秘書如何提升工作效與效能講義所刊內(nèi)容,非經(jīng)全友管理顧問有限公司同意禁止任意翻印、轉(zhuǎn)載為任何形式如何提升工作效率與效能一、高效率的檔案管理技巧二、如何為上司與自己管理時(shí)間三、會(huì)議管理技巧四、行程安排技巧一、高效率的檔案管理技巧1檔案管理(1)檔案歸檔的方法按字順序以編號分檔依地理位置分檔依日期順序歸檔依數(shù)字分檔(2)如何減低檔案管理的工作量盡量維持辦公桌的整齊

建立特定的整理檔案的時(shí)間表建立一個(gè)“暫持存放”系統(tǒng)寄放不需馬上歸檔的文件如果同時(shí)替一人以上工作,分開存放要?dú)w檔的文件桌上應(yīng)放一個(gè)“文件籃”應(yīng)隨時(shí)準(zhǔn)確接受新科技隨時(shí)改進(jìn)自己的檔案管理系統(tǒng)“重”歸檔如何追蹤“傳閱”文件如何剪報(bào)2檔案管理的原則理想的檔案管理原則是:確、簡明、經(jīng)濟(jì)及富有彈性茲分別簡述如下:(1)確:良好的檔案管理,希望能做到調(diào)閱某一檔案時(shí),能迅速地找到因此檔案的分類及存放要正確,用后歸檔也要正確地放回原處,不可紊亂。(2)簡明檔案管理須力求簡單明了,分類也要簡明,置的位置及使用的方法,讓公司里的有關(guān)人員都能清楚與了解,上司或其他同事也隨時(shí)可取用參考。

(3)經(jīng)濟(jì)檔案管理人員的多寡,實(shí)際需要而定,宜太多,節(jié)省開支;案所占的位置愈小愈好,免浪費(fèi)空間,此檔案要確定。保存年限適時(shí)的銷毀(即處理掉清理已失時(shí)效者。(4)富有彈性檔案的分類上立案上要富有彈性適應(yīng)業(yè)務(wù)的擴(kuò)充或臨時(shí)的變動(dòng)。如以人事的檔案為例,機(jī)關(guān)或公司規(guī)模小,事十分單純,分類就不心太精細(xì),而公司擴(kuò)棄人員增加后便須詳細(xì)劃分分為任用訓(xùn)練核、薪資、升遷、請假、退休、辭職等類。3檔案的重要性(1)處理業(yè)務(wù)的參考一個(gè)機(jī)關(guān)或公司的檔案,以供業(yè)務(wù)承辦人員在處理業(yè)務(wù)時(shí)作為了解案情及立意遣詞的參考或援引;期在業(yè)務(wù)處理上不會(huì)發(fā)生矛盾分歧的現(xiàn)象,回復(fù)信件也不致于重復(fù)。(2)可作為法令的依據(jù)一個(gè)機(jī)關(guān)或公司業(yè)務(wù)的計(jì)劃與施行必定要牽涉到許多國家的法令或公司本身的規(guī)章或會(huì)議的決議,法令、規(guī)章、會(huì)議記錄都是公司檔案的一種,所以檔案可作為法令的依據(jù)。(3)可作為了解機(jī)關(guān)或公司歷史的參考

介紹一個(gè)機(jī)關(guān)或公司的概況,須要敘述其沿革,見其發(fā)展的軌跡與成就,而要真切地了解其沿革唯有參考其檔案,以獲得正確的資料。(3)可作為研究時(shí)的參考一個(gè)機(jī)關(guān)或公司的檔案,研究時(shí)最直接最正確的原始資料撰寫公司有關(guān)的學(xué)術(shù)報(bào)告或業(yè)務(wù)報(bào)告,須要運(yùn)用檔案。此外,一外機(jī)關(guān)或公司的檔案其中必定有些秘密性,如果檔案的管理妥善完美,就通達(dá)