PAGE結(jié)課論文淺析中國古代的檔案管理院別文化管理學(xué)院專業(yè)漢語言文學(xué)班級 高級文秘姓名胡曉曼學(xué)號20120401107中國傳媒大學(xué)南廣學(xué)院2014年12PAGEI摘要中國古代不僅重視檔案的收集，而且也十分重視對檔案的保護(hù)，在檔案管理方面積累了許多有益的經(jīng)驗(yàn)，至今仍有參考價(jià)值。中國是世界文明古國，中國古代的檔案和檔案管理，同樣源遠(yuǎn)流長，形成了中華民族特有的傳統(tǒng)。我國現(xiàn)存的歷史檔案有3000余萬卷之巨，由檔案轉(zhuǎn)化而來的古籍則數(shù)不勝數(shù)。如此多的文獻(xiàn)典籍歷盡滄桑而流傳至今，主觀上與我國歷代統(tǒng)治者都十分重視對檔案的收藏和保護(hù)有關(guān)，客觀上與我國悠歷史的古代檔案保護(hù)技術(shù)不無關(guān)系。我國古代的檔案技術(shù)從整體上來說比較發(fā)達(dá)，內(nèi)容也很豐富。從檔案的收集到檔案的整理，從檔案庫房的建筑到有害生物的防治，從檔案管理和保護(hù)制度的發(fā)展到裝訂和修復(fù)技術(shù)的逐漸完善再到檔案的利用……無不凝結(jié)著我國古代勞動人民的智慧，當(dāng)然也孕育了古代檔案管理方面豐富的經(jīng)驗(yàn)和優(yōu)良的傳統(tǒng)，同時(shí)也為后代檔案管理工作積累了許多經(jīng)驗(yàn)。本文擬通過對中國古代檔案的收集、整理、保管方法的總結(jié)，探究其所蘊(yùn)含的思想。關(guān)鍵詞：中國古代；檔案管理；收集；整理；保管中國傳媒大學(xué)南廣學(xué)院結(jié)課論文PAGE8目錄摘要 I一、檔案的收集 3（一）維權(quán)御用思想 3（二）齊全完整思想 3（三）專門人員、專門機(jī)構(gòu)收集 4（四）歸檔移交制度 4二、檔案的整理 4（一）立卷方法 4（二）分類方法 5三、檔案的保管 6（一）檔案庫房的建筑 6（二）有害生物的防治 6四、古代檔案管理對現(xiàn)代檔案管理的啟示 7參考文獻(xiàn) 8一、檔案的收集收集工作是檔案工作的前提,我國古代歷朝歷代的統(tǒng)治者都十分重視檔案收集工作。盡管統(tǒng)治階級都是從自身的利益出發(fā)，為了建立和鞏固其統(tǒng)治而去收集檔案，但畢竟為中華民族留下了豐富的文化遺產(chǎn)，從各方面采取了多種措施收集了大量檔案，形成了以下幾方面思想：（一）維權(quán)御用思想我國古代檔案文件的形成和檔案管理的實(shí)施，無一不是以維護(hù)皇權(quán)為中心。因此歷朝統(tǒng)治者都非常重視檔案收集工作，為維護(hù)其政權(quán)的穩(wěn)定而收集利用。商朝的檔案收集思想，主要體現(xiàn)在學(xué)術(shù)界公認(rèn)的中國近代史料上的四大發(fā)現(xiàn)之一——甲骨卜辭。商朝的甲骨檔案距今已有3000多年的歷史，是中國目前所能見到的最古老的歷史檔案。在安陽殷墟出土的甲骨檔案大致都有朝代可循，說明殷商時(shí)期的統(tǒng)治者已經(jīng)非常重視檔案的收集工作了。西周更加重視檔案的收集工作，當(dāng)時(shí)六卿之一的大史就是負(fù)責(zé)主管王朝的檔案工作，并在大史之下組成一個(gè)具有相當(dāng)規(guī)模的檔案管理機(jī)構(gòu)——太史寮，分別管理不同部門的檔案，同時(shí)規(guī)定各部門向王朝中央移交檔案。春秋戰(zhàn)國時(shí)期很多國家都非常重視檔案收集工作，并設(shè)立了專門官員。秦王朝的統(tǒng)治者十分重視檔案的收集工作。在秦統(tǒng)一六國過程中，對各地的地圖及繪制的各國宮寶圖，都視為重要檔案，進(jìn)行了廣泛收集，并設(shè)專門官員保管。秦統(tǒng)治者主張依法治國，因此更重視法律檔案的收集。隋唐時(shí)期不但重視對前朝政治、軍事等檔案的收集，而且也非常重視對地圖、戶籍等檔案的收集。公元605-617年隋王朝“普詔天下諸郡，條其風(fēng)俗物產(chǎn)地圖，上子尚書?！彼卧髑鍟r(shí)期，統(tǒng)治者對檔案收集也給予極大重視。明朝建立前期，朱元璋多次命令部下收集敵方各種檔案，并鼓勵敵將攜帶檔案投誠。明王朝這一政策，使其建立之初就收集了大批檔案資料。（二）齊全完整思想秦王朝對法律檔案的收集，曾明文規(guī)定：凡吏民對法令條文的查詢及法官的解釋，都要收集起來，并寫在竹簡上，入柜封印，妥善保管。公元375年，秦朝開始推行“戶籍相伍”制度，因此大量出現(xiàn)和廣泛收集戶籍檔案也是秦朝的一個(gè)特點(diǎn)。兩漢時(shí)期，檔案收集無論從數(shù)量、種類、規(guī)模都是空前的。劉歆《七略》：“百年之間，書積如丘山”。清朝也注重檔案收集的完整齊全，清史學(xué)家章學(xué)誠收集范圍廣泛，如六科的案牘的副本、家譜副本、金石提銘的摹本、府邸、祠堂、寺廟的建造……（三）專門人員、專門機(jī)構(gòu)收集西周時(shí)期特設(shè)有采風(fēng)問俗的官員，深入民間進(jìn)行收集檔案，并將所采集的文書、信件材料交由史官保存。春秋戰(zhàn)國時(shí)期很多國家都重視檔案收集，并設(shè)立了專門官員進(jìn)行收集檔案。這個(gè)時(shí)期典型的人物就是孔子，他積極致力于各國檔案典籍的收集。唐朝專門設(shè)置史館征集有關(guān)檔案史料，還制定了《諸司應(yīng)送史館事例》頒布全國，這是唐朝史館征集檔案史料的法律文件。宋代設(shè)置架閣庫收集檔案材料，如《慶元條法事類》。（四）歸檔移交制度宋代《慶元條法事類》規(guī)定：諸路、州、縣等地方官署的各種冊籍以及王朝中央六部形成的檔案文書，除“置冊編寫”、“連粘元本架閣”外，都要逐級按期上送。如財(cái)稅檔案，服役靈規(guī)定：“諸稅租簿，每三年別錄，實(shí)副本保明送州覆畢，印縫本州架閣。”其他如官物、錢糧等檔案也都規(guī)定了相應(yīng)的時(shí)間，必須按照時(shí)間進(jìn)行移交。可見宋朝對檔案收集工作十分重視，特別是以律令條文作的一系列明確規(guī)定，形成一整套制度，這比以往各朝更近了一步。二、檔案的整理檔案管理工作是檔案管理的中心環(huán)節(jié)，是解決檔案管理混亂狀況的關(guān)鍵、歷代檔案管理者在長期的實(shí)踐中，深入總結(jié)，探索出一些科學(xué)的方法和技術(shù)。給浩瀚的檔案建檔分類編目，是方便檔案的檢索和利用，防止重要檔案“紛亂不可考究，累月檢之不獲”，杜絕檔案泄露、散佚、隱匿、拆換、竊毀，解決檔案管理混亂狀況的關(guān)鍵。（一）立卷方法立卷采用“一案一卷”的方法。從中央到地方，元代各級官署大多設(shè)有朱銷文簿，凡應(yīng)處理的公文按時(shí)間先后逐日逐項(xiàng)登錄于文簿之上，處理完一件，則用朱筆勾銷一件，以保證公文得到及時(shí)的處理。文件處理完畢，蓋上日歷印注明時(shí)間，交由首領(lǐng)官畫押，按照“一案一卷”制度保存。元代“一案一卷”的立卷方法，體現(xiàn)了按問題或事件內(nèi)容特征立卷的方法，從中我們可以看出我國古代文書立卷工作比較科學(xué)，很接近現(xiàn)代的立卷方法。（二）分類方法1、簿籍和案牘中國古代各王朝各級官府形成和保存的檔案數(shù)量很多，形式各式各樣。為了方便利用，古人從宏觀上將其劃分為兩大類：簿籍和案牘。如《尚書多士》“惟爾知惟殷先人，有冊有典，殷革夏命。”此“有冊有典”是對殷商檔案的概括，冊是冊籍，典是典章。《漢書高帝紀(jì)》：“蕭何盡收秦丞相府圖籍之書。”此與《史記蕭相國世家》所記“何獨(dú)先入收秦丞相御史律令圖書藏之”是一致的。圖籍是地圖、戶籍等，文書是律令公文等?！皥D籍文書”或“律令圖書”是對秦代檔案的概括。再如：“案牘簿書”是對唐代官府檔案的概括，“簿領(lǐng)案牘”是對宋代州縣檔案的概括，“籍帳案牘”是對元代中書省架閣庫檔案的概括、“簿書案牘”是對清代官府檔案的概括……簿籍檔案一般是在政府規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行丈量土地、戶口普查、征兵征稅、考核官吏活動中大造冊簿籍集中形成的，主要登錄土地、戶口、人事、賦稅、財(cái)務(wù)等，是國家征收賦稅和征兵任免官吏的依據(jù)。案牘檔案是政府機(jī)關(guān)在執(zhí)行公務(wù)過程中經(jīng)過文書處理程序分散形成的。它記錄各級政府機(jī)構(gòu)運(yùn)轉(zhuǎn)狀況和執(zhí)行法律維持社會秩序狀況，反映一定社會階段的政治制度和階級關(guān)系。在檔案整理方法上，簿籍形成時(shí)已是成本成冊，比較整齊，只需編號抄目，就可上架保存，程序較簡單。案牘整理程序比較復(fù)雜，要求粘連、印縫、計(jì)張數(shù)，然后一案一卷編號，擬寫事目，登記目錄，上架編排。簿籍和案牘兩類除了稱謂不同外，還存在內(nèi)容和形式的區(qū)別。因此采用不同的整理方法，分開保存，單獨(dú)設(shè)館。宋代“別架閣庫”制度是古代檔案管理制度的重要內(nèi)容，至今仍然適用。2、時(shí)間分類法中國古代檔案在時(shí)間分類編目法上影響最大，最具有代表性的是宋仁宗時(shí)江南西路轉(zhuǎn)運(yùn)使周湛創(chuàng)立的“千文架閣法”。所謂“千文架閣法”就是檔案按其形成時(shí)間的先后順序，以千字文為號登陸編排架閣的管理方法。如“千字架閣法”有一組形式為“甲子+字號+數(shù)字”的立號方法，就是首先按年代初步分類，再按保管期間分為四個(gè)等級：長留文書、非長留文書、無行文書、架閣文書進(jìn)行分別管理。這里的甲子是時(shí)間，代表年度，字號為千字文，數(shù)字代表檔案件數(shù)，就是今天的檔號。“千文架閣法”對當(dāng)世和后世的影響都極為深遠(yuǎn)。3、問題分類法宋學(xué)者鄭樵提出“十二類”的分類體系：“總古今有無之書，為之區(qū)別，幾十二類?！睆?qiáng)調(diào)“朝代之書，則以朝代分，非朝代之書，則以類聚分?！编嶉缘倪@些觀點(diǎn)和主張對我國后來分類管理編目工作產(chǎn)生了深遠(yuǎn)的影響。三、檔案的保管檔案保管工作是保證檔案完整齊全并流傳下來的一項(xiàng)重要工作。我國浩瀚的古代檔案之所以能流傳至今，客觀上與我國先進(jìn)的檔案保管技術(shù)不無關(guān)系。從集中統(tǒng)一保管到對檔案庫房建筑的嚴(yán)格把關(guān)要求、有害生物的防治以及及時(shí)的對檔案進(jìn)行修裱、裝訂，都體現(xiàn)了我國古代統(tǒng)治者對檔案的重視和保護(hù)。（一）檔案庫房的建筑庫房是檔案保護(hù)最基本的物質(zhì)條件，庫房建筑是檔案保護(hù)中長期起主要作用的因素。我國古代的檔案庫房建筑不論是選址、設(shè)計(jì)建造、防潮防水防火放到等方面都是非常講究的，都凝結(jié)著古代勞動人民的智慧和勤勞。1、磚石建造，堅(jiān)固耐用我國古代在建立檔案庫房之處，為了妥善的保管檔案，使之不被破壞，所以把庫房建造的堅(jiān)固耐用作為首要的考慮因素。在選材上采用全磚石結(jié)構(gòu)，能夠經(jīng)得起風(fēng)霜雨雪的侵蝕，既堅(jiān)固耐久，又具有防潮防盜防火防鼠放熱等好處。2、嚴(yán)格的水文地質(zhì)調(diào)查和防水防潮我國古代很重視檔案庫的防水防潮，建筑首先要進(jìn)行水文地質(zhì)調(diào)查，防水防潮的技術(shù)和方法很多，并與現(xiàn)代檔案保護(hù)思想很接近。3、恒溫恒濕防光室內(nèi)溫度過高或者過低以及過強(qiáng)的光線都會給檔案造成破壞，恒溫恒濕防光的技術(shù)早在殷商時(shí)期就有了，明代皇史宬建造尤為突出?；适穼k全部磚石結(jié)構(gòu)，南北墻厚6米，東西墻厚3米，這種特殊的建筑結(jié)構(gòu)，夏季隔熱冬季保溫，可以避免室外溫濕度的變化對室內(nèi)溫濕度的影響。黃琉璃瓦蓋頂，對太陽輻射熱反射系數(shù)大，利于屋頂防熱。（二）有害生物的防治由于簡牘檔案和紙質(zhì)檔案材料含有植物纖維，較易受到有害生物的侵蝕，而有害生物的生長發(fā)育離不開養(yǎng)料、水分、空氣和適宜的溫濕度。為了解決這一問題，我國古代勞動人民在長期保存檔案的實(shí)踐中，不斷總結(jié)探索，發(fā)明了許多方法，積累了十分豐富的防治檔案有害生物的經(jīng)驗(yàn)。1、物理法防蠹古人的物理防蠹法主要有殺青和晾曬兩種。漢代劉向在《別錄》中寫道：“殺青者，直治竹作簡書之耳，新竹有汁，善折蠹。凡作簡者，皆于火上灸干之?！苯?jīng)過殺青處理的竹簡，既便于書寫著墨，字跡經(jīng)久，又可以防蟲蠹蛀，是延長簡冊檔案壽命的重要手段?！赌绿熳觽鳌分杏涊d了周穆王架八駿馬西游的故事，其中記載：“天子?xùn)|巡，次于雀梁，蠹書于羽陵。”這便是周穆王在游歷途中晾曬檔案，除滅蠹蟲的事跡。晾曬檔案或者書籍的傳統(tǒng)，一直延續(xù)至今。2、化學(xué)法驅(qū)蠹莽草熏殺蟲蠹是最早記載的一種頗為科學(xué)的藥物驅(qū)蠹，莽草又名毒八角，其葉子和果實(shí)有毒，燃燒時(shí)產(chǎn)生的煙霧可以熏殺蠹蟲。紙張成為檔案的主要載體后，由于紙張是用植物纖維制成的，極易繁衍有害生物。古人對于這種挑戰(zhàn)不斷地進(jìn)行探索，總結(jié)出了一下兩種方法。其一，染紙避蠹。最早記載于三國孟康《漢書》“染紙素令赤而書之，若今之黃紙也?！贝朔ㄊ怯镁哂序?qū)蟲的植物搗汁染紙，使紙張具有驅(qū)蟲功能。其二，藥物熏蒸驅(qū)避蠹蟲。即在檔案框架內(nèi)放置有驅(qū)蟲氣味的植物和藥物，以達(dá)到驅(qū)避蠹蟲的目的。3、藥劑法防霉防霉劑是用來防止檔案典籍霉腐的藥劑。古人常用白礬作為防霉劑加工制作防霉紙，白礬具有使微生物脫水致死的作用，故能防霉。4、以防為主，防治結(jié)合從以上可以看出有害生物防治的方法和思想，是以防為主。如竹簡的殺青防蠹，就是“于火上灸干之”，因?yàn)椤靶轮裼兄?，而?jīng)過殺青處理的竹簡，既“便于書寫著墨，字跡經(jīng)久”，又可以“防蟲蠹蛀”。從現(xiàn)代檔案保護(hù)的意義上看，這就是改善檔案載體材料的內(nèi)在性能，是著眼于內(nèi)因的防。然而當(dāng)“防不勝防”，失效了，檔案不幸生蠹時(shí)，古人考慮到了治，用藥物熏殺有害生物，還有晾曬的方法除蠹。由于當(dāng)時(shí)科技的局限性，其防的能力明顯強(qiáng)于治的能力，并且一直遵循“以防為主，防治結(jié)合”的思想。四、古代檔案管理對現(xiàn)代檔案管理的啟示研究歷史的目的是古為今用，我國古代先進(jìn)的檔案管理思想和技術(shù)給后人留下了一筆寶貴的財(cái)富。首先，古代檔案的收集、保管和利用都值得我們認(rèn)真的學(xué)習(xí)和吸收，檔案保存了人類記憶的遠(yuǎn)大目標(biāo)，檔案的收集保存應(yīng)該更加自覺和高標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)要求。其次，中國古代提出的“述而不作”、“多聞闕疑”等一系列檔案文獻(xiàn)原則和方法在今天仍有借鑒意義。然后，古代檔案管理方面的一些技術(shù)在今天仍有一定的開發(fā)價(jià)