Web-OA工作流使用詳解一、概念篇隨著企業(yè)治理信息化進(jìn)程的持續(xù)深入，使用IT技術(shù)來規(guī)范工作流程的理念已開始為寬敞用戶所同意。Web-OA的工作流正是為這一需求而設(shè)計，可實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)或公文的申請、審批治理。并實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的規(guī)范化錄入、查詢和存檔。簡單來講，工作流確實(shí)是把一項工作化解為多個步驟，由多人協(xié)同來完成一項工作。而在工作流中，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)或公文都能夠通過“表單”來體現(xiàn)，“表單”是數(shù)據(jù)的載體，另外，表單還能夠附帶附件文件 [磁盤附件和在線Office文檔]。Web-OA工作流的一些概念：1、工作流：確實(shí)是幾個人協(xié)同完成一項工作，簡單而言，確實(shí)是幾個人填寫同一張“表單”，只是填寫表單的人按照流程定義有先后之分，后面的人能夠查看前面用戶填寫的內(nèi)容。2、表單：Web-OA用來同意用戶輸入的界面。由用戶自行設(shè)計（一樣由有權(quán)限的用戶設(shè)計好），Web-OA的表單格式能夠用 word、Excel、網(wǎng)頁工具等設(shè)計，設(shè)計好后復(fù)制、粘貼到“表單智能設(shè)計器”中，再添加定義各表單域就能夠了。3、流程：規(guī)定如何填寫某表單的相應(yīng)步驟。一個流程一樣對應(yīng)一個表單，也能夠多個流程用同一個表單。流程分為固定流程和自由流程兩種，固定流程由固定步驟組成，用戶事先需定義好，包括某一步驟的可寫表單域和可操作人員；自由流程無需定義流程步驟。固定流程第一個步驟的可操作人員有權(quán)新建該工作流程（道理可想而知） 。4、工作：即流程的實(shí)際運(yùn)用。新建工作時，必須確定使用的流程，而流程又對應(yīng)某一個表單，因此，工作確實(shí)是按流程規(guī)定的步驟由多人來實(shí)現(xiàn)對某一表單的數(shù)據(jù)的填寫過程。5、工作監(jiān)控：執(zhí)行中的工作和已完成的工作，都能夠?qū)ζ浔O(jiān)控。包括刪除、躍過某步驟、回轉(zhuǎn)到上一步驟、設(shè)置工作代辦和終止工作等。有權(quán)限的監(jiān)控人員可隨時處理辦理中的工作。6、工作查詢：在待辦工作、應(yīng)辦工作和完成工作頁面，用戶能夠按照工作名稱關(guān)鍵字查詢工作，在工作查詢頁面中，用戶能夠按照工作實(shí)際內(nèi)容[即工作使用的表單數(shù)據(jù)]查詢。二、實(shí)戰(zhàn)篇下面以一個實(shí)際的“工作流程”的定制過程為例，詳細(xì)介紹工作流功能的使用。主題一：表單設(shè)計設(shè)計表格第一，使用網(wǎng)頁設(shè)計工具設(shè)計好表單框架，例如用FrontPage2000設(shè)計表單框架如下：公司內(nèi)部發(fā)文擬稿單發(fā)文部門 撰寫人發(fā)文標(biāo)題 類別文書內(nèi)容[在線附件]分管領(lǐng)導(dǎo)審核主管領(lǐng)導(dǎo)審核抄送印數(shù) 份 發(fā)文日期擬文依據(jù)[附件資料]建立表單進(jìn)入Web-OA系統(tǒng)的“辦公中心->Web-OA工作流->新建工作流表單”。輸入工作流表單名稱：“內(nèi)部發(fā)文擬稿表單”后點(diǎn)擊下一步按鈕?，F(xiàn)在，Web-OA打開表單智能設(shè)計器。把制作好的表格全選后，復(fù)制/粘貼到表單設(shè)計器。如下圖：3、設(shè)計表單中的表單域目前，Web-OA提供了常用的幾個表單域設(shè)計按鈕： 單行文本、滾動文本、下拉列表、磁盤附件和在線附件。下面就舉例進(jìn)行講明：A、為“發(fā)文部門”設(shè)計單行文本輸入框：光標(biāo)定位到發(fā)文部門后，單擊“單行文本”按鈕，彈出如下對話框：按要求填寫

各項目，請認(rèn)真填寫

輸入框名稱[如單行

文本輸入框名稱

]，在

一張表單中，因為那

個名稱要求唯獨(dú)，不

能重復(fù)！并盡量做到

有意義。按同樣方法，為撰寫人、發(fā)文標(biāo)題設(shè)置好單行文本輸入框。B、用下拉列表框 實(shí)現(xiàn)“發(fā)文類別”的選擇。如下圖：在“下拉列表框可選項目列表”欄輸入可能的選擇項目，各項目之間用“|”分隔。C、用“在線附件”表單設(shè)計實(shí)現(xiàn)“文書內(nèi)容 [在線附件]”：Web-OA中的附件分磁盤附件和在線附件，磁盤附件是用戶上傳到Web服務(wù)器的本地磁盤文件，其類型多種多樣；在線附件是用戶在Web-OA系統(tǒng)中新建的Office文檔[Word或Excel文件]，同樣也是儲存在Web服務(wù)器上。在工作審核中，后面步驟的人員能夠修改前面步驟人員生成的在線附件，修改時將保留編輯痕跡，但后面步驟人員只能查看前面步驟人員導(dǎo)入的磁盤附件。在本例中，“文書內(nèi)容[在線附件]”的文書內(nèi)容可能被“分管或主管領(lǐng)導(dǎo)修改”，因此采納在線附件，如下圖：D、用“磁盤附件按鈕”實(shí)現(xiàn)“擬文依據(jù) [附件資料]”的處理。因為“擬文依據(jù)[附件資料]”是審核時的參考資料，審核者無需修改，因此，能夠用磁盤附件。注意，設(shè)計一個磁盤附件表單域，在實(shí)際使用中，能夠同時支持多個附件上傳。因此，假若有多個“擬文依據(jù)[附件資料]”，設(shè)計一個表單域就行了。E、其它表單域的設(shè)計?！胺止芎椭鞴茴I(lǐng)導(dǎo)審核”能夠用滾動文本框?qū)崿F(xiàn)，份數(shù)和日期同樣用單行文本輸入框處理，只是在設(shè)計時選取數(shù)據(jù)類型分別為整數(shù)和日期類型。下面總結(jié)幾個表單設(shè)計的小技巧：1、用Word、Exce、FrontPage、DreamWeaver等能夠制作風(fēng)格多樣，顏色鮮艷的表單。建議最好依舊使用網(wǎng)頁設(shè)計工具設(shè)計好表單樣式，如此比較方便在表單設(shè)計器中調(diào)整（Word設(shè)計的表格，格式、尺寸不太容易調(diào)整且冗余數(shù)據(jù)多）。2、能夠選中控件，用鼠標(biāo)拖動其邊緣，改變其大小，或點(diǎn)右鍵修改其屬性。3、表單中的各表單域只能分開設(shè)計，不可復(fù)制！4、能夠用鍵盤移動光標(biāo)，用 Backspace鍵刪除控件前的余外空格。5、能夠選中控件，點(diǎn)擊居中按鈕，使控件位于表格中央。6、表單設(shè)計器支持豐富的鼠標(biāo)右鍵快捷鍵，能夠?qū)崿F(xiàn)對表格的調(diào)整。Ctrl+C復(fù)制，ctrl+v粘貼，ctrl+z取消，ctrl+y重做。選擇編輯 HTML源文件模式，能夠手工修改 HTML代碼，但不可刪除表單域內(nèi)的專門標(biāo)記。7、將設(shè)置好表單域的表單拷貝回Word或網(wǎng)頁設(shè)計工具再編輯時，請確保表單域的各項屬性不丟失！即<INPUT>內(nèi)的信息不被破壞。表單設(shè)計好[如上圖]后，治理員對工作流的設(shè)置工作已完成大半，剩下的確實(shí)是工作流程的定義了。主題二：定義工作流程1、新建流程進(jìn)入Web-OA系統(tǒng)的“辦公中心-〉Web-OA工作流-〉新建工作流程”，我們定義一個固定流程，流程名稱取名為： “公司內(nèi)部發(fā)文流程”，如下圖：2、定義流程步驟點(diǎn)擊“定義步驟”系統(tǒng)自動儲存，就能夠定義此流程的相應(yīng)步驟。如下圖所示：步驟：步驟應(yīng)為 1、2、3的數(shù)字。步驟名稱：公司內(nèi)部發(fā)文流程的第 1步設(shè)置可寫表單域：點(diǎn)擊“可寫表單域”按鈕，確定本步驟應(yīng)該操作的表單域。如下圖示：點(diǎn)擊“操作人員”按鈕，確定本步驟的操作人員。上面幾項設(shè)置完后，點(diǎn)擊“儲存設(shè)置”按鈕。如果要更換步驟設(shè)置，請點(diǎn)擊步驟的相應(yīng)序號，如此就能夠修改原先設(shè)置好的步驟。刪除某步驟，能夠點(diǎn)擊此步驟行的最后刪除標(biāo)記所有步驟設(shè)置完成后，請點(diǎn)擊“完成設(shè)置”按鈕。至此，工作流的設(shè)置全部完畢。主題三：工作流的實(shí)際使用1、新建工作進(jìn)入Web-OA系統(tǒng)的“辦公中心-〉Web-OA工作流->新建工作”，如下圖：輸入工作名稱：“測試公司內(nèi)部發(fā)文”，選擇“公司內(nèi)部發(fā)文流程”，點(diǎn)擊“填寫表單”按鈕，此后就可按要求完成工作流程步驟的第一步了，另外，系統(tǒng)還提示您應(yīng)該操作的表單域，如下圖示。當(dāng)您將需要填寫的表單域填寫完畢后，就能夠點(diǎn)擊相應(yīng)按鈕儲存表單或是完成此步驟，如果現(xiàn)在還有應(yīng)該填寫的表單域沒填寫，系統(tǒng)會提示的。新建工作時，選擇固定流程，實(shí)際上確實(shí)是完成固定流程的第一步，將此步驟內(nèi)應(yīng)該填寫的表單域填寫后，系統(tǒng)按流程步驟流轉(zhuǎn)到下一步驟。那么，如何建立自由流程的工作呢？因為任何工作都不能脫離表單，而表單直截了當(dāng)與某流程相聯(lián)系，因此，要建立自由流轉(zhuǎn)的工作，也得先建立相應(yīng)工作流程，只是在建立此流程時選擇自由流程。因此，建立自由流程的工作的方法也有所差別：第一，由工作建立者和審核者共同規(guī)定流程的流轉(zhuǎn)歷程；第二，工作建立者第一得設(shè)置好前兩步驟，第一步驟設(shè)置自己能夠做什么，第二步驟設(shè)置下一用戶能夠做什么；第三，當(dāng)用戶辦理完某步驟后，如果沒有后續(xù)步驟，則能夠終止此工作。填寫表單要點(diǎn)提示：編輯在線文檔前，請關(guān)閉正在運(yùn)行的 Office軟件，否則，有可能無法啟動在線編輯Office文檔控件網(wǎng)絡(luò)Office文檔編輯窗口。請手工隨時儲存被編輯的在線 Office文檔，系統(tǒng)可不能自動儲存。關(guān)閉網(wǎng)絡(luò)Office文檔編輯窗口前，請先儲存文檔內(nèi)容。要實(shí)現(xiàn)在線編輯 Office文檔控件的所有功能，請確保運(yùn)算機(jī)顯示屬性設(shè)置在小字體模式，屏幕辨論率為 800X600或1024X768點(diǎn)。在一個磁盤附件表單域位置最多能夠輸入 10個磁盤附件，當(dāng)您選取某個磁盤附件后，系統(tǒng)才會自動顯示下一個磁盤附件輸入框。工作流中導(dǎo)入的附件儲存在 Web服務(wù)器Web-OA安裝名目下的 WorkFlow文件夾下，請設(shè)置好此名目的用戶訪咨詢權(quán)限，即在 IIS中只給讀取權(quán)限，取消腳本權(quán)限，以防止用戶上傳服務(wù)器腳本程序而被運(yùn)行。2、工作查詢：按照Web-OA工作流提供的命令菜單，能夠查詢到各種狀態(tài)的工作。待辦工作：完成了工作的第一步驟，正等待其他人員辦理。應(yīng)辦工作：等待當(dāng)前用戶辦理的工作。完成工作：差不多辦理完成或被終止的工作。工作查詢：能夠按照工作表單所填寫的內(nèi)容查詢滿足條件關(guān)鍵字的工作。3、工作監(jiān)控：能夠查詢到所有工作，同時隨時能夠?qū)⒃摴ぷ骰貍魃喜?、轉(zhuǎn)交下步、終止或刪除，或是設(shè)置工作的某步驟代理辦理人員。4、工作打印輸出：實(shí)現(xiàn)對工作的審核步驟、表單內(nèi)容和附件的打印。三、結(jié)語工作流程已作了較為詳細(xì)的介紹，但難免會有疏漏，用戶在使用過