第四章會議策劃與營銷

會議業(yè)是會展業(yè)重要的組成部分。所謂會議通常指有一定數(shù)量的人參加，圍繞特定的目的、在某個地點(diǎn)定期或不定期進(jìn)行的持續(xù)一段時間的思想、觀點(diǎn)和信息交流活動。根據(jù)ICCA統(tǒng)計(jì)，每年全世界的會議收入約在2800億美元以上，其中國際會議收入為76.2億美元。第一節(jié)會議策劃教學(xué)目的與要求：通過本章的學(xué)習(xí)了解會議策劃的要素、會議策劃的內(nèi)容和要求，能夠撰寫會議總體策劃文案。本節(jié)主要內(nèi)容：一、會議策劃的概況二、會議前期的準(zhǔn)備工作一、會議策劃的概況（一）會議的類型

1.國際性會議、全國性會議、區(qū)域性會議、單位性會議

2.決策性會議、公正性會議、研討性會議、顯示性會議、商貿(mào)性會議

3.現(xiàn)場會、觀摩會、座談會、招待會、電視電話會

4、協(xié)會會議、公司會議一、會議策劃的概況（二）會議工作流程1、會前

（1）與會議主辦方洽談

（2）提供會議所需要的機(jī)票、車票、住宿酒店、會議場所、交通等信息。并制定完備的會議預(yù)案書

（3）派專人協(xié)助客戶實(shí)地考察會議舉辦地的吃、住、會議場地、游、娛樂等相關(guān)方面的情況。

（4）確定方案，簽訂合同，預(yù)付定金。

2、會中

（1）會議接待

（2）會前準(zhǔn)備（3）會議場所

（4）會議住宿

（5）會議餐飲（6）會議旅游（7）會議娛樂

（8）會議服務(wù)

3、會后

（1）結(jié)帳

（2）資料收集（二）會議策劃的要素5W(WHOWHATWHENWHEREWHYHOW)1、WHO:誰來參加會議？會議規(guī)模、預(yù)期參加會議的人數(shù)，是否邀請與會代表的陪同人員？是否有特殊的貴賓？是否有媒體的代表？是否有海外代表？2、WHAT:會議是什么類型的會議？3、WHEN組織會議的有效時間：會議的準(zhǔn)備時間，與會人員的日常工作時間與其行業(yè)的特點(diǎn)，會議擬邀請嘉賓的工作時間、會議時間前后相關(guān)活動是否會影響參會人數(shù)等(考慮:財(cái)政年度/節(jié)假日和其他沖突時間)等因素

4、WHERE:會議地點(diǎn)，又稱“會址”。既是指會議召開的地區(qū)、城鄉(xiāng)，又是指會議召開的具體會場。會議選址，考慮交通、食宿、旅游資源、地點(diǎn)與會議主題的關(guān)系等

5、WHY:舉辦會議的目的6、HOW:具體的會議形式(包括:會議空間、設(shè)備、餐飲、娛樂等)（三）會議籌辦的時間周期籌辦的時間周期小型專項(xiàng)研討會---幾個月中型新產(chǎn)品發(fā)布會----半年大型培訓(xùn)班---1年國際協(xié)會舉辦的大型會議---2-3年（四）會議策劃的基本流程落實(shí)時間地點(diǎn)確定主題和目標(biāo)初步設(shè)計(jì)方案確立所有關(guān)鍵任務(wù)落實(shí)到人或機(jī)構(gòu)確定日程表定期交流、過程監(jiān)控制定預(yù)算詳細(xì)方案、制定企劃書方案得到認(rèn)可會議整體構(gòu)思市場調(diào)研、確定計(jì)劃二、會議的前期準(zhǔn)備工作（一）確定會議目標(biāo)和主題1、確定會議目標(biāo)會議目標(biāo)是會議各項(xiàng)工作的指揮棒，是會議日程安排和內(nèi)容的基礎(chǔ)。會議目標(biāo)應(yīng)書面列明、會議目標(biāo)必須切合實(shí)際、會議目標(biāo)必須具體而可以衡量、會議目標(biāo)必須是“應(yīng)實(shí)現(xiàn)什么”，而非“應(yīng)做什么”第18屆東盟首腦會議2011年5月7、8日開幕在即，印尼定下三大目標(biāo)：一是基于政治安全、經(jīng)濟(jì)及社會文化三大利益，促使東盟有長足的進(jìn)步，以達(dá)成2015年東盟共同體；二是確定東南亞環(huán)境與區(qū)域結(jié)構(gòu)適合開展的建設(shè)事業(yè)，把東盟合作提升至全球等級，包括與東亞峰會擴(kuò)大會議的合作；三是發(fā)揮東盟更大的作用，為全球問題謀求解決辦法。

2、確定會議的主題主題：就如同寫文章的題目，把會議的實(shí)質(zhì)問題畫龍點(diǎn)睛地勾畫出來，并盡可能反映時代特征或問題的緊迫感。

會議主題與會議目標(biāo)的關(guān)系：會議主題服從目標(biāo)案例：日本愛知世博會目標(biāo)：呼吁保護(hù)環(huán)境、實(shí)現(xiàn)人與自然共存的21世紀(jì)主題---“自然的智慧”2010年上海世博會主題“城市---讓生活變得更美好”副主題：經(jīng)濟(jì)發(fā)展、可持續(xù)發(fā)展、城鄉(xiāng)相互作用、高技術(shù)發(fā)展、城市與多元文化發(fā)展（二）確定會議議題

議題，是會議所要討論的題目，所要研究的課題，或是所要解決的問題。會議議題一般是對某一件事或某一種活動開展一次有針對性的會議，圍繞這件事進(jìn)行討論研究。議題必須具有必要性和重要性，又必須具有明確性和可行性。

議題制定的原則：1、服從目標(biāo)2、主題立意要高3、處理好主題與議題的關(guān)系主題是議題的集中體現(xiàn)，表達(dá)上更概括；主題統(tǒng)帥議題，主題通過議題具體化。2005年鋼鐵產(chǎn)業(yè)政策與價格形式研討會議題一：產(chǎn)業(yè)政策解讀鋼鐵產(chǎn)業(yè)政策取向及對產(chǎn)業(yè)發(fā)展的影響

議題二：鋼鐵產(chǎn)品價格走勢2005~2006年國內(nèi)鋼材市場環(huán)境及價格總體走勢分析

議題三：鋼鐵專家、生產(chǎn)、貿(mào)易企業(yè)交流會（三）會議參加對象會議參加人員根據(jù)會議的目的、性質(zhì)、議題、議事規(guī)則等確定。1、法定會議，根據(jù)組織章程或議事規(guī)則確定；2、會談、談判、國際多邊會議等，由發(fā)起者、主辦者和成員之間根據(jù)議題協(xié)商代表人選；3、協(xié)會和學(xué)術(shù)會議，由協(xié)會會員和學(xué)術(shù)界有關(guān)人士自己做出是否出席會議。4、縱向會議和部分橫向性會議由會議組織者或領(lǐng)導(dǎo)決定。（四）會議發(fā)言會議發(fā)言類型傳達(dá)式/講課式匯報(bào)式審議式討論交流式（五）會議規(guī)模的確定1、會議的規(guī)模會議規(guī)模由會議的組織者根據(jù)實(shí)際情況掌握，以嚴(yán)格控制規(guī)模為原則。正式代表、特邀代表、列席人員、工作人員(包括服務(wù)人員)的總體數(shù)量。2、會議規(guī)模的相關(guān)要素會議的效率會議場地情況會議舉辦的成本

（七）會議場所的選擇1、策劃人員必須在初選的前提下對現(xiàn)場進(jìn)行考察選擇帶有會議設(shè)施的飯店場所的標(biāo)準(zhǔn)位置區(qū)位—市區(qū)、鄉(xiāng)村、海濱、山區(qū)環(huán)境優(yōu)美交通便利是否容易尋找（七）會議場所的選擇2、會議室數(shù)量與容納量---是否適合舉辦會議質(zhì)量---隔音效果、翻譯設(shè)備、斷電應(yīng)急設(shè)備、裝潢、清潔度、座椅、通道、視聽設(shè)備3、住宿客房數(shù)量—是否充裕、各種房型都有質(zhì)量—裝潢、設(shè)施、衛(wèi)生間大小、賞心悅目的外景、家具、娛樂等網(wǎng)絡(luò)4、餐飲食品質(zhì)量服務(wù)速度食品種類特殊食品的供應(yīng)，如素食食品、清真食品價格內(nèi)所包含酒水的數(shù)量活動參與者就餐的餐廳和餐位是否充足5、飯店相關(guān)設(shè)施活動期間會議主辦者在飯店內(nèi)是否有單獨(dú)的辦公室休閑設(shè)施，如游泳池、網(wǎng)球場、歌舞廳等公共區(qū)域的質(zhì)量停車位配備電腦、傳真、通訊、秘書設(shè)備的商務(wù)中心是否能夠滿足客人對展覽空間的需求6、人力資源管理—是否是負(fù)責(zé)的、高效的、給予支持的是否配有專業(yè)視聽技術(shù)人員員工培訓(xùn)的水平是否有提供專門活動的聯(lián)系人7、價格公布的房價價格協(xié)商的余地付款的方式與條件8、安排專項(xiàng)服務(wù)的能力攝影師、演藝人員、花商等9、其他是否有方便殘疾參與者的設(shè)施是否有同聲傳譯設(shè)備是否有印刷設(shè)備是否有存儲空間是否有免費(fèi)的定點(diǎn)班車（八）會議時間

包括三種含義：一是指會議召開的時間；二是指整個會議所需要的時間、天數(shù)；三是指每次會議的時間限度。

（九）會議的議程

1、什么是會議議程？一次會議所討論的問題及進(jìn)展程序，如開幕式、大會發(fā)言、分組討論、其他事項(xiàng)、通過報(bào)告書、閉幕式等。由會議的領(lǐng)導(dǎo)者和主辦者決定，會議中由主持人掌握。2、確定會議議程的方法（1）根據(jù)到會主要領(lǐng)導(dǎo)的情況，確定會議主持人；（2）根據(jù)會議的主題，確定會議發(fā)言人；（3）圍繞會議主題，確定會議討論題目，并根據(jù)會議規(guī)模，確定討論方式；（4）根據(jù)會議擬達(dá)到的目的，安排主要領(lǐng)導(dǎo)做好會議的總結(jié)。案例：會議議程安排一、會議時間：2011年2月23日13:30至18:00二、會議地點(diǎn)：xx大街路口南xx酒店3樓會議室三、會議議程：13:30-14:00與會人員陸續(xù)入席14:00-14:15會議開幕致詞并通報(bào)公司發(fā)展概況14:15-14:25部門劃分及崗位職責(zé)14:25-14:55銷售部管理規(guī)定14:55-15:20公司財(cái)務(wù)綜合管理和流程15:20-17:20平臺開發(fā)進(jìn)展通報(bào)（提問討論）17:20-17:35客服流程和試題庫發(fā)展17:35-18:00通報(bào)視頻產(chǎn)品現(xiàn)狀18:00-18:30市場部工作計(jì)劃1018:30-18:50會議總結(jié)及致詞四、參加人員：

1、公司全體員工2、其他人員五、有關(guān)要求：1、參加人員要事先安排好，務(wù)必準(zhǔn)時參加，如無特殊原因不得請假；2、鑒于會議的重要性，請自己做好必要的記錄。（十）會議日程全國政協(xié)十一屆三次會議日程3月3日（星期三）下午3時

政協(xié)十一屆三次會議開幕會

1.審議通過政協(xié)第十一屆全國委員會第三次會議議程

2.聽取賈慶林主席作政協(xié)全國委員會常務(wù)委員會工作報(bào)告

3.聽取羅富和副主席作政協(xié)全國委員會常務(wù)委員會關(guān)于政協(xié)十一屆二次會議以來提案工作情況的報(bào)告3月4日（星期四）

上午9時

小組討論（常委會工作報(bào)告和提案工作情況報(bào)告）

下午3時

小組討論（常委會工作報(bào)告和提案工作情況報(bào)告）3月5日（星期五）

上午9時

列席十一屆全國人大三次會議開幕會

聽取國務(wù)院總理溫家寶作政府工作報(bào)告

下午3時

小組討論（政府工作報(bào)告）

（十一）會議預(yù)算預(yù)算創(chuàng)造一定程度的利潤保持收支平衡即便超支，也必須保持在一定的金額之內(nèi)固定成本：不論參加者人數(shù)多寡都需要承擔(dān)的那部分費(fèi)用。如：發(fā)言人的出場費(fèi)、場地租賃費(fèi)、市場營銷開支、設(shè)備租金?？勺兂杀荆焊鶕?jù)參加人數(shù)的多寡而發(fā)生變化的那部分費(fèi)用。如：餐飲、住宿、打印與郵費(fèi)等。收入的來源：會務(wù)費(fèi)、贊助費(fèi)、與會議相關(guān)的展覽中租出的展位、會議廣告橫幅、會議宣傳手冊中登廣告等。（十一）會議預(yù)算實(shí)現(xiàn)最佳資金流動狀況：提早獲取收入，如收取訂金；盡可能推遲支付包括場所在內(nèi)的供應(yīng)商的費(fèi)用。一般會留出10%的應(yīng)急費(fèi)用通常主辦者不得不通過削減餐飲費(fèi)來減少支出，但須注意不能影響活動的整體質(zhì)量。文案寫作：會議總體方案構(gòu)成要素1、會議的名稱2、會議的目標(biāo)和指導(dǎo)思想、意義3、會議的主題、議題和日程4、會議的對象和規(guī)模5、會議的時間6、會議地點(diǎn)：合適的舉辦地（什么國家或地區(qū)、什么城市）、合適的場館（會場、賓館的布置及要求）7、主辦單位、承辦單位、協(xié)辦單位等8、會議的舉行方式、配套活動、輔助活動的日程安排，如參觀、游覽、娛樂、聚餐等9、會議的接待、后勤保障措施和手段10、會議的宣傳方式（召開新聞發(fā)布會、編寫會議簡報(bào)、邀請記者采訪、發(fā)送新聞稿件等）11、會議經(jīng)費(fèi)的預(yù)算以及籌措經(jīng)費(fèi)的渠道、方式12、其他需要說明的事項(xiàng)作業(yè)：1、撰寫一份國際會展產(chǎn)業(yè)論壇的會議策劃方案1、主要客戶在哪兒——確定目標(biāo)會議類型2、他們?yōu)槭裁磿怼私饪蛻粜睦?、多遠(yuǎn)半徑內(nèi)的人會來——掌握客戶的區(qū)域分布4、怎么讓他們知道——理清傳播途徑5、怎么打動客戶——策劃專業(yè)而準(zhǔn)確的傳播內(nèi)容6、怎么讓他們來——組織精準(zhǔn)營銷7、會議來了怎么辦——做好會議服務(wù)8、如何讓他們再來——做好客戶管理工作第二節(jié)、會議營銷第二節(jié)、會議營銷（一）會議營銷策略1、會議營銷對象2、會議營銷策略會議產(chǎn)品“顧客化”追求品牌的知名度尋求產(chǎn)品生命周期的延續(xù)產(chǎn)品差別化銷售（二）廣告技巧1、原則2、會議廣告的方式信函媒體宣傳（三）主題活動促銷酒店獨(dú)立承擔(dān)一家酒店與有關(guān)單位共同實(shí)施多家酒店與其他有關(guān)單位參加的目的地營銷（四）編制重要的客戶計(jì)劃（五）會議報(bào)價1、報(bào)價種類會議散價會議套價2、報(bào)價技巧案例：深圳富苑酒店會議產(chǎn)品深圳富苑酒店十二個可分別容納10-1000人的多功能會議及宴會廳均配備了先進(jìn)完善的設(shè)施設(shè)備，專業(yè)營銷團(tuán)隊(duì)將為您提供全方位策劃、熱情周到的服務(wù)。全城獨(dú)一無二的無柱式天幕中庭宴會廳高達(dá)21米，可輕松舉辦500多人的大型宴會。不管是私人壽筵喜筵、親朋聚會還是公司會議慶典，都可以在此感受至尊至上的貴