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文檔簡介

如何組織會議

1.

在開會之前，是否已經(jīng)確定好開會的目的？——會議目的要清楚明確，議題以3個最適宜。該議題：

是值得每一位與會者關(guān)注與努力的問題；

必須進行有深度和廣度的討論；2.

與會人員是否經(jīng)過精挑細選、而不是隨便抓人充數(shù)？——與會人員要精選，4至10人最理想。與會人員應(yīng)該是：

對會議主題有了解并能有所貢獻的人；

代表著能影響決策的部門人員；

有決策權(quán)力的人；

負責(zé)執(zhí)行決策的人；3.

會前是否提供議程資料給與會人員、讓大家事前做準備？——會前有資料，避免空口講白話。議題排列次序：

須創(chuàng)意與動腦筋的議題排在前面；

重要性高的議題排在前面；

爭議性少的議題排在前面，費時的排在后面；

可以保留幾個高度興趣的議題于后面，作為壓軸；4.

主席是否控制會議所花的時間與每人發(fā)言的時間？——避免馬拉松會議，1小時為宜，2小時極限，準時開始、準時結(jié)束。5.

與會人員討論的內(nèi)容是否都契合會議主題？——每人發(fā)言時間控制在5分鐘之內(nèi)，言簡意駭，掌握重點，不偏離主題。你要怎么說：

針對問題：“我們真正的問題究竟是什么？”

澄清問題：“你是說，在下個月可以供應(yīng)這些物料？”

控制進度：“我們進行到了第N個問題。”

重申重要處：“讓我們再確認一下……”

表示支持：“我認為這項建議不錯。”

換人發(fā)言：“下一位發(fā)言的是……”6.

與會人員是否遵守開會時間，不隨便缺席或中途離開？——提前通知，會前確認。7.

主席是否鼓勵所有成員充分發(fā)言討論，并激發(fā)大家的創(chuàng)意？——主席應(yīng)帶動討論，激發(fā)創(chuàng)意，立場中立，化解沖突。8.

與會人員有爭執(zhí)時，主席是否能以超然的地位做調(diào)解？——開放心胸傾聽，尊重別人的不同意見，分享自己的想法與感受。主席的工作是：

協(xié)調(diào)會議前后的爭議點；

做出適合議程的決議；

提供相關(guān)的資詢給與會人員；

參與討論，并協(xié)助記錄員正確記錄討論的內(nèi)容；

確定會議記錄的分發(fā)；

必要時主宰一切；9.

會議中所做的任何決議是否都有人負責(zé)提出行動計劃？問題討論后，達成一致意見，一定不要來回討論，以免浪費時間。不要談與本次會議無關(guān)的東西。避免陷入細節(jié)。該拍板的時候一定要拍板。不要有急噪的情緒，認為自己懂了，別人為什么沒有懂，一

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