.PAGE.淺論秘書工作的參謀之道康東輝文學(xué)院漢語言文學(xué)專業(yè)2011級高級秘書班201124052163摘要：參謀職能是秘書部門工作的首要職能,為領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)者在正確決策和有效執(zhí)行方面提供參謀服務(wù)是秘書工作的職責(zé)。而在秘書工作日益復(fù)雜的今天,秘書在行使參謀服務(wù)的過程中會(huì)受到來自不同方面的阻力,如何有效解決這些阻力也體現(xiàn)出一個(gè)秘書的修養(yǎng)。本文就秘書參謀職能的內(nèi)容、發(fā)揮參謀職能的方法以及秘書素養(yǎng)等問題進(jìn)行議論。關(guān)鍵詞:秘書工作；參謀方略；素養(yǎng)一、引言自古以來,秘書就是領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手,"其有大議,乃詣朝堂,與公卿參謀。"[1]秘書能否做好參謀工作直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作能否有效開展。在現(xiàn)代社會(huì)中,秘書充分發(fā)揮參謀輔助職能既是組織中管理系統(tǒng)的需要,也是對秘書本身素質(zhì)能力發(fā)展的必然要求。秘書工作主要是通過參謀職能的有效發(fā)揮來完成的,如果脫離了參謀職能,秘書工作也不能得以有效進(jìn)行。二、秘書參謀之道的作用參謀職能是秘書工作的首要職能,它貫穿于秘書部門工作的始終。參謀職能作為秘書工作的主要職能,有其特殊的內(nèi)涵和意義,對于參謀來說,其有三方面的含義："一是一種行為過程,參與策劃和謀略,為決策者提供智力輔助性活動(dòng)"[2]261,通俗的來說,就是"代人出主意"[3]118；"二是指從事參謀咨詢活動(dòng)的主體,即參謀者或者參謀"[2]261,也就是"代出主意的人"[3]118,"三是指軍隊(duì)中參與謀劃軍機(jī),協(xié)助軍事主管制定作戰(zhàn)計(jì)劃、指揮部隊(duì)行動(dòng)、管理和訓(xùn)練部隊(duì)的軍官"[3]118。此三種解釋全面概況了參謀的內(nèi)涵,它既可以是供管理者咨詢的個(gè)人參謀,也可以是專門的參謀團(tuán)體,現(xiàn)代社會(huì)不斷涌現(xiàn)出的"智囊團(tuán)"、"顧問班子",就是團(tuán)體參與謀劃的具體表現(xiàn)。秘書工作千頭萬緒,參謀服務(wù)更是一項(xiàng)很繁冗的活動(dòng),而要想有效發(fā)揮秘書的參謀職能,就要了解秘書參謀工作的內(nèi)容?！惨惠o助決策隨著社會(huì)的向前發(fā)展,各種信息量不斷加大,管理問題變的日益復(fù)雜,這給領(lǐng)導(dǎo)者決策增加了很大難度,想要做出科學(xué)決策,領(lǐng)導(dǎo)者需要聽取多方面意見,秘書工作人員此時(shí)應(yīng)為領(lǐng)導(dǎo)提供可靠、完備的信息資料以及富有創(chuàng)造性和科學(xué)價(jià)值的參謀服務(wù),輔助領(lǐng)導(dǎo)做出科學(xué)決策,為領(lǐng)導(dǎo)工作提供便利。三國時(shí)期的郭嘉,是曹操手下第一謀士,其才學(xué)超世,深得曹操重用,毛澤東同志評價(jià)其"才識超群,足智多謀,長期追隨左右,出謀劃策,功績卓著。"[4]138官渡之戰(zhàn)前,曹操在為戰(zhàn)與不戰(zhàn)猶豫不決,此時(shí)郭嘉提出了著名的"十勝十?dāng)?之說,令曹軍將士斗志昂揚(yáng),也堅(jiān)定了曹操討伐袁紹的決心,郭嘉作為曹操謀士,在曹操?zèng)Q策前幫其詳細(xì)分析利弊,輔助曹操做出決策,做到了下屬的本分。因此,輔助領(lǐng)導(dǎo)決策,不但是對領(lǐng)導(dǎo)者的一種智力的補(bǔ)充和延伸,更是對秘書工作的必然要求。在領(lǐng)導(dǎo)決策過程中,文秘人員在搜集信息掌握情況后,應(yīng)制定一個(gè)或幾個(gè)方案,并協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者選擇決策方案、實(shí)施方案,進(jìn)入決策施行階段后,文秘人員應(yīng)積極跟進(jìn)決策實(shí)施的進(jìn)程,跟不同部門進(jìn)行溝通交流,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)情況,發(fā)現(xiàn)問題要立刻糾正并做出相應(yīng)的調(diào)整,保證決策方案的順利進(jìn)行。輔助領(lǐng)導(dǎo)者決策是一項(xiàng)復(fù)雜的活動(dòng),它可能會(huì)涉及到很多方面,所以要求文秘人員不僅要具備本行業(yè)的知識,也需要政治、經(jīng)濟(jì)、文化、科學(xué)等方面的知識,文秘人員應(yīng)努力提高自身能力水平,時(shí)刻準(zhǔn)備迎接來自各方面的挑戰(zhàn),成為領(lǐng)導(dǎo)身邊最可靠的"智囊"。XX省委在召開的全省黨委秘書長會(huì)議中指出："要進(jìn)一步突出決策參謀服務(wù)工作的重點(diǎn),加強(qiáng)信息調(diào)研工作,提高文稿的質(zhì)量,突出抓好協(xié)調(diào)落實(shí)工作。同時(shí),還要下大力提高決策參謀服務(wù)水平。"[5]這說明作為文秘工作者,不僅要輔助領(lǐng)導(dǎo)者進(jìn)行決策,更應(yīng)該在日常的工作中為領(lǐng)導(dǎo)提供參謀咨詢的服務(wù),而參謀咨詢服務(wù)滲透于單位各個(gè)工作中,包括文書撰擬與處理工作、信息收集與整理、會(huì)議安排、領(lǐng)導(dǎo)日程規(guī)劃、信訪工作等。所以文秘工作人員要做充分準(zhǔn)備,發(fā)揮參謀助手作用,出謀劃策,幫助領(lǐng)導(dǎo)制定方案?！捕峁Q策信息信息在現(xiàn)代社會(huì)中發(fā)揮著越來越重要的作用,它在現(xiàn)代企業(yè)中的重要性更是不言而喻,任何一個(gè)單位或部門,要想進(jìn)行有效的計(jì)劃、組織、管理以及控制,都離不開有效的信息作為支撐。"信息是參謀之基,參謀活動(dòng)是收集、處理、開發(fā)、利用信息資源的職能勞動(dòng)過程。"[2]263秘書部門處于單位樞紐位置,可以了解來自各方面的信息,秘書人員要為領(lǐng)導(dǎo)提供信息參謀。秘書部門向領(lǐng)導(dǎo)提供信息參謀是秘書工作的一個(gè)重要職責(zé),但秘書人員在提供信息的時(shí)候,不能憑主觀臆斷對領(lǐng)導(dǎo)夸夸其談,也不能像專家對某一方面發(fā)展的推測那樣抽象化,應(yīng)該立足本單位實(shí)際,根據(jù)事物發(fā)展的客觀規(guī)律,做出科學(xué)預(yù)測,給領(lǐng)導(dǎo)提供動(dòng)態(tài)信息,讓領(lǐng)導(dǎo)有理可據(jù),務(wù)必做到不唯上,不唯書,只唯事,全力為領(lǐng)導(dǎo)決策提供有效的智能支持。"某市有華樺、預(yù)新和天歌三家服裝公司,生產(chǎn)各類高中低檔服裝。三家公司的銷售額比例是3：2：1。預(yù)新為了在競爭中取勝,高薪從大城市請了幾位退休的服裝設(shè)計(jì)師做技術(shù)指導(dǎo)。天歌服裝公司總經(jīng)理秘書黃信義了解到這一情況后,立即向總經(jīng)理建議,一方面馬上派精明的技工到上海、北京等大城市技術(shù)先進(jìn)的服裝公司學(xué)習(xí),一方面聯(lián)系童裝、襯衣、短褲等小商品生產(chǎn)和銷售渠道的負(fù)責(zé)人,使工廠在處于劣勢時(shí)能夠維持下去。不久,預(yù)新服裝公司的優(yōu)勢就顯示出來,華樺、預(yù)新、天歌三家公司的銷售額變成了l.5：4：0.5。天歌服裝公司按預(yù)定的方案轉(zhuǎn)產(chǎn)童裝、襯衣、短褲等小商品,渡過難關(guān)。半年后,天歌派出去學(xué)習(xí)的技工學(xué)成后回到公司,設(shè)計(jì)出了款式新穎、質(zhì)量優(yōu)良的中高檔服裝,很快地占領(lǐng)了市場,華樺、預(yù)新、天歌三家服裝公司的銷售額變成了0.5：0.5：5。該市這兩家稱雄一時(shí)的大公司,在與弱小的天歌公司競爭中認(rèn)輸了。在這個(gè)過程中,除了天歌公司總經(jīng)理能正確決策外,秘書黃信義及時(shí)搜集關(guān)鍵性信息,并據(jù)此提出具有遠(yuǎn)見性、超前性的建議,不能說不是一個(gè)重要原因"[6]。由此可見有效的信息對推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展有多么重要,同樣,對于單位或部門來說也是如此?！踩棉k公自動(dòng)化為領(lǐng)導(dǎo)參謀隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,計(jì)算機(jī)逐步進(jìn)入到辦公室管理系統(tǒng),取代了許多手工操作,實(shí)現(xiàn)了辦公自動(dòng)化,"辦公自動(dòng)化是利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)不斷使人的辦公業(yè)務(wù)活動(dòng)物化于人以外的各種設(shè)備中,并且這些設(shè)備與辦公人員構(gòu)成服務(wù)于某種目標(biāo)的人-機(jī)信息處理系統(tǒng)。"[7]3許多工作也越來越依賴計(jì)算機(jī)來完成,這要求文秘人員必須具備較強(qiáng)的辦公自動(dòng)化操作能力,充分利用辦公自動(dòng)化,清楚的認(rèn)識到參謀對象與有關(guān)各要素之間的聯(lián)系,歸納于整個(gè)系統(tǒng)當(dāng)中,為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠支持,這樣在提高參謀效率的同時(shí),也保證了參謀的準(zhǔn)確性與科學(xué)性。以上是秘書參謀工作最為重要的幾個(gè)方面,秘書參謀工作還有很多,總之,秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的左膀右臂,參謀工作的范疇是很廣的,是否做好參謀工作,也關(guān)系到秘書自身能力是否被認(rèn)可及與領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系的好壞,文秘工作者應(yīng)熟知參謀工作的內(nèi)容,做個(gè)好秘書。三、秘書正確履行參謀服務(wù)的阻力要想解決問題,首先要清楚的認(rèn)識問題。任何工作都存在其缺點(diǎn)和不足,秘書參謀活動(dòng)具有客觀性,所以秘書在行使參謀服務(wù)時(shí),必定會(huì)受到來自不同方面的阻力,在這里我將其分為內(nèi)在阻力和外在阻力兩個(gè)方面?！惨粌?nèi)在阻力秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手,內(nèi)在阻力是行使參謀工作的重要阻力。一方面源于秘書本身參謀能力有限造成的心有余而力不足。比如有些文秘人員過于注重理論知識的學(xué)習(xí),有關(guān)秘書工作的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)卻不足,又缺乏學(xué)習(xí)新知識的興趣,創(chuàng)新觀念薄弱,這導(dǎo)致了部分秘書人員參謀能力有限,在給領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策時(shí)畏首畏尾,不能提出中肯意見或建議,遇到問題時(shí)不能舉一反三,比如領(lǐng)導(dǎo)想要去某地旅游,一般情況下,作為領(lǐng)導(dǎo)秘書,就要馬上在腦海中浮現(xiàn)出到達(dá)此地的里程,還有此地的風(fēng)土人情,有哪些比較值得游玩的景點(diǎn),當(dāng)?shù)貧夂蛱攸c(diǎn)等等一些問題,這些就涉及到地理方面的知識了,所以秘書人員應(yīng)該具備各個(gè)領(lǐng)域的相關(guān)知識,做領(lǐng)導(dǎo)的好幫手,不能一問三不知。更有甚者,參謀時(shí)不根據(jù)實(shí)際情況,全憑個(gè)人主觀臆斷,這樣的秘書工作者很可能會(huì)給組織造成極大損失。作為秘書工作者,應(yīng)該不斷培養(yǎng)自身的參謀能力,善于吸收新知識,勤奮好學(xué),與時(shí)俱進(jìn),不斷更新自身觀念,提高自己的責(zé)任感和使命感,成為真正的參謀者。另一方面源于社會(huì)上的一些看法給秘書造成心理上的內(nèi)在壓力。隨著社會(huì)的發(fā)展,人們對秘書工作的看法也不像以前那樣單純,曾幾何時(shí),提到"秘書",人們往往會(huì)和不好的事物聯(lián)系在一起,尤其是提到女秘書,總會(huì)認(rèn)為"不干凈",其實(shí)這完全是對秘書行業(yè)的誤解,這種誤解在無形中給了秘書工作者很大壓力,某些秘書人員心理素質(zhì)過差,不能很好的緩解這些壓力,在向領(lǐng)導(dǎo)提供參謀時(shí)不能大方自然的進(jìn)行工作,這在不知不覺中疏遠(yuǎn)了秘書與領(lǐng)導(dǎo)之間的關(guān)系,秘書工作也不能得以有效進(jìn)行,久而久之,就會(huì)給組織造成不好的后果,其實(shí)秘書作為領(lǐng)導(dǎo)助手,跟領(lǐng)導(dǎo)只是純粹的上下屬關(guān)系,社會(huì)上也許存在個(gè)別秘書與領(lǐng)導(dǎo)有不太正當(dāng)?shù)年P(guān)系,但也只是個(gè)別,不能以偏概全。秘書工作復(fù)雜而繁瑣,除了接待客人、打印資料、寫寫文章等這些瑣碎工作,還要經(jīng)常為領(lǐng)導(dǎo)提供意見或建議,幫助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策,有時(shí)候更要協(xié)調(diào)組織上下關(guān)系,做的比別人多,但有些秘書人員的工資待遇卻比其他工作人員的低,家庭的負(fù)擔(dān),加上較低的薪酬,給了秘書工作者額外壓力,這可能會(huì)讓其心中感到一種不平衡,從而影響工作效率,參謀時(shí)更不能平心靜氣的去分析事情,這也成了參謀工作的一大阻礙?！捕庠谧枇γ貢惺箙⒅\服務(wù)時(shí),外在阻力也是不容忽視的重要阻力,一方面秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的貼身助手,跟領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系最為密切,不同于跟單位其他人員,秘書在單位中跟領(lǐng)導(dǎo)形影不離,對領(lǐng)導(dǎo)的日常一切都了如指掌,這讓某些領(lǐng)導(dǎo)者感覺自己被監(jiān)視,從而抵觸秘書工作者,將所有事情全都扛到自己肩上,他們認(rèn)為秘書部門的工作抄抄寫寫過于簡單,而且秘書人員有時(shí)候憑著他們自己的想法做事,會(huì)給自己增加額外的工作負(fù)擔(dān),不愿意把事情交給他們處理。另外,有些秘書人員自身工作能力不夠,不能幫領(lǐng)導(dǎo)排憂解難,這讓領(lǐng)導(dǎo)者在決策之前不依賴甚至不信任秘書部門,有些秘書部門成了擺設(shè),這在實(shí)際情況當(dāng)中嚴(yán)重阻礙了秘書工作的順利開展,使得秘書工作顯得步履維艱。作為領(lǐng)導(dǎo)者,在決策前應(yīng)當(dāng)收集組織內(nèi)部人員的意見,傾聽建議,尤其是秘書部門的,領(lǐng)導(dǎo)者更應(yīng)給予信任,他們掌握單位的最新信息,對各個(gè)部門的工作開展也非常熟悉,基于此點(diǎn),領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分發(fā)揮秘書人員的參謀作用,兼聽則明,秘書部門不但可以參謀,還能處理日?，嵤?例如領(lǐng)導(dǎo)的日程計(jì)劃、會(huì)議的安排、公文的草擬等等,為領(lǐng)導(dǎo)解決了很多不必要的麻煩。同時(shí),秘書人員也要提高自身能力,在工作中給予領(lǐng)導(dǎo)實(shí)質(zhì)性的幫助,通過自身努力贏得領(lǐng)導(dǎo)的信任,切忌自暴自棄,努力排除工作中的一切阻力,讓自身及整個(gè)單位的工作能有效進(jìn)行。另一方面,單位內(nèi)部人員的誤解給秘書人員工作帶來很大的外在壓力。由于秘書直接聽命于領(lǐng)導(dǎo),地位比較特殊,權(quán)力比較大,這有可能引起單位中有些人的非議,有些單位人員認(rèn)為秘書的只不過是做些瑣碎的工作,作用不大,有沒有都無所謂,不應(yīng)該給予他們那么大的權(quán)力,這是對秘書工作的片面理解,更是對秘書工作的歪曲,秘書人員長期在這樣的工作環(huán)境中內(nèi)心難免不會(huì)有所顧慮,這也會(huì)直接影響到其工作的開展。秘書部門是一個(gè)組織單位的中樞,無論是單位工作的開展,還是單位人員的團(tuán)結(jié),都離不開秘書部門的溝通協(xié)調(diào),可以這樣說,沒有秘書活動(dòng),單位的所有工作不可能順利完成?？偠灾?秘書參謀活動(dòng)存在多方面的阻力,而且這些阻力都客觀存在,秘書工作者要勇于面對困難,及時(shí)調(diào)整自身狀態(tài),協(xié)調(diào)自身與領(lǐng)導(dǎo)和其他工作人員的關(guān)系,全力掃除工作中出現(xiàn)的各種阻力,做好本職工作,真正幫領(lǐng)導(dǎo)解憂排難。說到阻力,就不得不說一下秘書參謀時(shí)要遵循的原則了,掌握好這些原則,對排除工作上的阻力有很大的幫助?！踩齾⒅\的原則1.參謀時(shí)要清楚自身角色,不越權(quán)行事文秘人員在參謀服務(wù)的時(shí)候應(yīng)時(shí)刻記著自己的身份,不能越過自身職權(quán),替領(lǐng)導(dǎo)者做出決策。作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀,文秘人員不能對領(lǐng)導(dǎo)有一絲妒忌跟埋怨,自己寫的文稿被領(lǐng)導(dǎo)征用,署上領(lǐng)導(dǎo)自己的名字,秘書應(yīng)感到欣慰；自己提出的方案被領(lǐng)導(dǎo)采用,不能驕傲自大；做好的預(yù)案,領(lǐng)導(dǎo)沒有發(fā)話,不能私自安排施行；做好每項(xiàng)工作后,應(yīng)把功勞歸于領(lǐng)導(dǎo),不忘領(lǐng)導(dǎo)的指導(dǎo)。時(shí)刻保持清醒的頭腦,記著自己的參謀地位,不被外界利益所誘惑,默默耕耘,做個(gè)幕后英雄,切忌越權(quán)行事。"三國時(shí)期的許攸,才華橫溢,一計(jì)幫曹操取得官渡之戰(zhàn)大勝,平定半壁江山,為曹操立下汗馬功勞,但最終也死于曹操之手,為什么？就是因?yàn)樵诠俣芍畱?zhàn)后,許攸自認(rèn)功高,居功自傲,口出狂言,不分場合直呼曹操小名"曹阿瞞",搞不清自己的身份,以至于曹操忍無可忍將其收押,最終殺了他"。[8]由此可見,秘書人員在進(jìn)言時(shí)務(wù)必清楚認(rèn)識到自己身份,尊重領(lǐng)導(dǎo),否則,會(huì)導(dǎo)致自身處于不利局面。2．參謀時(shí)要只"謀"而不"斷"這一點(diǎn)與上面所述觀點(diǎn)有相通的地方,都是說明秘書不能直接做出決斷。參謀重在"謀",所謂"不在其位,參謀其政,目的在于為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù),參謀工作直接從屬于領(lǐng)導(dǎo)的決策行為,這就要求秘書人員想領(lǐng)導(dǎo)之所想,做到謀而不斷。"[9]秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是下屬與上司的關(guān)系,是助手與管理者的關(guān)系,所以在具體工作時(shí),文秘工作者只能給領(lǐng)導(dǎo)者提供意見或建議,不能私自替領(lǐng)導(dǎo)者做出決定,作為領(lǐng)導(dǎo)者,謀而不斷是優(yōu)柔寡斷的表現(xiàn),但對文秘人員來說,卻是完全不同的情況,文秘工作者要明確參謀定位,做合格的秘書。楊修是三國時(shí)期曹操的主簿,其才高八斗,是一位難得的人才,他的死就是因?yàn)樗鷣y揣測曹操心思,擅自替曹操做主,有一次曹操將士問曹操晚上以什么為信號,曹操隨口說"雞肋"。楊修得知后,變讓軍士收拾行囊準(zhǔn)備班師,行軍主帥問他為什么,楊修說："以今夜號令,便知魏王不日將退兵歸也：雞肋者,食之無肉,棄之有味。今進(jìn)不能勝,退恐人笑,在此無益,不如早歸,來日魏王必班師矣。故先收拾行裝,免得臨行慌亂。"[10]曹操得知后,以其擅做主張擾亂軍心為由將其斬首。楊修擅自下達(dá)曹操命令,犯了參謀工作的大忌,所以身首異處,文秘工作者一定要以此警戒自己,謹(jǐn)記教訓(xùn)。3.參謀時(shí)要有分寸,立足規(guī)勸層面凡事都有限度,做事把握方式分寸會(huì)使事情發(fā)展有條不紊,循序漸進(jìn)。秘書在進(jìn)行參謀活動(dòng)時(shí)更應(yīng)把握好分寸,不要越過一定的度。有時(shí)候,工作過程中我們也許會(huì)遇到這樣的情況：明明有了很好的建議,但在獻(xiàn)策時(shí)由于沒有把握好度,不但獻(xiàn)策失敗,還讓領(lǐng)導(dǎo)對自己產(chǎn)生了反感情緒。在向領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)言獻(xiàn)策時(shí),應(yīng)用商量的語氣,不能反復(fù)勸諫,更要避免沖突。每次提出建議時(shí),都要問上一句"您覺得這樣怎么樣",來詢問領(lǐng)導(dǎo)意見,切忌態(tài)度強(qiáng)硬,用命令式的口吻勸諫。"一代名相"魏征,是初唐偉大的政治家、文學(xué)家,因其敢于勸諫并輔佐唐太宗共建"貞觀之治"而被后人所稱頌。他的諫言之所以能屢次被唐太宗接受,除了唐太宗寬廣的胸懷外,還跟魏征勸諫有度有很大關(guān)系。以《諫太宗十思疏》為例,開頭"臣聞求木之長者,必固其根本"[11],"臣聞"兩個(gè)字體現(xiàn)出對君主的尊敬,但又不卑不亢,又如,"臣雖下愚,知其不可,而況明哲乎！"[11]稱自己"下愚",而稱太宗"明哲",既謙虛又忠誠,很好的把握了分寸,這樣的勸諫方式,令唐太宗欣然接受自己的建議。魏征的例子說明了在出謀劃策時(shí),講究方法分寸往往會(huì)取得預(yù)期結(jié)果。以上便是文秘工作人員在向領(lǐng)導(dǎo)提供參謀服務(wù)時(shí)應(yīng)堅(jiān)持的原則,有了原則做依靠,參謀活動(dòng)才會(huì)有明確方向,但更重要的是秘書提供參謀服務(wù)時(shí)應(yīng)講究的方略,這是秘書工作的參謀之道的重中之重。四、審時(shí)度勢,提高秘書參謀能力〔一參謀的方略秘書工作看起來凌凌亂亂,繁冗復(fù)雜,但歸結(jié)起來無外乎兩個(gè)字："方略"。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的左右手,掌握正確的參謀方式與技巧,對自身及領(lǐng)導(dǎo)工作大有裨益。所謂"方略",通俗的來講就是平常所說的"主意"、"點(diǎn)子",好的方略對個(gè)人乃至整個(gè)團(tuán)體的發(fā)展有極大促進(jìn)作用。秘書在參謀輔助的時(shí)候,講究好的方法策略,以正確的方式進(jìn)言,會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)者內(nèi)心比較容易接受,參謀效果也比較理想,反之則有可能被領(lǐng)導(dǎo)棄用。春秋戰(zhàn)國時(shí)期的鄒忌,通過自身與徐公比美的經(jīng)歷,來向齊威王進(jìn)言獻(xiàn)策,得到齊威王的受用,他在勸諫的時(shí)候運(yùn)用的正確的方法,所以能成功；而三國時(shí)期的田豐,作為袁紹帳下的大謀士,官渡之戰(zhàn)前,他在進(jìn)言的時(shí)候,開口就以教訓(xùn)的語氣來斥責(zé)袁紹,最后又說了一些不吉利的話來打擊袁紹出師的自信,最終被袁紹所殺。同樣是向領(lǐng)導(dǎo)者出謀獻(xiàn)策,但兩者采取了完全相悖的方式,最終的結(jié)果也是天差地別,這說明了為領(lǐng)導(dǎo)提供參謀服務(wù)時(shí)講究方略是多么的重要。"秘書工作的參謀具有直接性、綜合性、主動(dòng)性、隨機(jī)性和制約性"[2]264,這要求文秘工作人員在參謀輔助時(shí)要注重工作效率,在堅(jiān)持參謀的原則的同時(shí),也要注重參謀的方法策略。1．審時(shí)度勢法秘書在進(jìn)行參謀活動(dòng)時(shí),選擇合適的場合、時(shí)機(jī),審時(shí)度勢,往往會(huì)收到事半功倍的效果?！?選擇合適的場所。這點(diǎn)是很重要的,有些秘書人員提供建議時(shí)不顧領(lǐng)導(dǎo)顏面,在公共場所直接勸諫,嚴(yán)重影響領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威,這樣非但勸諫不能取得成功,秘書人員還很有可能被領(lǐng)導(dǎo)棄用。"某公司召開年度大會(huì),主任講話時(shí)出了個(gè)錯(cuò),他說：‘今年本公司的合作單位進(jìn)一步擴(kuò)充,到現(xiàn)在已發(fā)展到47個(gè)。’話音未落,他的秘書站起來,沖著臺上正講的眉飛色舞的主任高聲糾正道：‘講錯(cuò)了！講錯(cuò)了！那是年初的數(shù)字,現(xiàn)在已達(dá)到63個(gè)?！Y(jié)果全場嘩然,主任羞的面紅耳赤,情緒頓時(shí)低落下來,他的面子被這一句突如其來的話丟的干干凈凈。"[6]領(lǐng)導(dǎo)出錯(cuò)秘書應(yīng)該提醒,但要選擇適當(dāng)?shù)膱龊?不能讓領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)眾出丑,可以私下告訴領(lǐng)導(dǎo),也可以用巧妙地方法提醒,一定要顧及領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威?！?注意領(lǐng)導(dǎo)心情。在領(lǐng)導(dǎo)心情煩躁或者郁悶的時(shí)候,切忌進(jìn)言,因?yàn)槟菢宇I(lǐng)導(dǎo)根本聽不進(jìn)去,即使聽了建議,也會(huì)不了了之,所以參謀要選擇領(lǐng)導(dǎo)心情愉快的時(shí)候,跟領(lǐng)導(dǎo)用談天的方式來表達(dá)自己的意見或建議,領(lǐng)導(dǎo)往往會(huì)比較有興趣,即使說錯(cuò)了,領(lǐng)導(dǎo)也不會(huì)往心里去,這樣一來,自己的建議被領(lǐng)導(dǎo)采用的可能性就大大增加了。關(guān)注領(lǐng)導(dǎo)者情緒,不僅僅是短期內(nèi)的,也應(yīng)該注重領(lǐng)導(dǎo)者的長期情緒,例如領(lǐng)導(dǎo)者如果想大干一番,就要提供開拓性的建議,領(lǐng)導(dǎo)者的思想保守,就要提供緩慢推進(jìn)的建議,這樣才能達(dá)到理想的參謀效果?！?認(rèn)清工作重點(diǎn)。緊貼領(lǐng)導(dǎo)工作思路,急領(lǐng)導(dǎo)所急,分清什么是當(dāng)下應(yīng)該做的,什么是以后應(yīng)該做的,時(shí)刻跟蹤領(lǐng)導(dǎo)所關(guān)注的事情,及時(shí)解決出現(xiàn)的問題,想領(lǐng)導(dǎo)所想的,做領(lǐng)導(dǎo)想做的,找到領(lǐng)導(dǎo)最為關(guān)心的問題,與領(lǐng)導(dǎo)溝通,這樣才會(huì)深得領(lǐng)導(dǎo)信任。2．嚴(yán)謹(jǐn)準(zhǔn)確法秘書在參謀時(shí)一定要注意給領(lǐng)導(dǎo)提供的信息的準(zhǔn)確、嚴(yán)謹(jǐn)性,有理有據(jù),并且要符合法律法規(guī),不可用強(qiáng)烈的主觀意識去胡亂獻(xiàn)策。例如"抗戰(zhàn)時(shí)期,有人給劉伯承的情報(bào)寫：‘?dāng)橙思Y(jié)數(shù)千余人,似欲侵犯我軍模樣?！瘎⒉兄赋觯骸@種情報(bào)毫無用處,空話！究竟敵偽軍各有多少？日軍是什么番號？偽軍是‘皇協(xié)軍’還是匪頑？敵軍的師團(tuán)各有特點(diǎn),司令官的經(jīng)歷、戰(zhàn)術(shù)思想和性格也有差異?；\統(tǒng)的說‘?dāng)橙思Y(jié)數(shù)千有余’真是‘丈二和尚摸不到腦殼！"[12]214由此可見,在參謀時(shí)候如果不能給領(lǐng)導(dǎo)提供準(zhǔn)確無誤的信息,會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)決策帶來多么大的困擾。3．超前思維法秘書的參謀活動(dòng)是一項(xiàng)復(fù)雜的活動(dòng),參謀時(shí)既要著眼當(dāng)下,也要放眼未來。這里說的超前思維并不是秘書人員憑空想象,而是要根據(jù)客觀現(xiàn)實(shí),對組織發(fā)展的未來態(tài)勢加以分析預(yù)測,為領(lǐng)導(dǎo)提供超前的意見及建議,此方法要求秘書工作人員具有逆向思維能力,并具有探索精神,把握事物的層次變化,及時(shí)進(jìn)行預(yù)測性分析,對于領(lǐng)導(dǎo)提出的決策意向,秘書人員在補(bǔ)充細(xì)節(jié)的同時(shí),也要考慮到方案施行后最好和最壞的結(jié)果,以及如果不這樣做會(huì)有什么后果,統(tǒng)籌兼顧,未雨綢繆,唯有這樣,才能讓決策施行后能夠順利進(jìn)行。4．方案比較法作為文秘工作者,為領(lǐng)導(dǎo)提供方案是最基本的工作,但再好的方案也難免存在不足,所以在向領(lǐng)導(dǎo)提供方案時(shí)最低應(yīng)不少于兩種,然后把不同的方案拿出來進(jìn)行分析比較,具體標(biāo)準(zhǔn)是："兩利相權(quán)從其重,兩害相權(quán)取其輕,利害相權(quán)取其利"[2]266。無論哪個(gè)方案都要說出其優(yōu)缺點(diǎn),以便于領(lǐng)導(dǎo)采納。5、績效評估法這是在方案施行完之后的參謀方法,根據(jù)方案施行的結(jié)果,分析利弊,總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),向領(lǐng)導(dǎo)反應(yīng)情況。這種方法對領(lǐng)導(dǎo)者彌補(bǔ)缺失、優(yōu)化工作有很大的參考價(jià)值?？冃гu估法要注意兩方面："一是實(shí)事求是"[2]267,根據(jù)客觀事實(shí),準(zhǔn)確的向領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告；"二是透過現(xiàn)象看本質(zhì)"[2]267,抓住問題出現(xiàn)的關(guān)鍵所在,找到解決的辦法?！捕⒅\的素養(yǎng)素養(yǎng)是指一個(gè)人的修養(yǎng),它是個(gè)人素質(zhì)能力的綜合體現(xiàn),秘書作為整個(gè)單位的"中樞",在政治、思想、能力、文化等方面要具有很高的個(gè)人素養(yǎng),這是工作所必備的,參謀活動(dòng)離不開秘書個(gè)人素養(yǎng)做支撐,而在這里論述的秘書人員的素養(yǎng)主要是以下幾個(gè)方面。1．政治素養(yǎng)它是指一個(gè)人的政治態(tài)度,良好的政治素養(yǎng)是個(gè)人樹立正確人生觀、世界觀和價(jià)值觀的重要保證,而一個(gè)秘書人員良好的政治素養(yǎng),也應(yīng)符合時(shí)代發(fā)展需要,秘書工作者應(yīng)緊緊跟隨中國共產(chǎn)黨的方針政策,不斷學(xué)習(xí)馬克思主義,毛澤東思想,鄧小平理論和三個(gè)代表科學(xué)發(fā)展觀,進(jìn)言獻(xiàn)策要符合國家法規(guī)法紀(jì),時(shí)刻謹(jǐn)記為人民服務(wù),顧全大局,不能計(jì)較個(gè)人利益,實(shí)實(shí)在在為國家做事,為領(lǐng)導(dǎo)做事。如上文所說,要想提出好的建議,秘書人員應(yīng)具備較高的知識文化水平,李嘉誠說過"知識改變命運(yùn)",完善的知識儲備會(huì)提升個(gè)人內(nèi)涵,對于文秘人員來說,提高個(gè)人文化水平對自身和單位發(fā)展都有益處。具備較高的文化素養(yǎng),秘書在參謀時(shí)就能高屋建瓴,提出的建議及做出的方案都會(huì)提升檔次,這樣在給工作減負(fù)的同時(shí),也會(huì)加深領(lǐng)導(dǎo)對自身的喜愛?？v觀三國時(shí)期的不凡謀士,無一不是博學(xué)多才,足智多謀之輩。2．道德素養(yǎng)這里所說的道德專指秘書人員的職業(yè)道德,所謂職業(yè)道德,"是在一定的職業(yè)活動(dòng)中所應(yīng)遵循的行為規(guī)范,是社會(huì)公德在一定職業(yè)范圍內(nèi)的具體表現(xiàn)。"[13]95良好的道德素養(yǎng)是可以通過修煉和積累達(dá)到的?！?嚴(yán)守機(jī)密。關(guān)于保密,中央早在一九五一年的決定中就指出"保守黨與國家的秘密,乃是關(guān)系全黨、全軍、全國人民的最大利益的問題"。[14]378秘書一詞的本意就說明了它與保密的內(nèi)在聯(lián)系,秘書部門掌握組織中大量信息,懂得嚴(yán)守秘密顯得尤其重要。秘書是領(lǐng)導(dǎo)的貼身助手,知密多,知密早,一旦把秘密泄露,造成的危害無法估計(jì)。有些秘書人員不認(rèn)真對待自身職業(yè),絲毫感受不到自己作為領(lǐng)導(dǎo)助手所背負(fù)的責(zé)任,在利益面前出賣自己單位秘密,賣主求榮,這樣的秘書人員的道德是極其低下的。"三國時(shí)期的蔡瑁本是劉表手下一員大將,曹操攻取荊州時(shí),其為了自身利益,向自己主公假意獻(xiàn)策,背地卻向曹操求和,最終導(dǎo)致自家根據(jù)地被曹操吞并,后來在赤壁之戰(zhàn)前,曹操因?yàn)樗百u主求榮的先例,哪怕意識到蔡?？赡苁潜蝗苏_陷,可還是殺了蔡瑁"[8]562?！?誠實(shí)守信。誠信是每個(gè)人立足社會(huì)所必須要具備的基本人文修養(yǎng),其對文秘工作者來說更加重要。在生活上,秘書人員要誠信待人,在工作上更要誠實(shí)守信,踏踏實(shí)實(shí)做人辦事,不弄虛作假。領(lǐng)導(dǎo)安排任務(wù)如果不能按時(shí)完成,必須及時(shí)向上匯報(bào),不能打腫臉充胖子,以免耽誤整個(gè)單位工作的進(jìn)行。在工作中答應(yīng)別人的事要盡全力完成,不能拖拖拉拉?！?謙虛謹(jǐn)慎,樂于奉獻(xiàn)。秘書工作是一項(xiàng)待在幕后為他人做嫁衣的服務(wù)性工作。由于秘書工作的性質(zhì)所決定,許多懷有很強(qiáng)事業(yè)心的秘書人員只能整天待在辦公室里處理繁瑣的事務(wù),很難看到自己的成就。因此,秘書人員要懂得奉獻(xiàn),做好幕后工作,懂得感恩,甘心做無名英雄。謙虛低調(diào),默默奉獻(xiàn),才是一個(gè)優(yōu)秀秘書的標(biāo)簽。3．心理素養(yǎng)良好的心理素養(yǎng)是做好事情的前提,秘書人員想要養(yǎng)成良好的心理素養(yǎng),需要克服兩方面的障礙。〔1自卑心理。這是秘書部門工作者常見的心理現(xiàn)象。由于秘書在組織中處于從屬地位,與領(lǐng)導(dǎo)的位置形成鮮明對比,加上平時(shí)工作比較辛苦,而且自己的成就很容易被領(lǐng)導(dǎo)的光芒所淹沒,別人看不到自己的努力,便容易使一些秘書滋生自卑心理。工作沒有好壞之分,只有分工不同,秘書人員應(yīng)正確認(rèn)識秘書工作的職業(yè)特點(diǎn),認(rèn)清自己的角色定位,真正理解人人平等,有了這種認(rèn)知,秘書才能克服自卑心理?！?自大心理。這是相對于秘書的自卑心理而言的。一些秘書恃"權(quán)"而傲,因?yàn)樽约褐苯邮苊陬I(lǐng)導(dǎo),一人之下,萬人之上,所以常常打壓下屬,有時(shí)候更是私自替領(lǐng)導(dǎo)決策,絲毫不顧及領(lǐng)導(dǎo)權(quán)威。這種心理是及其惡劣的,一旦被領(lǐng)導(dǎo)者知道,便會(huì)危及自身。因此,秘書人員要時(shí)時(shí)刻刻保持頭腦清醒,謙遜謹(jǐn)慎,與人為善。秘書在參與謀劃時(shí),不能因?yàn)橐淮尾怀晒虮活I(lǐng)導(dǎo)批評便自暴自棄,不敢再進(jìn)言。秘書人員要學(xué)會(huì)調(diào)整自己心態(tài),不懼挫敗,以樂觀豁達(dá)的心態(tài)面對對自己的批評和意見,不可對領(lǐng)導(dǎo)的批評懷恨在心。唐朝魏征多次進(jìn)言被斥,但還是不氣不餒,屢屢勸諫,留下千古美譽(yù)。五、結(jié)束語本文就秘書工作的參謀之道做了初步探討,總之,秘書的參謀活動(dòng)是秘書眾多工作中的一個(gè)重要活動(dòng),它為領(lǐng)導(dǎo)決策提供很好的輔助,隨著時(shí)代發(fā)展,秘書工作的參謀活動(dòng)會(huì)越來越重要,秘書工作者在參謀時(shí)既要講究方式方法,又要不斷提升自身能力,做領(lǐng)導(dǎo)身邊最得力的幫手。作為優(yōu)秀的文秘工作者,在參謀時(shí)既要堅(jiān)持原則,又要講究方式方法,這體現(xiàn)秘書人員的工作素養(yǎng)等,多者相互融合,運(yùn)用宏觀視野和全局觀念,發(fā)揮創(chuàng)造性的想象力,幫助領(lǐng)導(dǎo)者解決實(shí)際問題,這是文秘工作者參謀時(shí)必須要遵循的。提高參謀能力秘書工作的參謀活動(dòng)會(huì)錦上添花,自己作為文秘工作者的自豪感也會(huì)日益增加,這樣才配稱得上是一個(gè)優(yōu)秀的秘書。參考文獻(xiàn)：[1]范曄.《后漢書??鄧寇傳》[M].XX：XX古籍出版社,2006：407-411.[2]楊劍宇.《秘書實(shí)務(wù)》[M].XX：華東師范大學(xué)出版社,2013:261-267.[3]呂叔湘,丁聲樹.《現(xiàn)代漢語詞典》[M].北京：商務(wù)印書館,2012:117-118.[4]張貽玖.《毛澤東讀史》[M].北京：當(dāng)代中國出版社,2007：138-140[5]李慧芳,鄧燦.XX省黨委秘書長會(huì)議：做好決策參謀服務(wù)工作[N/OL].XX,2008-03-12[2014-12-02],.[6]譚一平.《秘書工作案例分析與實(shí)訓(xùn)》[M].北京：中國