會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)

的

交流勾通

一個(gè)成功的會(huì)議管理人一定要確定在現(xiàn)場(chǎng)的有效溝通，相反地一個(gè)不成功的會(huì)議，花費(fèi)了數(shù)月或數(shù)年計(jì)劃，卻因?yàn)楝F(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)不好而使會(huì)議失色，所謂現(xiàn)場(chǎng)溝通是團(tuán)隊(duì)合作的表現(xiàn)。杭州伍方會(huì)議服務(wù)有限公司(一)會(huì)前協(xié)調(diào)會(huì)

在前往會(huì)議場(chǎng)地前要先和會(huì)場(chǎng)及主要承包商人員排定會(huì)前協(xié)調(diào)會(huì)，協(xié)調(diào)會(huì)的目的是對(duì)會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)安排整個(gè)細(xì)節(jié)做詳細(xì)討論，讓大家都清楚在現(xiàn)場(chǎng)所負(fù)的責(zé)任與彼此的協(xié)調(diào)。一般會(huì)議籌辦人與會(huì)場(chǎng)主要工作人員協(xié)調(diào)會(huì)，如場(chǎng)地工程、服務(wù)、餐飲和保安人員溝通，如果會(huì)議有應(yīng)用視聽設(shè)備，邀請(qǐng)視聽工程人員一起參加，將所有主要承包商都邀請(qǐng)來(lái)。協(xié)調(diào)會(huì)是提供大家再一次檢查工作內(nèi)容以及提供問題討論，有些可能在文字中寫得不夠清楚，彼此指派一個(gè)人負(fù)責(zé)溝通，省得七嘴八舌，有關(guān)場(chǎng)地部分都向場(chǎng)地承辦人溝通，因?yàn)閳?chǎng)地承辦人不一定一直在會(huì)場(chǎng)，問他(她)分機(jī)號(hào)碼或呼叫器，并問清楚如果周末或清早或晚上和誰(shuí)聯(lián)絡(luò)。安排在會(huì)前與會(huì)場(chǎng)及主要承包商舉行協(xié)調(diào)會(huì)是非常重要也是必要的。包括會(huì)議中心、飯店、交通／旅游公司等，這是在會(huì)前最后一次解決問題的機(jī)會(huì)。杭州伍方會(huì)議服務(wù)有限公司無(wú)線對(duì)講機(jī)：為了在會(huì)場(chǎng)快速與主要工作人員溝通，很多會(huì)議籌辦人利用對(duì)講機(jī)聯(lián)系。對(duì)講機(jī)在同一頻道可多人通話，它的優(yōu)點(diǎn)是可以立即回答或處理緊急事件，這種通訊范圍在戶外大約一二條街之內(nèi)。有些對(duì)講機(jī)可立即換電池，大部分都是晚上充電，這種通訊系統(tǒng)有執(zhí)照，因此租金較高，有些會(huì)議籌辦人發(fā)覺它攜帶不方便，有時(shí)在某種情況下收訊不好，鋼筋水泥建筑中收訊會(huì)被阻擋。無(wú)論如何很多會(huì)議籌辦人還是認(rèn)為他們有需要，并提供下列指引。杭州伍方會(huì)議服務(wù)有限公司1．與承租商談妥一旦發(fā)生故障，即使在周末假日也要立即修理和更換。

2．多租用幾臺(tái)手機(jī)和充電器，以防萬(wàn)一故障還有備用。

3．事先了解會(huì)場(chǎng)哪些地方是通訊死角，這些地方采用其他通訊方式。

4．每天晚上不要忘了充電。

5．分派對(duì)講機(jī)由哪些主要負(fù)責(zé)會(huì)議的人使用。

6．僅用于緊急事件溝通，而不是用來(lái)聊天。最后兩項(xiàng)很重要，目的為了維持系統(tǒng)通暢，當(dāng)一項(xiàng)訊息在溝通時(shí)所有使用者都能知道什么事情。而更新的技術(shù)是可以預(yù)期的，它將更有效，更有靈活性，更輕巧，例如大哥大已經(jīng)成為最常用的通訊工具。杭州伍方會(huì)議服務(wù)有限公司呼叫器：呼叫器系統(tǒng)可在當(dāng)?shù)赝ㄓ嵐净蚰承?huì)場(chǎng)租用，每一個(gè)呼叫器有一個(gè)號(hào)碼，當(dāng)打這個(gè)號(hào)碼時(shí)，呼叫器會(huì)響，接到訊息者再打回去，呼叫器的種類很多。呼叫輕巧，租金價(jià)格也比對(duì)講機(jī)便宜，可以在較遠(yuǎn)距離收到訊息。杭州伍方會(huì)議服務(wù)有限公司基本設(shè)備：1．將服務(wù)柜臺(tái)安置在所有活動(dòng)的中央?yún)^(qū)。

2．確定服務(wù)柜臺(tái)有足夠空間放置留言板等。

3．確定服務(wù)柜臺(tái)可接電話線。

4．其他必需用品。

5．事先印制一些留言條。

6．準(zhǔn)備足夠的筆，因?yàn)閳?bào)名者會(huì)順手將筆帶走。

7．電話簿。

8．信封，有些人希望接到留言是用信封封好的。

9．當(dāng)?shù)刭Y