電子郵件商務英語10————————————————————————————————作者：————————————————————————————————日期：商務英語寫作輔導資料十主

題：對Unit10電子郵件(Emails)知識點的補充學習時間：2013年6月3日－6月9日內(nèi)

容：電子郵件只是一種通訊手段，并不是獨立的文體或文種。大多數(shù)種類的應用文，除了請柬、名片、賀卡之外都可以采用電子郵件發(fā)送或者接收。1.優(yōu)點：由于充分發(fā)揮了信息技術無成本復制的特點，利用電子郵件方式可以同時把信息轉送給不同的郵件地址。公司總經(jīng)理辦公室撰寫一份郵件，即刻能夠傳給所有聯(lián)網(wǎng)的下屬部門直至所有的員工。由于這個特性，節(jié)省了大量打印或者復印紙面文件、裝訂、謄寫信封、打包、郵寄等事務性的工作，節(jié)約大量時間和費用。1)Itcanbecommunicatedasfastastelexandfax.2)Itischeaperthananinternationalphonecall,faxandtelex.3)Themessageandpicturescanbesenteasily.4)Someofe-mailaddressescanbeappliedforfreeofcharge,e.g.yahoo,hotmail,sina,etc.5)Itisa24-hourserviceandthemessagecanbereceivedunattended.2.構成：電子郵件的格式全球一致，這也是它的優(yōu)勢之一。電子郵件的格式簡單明了、通行各國、各種語言和大多數(shù)同類程序，這是因特網(wǎng)及其電子商務軟件迅速占領市場、業(yè)已貫通世界的一大優(yōu)勢。電子郵件的主要項目包括以下部分，但是服務提供商不同，其格式上的各項名稱及排列順序可能有所變化。發(fā)件人、收件人、主題、抄送(cc)、暗送(bcc)、正文、附件(enclosure)1)主題：也稱為“標題”。主要作用是讓收信人一打開信箱就能看到不同郵件的大概業(yè)務范圍、是否老客戶、可能來自哪個國家、是需求還是推銷、是商品還是服務、是重要信息還是垃圾郵件等。主題也可能是標明誰的來信的提示，許多情況下干脆就是發(fā)件人的姓名或代號或網(wǎng)上別名。根據(jù)主題欄中的數(shù)個單詞，收件人可以迅速了解郵件的數(shù)量、體積、到達的日期等，可以加快查閱待收的信件，按照輕重緩急處理來信。由于病毒泛濫，收件人有時僅看主題欄就可決定如何處理某一郵件。收信人可以選擇儲存有用的信函，同時刪除垃圾郵件。因此，你在發(fā)送之前應當注意審查待發(fā)郵件的主題是否寫了，是否恰當，是否引人注目，是否能夠向對方表明你的特征以及郵件信息的性質。2)抄送：電子郵件的抄送，性質上等同于普通商業(yè)信函中的副本，主要區(qū)別在于電子郵件的副本轉送，需要在抄送欄中寫明收信人的電子郵件地址，而普通信函中只要有個標記或縮寫就可以了。收信人和副本收取人可以是不同的人，也可以是同一個人的不同郵件信箱。收信人是與你直接聯(lián)系通訊的人。3)暗送：功能與“抄送”相近，主要區(qū)別在于發(fā)信人是否使用了這個功能以及暗送對象是誰，收件人不一定知道也無從判斷。利用這一功能你可以同時“一稿多投”。相當比例的電子郵件程序沒有設置這個功能。4)附件：幾乎所有的電子郵件軟件都有“附件”功能。發(fā)件人可以把文件、圖片、經(jīng)過處理的表格甚至整套程序都附加在電子郵件里隨同郵件一并發(fā)送。如果寫信人希望收信人也能利用自己已經(jīng)寫好的文章和其他文件，以節(jié)省對方重新錄入文件的時間，完全可以充分利用電子郵件的附件功能。3.網(wǎng)絡禮儀Netiquettes網(wǎng)絡禮儀是指使用因特網(wǎng)和其他互聯(lián)網(wǎng)絡時應當遵守的通訊規(guī)則和交際禮貌。1)稱呼應得體：在電子郵件通訊中，要像在正式的紙面信函中一樣遵循相互稱呼的慣例，這包括稱呼和結尾套語兩個項目。首次商業(yè)通訊時尤其要避免使用非正式的稱呼。如果對方來信對你直呼其名，你才可以對等應用。2)信息要清楚一封電子郵件應當只寫一個主題。如果有兩件或兩件以上的事情，應當寫成兩份電子郵件，填寫不同的主題。商業(yè)書信以簡潔為佳，信息務必簡明扼要；當然不可過于簡短而致使語意不明。3)用詞要恰當國際性的商務通訊中應當注重文字的規(guī)范，語法、文字和標點都應準確無誤。網(wǎng)絡通訊這種媒體賦予用戶極大的自由，一些年輕人更是喜歡扮酷，有意把朋友同學之間愛用的詞語、縮寫、符號用在了國際性業(yè)務通訊之中。4)拼寫應檢查使用英語撰寫商務電子郵件，要注意拼寫。為此可以先用功能豐富的文字處理程序撰寫，利用其中的拼寫檢查功能檢查語法和文字拼寫，然后再剪貼到電子郵件中去，或使用附件功能。下面這種寫法，也許你的本意是為了強調，但是交際效果不會好，在電子郵件中會被看成是“喊叫”：WENEEDYOURPROFORMAINVOICEQUICKLY.4.電子郵件舉例（重點掌握）1)From:To:Date:20thOctober,2009Subject:ShippingAdviceDearMr.Chen,YourorderNo.123hasbeenshippedbyS/S“RedStar”SailingforLondonon19thOctober.Wetrusttheconsignmentwillarriveingoodorderandgiveyoucompletesatisfaction.Bestregards,2)From:To:Sent:Thursday,June6,200914:39p.m.Subject:R:PresidentJohnston’striptoBeijingDearMr.Chen,Everythingseemsrightintheprogramyou’vemadeforMr.Johnston.Thanks.AttachedpleasefindPresidentJohnston’sspeechfortheConference,andhaveittranslatedintoChinese.Iregretit’ssuchashortnoticeanditmaybehardforthetranslator.Youmayhaveyourowndecisionsintermsofpaymentfortheemergencyjob.ThanksandregardsBernard3)From:To:Date:25thDecember,2009,11:35amSubject:HelloEnclosure:Pricelist&OrderDearMr.WilsonSymons,WeareoneoftheleadingexportersofChineseSilkgoodsandhavebeeninthislineforover30years.Webelieveyouwillbequitesatisfiedwithourservicesandtheexcellentqualityofourgoods.Enclosedpleasefindthelatestpricelistofourgoodsandacopyofourorder.Wearelookingforwardtoyourfavorablereply.Bestregards,LinPing練習題：Translatethefollowingintoane-mailmessage.非常高興收到貴方9月19日電郵。對貴方打算與我方建立直接業(yè)務關系一事，我方很感興趣。這恰好也是我方愿望。我方一貫堅持在平等互利的基礎上與國外企業(yè)或公司共同合作，以促進我們的業(yè)務和關系共同發(fā)展。現(xiàn)附上我方經(jīng)營的項目及產(chǎn)品目錄供貴方參考。期盼早日回復。注：收件人、發(fā)件人、發(fā)件日期、電郵地址可自行選擇答案：From:To:Date:20thDecember12,2010Subject:HelloDearSirs,Weareverypleasedtohavereceivedyoure-maildatedDecember18th.Weareveryinterestedinyoursuggestionofestablishingbusinessrelationswithus,forthisjustcoincideswithourdesire.Wealwaysadheretocooperatewithforeignenterprisesorcompaniesonthebasisofequalityandmutualbenefits,inordertopromote