項目四--會議與商務(wù)活動管理課件項目分解：子項目一會前策劃與籌備子項目二會中服務(wù)與管理子項目三會后工作子項目四常見會議與商務(wù)活動

項目四會議與商務(wù)活動管理

能力目標(biāo)掌握策劃方案的編寫工作掌握會場選擇與布置的方法及技巧掌握會中與會后工作的技巧掌握常見會議和活動的服務(wù)與管理技巧

項目四會議與商務(wù)活動管理

知識目標(biāo)

掌握會議策劃的內(nèi)容掌握會前準(zhǔn)備工作的內(nèi)容掌握會中服務(wù)的工作內(nèi)容

掌握會后工作的程序掌握常見會議與活動的程序

子項目一會前策劃與籌備一、會議策劃的含義

是指為了使會議達到預(yù)期的目標(biāo)，進行構(gòu)思、設(shè)計，擬定出合理可行的方案的過程。會議策劃的內(nèi)容包括：主題擇定、模式定位、議程安排、組織協(xié)調(diào)、公共關(guān)系、媒體報道等。二、會議策劃的工作流程

1．確定目標(biāo)，進行調(diào)研2．分析材料，作出方案3．比較論證，選擇方案4．實施反饋

三、會議策劃方案的內(nèi)容

1．確定會議的主題和議題2．確定會議的名稱3．確定會議的時間、會期4．確定會議所需的設(shè)備和工具5．確定會議所需的文件范圍，并安排印制工作6．確定與會代表的組成7．確定宣傳機構(gòu)和模式8.確定會議經(jīng)費預(yù)算9.確定會議餐飲安排10.確定籌備機構(gòu)與人員分工（針對大型會議）四、商定會議時間、地點

1．商定會議時間需注意事項（1）是否適合會議組織人員完成全部準(zhǔn)備工作。（2）是否方便與會人員（尤其是會議的核心人物）參加出席。（3）會議召開期間的自然因素。（4）確定會期的長短（議題的多少、繁簡、松緊要適度）。2．考察、選定會議地點（1）考察會場大小是否適中（2）考察會場規(guī)格是否合適（3）考察會場環(huán)境（4）考察會場交通條件五、制訂會議計劃會議計劃主要包括會議名稱、會議議題、會議議程、會議日程和會議程序。

××公司關(guān)于提高企業(yè)核心競爭力的研討會日程表日

期時

間內(nèi)容安排地

點參加人負責(zé)人備

注6月18日上午8:30報到會議大廳全體黃秘書9:30～10:00總經(jīng)理講話小會議廳全體劉秘書由副經(jīng)理主持10:20～11:50公司顧問講座小會議廳全體劉秘書使用投影儀12:00午餐賓館餐廳全體鐘秘書下午1:30～4:00李副總經(jīng)理專題報告小會議室全體黃秘書由副經(jīng)理主持4:20～5:30人力總監(jiān)發(fā)言小會議室全體黃秘書由副經(jīng)理主持晚上6:00晚餐賓館餐廳全體鐘秘書7:30聯(lián)歡娛樂中心全體鐘秘書6月19日上午7:30早餐賓館餐廳全體鐘秘書9:00～10:30分組討論小會議廳全體組長10:40～11:40分組討論小會議廳全體組長12:00午餐賓館餐廳全體鐘秘書下午1:30～3:00分組討論小會議廳全體組長3:20～5:00各組代表發(fā)言小會議廳全體組長5:20～7:20聚餐賓館餐廳全體鐘秘書8:00離會黃秘書

××公司20××年度工作總結(jié)大會會議程序1．主持人宣布××公司年度總結(jié)大會正式開始。2．公司總經(jīng)理彭程先生作20××年度公司工作總結(jié)報告。3．會議分組討論總結(jié)報告。4．各小組代表大會發(fā)言。5．公司副總經(jīng)理劉青女士作大會總結(jié)發(fā)言。6．宣布散會，會議結(jié)束。

六、準(zhǔn)備會議資料1．準(zhǔn)備會議資料的作用通常，會議資料可以提前準(zhǔn)備好，然后在會前擺放在每位與會者的座位上，與會者依次就座后即可讀取材料；也可以包裝成袋，在會場入口處由工作人員統(tǒng)一逐個發(fā)放到每位與會者手中。這些做法都可以避免資料漏領(lǐng)或重復(fù)領(lǐng)取的現(xiàn)象發(fā)生，有利于節(jié)約會議經(jīng)費支出，也便于會議管理。

2．會議資料的內(nèi)容

（1）開幕詞和閉幕詞（2）講話稿（3）工作報告（4）議程表、日程表和程序表（5）與會人員名單七、擬寫和發(fā)送會議通知1．?dāng)M寫會議通知2．會議通知的發(fā)送方式

會議通知1．會議通知的基本內(nèi)容，應(yīng)包括：被通知者、會議名稱、會議日期和時間、會議地點、出席對象或議事日程、通知者或授權(quán)者、注意事項、企業(yè)名稱、通知日期。2．會議通知的形式，主要有以下幾種。①文件式會議通知。此類會議通知常被作為召集大型、重要會議或活動的通知使用。這種通知的內(nèi)容詳盡、項目清楚、格式規(guī)范，有利于與會者做好相關(guān)的會前準(zhǔn)備工作。②備忘錄式會議通知。此類會議通知常被單位或部門作為召開事務(wù)性會議、例行性會議的通知來使用。例如：會議通知×××：茲定于×月×日上午8:30～9:00在公司三樓會議室召開各部門經(jīng)理每周工作例會，請準(zhǔn)時出席?！痢痢凉巨k公室×年×月×日

③請柬式會議通知。此類會議通知常被企業(yè)或部門用于通知舉行諸如開幕典禮、新產(chǎn)品發(fā)布會、簽字儀式等儀式類的活動。其發(fā)送對象一般為上級領(lǐng)導(dǎo)、兄弟單位、社會名流等。④海報式會議通知，即采用公開張貼、廣而告之的通知方式。此類會議通知常被一些學(xué)會、團體和組織使用，作為自由參加的會議或活動的通知。例如：第八屆校園文化藝術(shù)節(jié)文學(xué)鑒賞座談會海報在學(xué)院第八屆校園文化藝術(shù)節(jié)來臨之際，文學(xué)社特邀嘉賓×××大學(xué)的×××教授和×××大學(xué)的××教授前來我校，與我校的文學(xué)愛好者進行座談交流。本次座談會主題：××××××××座談時間：××年××月××日座談地點：××××××××座談會主辦：××學(xué)院文學(xué)社歡迎本社成員及校內(nèi)廣大的文學(xué)愛好者踴躍參加座談交流！

⑤公告式會議通知。此類會議通知常在一些股份制公司召開股東大會時使用，通知往往會刊登在相關(guān)報刊或網(wǎng)站上。

八、預(yù)算和申請會議經(jīng)費1．會議支出預(yù)算

（1）會議費：包括場地租金、設(shè)備租金、茶水飲料費等。（2）資料費：包括購買會議辦公文具和印制資料等費用。（3）食宿費：包括會議期間與會人員的餐飲費用和住宿費用（此項費用一般為與會者自費，但需會務(wù)組統(tǒng)籌組織）。（4）交通運輸費：包括會議期間接、送與會代表所使用的租車費、油費、停車費、過路費、司機勞務(wù)費等多項費用。（5）宣傳聯(lián)絡(luò)費：包括用于會議宣傳、新聞發(fā)布、聯(lián)絡(luò)通信等方面的費用。（6）其他雜費：包括安排會議合照，會間活動，雇用會場翻譯、會場保安、禮儀小姐，購買會議禮品等所需的費用。2．會議收入預(yù)算（1）會議主辦單位或主管領(lǐng)導(dǎo)部門撥發(fā)的會議?？?。（2）與會者提交的會務(wù)費。（3）商業(yè)贊助或捐贈。

九、會場布置1．會場布置的作用（1）充分利用場地（2）提供完備的會議設(shè)施（3）安排好座位、座次，做好導(dǎo)引、保衛(wèi)工作等（4）可以運用座位格局和會場裝飾的特殊效果2．會場設(shè)計的不同原則及形式（1）黨的代表會議要求樸素大方。（2）人民代表大會要求莊嚴隆重。（3）慶祝大會、表彰大會要求喜慶熱烈。（4）追悼會要求莊重肅穆。（5）座談會要求和諧融洽。（6）紀(jì)念性會議要求隆重典雅。（7）日常工作會議要求簡單實用。

3．會場布置的方式（1）相對式：弦月式、禮堂式。（2）全圍式：圓桌式、橢圓式、方形中空式、多邊形式等。（3）半圍式：馬蹄形、T字形、橋形。（4）分散式：將會場分成若干個中心，每個中心設(shè)一個圓桌。4．營造會場氣氛的技巧（1）懸掛會標(biāo)（2）懸掛會徽（3）安插旗幟（4）張貼標(biāo)語（5）擺放花卉（6）調(diào)設(shè)燈光（7）調(diào)節(jié)音響

5．主席臺的布置（1）主席臺上與會者的座位、座次的安排。國內(nèi)會議主席臺座次安排的通常做法是，身份最高的領(lǐng)導(dǎo)人（有時是最有聲望的來賓）就座前排正中央位置，其他領(lǐng)導(dǎo)人則按先左后右（以主席臺的朝向為基準(zhǔn)）、一左一右的順序逐一安排座位，即名單上第二位領(lǐng)導(dǎo)人坐在第一位領(lǐng)導(dǎo)人（居中）的左側(cè)，第三位領(lǐng)導(dǎo)人則坐在右側(cè)，依此類推。具體安排如圖4.1所示：

圖4.1主席臺座次安排

主席臺與觀眾席的對應(yīng)位置如圖4.2所示：圖4.2主席臺與觀眾席的對應(yīng)位置

（2）代表席的安排方法?？蓪⑴c會的代表名單按姓氏筆畫排列后再排座，也可按不同領(lǐng)域的代表團名稱來安排大塊座位區(qū)域，還可以按與會代表所屬的地區(qū)來安排就座，或者直接按人名擺放座簽，落實各人座位。需要注意的是，凡是已固定的座位和座次，應(yīng)在出席證和簽到證上注明座號，并在會議桌上擺置座簽，同時還應(yīng)印制“座次表”發(fā)給與會人員。當(dāng)與會人員入場時，會議工作人員應(yīng)做適當(dāng)?shù)囊龑?dǎo)。當(dāng)然，并非所有的會議都要安排座位及座次，多數(shù)會議可以自由入座。十、與會人員的名單及分組1．確定與會人員名單2．與會人員的分組方法3．與會人員名單的編印

十一、會務(wù)工作機構(gòu)的成立和分工（1）秘書組。秘書組負責(zé)擬定會議日程，協(xié)調(diào)人員安排調(diào)度，做好會議記錄，印發(fā)會議文件、簡報，管理會議文件、檔案等工作。（2）總務(wù)組?？倓?wù)組負責(zé)會場布置、會議接待、食宿安排、交通工具安排、衛(wèi)生保健、文娛活動等，同時還要負責(zé)設(shè)備保障、用品發(fā)放與管理、經(jīng)費預(yù)算及籌備等工作。（3）宣傳組。宣傳組負責(zé)制訂會議公關(guān)計劃，組織落實會議宣傳工作，提供會議新聞稿，承辦記者招待會，錄制會議音像資料等。（4）保衛(wèi)組。保衛(wèi)組負責(zé)維護會場秩序，負責(zé)會議的秩序和安全保衛(wèi)工作，保障與會者的人身安全和財產(chǎn)安全。

子項目二會中服務(wù)與管理一、接站技巧1．接站工作要素2．接站工作要求及服務(wù)技巧二、報到與簽到1．報到：（1）設(shè)置報到處和路標(biāo)（2）查驗有效證件（3）登記與會人員的個人信息（4）接收和發(fā)放材料（5）預(yù)收費用（6）安排住宿

2．常用的簽到方法：（1）簿式簽到（2）卡片簽到（3）會議工作人員代為簽到（4）電子簽到三、會場服務(wù)工作1．引導(dǎo)座位，維持會場秩序2．保持會場內(nèi)外的聯(lián)絡(luò)3．保持會議上下的溝通4．做好會議值班、電話接聽工作5．操作與維護會議設(shè)備6．會場保衛(wèi)工作7．會場的清潔衛(wèi)生工作8．會間茶水點心等的供應(yīng)工作

四、會議記錄1．會議記錄的定義及作用2．會議記錄的分類3．會議記錄的要求及注意事項4．會議記錄的基本格式5．會議記錄的記錄方法（1）摘要記錄（2）詳細記錄（3）速記

（1）第一部分：基本情況，可在會議召開之前寫好，其內(nèi)容一般包括：①寫全會議名稱②何種類型或性質(zhì)的會議③記錄該次會議屬于某專題下的第幾次會議④準(zhǔn)確記錄開會的時間、地點⑤出席會議的人數(shù)（人名）和缺席人數(shù)（人名）⑥記錄主持人姓名和職務(wù)⑦記錄人本人簽名，必要時注明記錄人真實的職務(wù)（2）第二部分：會議內(nèi)容和會場情況，要求記錄會議議題、與會者的討論過程、發(fā)言內(nèi)容、會議決議等，也應(yīng)及時記錄在冊，如與會者的掌聲、笑聲、遲到、中場退場等情況。這些記錄能更加真實、全面地反映出會議的實際情況。（3）第三部分：結(jié)尾，沒有固定格式，標(biāo)注“散會”、“結(jié)束”、“完”等均可，如中途休會，則寫明“休會”。最后在會議記錄的右下方，由主席（或主持人）和記錄人簽名，以示對記錄內(nèi)容負責(zé)。會議記錄的基本格式

五、會間活動的安排一般情況下，會期短（一天以內(nèi)）的會議不需要娛樂節(jié)目，若會議內(nèi)容較多，會期較長，則通常需要安排一些會間文化娛樂活動，與會者必要的會間休息和調(diào)節(jié)。1．會間活動的作用2．組織會間活動的原則（1）健康、輕松原則（2）安全至上原則（3）組織有序原則（4）自愿參與原則（5）從簡節(jié)約原則3．會間活動的種類和形式一類是有教育性質(zhì)的娛樂活動，一類是較為單純的娛樂性活動。4．組織會間活動的注意事項

六、會間食、宿工作1．會議餐飲工作注意事項（1）會議餐飲安排要量入為出，即根據(jù)實際的會議收入作相應(yīng)的安排，不可鋪張浪費。（2）會議餐飲食品要安全衛(wèi)生。（3）在具體菜式的選擇上，工作餐要遵循顧全大局的原則。（4）注意餐桌禮儀。2．會議餐飲工作注意事項（1）了解住宿賓館的檔次。（2）了解房間的設(shè)備設(shè)施。（3）了解賓館提供的相關(guān)服務(wù)。（4）了解住宿者有無特殊要求。

子項目三會后工作一、會場善后工作與安排與會人員離場1．會場善后工作（1）清理會場（①收走通知牌和方向標(biāo)志；②清理會場內(nèi)其他物品；③通知配電人員和服務(wù)人員。）（2）歸還所借物品（3）結(jié)算會議支出費用（4）了解住宿者有無特殊要求。2．安排與會人員離場（1）安排與會人員返程（2）安排與會人員離場需注意的細節(jié)（3）送客禮儀

二、會后文書工作1．會務(wù)文件與會議案卷（1）會務(wù)文件的分類：①會前文件，按用途可細分三小類：用于會務(wù)管理方面的文件，主要指會議計劃、會議安排、會議通知、會議指南、會議須知、會議議程、會議程序、會議日程等；用于會議參考方面的文件，主要有統(tǒng)計數(shù)據(jù)、典型事例調(diào)查報告、情況報道、歷史資料、檔案材料，有關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和政策性文件的文件匯編、書籍報刊等；用于宣傳禮儀方面的文件，如賀信（電）、祝詞、宣傳口號等。②會中文件。會中文件包括開幕詞、閉幕詞、會議講話稿、會議工作報告、會議記錄等。③會后文件。會后文件主要指會議紀(jì)要、會議決定、新聞發(fā)布稿、會議簡報等。

（2）會議案卷的內(nèi)容。一個大型會議完整的會議案卷主要包括以下幾項內(nèi)容。①會議正式文件，如決定、決議、計劃、報告等。②會議參閱文件。③會議安排的發(fā)言稿。④會議上的講話記錄。⑤其他有關(guān)材料。2．會后文件清退、收集工作（1）文件清退工作（2）清退文件的方法（3）會議文件的收集工作3．會議文件的立卷歸檔工作（1）立卷歸檔工作概述。（2）會議文件立卷方法。會議立卷工作的基本原則是“一會一案”，會議文件的立卷方法有：①編制案卷目錄；②靈活運用文件的特征立卷。（3）會議文件立卷工作程序：將收集的文件資料進行登記→向上級總結(jié)、匯報情況→甄別整理、分類歸卷→卷內(nèi)文件的編號、編目→填寫卷內(nèi)文件的備考表→擬制案卷標(biāo)題→填案卷封面→移交給檔案室→清理、銷毀不再利用的紙張。

三、會議總結(jié)1．會議總結(jié)的概念2．會議總結(jié)的結(jié)構(gòu)四、會議經(jīng)費的結(jié)算工作1．收款工作2．付款工作五、會議效果的評估方法1．影響會議效果的因素

（1）會前影響會議效果的因素。如：開會的通知時間不當(dāng)；欠缺目標(biāo)或目標(biāo)不準(zhǔn)確、欠缺會議議程等。（2）會間影響會議效果的因素。如：外界的干擾；視聽器材發(fā)生故障；主持人離題等。（3）會后影響會議效果的因素。如：欠缺會議記錄；未對會議的成敗得失進行總結(jié)；與會者對會議感到不滿等。

2．會議評估方法與常見表格編制工作（1）會議評估的方法：調(diào)查問卷、面談、電話調(diào)查、現(xiàn)場觀察、會務(wù)人員述職報告。（2）常見會議效果評估表格的編制六、會后的催辦、反饋與落實工作1．會議決議的催辦與登記2．會議決議的反饋3．會議決議的落實

子項目四常見會議與商務(wù)活動一、開業(yè)慶典1．臨時工作小組2．活動目標(biāo)的確立3．活動主題4．場地的選擇5.時間的選擇6.賓客的邀請7.宣傳工作二、會見工作

1．會見的