公文常見錯(cuò)誤分析及對策

公文是公務(wù)文書的簡稱，是處理公務(wù)、管理事務(wù)的一種書面文字工具。其重要特點(diǎn)就是行文的規(guī)范化、制度化和標(biāo)準(zhǔn)化。對于公文格式，國家技術(shù)監(jiān)督局制定了《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》（GB/T9704—1999，以下簡稱《格式》），國務(wù)院辦公廳制定了《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（2001年1月1日起施行，以下簡稱《辦法》），中央辦公廳制定了《中國共產(chǎn)黨各級領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)文件處理?xiàng)l例（試行）》（以下簡稱《條例》）。但是不少單位和部門制發(fā)文件，并沒有嚴(yán)格按照規(guī)定、要求去做，而是各行其是，制發(fā)文件存在很大的隨意性，造成公文格式的不規(guī)范，嚴(yán)重影響了公文的嚴(yán)肅性、公正性。更在一定程度上影響了公文的質(zhì)量和效能，影響了政府的行政效率，因此必須引起高度重視。

一、存在的問題

（一）文種使用亂。一是生造文種。把沒列為文種的公文種類作為文種使用?！掇k法》所確定的公文文種共有13類14種，即：命名、令，決定，公告，通告，通知，通報(bào)，議案，報(bào)告，請示，批復(fù)，意見，函，會議紀(jì)要。除此之外，均不可直接行文，但可作為"印發(fā)"、"頒發(fā)"式"通知"的"附件"行文。例如，《關(guān)于××市區(qū)退休人員一次性繳納醫(yī)療費(fèi)分期繳費(fèi)的具體操作規(guī)定》、《關(guān)于使用社會保障卡有關(guān)問題的說明》等，這里的"操作規(guī)定"、"說明"均不應(yīng)作為文種使用，可以改成《××關(guān)于印發(fā)市區(qū)退休人員一次性繳納醫(yī)療費(fèi)分期繳費(fèi)的具體操作規(guī)定的通知》、《××關(guān)于印發(fā)使用社會保障卡有關(guān)問題的說明的通知》，不能作為文種使用的還有"條例"、"規(guī)定"、"辦法"、"總結(jié)"、"計(jì)劃"等，有的甚至把"安排"、"要點(diǎn)"、"細(xì)則"這些既不是公文文種又不是應(yīng)用文體種類的東西常常作為公文文種直接行文，都是錯(cuò)誤的。

（二）混用文種。常見的是把相近的"請示"和"報(bào)告"兩種文種張冠李戴。例如：《××關(guān)于批準(zhǔn)成立××學(xué)會的報(bào)告》，《××關(guān)于元旦文藝聯(lián)歡會所需經(jīng)費(fèi)的報(bào)告》。兩個(gè)標(biāo)題內(nèi)容十分明確，就是要求上級解決問題，應(yīng)該用"請示"而不是"報(bào)告"。報(bào)告是"向上級機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況、答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問"的，這類報(bào)告，只要把情況匯報(bào)、反映清楚即可，目的是讓上級和領(lǐng)導(dǎo)了解發(fā)展情況，掌握工作進(jìn)度，做到心中有數(shù)，不需要回復(fù)；而請示是"向上級機(jī)關(guān)請求指示、批準(zhǔn)"的，需要回復(fù)，兩者在使用上有很大的區(qū)別。有時(shí)也存在"請示"和"函"混用?！掇k法》規(guī)定：不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)是用函。可是有些單位當(dāng)有求于對方（不相隸屬單位）時(shí)卻用請示。

（三）規(guī)矩格式亂?！陡袷健分芯凸牡母袷?、標(biāo)準(zhǔn)都作出了明確的規(guī)定。在具體行文中常見錯(cuò)誤有：1.排版規(guī)格不當(dāng)。公文標(biāo)題應(yīng)在紅色反線下空２行，用２號小標(biāo)宋體字，正文用３號仿宋體字，一般每面排２２行，每行排２８個(gè)字。而在實(shí)際操作中往往上各行其是，嚴(yán)重影響了公文的嚴(yán)肅性。2.發(fā)文號標(biāo)注不規(guī)范。主要表現(xiàn)在，一是錯(cuò)用括號。如，×政建（2003）240號；二是用虛數(shù)。如×政辦〔2003〕005號；三是字體字號不標(biāo)準(zhǔn)?！陡袷健芬?guī)定：發(fā)文字號，用３號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識；年份應(yīng)標(biāo)全稱，用六角括號"〔〕"括入；序號不編虛位（即１不編為００１），不加"第"字。特別真學(xué)習(xí)，不作廣泛深入宣傳，導(dǎo)致在公文辦理中常常沿用舊的甚至錯(cuò)誤的公文格式，大大影響了公文格式標(biāo)準(zhǔn)化的進(jìn)程。

（三）一些公文辦理人員素質(zhì)不高。一些公文辦理人員缺乏與時(shí)俱進(jìn)的敬業(yè)精神和責(zé)任意識，工作上敷衍了事，得過且過，平時(shí)熱衷于事務(wù)應(yīng)酬，很少主動(dòng)系統(tǒng)深入地鉆研業(yè)務(wù)知識，不斷提高業(yè)務(wù)水平，計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的知識跟不上知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代的發(fā)展，成了"秦磚漢瓦"，這是導(dǎo)致公文數(shù)量雖多而質(zhì)量不高、格式不規(guī)范的一個(gè)主要原因。

（四）公文審核把關(guān)和督查不嚴(yán)。實(shí)踐中，有的公文制作者草擬公文時(shí)自由發(fā)揮，不守規(guī)則；復(fù)核人原則性不強(qiáng)，不負(fù)責(zé)任；領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)時(shí)，或礙于情面，或忙于事務(wù)，常常忽視對公文格式的審核把關(guān)和督查，有的公文制作程序不規(guī)范，領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后才審核，這就不可避免地導(dǎo)致公文中出現(xiàn)了很多不合規(guī)范的問題。

三、規(guī)范公文格式的對策

（一）提高認(rèn)識，增強(qiáng)做好公文格式規(guī)范化工作的自覺性。一方面各級行政機(jī)關(guān)的負(fù)責(zé)人不僅要在思想上高度重視公文處理工作，而且應(yīng)當(dāng)在實(shí)踐中模范遵守《辦法》，并加強(qiáng)對本機(jī)關(guān)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查，維護(hù)公文的嚴(yán)肅性和權(quán)威性；另一方面具體從事公文辦理的人員要抱著高度負(fù)責(zé)的態(tài)度和精益求精的精神，認(rèn)真做好公文格式規(guī)范化工作。當(dāng)前，要通過各種有效形式，廣泛、深入地學(xué)習(xí)、宣傳《辦法》，對《辦法》和《格式》進(jìn)行深入系統(tǒng)地學(xué)習(xí)，掌握公文寫作的格式，推進(jìn)公文寫作的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)程。

（二）加強(qiáng)自身建設(shè)，提高公文辦理人員的整體素質(zhì)。提高公文辦理人員的整體素質(zhì)，是規(guī)范公文格式的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。古人說：德能正其身，才能勝其職，筆能成其文，言能明其義。首先要加強(qiáng)思想道德建設(shè)。公文辦理人員要認(rèn)真學(xué)習(xí)鄧小平理論和"三個(gè)代表"重要思想，樹立正確的世界觀、人生觀、價(jià)值觀，本著對黨、對事業(yè)高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，做到干一行、愛一行、鉆一行，恪盡職守，盡心盡力，在思想上重視公文格式規(guī)范化工作。其次要加強(qiáng)業(yè)務(wù)建設(shè)。所謂"鐵肩擔(dān)道義、妙手著文章"。21世紀(jì)是知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，公文辦理人員只有燭影搖紅，挑燈伏案，勤學(xué)苦練，掌握必要的基礎(chǔ)知識、精深的專業(yè)知識和寬廣的輔助知識，才能切實(shí)提高公文處理的質(zhì)量和效率。

（三）嚴(yán)格要求，加強(qiáng)對公文格式規(guī)范化的管理和指導(dǎo)。一是要建立行之有效的規(guī)章制度。從公文的起草到審核、審批都必須建立嚴(yán)格的制度和規(guī)范，明確各環(huán)節(jié)的權(quán)限和責(zé)任，嚴(yán)格制作程序。各級行政機(jī)關(guān)的辦公廳（室）要定期不定期地對本機(jī)關(guān)和下級機(jī)關(guān)進(jìn)行考核考評，嚴(yán)格獎(jiǎng)懲。改變過去只重視公文的內(nèi)容、語言而忽視公文格式的做法，把公文格式是否規(guī)范作為審校的重要內(nèi)容、考評考核的重要方面。二是在公文處理過程中強(qiáng)化審核環(huán)節(jié)。"強(qiáng)化審核"，即辦公廳（室）收到上報(bào)的需要辦理的公文后，文秘部門應(yīng)當(dāng)進(jìn)行審核，審核的重點(diǎn)是"文種使用，公文格式是否規(guī)范"等。二是要定期組織公文業(yè)務(wù)培訓(xùn)和研討交流。在新的歷史時(shí)期，黨和國家對公文秘書工作提出了新的更高的要求，各級黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對公文秘書工作更加重視，各級辦公室的負(fù)責(zé)同