注主題詞

南航內(nèi)部主題詞的使用可以參照集團公司制定的公文主題詞表(該表待下發(fā))。一份文件標引的主題詞最多不超過5個，最少不得少于2個。

主題詞的標引方法上報的公文，應按照上123抄送機關指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。

實例抄送機關指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關，應當使用124抄送機關在主題詞下l行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用逗號隔開，回行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關后標句號實例抄送機關在主題詞實例125如何區(qū)分主送機關和抄送機關

主送機關指公文的主要受理機關抄送機關指除主送機關外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關

行文應根據(jù)公文內(nèi)容需要確定主送和抄送單位。發(fā)送對象須慎重選擇，不要將公文發(fā)至與之無關的單位。如何區(qū)分主送機關和抄送機關主送機關指公文的主要受理126

印發(fā)機關和印發(fā)日期位于抄報、抄送機關的下1行；用3號仿宋體字。

印發(fā)機關左空l字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。實例印發(fā)機關和印發(fā)日期位于抄報、抄送機關的下1行；用3號127會議紀要會議紀要標識由“××××××會議紀要”組成，紅色小標宋體，字號由發(fā)文機關酌定。會議紀要不加蓋印章。會議紀要會議紀要標識由“××××××會議紀要”組成，紅色小標128會議紀要的兩種格式實例實例會議紀要的兩種格式實例實例129會議紀要的主送單位實例實例會議紀要的主送單位實例實例130四種常用公文的寫法

（一）通知

1、標題。通常有兩種形式，一種是由發(fā)文機關名稱、事由和文種構成；另一種是由事由和文種構成。

2、主送機關：標題之下空一行、正文之上頂格寫出主送單位的名稱，在名稱后加冒號，或將名稱以“抄送”形式寫于最后一頁的最下方。

3、正文：由開頭、主體和結尾三部分組成：開頭主要交代通知緣由、根據(jù)；主體說明通知事項；結尾提出執(zhí)行要求。結尾可寫“特此通知”（也可省略為“此通知”）等字樣。

4、落款：寫出發(fā)文機關名稱（若加蓋印