細看Office2007協(xié)同工作和信息共享隨著Office2007的面市，微軟將協(xié)同工作又提升到了一個新的高度。然而，為了能夠完全地發(fā)揮這套新的Office的協(xié)同工作潛力，Office2007必須與OfficeSharePointServer2007結(jié)合在一起使用。eWEEK實驗室的測試證明了用戶們都從Office2007的協(xié)同能力中得到了工作效率的提升，但其中仍有一些障礙，IT經(jīng)理需要幫助用戶越過這些障礙，通過聯(lián)合使用Office2007的應(yīng)用程序和OfficeSharePointServer2007以充分地獲得這些協(xié)同工作的特性。從最基礎(chǔ)的層面來說，OfficeSharePointServer2007為用戶提供了一個用來存儲和共享內(nèi)容的地方，它能夠通過預(yù)包裝的文檔工作流程來提高等級。在測試中，我們可以在一個文件夾中設(shè)置工作流程，接著邀請用戶參與到一個工作流程中來，設(shè)置期限和分配任務(wù)。SharePointServer2007為用戶提供了一個用來存儲和共享內(nèi)容的地方OfficeSharePointServer2007包括了四個基本的工作流程進程：文檔許可、反饋收集、簽名收集和處置許可。我們希望工作流程能夠以有條件的準則進行，例如當一個文檔被更改時。當一個如Word文檔這樣的文檔在OfficeSharePointServer2007上被共享或提交到一個SharePoint工作流程中時，在這個文檔中的Office按鈕將會包含了與SharePoint中管理約束條件相連的工具。例如，當我們打開一個提交到SharePoint工作流程中的Word文檔，Word中的ribbon下就會顯示出一個標題，提醒我們注意這個事件。當操作這個Word文檔時，我們可以直接從Office按鈕的“服務(wù)器”（Server）或“工作流程”（Workflow）菜單項目中測試這個文檔或開始一個工作流程步驟。我們也發(fā)現(xiàn)，就在Word本身的應(yīng)用程序中，它就能很好地展示工作流程的可選項目。當我們想對一個任務(wù)采取進一步行動時，Word呈現(xiàn)給我們一個表格，讓我們能夠再分配這個任務(wù)或要求對文檔作出修改以及改變隨后的期限。確實，微軟在改進任務(wù)管理上是投入了大量的精力，以確保用戶在一個SharePoint服務(wù)器中也能夠看到他們的任務(wù)，與在大多數(shù)人用于任務(wù)管理的應(yīng)用程序Outlook中所看到的一樣。用于Office協(xié)同的Outlook通過OfficeOutlook2007，用戶們能夠從其它的Office應(yīng)用程序中導(dǎo)入他們的任務(wù)，以獲得一致的查看。這是一個重大的改進，因為任務(wù)對象在其它Office應(yīng)用程序中的增長情況對用戶們來說一直是一個難題。OfficeOutlook2007能夠?qū)fficeSharePointServer2007、Access2007、Project2007和OneNote2007中的任務(wù)實現(xiàn)同步。Outlook2007能夠從其它的Office應(yīng)用程序中導(dǎo)入任務(wù)對OneNote中任務(wù)的同步讓我們能夠使用OneNote來直接對任務(wù)記錄會議議程或改變活動項目。Outlook將這些任務(wù)導(dǎo)入到To—Do清單中。當用戶對這些Outlook中的任務(wù)做上記號以示完成時，在OneNote中同樣的任務(wù)也會同樣被標注以示完成。只要一個任務(wù)在Outlook中是可行的，它就能通過標準的Outlook任務(wù)管理工具來進行管理。Outlook還增添了一些其它一般的協(xié)同工作的東西，包括能夠用于管理內(nèi)在的信息和傳統(tǒng)的RSSfeeds的RSS支持。例如，我們能夠讓一個OfficeSharePointServer2007的RSSfeed與一個SharePoint站點上的任務(wù)清單的最新變化保持一致。除了任務(wù)管理，Outlook2007還改進了用于與外部用戶共享日歷和安排會議的工具。改進了的日程安排表管理特性則需要ExchangeServer2007作為后端的支持。OneNote的整合OneNote處在大多數(shù)用戶通常習(xí)慣于Office套件中的邊緣地位，不過這也許在Office2007中能夠得到改變：在這個新的套件中，OneNote在任務(wù)管理之外，與Outlook和SharePoint整合還有一些實用之處。在所作的改進中最主要的之一就是與Outlook日歷的整合，這在上文已經(jīng)提到過了。OfficeOneNote2007安裝了一個工具條項目（在Outlook2003或2007中），這使得我們能夠從一個邀請中獲得會議信息——例如時間、參加者以及議程，還可以在一個表格中進行組織，其中還包含一個能夠回到Outlook日歷中的日歷的鏈接。OneNote包含了兩個新特性，簡化了對數(shù)據(jù)的協(xié)同和共享，能夠超脫于通過WindowsSharePointServices才可行的限制。通過此項對OneNote的解放，我們就能夠編輯一組的頁面并通過創(chuàng)建Notebooks將它們共享。我們能夠從本地的拷貝、存儲在網(wǎng)絡(luò)分區(qū)中的拷貝或是從一個OfficeSharePointServer的站點中共享到這些Notebooks0在我們的測試中，共享一個Notebook被證明是相對比較容易的一一我們所需要做的所有事情就是指定共享的位置，無論是本地的或是在一個服務(wù)器上，接著OneNote創(chuàng)建一封包含著這個共享的Notebook的鏈接的電子郵件信息就會分發(fā)到其他的用戶那里。這個特性也能夠用來在多個計算機上同步Notebook的拷貝。當共享一份本地拷貝時，我們則需要確保我們對接收者給予了適當?shù)臋?quán)限，在我們用于測試的WindowsXP桌面上，一個任務(wù)是會要求管理員的權(quán)限的。通過OfficeSharePointServer2007，我們能夠創(chuàng)建一個特定的OneNote文檔庫用來管理這些共享的文件夾。這種共享方法并非完全天衣無縫。OneNote有一個同步化的菜單項，用戶必須使用它來復(fù)制不同版本之間的更改。此外，OneNote沒有用來裁定這些更改的機制，這樣就使得大多數(shù)最近的改變將會重疊地寫在文檔中任何較早的更改中。當用戶對Notebook的內(nèi)容進行編輯時，OneNote不斷地對一個Notebook寫入，這樣就會導(dǎo)致問題的出現(xiàn)。我們是能夠緩和這些問題的一一即使并不是很方便——我們在編輯一個Notebook時將其置于脫機狀態(tài)，等到完成之后再將其進行同步就可以了。深入看看Groove2007Office2007表現(xiàn)出了微軟將目標放在了Groove上的第一個良機，它在2005年3月，通過對Groove的同名公司的收購獲得了它。對Groove所做的改變是有些戲劇化，但這個版本在Office的世界中還是表現(xiàn)得不錯，特別是當它與SharePointServer、WindowsSharePointServices和InfoPath放在一起考慮的時候。微軟對Groove所做的改變是有些戲劇化盡管如此，Groove2007在Office套件中還是顯得有些零散化，至少在主題方面。盡管使用這個應(yīng)用程序的協(xié)同工作都是與SharePointServer或WindowsSharePointServices一起的，但Groove創(chuàng)建的專注于內(nèi)部的協(xié)同則由于P2P網(wǎng)絡(luò)而孤立。在企業(yè)的環(huán)境下，對文檔控制有著嚴格的要求，Groove2007則可能導(dǎo)致一些風(fēng)險，盡管能夠通過將Groove的通訊基礎(chǔ)設(shè)施置于防火墻中來處理。Groove2007的核心特性就是Groove的P2P網(wǎng)絡(luò)，無論是通過一套微軟運行的公共的服務(wù)器還是公司向微軟購買而在內(nèi)部運行的服務(wù)器，它都能應(yīng)付得了。用戶創(chuàng)建自己的使用模版了的應(yīng)用程序，并將這些應(yīng)用程序與其他用戶共享，無論是在本地網(wǎng)絡(luò)或是整個互聯(lián)網(wǎng)上。共享應(yīng)用程序的用戶是需要通過Groove公共目錄的驗證的，這個目錄是一個在本地網(wǎng)絡(luò)上發(fā)布的服務(wù)。用戶還能夠通過電子郵件或在多臺計算機之間（例如一臺辦公室的計算機與一臺家里的計算機）來共享應(yīng)用程序。微軟已經(jīng)減少了Groove中可用的模版數(shù)目，取而代之的是專注于模版所能交付的核心能力。這些核心模版目前包括討論、文件共享、表格、日歷、一筆記本和會議應(yīng)用程序。這些應(yīng)用程序其中有些看起來有些多余——例如，共享的日歷對大多數(shù)Office用戶來說都沒有什么意義，因為通過Outlook和ExchangeServer來共享日歷要相對更為簡單。然而，Groove中很優(yōu)秀的一樣?xùn)|西是，它能夠讓組織外的用戶更容易訪問到那些通常會內(nèi)在地面向系統(tǒng)的東西，以便參與到基于項目的工作中。Exchange僅能夠在一個組織中允許用戶共享日歷，Groove就能夠讓一個日歷與項目之外的顧問進行共享。除此之外，Groove還包括了一個表格應(yīng)用程序，用于收集和共享簡單數(shù)據(jù)庫信息，例如一個事件的在場者或一個產(chǎn)品目錄的詳情。Groove2007添加了對InfoPath的表格的支持，允許用戶能夠重復(fù)使用他們?yōu)閮?nèi)部進程創(chuàng)建的表格。我們并沒有發(fā)現(xiàn)對InfoPath的支持確實聯(lián)通實現(xiàn)，盡管如此，公司將很可能需要做一些表格編輯工作來證明Groove2007的能力。另一個有趣的特性是對forOfficeSharePointServer文檔庫的支持。Groove的用戶現(xiàn)在能夠使用Groove客戶端，脫機編輯SharePoint的文檔。這也讓公司能夠?qū)⒑献骰锇橐氲竭@個文檔的創(chuàng)作以及進程的編輯中，而不需要從對外地揭露一個SharePoint站點或允許合作伙伴進入到這個網(wǎng)絡(luò)。一個雇員能夠通過有防火墻的保護狀態(tài)來訪問SharePoint的內(nèi)容接著再將它共享，就像是一種代理權(quán)，與外部的用戶一同工作在Groove的網(wǎng)絡(luò)上。這也是一種能讓用戶在家里的計算機上使SharaPoint內(nèi)容可用的方法。IT管理者會為圖安全而不希望讓這種共享方式發(fā)生，但看看Groove作為一個協(xié)同工具所具有的價值吧 它能夠牢牢地把握住Groove網(wǎng)絡(luò)。微軟還發(fā)布了GrooveEnterpriseManagementServer2007和EnterpriseRelayServer2007，面向想要運行和管理內(nèi)