物業(yè)公司基礎(chǔ)管理制度目錄TOC\o"1-1"\h\u23630第一章公司會議、文件精神傳達(dá)管理作業(yè)規(guī)范 429834第二章管理處晨會組織召開管理作業(yè)規(guī)范 521858第三章管理處督察員督察管理作業(yè)規(guī)范 630327第四章勞動考勤管理作業(yè)規(guī)范 825222第五章員工加班管理作業(yè)規(guī)范 99192第六章請（休）假管理作業(yè)規(guī)范 1020369第七章管理處有關(guān)工作臺帳（記錄本）表單使用管理作業(yè)規(guī)范 1222819第八章工作計(jì)劃管理作業(yè)規(guī)范 1426288第九章員工檔案管理作業(yè)規(guī)范 1624657第十章新員工到崗第一天管理作業(yè)規(guī)范 184377第十一章新員工二、三級培訓(xùn)管理作業(yè)規(guī)范 1929850第十二章年度培訓(xùn)管理作業(yè)規(guī)范 2013738第十三章會議組織召開管理作業(yè)規(guī)范 225286第十四章總值班管理作業(yè)規(guī)范 2315549第十五章合同（協(xié)議）管理作業(yè)規(guī)范 246963第十六章文件檔案管理作業(yè)規(guī)范 2614379第十七章公章管理作業(yè)規(guī)范 2813715第十八章票據(jù)管理作業(yè)規(guī)范 2925633第十九章服裝管理作業(yè)規(guī)范 309243第二十章耗材使用管理作業(yè)規(guī)范 3125031第二十一章固定資產(chǎn)管理作業(yè)規(guī)范 3322318第二十二章節(jié)能降耗管理作業(yè)規(guī)范 3311952第二十三章網(wǎng)站信息瀏覽管理作業(yè)規(guī)范 35第一章公司會議、文件精神傳達(dá)管理作業(yè)規(guī)范一、目的：規(guī)范公司會議、文件精神傳達(dá)，使員工能及時(shí)獲取公司有關(guān)工作精神和指示等決策信息，以便于各單位組織貫徹落實(shí)。二、適用范圍：適用于公司各單位管理處和部門對公司會議、文件精神的傳達(dá)。三、職責(zé)：1，各單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對公司有關(guān)會議、文件精神向員工進(jìn)行傳達(dá)；2，公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)監(jiān)督檢查各單位對公司會議、文件精神傳達(dá)的落實(shí)情況；3，品管部根據(jù)總經(jīng)辦的監(jiān)督檢查情況對各單位進(jìn)行考核。四、傳達(dá)范圍：1，公司會議（1）公司重要會議①年度總結(jié)表彰會②年度經(jīng)營管理會議③年度質(zhì)量分析會④其它具有重大意義的會議（2）公司一般會議①中層管理人員會議（中干會）②專項(xiàng)工作會議（3）其它一般性會議五、作業(yè)規(guī)程：（一）公司會議傳達(dá)：1公司重要會議精神傳達(dá)（1）于公司會議后5天內(nèi)必須傳達(dá)，傳達(dá)時(shí)間報(bào)總經(jīng)辦備案；（2）召開全體員工大會進(jìn)行傳達(dá)；（3）由單位負(fù)責(zé)人親自傳達(dá)；（4）傳達(dá)公司會議的主要精神，不得遺漏；（5）用自己的語言傳達(dá)，必要時(shí)引用公司領(lǐng)導(dǎo)的原話；（6）結(jié)合本單位實(shí)際，提出貫徹落實(shí)公司精神的要求和舉措；（8）在傳達(dá)過程中對要點(diǎn)、重點(diǎn)明確提出記錄要求；（9）由單位負(fù)責(zé)人指定專人進(jìn)行記錄（包括時(shí)間、地點(diǎn)、何人傳達(dá)、到會人員情況、傳達(dá)的主要內(nèi)容等），會議填寫會議（培訓(xùn)）記錄表，與會人員必須在簽到表上簽全名。2，公司一般會議精神傳達(dá)（1）在公司會議后次日本單位晨會上傳達(dá)；（2）召集本單位骨干人員進(jìn)行傳達(dá)（10人以下單位亦可全體傳達(dá)）；（3）由本單位負(fù)責(zé)人親自傳達(dá)；（4）重點(diǎn)突出落實(shí)會議精神的具體措施，對各專業(yè)提出具體要求；（二）公司文件精神傳達(dá)：1，需傳達(dá)文件的范圍：（1）公司藍(lán)頭文件；（2）公司品管通報(bào)；（3）公司有關(guān)通知。①公司下屬單位直接收到公司文件之日，立即做出三天之內(nèi)傳達(dá)安排。②傳達(dá)范圍公司有要求的從其要求，無要求的另行確定。③由單位負(fù)責(zé)人進(jìn)行傳達(dá)或組織傳閱。④口頭傳達(dá)時(shí)，嚴(yán)格按原文宣讀。⑤對文件作適當(dāng)解釋時(shí)必須和公司保持一致。⑥做好傳達(dá)記錄。（2）無明確傳達(dá)要求的文件下屬單位根據(jù)需要，自己決定傳達(dá)與否。六、說明和要求：1，因公因私未到會人員另行安排傳達(dá)的時(shí)間、地點(diǎn)；2，傳達(dá)會議時(shí)間掌握在30——40分鐘；3，由本單位管理人員負(fù)責(zé)對傳達(dá)的結(jié)果進(jìn)行跟蹤；第二章管理處晨會組織召開管理作業(yè)規(guī)范一、目的：規(guī)范晨會操作，達(dá)到晨會效果。二、適用范圍：適用于公司各單位組織召開晨會作業(yè)管理。三、職責(zé)：1，各單位負(fù)責(zé)人主持晨會的召開和對晨會所布置的工作落實(shí)情況進(jìn)行檢查。2，品管部（含片區(qū)檢查組）負(fù)責(zé)對各單位晨會組織召開情況進(jìn)行抽查、考核四、作業(yè)規(guī)程：1，于每日上班時(shí)間準(zhǔn)時(shí)召開，全體人員參加，會議時(shí)間控制在15分鐘左右；2，由管理處負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)晨會的召集和主持，負(fù)責(zé)人不在時(shí)，由負(fù)責(zé)人指定人員主持召開，與會人員應(yīng)在晨會記錄表上簽字。3，管理處晨會內(nèi)容：傳達(dá)公司有關(guān)要求；點(diǎn)評昨日及及當(dāng)日早晨工作情況，表揚(yáng)好人好事，批評不良行為，指出存在的問題。③協(xié)調(diào)各專業(yè)之間關(guān)系；④布置今日工作并提出要求。4，當(dāng)管理處規(guī)模較大（40人以上），或早晨有需立即開展落實(shí)工作，而人員無法全部集中參加晨會的，可按以下操作：管理處主要管理人員（骨干）參加晨會，由參與人員再自行組織本部門人員召開會議，傳達(dá)晨會精神。5，單位負(fù)責(zé)人或分管副職應(yīng)對本單位各部門晨會傳達(dá)，以及落實(shí)情況進(jìn)行檢查。五、說明和要求：1，如管理處實(shí)施分部門組織召開晨會，須書面報(bào)公司總經(jīng)理或分管副總同意，品管部備案。2，不得采取以非晨會形式反映晨會召開形式，不得事后補(bǔ)記晨會內(nèi)容。3，晨會會議記錄必須保存完整，留存于本單位存檔。4，品管部（含片區(qū)組）負(fù)責(zé)對各單位的晨會情況進(jìn)行抽查，對不規(guī)范的晨會予以指正直至考核扣分。六、相關(guān)表單：《晨會記錄表》第三章管理處督察員督察管理作業(yè)規(guī)范一、目的：規(guī)范督察員對本管理處日常工作的監(jiān)督、察考，以持續(xù)改進(jìn)管理與促進(jìn)服務(wù)質(zhì)量提高。二、適用范圍：適用于本公司各管理處日常工作的督察作業(yè)。三、職責(zé)：1，管理處督察員負(fù)責(zé)本單位的督察工作。2，單位負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對督察員履行職責(zé)進(jìn)行檢查和考核。3，公司品管部（含片區(qū)檢查組）負(fù)責(zé)對各單位督察員督察工作情況進(jìn)行檢查和考核。四、督察內(nèi)容：1，員工的（考勤）到崗情況，執(zhí)行作業(yè)規(guī)范要求情況。2，著裝規(guī)范情況。3，儀容儀表情況。4，工作狀態(tài)情況。5，履行工作職責(zé)或完成工作情況。6，單位負(fù)責(zé)人布置的有關(guān)工作落實(shí)完成情況。7，各專業(yè)服務(wù)是否按標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行。五、督察方式：每2小時(shí)巡視督察一次。第一次：于晨會后開始；第四次：于下班前進(jìn)行。通過現(xiàn)場查看和查閱工作記錄，并進(jìn)行督察。詳細(xì)記錄督察中發(fā)現(xiàn)的問題及處理方法與結(jié)果，必要時(shí)及時(shí)報(bào)告管理處負(fù)責(zé)人。六、督察次數(shù)及時(shí)間：8：00—17：30，每個(gè)工作日4次。七、督察員權(quán)限：①有權(quán)現(xiàn)場制止和糾正工作中出現(xiàn)的違規(guī)行為；②有權(quán)就員工違規(guī)行為按有關(guān)考核標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行考核扣分；八、作業(yè)規(guī)程：1，本管理處督察員由管理處負(fù)責(zé)人指定，并進(jìn)行工作安排。2，督察員一般由管理處各專業(yè)主管、物業(yè)管理員、領(lǐng)班輪流擔(dān)任。3，管理處于每周五由管理處負(fù)責(zé)人排出下周督察員值班表，并制表書面在本單位備案。五、說明和要求：督察員上崗前應(yīng)檢查自己的儀容儀表，佩戴紅色“督察”袖標(biāo)于左臂中間，手持督察記錄表夾；六、相關(guān)表單：《督察記錄表》第四章勞動考勤管理作業(yè)規(guī)范一、目的：規(guī)范公司員工勞動考勤，維護(hù)正常工作秩序二、適用范圍：適用于本公司員工的勞動考勤管理三、職責(zé)：1，各單位負(fù)責(zé)人為本單位員工考勤管理第一責(zé)任人。2，各單位考勤員為本單位考勤管理的主要實(shí)施者。3，公司總經(jīng)辦為員工考勤管理工作的統(tǒng)一管理部門（含監(jiān)督）。四、作業(yè)規(guī)程：1，指紋考勤機(jī)考勤（1）員工在工作期間，每天上下班時(shí)必須在指紋考勤機(jī)上留下本人的記錄痕跡；（2）每月的最后一天由考勤機(jī)使用單位將月考勤記錄拷至總經(jīng)辦備查；（3）若有特殊情況未能考勤，應(yīng)提供充分的證據(jù)說明其未能考勤的緣由；（4）指紋考勤機(jī)由總經(jīng)辦專人負(fù)責(zé)其管理，使之保持完好有效；（5）指紋考勤機(jī)因突發(fā)故障而不能正?？记跁r(shí)，各單位應(yīng)立即采取應(yīng)急措施（如簽到）保證考勤的正常進(jìn)行。2，簽到考勤（1）簽到考勤是指員工在上下班時(shí)，在規(guī)定的記錄紙上簽寫本人到崗（離崗）時(shí)間及姓名；（2）簽到表必須使用公司統(tǒng)一規(guī)定的表單，不得擅自改動；（3）各單位負(fù)責(zé)人必須指定專人在簽到處監(jiān)督簽到；（4）簽到考勤表每天一份，專人負(fù)責(zé)收回并由單位負(fù)責(zé)人統(tǒng)一保管；（5）每月初由單位負(fù)責(zé)人將上月考勤簽到表匯總裝訂后交公司總經(jīng)辦存檔。（6）每月28日各單位負(fù)責(zé)人應(yīng)將本單位員工考勤變動表上交公司總經(jīng)辦。3，總經(jīng)辦不定期對各單位日常考勤情況進(jìn)行監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)違規(guī)情況即書面報(bào)品管部備考。五、說明和要求：1，考勤資料不允許任何人借閱、復(fù)制，特殊情況須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人和公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2，如管理疏漏造成考勤資料外泄，考勤管理人員應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。六、相關(guān)表單：《考勤簽到表》《考勤變動表》第五章員工加班管理作業(yè)規(guī)范一、目的：規(guī)范公司對員工加班的管理，嚴(yán)格控制加班行為。二、適用范圍：適用于本公司對員工加班的管理。三、職責(zé)：1，管理處各專業(yè)領(lǐng)班、主管負(fù)責(zé)加班的申請工作。2，管理處主任（經(jīng)理）負(fù)責(zé)對加班申請的審批工作。3，考勤員負(fù)責(zé)對加班的統(tǒng)計(jì)、匯總、核查和上報(bào)工作。四、作業(yè)規(guī)范：（一）正常加班1，每月采用三班二運(yùn)轉(zhuǎn)工作制工作的，所產(chǎn)生的正常加班不需事先請示和審批。2，管理處考勤員每月負(fù)責(zé)按公司規(guī)定時(shí)間向總經(jīng)辦以書面報(bào)告形式，呈報(bào)該部分人員的加班時(shí)數(shù)。（二）非正常加班1，非正常加班的原因：（1）緊急情況，如突發(fā)重大事件，現(xiàn)有人員不足以應(yīng)對；（2）工作量太大，如突擊性工作；（3）人員缺編；（4）其他特殊情況，如甲方要求支持等。2，非正常加班的管理：（1）專業(yè)主管、領(lǐng)班向管理處提出書面申請；（2）加班申請應(yīng)包括以下內(nèi)容：①加班事由；②加班工作量；③加班人數(shù)；④加班用時(shí)；⑤加班地點(diǎn)；⑥加班現(xiàn)場負(fù)責(zé)人。（3）管理處主任負(fù)責(zé)對班組加班申請的審批；（4）主管、領(lǐng)班在加班申請被批準(zhǔn)后組織實(shí)施；（5）加班現(xiàn)場負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)對加班過程全程監(jiān)控；（6）管理處主任負(fù)責(zé)對加班成果進(jìn)行檢查；（7）考勤員負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)、匯總、核實(shí)本管理處加班資料，并按規(guī)定時(shí)間上報(bào)公司總經(jīng)辦。（8）加班考勤按公司考勤規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行。（9）緊急情況下應(yīng)先行組織人員加班，事后補(bǔ)辦加班手續(xù)。（10）加班現(xiàn)場負(fù)責(zé)人同時(shí)兼任現(xiàn)場安全責(zé)任人。（11）加班待遇執(zhí)行公司規(guī)定。五、相關(guān)表單：《加班審批單》第六章請（休）假管理作業(yè)規(guī)范一、目的：規(guī)范公司員工日常請休假管理，維護(hù)正常工作秩序。二、范圍：適用于本公司各類員工的請假管理。三、職責(zé)：1，各單位嚴(yán)格執(zhí)行請休假管理制度，妥善保存請休假記錄。2，所有員工自覺、嚴(yán)格遵守本作業(yè)規(guī)范。四、作業(yè)規(guī)范：1，事假（1）員工必須書面請假，并經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人簽名批準(zhǔn)。（2）一般情況下須提前1—2天請假。（3）考勤資料上必須反映員工請休事假情況。（4）因事發(fā)突然急需請事假，應(yīng)及時(shí)告之所在單位有關(guān)人員，事后須補(bǔ)辦請假手續(xù)。（5）批準(zhǔn)權(quán)限：①主管以下員工：領(lǐng)班1天以內(nèi)（含1天）主管2天以內(nèi)（含2天）主任（經(jīng)理）3天以內(nèi)（含3天）3天以上的，由管理處主任書面申請報(bào)公司批準(zhǔn)。②中層（含副職、負(fù)責(zé)人）管理人員：3天以內(nèi)（含3天）向分管副總請假；3天以上的，須書面申請報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。2，病假（1）員工病假須憑縣級及以上醫(yī)院病假證明請假。（2）一般情況下須提前請病假。（3）如突發(fā)疾病，必須設(shè)法告知所在單位有關(guān)人員，病愈上班后補(bǔ)辦病假手續(xù)。3，婚假（1）員工休婚假須提前15天向所在單位提出。（2）休婚假員工須提供結(jié)婚證復(fù)印件和請假條。（3）員工所在單位以書面請示的方式向公司總經(jīng)辦申請批準(zhǔn)（附結(jié)婚證復(fù)印件和結(jié)婚員工請假條）。（4）總經(jīng)辦批準(zhǔn)。（5）須在領(lǐng)取結(jié)婚證之日起6個(gè)月內(nèi)休完婚假。（6）晚婚假15天，非晚婚假7天。（7）婚假應(yīng)一次連續(xù)用完。4，其它假期其它如護(hù)理假、產(chǎn)假、喪假、工傷假等，均按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，由員工所在單位以請示或報(bào)告的方式向公司傳遞信息并獲取批準(zhǔn)與否。5，根據(jù)本公司目前狀況，暫不實(shí)施探親假的有關(guān)規(guī)定，待時(shí)機(jī)成熟另行規(guī)定。第七章管理處有關(guān)工作臺帳（記錄本）表單使用管理作業(yè)規(guī)范一、目的：規(guī)范公司內(nèi)使用的各種工作臺帳的日常管理。二、適用范圍：適用于對管理處（下稱單位）在公司統(tǒng)一領(lǐng)取的工作臺帳（記錄本）的使用、上交、歸檔、查閱、銷毀等規(guī)范管理。三、職責(zé)：1，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)各種空白臺帳的發(fā)放。2，各使用單位按本規(guī)范進(jìn)行臺帳的管理。四、作業(yè)規(guī)范：（一）工作臺帳種類：《值班本》、《車輛進(jìn)出登記本》、《安保監(jiān)控記錄本》、《工程值班記錄本》、《配電房運(yùn)行記錄本》、《電梯運(yùn)行記錄本》、《工程維修保養(yǎng)任務(wù)單》等。（二）領(lǐng)取：1、管理處由管理員在公司領(lǐng)取上述各工作臺帳（記錄本）時(shí)，由總經(jīng)辦經(jīng)辦人員在作臺帳（記錄本）領(lǐng)取、交還登記表》（后附：表一）簽字確認(rèn)。工作臺帳編號內(nèi)容：包括三個(gè)部分：（1）單位所托管物業(yè)全稱，如：“”；（2）兩位數(shù)的年份，如2007年，為“07年”‘（3）三位數(shù)的排列序號（從001編起）。舉例：管理處上述某工作臺帳（記錄本）編號：-07年-0012、各單位每次領(lǐng)取工作臺帳（記錄本）時(shí)，除留存一本正在使用的各崗位工作臺帳（記錄本）外，必須以舊換新，否則總經(jīng)辦不予發(fā)放新的工作臺帳（記錄本）。3、本市管理處一次最多可領(lǐng)取每崗位工作臺帳（記錄本）5本，外埠管理處一次最多可領(lǐng)取10本。（二）使用：1、使用工作臺帳（記錄本）時(shí)，應(yīng)將值班人、記錄人、日期等欄目填寫完整，不得漏填。2、填寫工作臺帳（記錄本）時(shí)，應(yīng)采取定時(shí)和隨時(shí)記錄兩種方法。即：（1）定時(shí)：包括安保值班本、監(jiān)控室值班本，在無異常情況下每1小時(shí)應(yīng)完整記錄一次（記錄時(shí)間）；（2）隨時(shí)：包括車輛進(jìn)出登記本、其他類值班本以及安保值班本、監(jiān)控室值班本等，當(dāng)出現(xiàn)、發(fā)生或處理有關(guān)人、事時(shí)，應(yīng)隨時(shí)進(jìn)行記錄（記錄時(shí)間）。3、工作交接班時(shí)，交班人應(yīng)將有關(guān)需移交的工作事項(xiàng)、工具、物品、業(yè)主財(cái)產(chǎn)等記有異議應(yīng)立即記錄在案。交接結(jié)束后，交接班雙方應(yīng)分別在相應(yīng)欄目內(nèi)簽字（全名），不可代簽。（三）上交歸檔：1、公司總經(jīng)辦對各單位上交的各種工作臺帳（記錄本）應(yīng)對連號情況進(jìn)行檢查，不符合要求的可拒收、拒發(fā)。2、總經(jīng)辦應(yīng)專設(shè)擺放場所（或櫥柜），分單位、分類別，按編號順序由近及遠(yuǎn)進(jìn)行歸檔保存，并登記在案。（四）查閱：1、各單位如需調(diào)看、借看本單位已上交歸檔的工作臺帳（記錄本）時(shí)，應(yīng)持由本單位開據(jù)并其負(fù)責(zé)人簽字的證明，到總經(jīng)辦辦理，并在總經(jīng)辦《工作臺帳（記錄本）調(diào)看、復(fù)印、借閱登記表》（后附：表二）上登記簽字。其中如需借閱的，不得超過2天；如超過2天的，由公司分管品管工作副總簽字。2、各單位嚴(yán)禁調(diào)看、復(fù)印、借閱非本單位工作臺帳（記錄本）。3、品管部因工作需要，調(diào)看、復(fù)印或借閱各單位上交歸檔的工作臺帳（記錄本）的，應(yīng)在總經(jīng)辦《工作臺帳調(diào)看、復(fù)印、借閱登記表》上簽字。4、其他部室調(diào)看、復(fù)印、借閱各單位上交歸檔的工作臺帳（記錄本），應(yīng)由分管品管工作副總簽字的單據(jù)。如需復(fù)印的，必須經(jīng)總經(jīng)理室成員簽字同意后方可實(shí)施。復(fù)印時(shí)，總經(jīng)辦派專人進(jìn)行操作，嚴(yán)格按照批示內(nèi)容、頁數(shù)復(fù)印。5、所有單據(jù)，總經(jīng)辦按月裝訂、留存?zhèn)洳?。（五）銷毀：1、上交歸檔于公司的各工作臺帳（記錄本），其保存期為兩年。其調(diào)看、復(fù)印、借閱登記表保存期為5年，列入移交。2、歸檔保存的工作臺帳（記錄本）到期時(shí)，由總經(jīng)辦經(jīng)辦人員以書面形式向其部門負(fù)責(zé)人請示，經(jīng)同意后，由經(jīng)辦人員和本部門另一指派人員共同銷毀（粉碎），并在《工作臺帳（記錄本）銷毀登記表》（后附：表三）登記簽字，并交其部門負(fù)責(zé)人簽字后保存?zhèn)洳?。五、注意事?xiàng)：1、記錄文字不得潦草，重要情況不得遺漏；2、不得污損各類記錄臺帳；3、不得將無關(guān)內(nèi)容記錄臺帳；4、不得提前、滯后記錄；5、不得弄虛作假；6、不得有缺頁；7、不得漏頁記錄；8、不得亂存亂放；9、不得遺失；10、不得供無關(guān)人員翻閱；11、不得浪費(fèi)紙張；12、不得亂涂亂畫；13、不得用鉛筆書寫。六、其他要求：1、各單位對上述以及其他使用的各類工作臺帳（記錄本）應(yīng)參照上述管理要求加強(qiáng)管理，制定有關(guān)領(lǐng)取、使用、歸檔、銷毀等管理制度，并加強(qiáng)監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，直至對責(zé)任人進(jìn)行考核扣分，重大事項(xiàng)應(yīng)及時(shí)向公司報(bào)告；2、公司品管部對此項(xiàng)工作落實(shí)執(zhí)行情況進(jìn)行考核。七、相關(guān)表單：《工作臺帳領(lǐng)取、交還登記表》《工作臺帳調(diào)看、復(fù)印、借閱登記表》《工作臺帳銷毀登記表》第八章工作計(jì)劃管理作業(yè)規(guī)范一、目的：規(guī)范各級工作計(jì)劃的管理，切實(shí)落實(shí)已制定的工作計(jì)劃二、適用范圍：適用于本公司各級工作計(jì)劃的日常管理三、職責(zé)：1，公司總經(jīng)辦為公司級、部門級工作計(jì)劃管理歸口單位；2，管理處（部門）為本單位各級工作計(jì)劃管理歸口單位四、作業(yè)規(guī)范：1，公司計(jì)劃（1）年度計(jì)劃①公司年度計(jì)劃每年一月份由總經(jīng)辦根據(jù)公司董事長、總經(jīng)理室有關(guān)精神進(jìn)行編寫；②總經(jīng)理負(fù)責(zé)年度計(jì)劃的審核和批準(zhǔn)；③總經(jīng)辦負(fù)責(zé)將經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后的年度計(jì)劃呈交給董事長。（按董事長時(shí)間要求）；④總經(jīng)辦留存年度工作計(jì)劃的電子文本和書面文本（2）月度計(jì)劃①總經(jīng)辦負(fù)責(zé)于每月底編制公司下一月度工作計(jì)劃；②總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)公司月度計(jì)劃；③按董事長時(shí)間規(guī)定，由總經(jīng)辦將計(jì)劃交董事長辦公室2，管理處（部門）計(jì)劃（1）年度計(jì)劃①公司各基層單位于每年的元月份編制新的一年里的本單位工作計(jì)劃；②各單位負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)本單位年度工作計(jì)劃；③各單位按公司要求在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將計(jì)劃交公司總經(jīng)辦（2）月度計(jì)劃①各單位于每月25日前須將本單位下月工作計(jì)劃交公司總經(jīng)辦；②單位月度計(jì)劃須經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審批（3）周工作計(jì)劃①周工作計(jì)劃僅規(guī)定公司本部各部門必須制訂；②周工作計(jì)劃必須于每周五下午5：30前交辦公室；③周工作計(jì)劃須由部門負(fù)責(zé)人審批3，計(jì)劃的實(shí)施（1）公司總經(jīng)辦為各級工作計(jì)劃實(shí)施情況的監(jiān)督單位；（2）總經(jīng)辦負(fù)責(zé)定期或不定期向總經(jīng)理室報(bào)告計(jì)劃實(shí)施情況；（3）計(jì)劃中的內(nèi)容若未能按期實(shí)施，須由責(zé)任單位向總經(jīng)辦書面說明并采取糾正措施。4，關(guān)于工作計(jì)劃（1）概念：為完成某次任務(wù)或采取某種行動之前而事先擬訂目標(biāo)、要求及相應(yīng)的方法、步驟、措施、時(shí)限等所形成的文字材料。（2）作用：①目標(biāo)明確；②可以合理配置各種資源，避免浪費(fèi)；③督促行動，檢查行為，有根有據(jù)。（3）種類：①按性質(zhì)分:經(jīng)營管理、學(xué)習(xí)、工作、服務(wù)……②按范圍分：國家、部門、單位、班組……③按涉及面分：綜合和單項(xiàng)④按時(shí)間分：長遠(yuǎn)、年度、月度、周……⑤按形式分：條文式、表格式、混合式5，本公司部門計(jì)劃形式：表格式五、相關(guān)表單：《月度工作計(jì)劃》《周工作計(jì)劃》第九章員工檔案管理作業(yè)規(guī)范一、目的：規(guī)范員工檔案管理工作，有利于員工隊(duì)伍管理和員工檔案的使用二、適用范圍：適用于本公司各級員工的檔案材料管理三、職責(zé)：總司辦為公司檔案管理的歸口部門四、作業(yè)規(guī)范：1，員工檔案（1）本公司員工檔案的內(nèi)容包括：履歷材料、考核考察材料、學(xué)歷材料、政審材料、黨派證明材料、獎勵材料、處分材料、招錄材料、勞動合同、勞務(wù)協(xié)議、調(diào)動材料、復(fù)員退伍轉(zhuǎn)正材料、工資材料、保險(xiǎn)材料、退休材料、離職材料、職稱材料、職務(wù)變動材料等。（2）員工檔案的收集、鑒別、整理①收集a員工在入職本公司時(shí)，由總司辦按員工檔案內(nèi)容逐項(xiàng)向入職人員收集；b根據(jù)本公司需要應(yīng)增加的員工檔案內(nèi)容，由總司辦安排時(shí)間完成。②鑒別總司辦應(yīng)對員工檔案材料進(jìn)行鑒別：識別其真?zhèn)?、繁簡、缺?xiàng)、時(shí)效③整理總司辦工作人員應(yīng)按檔案材料管理要求，分門別類進(jìn)行整理，以方便查閱（3）員工檔案的保管①員工檔案統(tǒng)一由總經(jīng)辦保管。②檔案室應(yīng)位于辦公室的里間，應(yīng)干燥、通風(fēng)、防火、防盜、防蛀。③檔案柜應(yīng)采用金屬制品。④檔案柜應(yīng)編號管理。⑤員工檔案資料由總司辦按編號管理。⑥電子文檔存儲在電腦內(nèi)應(yīng)以密碼限制。⑦檔案室、檔案柜鑰匙管理由總司辦制定辦法。（4）員工檔案的查閱①任何人查閱員工檔案均須經(jīng)總司辦主任批準(zhǔn)；②僅限現(xiàn)場查閱，不得攜出室外；③未經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)不得復(fù)制、謄抄；④由檔案管理員辦理查閱手續(xù)，登記在冊備案；⑤本公司以外有關(guān)部門需要查看本公司員工檔案的，需由分管公司領(lǐng)導(dǎo)親筆批示后，由檔案管理員辦理借出手續(xù)和歸還手續(xù)。（5）員工工作變動檔案的轉(zhuǎn)移①本公司不為員工保管入職本公司前的個(gè)人檔案；②本公司僅建立保管入職以后的個(gè)人檔案；③員工離開本公司后需轉(zhuǎn)移入職以來的個(gè)人檔案，由總司辦協(xié)助辦理。（6）員工檔案的安全、保密與保護(hù)①員工檔案內(nèi)容系供公司掌握的個(gè)人隱私，公司檔案管理部門有責(zé)任和義務(wù)為員工保密，不得私自向他人透露；②總司辦應(yīng)保持員工檔案的完整性，防止遺失和損壞；③如有檔案資料因客觀原因造成模糊不清的，應(yīng)及時(shí)予以復(fù)制。2，員工檔案的形式（1）文件形式：公文、合同、協(xié)議、證書、手稿、表格等；（2）載體形式：紙張、磁盤、膠片等；（3）信息記錄形式：手寫、印刷、攝影、錄音等；（4）信息表達(dá)形式：文字、圖形、聲像等。3，員工檔案的銷毀因種種原因，某些員工檔案因人員離開多年，再無保留必要，可經(jīng)分管公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后予以銷毀并記錄備查。4，員工檔案采用電子檔案，此時(shí)可參考以上員工檔案管理流程進(jìn)行管理。第十章新員工到崗第一天管理作業(yè)規(guī)范一、目的：規(guī)范新員工入職報(bào)到第一天的管理，避免隨意性，加強(qiáng)新員工對公司及工作的進(jìn)一步認(rèn)識，為正式上崗做準(zhǔn)備。二、適用范圍：主要適用于到管理處工作的新員工的第一天活動安排。三、職責(zé)：1，管理處主任親自過問新員工第一天活動內(nèi)容安排。2，管理處主任指定專人負(fù)責(zé)新員工“第一天”的實(shí)施。3，新員工積極參加“第一天”活動，取得切身感受。四、作業(yè)規(guī)范：1，新員工持公司總司辦開具的報(bào)到表于報(bào)到日的上午8：30去服務(wù)單位報(bào)到。2，管理處主任須親自接待新員工，并組織小型的歡迎會以示歡迎新員工的加盟。3，歡迎會后由主任親自接見、談話，掌握新員工的真實(shí)情況及其思想活動，鼓勵新員工努力工作。4，由專人陪伴新員工參觀所在物業(yè)，向新員工介紹物業(yè)概況和管理處的物業(yè)服務(wù)工作。5，由專業(yè)主管或管理人員對新員工進(jìn)行二級培訓(xùn)，具體內(nèi)容參照《新員工二、三級培訓(xùn)作業(yè)規(guī)范》。6，由管理處專人陪同新員工去崗位報(bào)到。7，由領(lǐng)班親自接待新員工，并帶其參觀工作現(xiàn)場，認(rèn)識即將共同工作的伙伴，對新員工進(jìn)行班組三級培訓(xùn)，具體內(nèi)容見《新員工二、三級培訓(xùn)作業(yè)規(guī)范》。8，由領(lǐng)班安排好新員工的生活、工作。9，由領(lǐng)班為新員工完成上崗的基本標(biāo)準(zhǔn)配備。10，新員工做好第二天正式上崗的所有準(zhǔn)備工作。11，新員工到崗第一天管理作業(yè)資料由管理處辦公室工作人員存檔。第十一章新員工二、三級培訓(xùn)管理作業(yè)規(guī)范一、目的：規(guī)范新員工二、三級培訓(xùn)，為新員工上崗創(chuàng)造條件二、適用范圍：適用于本公司入職新員工到用人單位報(bào)到后的崗前培訓(xùn)三、職責(zé)：1，各單位負(fù)責(zé)人組織好去本單位報(bào)到的新員工的管理處與班組的兩極培訓(xùn)；2，新員工按報(bào)到單位的安排認(rèn)真接受培訓(xùn)。四、作業(yè)規(guī)范：1，二級培訓(xùn)（管理處級培訓(xùn)）（1）主管、領(lǐng)班①新報(bào)到的主管、領(lǐng)班，由管理處主任親自講授培訓(xùn)內(nèi)容；②講授內(nèi)容：a管理處情況詳細(xì)介紹（可輔以參觀）；b所在物業(yè)情況詳細(xì)介紹（輔以參觀現(xiàn)場）及安全管理知識；c管理要求（項(xiàng)目管理要求、員工管理要求、管理人員的要求）；d新員工即將承擔(dān)的工作及崗位情況介紹與要求；e新員工若尚未參加公司一級培訓(xùn)，由管理處主任簡要地介紹公司情況，規(guī)章制度及文明禮儀、職業(yè)道德要求。③培訓(xùn)結(jié)束，由管理處主任向新員工了解培訓(xùn)的感受及工作打算；④填寫二級培訓(xùn)的相關(guān)表單，培訓(xùn)實(shí)施者與受培人員簽認(rèn)；⑤培訓(xùn)時(shí)間：0.5天——1天。（2）操作員工①操作層員工報(bào)到后，由管理處主任安排管理人員進(jìn)行培訓(xùn)；②培訓(xùn)內(nèi)容：a管理處及所管物業(yè)情況詳細(xì)介紹（可輔以參觀現(xiàn)場）；b管理要求（工作要求及對員工的要求）及安全知識；c即將承擔(dān)的工作及崗位情況介紹及崗位要求；d若尚未參加公司一級培訓(xùn)，則由培訓(xùn)實(shí)施者向新員工介紹公司概況、規(guī)章制度及行為舉止、禮貌禮章、職業(yè)道德要求的講解。③培訓(xùn)過程中向新員工了解其感受及打算；④填寫二級培訓(xùn)的相關(guān)表單，培訓(xùn)實(shí)施者與受培人員簽字；⑤培訓(xùn)時(shí)間：0.5天。2，三級培訓(xùn)（班組級培訓(xùn)）①培訓(xùn)時(shí)機(jī)：新員工在管理處經(jīng)過二級培訓(xùn)后到班組報(bào)到后②由所在班組的領(lǐng)班實(shí)施培訓(xùn)③培訓(xùn)內(nèi)容：a班組自然情況介紹；b班組工作詳細(xì)情況介紹（輔以現(xiàn)場參觀）c本崗位工作要求（結(jié)合發(fā)放有關(guān)崗位文件）d員工行為規(guī)范要求e本崗位技能培訓(xùn)，要求基本掌握④填寫三級培訓(xùn)相關(guān)表單，由培訓(xùn)實(shí)施者與受培人員簽字⑤培訓(xùn)時(shí)間：0.5天3，新員工經(jīng)二、三級培訓(xùn)合格后方可正式上崗五、相關(guān)表單：《新員工二、三級培訓(xùn)記錄表》第十二章年度培訓(xùn)管理作業(yè)規(guī)范一、目的：規(guī)范公司的年度培訓(xùn)管理，有條不紊地按培訓(xùn)計(jì)劃實(shí)施培訓(xùn)。二、適用范圍：適用于公司年度培訓(xùn)作業(yè)的管理。三、職責(zé)：（一）總司辦負(fù)責(zé)公司年度培訓(xùn)計(jì)劃的制訂（其中工程人員培訓(xùn)由總師辦制訂計(jì)劃）；（二）公司總經(jīng)理負(fù)責(zé)批準(zhǔn)公司年度培訓(xùn)計(jì)劃；（三）總司辦負(fù)責(zé)年度培訓(xùn)計(jì)劃的實(shí)施。四、作業(yè)規(guī)范：培訓(xùn)計(jì)劃的編制：1，公司年度培訓(xùn)計(jì)劃由總司辦培訓(xùn)管理員負(fù)責(zé)編制；2，編制時(shí)機(jī)：每年的12月份至次年的一月份為公司培訓(xùn)計(jì)劃的編制報(bào)批時(shí)間；3，編制依據(jù)：（1）基層對公司培訓(xùn)的要求；（2）上一年度培訓(xùn)情況的總結(jié)：不足與軟肋；（3）公司未來一年發(fā)展對培訓(xùn)的要求；（4）總經(jīng)理室對培訓(xùn)工作的要求。4，培訓(xùn)對象：（1）中層管理人員；（2）物業(yè)管理員（客戶服務(wù)）；（3）新入職員工；（4）會務(wù)服務(wù)人員；（5）專業(yè)主管人員；（6）班組領(lǐng)班；（7）工程技術(shù)人員；（8）其他須由公司統(tǒng)一組織培訓(xùn)的人員。5，培訓(xùn)內(nèi)容：根據(jù)培訓(xùn)的對象對培訓(xùn)的需求確定側(cè)重點(diǎn)：（1）管理人員：管理能力的提高，服務(wù)意識的提高；（2）操作層員工：操作技能的提高，服務(wù)意識的建立和加強(qiáng)。（二）培訓(xùn)作業(yè)操作：1，工程技術(shù)人員的培訓(xùn)（1）工程技術(shù)人員培訓(xùn)計(jì)劃由公司總師辦制訂，并成為公司全年培訓(xùn)計(jì)劃的組成部分；（2）每次培訓(xùn)前由總師辦提前一周制訂本次培訓(xùn)計(jì)劃并通知參培人員本期的培訓(xùn)時(shí)間、地點(diǎn)、主要內(nèi)容；（3）授課人員充分備課；（4）參培人員按時(shí)簽到；（5）按計(jì)劃實(shí)施培訓(xùn)；（6）培訓(xùn)效果的檢測可采用書面考試的形式；（7）本次培訓(xùn)的所有資料存檔于總師辦。2，其它人員的培訓(xùn)（1）新員工培訓(xùn)的日為：每月的19——20日兩天，不再另行通知。①各用人單位必須提前兩天將參培新員工名單報(bào)至總經(jīng)辦；②實(shí)施培訓(xùn)按《新員工一級培訓(xùn)作業(yè)規(guī)范》執(zhí)行。（2）其它人員培訓(xùn)：①總經(jīng)辦提前一周制訂本次培訓(xùn)計(jì)劃和課程表；②提前三天通知受培人員做好培訓(xùn)準(zhǔn)備（安排好工作）；③總經(jīng)辦提前一周落實(shí)授課人員；④按既定計(jì)劃實(shí)施培訓(xùn)：參培人員必須簽到；⑤培訓(xùn)效果的檢驗(yàn)可采用書面考試形式；⑥總經(jīng)辦組織批改試卷；⑦本次培訓(xùn)的所有資料由培訓(xùn)管理員整理匯總后存總經(jīng)辦。（三）部門及管理處年度培訓(xùn)管理1，各部門及管理處須于每年的元月份編制本單位本年度的員工培訓(xùn)計(jì)劃交公司總經(jīng)辦備案。2，各單位按計(jì)劃實(shí)施培訓(xùn)，培訓(xùn)能力不足由總經(jīng)辦組織支援；3，總經(jīng)辦定期檢查各單位培訓(xùn)實(shí)施情況（為每半年一次）；4，各單位員工培訓(xùn)工作列入公司日?？己酥小５谑聲h組織召開管理作業(yè)規(guī)范一、目的：規(guī)范管理處各種會議的召開，確保會議效果。二、適用范圍：適用于管理處各種會議的召開。三、職責(zé)：（一）由公司制定管理處會議作業(yè)規(guī)范；（二）由管理處主任控制本處各種會議的召開。四、作業(yè)規(guī)范：（一）晨會(見《晨會組織及召開管理作業(yè)規(guī)范》)1，每天召集一次管理處晨會，全體人員參加；2，由管理處主任主持并講話（必要時(shí)主任可授權(quán)其他人主持、講話）；3，講話內(nèi)容：點(diǎn)評昨天，布置今天；4，晨會于上班時(shí)間開始，約半個(gè)小時(shí)結(jié)束；5，做好晨會記錄留存?zhèn)洳?。（二）管理處工作例?，管理處每周一上午召開一次例會，由各專業(yè)負(fù)責(zé)人參加。2，由管理處主任主持會議。3，會議內(nèi)容：各專業(yè)負(fù)責(zé)人報(bào)告上周工作情況及存在問題、本周的工作計(jì)劃，由主任點(diǎn)評并提出本周工作要求。4，例會時(shí)間控制在1小時(shí)左右。5，例會形式紀(jì)要（復(fù)制后交各專業(yè)實(shí)施）并備存在管理處。（三）管理處員工大會1，管理處員工大會召開的時(shí)機(jī)，由各管理處主任自行掌握，一般全年不多于兩次，一般于年初、年中各召開一次。2，員工大會主持人由管理處主任確定。3，因管理處召開員工大會產(chǎn)生較大影響，所以必須充分準(zhǔn)備，精心安排。4，員工大會一般不應(yīng)超過1個(gè)小時(shí)。5，員工會議記錄由專人整理保存。第十四章總值班管理作業(yè)規(guī)范一、目的：加強(qiáng)對特殊時(shí)間段管理服務(wù)過程的監(jiān)管，確保管理處多項(xiàng)工作的正常運(yùn)行二、適用范圍：適用于公司各管理處的總值班作業(yè)三、職責(zé)：（一）由公司制訂發(fā)布管理處總值班作業(yè)規(guī)范（二）由管理處主任組織實(shí)施（三）值班人員嚴(yán)格按本作業(yè)規(guī)范進(jìn)行值班作業(yè)（四）管理處主任負(fù)責(zé)對總值班情況進(jìn)行監(jiān)控（五）品管部抽查管理處總值班作業(yè)情況四、作業(yè)規(guī)范:（一）總值班時(shí)間1，周一～～周五中午期間的值班11：30～～13：302，雙休日及法定章假日全天值班8：30～～17：30（二）總值班人選1，管理處總值班由主任（副主任）、主管、管理員或主任認(rèn)為合適的其他人員參加總值班。2，每周一上午由管理員制作總值班排班表，由主任審批后實(shí)施（三）中午值班作業(yè)要求：1，總值班負(fù)責(zé)受理值班期間的所有事務(wù)；2，值班人員須提前10分鐘到達(dá)值班位置，準(zhǔn)備好值班記錄本，在記錄本上寫明到崗時(shí)間、值班人姓名、天氣、值班現(xiàn)狀等；3，在值班室接待來訪、來電，并做好記錄；4，值班期間，在可能的情況下對各主要區(qū)域巡視1—2次，發(fā)現(xiàn)問題，立即處置。5，13：30午間值班結(jié)束，向管理處主任報(bào)告午間值班情況，收值班記錄本交規(guī)定人員保管，然后值班人員回到自己的崗位上開始下午的工作。（四）雙休日值班作業(yè)要求：1，值班人員須提前15分鐘到崗；2，值班人員在值班記錄本上首先寫值班人姓名、到崗時(shí)間、天氣等情況注明。3，值班工作內(nèi)容：①巡視各專業(yè)服務(wù)工作情況，協(xié)調(diào)各專業(yè)之間關(guān)系；②接聽來自各方電話，接待來自各方人員（主要是業(yè)主）；③在管理處主任授權(quán)范圍內(nèi)處理所遇到的問題；④超越值班人員處理權(quán)限的立即向管理處主任報(bào)告；⑤遇突發(fā)事件按應(yīng)急預(yù)案處置。4，午間11：30～～13：30，值班人員可以邊值班邊原地休息。5，17：00值班人員負(fù)責(zé)向公司總值班報(bào)告當(dāng)日情況。6，17：30值班工作結(jié)束，整理好值班記錄，打掃值班室衛(wèi)生，向夜班工作人員交代相關(guān)工作后方可離開管理處。7，周一上午管理處主任調(diào)閱昨日值班記錄，必要時(shí)在晨會上予以通報(bào)。五、相關(guān)表單：《值班記錄表》第十五章合同（協(xié)議）管理作業(yè)規(guī)范一、目的：規(guī)范本公司合同管理，避免發(fā)生因合同管理不善而導(dǎo)致的損失。二、適用范圍：適用于本公司的各類合同的管理。三、職責(zé)：公司總經(jīng)辦為合同管理的歸口部門。四、作業(yè)規(guī)范：1，本規(guī)范所稱合同，包括本公司與開發(fā)商或業(yè)主委員會簽訂的前期物業(yè)服務(wù)合同或物業(yè)服務(wù)合同、顧問服務(wù)合同（協(xié)議）及物資采購合同等。2，本公司所有合同的簽訂人：總經(jīng)理或經(jīng)總經(jīng)理授權(quán)的人員。3，銷售合同：（1）信息收集有關(guān)公司主營業(yè)務(wù)的市場信息，主要由市場部進(jìn)行捕捉和收集。（2）信息分析負(fù)責(zé)收集各類信息的部門必須將獲取的相關(guān)信息分類進(jìn)行分析，以去偽存真，去粗存精。（3）由市場部分別就鎖定的信息目標(biāo)進(jìn)行跟蹤，不斷獲取相關(guān)內(nèi)容的有價(jià)值的新信息，并進(jìn)行意向性洽談。（4）根據(jù)總經(jīng)理決策，參與項(xiàng)目投標(biāo)活動，并進(jìn)行合同評審。（5）中標(biāo)后與甲方洽談并簽訂合同：①代表人親筆簽字。②合同加蓋“合同專用章”。③不得加蓋合同專用章以外的其它印章。（6）合同實(shí)施過程由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)進(jìn)行監(jiān)督。（7）合同原件由總經(jīng)理辦公室編碼存檔，復(fù)印件交合同執(zhí)行單位。（8）調(diào)閱合同原件須經(jīng)總經(jīng)辦主任批準(zhǔn)，并由經(jīng)辦人記錄在案。（9）復(fù)印合同須經(jīng)總經(jīng)辦主任批準(zhǔn)，必要時(shí)由總經(jīng)理批準(zhǔn)，并由經(jīng)辦人記錄在案。（10）合同到期前三個(gè)月由總經(jīng)辦書面通知本公司合同執(zhí)行單位，并按總經(jīng)理指示提出相應(yīng)要求。（11）作廢合同的處理：①合同到期而終止。②由于各種原因合同中止。③由總經(jīng)辦請示總經(jīng)理后或者予以標(biāo)識后保留，或者予以銷毀，均須由經(jīng)辦人記錄在案。（12）合同的續(xù)簽合同到期前三個(gè)月除由總經(jīng)辦書面通知合同執(zhí)行單位外，如需續(xù)簽，同時(shí)由總經(jīng)辦書面通知市場部，由市場部運(yùn)作合同續(xù)簽工作。4，采購合同（1）由總經(jīng)辦與合格供方洽談并簽訂采購合同（含口頭合同）或開展招標(biāo)活動。（2）采購合同的管理同銷售合同的管理。5，合同的匯總（1）市場部建立物業(yè)服務(wù)銷售合同的登記臺帳，并適時(shí)更新。（2）總經(jīng)辦建立采購合同登記臺帳，并適時(shí)更新。五、相關(guān)表單：《合同（協(xié)議）登記表》第十六章文件檔案管理作業(yè)規(guī)范一、目的：規(guī)范公司各種文件檔案的管理，充分發(fā)揮其在日常工作中的作用。二、適用范圍：適用于公司本部和管理處的文件檔案的管理。三、職責(zé)：1，公司總經(jīng)辦為公司級文件檔案管理的歸口部門，負(fù)責(zé)員工檔案的管理。2，公司本部各部門負(fù)責(zé)部門文件檔案的管理。3，各管理處負(fù)責(zé)的管理的物業(yè)的物業(yè)管理文件檔案。4，總經(jīng)辦是公司各級文件檔案管理的監(jiān)督部門。四、作業(yè)規(guī)范:1，相關(guān)概念（1）文件——檔案的前身，分“現(xiàn)行文件”和“歷史文件”。（2）檔案——文件使用后或辦理后轉(zhuǎn)化而來。2，公司級文件檔案的管理（1）文件分類①“紅頭文件”:即公司報(bào)董事長的請示、報(bào)告等。②“藍(lán)頭文件”：即公司下發(fā)各基層單位的內(nèi)部文件。③公司下發(fā)的其它文件。④外來文件a上級部門下發(fā)給本公司的文件。b通過各種方式收集的適用于本公司的法律、法規(guī)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和其它文件資料。⑤基層單位的請示報(bào)告等。⑥員工檔案（2）管理①對紅頭、藍(lán)頭和公司下發(fā)的其它文件，在嚴(yán)格核對上報(bào)下發(fā)數(shù)量后，由檔案員分類編號、登記并保存原件。②外來文件a檔案員將收到的外來文件呈送總經(jīng)理批閱后，分類并編號、登記存檔。③基層單位的請示報(bào)告在按程序處理完畢后，由檔案員分類、編號、登記進(jìn)行管理。④員工檔案按《員工檔案管理作業(yè)規(guī)范》操作。（3）查閱①查閱紅頭文件須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。②查閱藍(lán)頭文件須經(jīng)總經(jīng)辦主任同意。③查閱請示報(bào)告須由檔案員同意。（4）保存期限①紅、藍(lán)頭文件和外來文件一般為長期保存文件。②層請示報(bào)告單一般保存期為2年。（5）銷毀①紅、藍(lán)頭文件和外來文件的銷毀須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，并做好記錄。②基層請示報(bào)告單若需銷毀須經(jīng)總經(jīng)辦主任同意后記錄。3，管理處級文件檔案（1）文件分類①物業(yè)檔案:從規(guī)劃到接管驗(yàn)收的全部工程資料及物業(yè)構(gòu)成各個(gè)方面資料。②業(yè)主檔案:業(yè)主自然情況、費(fèi)用繳納情況等資料。③管理服務(wù)檔案：根據(jù)物業(yè)合同約定進(jìn)行管理服務(wù)的所有資料。④其它（2）管理①歸檔:由管理員將取集的資料根據(jù)來源、內(nèi)容、形式進(jìn)行整理、分類、編號、標(biāo)識并保存。②查閱：文件檔案的查閱須經(jīng)管理處主任同意，并在查閱記錄上簽字。③復(fù)制：外部人員一律不得復(fù)制管理檔案，本公司人員如工作需要而復(fù)印資料，須經(jīng)管理處主任批準(zhǔn)并登記。④保存期限：長期保存⑤有關(guān)管理處內(nèi)部管理的資料由管理處專人妥善保存，不許任何人復(fù)制、借出。4，公司總經(jīng)辦負(fù)責(zé)監(jiān)管各基層單位的文件檔案管理工作。五、相關(guān)表單：《文件查閱登記表》第十七章公章管理作業(yè)規(guī)范一、目的：規(guī)范公章的刻制、使用和保管，消除公章管理過程中的風(fēng)險(xiǎn)。二、適用范圍：適用于本公司各種公章的管理。三、職責(zé)：總經(jīng)理辦公室負(fù)責(zé)公司各類公章的使用管理。四、作業(yè)規(guī)范：（一）公章的刻制1，公司公章（1）財(cái)務(wù)公章：由財(cái)務(wù)部書面申請，總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)辦理刻制事務(wù)。（2）行政、業(yè)務(wù)公章：由總經(jīng)辦書面申請，總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)辦理刻制事務(wù)。2，管理處公章：由管理處書面申請，總經(jīng)理批準(zhǔn)，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)辦理刻制事務(wù)。（二）公章的保管1，財(cái)務(wù)公章由總經(jīng)辦主任保管，應(yīng)將公章鎖入保險(xiǎn)柜存放。2，公司公章由總經(jīng)辦主任保管，并應(yīng)存放于保險(xiǎn)柜內(nèi)。3，管理處公章由總經(jīng)辦主任保管，并存放于可靠之處。（三）公章的使用1，公司公章的使用（1）在總經(jīng)辦填寫用印登記表（時(shí)間、原因、經(jīng)辦人、數(shù)量、批準(zhǔn)人）送交總經(jīng)理審批。（2）由總經(jīng)辦主任根據(jù)總經(jīng)理審批結(jié)果用印。（3）用印規(guī)范應(yīng)符合公司相關(guān)要求。（4）若總經(jīng)理外出，則授批準(zhǔn)權(quán)于副總經(jīng)理或總經(jīng)理助理。（5）若非總經(jīng)理審批不可，而總經(jīng)理又恰離開公司，用印者急需蓋章，則由總經(jīng)辦主任與總經(jīng)理取得聯(lián)系，同意后可先用印，后補(bǔ)辦手續(xù)。2，財(cái)務(wù)公章的使用：由財(cái)務(wù)部填寫用印登記表，總經(jīng)理審批后由財(cái)務(wù)部經(jīng)理用印。3，管理處公章的使用由管理處填寫用印登記表，總經(jīng)理批準(zhǔn)后由總經(jīng)辦主任用印。五、相關(guān)表單：《用印登記表》第十八章票據(jù)管理作業(yè)規(guī)范一、目的：規(guī)范公司票據(jù)管理，避免和堵塞因管理不善而存在的漏洞。二、適用范圍：適用于本公司各種票據(jù)的管理。三、職責(zé)：（一）公司財(cái)務(wù)部是本公司各種票據(jù)管理的歸口部門。（二）各單位嚴(yán)格執(zhí)行本作業(yè)規(guī)范。四、作業(yè)規(guī)范：（一）本規(guī)范所稱票據(jù)，指各種發(fā)票、收據(jù)和其它憑據(jù)。（二）票據(jù)的發(fā)生：1，由于經(jīng)濟(jì)活動而產(chǎn)生的相關(guān)票據(jù)。2，由于其他活動而產(chǎn)生的相關(guān)票據(jù)。（三）票據(jù)的處理：1，持票人于辦理報(bào)銷手續(xù)之前，將各類票據(jù)整理分類。2，按公司要求將各類票據(jù)粘貼于相應(yīng)的報(bào)銷單背面。3，部門負(fù)責(zé)人簽批。4，將報(bào)銷單交總經(jīng)辦工作人員。5，總經(jīng)辦將報(bào)銷單送公司財(cái)務(wù)部核驗(yàn)，核驗(yàn)合格，用鉛筆在報(bào)銷單右上角注明：“已核”，返回總經(jīng)辦。6，總經(jīng)辦工作人員將從財(cái)務(wù)部返回的報(bào)銷單整理后呈總經(jīng)理審批。7，總經(jīng)辦將總經(jīng)理審批的報(bào)銷單分發(fā)原持單人。8，持單人完成報(bào)銷手續(xù)。（四）票據(jù)的保存：1，財(cái)務(wù)部是公司所有票據(jù)的保存部門。2，財(cái)務(wù)部分部門按月裝訂票據(jù)，作標(biāo)準(zhǔn)封面和標(biāo)識。3，財(cái)務(wù)部將處理完畢的票據(jù)保存在安全、防火、防蛀、防潮的地方，上鎖。4，票據(jù)均為長期保存。（五）票據(jù)的查閱：1，如確需查閱歷史票據(jù)，必須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理同意，必要時(shí)須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。2，不得復(fù)印票據(jù)，如需復(fù)制，須經(jīng)財(cái)務(wù)部經(jīng)理同意或總經(jīng)理批準(zhǔn)。第十九章服裝管理作業(yè)規(guī)范一、目的：規(guī)范公司員工服裝管理，避免由于管理不善而造成的損失。二、適用范圍：適用于本公司各類員工的服裝管理。三、職責(zé)：1，總經(jīng)辦負(fù)責(zé)員工服裝的采購、保管、發(fā)放和使用等日常管理工作。2，各單位負(fù)責(zé)本單位員工服裝的領(lǐng)取、使用、收回和管理。四、作業(yè)規(guī)程:領(lǐng)取司服根據(jù)本單位員工人數(shù)及工種，開具司服（含領(lǐng)帶、臂章、武裝帶、襯衣等）領(lǐng)料單，由本單位負(fù)責(zé)人簽字，指派專人到公司總經(jīng)辦領(lǐng)取，對領(lǐng)取回來的司服及其他物品分別列入本單位司服管理臺帳。司服發(fā)放1，新員工（新調(diào)入）在辦理報(bào)到手續(xù)后，由單位服裝管理人員根據(jù)有關(guān)規(guī)定，開具相應(yīng)配備的司服及相應(yīng)物品領(lǐng)取卡片（領(lǐng)料單，由領(lǐng)用人確認(rèn)后簽字）。2，服裝管理人員依據(jù)領(lǐng)用人簽字的領(lǐng)取卡（領(lǐng)料單）在司服管理臺賬上銷帳，并注明領(lǐng)用人姓名。五、盤點(diǎn)和檢查:1，單位服裝管理人員應(yīng)每月對領(lǐng)取、發(fā)放的司服（含服裝物品）進(jìn)行一次檢查，并至少每月一次（月底、月初）進(jìn)行入、銷賬，清倉盤點(diǎn)。負(fù)責(zé)人或分管副職應(yīng)每月一次對本單位服裝管理情況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)責(zé)成服裝管理人員糾正，同時(shí)依據(jù)有關(guān)規(guī)定考核標(biāo)準(zhǔn)，對責(zé)任人考核。六、司服收回、入庫、入賬:員工離職或調(diào)離本單位前，單位有關(guān)員工交還使用司服以及其他服裝物品，服裝管理人員經(jīng)查符可收回入庫，并在其須領(lǐng)用臺帳上注明，在單位相應(yīng)司服管理入賬入“進(jìn)”并注明“退”。管理要求：（1）單位應(yīng)嚴(yán)格控制服及其物品領(lǐng)取，減少庫存。（2）服裝保管庫存服裝，應(yīng)清潔管放，擺放整齊不得堆放。（3）冬衣使用大衣，各單位應(yīng)及時(shí)安排洗滌，在入庫保管區(qū)，員工離職（調(diào)離）前應(yīng)將衣物經(jīng)洗滌干凈之后交還，對骯臟的衣物，服裝管理人員可拒收，或由服裝使用人交納一定的洗滌費(fèi)，由本單位安排洗滌，收取洗滌費(fèi)應(yīng)建賬，清楚，收支使用賬目清楚。第二十章耗材使用管理作業(yè)規(guī)范一、目的：通過對日常耗材的管理，減少浪費(fèi)、降低經(jīng)營成本，促進(jìn)公司經(jīng)濟(jì)效益的提高。二、適用范圍：適用于管理處，采購或在公司領(lǐng)取以及在甲方報(bào)銷的保潔用品，工程零配件、辦公用品等日常耗材的管理。食堂食品、副食品等采購的原材料，應(yīng)參照本規(guī)范執(zhí)行。三、職責(zé)：1，各管理處，負(fù)責(zé)在公司領(lǐng)取統(tǒng)一采購的各類耗材。對非統(tǒng)一招標(biāo)耗材，根據(jù)需要負(fù)責(zé)自行采購。2，各管理處，負(fù)責(zé)對領(lǐng)取或采購到的各類日常耗材的使用，做好管理工作。3，公司品管部（含片區(qū)檢查組）對各管理處、分公司等各單位日常耗材使用管理工作，進(jìn)行檢查和考核。四、主要工作：1，管理處應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本單位日常耗材管理工作。2，設(shè)立存放日常耗材的專門櫥柜，有條件的單位可建立專門貨架或倉庫。3，建立各類日常耗材專項(xiàng)進(jìn)、銷、存統(tǒng)計(jì)臺帳。4，定期對各類日常耗材入庫、發(fā)放、庫存進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。5，妥善保管各類日常耗材的入庫、發(fā)放單據(jù)及統(tǒng)計(jì)臺賬。6，單位負(fù)責(zé)人或分管副職，定期其對管理工作及單據(jù)、帳簿和庫存物品進(jìn)行核查，組織對庫存物品進(jìn)行清查盤點(diǎn)。五、作業(yè)規(guī)范：（一）采購、入庫：1，各單位應(yīng)根據(jù)本物業(yè)管理特點(diǎn)，對日常耗材（主要是保潔耗材）的使用量進(jìn)行核定，由負(fù)責(zé)人或指定保管人員進(jìn)行備案。2，根據(jù)基本核定量，由管理人員每月制定采購計(jì)劃（包括在公司招標(biāo)或自購品種），報(bào)本單位負(fù)責(zé)人或分管副職批準(zhǔn)。3，對自購耗材，應(yīng)由供貨商開據(jù)明細(xì)銷貨單并加蓋供貨單位印章，保管人員經(jīng)驗(yàn)收無誤后，在銷貨單上簽全名，并留存一份。如開具發(fā)票則應(yīng)為具體明細(xì)品種。4，保管人員憑銷貨單或發(fā)票（在公司領(lǐng)取的物品憑領(lǐng)料單）入統(tǒng)計(jì)帳，入帳時(shí)應(yīng)注明品種名稱、單價(jià)、數(shù)量、入庫時(shí)間、銷貨單據(jù)或發(fā)票號碼等內(nèi)容。5，保管人員對領(lǐng)取和采購的物品，進(jìn)行數(shù)量和質(zhì)量的驗(yàn)收，對符合要求的物品方可入庫。（二）發(fā)放：1，領(lǐng)取人根據(jù)需要領(lǐng)取物品時(shí)，由保管人員核對領(lǐng)取數(shù)量，并開具一式多聯(lián)領(lǐng)料單，經(jīng)領(lǐng)用人確認(rèn)，由保管人員和領(lǐng)用人共同簽全名后予以發(fā)貨。2、多聯(lián)領(lǐng)料單由領(lǐng)用人、保管人員各留存一聯(lián)，另一聯(lián)交管理處保管（由分管副職或物業(yè)主管保存）。較小規(guī)模（30人以下）的管理處除由領(lǐng)用人留存一聯(lián)外，其余各聯(lián)可根據(jù)實(shí)際情況，多聯(lián)留存。（三）銷帳：1、保管人員應(yīng)每月底或次月初（5日前）依據(jù)當(dāng)月物品發(fā)放單據(jù)進(jìn)行銷賬，并結(jié)算余存數(shù)量。2、銷帳時(shí)，應(yīng)注明銷貨單或（發(fā)票）領(lǐng)料單號碼，數(shù)量。（四）日常檢查和盤點(diǎn)：1、保管人員當(dāng)月完成銷賬工作后，應(yīng)對帳簿中各品種進(jìn)行余存數(shù)量和品種實(shí)物數(shù)量進(jìn)行核對。并在結(jié)存數(shù)量注明（已核）或打“√”。2、單位負(fù)責(zé)人或分管副職，應(yīng)每月一次對入庫、領(lǐng)用單據(jù)、帳簿統(tǒng)計(jì)、帳物相符等管理情況進(jìn)行抽查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正，或依據(jù)有關(guān)規(guī)定進(jìn)行考核。3，各單位應(yīng)每季度組織一次對本單位全部品種進(jìn)行單據(jù)與帳簿、帳簿與實(shí)物的全面盤點(diǎn)。盤點(diǎn)結(jié)束后，寫出盤點(diǎn)情況小結(jié)，本單位留存?zhèn)浒浮Ａ?、說明和要求：1，屬由公司招標(biāo)采購的物品其結(jié)算時(shí)，除已開具明細(xì)品種發(fā)票外，未注明具體品種名稱的發(fā)票，其后應(yīng)另附有供應(yīng)商蓋章、本單位采購人員、保管人員共同簽字的銷貨明細(xì)單。2，各單位零星自購的物品可以直接開據(jù)發(fā)票，但發(fā)票須注明物品明細(xì)。物品采購人員、保管人員應(yīng)在發(fā)票和銷售明細(xì)單上共同簽字。3，單位物品采購和保管應(yīng)分人管理，不得一人兼任。其中，保管人員可負(fù)責(zé)物品入庫驗(yàn)收、保管、發(fā)放、帳簿統(tǒng)計(jì)等工作。4，物品領(lǐng)用后需再增加領(lǐng)用數(shù)量，應(yīng)另開據(jù)領(lǐng)料單，不得在原領(lǐng)料單上涂改。5，領(lǐng)料單上各項(xiàng)目，應(yīng)按要求填寫齊全，各經(jīng)手人必須簽全名。6，領(lǐng)料單上開據(jù)物品后，如仍有欄目空缺時(shí)，應(yīng)用“/”或“S”劃滿空欄處。第二十一章固定資產(chǎn)管理作業(yè)規(guī)范一、目的：規(guī)范固定資產(chǎn)管理工作，確保固定資產(chǎn)質(zhì)量。二、適用范圍：適用于本公司各類固定資產(chǎn)的管理。三、職責(zé)：公司財(cái)務(wù)室負(fù)責(zé)各類固定資產(chǎn)的監(jiān)督管理。四、作業(yè)規(guī)范：1、固定資產(chǎn)要進(jìn)行帳、卡登記，責(zé)任到人。2、購置固定資產(chǎn)，由購置部門提出申請，公司總經(jīng)理批準(zhǔn)。3、對因責(zé)任人保管使用不善造成的固定資產(chǎn)非正常損耗或遺失，有關(guān)責(zé)任人和所在部門要寫出書面檢查，報(bào)公司處理。財(cái)務(wù)部人員定期檢查清點(diǎn)、每人至少一次。4、對固定資產(chǎn)發(fā)生的小額修理費(fèi)用，必須由固定資產(chǎn)使用部門或人員提出申請，經(jīng)財(cái)務(wù)部審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。對一次性修理費(fèi)用占所修理固定資產(chǎn)總值50%以上（含50%）的，必須報(bào)董事長批準(zhǔn)。5、固定資產(chǎn)維修計(jì)劃的制定。6、做好對固定資產(chǎn)的日常管理工作。第二十二章節(jié)能降耗管理作業(yè)規(guī)范一、目的