會議文件立卷歸檔會議文件立卷歸檔1會議文件立卷歸檔會議文件立卷歸檔2一、會議文書工作的特點、主要內容1．會議文書工作的特點時間緊，變動大，政策性強。2．會議文書的主要內容（1）會議的指導文書（2）會議的主題文書（3）會議程序文書（4）會議簡報和會議記錄文書（5）會議參考文書（6）公告、傳達文書（7）會議管理文書

第四節(jié)會議的文書工作一、會議文書工作的特點、主要內容1．會議文書工作的特點第3二、幾種常用會議文書的撰寫要求1．會議通知2．會議規(guī)則3．會議記錄4．會議簡報第四節(jié)會議的文書工作二、幾種常用會議文書的撰寫要求1．會議通知第四節(jié)會議的文書4第四節(jié)會議的文書工作第四節(jié)會議的文書工作5第四節(jié)會議的文書工作第四節(jié)會議的文書工作61．安排會議議題，確定會議名稱、規(guī)模和規(guī)格2．提出與會人員范圍或人員名單3．擬定會議的會期4．擬定會議的議程與日程安排5．準備會議文件，落實后勤工作

第五節(jié)會議方案的制定1．安排會議議題，確定會議名稱、規(guī)模和規(guī)格第五節(jié)7一、會見和會談的意義

會見指雙方會晤。禮節(jié)性會見時間較短，話題較廣泛；政治性會見大多涉及雙邊關系、國際局勢等重大問題；實務性的會見，時間較長，話題較集中，往往涉及企業(yè)經營、商業(yè)貿易、文化交流等具體內容。會談是指雙方或多方就某些重大問題正式交換意見或磋商。會談的含義有大有小，大的指國家和地區(qū)之間的雙邊或多邊會談；小的指兩人或多人對共同關心的事情進行商討。第六節(jié)會見和會談一、會見和會談的意義會見指雙方會晤。禮節(jié)性8中國外交部長李肇新會見巴林副首相兼外交大臣默罕默德

第六節(jié)會見和會談中國外交部長李肇新會見巴林副首相兼外交大臣默罕默德第六節(jié)9在北京舉行的第二輪朝核問題六方會談第六節(jié)會見和會談在第六節(jié)會見和會談10二、安排會見、會談的一般原則

1．我國的外交、外事禮賓工作的三項原則（1）禮賓工作要以我國對外政策和策略為指導（2）堅持平等互利的原則（3）熱情周到而不鋪張

第六節(jié)會見和會談二、安排會見、會談的一般原則1．我國的外交、外事11二、安排會見、會談的一般原則2．企事業(yè)單位重要的會見、會談的注意事項（1）對等會見、會談（2）注意保密（3）注重實效

第六節(jié)會見和會談二、安排會見、會談的一般原則2．企事業(yè)單位重要的會見12三、會見、會談中的會務工作（1）對方提出會見、會談要求，秘書應將對方要求的目的、人數、職務以及會見（會談）什么人等事項報告領導；我方應盡早予以回復，約定時間。（2）會見（會談）的安排者應當在適當的時候把時間、地點、我方出席人、具體安排和注意事項通知對方；（3）會見（會談）的安排者要準確掌握會見（會談）的日程表和具體時間表；安排好有關人員的食、宿、交通、訪問等具體事宜。第六節(jié)會見和會談三、會見、會談中的會務工作（1）對方提出會見、會談13四、會見、會談的座位安排

1．會見座位的安排2．會談的座位安排會談多以雙邊為主，也有多邊會談。幾個人的會談可不另設會場，座位安排同會見。較多的人會談需專設會場，通常用長方形、橢圓形、圓形或方形會議桌

第六節(jié)會見和會談四、會見、會談的座位安排1．會見座位的安排14第六節(jié)會見和會談第六節(jié)會見和會談15第六節(jié)會見和會談第六節(jié)會見和會談16會見與會談（一）會見在國際上，會見通常被稱為拜見或接見。凡身份低的人士去會見身份高的，或是客人會見主人，這種會見就稱之為拜見或拜會。拜見君主，又稱覲見、謁見。凡身份高的人士會見身份低的，或是主人會見客人，這種會見可稱之為接見或召見。我國國內不作上述區(qū)分，一律統(tǒng)稱會見。接見和拜會后的回訪，稱回拜。會見從內容上來區(qū)分，可以分為政治性的、事務性的和禮節(jié)性的，或兼而有之。應邀作正式訪問的外國領導人，在抵達邀請國的當天或次日，即會見邀請國主要領導人。各國會見方式也不盡相同，有的分別會見，也有的集休會見。會見通常安排在會客室、會客廳或辦公室。禮節(jié)性會見時，通常雙方均有陪同人員參加。會見與會談（一）會見17外國領導人來我國訪問，會見安排比較簡單，無特殊儀式。會見地點安排在人民大會堂或中南海。會見時的座位安排見圖5—8。圖5—8圖5—818（二）會談會談是指雙方或多方就某些重大的政治、軍事、經濟、文化問題以及其他共同關心的問題交換意見。一般來說，會談的內容較為正式，政治性或專業(yè)性較強。外國領導人來我國訪問，通常首次會談安排在人民大會堂舉行。如有第二輪會談，有時安排在國賓下榻的國賓館。會談開始前，允許雙方記者采訪幾分鐘后退場。如有分組會談。則另行安排。會談的安排一般是：雙邊會談一般采用長方形、橢圓形或圓形桌子。見圖5—9。 圖5—9長方形桌子（二）會談圖5—9長方形桌子19

譯員主賓6421357

7531246主人譯員

正門

圖5—9橢圓形桌子

20如果會談長桌的寬端朝向正門，則以入門方向為準，右為為客方，左邊為主方，見圖5—10所示。圖5—10主方客方如果會談長桌的寬端朝向正門，則以入門方向為準，右為為客方，左21

小范圍會談時，有時不用長桌，只設沙發(fā)，雙方座位與會見座位安排相同。

（三）會見、會談中應注意事項１．會見、會談應事先提出，將要求會見人的姓名、職務以及要求會見什么人、會見的目的告知對方。接見方應盡早給予明確答復，主動將會見或會談的時間、地點、主方出席人、具體安排事項及時通知對方。如因故不能會見、會談，應及時婉言予以解釋。２．準確掌握會見或會談的時間、地點和雙方參加人員的名單，及早通知有關部門做好相應的物資準備。小范圍會談時，有時不用長桌，只設沙發(fā)，雙方座位22３．客人到達時，主人在大門口或會客廳門口迎接，并將賓客引入會客廳。合影一般安排在賓主見面握手后，合影完畢雙方再入座。領導人之間的會見或會談，除陪同人員和必要的譯員、記錄員之外，其他工作人員待安排就緒后均應退出。記者采訪也只是在正式談話開始前幾分鐘，然后應全部離開。４．會見結束后，主人應將客人送至門前或車前握手告別，目送客人離去后返回室內。

５．一般官員、民間人士的會見，安排大體與上相同。也要事先申明來意，約定時間、地點，通知來人身份和人數，準時赴約。日常性的交往，客人來訪后相隔一段時間應予以回訪。３．客人到達時，主人在大門口或會客廳門口迎接，23第六節(jié)會見和會談會見時的座位布局

第六節(jié)會見和會談會見時的座位布局24第六節(jié)會見和會談會見時的座位布局

第六節(jié)會見和會談會見時的座位布局25第六節(jié)會見和會談會見時的座位布局

第六節(jié)會見和會談會見時的座位布局26第六節(jié)會見和會談會談時的座位布局

第六節(jié)會見和會談會談時的座位布局27第六節(jié)會見和會談會見時的座位布局

第六節(jié)會見和會談會見時的座位布局28五、會見會談的合影安排

合影時一般主人居中，按禮賓次序，以主人右手為上。如果是會見、會談雙方合影，主客雙方間隔排列。第一排既要考慮人員身份，也要考慮場地大小，能否都攝入鏡頭。一般兩端由主方人員把邊。第六節(jié)會見和會談五、會見會談的合影安排第六節(jié)會見和會談29第六節(jié)會見和會談第六節(jié)會見和會談30國務院副總理回良玉與來訪的荷蘭王儲威廉·亞歷山大一行合影留念第六節(jié)會見和會談國務院副總理回良玉與來訪的荷蘭王儲威廉·亞歷山大一行合影留念31第六節(jié)會見和會談第六節(jié)會見和會談32一、新型會議方法1．開放式會議2．“魚缸”會議法

第七節(jié)新型會議一、新型會議方法1．開放式會議第七節(jié)新型會議33二、新型會議服務的興起

由于會議在人類生活中發(fā)揮的重要作用，人們已經離不開會議。文化、體育、商業(yè)等方面各類形式和各種規(guī)模的會議召開，在客觀上又帶動了市場的消費，從而促進了經濟的發(fā)展。利用現代網絡科技手段，新型會議服務正向著高質量、高效率、低成本方向發(fā)展。作為秘書人員，應該了解有關的信息，學會利用現有資源，更好地完成會議組織服務工作。

第七節(jié)新型會議二、新型會議服務的興起由于會議在人類生活34練習題一、填空題1．會議，就是把人們組織起來，討論和研究問題的一種形式。2．會議為議事而開，要討論的核心問題即為議題。練習題一、填空題35練習題三、單選題1．按涉外與否分，會議的類型是（A）。A．國內會議B．公開會議C．專題性會議D．電話會議2．按規(guī)模分，會議的類型是（D）。A．定期會議B．研討會C．機密會議D．中型會議練習題三、單選題36練習題3．會議失控的消極作用主要表現在（ABCDE）。A．會議太多B．會期過長C．規(guī)模過大D．質量不高E．重復開會4．秘書工作的基本內容有（BCD）。A．辦物B．辦文C．辦會D．辦事5．中型會議宜采用（CDE）擺法，這些比較正規(guī)，易形成嚴肅莊重氣氛。A．圓形B．長方形C．半圓形D．山字形E．而字形6．大型茶話會、團拜會、宴會可采用（AB），此形式比較穩(wěn)定，易形成輕松和緩氣氛。A．星點式B．眾星拱月式C．方形D．圓形練習題3．會議失控的消極作用主要表現在（ABCDE）。37演講完畢，謝謝觀看！演講完畢，謝謝觀看！38會議文件立卷歸檔會議文件立卷歸檔39會議文件立卷歸檔會議文件立卷歸檔40一、會議文書工作的特點、主要內容1．會議文書工作的特點時間緊，變動大，政策性強。2．會議文書的主要內容（1）會議的指導文書（2）會議的主題文書（3）會議程序文書（4）會議簡報和會議記錄文書（5）會議參考文書（6）公告、傳達文書（7）會議管理文書

第四節(jié)會議的文書工作一、會議文書工作的特點、主要內容1．會議文書工作的特點第41二、幾種常用會議文書的撰寫要求1．會議通知2．會議規(guī)則3．會議記錄4．會議簡報第四節(jié)會議的文書工作二、幾種常用會議文書的撰寫要求1．會議通知第四節(jié)會議的文書42第四節(jié)會議的文書工作第四節(jié)會議的文書工作43第四節(jié)會議的文書工作第四節(jié)會議的文書工作441．安排會議議題，確定會議名稱、規(guī)模和規(guī)格2．提出與會人員范圍或人員名單3．擬定會議的會期4．擬定會議的議程與日程安排5．準備會議文件，落實后勤工作

第五節(jié)會議方案的制定1．安排會議議題，確定會議名稱、規(guī)模和規(guī)格第五節(jié)45一、會見和會談的意義

會見指雙方會晤。禮節(jié)性會見時間較短，話題較廣泛；政治性會見大多涉及雙邊關系、國際局勢等重大問題；實務性的會見，時間較長，話題較集中，往往涉及企業(yè)經營、商業(yè)貿易、文化交流等具體內容。會談是指雙方或多方就某些重大問題正式交換意見或磋商。會談的含義有大有小，大的指國家和地區(qū)之間的雙邊或多邊會談；小的指兩人或多人對共同關心的事情進行商討。第六節(jié)會見和會談一、會見和會談的意義會見指雙方會晤。禮節(jié)性46中國外交部長李肇新會見巴林副首相兼外交大臣默罕默德

第六節(jié)會見和會談中國外交部長李肇新會見巴林副首相兼外交大臣默罕默德第六節(jié)47在北京舉行的第二輪朝核問題六方會談第六節(jié)會見和會談在第六節(jié)會見和會談48二、安排會見、會談的一般原則

1．我國的外交、外事禮賓工作的三項原則（1）禮賓工作要以我國對外政策和策略為指導（2）堅持平等互利的原則（3）熱情周到而不鋪張

第六節(jié)會見和會談二、安排會見、會談的一般原則1．我國的外交、外事49二、安排會見、會談的一般原則2．企事業(yè)單位重要的會見、會談的注意事項（1）對等會見、會談（2）注意保密（3）注重實效

第六節(jié)會見和會談二、安排會見、會談的一般原則2．企事業(yè)單位重要的會見50三、會見、會談中的會務工作（1）對方提出會見、會談要求，秘書應將對方要求的目的、人數、職務以及會見（會談）什么人等事項報告領導；我方應盡早予以回復，約定時間。（2）會見（會談）的安排者應當在適當的時候把時間、地點、我方出席人、具體安排和注意事項通知對方；（3）會見（會談）的安排者要準確掌握會見（會談）的日程表和具體時間表；安排好有關人員的食、宿、交通、訪問等具體事宜。第六節(jié)會見和會談三、會見、會談中的會務工作（1）對方提出會見、會談51四、會見、會談的座位安排

1．會見座位的安排2．會談的座位安排會談多以雙邊為主，也有多邊會談。幾個人的會談可不另設會場，座位安排同會見。較多的人會談需專設會場，通常用長方形、橢圓形、圓形或方形會議桌

第六節(jié)會見和會談四、會見、會談的座位安排1．會見座位的安排52第六節(jié)會見和會談第六節(jié)會見和會談53第六節(jié)會見和會談第六節(jié)會見和會談54會見與會談（一）會見在國際上，會見通常被稱為拜見或接見。凡身份低的人士去會見身份高的，或是客人會見主人，這種會見就稱之為拜見或拜會。拜見君主，又稱覲見、謁見。凡身份高的人士會見身份低的，或是主人會見客人，這種會見可稱之為接見或召見。我國國內不作上述區(qū)分，一律統(tǒng)稱會見。接見和拜會后的回訪，稱回拜。會見從內容上來區(qū)分，可以分為政治性的、事務性的和禮節(jié)性的，或兼而有之。應邀作正式訪問的外國領導人，在抵達邀請國的當天或次日，即會見邀請國主要領導人。各國會見方式也不盡相同，有的分別會見，也有的集休會見。會見通常安排在會客室、會客廳或辦公室。禮節(jié)性會見時，通常雙方均有陪同人員參加。會見與會談（一）會見55外國領導人來我國訪問，會見安排比較簡單，無特殊儀式。會見地點安排在人民大會堂或中南海。會見時的座位安排見圖5—8。圖5—8圖5—856（二）會談會談是指雙方或多方就某些重大的政治、軍事、經濟、文化問題以及其他共同關心的問題交換意見。一般來說，會談的內容較為正式，政治性或專業(yè)性較強。外國領導人來我國訪問，通常首次會談安排在人民大會堂舉行。如有第二輪會談，有時安排在國賓下榻的國賓館。會談開始前，允許雙方記者采訪幾分鐘后退場。如有分組會談。則另行安排。會談的安排一般是：雙邊會談一般采用長方形、橢圓形或圓形桌子。見圖5—9。 圖5—9長方形桌子（二）會談圖5—9長方形桌子57

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圖5—9橢圓形桌子

58如果會談長桌的寬端朝向正門，則以入門方向為準，右為為客方，左邊為主方，見圖5—10所示。圖5—10主方客方如果會談長桌的寬端朝向正門，則以入門方向為準，右為為客方，左59

小范圍會談時，有時不用長桌，只設沙發(fā)，雙方座位與會見座位安排相同。

（三）會見、會談中應注意事項１．會見、會談應事先提出，將要求會見人的姓名、職務以及要求會見什么人、會見的目的告知對方。接見方應盡早給予明確答復，主動將會見或會談的時間、地點、主方出席人、具體安排事項及時通知對方。如因故不能會見、會談，應及時婉言予以解釋。２．準確掌握會見或會談的時間、地點和雙方參加人員的名單，及早通知有關部門做好相應的物資準備。小范圍會談時，有時不用長桌，只設沙發(fā)，雙方座位60３．客人到達時，主人在大門口或會客廳門口迎接，并將賓客引入會客廳。合影一般安排在賓主見面握手后，合影完畢雙方再入座。領導人之間的會見或會談，除陪同人員和必要的譯員、記錄員之外，其他工作人員待安排就緒后均應退出。記者采訪也只是在正式談話開始前幾分鐘，然后應全部離開。４．會見結束后，主人應將客人送至門前或車前握手告別，目送客人離去后返回室內。

５．一般官員、民間人士的會見，安排大體與上相同。也要事先申明來意，約定時間、地點，通知來人身份和人數，準時赴約。日常性的交往，客人來訪后相隔一段時間應予以回訪。３．客人到達時，主人在大門口或會客廳門口迎接，61第六節(jié)會見和會談會見時的座位布局

第六節(jié)會見和會談會見時的座位布局62第六節(jié)會見和會談會見時的座位布局

第六節(jié)會見和會談會見時的座位布局63第六節(jié)會見和會談會見時的座位布局

第六節(jié)會見和會談會見時的座位布局64第六節(jié)會見和會談會談時的座位布局

第六節(jié)會見和會談會談時的座位布局65第六節(jié)會見和會談會見時的座位布局

第六節(jié)會見和會談會見時的座位布局66五、會見會談的合影安排

合影時一般主人居中，按禮賓次序，以主人右手為上。如果是會見、會談雙方合影，主客雙方間隔排列。第一排既要考慮人員身份，也要考慮場地大小，能否都攝入鏡頭。一般兩端由主方人員把邊。第六節(jié)會見和會談五、會見會談的合影安排第六節(jié)會見和會談67第六節(jié)會見和會談第六節(jié)會見和會談68國務院副總理回良玉與來訪的荷蘭王儲