個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案管理制度（征求意見(jiàn)草案）個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案治理方法

（征求意見(jiàn)草案）

第一章

總

則

第一條

個(gè)人檔案治理是做好個(gè)人信貸業(yè)務(wù)治理工作的重要內(nèi)容，各支行必需高度重視和做好個(gè)人信貸業(yè)務(wù)的有關(guān)檔案治理工作。為標(biāo)準(zhǔn)個(gè)人信貸業(yè)務(wù)的檔案治理工作，確保個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案的安全和完整，依據(jù)《上海地區(qū)總部個(gè)人信貸業(yè)務(wù)操作標(biāo)準(zhǔn)（試行）》的要求，制定本治理方法。

其次條

本方法所稱的個(gè)人信貸檔案由規(guī)章制度文件、各類合作協(xié)議文件及客戶貸款資料文件以及等三大類根本文件資料組成，各支行均應(yīng)設(shè)專人負(fù)責(zé)上述四類文件的檔案治理工作，分別建立檔案文件清單，并建立檔案移交借閱及歸還登記制度。

第三條

本方法適用于日常的個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案治理，包括個(gè)人信貸業(yè)務(wù)的資料整理、保管工作以及貸款資料和重要檔案的交接、借閱等工作。

其次章

個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容

第四條

個(gè)人信貸相關(guān)規(guī)章制度文件是我行各項(xiàng)個(gè)人信貸業(yè)務(wù)開(kāi)展的根本依據(jù)和準(zhǔn)則。各支行應(yīng)依據(jù)以文件內(nèi)容為分類依據(jù)以行屬級(jí)別為排列挨次的原則進(jìn)展檔案治理。詳細(xì)要求如下：

（一）全部規(guī)章制度文件按文件內(nèi)容分類并以專夾形式保管。專夾首頁(yè)應(yīng)設(shè)文件清單，標(biāo)明專夾內(nèi)各項(xiàng)文件名稱，并準(zhǔn)時(shí)增補(bǔ)清單內(nèi)容。全部專夾封面必需注明“個(gè)人信貸規(guī)章制度（列示內(nèi)容）”，如：“個(gè)人信貸規(guī)章制度（個(gè)人購(gòu)房貸款規(guī)章制度）。

（二）各專夾內(nèi)以上級(jí)行來(lái)文為首，依照行級(jí)及規(guī)章制度的治理范圍排列文件。排列挨次舉例如下：總行個(gè)人消費(fèi)貸款治理方法、分行個(gè)人消費(fèi)貸款治理方法、分行個(gè)人消費(fèi)貸款實(shí)施細(xì)則、支行個(gè)人消費(fèi)貸款規(guī)程等；再如;總行個(gè)人信貸操作標(biāo)準(zhǔn)、分行個(gè)人信貸標(biāo)準(zhǔn)、檔案治理規(guī)定、支行操作標(biāo)準(zhǔn)等。

（三）全部上級(jí)行的補(bǔ)充來(lái)文或本級(jí)行的補(bǔ)充文件，歸入相應(yīng)專夾中保管，并準(zhǔn)時(shí)補(bǔ)登文件清單。

第五條

各類合作協(xié)議：主要是指?jìng)€(gè)人信貸業(yè)務(wù)與特定單位合作開(kāi)展而產(chǎn)生的各類合作協(xié)議。本治理方法應(yīng)對(duì)特定單位的有關(guān)合作文件資料進(jìn)展妥當(dāng)保管，這類文件資料主要包括有法律效力的文件及審查審批資料兩方面內(nèi)容，應(yīng)分別對(duì)這兩方面資料進(jìn)展保管，詳細(xì)要求如下：

（一）凡有法律效力的合作文件，合作合同等文件，應(yīng)將合作協(xié)議、合同正本以重要檔案的形式存放在專用保管箱內(nèi)，長(zhǎng)期保存。

（二）合作協(xié)議、合作合同副本或復(fù)印件及其合作單位的營(yíng)業(yè)執(zhí)照、財(cái)務(wù)報(bào)表等資料連同行內(nèi)對(duì)此合作規(guī)劃的審查、審批及會(huì)議紀(jì)要等資料作為一般信貸資料，作為該合作工程下次發(fā)生的各筆貸款的首筆貸款資料保管，并為此檔案特地設(shè)立文件清單。

第六條

客戶貸款資料文件是指對(duì)私客戶辦理貸款時(shí)供應(yīng)的身份證明、戶籍證明、婚姻證明、收入證明；填寫(xiě)的借款申請(qǐng)表、借款合同、擔(dān)保合同；銀行審批表、借款人信用調(diào)查報(bào)告、房產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、借款憑證第六聯(lián)（備查聯(lián)）等有關(guān)信貸資料。

第七條

重要檔案資料是指質(zhì)押品、質(zhì)押收據(jù)、抵押權(quán)利證明、抵押物權(quán)憑證、保險(xiǎn)單正本等重要資料。

第三章

個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案的整理建檔和保管

第八條

支行應(yīng)設(shè)檔案治理專員，由專人負(fù)責(zé)支行個(gè)人業(yè)務(wù)檔案資料的整理、保管工作。

第九條

對(duì)信貸資料的保管應(yīng)根據(jù)按戶建檔，分類保管，做到一戶一冊(cè)（或袋），在檔案冊(cè)（袋）封面設(shè)立資料清單，資料清單依據(jù)各個(gè)人貸款業(yè)務(wù)品種的治理要求設(shè)立。

第十條

分類保管包括以下方面的內(nèi)容：

（一）

區(qū)分重要檔案和一般信貸資料檔案，分別保管信貸業(yè)務(wù)重要檔案。包括質(zhì)押品、質(zhì)押收據(jù)、抵押權(quán)利證明、抵押物權(quán)憑證、保險(xiǎn)單正本等質(zhì)押品必需入庫(kù)保管，其它重要檔案資料正本必需按戶特地建檔，設(shè)立資料清單，雙人會(huì)同加封入庫(kù)或設(shè)特地保管箱內(nèi)長(zhǎng)期妥當(dāng)保管。重要檔案應(yīng)按會(huì)計(jì)部門規(guī)定登記表外帳重要檔案資料的副本或復(fù)印件，與一般信貸資料歸入客戶檔案保管。

（二）

信貸檔案資料應(yīng)按業(yè)務(wù)品種設(shè)立一級(jí)分類，以合作單位設(shè)立二級(jí)分類，以客戶經(jīng)理設(shè)立三級(jí)分類。

（三）

合作單位檔案資料作為二級(jí)分類的第一份檔案資料。每份檔案資料均應(yīng)設(shè)立資料清單資料，清單應(yīng)依據(jù)各項(xiàng)業(yè)務(wù)治理方法的要求設(shè)立，并列示于檔案貸封面或存放在檔案貸內(nèi)資料的首頁(yè)。檔案（交接）清單樣本見(jiàn)附見(jiàn)。

第四章

個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案的移交

第十一條

個(gè)人信貸業(yè)務(wù)貸款發(fā)放后，客戶經(jīng)理在登錄好信貸臺(tái)帳后應(yīng)負(fù)責(zé)將每筆業(yè)務(wù)資料中的一般信貸資料和全部重要檔案復(fù)印以及借款憑證第六聯(lián)備查聯(lián)放入客戶資料袋中，并根據(jù)檔案冊(cè)（袋）封面設(shè)立的資料清單的挨次排列，檔案治理專員核對(duì)無(wú)誤后一再級(jí)分類的要求排列，集中存放入檔案柜中妥當(dāng)保管，做到存放有序。重要檔案資料正本由檔案治理專員與支行經(jīng)辦客戶經(jīng)理睬同加封辦理重要檔案的移交手續(xù)，入庫(kù)保管。按規(guī)定需要列表外科目掌握，登記表外帳。

第十二條

貸款發(fā)放后肯定時(shí)間內(nèi)，檔案可由檔案治理專員業(yè)務(wù)部門保管期滿定期將檔案資料移交檔案治理部門保管。

第十三條

貸款結(jié)清后，一般信貸資料應(yīng)上交支行檔案治理部門統(tǒng)一保管。

第五章

個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案的的交接

第十四條

檔案資料的交接主要包括：

（一）個(gè)人信貸業(yè)務(wù)發(fā)放后，經(jīng)辦客戶經(jīng)理與檔案治理專員的對(duì)于一般信貸資料的檔案交接。

（二）貸款發(fā)放后，經(jīng)辦客戶經(jīng)理、檔案治理專員與重要檔案保管部部門對(duì)于重要檔案原件的交接。

（三）貸款結(jié)清后，檔案治理專員與支行檔案治理部門的檔案交接。

第十五條

經(jīng)辦客戶經(jīng)理與檔案治理專員，交接雙方應(yīng)根據(jù)信貸業(yè)務(wù)移交清單所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接核對(duì)，辦理交接的貸款資料必需包含本方法其次章內(nèi)容中第六條所提到的有關(guān)信貸資料以及第八條重要檔案資料中抵押權(quán)利證明和保險(xiǎn)單正本，缺一不行，方可辦理交接。交接完畢后，交接雙方必需在檔案移交清單上簽章確認(rèn)。

第十六條

經(jīng)辦客戶經(jīng)理、檔案治理專員與重要檔案保管部門對(duì)于重要檔案原件的交接時(shí)，應(yīng)填制入庫(kù)憑證，作表外保管，并由雙方蓋章確認(rèn)。

第十七條

信貸業(yè)務(wù)結(jié)清后，需移交支行歸檔治理部門。檔案治理專員與支行檔案治理部門交接時(shí)，交接雙方也應(yīng)根據(jù)信貸業(yè)務(wù)移交清單所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接核對(duì)，做到入庫(kù)檔案數(shù)與實(shí)際移交數(shù)全都，并由交接雙方的部門負(fù)責(zé)人監(jiān)視。交接完畢后，交接雙方經(jīng)辦人和監(jiān)視人必需在檔案移交清單上簽章確認(rèn)。

第十八條

檔案保管人員工作變動(dòng)時(shí)，應(yīng)按要求辦理移交手續(xù)。

第五章

個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案的借閱復(fù)印

第十九條

凡因工作需要，須借閱檔案的，由借閱人提出申請(qǐng)，填寫(xiě)“個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案借閱申請(qǐng)單”，寫(xiě)明借閱理由，經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽字后，方可借閱。

其次十條

申請(qǐng)調(diào)閱人如需抄錄、復(fù)印所查閱的信貸檔案，另需填寫(xiě)“個(gè)人信貸業(yè)務(wù)檔案抄錄、復(fù)印申請(qǐng)單”，經(jīng)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)簽字后，方可進(jìn)展抄錄、復(fù)印，不得將檔案資料抽換、涂畫(huà)。

其次十二條

借閱取出已存入營(yíng)業(yè)部的重要檔案資料主要分三種狀況。

（一）對(duì)于已結(jié)清貸款或提前還貸的重要憑證，由個(gè)金客戶經(jīng)理填寫(xiě)“借閱檔案申請(qǐng)單”由風(fēng)險(xiǎn)治理部經(jīng)理簽字同意后，由檔案治理員按合同號(hào)到營(yíng)業(yè)部取出。

（二）對(duì)于樓盤（期房）需要統(tǒng)一辦理產(chǎn)證而借用重要檔案資料時(shí)，由個(gè)金客戶經(jīng)理填寫(xiě)“借閱檔案申請(qǐng)單”由部門負(fù)責(zé)人同意簽字后，由檔案治理員按樓盤名稱再按合同號(hào)到營(yíng)業(yè)部取出。

（三）對(duì)于零星一手房或二手房的重要憑證原則上一律不允許借用，如有特別狀況需由個(gè)金客戶經(jīng)理填寫(xiě)“借閱檔案申請(qǐng)單”由分管行長(zhǎng)簽字同意后，方可借用?！?/p>

其次十三條

個(gè)金客戶經(jīng)理對(duì)外借檔案負(fù)有妥當(dāng)保管和準(zhǔn)時(shí)歸還的責(zé)任。外借時(shí)間最長(zhǎng)不超過(guò)40天；確需延長(zhǎng)借用的，個(gè)金客戶經(jīng)理須重新辦理借用手續(xù)。

其次十四條

外借的檔案歸還時(shí)，檔案治理人員應(yīng)當(dāng)面清點(diǎn)，并辦理有關(guān)交接手續(xù)。

其次十五條

司法單位須查閱檔案時(shí)，借閱人須出示介紹信和工作證，并經(jīng)行長(zhǎng)室同意，辦理借閱手續(xù)后，方可在辦公室借閱，所借閱的業(yè)務(wù)資料一般不得帶出辦公室；如遇特別狀況需要外借業(yè)務(wù)資料，檔案保管人員原則上只供應(yīng)業(yè)務(wù)資料的復(fù)印件，如需原件需由我行經(jīng)辦人員伴隨。

其次十六條

借款人的信貸業(yè)務(wù)資料涉及到銀行和客戶的商業(yè)機(jī)密，檔案治理員應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行保密方法，不得任意泄露檔案的內(nèi)容。

第六章

附則

其次十五條

本操作標(biāo)準(zhǔn)未盡事宜，由各項(xiàng)個(gè)人信貸業(yè)務(wù)治理方法及我行信貸業(yè)務(wù)相關(guān)規(guī)章制度標(biāo)準(zhǔn)。

其次十六條

本操作標(biāo)準(zhǔn)由上海浦東進(jìn)展銀行上海地區(qū)總部負(fù)責(zé)解釋修改。

其次十七條

本操作標(biāo)準(zhǔn)自印發(fā)之日起執(zhí)行。

附件（一）：檔案（交接）清單

附件（二）：借閱檔案申請(qǐng)單

附件（三）：復(fù)印檔案申請(qǐng)單

附件（一）：檔案（交接）清單

貸款類型：

借據(jù)編號(hào)：

商業(yè)：

借款人：

公積金：

借款金額：

商業(yè)：

借款期限：

商業(yè)：

公積金：

公積金：

份數(shù)

份數(shù)

貸款申請(qǐng)表

抵押合同

借款合同

買賣合同

借款人身份證復(fù)印件

首付發(fā)票

借款人戶口簿復(fù)印件

借款人婚姻狀況證明

保證合同

相關(guān)權(quán)利人身份證復(fù)印件

保證人身份證復(fù)印件

相關(guān)權(quán)利人戶口簿復(fù)印件

保證人戶口簿復(fù)印件

相關(guān)權(quán)利人收入證明

保證人婚姻狀況證明

借款人無(wú)卡扣款授權(quán)書(shū)

保證人公用事業(yè)費(fèi)復(fù)印件

借款人放款承諾書(shū)

保證單位營(yíng)業(yè)執(zhí)照

借款人收入證明

保證單位房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)資質(zhì)證書(shū)

借款人公用事業(yè)費(fèi)復(fù)印件

保證單位預(yù)售許可證

評(píng)估意見(jiàn)或報(bào)告

保證單位房地產(chǎn)權(quán)證

借款憑證

房地產(chǎn)產(chǎn)權(quán)證復(fù)印件

質(zhì)押合同

他項(xiàng)權(quán)證復(fù)印件

質(zhì)押品收據(jù)

保險(xiǎn)單復(fù)印件

車輛行駛證復(fù)印件

私營(yíng)業(yè)主營(yíng)業(yè)執(zhí)照

其它材料1：

私營(yíng)業(yè)主財(cái)務(wù)報(bào)表

其它材料2：

私營(yíng)業(yè)主納稅證明

其它材料3：

其它材料4：

合同是否經(jīng)過(guò)公證

是

否

材料交接狀況

交出人簽章

時(shí)間

接收人簽章

時(shí)間

附件