什么是人力資源信息系統(tǒng)

HRIS是組織進行有關(guān)人及人的工作方面的信息的收集、保存、分析和報告的過程，是獲得人力資源決策所需相關(guān)及時信息的有組織的方法，它往往通過利用計算機或其他先進技術(shù)來促進決策過程?！跋到y(tǒng)”特指為實現(xiàn)特定目標而將各種分散活動組合成合理的、有意義的整體的過程。什么是人力資源信息系統(tǒng)HRIS是組織進行有1人力資源信息系統(tǒng)的復雜程度人力資源信息系統(tǒng)的復雜程度2建立HRIS應著眼于企業(yè)實際HRIS是進行人力資源規(guī)劃所必不可少的，而且是現(xiàn)代企業(yè)HRM的基礎(chǔ)性工作。HRIS內(nèi)容龐雜，有些信息的采集成本較高，雖然從理論上講，HRIS越詳細越好，但這勢必增加了企業(yè)管理的成本，達不到有效進行HRM的目的。同時還要考慮企業(yè)發(fā)展時系統(tǒng)的擴展性和使用過程中系統(tǒng)的可修改性。因為任何一位職工的信息都不是永遠不變的，隨時需要更新。建立HRIS這一過程要考慮如下因素：1、企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略及現(xiàn)有規(guī)模；2、管理人員對人力資源有關(guān)數(shù)據(jù)要求掌握的詳細程度；3、企業(yè)內(nèi)部信息復制及傳遞的潛在可能性；4、人力資源管理部門對HRIS的運用程度和期望；5、其他企業(yè)人力信息系統(tǒng)的建立和運用情況。建立HRIS應著眼于企業(yè)實際HRIS是進3HRIS所提供的信息主要特征

1、及時。管理者必須能夠獲得最新的信息。2、準確。管理者必須能夠依賴系統(tǒng)所提供信息的準確性。3、簡明。管理者一次只能吸收一定量的信息，系統(tǒng)不應當讓重要的信息被淹沒。4、相關(guān)。管理者應當能通過系統(tǒng)獲得特定情況下有較針對性的信息。5、完整。管理者應獲得完整的，而不是部分的信息。

如果缺少上述特征之一，都會降低HRIS的有效性并使決策過程復雜化。HRIS所提供的信息主要特征1、及時。管理者必須能夠4有效的HRIS所產(chǎn)生的若干重要報表和與經(jīng)營相關(guān)的預測

1、常規(guī)報表：按時間進度匯總的經(jīng)營數(shù)據(jù)。如每周或每月用人情況報表可能被送達總經(jīng)理，而每個季度該報表可能被送達最高管理層。2、例外情況報表：著重強調(diào)在經(jīng)營活動中十分嚴重的、足以引起管理者注意的變化。如人力資源經(jīng)理可能對質(zhì)量例外報表這類信息感興趣，從而確定是否需要額外的培訓。3、按需提供的報表：如具有5年工作經(jīng)驗、能講流利的西班牙語的工程師的數(shù)量是人力資源可能要求的一種按需提供的報表。4、預測：預測將一種模型應用于特定的情況。管理者需要預測為滿足企業(yè)產(chǎn)品或服務(wù)的需求所需要的員工數(shù)量和質(zhì)量。有效的HRIS所產(chǎn)生的若干重要報表和與經(jīng)營相關(guān)的預測5HRIS的功能

1、可為企業(yè)提供人力資源數(shù)據(jù)，以便企業(yè)制定發(fā)展戰(zhàn)略，包括人力資源規(guī)劃。2、可為人力資源決策提供信息支持。3、可為企業(yè)管理效果的評估提供反饋信息。4、可為其他有關(guān)人力資源的活動提供快捷、準確的信息。HRIS的功能1、可為企業(yè)提供人力資源數(shù)據(jù)，以6HRIS所包含的基礎(chǔ)信息（1）◆自然狀況：性別、年齡、民族、籍貫、政治面貌、體重、健康狀況等?！糁R狀況：文化程度、專業(yè)、學位、所取得的各種證書、職稱等?！裟芰顩r：表達能力、操作能力、管理能力、人際關(guān)系協(xié)調(diào)能力及其它特長的種類與等級。◆閱歷與經(jīng)驗：做過何種工作、擔任何種職務(wù)及任職的時間、調(diào)動的證明和原因、總體評價等。HRIS所包含的基礎(chǔ)信息（1）◆自然狀況：性別、年齡、民族、7HRIS所包含的基礎(chǔ)信息（2）◆心理狀況：興趣、偏好、積極性水平、心理承受能力等?！艄ぷ鳡顩r：目前所屬部門、崗位、等級、直接領(lǐng)導和下屬、績效及適應性等?！羰杖霠顩r：工資、獎金、津貼及職務(wù)外收入等?！艏彝ケ尘凹吧顮顩r：愛好情況及偏好、家庭職業(yè)取向及個人對未來職業(yè)生涯的設(shè)計等。◆所在部門的使用意圖：提、留、調(diào)、降等。HRIS所包含的基礎(chǔ)信息（2）◆心理狀況：興趣、偏好、積極性8HRIS所包含的基礎(chǔ)信息（3）

根據(jù)上述信息，可綜合開發(fā)許多有用的二次信息。如人力分布、結(jié)構(gòu)、積極性及冗員等。根據(jù)國外的有關(guān)經(jīng)驗，250人以下的組織，員工的檔案管理和索引卡系統(tǒng)十分有效，但對大型組織則需采用計算機，且需配備既有人力資源管理經(jīng)驗，又懂計算機的專門人員負責建立和管理人力資源信息系統(tǒng)。HRIS所包含的基礎(chǔ)信息（3）根據(jù)上述信息，可綜合9HRIS所包含的基本模塊1、資料備份、操作日志、用戶（高層、中層、一般員工）權(quán)限管理（企業(yè)公告板、公共信息查詢、個人信息查詢、留言板等）、審批權(quán)限、預警系統(tǒng)等功能必須滲透到HRIS的體系之中。2、基本信息模塊：組織結(jié)構(gòu)信息（支持虛擬組織的建立、維護等）、員工個人基本信息、人力資源管理方面的規(guī)章制度查詢。3、戰(zhàn)略模塊：企業(yè)戰(zhàn)略與人力資源戰(zhàn)略的結(jié)合、人力資源規(guī)劃（人力資源需求和供給預測）。4、企業(yè)人力資源管理實踐模塊：招聘與甄選、培訓與開發(fā)、績效管理、薪酬管理、員工關(guān)系管理（社會保險及商業(yè)保險、考勤〈包括休假〉、勞動合同管理〈轉(zhuǎn)正、離職、解雇、退休等〉、勞動爭議處理）、人力資源調(diào)配管理（升職、降職、輪崗等）。5、報表管理模塊（HR會計）：工資報表、社會保險報表、勞動合同報表等。HRIS所包含的基本模塊1、資料備份、操作日10HRIS舉例（1）薪資福利預算選拔培訓其它有權(quán)使用的人或部門數(shù)據(jù)信息庫行動方案與報表計算機程序信息輸入績效評估、、、、信息獲得和存取的異地或遠程終端管理者人事部門HRIS舉例（1）薪資福利預算選拔培訓其它有權(quán)使用的數(shù)據(jù)信息11HRIS舉例（2）培訓成績申請表信息（聘用后數(shù)據(jù)）工作業(yè)績報告人事變動資料工資名單數(shù)據(jù)辭職、解雇數(shù)據(jù)醫(yī)療、事故記錄個人偏好潛力評價處分資料人力資源信息系統(tǒng)輸入數(shù)據(jù)（類型）輸出數(shù)據(jù)（類型）報酬報表安全和健康報表職工福利記錄人力資源開發(fā)報表變動和曠工記錄人力資源計劃技能儲備管理人才儲備總裁報表戰(zhàn)略計劃經(jīng)營計劃生產(chǎn)計劃營銷計劃財務(wù)計劃人事計劃人力資源規(guī)劃HRIS舉例（2）培訓成績申請表信息（聘用工作業(yè)績報告人事變12HRIS建立前的溝通

建立人力資源信息系統(tǒng)，事先要進行周密的籌劃，包括清楚地闡明目標，充分地分析系統(tǒng)的要求，并認真研究細節(jié)。應該特別強調(diào)的是：要幫助管理者和全體員工了解什么是人力資源信息系統(tǒng)，其用途是什么，它將怎樣有助于企業(yè)等等。還要強調(diào)的是，如果得不到將受到新系統(tǒng)影響的那些人的全力支持與合作，幾乎是不可能成功的。HRIS建立前的溝通建立人力資源信息系統(tǒng)，13HRM業(yè)務(wù)職能需求書寫流程1、各業(yè)務(wù)模塊的工作流程2、各業(yè)務(wù)模塊所要達到的目標3、各模塊具體業(yè)務(wù)分解（1）基本信息的收集（2）信息的處理：輸入、存儲、計算、查詢、統(tǒng)計分析、各種報表的產(chǎn)生等（3）數(shù)據(jù)的進、出接口（4）數(shù)據(jù)的管理權(quán)限、審批流程、預警系統(tǒng)等HRM業(yè)務(wù)職能需求書寫流程1、各業(yè)務(wù)模塊的工作流程14實施HRMIS的思路1、分步、分模塊實施：先從集團開始，然后到典型的子公司，在到各子公司以及海外分支機構(gòu)；具體實施的模塊要結(jié)合企業(yè)現(xiàn)階段的人力資源管理水平，先實施能滿足當前人力資源管理水平的業(yè)務(wù)模塊，然后在此基礎(chǔ)上提升實施其他的人力資源管理模塊。2、集團層次實施的模塊可以和子公司實施的模塊不同，如招聘模塊，子公司一般應用很少，而集團層次的應用就比較多，可以考慮分層和分模塊相結(jié)合的思路。實施HRMIS的思路1、分步、分模塊實施：先從集團開始，然后15建立HRIS要具體地

考慮四個方面（1）1、系統(tǒng)的規(guī)劃：使全體人員充分理解人力資源信息系統(tǒng)的概念；考慮人事資料設(shè)計和處理方案；作好系統(tǒng)發(fā)展的時間進度安排；建立起各種責任制和規(guī)劃制度等。2、系統(tǒng)的設(shè)計與發(fā)展：分析現(xiàn)有記錄、報告和表格，以確定對人力資源信息系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的要求；確定最終的數(shù)據(jù)庫內(nèi)容和編碼結(jié)構(gòu)；說明用于產(chǎn)生和更新數(shù)據(jù)的文件保存和計算過程；規(guī)定人事報告的要求和格式；決定人力資源信息系統(tǒng)技術(shù)檔案的結(jié)構(gòu)、形式和內(nèi)容；確定計算機制作的員工工資福利表的格式及內(nèi)容等要求；確定工資和其他系統(tǒng)與人力資源信息系統(tǒng)的接口要求。建立HRIS要具體地

考慮四個方面（1）116建立HRIS要具體地

考慮四個方面（2）3、系統(tǒng)的實施：考慮目前及以后系統(tǒng)的使用環(huán)境以找到潛在的問題；檢查計算機硬件結(jié)構(gòu)、所用語言和影響系統(tǒng)設(shè)計的軟件約束條件；確定輸入—輸出條件要求、運行次數(shù)和處理量；提供有關(guān)實際處理量、對操作過程的要求、使用者的教育情況及所需設(shè)施的資料；設(shè)計數(shù)據(jù)輸入文件、事務(wù)處理程序和對人力資源信息系統(tǒng)的輸入控制。4、系統(tǒng)的評價：估計改進人事管理的成本；確定關(guān)鍵管理部門人員對信息資料有何特殊要求；確定人們對補充特殊信息的要求；對與人力資源信息系統(tǒng)有關(guān)的組織問題提出建議；提出保證機密材料安全的建議。建立HRIS要具體地

考慮四個方面（2）3、系統(tǒng)17HRIS資料秘密的安全措施1、保證所有使用者在離開個人電腦以前—哪怕甚至是僅僅離開一個很短的時間—都加上鎖。2、提醒使用者不把他們的口令給任何人。3、在一個有規(guī)律的基礎(chǔ)上改變口令。4、保證目前的和替代的拷貝、資料檔案、軟件和打印輸出都恰當?shù)乇豢刂圃谶@種程度—只有被授權(quán)的使用者才能獲取它們。5、建立監(jiān)視程序，以保證個人電腦使用者正在維持某種有效的安全水平。6、為原始資料編上密碼，從而使它對于一個未經(jīng)授權(quán)的使用者說來沒有任何意義。7、保留一個詳細的復核記錄，確保在資料上所做的任何操作都被記錄在一個詳細的執(zhí)行檔案中。HRIS資料秘密的安全措施1、保證所有使用者在離開個人電腦以18人力資源信息化的原則“管理規(guī)范在前，軟件應用在后，邊建設(shè)、邊應用”人力資源信息化的原則“管理規(guī)范在前，軟件應用在后，邊建設(shè)、邊19什么是人力資源信息系統(tǒng)

HRIS是組織進行有關(guān)人及人的工作方面的信息的收集、保存、分析和報告的過程，是獲得人力資源決策所需相關(guān)及時信息的有組織的方法，它往往通過利用計算機或其他先進技術(shù)來促進決策過程?！跋到y(tǒng)”特指為實現(xiàn)特定目標而將各種分散活動組合成合理的、有意義的整體的過程。什么是人力資源信息系統(tǒng)HRIS是組織進行有20人力資源信息系統(tǒng)的復雜程度人力資源信息系統(tǒng)的復雜程度21建立HRIS應著眼于企業(yè)實際HRIS是進行人力資源規(guī)劃所必不可少的，而且是現(xiàn)代企業(yè)HRM的基礎(chǔ)性工作。HRIS內(nèi)容龐雜，有些信息的采集成本較高，雖然從理論上講，HRIS越詳細越好，但這勢必增加了企業(yè)管理的成本，達不到有效進行HRM的目的。同時還要考慮企業(yè)發(fā)展時系統(tǒng)的擴展性和使用過程中系統(tǒng)的可修改性。因為任何一位職工的信息都不是永遠不變的，隨時需要更新。建立HRIS這一過程要考慮如下因素：1、企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略及現(xiàn)有規(guī)模；2、管理人員對人力資源有關(guān)數(shù)據(jù)要求掌握的詳細程度；3、企業(yè)內(nèi)部信息復制及傳遞的潛在可能性；4、人力資源管理部門對HRIS的運用程度和期望；5、其他企業(yè)人力信息系統(tǒng)的建立和運用情況。建立HRIS應著眼于企業(yè)實際HRIS是進22HRIS所提供的信息主要特征

1、及時。管理者必須能夠獲得最新的信息。2、準確。管理者必須能夠依賴系統(tǒng)所提供信息的準確性。3、簡明。管理者一次只能吸收一定量的信息，系統(tǒng)不應當讓重要的信息被淹沒。4、相關(guān)。管理者應當能通過系統(tǒng)獲得特定情況下有較針對性的信息。5、完整。管理者應獲得完整的，而不是部分的信息。

如果缺少上述特征之一，都會降低HRIS的有效性并使決策過程復雜化。HRIS所提供的信息主要特征1、及時。管理者必須能夠23有效的HRIS所產(chǎn)生的若干重要報表和與經(jīng)營相關(guān)的預測

1、常規(guī)報表：按時間進度匯總的經(jīng)營數(shù)據(jù)。如每周或每月用人情況報表可能被送達總經(jīng)理，而每個季度該報表可能被送達最高管理層。2、例外情況報表：著重強調(diào)在經(jīng)營活動中十分嚴重的、足以引起管理者注意的變化。如人力資源經(jīng)理可能對質(zhì)量例外報表這類信息感興趣，從而確定是否需要額外的培訓。3、按需提供的報表：如具有5年工作經(jīng)驗、能講流利的西班牙語的工程師的數(shù)量是人力資源可能要求的一種按需提供的報表。4、預測：預測將一種模型應用于特定的情況。管理者需要預測為滿足企業(yè)產(chǎn)品或服務(wù)的需求所需要的員工數(shù)量和質(zhì)量。有效的HRIS所產(chǎn)生的若干重要報表和與經(jīng)營相關(guān)的預測24HRIS的功能

1、可為企業(yè)提供人力資源數(shù)據(jù)，以便企業(yè)制定發(fā)展戰(zhàn)略，包括人力資源規(guī)劃。2、可為人力資源決策提供信息支持。3、可為企業(yè)管理效果的評估提供反饋信息。4、可為其他有關(guān)人力資源的活動提供快捷、準確的信息。HRIS的功能1、可為企業(yè)提供人力資源數(shù)據(jù)，以25HRIS所包含的基礎(chǔ)信息（1）◆自然狀況：性別、年齡、民族、籍貫、政治面貌、體重、健康狀況等。◆知識狀況：文化程度、專業(yè)、學位、所取得的各種證書、職稱等?！裟芰顩r：表達能力、操作能力、管理能力、人際關(guān)系協(xié)調(diào)能力及其它特長的種類與等級?！糸啔v與經(jīng)驗：做過何種工作、擔任何種職務(wù)及任職的時間、調(diào)動的證明和原因、總體評價等。HRIS所包含的基礎(chǔ)信息（1）◆自然狀況：性別、年齡、民族、26HRIS所包含的基礎(chǔ)信息（2）◆心理狀況：興趣、偏好、積極性水平、心理承受能力等?！艄ぷ鳡顩r：目前所屬部門、崗位、等級、直接領(lǐng)導和下屬、績效及適應性等?！羰杖霠顩r：工資、獎金、津貼及職務(wù)外收入等?！艏彝ケ尘凹吧顮顩r：愛好情況及偏好、家庭職業(yè)取向及個人對未來職業(yè)生涯的設(shè)計等?！羲诓块T的使用意圖：提、留、調(diào)、降等。HRIS所包含的基礎(chǔ)信息（2）◆心理狀況：興趣、偏好、積極性27HRIS所包含的基礎(chǔ)信息（3）

根據(jù)上述信息，可綜合開發(fā)許多有用的二次信息。如人力分布、結(jié)構(gòu)、積極性及冗員等。根據(jù)國外的有關(guān)經(jīng)驗，250人以下的組織，員工的檔案管理和索引卡系統(tǒng)十分有效，但對大型組織則需采用計算機，且需配備既有人力資源管理經(jīng)驗，又懂計算機的專門人員負責建立和管理人力資源信息系統(tǒng)。HRIS所包含的基礎(chǔ)信息（3）根據(jù)上述信息，可綜合28HRIS所包含的基本模塊1、資料備份、操作日志、用戶（高層、中層、一般員工）權(quán)限管理（企業(yè)公告板、公共信息查詢、個人信息查詢、留言板等）、審批權(quán)限、預警系統(tǒng)等功能必須滲透到HRIS的體系之中。2、基本信息模塊：組織結(jié)構(gòu)信息（支持虛擬組織的建立、維護等）、員工個人基本信息、人力資源管理方面的規(guī)章制度查詢。3、戰(zhàn)略模塊：企業(yè)戰(zhàn)略與人力資源戰(zhàn)略的結(jié)合、人力資源規(guī)劃（人力資源需求和供給預測）。4、企業(yè)人力資源管理實踐模塊：招聘與甄選、培訓與開發(fā)、績效管理、薪酬管理、員工關(guān)系管理（社會保險及商業(yè)保險、考勤〈包括休假〉、勞動合同管理〈轉(zhuǎn)正、離職、解雇、退休等〉、勞動爭議處理）、人力資源調(diào)配管理（升職、降職、輪崗等）。5、報表管理模塊（HR會計）：工資報表、社會保險報表、勞動合同報表等。HRIS所包含的基本模塊1、資料備份、操作日29HRIS舉例（1）薪資福利預算選拔培訓其它有權(quán)使用的人或部門數(shù)據(jù)信息庫行動方案與報表計算機程序信息輸入績效評估、、、、信息獲得和存取的異地或遠程終端管理者人事部門HRIS舉例（1）薪資福利預算選拔培訓其它有權(quán)使用的數(shù)據(jù)信息30HRIS舉例（2）培訓成績申請表信息（聘用后數(shù)據(jù)）工作業(yè)績報告人事變動資料工資名單數(shù)據(jù)辭職、解雇數(shù)據(jù)醫(yī)療、事故記錄個人偏好潛力評價處分資料人力資源信息系統(tǒng)輸入數(shù)據(jù)（類型）輸出數(shù)據(jù)（類型）報酬報表安全和健康報表職工福利記錄人力資源開發(fā)報表變動和曠工記錄人力資源計劃技能儲備管理人才儲備總裁報表戰(zhàn)略計劃經(jīng)營計劃生產(chǎn)計劃營銷計劃財務(wù)計劃人事計劃人力資源規(guī)劃HRIS舉例（2）培訓成績申請表信息（聘用工作業(yè)績報告人事變31HRIS建立前的溝通

建立人力資源信息系統(tǒng)，事先要進行周密的籌劃，包括清楚地闡明目標，充分地分析系統(tǒng)的要求，并認真研究細節(jié)。應該特別強調(diào)的是：要幫助管理者和全體員工了解什么是人力資源信息系統(tǒng)，其用途是什么，它將怎樣有助于企業(yè)等等。還要強調(diào)的是，如果得不到將受到新系統(tǒng)影響的那些人的全力支持與合作，幾乎是不可能成功的。HRIS建立前的溝通建立人力資源信息系統(tǒng)，32HRM業(yè)務(wù)職能需求書寫流程1、各業(yè)務(wù)模塊的工作流程2、各業(yè)務(wù)模塊所要達到的目標3、各模塊具體業(yè)務(wù)分解（1）基本信息的收集（2）信息的處理：輸入、存儲、計算、查詢、統(tǒng)計分析、各種報表的產(chǎn)生等（3）數(shù)據(jù)的進、出接口（4）數(shù)據(jù)的管理權(quán)限、審批流程、預警系統(tǒng)等HRM業(yè)務(wù)職能需求書寫流程1、各業(yè)務(wù)模塊的工作流程33實施HRMIS的思路1、分步、分模塊實施：先從集團開始，然后到典型的子公司，在到各子公司以及海外分支機構(gòu)；具體實施的模塊要結(jié)合企業(yè)現(xiàn)階段的人力資源管理水平，先實施能滿足當前人力資源管理水平的業(yè)務(wù)模塊，然后在此基礎(chǔ)上提升實施其他的人力資源管理模塊。2、集團層次實施的模塊可以和子公司實施的模塊不同，如招聘模塊，子公司一般應用很少，而集團層次的應用就比較多，可以考慮分層和分模塊相結(jié)合的思路。實施HRMIS的思路1、分步、分模塊實施：先從集團開始，然后34建立HRIS要具體地

考慮四個方面（1）1、系統(tǒng)的規(guī)劃：使全體人員充分理解人力資源信息系統(tǒng)的概念；考慮人事資料設(shè)計和處理方案；作好系統(tǒng)發(fā)展的時間進度安排；建立起各種責任制和規(guī)劃制度等。2、系統(tǒng)的設(shè)計與發(fā)展：分析現(xiàn)有記錄、報告和