在鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室主任會(huì)議上的講話在鄉(xiāng)鎮(zhèn)辦公室主任會(huì)議上的講話同志們：根據(jù)會(huì)議安排，我就值班工作和公文處理工作講三點(diǎn)意見：一、關(guān)于值班工作值班工作是一項(xiàng)重要的日常性和基礎(chǔ)性工作，在服務(wù)群眾、信息上傳下達(dá)、處理緊急性事件和突發(fā)性事件等方面發(fā)揮著重要作用。值班工作面廣量大，頭緒紛繁復(fù)雜，每天要接受和發(fā)送大量信息，能否準(zhǔn)確、高效的傳輸信息，直接影響全局工作的正常運(yùn)行。如何做好值班工作，我認(rèn)為：一要保持良好精神狀況。值班人員要有高度的責(zé)任心和政治敏感性，具備一定的政策理論水平、文字綜合能力和應(yīng)急處置能力，具有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、熱情周到、雷厲風(fēng)行的工作作風(fēng)，在崗時(shí)必須精神飽滿，熟悉政策，了解全局，熱情服務(wù)。二要明確值班職責(zé)。一是負(fù)責(zé)信息上傳下達(dá)。值班人員每天接收電話、電報(bào)和信函等信息后，應(yīng)立即在值班日志上做好記錄，并及時(shí)報(bào)告或送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱處。領(lǐng)導(dǎo)批示或口頭答復(fù)后，值班人員應(yīng)根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)意見迅速作出處理，并將處理結(jié)果在值班日志上作好記載。值班登記本應(yīng)按檔案管理要求及時(shí)歸檔備查。二是負(fù)責(zé)接待來(lái)信來(lái)訪。對(duì)來(lái)訪人員、前來(lái)辦事的群眾，值班人員要熱情禮貌接待，視具體情況給予妥善答復(fù)或解釋；對(duì)答復(fù)不了或不能確定的問題，要及時(shí)請(qǐng)示領(lǐng)導(dǎo)或轉(zhuǎn)交有關(guān)部門辦理。三是協(xié)調(diào)處理各種緊急性、突發(fā)性事件。值班人員在接到緊急性、突發(fā)性事件的報(bào)告后，要及時(shí)向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或有關(guān)部門報(bào)告，并按照領(lǐng)導(dǎo)的批示迅速辦理；本地緊急性、突發(fā)性事件的信息，要在第一時(shí)間以電話形式報(bào)送縣政府值班室及相關(guān)部門單位。四是承辦領(lǐng)導(dǎo)交辦事項(xiàng)。主要內(nèi)容包括:傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)某一問題的指示意見；查詢某一問題或某一事項(xiàng)的辦理情況；向下屬和相關(guān)部門催要某一方面的工作情況；下達(dá)會(huì)議通知；向上級(jí)機(jī)關(guān)或其他單位詢問有關(guān)事項(xiàng)等。三要認(rèn)真做好電話辦理工作。接聽電話是值班工作的一項(xiàng)主要而且非常重要的內(nèi)容，是信息傳遞的主要渠道。值班人員應(yīng)具備以下個(gè)基本要求：一是態(tài)度和藹。所謂態(tài)度和藹是指對(duì)人和氣、謙虛、耐心有禮貌。因?yàn)橥ㄔ挼哪康氖寝k事，而態(tài)度不好往往事倍功半，甚至于一事無(wú)成，給人留下的印象也不好，會(huì)給單位造成極壞的影響。俗話說(shuō)：良言一句冬日暖，電話里一句您好,會(huì)使工作氛圍融恰，通話、辦事效率提高。二是頭腦敏捷。所謂頭腦敏捷是指通話時(shí)反應(yīng)迅速，頭腦清楚。因?yàn)樵陔娫捓锫犜挷槐犬?dāng)面聽話，當(dāng)面聽話不僅聽得清楚，而且可以憑面部表情、手勢(shì)動(dòng)作來(lái)判斷對(duì)文的意圖。在電話上就只能聽到一種比當(dāng)面說(shuō)話小得多的聲間，通話時(shí)間又不能過長(zhǎng)，如果頭腦不靈活一點(diǎn)，可能最后電話聽完了。事情卻辦錯(cuò)了。三中動(dòng)作敏捷。在電話機(jī)旁，動(dòng)作一定要做到迅速，電話鈴響，應(yīng)馬上去接。一般而言，在鈴響四遍之前，就應(yīng)摘機(jī)接聽，否則就是失禮。接聽過程中，記錄速度也要跟上，不得漏記關(guān)鍵內(nèi)容。四是態(tài)度要認(rèn)真。接聽電話，要認(rèn)真聽清對(duì)方的每一句話，并按規(guī)定作好記錄，切不可漫不經(jīng)心，丟三落四，漏掉主要內(nèi)容。如遇電話受雜音干擾，或因?qū)Ψ奖磉_(dá)不清不明的，要耐心詢問，努力把問題搞清楚，對(duì)方通報(bào)的主要數(shù)據(jù)、規(guī)定、重要情況記錄完畢后，應(yīng)向?qū)Ψ綇?fù)述一遍，供其核查，如果有誤記，應(yīng)立即改正。五是語(yǔ)言要簡(jiǎn)潔。通話要講究效率，除了必須的禮貌用語(yǔ)之外，通話應(yīng)盡快進(jìn)入正題，交流關(guān)鍵內(nèi)容，做到言簡(jiǎn)意賅，一個(gè)字句表達(dá)，不用兩個(gè)字，一句話能表達(dá)的，不用更多的話表達(dá)。這樣既可以節(jié)省通話時(shí)間，又可以避免沖淡主要內(nèi)容。六是聲音要適中。通第第#頁(yè)共10頁(yè)話時(shí)聲音要適中，不能過輕，也不能過高。同時(shí)，語(yǔ)速也要適中，語(yǔ)調(diào)要略微緩慢一些。七是保持連續(xù)性。如果在通話過程中線路被切斷，原則上打電話的一方應(yīng)當(dāng)馬上再撥，而接電話的一方，則應(yīng)等待對(duì)方來(lái)電，切不可揚(yáng)長(zhǎng)而去。八是準(zhǔn)備充分。接打電話前，要搞清楚是什么人，在什么時(shí)候，在什么地方，因什么緣故，發(fā)生了什么事情，該怎么處理等個(gè)問題。如果能認(rèn)真思考這個(gè)問題，那么通話時(shí)無(wú)論是聽是說(shuō)是記，都會(huì)更胸有成竹，從而提高電話聯(lián)絡(luò)的功效。一般說(shuō)來(lái)，接打電話之前應(yīng)作好以下準(zhǔn)備：①電話機(jī)旁備好電話記錄簿、記錄筆、新版電話號(hào)碼簿以及常用電話號(hào)碼表。②要準(zhǔn)確核查通話對(duì)方的電話號(hào)碼、聯(lián)系地址、姓名。③要養(yǎng)成一聽鈴聲便一手執(zhí)筆一手摘機(jī)的習(xí)慣，撥號(hào)前和摘機(jī)前都要按剛才講的個(gè)問題的模式認(rèn)真思考。④撥號(hào)之前，應(yīng)當(dāng)想一個(gè)此時(shí)此刻與對(duì)方通話是否合適，是否會(huì)影響對(duì)方正常的休息。在可能的情況下，盡量選擇于對(duì)方合適的時(shí)間與之通話。⑤通話內(nèi)容如涉及保密事項(xiàng)，應(yīng)當(dāng)注意使用的電話機(jī)是否具有保密功能。⑥掛發(fā)內(nèi)容重要的、數(shù)據(jù)復(fù)雜的、時(shí)間約定嚴(yán)格的電話，必須先打好草稿，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后，方可撥號(hào)。⑦在某些特殊情況下，接打電話前還得作一些心理準(zhǔn)備，例如與通話對(duì)方曾有誤解，或者使用電話討論敏感問題等，應(yīng)當(dāng)盡量避免由于受到情緒影響而可能形成的通話障礙。在利用電話處理工作時(shí)，應(yīng)當(dāng)注意如下幾個(gè)問題:要集中處理。無(wú)論是上級(jí)或下級(jí)打來(lái)的電話，都會(huì)有許多內(nèi)容是要報(bào)告給主管領(lǐng)導(dǎo)的，但也不必要接一次電話就匯報(bào)一次，除了那些重要的、緊急的電話不得延誤外，一般應(yīng)當(dāng)若干電話內(nèi)容相對(duì)集中處理，有條理地作一次性報(bào)告，并說(shuō)出自己的看法和意見，幫助領(lǐng)導(dǎo)處理問題。在處理電話過程中，通過內(nèi)容要準(zhǔn)確無(wú)誤，盡量簡(jiǎn)單明了，并注意禮貌。在打電話時(shí)，既要加強(qiáng)請(qǐng)示報(bào)告，不在重大問題上擅自作主，又要發(fā)揮自己的主觀能功性。凡是自己有把握處理的電話，就可以根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)處理，而不必事無(wú)巨細(xì)地都向領(lǐng)導(dǎo)人請(qǐng)示報(bào)告。對(duì)電話內(nèi)容的落實(shí)情況要搞好信息反饋。凡是上級(jí)電話指法進(jìn)中明確指出要有落實(shí)措施、結(jié)果并限定日期報(bào)告的，要按期報(bào)告。對(duì)下級(jí)的請(qǐng)示、報(bào)告的處理，一定要有時(shí)效觀念，及時(shí)給予答復(fù)。涉及有關(guān)專業(yè)部門處理的事項(xiàng)，應(yīng)在轉(zhuǎn)達(dá)后，檢查和督促這些部門及時(shí)答復(fù)。四要加強(qiáng)突發(fā)事件信息報(bào)送工作。各鄉(xiāng)鎮(zhèn)要認(rèn)真落實(shí)小時(shí)值班制度，嚴(yán)格崗位責(zé)任制，確保各項(xiàng)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。值班期間發(fā)生突發(fā)事件，要堅(jiān)持有情必報(bào)，逐級(jí)上報(bào)、規(guī)范運(yùn)作、快速反應(yīng)、安全保密的原則，在第一時(shí)間報(bào)告鄉(xiāng)鎮(zhèn)長(zhǎng)和縣應(yīng)急辦，突發(fā)事件報(bào)送時(shí)限最遲不超過半小時(shí)。今年實(shí)施的《湖財(cái)省實(shí)施〈中華人民共和國(guó)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)法〉辦法》對(duì)突發(fā)事件信息報(bào)送作了更嚴(yán)格的要求，追責(zé)更嚴(yán)厲，請(qǐng)大家要高度重視，嚴(yán)格按照《縣政府機(jī)關(guān)值守應(yīng)急工作規(guī)范》的要求，及時(shí)處置。不得出現(xiàn)瞞報(bào)、漏報(bào)和遲報(bào)的現(xiàn)象。二、關(guān)于公文處理工作行政公文，是行政機(jī)關(guān)在行政管理過程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達(dá)貫徹黨和國(guó)家的方針政策、依法行政的重要工具，是上情下達(dá)、下情上報(bào)、溝通協(xié)調(diào)的一種基本手段。近年來(lái)，我縣公文處理工作的服務(wù)質(zhì)量和工作效率有大幅提升，但由于形勢(shì)的發(fā)展，少數(shù)單位公文處理工作仍然存在一些問題。主要有以下幾方面：一是公文或代擬政府文稿質(zhì)量不高。有的公文思路不清，結(jié)構(gòu)散亂，邏輯性不強(qiáng)，不嚴(yán)謹(jǐn)；有的公文文種不分，要素不全，缺項(xiàng)漏項(xiàng)；有的公文語(yǔ)言、標(biāo)點(diǎn)、數(shù)字、引文等不合要求。二是公文報(bào)送不規(guī)范。有的公文未經(jīng)單位主要負(fù)責(zé)人或主持工作的負(fù)責(zé)人審核、未與相關(guān)職能部門協(xié)商取得一致就直接報(bào)縣政府;有的公文循環(huán)跳簽"倒行文"三是公文體律、格式不正確。發(fā)文字號(hào)標(biāo)識(shí)不正確，文件的基本要素不全。四是歸檔不規(guī)范。部分單位存在不按時(shí)歸檔，文件、資料隨意堆放，不進(jìn)行整理，甚至導(dǎo)致一些重要文件、資料遺失。五是保密不嚴(yán)格。一些單位保密意識(shí)差，不嚴(yán)格遵循公文傳遞范圍，對(duì)涉密公文管理不當(dāng)，將領(lǐng)導(dǎo)批示件傳到無(wú)關(guān)人員甚至上訪人員手中。以上問題的存在，會(huì)誤時(shí)誤事，影響工作大局，甚至可能對(duì)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展造成不可估量的損失。如何提高公文處理工作水平，我認(rèn)為：一要正確處理本與末的關(guān)系，健全工作制度。制度建設(shè)在公文處理工作中至關(guān)重要，只有建立比較完善的公文處理工作制度，才能保證公文處理的及時(shí)、準(zhǔn)確、安全、保密，才能實(shí)現(xiàn)公文處理工作優(yōu)質(zhì)高效運(yùn)轉(zhuǎn)。要以提高公文處理質(zhì)量和效率為根本，針對(duì)行政機(jī)關(guān)公文處理的各個(gè)方面，如文件的簽收、登記、傳閱、借閱、催辦、閱退、保管、保密、立卷、歸檔、銷毀等，建立系統(tǒng)、完善的公文處理工作制度，并在實(shí)踐中不斷完善。二要正確處理快與慢的關(guān)系，規(guī)范公文報(bào)送。越級(jí)行文、直送個(gè)人、循環(huán)跳簽"倒行文等，初衷都是為了快"但往往適得其反。這個(gè)問題，大家應(yīng)該有切身體會(huì)。有時(shí)為了快"將文件直接送給了領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人，在運(yùn)轉(zhuǎn)過程中發(fā)生誤壓、漏辦、丟失等情況，反而誤時(shí)誤事。報(bào)送縣政府的公文必須以正式公文上報(bào)，不得以呈閱件、內(nèi)部呈批件、白頭信函等非正式公文形式報(bào)送，必須由單位主要負(fù)責(zé)人或主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)，涉及其他部門職權(quán)的必須充分協(xié)商得一致。需以縣政府名義行文報(bào)送省、市政府或省、市直部門的，須經(jīng)縣直對(duì)口或職能部門審核會(huì)簽。三要正確處理多與少的關(guān)系，減少發(fā)文數(shù)量。制發(fā)公文的目的是推動(dòng)工作。不發(fā)文不行，濫發(fā)文也不行。目前公文數(shù)量偏多，造成這一現(xiàn)象的主要原因是，部分單位發(fā)文觀念和發(fā)文行為存在偏差。一些單位存在凡要推動(dòng)工作就必須發(fā)文"看到文件才執(zhí)行的觀念，過分依賴政府發(fā)文。我們要堅(jiān)持少而精的原則，適當(dāng)控制發(fā)文數(shù)量。凡能用電話、傳真等形式解決問題的，不再發(fā)文；凡通過部門、領(lǐng)導(dǎo)小組發(fā)文或幾個(gè)部門聯(lián)合發(fā)文能夠解決問題的，一律不再以縣政府或縣政府辦名義發(fā)文。四要正確處理精與精的關(guān)系，提高文稿質(zhì)量。目前公文處理工作中存在一個(gè)突出問題，就是部門代擬政府文稿質(zhì)量不高。個(gè)別部門領(lǐng)導(dǎo)對(duì)文稿不審、不核，把關(guān)不嚴(yán)；一些代擬政府文稿思路不清、內(nèi)容缺失、言之無(wú)物、操作性差，導(dǎo)致政府法制部門、秘書部門在文稿審核上花費(fèi)大量時(shí)間，有些文稿甚至需數(shù)易其稿才能達(dá)到基本要求。出現(xiàn)這一問題的原因，不僅是寫作水平的問題，歸根到底還是責(zé)任感、事業(yè)心問題，是工作態(tài)度問題。代擬政府文稿是政府正式公文的基礎(chǔ)，其內(nèi)容是否全面、嚴(yán)謹(jǐn)、準(zhǔn)確、規(guī)范，直接影響到政府正式文稿的權(quán)威性、嚴(yán)肅性、可操作性。代擬政府文稿不應(yīng)是粗坯,而應(yīng)是精品"各人員要切實(shí)樹立精品意識(shí)，全面提高代擬政府文稿質(zhì)量。三、自強(qiáng)素質(zhì)冰凍三尺，非一日之寒。要做好辦公室工作，不是一朝一夕的功夫，必須長(zhǎng)期嚴(yán)格要求自己，認(rèn)真學(xué)習(xí)，悉心揣摩，切實(shí)提高自身素質(zhì)。這里，我對(duì)大家提三點(diǎn)希望。一是要勤于學(xué)習(xí)。本次培訓(xùn)會(huì)只是拋磚引玉打基礎(chǔ)，關(guān)鍵要靠大家在工作中學(xué)習(xí)提高，在實(shí)踐中得到鍛煉。大家要認(rèn)真學(xué)習(xí)黨的路線、方針、政策，不斷提高自身政治素；要深入學(xué)習(xí)法律法規(guī)，不斷強(qiáng)化法律意識(shí)；要悉心鉆研值班工作和公文處理業(yè)務(wù)知識(shí)，更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，汲取補(bǔ)充新的知識(shí)信息，不斷提高工作技能。二是要精益求精。公文處理和值班工作無(wú)小事。辦好了是小事，誰(shuí)也不會(huì)注意；辦砸了就