大學會計檔案管理暫行辦法第一章總則第一條為了加強學校會計檔案管理，使會計檔案管理更加規(guī)范化、科學化，以更好地為學校財務(wù)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、財政部和國家檔案局聯(lián)合頒布的《會計檔案管理辦法》（財會字[1998]32號）及其他相關(guān)規(guī)定，結(jié)合學校實際，制定本辦法。第二條會計檔案是學校各單位進行經(jīng)濟活動的原始記錄和真實反映。必須加強會計檔案管理工作，建立健全會計檔案的立卷、歸檔、保管、利用、鑒定和銷毀等管理制度，保證會計檔案妥善保管、有序存放、方便利用，嚴防毀損、散失和泄密。校內(nèi)單獨核算單位的會計檔案，也必須按照本辦法執(zhí)行。第三條會計檔案由財務(wù)處和綜合檔案室共同管理。綜合檔案室負責對會計檔案工作的業(yè)務(wù)指導、監(jiān)督和檢查，以及移交到綜合檔案室的會計檔案管理、鑒定和銷毀等工作。財務(wù)處負責會計檔案的立卷、歸檔、保管、提供利用（移交檔案室前）等工作。第二章會計檔案的歸檔范圍第四條學校的會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、會計報告及其他有關(guān)會計資料。具體包括：(一)會計憑證類：原始憑證、記賬憑證、匯總憑證，其他會計憑證。(二)會計賬簿類：總賬，明細賬，日記賬，固定資產(chǎn)卡片，輔助賬簿，其他會計賬薄。(三)財務(wù)報告類：月度、季度、年度財務(wù)報告，包括會計報表、附表、附注及文字說明，其他財務(wù)報告。(四)其他類：銀行存款余額調(diào)節(jié)表，銀行對賬單，會計檔案移交清冊，會計檔案保管清冊，會計檔案銷毀清冊。

第五條采用電子計算機進行會計核算的，應(yīng)當實行“歸檔雙套制”，即保存打印出的紙質(zhì)會計檔案，同時將備份光盤、磁盤、磁帶等作為會計檔案保存。第六條以下與財務(wù)會計核算相關(guān)的文件材料，應(yīng)當執(zhí)行文書檔案管理規(guī)定，不作為會計檔案管理。（一）學校年度財務(wù)預算報告及相關(guān)資料；（二）學校對外投資的文件及相關(guān)投資證明；（三）學校年度收入分配的相關(guān)文件及資料；（四）學校基本建設(shè)和維修工程的施工合同；（五）各類審計決定、報告及意見；（六）公、檢、法、稅務(wù)下達的與經(jīng)費有關(guān)的文書；（七）國家及學校各項財務(wù)規(guī)章制度。第三章會計檔案的立卷、歸檔和保管第七條財務(wù)處是會計檔案的立卷人，對每年形成的會計檔案按照本辦法及時進行整理、裝訂、立卷和歸檔，并將需永久保存的會計檔案獨立裝訂成冊，在其封面上標明“永久保存”字樣，單獨保存。第八條會計檔案按其形成特點和形式，采用類別--年度分類法。按形式（名稱）分為會計憑證、會計賬簿、財務(wù)報告、其他四類，每個類別再按年度分開。

（一）會計憑證的整理立卷。將記賬憑證連同所附原始憑證、憑證匯總表，按照時間順序編號排列保存，月終結(jié)賬后進行整理裝訂，每月根據(jù)憑證數(shù)量的多少裝訂一本或數(shù)本，會計業(yè)務(wù)少的，可數(shù)月或一年裝訂成一本，每本厚度以不超過200頁或者2－3厘米為宜。裝訂時，應(yīng)去掉金屬物，以上邊和左邊整齊為準，右邊和下邊折疊整齊，在憑證左上角打孔裝訂，并用包角紙包封裝訂角。由會計主管人員、復核人員及裝訂人員蓋章，做到整齊、結(jié)實、美觀。會計憑證案卷封面應(yīng)載明單位名稱、內(nèi)部機構(gòu)名稱、年度、月份，本月共幾冊、本冊是第幾冊，記賬憑證的起訖編號等內(nèi)容。（二）會計賬簿的整理立卷。在年度結(jié)賬終了后按照賬簿的種類進行整理，一本為一卷。會計賬簿案卷封面應(yīng)載明單位名稱、內(nèi)部機構(gòu)名稱、賬簿名稱、所屬年度、卷內(nèi)張數(shù)、保管期限等內(nèi)容，并由會計機構(gòu)負責人、立卷人簽名或蓋章。采用電算化處理自動生成的賬簿，應(yīng)保存打印出紙質(zhì)會計檔案，載明單位名稱、內(nèi)部機構(gòu)名稱、賬簿名稱、所屬年度、卷內(nèi)張數(shù)、保管期限等內(nèi)容，并由會計機構(gòu)負責人、立卷人簽名或蓋章，且注明賬簿頁碼。（三）財務(wù)報告的整理立卷。在年度終了決算后按財務(wù)報告月度、季度、年度分別整理立卷，一本為一卷，在封面上應(yīng)載明單位名稱、內(nèi)部機構(gòu)名稱、報表名稱、所屬年度、卷內(nèi)張數(shù)、保管期限等內(nèi)容。(四)電子版會計檔案的整理立卷。電子版的會計檔案，存儲會計資料的磁帶、軟盤或光盤等要進行編號登記，清楚地標注備份日期、次數(shù)及備份人姓名等。采用磁性介質(zhì)保存的會計檔案，要定期進行檢查，定期進行復制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。第九條財務(wù)處各部門當年形成的會計檔案，在會計年度終了后，可暫由財務(wù)處各部門自行保管一年，期滿之后，各部門編制移交清冊移交財務(wù)處會計檔案管理員保管。五年后，財務(wù)處將永久保存的會計檔案移交學校綜合檔案室保管。第十條財務(wù)處向綜合檔案室移交會計檔案時，應(yīng)當編制會計檔案移交清冊一式三份，列明應(yīng)當移交的會計檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔號、應(yīng)保管的期限、已保管的期限等內(nèi)容。交接雙方應(yīng)當按照會計檔案移交清冊所列的內(nèi)容逐項清點交接，以防止差錯。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)交人應(yīng)當在會計檔案移交清冊上簽名或者蓋章，一份隨同會計檔案歸檔，另兩份由交接雙方各留一份作為交接憑證。第十一條已立卷歸檔的會計檔案，原則上不得私自拆封或抽換。個別需要拆封重新整理的，對尚未移交給綜合檔案室的會計檔案，需經(jīng)財務(wù)處批準后，由財務(wù)處派人監(jiān)督辦理；對已移交給學校綜合檔案室的會計檔案，檔案室應(yīng)當會同財務(wù)處和經(jīng)辦人員共同拆封整理，以分清責任。第四章會計檔案的利用第十二條會計檔案保管部門應(yīng)當建立健全會計檔案利用登記制度。查閱會計檔案的人員，應(yīng)當嚴格按規(guī)定程序查閱，并嚴禁在會計檔案上涂畫、拆封和抽換。第十三條會計檔案原則上不得外借。校內(nèi)各單位如有特殊需要，對尚未移交綜合檔案室的會計檔案，需經(jīng)財務(wù)處負責人批準；對已移交綜合檔案室的會計檔案，需經(jīng)綜合檔案室負責人批準，并辦理查閱登記手續(xù)。校外單位查閱會計檔案，要有正式的介紹信并經(jīng)校主管領(lǐng)導同意，方可查閱，同時要詳細登記被查閱的檔案名稱、日期、調(diào)閱人的單位、姓名、調(diào)閱目的和歸還時間。第五章會計檔案的鑒定和銷毀第十四條會計檔案保管期限分為永久、定期兩類，定期分為3年、5年、10年、15年、25年五類。會計檔案的保管期限，從當年會計年度終了后的第一天算起，各類會計檔案的保管期限詳見附表。第十五條財務(wù)處和綜合檔案室定期對會計檔案進行清理和鑒定，對保管期限已滿并經(jīng)鑒定確無保存價值的會計檔案應(yīng)按照規(guī)定程序及時銷毀。第十六條經(jīng)鑒定應(yīng)永久保存或保存到事項了結(jié)的憑證，不得銷毀，應(yīng)當單獨抽出立卷，重新確定保管期限保存。單獨抽出立卷的會計檔案，應(yīng)在會計檔案銷毀清冊和會計檔案保管清冊中列明。應(yīng)當永久保存或保存到事項了結(jié)的會計檔案如下所列：（一）學校的年度財務(wù)報告（年度決算及文字說明）、學校對外投資的憑證、會計檔案保管清冊、會計檔案銷毀清冊；（二）保管期滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)和涉及到其他未了事項的憑證；（三）正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位，其保管期滿但不得銷毀的憑證；（四）財產(chǎn)權(quán)、地產(chǎn)權(quán)、房產(chǎn)權(quán)的契約、證件、圖紙等文書資料及有關(guān)憑證；（五）工資花名冊以及由于職工精簡、辭退、升降級、開除、傷亡，落實政策而形成的有關(guān)工資結(jié)算，費用開支的支付憑證；（六）在各項運動中和各種案件查處中對人的經(jīng)濟問題處理的有關(guān)文書資料的憑證；（七）《會計檔案管理辦法》中規(guī)定的需要永久保存的原始憑證。

第十七條保管期滿需要銷毀的會計檔案，按照以下程序銷毀：

（一）對超過保管期限的會計檔案，由綜合檔案室會同財務(wù)處提出銷毀意見，編制會計檔案銷毀清冊，列明銷毀會計檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度和檔案編號、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時間等內(nèi)容。（二）由分管財務(wù)和檔案工作的校領(lǐng)導、綜合檔案室和財務(wù)處負責人在銷毀清冊上簽署意見。（三）銷毀會計檔案時，由綜合檔案室和財務(wù)處共同派員監(jiān)銷，監(jiān)銷人在銷毀會計檔案前，按照會計檔案銷毀清冊所列的內(nèi)容進行清點核對所需銷毀的會計檔案。銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在會計檔案銷毀清冊上注明銷毀日期并簽名蓋章，同時將監(jiān)銷情況分別報告單位負責人和分管校領(lǐng)導。第六章會計檔案的移交第十八條校內(nèi)單位撤銷、解散或者其他原因而終止的，其在終止和辦理注銷登記手續(xù)之前形成的會計檔案，應(yīng)當及時移交綜合檔案室保管。第十九條校內(nèi)單位合并后，原各單位解散或一方存續(xù)而其他方解散的，原各單位的會計檔案應(yīng)當由合并后的單位統(tǒng)一保管；單位合并后原各單位仍存續(xù)的，其會計檔案仍由原各單位保管。第二十條校內(nèi)單位分立后原單位存續(xù)的，其會計檔案應(yīng)當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一保管，其他方可查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案；單位分立后原單位解散的，其會計檔案應(yīng)當及時移交給學校綜合檔案室，各方可查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案。單位分立中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當單獨抽出由業(yè)務(wù)相關(guān)方保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第二十一條校內(nèi)單位之間因業(yè)務(wù)移交所涉及的會計檔案，應(yīng)當由原單位保管，承接業(yè)務(wù)單位可查閱、復制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的會計檔案，對其中未結(jié)清的會計事項所涉及的原始憑證，應(yīng)當單獨抽出由業(yè)務(wù)承接單位保存，并按規(guī)定辦理交接手續(xù)。第七章附則第二十二條本規(guī)定自公布之日起施行，適用于學校及學校所屬各單位。附表:大學會計檔案保管期限表序號檔

案

名

稱保管期限備

注一會計憑證類1原始憑證15年2記帳憑證15年3匯總憑證15年4現(xiàn)金付款憑單5年二會計賬簿類5總賬15年包括日記總賬6明細賬15年包括固定資產(chǎn)明細賬7日記賬15年現(xiàn)金、銀行存款日記賬25年8輔助賬簿15年9固定資產(chǎn)明細帳（卡片）5年固定資產(chǎn)報廢清理后管5年10預算安排明細賬30年文書檔案11項目總賬、明細賬30年文書檔案三財務(wù)報告類12月、季度財務(wù)報告3年包括文字分析13年度財務(wù)報告永久包括文字分析預算報告30年文書檔案四票