簡(jiǎn)述檔案數(shù)字化的質(zhì)量及安全保密控制簡(jiǎn)述檔案數(shù)字化的質(zhì)量及平安保密控制

一、引言

檔案數(shù)字化這一概念出現(xiàn)在20世紀(jì)80年代后期，在90年代檔案數(shù)字化開(kāi)始慢慢成熟起來(lái)，進(jìn)入21世紀(jì)隨著人們對(duì)檔案管理工作的重視程度不斷提高，檔案數(shù)字化進(jìn)入全面開(kāi)展時(shí)期。[1]檔案數(shù)字化開(kāi)始時(shí)的主要形式為文件級(jí)目錄以及案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)，主要是使計(jì)算機(jī)輔助管理的目的得以實(shí)現(xiàn)。目前，檔案數(shù)字化已開(kāi)展的相當(dāng)成熟，全國(guó)幾乎所有檔案館都實(shí)行了檔案全文信息的數(shù)字化管理，有些檔案館在檔案數(shù)字化方面做的已達(dá)到很高的水平，可以實(shí)現(xiàn)利用互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)對(duì)檔案信息進(jìn)行遠(yuǎn)程的查詢和使用。[2]但與此同時(shí)檔案數(shù)字化的質(zhì)量及平安保密工作仍存在一些亟待解決的問(wèn)題，需要引起人們的高度重視。

二、檔案數(shù)字化的質(zhì)量控制

質(zhì)量控制工作通常就是為了到達(dá)檔案管理質(zhì)量的相關(guān)要求而采取技術(shù)伎倆等各類(lèi)工作活動(dòng)，其主要目的是全過(guò)程監(jiān)視檔案數(shù)字化質(zhì)量，對(duì)有可能造成質(zhì)量不合格的所有因素進(jìn)行打消，以期到達(dá)規(guī)定的質(zhì)量要求。[3]檔案工作由于其獨(dú)有的特點(diǎn)使得必須對(duì)檔案數(shù)字化進(jìn)行嚴(yán)格的質(zhì)量控制。

〔一〕質(zhì)量控制的內(nèi)容

〔1〕對(duì)有關(guān)數(shù)字化計(jì)劃進(jìn)行優(yōu)選。對(duì)于電子檔案數(shù)字化工作而言科學(xué)合理的數(shù)字化計(jì)劃是極為關(guān)鍵的，所選用的數(shù)字化計(jì)劃的科學(xué)合理性對(duì)檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量有直接的影響。

〔2〕對(duì)數(shù)字化軟件進(jìn)行正確選取。現(xiàn)階段有很多類(lèi)型的數(shù)字化軟件，這些軟件各具特色，在選擇數(shù)字化軟件時(shí)應(yīng)結(jié)合自身的去求對(duì)其進(jìn)行廣泛的調(diào)研。對(duì)數(shù)字化軟件進(jìn)行科學(xué)的選取是保證檔案數(shù)字化質(zhì)量的前提。

〔3〕制定適用的規(guī)范、確定相關(guān)參數(shù)。這一工作環(huán)節(jié)是影響檔案數(shù)字化質(zhì)量的一個(gè)重要工作內(nèi)容。目前，已存在較為成熟的檔案數(shù)字化相關(guān)國(guó)家規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，但為了更好地保證數(shù)字化質(zhì)量有關(guān)行業(yè)應(yīng)在國(guó)家規(guī)范的根底上制定合乎自身的相關(guān)規(guī)范。

〔4〕檔案數(shù)字化過(guò)程中的監(jiān)督、檢查、驗(yàn)收以及評(píng)估工作。這些工作是保證檔案數(shù)字化質(zhì)量的最后一道環(huán)節(jié)，可對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)實(shí)行有效的監(jiān)管檢測(cè)。通常情況下檢查工作主要包括工作環(huán)節(jié)、人員以及設(shè)備三個(gè)方面。[4]監(jiān)督工作就是要及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案數(shù)字化過(guò)程中存在的問(wèn)題，并要求有關(guān)部門(mén)及時(shí)解決。驗(yàn)收包括粗驗(yàn)和細(xì)驗(yàn)環(huán)節(jié)。粗驗(yàn)通過(guò)軟件來(lái)完成，細(xì)驗(yàn)?zāi)敲词窃诖烛?yàn)的根底上對(duì)檔案信息等進(jìn)行全面的檢查。評(píng)估是針對(duì)檔案數(shù)字化的過(guò)程及質(zhì)量進(jìn)行全面的測(cè)試和評(píng)價(jià)。

〔二〕檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的伎倆

〔1〕做到分工明確，責(zé)任清楚。由于檔案館的規(guī)模、工作計(jì)劃以及檔案總量存在很大不同，因而存在不同的檔案數(shù)字化流程，盡管如此也應(yīng)對(duì)內(nèi)部工作環(huán)節(jié)進(jìn)行明確分工。檔案預(yù)處理、檔案分發(fā)、檔案掃描、檔案的檢測(cè)驗(yàn)收、檔案入庫(kù)以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備的日常檢查維護(hù)等工作內(nèi)容都應(yīng)分配到具體的部門(mén)和個(gè)人，應(yīng)做到職責(zé)清楚。

〔2〕制定完善的規(guī)章制度。檔案數(shù)字化過(guò)程必須嚴(yán)格按照一樣的規(guī)章制度進(jìn)行，所以制定一套完善的規(guī)章制度是極為必要的，它有利于確保檔案數(shù)字化的質(zhì)量，同時(shí)可保證對(duì)檔案信息資源進(jìn)行共享。

〔3〕及時(shí)發(fā)現(xiàn)總結(jié)問(wèn)題并制定合理的獎(jiǎng)懲制度。檔案數(shù)字化工作具有很強(qiáng)的根底性以及實(shí)踐性，同時(shí)這項(xiàng)工作還處于不斷開(kāi)展完善的過(guò)程中，可以借鑒的成功經(jīng)驗(yàn)相對(duì)較少。因此，需要工作人員不斷在實(shí)際工作過(guò)程中積累經(jīng)驗(yàn)，逐步探索完善。對(duì)實(shí)際工作定期進(jìn)行總結(jié)歸納有利于保證檔案數(shù)字化工作的質(zhì)量，可及時(shí)催促工作人員發(fā)現(xiàn)前期工作中存在的缺乏，對(duì)好的方面進(jìn)行采納，對(duì)缺乏加以完善，防止以后的工作中出現(xiàn)同樣的問(wèn)題。同時(shí)，應(yīng)制定完善的獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)工作人員起到一定的催促作用。

〔4〕嚴(yán)格檢查驗(yàn)收檔案數(shù)字化過(guò)程及質(zhì)量。實(shí)際工作中進(jìn)行嚴(yán)格的檢查驗(yàn)收是保證檔案數(shù)字化質(zhì)量的重要一環(huán)。檔案數(shù)字就是將檔案中的各類(lèi)信息進(jìn)行數(shù)字化的過(guò)程，是保證檔案信息化工作順利進(jìn)行的根底性工作。因此，應(yīng)嚴(yán)格檢查驗(yàn)收檔案數(shù)字化工作的環(huán)節(jié)及質(zhì)量，保證后續(xù)工作順利進(jìn)行。

三、檔案數(shù)字化的平安保密控制

檔案工作中的另一項(xiàng)重要內(nèi)容便是平安保密工作，檔案數(shù)字化的平安保密控制目的是保證個(gè)人檔案的實(shí)體、信息數(shù)據(jù)等的平安，避免由于各種原因出現(xiàn)的信息泄密問(wèn)題。

〔一〕檔案數(shù)字化平安保密控制的內(nèi)容

檔案數(shù)字化平安保密控制的主要工作目的是對(duì)檔案數(shù)字化過(guò)程中可能存在的各類(lèi)影響信息平安的因素進(jìn)行預(yù)先分析處理，并據(jù)此從技術(shù)和工作管理等方面上積極采取有關(guān)措施來(lái)避免信息泄密事故的發(fā)生。實(shí)際工作環(huán)節(jié)中檔案數(shù)字化的平安保密控制工作主要包括下列方面：制定與平安保密工作有關(guān)的規(guī)章制度、制定科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)平安計(jì)劃、選擇平安等級(jí)高的場(chǎng)所并建立完善的安防系統(tǒng)、做好檔案實(shí)體的使用和保管工作、定期對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)、做好檔案數(shù)據(jù)整理及備份工作等。

〔1〕建立規(guī)章制度。檔案中會(huì)波及大量有關(guān)個(gè)人隱私等方面的信息，實(shí)際工作中要切實(shí)做到檔案數(shù)字化過(guò)程的平安高效，一套切實(shí)可行的平安保密管理制度是必不可少的，這套管理制度應(yīng)包括下列幾個(gè)方面：有關(guān)設(shè)備使用以及檔案數(shù)字化系統(tǒng)平安的保密規(guī)定，檔案數(shù)字化加工人員的選擇和管理方法，檔案數(shù)字化加工場(chǎng)所有關(guān)的平安保密制度等等。

〔2〕制定合理的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平安保密計(jì)劃。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)平安保密計(jì)劃在確保檔案數(shù)字化的平安保密性方面起到關(guān)鍵作用。要做到這一點(diǎn)首先應(yīng)做到在一個(gè)相對(duì)封閉的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中實(shí)現(xiàn)所有的操作過(guò)程，應(yīng)做好計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與外網(wǎng)物理隔斷。其次，用于檔案數(shù)字化工作的計(jì)算機(jī)及其效勞器應(yīng)平安寄存，寄存的環(huán)境應(yīng)具有防水、防爆、防火、防震、防暴以及避免外來(lái)人員盜取以及破壞的特點(diǎn)，同時(shí)，需要引起高度重視的是電磁場(chǎng)對(duì)檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)以及相關(guān)設(shè)備的干擾。第三，檔案數(shù)字化工作人員〔這里所說(shuō)的工作人員是有權(quán)直接接觸檔案數(shù)字化系統(tǒng)的有關(guān)人員〕在需要進(jìn)入系統(tǒng)前應(yīng)通過(guò)必要的身份認(rèn)證，做到禁止非法用戶進(jìn)入，這也是做好檔案數(shù)字化平安保密工作的首道防線。第四，應(yīng)對(duì)參與檔案數(shù)字化工作的所有工作人員進(jìn)行合理分類(lèi)，將全體按照任務(wù)不同進(jìn)行辨別，并對(duì)不同群體制定不同的訪問(wèn)權(quán)限，防止合法工作人員越權(quán)訪問(wèn)其權(quán)限以外的相關(guān)信息?！?〕選擇平安封閉的工作場(chǎng)所，建立可靠的安防系統(tǒng)。檔案數(shù)字化工作選用的場(chǎng)所一般是各級(jí)別的檔案館，但為了提高工作效率一局部會(huì)外包給具有相應(yīng)資質(zhì)的專(zhuān)業(yè)公司。一般講在選擇數(shù)字化加工場(chǎng)所是要做到下列幾點(diǎn)：首先，場(chǎng)所的選取應(yīng)方便保管檔案實(shí)體，即檔案加工場(chǎng)所的選取應(yīng)盡量做到靠近檔案實(shí)體的保管場(chǎng)所，如果由于某些原因很難做到就近選擇，那么選擇場(chǎng)所時(shí)應(yīng)考慮檔案的運(yùn)輸線路，運(yùn)輸線路應(yīng)不與外來(lái)人員進(jìn)出路線進(jìn)行交叉。其次，工作場(chǎng)所的環(huán)境與檔案原來(lái)的保留環(huán)境應(yīng)盡量相似。加工場(chǎng)所確定后還應(yīng)為其配置具有較高平安等級(jí)的安防系統(tǒng)，包括防盜報(bào)警系統(tǒng)、門(mén)禁系統(tǒng)、閉路電視系統(tǒng)、恒溫恒濕空調(diào)系統(tǒng)、消防報(bào)警及自動(dòng)滅火系統(tǒng)等，這樣有利于保證加工場(chǎng)所的平安。

〔4〕檔案實(shí)體的保管和保管工作。檔案數(shù)字化工作中檔案實(shí)體的使用是不可防止的，為了提高使用和保管檔案實(shí)體的平安保密性必須制定相關(guān)的制度。首先，進(jìn)入檔案庫(kù)房的人員個(gè)數(shù)應(yīng)最少為兩人，以使他們之間可以互相監(jiān)督。其次，要注重實(shí)行平安巡視制，安頓足夠數(shù)量的巡視員長(zhǎng)期在檔案運(yùn)送路線上進(jìn)行巡邏，確保不發(fā)生檔案喪失問(wèn)題。第三，在交接檔案時(shí)必須進(jìn)行登記，交接過(guò)程應(yīng)在嚴(yán)格的監(jiān)督下進(jìn)行。第四，檔案實(shí)體交接完成后應(yīng)詳細(xì)講評(píng)與檔案實(shí)體的保管有關(guān)的各種考前須知，這樣可以有效避免工作人員在對(duì)檔案進(jìn)行掃描的過(guò)程中由于操作不當(dāng)對(duì)檔案造成的破壞。

〔5〕數(shù)據(jù)庫(kù)的整理、維護(hù)以及數(shù)據(jù)備份工作。檔案數(shù)字化工作的成果都要存儲(chǔ)于數(shù)據(jù)庫(kù)中，所以數(shù)據(jù)庫(kù)的重要性是不言而喻的，該局部也是檔案數(shù)字化工作平安保密的重要環(huán)節(jié)。對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)的目的是為了避免檔案數(shù)據(jù)喪失、更改、破壞等問(wèn)題的發(fā)生，同時(shí)還可有效防止病毒侵襲、電磁輻射、硬件損壞、非法下載復(fù)制等現(xiàn)象的出現(xiàn)。對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行整理的目的是對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行認(rèn)真校對(duì)，發(fā)現(xiàn)其中存在的多掃、錯(cuò)掃以及重復(fù)發(fā)送的數(shù)據(jù)，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分發(fā)打包預(yù)處理，從而為即將進(jìn)行的下一步工作做準(zhǔn)備。數(shù)據(jù)備份的目的主要是如果檔案數(shù)據(jù)出現(xiàn)喪失、破壞、更改等問(wèn)題，利用備份數(shù)據(jù)可將原數(shù)據(jù)進(jìn)行復(fù)原。

〔二〕檔案數(shù)字化平安保密控制的有關(guān)措施

〔1〕對(duì)工作人員做好思想教育工作。檔案數(shù)字化過(guò)程中影響其平安的因素有很多，其中，人為因素是平安保密控制工作的重點(diǎn)。因?yàn)槿藶橐蛩卦斐傻男畔⑿孤兜葐?wèn)題主要是由工作人員的道德水平較低引起的，所以應(yīng)通過(guò)一定的教育培訓(xùn)來(lái)提高工作人員的素質(zhì)水平。首先，應(yīng)定期組織有關(guān)工作人員認(rèn)真學(xué)習(xí)有關(guān)檔案平安保密工作的相關(guān)規(guī)章。其次，對(duì)檔案數(shù)字化工作流程進(jìn)行科學(xué)合理的設(shè)置，明確每個(gè)工作環(huán)節(jié)中有關(guān)平安保密工作的考前須知。最后，應(yīng)對(duì)工作人員進(jìn)行定期或者不定期的檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題予以批評(píng)或懲辦，要求其及時(shí)進(jìn)行改過(guò)。

〔2〕加強(qiáng)人員管理工作。檔案數(shù)字化工作中人是發(fā)展工作的主體，因而實(shí)際工作中應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人員的管理工作，筆者認(rèn)為加強(qiáng)人員管理可從下列方面入手：第一，做好工作人員政審工作。第二，對(duì)從業(yè)人員的崗位和職責(zé)進(jìn)行明確。第三，定期考核工作人員的思想素質(zhì)水平及工作情況。

〔3〕建立完善的制度及平安系統(tǒng)。現(xiàn)階段已存在較為完善的平安保密制度，但由于種種原因貫徹執(zhí)行過(guò)程中卻往往達(dá)不到令人稱(chēng)心的效果。[5]這一現(xiàn)象產(chǎn)生的原因之一是人們對(duì)平安保密制度有錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為該項(xiàng)制度會(huì)影響人員的工作效率。因此，實(shí)際工作中應(yīng)改過(guò)錯(cuò)誤的認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)對(duì)平安保密制度的執(zhí)行力度。同時(shí)，一套完整的平安系統(tǒng)對(duì)保證檔案信息平安也是極為重要的，現(xiàn)階段應(yīng)加強(qiáng)技術(shù)防備伎倆，配備