公司印章使用管理制度

一、總則公司印章是企業(yè)合法存在的標(biāo)志，是企業(yè)權(quán)力的象征。為了保證公司印章的合法性、可靠性和嚴(yán)肅性，有效地維護(hù)公司利益，杜絕違法違規(guī)行為的發(fā)生，特制定本管理制度。二、公司印章的刻制（一）公司印章的刻制均須報(bào)公司總經(jīng)理/董事長(zhǎng)審批。（見(jiàn)附件：表1《印章刻制申請(qǐng)表》）（二）法人個(gè)人名章、行政章，由行政管理中心開(kāi)具公司介紹信統(tǒng)一到指定的公安機(jī)關(guān)辦理雕刻手續(xù)，印章的形體、規(guī)格按國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并經(jīng)xx公安局備案。（三）公司各部門的專用章（財(cái)務(wù)章、合同章），由各部門根據(jù)工作需要自行決定其形體、規(guī)格。（四）未經(jīng)公司董事長(zhǎng)、總經(jīng)理批準(zhǔn)，任何單位和個(gè)人不得擅自刻制本部門的印章。三、公司印章的啟用（一）新印章要做好戳記，并統(tǒng)一在行政管理中心留樣保存，以便備查。（見(jiàn)附件：表2《印章保管登記表》）（二）新印章啟用前應(yīng)由行政管理中心下發(fā)啟用通知，并注明啟用日期、發(fā)放單位和使用范圍。四、公司印章的使用范圍公司的印章主要包括公司行政章、專項(xiàng)業(yè)務(wù)章（合同章、財(cái)務(wù)章）、董事長(zhǎng)（法人）專用個(gè)人名章。公司所有印章必須按規(guī)定范圍使用，不得超出范圍使用。（一）公司行政章的使用范圍主要為：1、公司對(duì)外簽發(fā)的文件。2、公司與相關(guān)單位聯(lián)合簽發(fā)的文件。3、由公司出具的證明及有關(guān)材料。4、公司對(duì)外提供的財(cái)務(wù)報(bào)告。5、公司章程、協(xié)議。6、員工調(diào)動(dòng)。7、員工的任免聘用。8、協(xié)議（合同）資金擔(dān)保承諾書(shū)。（二）公司合同專用章的使用范圍主要為：1、對(duì)外投資、合資、合作協(xié)議。2、各類經(jīng)濟(jì)合同等。（三）公司董事長(zhǎng)（法人）個(gè)人名章，主要用于需加蓋私章的合同、財(cái)務(wù)及報(bào)表、人事任免等各類文件。（四）財(cái)務(wù)專用章，主要用于貨幣結(jié)算等相關(guān)業(yè)務(wù)。（五）公司各職能部門專用章僅限于公司內(nèi)部工作聯(lián)系使用，不得對(duì)外。五、公司印章的管理職責(zé)（一）公司董事長(zhǎng)、總經(jīng)理負(fù)責(zé)行政章的使用審批工作。（二）行政管理中心總監(jiān)負(fù)責(zé)授權(quán)范圍內(nèi)的印章使用審批工作。（三）各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)各職能部門專用章的審批工作。（四）印章管理員1、負(fù)責(zé)印章的保管。2、負(fù)責(zé)設(shè)立印章使用登記臺(tái)帳。3、負(fù)責(zé)印章使用的審核工作。4、負(fù)責(zé)制定所保管印章的使用程序。六、公司印章的管理、使用及保管（一）印章的管理1、公司行政章、合同專用章由行政管理中心專人負(fù)責(zé)管理。2、專項(xiàng)業(yè)務(wù)章（財(cái)務(wù)章、人事章等）由各中心指定專人負(fù)責(zé)管理。3、法人個(gè)人名章，由公司指定財(cái)務(wù)管理中心專人負(fù)責(zé)管理。4、各部門須將印章管理員名單報(bào)行政管理中心備案。5、印章管理員必須切實(shí)負(fù)責(zé)，不得將印章隨意放置或轉(zhuǎn)交他人。如因事離開(kāi)崗位需移交他人的，可由部門負(fù)責(zé)人指定專人代替，但必須辦理移交手續(xù)，并填寫(xiě)印章移交登記表。（見(jiàn)附件：表3《印章管理移交單》）6、為保證資金的絕對(duì)安全，財(cái)務(wù)專用章、法人個(gè)人名章等銀行預(yù)留印章由兩人以上分開(kāi)保管、監(jiān)督使用，做到一人無(wú)法簽發(fā)支票、匯票，一人無(wú)法提出現(xiàn)金。

（二）印章的使用1、印章的使用必須嚴(yán)格遵循印章使用審批程序，按照印章的使用范圍，經(jīng)審批后方可用章。（見(jiàn)附件：表4《印章使用審批表》）2、印章的使用由各管理員設(shè)立使用登記臺(tái)帳，嚴(yán)格審批和登記制度。（見(jiàn)附件：表5《印章使用登記表》）3、公司法人個(gè)人名章或部門總監(jiān)私章由法人或總監(jiān)本人簽字或被授權(quán)人簽字后方可使用。4、財(cái)務(wù)專用章、支票專用章、法人個(gè)人名章由財(cái)務(wù)部門按崗位職責(zé)權(quán)限使用。5、嚴(yán)禁員工私自將公司印章帶出公司使用。若因工作需要，確需將印章帶出使用，需填寫(xiě)攜帶印章外出申請(qǐng)表后，由分管領(lǐng)導(dǎo)及總經(jīng)理/董事長(zhǎng)簽批后方可帶出，印章外出期間，借用人只可將印章用于申請(qǐng)事由，并對(duì)印章的使用后果承擔(dān)一切責(zé)任。（見(jiàn)附件：表6《印章外借申請(qǐng)表》）6、以公司名義簽定的合同、協(xié)議、訂購(gòu)單等，由專業(yè)人員審核，公司分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可蓋章。（對(duì)加蓋印章的材料，應(yīng)注意落款單位必須與印章一致，用印位置恰當(dāng)，要齊年蓋月，字跡端正，圖形清晰。）7、私人取物、取款、掛失、辦理各種證明，需用單位介紹信時(shí)，由行政管理中心嚴(yán)格審批，符合要求后辦理并執(zhí)行登記制度。8、任何印章管理員不得在當(dāng)事人或委托人所持空白格式化文件上加蓋印章。用章材料必須已經(jīng)填寫(xiě)完畢，字跡須清晰、正確。9、對(duì)已調(diào)出、解除、終止勞動(dòng)關(guān)系人員要求出示相關(guān)證明的，必須持有效證件材料，經(jīng)行政管理中心總監(jiān)審批后，方可蓋章。（三）印章的保管1、印章保管須有記錄，注明印章名稱、頒發(fā)部門、枚數(shù)、收到日期、啟用日期、領(lǐng)取人、保管人、批準(zhǔn)人、圖樣等信息。2、印章保管必須安全可靠，須加鎖保存，印章不可私自委托他人代管。3、印章管理員如因工作變動(dòng)，應(yīng)及時(shí)上繳印章，并與新印章管理員辦理接交印章手續(xù)，以免貽誤工作。4、非印章保管人使用印章蓋章與印章保管人承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。5、印章應(yīng)及時(shí)維護(hù)、確保其清晰、端正。6、印章保管有異?，F(xiàn)象或遺失，應(yīng)保護(hù)現(xiàn)場(chǎng)，管理員應(yīng)及時(shí)向行政管理中心總監(jiān)報(bào)告，并備案，配合查處。七、公司印章的停用（一）有下列情況，印章須停用：1、公司名稱變動(dòng)。2、印章使用損壞。3、印章遺失或被竊，聲明作廢。（二）印章停用時(shí)須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，及時(shí)將停用印章送行政管理中心封存或銷毀，建立印章上交、存檔、銷毀的登記檔案。（見(jiàn)附件：表7《停用印章收回申請(qǐng)表》）

印章使用流程是是否否否否是是申請(qǐng)人（部門）行政人事部總監(jiān)/總經(jīng)理加蓋印章用印登記部門章用印登記用章申請(qǐng)開(kāi)始結(jié)束資料歸檔資料歸檔主管審核公司章審核權(quán)限內(nèi)否審核流程說(shuō)明：由申請(qǐng)人填寫(xiě)《用章申請(qǐng)單》，交部門主管審批。審批未通過(guò)，退回說(shuō)明原因，審核通過(guò)的，進(jìn)行下一步流程。對(duì)于部門章，由部門主管審批即可，印章管理人憑申請(qǐng)表加蓋印章，申印人填寫(xiě)用印登記歸檔備查，加蓋公司章需持部門主管簽字的用章申請(qǐng)交行政人事部審核，未通過(guò)，退回說(shuō)明原因；通過(guò)的，由行政人事部主管簽字。屬于行政人事部權(quán)限范圍內(nèi)的，可以由印章管理人憑申請(qǐng)表為申請(qǐng)人加蓋相應(yīng)印章；超出權(quán)限的，需請(qǐng)示總監(jiān)/總經(jīng)理。總監(jiān)/總經(jīng)理審核通過(guò)，需在申請(qǐng)表上簽字，由申請(qǐng)人持申請(qǐng)表至印章管理人處加蓋印章，未通過(guò)，則直接退返申請(qǐng)人，并說(shuō)明原因。印章管理人加蓋印章要做用印登記，由申印人簽字，歸檔備查。印章刻制申請(qǐng)表申請(qǐng)刻章部門申請(qǐng)人申請(qǐng)日期申請(qǐng)章類□分公司公章□營(yíng)銷中心專用章（合同）□人力資源部專用章□技術(shù)服務(wù)中心專用章□財(cái)務(wù)專用章□部門專用章□其它刻章?tīng)顩r□初次□復(fù)次（第次）印章內(nèi)容印章形狀印章字體印章制造材料印章尺寸申請(qǐng)刻制原因□新刻制，原因：□原章?lián)p壞，損壞原因：□其它部門主管意見(jiàn)簽名:日期：年月日人力資源&行政意見(jiàn)簽名:日期：年月日總經(jīng)理意見(jiàn)簽名:日期：年月日印章保管登記表單位：1章樣：印章名稱印章類別保管部門保管人簽字接收日期年月日2章樣：印章名稱印章類別保管部門保管人簽字接收日期年月日3章樣：印章名稱印章類別保管部門保管人簽字接收日期年月日4章樣：印章名稱印章類別保管部門保管人簽字接收日期年月日印章管理移交單移交時(shí)間：年月日印章全稱責(zé)任管理單位移交原因移交人簽字：年月日印模：接管人簽字：年月日批準(zhǔn)（監(jiān)交）人簽字：年月日備注注：1、印章移交前，責(zé)任管理單位及移交人必須對(duì)印章接管人進(jìn)行責(zé)任交底。印章使用審批表使用人

申請(qǐng)日期歸還日期文件名稱份數(shù)用途使用印章名稱設(shè)計(jì)編號(hào)主管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn) 日期 行政人事部意見(jiàn)日期備注：1.審批此表時(shí)，使用人需附所需蓋章的文件；本單由印章保管人留存。印章使用審批表使用人

申請(qǐng)日期歸還日期文件名稱份數(shù)用途使用印章名稱設(shè)計(jì)編號(hào)主管領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn) 日期 行政人事部意見(jiàn)日期備注：1.審批此表時(shí)，使用人需附所需蓋章的文件；本單由印章保管人留存。印章使用登記表序號(hào)用章人用章名稱用章文件日期備注12345678910111213141516171819202122232425印章外借申請(qǐng)表借出部門：借用人：印章名稱：借出時(shí)間：歸還時(shí)間：借出緣由：部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)：領(lǐng)導(dǎo)審批：備注：印章外借申請(qǐng)表借出部門：借用人：印章名稱：借出時(shí)間：歸還時(shí)間：借出緣由：部門負(fù)責(zé)人意見(jiàn)：領(lǐng)導(dǎo)審批：備注：停用印章收回登記表停用印章名稱停用日期原保管部門移交時(shí)間接收時(shí)間移交人姓名接收人姓名停用原因停用印章印模部門負(fù)責(zé)人簽名：年月日行政人事部簽名：年月日總經(jīng)理簽名：年月日董事長(zhǎng)簽名：年月日

****有限公司印章使用管理辦法第一章總則第一條為強(qiáng)化對(duì)印章管理工作重要性的認(rèn)識(shí)、樹(shù)立高度責(zé)任心，避免責(zé)任意識(shí)淡薄、杜絕違法、違規(guī)行為，防范風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生、有效地維護(hù)公司利益，須嚴(yán)格規(guī)范公司印章管理工作。為建立健全印章審批、使用、管理等規(guī)章制度，進(jìn)一步落實(shí)印章管理責(zé)任制，提高工作效率，確保用印安全，特制定本辦法。第二條適用范圍本辦法適用于******有限公司全體正式員工。第二章公司印章的范圍及保管部門第三條公司印章的范圍包括：（一）公司公章、法定代表人章；（二）合同專用章、財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章等部分專用章；（三）各部門印章。第四條印章保管的部門：（一）公司公章、合同專用章由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)管理，按本辦法使用印章；（二）財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理；（三）法定代表人章由法人代表或總經(jīng)理指定人負(fù)責(zé)管理；（四）各部門印章由各部門授權(quán)管理人負(fù)責(zé)保管，并制定相應(yīng)的管理和用章審批辦法，報(bào)總經(jīng)辦備案。第三章使用公司印章的審批權(quán)限第五條由總經(jīng)理審批蓋章的文件（一）公司重要發(fā)文（二）向董事會(huì)的請(qǐng)示、報(bào)告等（三）公司機(jī)構(gòu)設(shè)置、調(diào)整和公司中層以上干部任免文件（四）法定代表人授權(quán)委托書(shū)（總經(jīng)辦存一份）（五）公司對(duì)外簽署合同或協(xié)議（六）公司員工人事勞動(dòng)合同（七）公司重要報(bào)表（八）其他需總經(jīng)理審批的文件第六條按管理層分工，公司董事會(huì)和總經(jīng)理授權(quán)人員對(duì)管理范圍內(nèi)的各種文件、報(bào)表、證明性材料等進(jìn)行審批。詳見(jiàn)《主要印章管理審批一覽表》（附件一）。第七條專項(xiàng)業(yè)務(wù)用章按總經(jīng)理授權(quán)執(zhí)行。第八條加強(qiáng)日常檢查，要認(rèn)真做好日常監(jiān)督檢查工作，防范違規(guī)。各印章負(fù)責(zé)人要隨時(shí)檢查印章管理使用情況，及時(shí)糾正違規(guī)行為。對(duì)于違規(guī)使用印章并造成不良后果的，必追究責(zé)任并嚴(yán)肅處理；給公司造成重大損失，情節(jié)嚴(yán)重的，追究其法律責(zé)任。第四章印章的管理第九條印章的刻制：（一）須填寫(xiě)《印章制發(fā)申請(qǐng)表》（附件二）報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)到公安機(jī)關(guān)指定店面刻制，各類印章的形體、規(guī)格、材質(zhì)、格式等應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)規(guī)定。（二）各部門及個(gè)人不得擅自刻制印章，違反本項(xiàng)規(guī)定致公司造成的全部經(jīng)濟(jì)損失由當(dāng)事人向公司承擔(dān)全額賠償責(zé)任；情節(jié)嚴(yán)重的，追究其法律責(zé)任。第十條印章檔案的建立：公司各類印章須由總經(jīng)辦分別進(jìn)行登記，并建立《印章臺(tái)賬》（附件三），以便印章。第十一條有下列情況印章須停用（廢止）：（一）印章使用磨損或損壞，需對(duì)原印章停用并替換成新印章；（二）公司名稱變動(dòng)，原印章廢止；（三）印章遺失或被竊，聲明作廢。需更換印章的，須填寫(xiě)《印章制發(fā)申請(qǐng)表》報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，交由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)辦理；印章停用（廢止）時(shí)須填寫(xiě)《印章停用（廢止）申請(qǐng)單》（見(jiàn)附件四）經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后及時(shí)將停用印章送交總經(jīng)辦封存或銷毀，并在《印章臺(tái)賬》作好相應(yīng)登記。第十二條公司印章的保管（一）公司各印章的管理部門必須確定印章保管及使用責(zé)任人即印章管理員，按本辦法使用印章。（二）公司各類印章的保管必須安全可靠，應(yīng)放在保險(xiǎn)柜或加鎖保存。印章使用時(shí)，要隨用隨拿，用后歸位，嚴(yán)禁隨意放置。（三）各種印章應(yīng)妥善保管，如有遺失須立即向總經(jīng)辦書(shū)面報(bào)告，總經(jīng)辦應(yīng)及時(shí)采取相關(guān)補(bǔ)救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作廢、對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處罰等。（四）印章管理員臨時(shí)因事離崗超過(guò)兩天的，須由部門負(fù)責(zé)人指定人員暫時(shí)代管，并辦理交接手續(xù)，填寫(xiě)《印章交接登記表》（附件五），以免貽誤工作。（五）印章管理員須做到監(jiān)督用印登記和存檔手續(xù)清晰明了、齊全可查，并定期將填寫(xiě)完畢的《公章內(nèi)用申請(qǐng)表》（附件六）、《法人章內(nèi)用申請(qǐng)表》（附件七）用印資料檔案全部移交公司總經(jīng)辦存檔，并做好移交記錄及簽收工作《印章使用表移交記錄》（附件八）。第五章各類印章的使用規(guī)定第十三條公司各類印章實(shí)行用印登記制度。印章使用前，用印經(jīng)辦人須認(rèn)真填寫(xiě)《公章內(nèi)（外）用申請(qǐng)表》或《法人章內(nèi)（外）用申請(qǐng)表》寫(xiě)明時(shí)間、事由、蓋章數(shù)，申請(qǐng)人簽名及審核或批準(zhǔn)人簽名等。第十四條印章使用申請(qǐng)登記完成并批準(zhǔn)后，由印章管理員負(fù)責(zé)蓋章。第十五條印章管理員要嚴(yán)格按程序辦事，按權(quán)限用?。河糜∏耙獧z查文件是否符合規(guī)定格式，手續(xù)是否齊全，審批是否有效，對(duì)審批手續(xù)不完備的各類文件有權(quán)拒絕用印。第十六條禁止在空白紙張或內(nèi)容填寫(xiě)不全的文件、介紹信、便函、證件、授權(quán)委托書(shū)、發(fā)文批準(zhǔn)書(shū)、業(yè)務(wù)報(bào)表、邀請(qǐng)函上加蓋公司印章。第十七條使用印章須在公司內(nèi)，禁止任何人未經(jīng)批準(zhǔn)攜帶公章外出；用印經(jīng)辦人如確有攜帶印章外出需求時(shí)，須按以下步驟辦理：（一）填寫(xiě)《公章外借申請(qǐng)表》（附件九）、《法人章外借申請(qǐng)表》（附件十）報(bào)部門負(fù)責(zé)人審核后，報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)；（二）憑《公章外借申請(qǐng)表》及《法人章外借申請(qǐng)表》（保管人留存）與印章管理員辦理相關(guān)借用手續(xù)后方可帶出（原則上需當(dāng)天歸還）。（三）提前向公司各部門及相關(guān)人員通知印章借用時(shí)間和歸還時(shí)間，以便其他人員調(diào)整用印時(shí)間，避免延誤工作。（四）攜帶公司公章、合同用章等重要印章外出時(shí)，原則上應(yīng)由兩人以上同行。（五）印章應(yīng)在預(yù)計(jì)歸還時(shí)間前歸還，歸還時(shí)應(yīng)與印章管理員辦理好歸還手續(xù)、雙方簽字認(rèn)可。第十八條公司各部門負(fù)責(zé)人須加強(qiáng)對(duì)各類印章使用的日常管理，要隨時(shí)檢查印章管理使用情況，及時(shí)糾正違規(guī)行為，確保用印安全。對(duì)于未批準(zhǔn)或未按審批程序辦理印章手續(xù)等違規(guī)、非法使用印章者，視情節(jié)輕重給予印章管理員及相關(guān)責(zé)任人嚴(yán)肅處理；對(duì)于造成嚴(yán)重后果的，還要追究部門領(lǐng)導(dǎo)的責(zé)任，情節(jié)嚴(yán)重的，將追究其法律責(zé)任。第六章附則第十九條本辦法由總經(jīng)理辦公室草擬，總經(jīng)理及董事會(huì)批準(zhǔn)后執(zhí)行，修改時(shí)亦同。第二十條本辦法解釋權(quán)在總經(jīng)理辦公室，自下發(fā)之日起生效。附件一：主要印章管理審批一覽表印章名稱用途管理審核程序批準(zhǔn)人合同章公司重要發(fā)文；向董事會(huì)的請(qǐng)示、報(bào)告等；公司機(jī)構(gòu)設(shè)置、調(diào)整和公司中層以上干部任免文件；法定代表人授權(quán)委托書(shū)總經(jīng)辦總經(jīng)辦審核總經(jīng)理、董事會(huì)由總經(jīng)辦承辦，向政府機(jī)關(guān)、園區(qū)等提交的需要蓋公章的材料、例行文件等總經(jīng)辦審核總經(jīng)理由財(cái)務(wù)部承辦，向政府機(jī)關(guān)、稅務(wù)機(jī)構(gòu)、銀行等提交的需要蓋公章的材料、例行文件及證明財(cái)務(wù)部審核、總經(jīng)辦審核總經(jīng)理公司員工人事勞動(dòng)合同；社保公積金事宜、員工各項(xiàng)證明文件總經(jīng)辦審核總經(jīng)理公司業(yè)務(wù)合同的簽署分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)辦審核總經(jīng)理各部門各項(xiàng)事項(xiàng)及業(yè)務(wù)需要蓋公章的材料、文件；辦理相關(guān)事宜的例行文件及證明材料分管領(lǐng)導(dǎo)審核、總經(jīng)辦審核總經(jīng)理出具公司介紹信、購(gòu)房證明等分管領(lǐng)導(dǎo)審核總經(jīng)辦財(cái)務(wù)專用章收據(jù)、支票財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)部審核、總經(jīng)辦審核總經(jīng)理發(fā)票專用章發(fā)票財(cái)務(wù)部審核總經(jīng)辦法定代表人章合同、支票總經(jīng)理室總經(jīng)辦審核總經(jīng)理各部門內(nèi)部印章用于部門內(nèi)部的文檔封存、憑證保管以及報(bào)告、請(qǐng)示、證明等一般性文書(shū)、函件各部門各部門審核部門負(fù)責(zé)人附件二：印章制發(fā)申請(qǐng)表日期部門經(jīng)辦人申請(qǐng)印章種類名稱材質(zhì)形式申請(qǐng)理由：使用范圍：保管部門：印章管理員：分管副總：年月日總經(jīng)辦：年月日總經(jīng)理：年月日備注：附件三：印章臺(tái)賬序號(hào)印章名稱枚數(shù)啟用時(shí)間印章編號(hào)保管部門印章管理員交接情況停用時(shí)間備注序號(hào)印章名稱枚數(shù)姓名簽收簽收日期交接人交