六輪安徽項(xiàng)目辦檔案管理

中國全球基金艾滋病項(xiàng)目檔案管理第1頁目標(biāo)意義搜集范圍管理標(biāo)準(zhǔn)分類方法常規(guī)資料項(xiàng)目活動(dòng)資料管理方式中國全球基金艾滋病項(xiàng)目檔案管理第2頁檔案管理目標(biāo)及意義檔案資料完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，是保障項(xiàng)目工作規(guī)范開展主要確保在信息分享過程中要做到：正確、及時(shí)、完整方便于：1、開展督導(dǎo)評(píng)定工作2、項(xiàng)目工作經(jīng)驗(yàn)推廣3、信息查詢方便、快捷中國全球基金艾滋病項(xiàng)目檔案管理第3頁資料搜集范圍全部與項(xiàng)目相關(guān)含有保留價(jià)值資料，都屬于資料搜集范圍檔案資料管理是一項(xiàng)常規(guī)工作，包含資料搜集、整理、分析和存檔以及結(jié)果公布等檔案資料管理也是一項(xiàng)長(zhǎng)久工作，所以項(xiàng)目實(shí)施單位在活動(dòng)過程中要及時(shí)搜集、整理與項(xiàng)目相關(guān)各種資料中國全球基金艾滋病項(xiàng)目檔案管理第4頁檔案管理標(biāo)準(zhǔn)專員負(fù)責(zé)、規(guī)范整理、集中管理活動(dòng)結(jié)束7天內(nèi)完成資料（會(huì)議、培訓(xùn)、督導(dǎo)等）

搜集整理存檔中國全球基金艾滋病項(xiàng)目檔案管理第5頁檔案管理標(biāo)準(zhǔn)電子版材料應(yīng)及時(shí)備份、專員管理、層次分明，方便于查詢和利用做好電腦安全工作和檔案數(shù)據(jù)保密工作對(duì)涉密數(shù)據(jù)文件必須加密碼保留，杜絕敏感數(shù)據(jù)和主要文件泄漏中國全球基金艾滋病項(xiàng)目檔案管理第6頁檔案資料分類方法_常規(guī)資料11、管理制度包含：項(xiàng)目辦公室組織管理制度及人員分工財(cái)務(wù)管理制度設(shè)備（供給品）及固定資產(chǎn)管理定時(shí)例會(huì)制度檔案管理制度信息管理督導(dǎo)評(píng)定制度等中國全球基金艾滋病項(xiàng)目檔案管理第7頁檔案資料分類方法_常規(guī)資料22、收文、發(fā)文收文和發(fā)文都應(yīng)該有簽批、登記發(fā)文可按時(shí)間次序排列，收文可分部門、按時(shí)間排列中國全球基金艾滋病項(xiàng)目檔案管理第8頁檔案資料分類方法_常規(guī)資料33、工作計(jì)劃：按類別和時(shí)間排列。

4、工作總結(jié)：按類別和時(shí)間排列。

5、各類報(bào)表：分本級(jí)報(bào)表和下級(jí)報(bào)表兩種。按照內(nèi)容和領(lǐng)域進(jìn)行分類，每類按時(shí)間排列。中國全球基金艾滋病項(xiàng)目檔案管理第9頁檔案資料分類方法-常規(guī)資料4

6、財(cái)務(wù)管理資料：包含財(cái)務(wù)報(bào)表、財(cái)務(wù)匯報(bào)、審計(jì)匯報(bào)等，分類別、按時(shí)間次序排列。

7、設(shè)備供給品資料：分類別，按時(shí)間排列。

8、工作動(dòng)態(tài)/簡(jiǎn)報(bào)/通訊：可分為國家、省級(jí)、本級(jí)、其它等四類，每類按照時(shí)間排列中國全球基金艾滋病項(xiàng)目檔案管理第10頁檔案資料分類方法-常規(guī)資料59、基線調(diào)查資料：依據(jù)基線調(diào)查要求，可包含方案、計(jì)劃、原始調(diào)查表、訪談統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)庫、總結(jié)、分析匯報(bào)、地圖等。10、項(xiàng)目協(xié)議：包含上級(jí)與本級(jí)、本級(jí)與項(xiàng)目實(shí)施單位、項(xiàng)目辦與相關(guān)項(xiàng)目工作人員簽署項(xiàng)目協(xié)議。11、慣用信息：項(xiàng)目相關(guān)人員聯(lián)絡(luò)方式、職責(zé)分工、相關(guān)表格等。中國全球基金艾滋病項(xiàng)目檔案管理第11頁檔案資料分類方法-項(xiàng)目活動(dòng)1、培訓(xùn)材料：（1）參加上級(jí)培訓(xùn)，主要內(nèi)容包含：培訓(xùn)通知、日程、參會(huì)人員回執(zhí)原件、通訊錄、培訓(xùn)講義、培訓(xùn)體會(huì)/小結(jié)（必須包含時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、主要內(nèi)容、產(chǎn)出、體會(huì)）等?？砂床块T、按時(shí)間進(jìn)行排列。（2）本級(jí)舉行培訓(xùn)，主要內(nèi)容包含：培訓(xùn)通知、日程、簽到簿、通訊錄、培訓(xùn)講義、總結(jié)（時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、主要目標(biāo)、內(nèi)容、培訓(xùn)產(chǎn)出、效果評(píng)價(jià)）、活動(dòng)聲像資料活動(dòng)預(yù)/決算。中國全球基金艾滋病項(xiàng)目檔案管理第12頁2、會(huì)議材料：（1）參加上級(jí)會(huì)議，主要內(nèi)容包含：會(huì)議通知、日程、通訊錄、會(huì)議材料、會(huì)議體會(huì)/小結(jié)（時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、主要內(nèi)容、產(chǎn)出、體會(huì)）等。（2）本級(jí)舉行會(huì)議，主要內(nèi)容包含：會(huì)議通知、日程、簽到簿、通訊錄、會(huì)議現(xiàn)場(chǎng)材料、會(huì)議統(tǒng)計(jì)、會(huì)議紀(jì)要或總結(jié)（時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、主要目標(biāo)、內(nèi)容、效果評(píng)價(jià)）、活動(dòng)聲像資料、預(yù)/決算等。中國全球基金艾滋病項(xiàng)目檔案管理第13頁3、宣傳活動(dòng)資料主要內(nèi)容包含：通知、實(shí)施方案或工作計(jì)劃、簽到簿、通訊錄、宣傳相關(guān)過程材料、總結(jié)（時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、主要目標(biāo)、內(nèi)容、效果評(píng)價(jià)）、聲像資料、預(yù)/決算等。中國全球基金艾滋病項(xiàng)目檔案管理第14頁4、督導(dǎo)評(píng)定資料主要內(nèi)容包含：督導(dǎo)通知、督導(dǎo)方案/計(jì)劃（包含督導(dǎo)目標(biāo)、督導(dǎo)對(duì)象、督導(dǎo)方法、人員分工、時(shí)間安排、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)及要求）、現(xiàn)場(chǎng)督導(dǎo)統(tǒng)計(jì)和督導(dǎo)匯報(bào)[包含督導(dǎo)時(shí)間、地點(diǎn)、人員、督導(dǎo)內(nèi)容和方法、督導(dǎo)結(jié)果（包含上次督導(dǎo)問題落實(shí)情況、工作亮點(diǎn)及經(jīng)驗(yàn)、存在問題和處理問題提議）]。中國全球基金艾滋病項(xiàng)目檔案管理第15頁六輪安徽項(xiàng)目活動(dòng)資料主要內(nèi)容項(xiàng)目提議書（原始稿）評(píng)審意見書項(xiàng)目提議書（修改稿）協(xié)議書實(shí)施過程材料（包含通知、講稿、人員名單、小結(jié)、出臺(tái)文件、對(duì)應(yīng)聲像資料、新聞報(bào)道及其它佐證材料）項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)（申請(qǐng)項(xiàng)目超出一個(gè)季度需每季度定時(shí)提交項(xiàng)目進(jìn)度匯報(bào)，內(nèi)容包含項(xiàng)目活動(dòng)在一個(gè)季度中組織和實(shí)施工作進(jìn)展、財(cái)務(wù)進(jìn)展等）中國全球基金艾滋病項(xiàng)目檔案管理第16頁現(xiàn)場(chǎng)督導(dǎo)評(píng)定材料（詳細(xì)包含是否按照計(jì)劃和預(yù)算開展工作，檔案材料是否整齊、完整，財(cái)務(wù)執(zhí)行情況等）完工總結(jié)匯報(bào)（詳細(xì)包含項(xiàng)目標(biāo)組織實(shí)施過程、項(xiàng)目產(chǎn)出、預(yù)期目標(biāo)完成情況及財(cái)務(wù)決算等）完工驗(yàn)收匯報(bào)（由督導(dǎo)單位執(zhí)行，詳細(xì)內(nèi)容包含是否按照計(jì)劃開展工作，是否按照預(yù)算支出，進(jìn)度匯報(bào)是否及時(shí)提交以及檔案資料是否整齊、完整等）。中國全球基金艾滋病項(xiàng)目檔案管理第17頁六輪安徽項(xiàng)目活動(dòng)主要目標(biāo)人群暗娼和嫖客男男性行為者校外青少年艾滋病感染者/艾滋病人及其家庭受艾滋病影響兒童

針對(duì)以上目標(biāo)人群，六輪安徽項(xiàng)目活動(dòng)分為四個(gè)領(lǐng)域：MSM干預(yù)領(lǐng)域、暗娼和嫖客干預(yù)領(lǐng)域、校外青少年干預(yù)領(lǐng)域、艾滋病人及兒童關(guān)心領(lǐng)域。中國全球基金艾滋病項(xiàng)目檔案管理第18頁六輪安徽項(xiàng)目活動(dòng)資料搜集（1）發(fā)放宣傳資料及安全套：發(fā)放統(tǒng)計(jì)表、現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)聲像資料（2）咨詢檢測(cè)：咨詢統(tǒng)計(jì)、檢測(cè)單、檢測(cè)結(jié)果（3）轉(zhuǎn)介服務(wù)：轉(zhuǎn)介單及轉(zhuǎn)介回執(zhí)中國全球基金艾滋病項(xiàng)目檔案管理第19頁六輪安徽項(xiàng)目活動(dòng)資料搜集2（4）干預(yù)、外展服務(wù)：現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)統(tǒng)計(jì)、活動(dòng)照片、活動(dòng)小結(jié)（5）招募志愿者/同伴教育員：簽署協(xié)議書，明確工作任務(wù)（6）同伴教育：現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)照片、工作統(tǒng)計(jì)中國全球基金艾滋病項(xiàng)目檔案管理第20頁六輪安徽項(xiàng)目活動(dòng)資料搜集3（7）培訓(xùn)：通知、日程、簽到、預(yù)/決算、講義、照片、小結(jié)（8）會(huì)議：通知、日程、簽到、預(yù)/決算、會(huì)議統(tǒng)計(jì)、照片、小結(jié)；如是例會(huì)，可僅作會(huì)議統(tǒng)計(jì)、并留有影像資料等佐證材料。中國全球基金艾滋病項(xiàng)目檔案管理第21頁六輪安徽項(xiàng)目活動(dòng)資料搜集4（9）有獎(jiǎng)競(jìng)賽：活動(dòng)方案、物品發(fā)放統(tǒng)計(jì)、活動(dòng)小結(jié)、現(xiàn)場(chǎng)照片（10）舉行晚會(huì)：節(jié)目單、照片、晚會(huì)小結(jié)（11）興趣小組活動(dòng)：現(xiàn)場(chǎng)活動(dòng)照片、簽到、活動(dòng)統(tǒng)計(jì)、活動(dòng)小結(jié)中國全球基金艾滋病項(xiàng)目檔案管理第22頁六輪安徽項(xiàng)目活動(dòng)資料搜集5（12）聘請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員：聘書/協(xié)議（13）編印培訓(xùn)教材：編印小組組員名單、教材。（14）技術(shù)指導(dǎo)/培訓(xùn)：技術(shù)小組組員名單、指導(dǎo)/培訓(xùn)內(nèi)容、滿意度調(diào)查、受益者署名、現(xiàn)場(chǎng)照片、小結(jié)。（15）產(chǎn)品推介會(huì)：通知、議程、會(huì)議統(tǒng)計(jì)、簽到、現(xiàn)場(chǎng)照片、預(yù)/結(jié)算、小結(jié)中國全球基金艾滋病項(xiàng)目檔案管理第23頁六輪安徽項(xiàng)目活動(dòng)資料搜集6（16）基線調(diào)查：調(diào)查方案、調(diào)查表、現(xiàn)場(chǎng)照片、基線分析匯報(bào)、調(diào)查小結(jié)（17）調(diào)查評(píng)定：調(diào)查方案、調(diào)查表、調(diào)查匯報(bào)/小結(jié)、活動(dòng)照片（18）終期評(píng)定：調(diào)查問卷、訪談統(tǒng)計(jì)、活動(dòng)照片、調(diào)查匯報(bào)/總結(jié)中國全球基金艾滋病項(xiàng)目檔案管理第24頁六輪安徽項(xiàng)目活動(dòng)資料搜集7（19）對(duì)HIV病人隨訪/檢測(cè)：隨訪表/統(tǒng)計(jì)、檢測(cè)單、現(xiàn)場(chǎng)照片、（20）心理咨詢：咨詢統(tǒng)計(jì)（21）家訪：家訪統(tǒng)計(jì)表、被訪者署名、照片、總結(jié)（22）項(xiàng)目區(qū)考查：考查日程、人員名單、活動(dòng)照片、交流材料、考查匯報(bào)中國全球基金艾滋病項(xiàng)目檔案管理第25頁五、項(xiàng)目資料管理方式

項(xiàng)目資料保留形式包含紙質(zhì)檔案、電子文件檔案、聲像資料檔案、年度資料匯編和上墻信息等。各類形式檔案資料應(yīng)分別保留，每類形式資料應(yīng)參考上述方法分類保留，且分類方法要保持一致。中國全球基金艾滋病項(xiàng)目檔案管理第26頁五、項(xiàng)目資料管理方式

1.紙質(zhì)檔案：分類、裝訂成冊(cè)，以檔案盒（袋）形式保留。2.電子文件檔案：包含全部電子版文檔和聲像資料，各類資料能夠依據(jù)不一樣載體形式分別保留，并定時(shí)進(jìn)行備份。中國全球基金艾滋病項(xiàng)目檔案管理第27頁五、項(xiàng)目資料管理方式

3.聲像資料檔案：指與項(xiàng)目相關(guān)聲音、圖像和影像資料，各類資料能夠依據(jù)不一樣載體形式分別保留。4.上墻信息：包含全球基金項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)示意圖、項(xiàng)目辦公室職責(zé)和分工、各種制度等相關(guān)信息。5.年度資料匯編：對(duì)于定時(shí)產(chǎn)出資料能夠考慮在一個(gè)項(xiàng)目年度結(jié)束后，分別進(jìn)行統(tǒng)一裝訂，形成年度資料匯編。中國全球基金艾滋病項(xiàng)目檔案管理第28頁五、項(xiàng)目資料管理方式

針對(duì)不一樣保留形式資料，應(yīng)分別建立資料檔案信息一覽表，詳細(xì)說明存檔資料內(nèi)容，包含分類信息（包含檔案盒/袋編號(hào)、類別、序號(hào)等）和資料信息（名稱、數(shù)量、提供者、存檔時(shí)間、保管人等），上述信息應(yīng)在資料存檔時(shí)由保管人及時(shí)填寫。各類檔案盒（袋）編號(hào)必須是唯一，可采取多級(jí)編碼形式，便于增加類目。中國全球基金艾滋病項(xiàng)目檔案管理第29頁