及流程SANYGROUPsystemofficeroom【SANYUA16H-公司文件檔案管理制度及流程 、目的、歸程序和方法確保完整性、準確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運行的證據(jù)。二、適用范圍適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。三、術語和定義1：指過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務、經營、企業(yè)、宣傳等活動中所直接形成對企業(yè)有保存價值各種字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽實物、證件等不同形式的歷史記錄。2、檔案管理：就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。四、職責1、行政人事部：）中和制度執(zhí)行及檢查工作并負責督促指導部門理；）公司檔案管理制度，指導、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況；）收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保和其他資料；）利用和銷毀監(jiān)控利用和銷毀全過程確保的安全；）檔案信息的利用效率，促進信息傳遞和溝通；）檔案管理辦法、使用知識。2其他各部門相關人員：負責在工作變動時，做好或協(xié)助移交工作，并及時通知行政人事部；向行政人事部移交合同或文件資料原件或復印件；檔；財務按規(guī)定獨立建檔保管財務檔案財務按規(guī)定獨立建檔保管財務檔案3各部門檔案主管人員1）負責部門檔案的管理。4各部門負責人1）負責對部門檔案管理監(jiān)督檢查。五、工作程序1檔案資料的收集對中形成進編制制《（）、等需要保存分別進整理編制《向行政人事部移交。歸檔范圍及移交時間：25日前。檔案資料的標識各部門對各自保管的檔案資料編號，編號規(guī)則見后。檔案資料的日常管理：電子類需要保管電子應當存放于指定電腦硬盤內。文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，⑵文件、合同資料要登記詳細信息，并編制《文件（合同）管理記錄目錄》，以便檢索利用。⑶ 齊排放在文件／檔案柜中。檔案借閱不能帶出；必須帶出公司查閱的，需依照借閱權限由相關領導批準；⑵檔案外借一般只借復印件，需借原件者須經總經理批準，借閱的檔案交還時，必須當面點交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應立即報告直接上級；⑶借閱檔案用完后，應及時送還，如超過借閱時間，須重新辦理手續(xù)；借檔必須檔案，不、損、、、、、摘抄、翻印、復印、攝影，不得轉借或損壞；檔案銷毀⑴對已失去利用價值的檔案，時，必須寫申請報告，編制目錄，報部門總經理批準，批準后方可銷毀。⑵執(zhí)行銷毀任務時，必須由行政人事部人員監(jiān)銷，監(jiān)銷人不得少于二人，并在銷毀目錄上簽字。最后，把銷毀目錄和批準手續(xù)文件，一并存檔永久保存。2、檔案管理細則1）檔案資料的歸檔范圍⑴公司對外發(fā)出的公文，如給政府的請示報告類公文等；定、決議、指示、計劃、核準文件、證書等文件；⑶本公司與其他單位來往的文書及權益文書等；⑷公司領導的批示、指示等；⑸重要的會議材料，包括會議的通知、決議、總結、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；⑹反映公司主要職能活動的報告、總結、工作日記、工作備忘等；⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/總結、報告、統(tǒng)計報表及簡報；⑻本公司與有關單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料；⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料；⑽本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料；⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等；公活動（如、考、、會議等）料；檔案資料；各種檔案；⒂其他具有利用和保存價值的文件資料。3、檔案資料的歸檔要求⑴檔的文件資料必須完整、真、準確，如請示批復、復印本正式稿等必須齊全。⑵ 原件存門保管，應經總經理批準后妥善保存，行政人事部以影印本歸檔。聲像資料必須是原版，在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。⑷子文件應有相應的紙質文件、資料一并歸檔保存，并做好電子文件存儲設備信息的備份工作。⑸各種實物檔案（獎品、獎杯、錦旗、獎章、證書、牌匾、饋品）檔，并保持其完好無損。4、檔案資料的歸檔時間⑴即時歸檔下列文件（含電子、聲像資料等）應在傳閱、辦理結束或取得后即時歸檔：公司規(guī)定的密級文件；重要文件，如政府批文、核準文件、證照等；合同、協(xié)議書等正本及過程資料；公司干部任免的文件材料以及關于職工獎勵、處分、考核的文件材料；其他認為需要即時歸檔的資料。⑶定期歸檔25日前整理歸檔當月文件，編制檔案清單交行政人事部；3月底前歸檔上年度文件與資料，并移交公司行政人事部；⑶電子聲像檔案的歸檔重要電子聲像檔案應實時進行、隨辦隨歸。一般歸定期完成，一般每三個月一次制成光盤脫機保管。3月底前必須向政人事部移交上一年度的所有歸文件數(shù)據(jù)集，政人事部核實后刻錄成光盤等載體脫機保管。5、歸檔文件的等級劃分及保管期限需歸的文字、音及物材料的分級、保管期限如下：級 型 、簡介、來發(fā)，人事方面的種文二重要示、涉及工程的員三普通核算、、檔案方面的管用品

永久五年以上三年、出車及維修6、檔案交接⑴部門內檔案交接部門管理人員（兼）工作變動或離職的，要填寫《移負責人指定的接收人核實無誤后簽字，行政人事部見證。7、檔案移交公司的流程經辦部門檢查文件或檔案，編制移交清單；行政人事部根據(jù)移清單，查收卷與文件，并與部門每月提的清單核對；完整齊全且符合公司要求，移雙方在移清單上（一式兩份）簽字，雙方各保存一份；8保管⑴編號檔案按類別應賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應簡明扼要，以充分表示檔案內容性質為原則，并且要有一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。分類各級名稱經確定后，應參照《分類編號表》，將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。檔案分類編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增多時，隨時增補之用。分類及編號的增補修訂等由行政人事部結合工作和部門要求，組織實施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。建立《檔案目錄》存于案卷盒內，便于查閱。9、附則：本辦法由公司行政人事部制定并負責解釋。六、相關記錄1、《文件（合同）管理記錄目錄》2、《文件檔案移交目錄》3移交清單表》4借審批單》5分類編號表》6、《檔案管理流程》文件（合同）管理記錄目錄記錄編號:日期：號 題

/人 備注移 交目錄記錄編號:日期：號 稱 /交單位 交人 日期收單位 日期注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案移 交清單表記錄編號:日期：類別□離職□調崗□歸檔檔案所屬年度保管期限長期數(shù)量永久短期合計人：接收人：人（部門）接收人（部門）經辦人：經辦人：日期：年月日接收日期：年月日見證人：日期：年月日注：本表一式貳份，移交人、收件人各執(zhí)一份。檔案 借閱審批單記錄編號:日期：門 人 理 總 事部 使用目的序號 內容 復印 歸還日期 備注檔案 卷宗號： 目錄號： 部門：日期：號

檔案分類編號表 部TYYK+部門+類別+年份+編文件 部

檢測中XZ

KF

心WF收到SD會議資料HY展計劃JH制度件ZD合同協(xié)議HT月度件YD財務檔案XZHTCWHTSCHTKFHTZGHTSPHTHJHTFWHT ZWHTJCHTXZYDCWYDSCYDKFYDZGYDSPYDHJYDFWYDZWYDJCYDCW+賬目名稱前兩個字手寫字母編寫：例如成本——CWCB檔案管理流程：相關門/門負責人行政人事分管總監(jiān)/總經理CWSCSPHJFW XZWF—————————————— —— ——XZSD———————————