公司公文處理辦法第一章 總則第一條 為使公司公文及日常文書(shū)處理工作規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，依據(jù)《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》（中辦發(fā)“2012”14號(hào)）及《黨政機(jī)關(guān)公文格式》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，結(jié)合本公司實(shí)際情況，制訂本辦法。第二條XX公司的公文，是指三河X(jué)X誠(chéng)諾人力資源服務(wù)有限公司、三河X(jué)X誠(chéng)勞務(wù)分包有限公司、北京XX誠(chéng)建筑勞務(wù)有限公司（以下如無(wú)特殊說(shuō)明，一律統(tǒng)稱(chēng)為?XX公司?）在行政管理過(guò)程中形成的具有特定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是實(shí)施行政管理和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。第三條公文處理指文書(shū)的辦理、管理、立卷、歸檔等一系列相互關(guān)聯(lián)、銜接有序的工作。第四條部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)高度重視公文處理工作，模范遵守本辦法，并加強(qiáng)對(duì)本企業(yè)公文處理工作的領(lǐng)導(dǎo)和檢查。第五條公司企劃部是公司公文處理的主責(zé)機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)公司對(duì)外公文的擬稿以及初步審核工作，公司辦公室是文書(shū)的匯總立卷、歸檔和管理機(jī)構(gòu)。第二章 公文種類(lèi)第六條 公司的公文種類(lèi)（簡(jiǎn)稱(chēng)?文種?）包括議案、決定、決議、通告、通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示（申請(qǐng)）、批復(fù)、意見(jiàn)、備忘錄、紀(jì)要、命令（令）、公報(bào)、公告、函十五種。XX公司常用文種為通知、報(bào)告、請(qǐng)示、意見(jiàn)、紀(jì)要、令、函七類(lèi)，廣泛意義上的文種還包括數(shù)據(jù)表格 。1議案適用于公司組織依據(jù)有關(guān)程序向同級(jí)提出審議事項(xiàng)，或會(huì)議討論。決定適用于對(duì)重要事項(xiàng)或重大行為作出安排，獎(jiǎng)懲下級(jí)組織及人員，變更或撤銷(xiāo)下級(jí)組織不適當(dāng)?shù)臎Q定事項(xiàng)。決議適應(yīng)于經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的重要決策，并要求貫徹執(zhí)行事項(xiàng)。通告適用于公布應(yīng)當(dāng)遵守或周知事項(xiàng)。通知適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)或平級(jí)公文；傳達(dá)指令或信息，告知或執(zhí)行事項(xiàng)；發(fā)布規(guī)章制度；人事任免等。通報(bào)適用于表彰先進(jìn)、批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)精神或重要情況。報(bào)告適用于下級(jí)向上級(jí)反映問(wèn)題、提出建議、匯報(bào)工作、答復(fù)上級(jí)征詢。請(qǐng)示（申請(qǐng)）適用于向上級(jí)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。批復(fù)適用于上級(jí)答復(fù)下級(jí)請(qǐng)示（申請(qǐng)）事項(xiàng)。意見(jiàn)適應(yīng)于對(duì)重要問(wèn)題提出見(jiàn)解、處理辦法和指導(dǎo)原則。備忘錄2適用于平級(jí)間相互商洽、聯(lián)系、協(xié)調(diào)、提醒、督辦工作，記載經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中較為重要的事件，以備考查的公文。紀(jì)要適用于記載和傳達(dá)會(huì)議基本情況或主要精神、議定事項(xiàng)等內(nèi)容。命令（令）用于宣布施行重大強(qiáng)制性措施、嘉獎(jiǎng)有關(guān)單位和人員等強(qiáng)制性措施內(nèi)容。公報(bào)是黨政機(jī)關(guān)和人民團(tuán)體公開(kāi)發(fā)布重大事件或重要決定事項(xiàng)的報(bào)道性公文，具有新聞性。公告適用于向國(guó)內(nèi)外宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)。函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作、詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題、請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。第七條 公文按行文方向分為上行文、下行文、平行文三種。上行文指下級(jí)向上級(jí)報(bào)送的公文，如請(qǐng)示（申請(qǐng)）、報(bào)告等。下行文指上級(jí)向所屬下級(jí)的行文， 如決定、決議、通告、通知、通報(bào)、批復(fù)、意見(jiàn)、會(huì)議紀(jì)要等。其中通知、會(huì)議紀(jì)要有時(shí)也可作為平行文。平行文3指同級(jí)或不同隸屬關(guān)系之間的行文，如函、通知（對(duì)外平級(jí)單位）等。第三章 公文格式及行文規(guī)范第八條 公文一般由文頭、主文和文尾三個(gè)部分組成。第九條 公文的文頭一般包括發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人、緊急程度、機(jī)密等級(jí)等內(nèi)容，一般用反線與主文部分隔開(kāi)。XX公司的公文文頭一般只包括發(fā)文單位標(biāo)識(shí)、發(fā)文字號(hào)。發(fā)文單位標(biāo)識(shí)臵于文頭上部，居中排列，方正小標(biāo)宋簡(jiǎn)體字體，字號(hào)調(diào)整到左右兩端頂格，一般為40至45號(hào)字體。發(fā)文單位標(biāo)識(shí)應(yīng)當(dāng)使用發(fā)文單位全稱(chēng)，由發(fā)文單位加?文件?二字組成，凡具備獨(dú)立法人資格的用紅色標(biāo)識(shí)。3.聯(lián)合行文，主辦單位排列在前，分行居中排列； ?文件?二字臵于發(fā)文單位名稱(chēng)右側(cè)，上下居中排布。發(fā)文字號(hào)應(yīng)當(dāng)包括發(fā)文單位代字、年份、序號(hào)。（1）發(fā)文字號(hào)中，年份、序號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)碼標(biāo)識(shí)；年份應(yīng)標(biāo)全稱(chēng)，用阿拉伯?dāng)?shù)字，不加?年?字，用六角括號(hào)?“”?括入；序號(hào)不編虛位（即1不為01），不加?第?字。例如?京XX企劃“2015”1號(hào)?。2）三河X(jué)X誠(chéng)諾人力資源服務(wù)有限公司各部門(mén)的發(fā)文單位簡(jiǎn)稱(chēng)以?XX+部門(mén)名稱(chēng)?組成，如：辦公室——XX公辦，法務(wù)部——XX法務(wù)；三河X(jué)X誠(chéng)勞務(wù)分包有限公司的發(fā)文單位簡(jiǎn)稱(chēng)以?XX誠(chéng)+部門(mén)名稱(chēng)?組成，北京XX誠(chéng)建筑勞務(wù)有限公司發(fā)文的，發(fā)文單位由?京XX誠(chéng)+部門(mén)名稱(chēng)?組成。4發(fā)文單位后面緊跟文號(hào)，文號(hào)應(yīng)向辦公室索要。聯(lián)合行文，使用主辦單位發(fā)文字號(hào)。發(fā)文字號(hào)位臵，上行文的發(fā)文字號(hào)位于發(fā)文單位標(biāo)識(shí)與反線之間左側(cè)空兩字排列， 其它公文的發(fā)文字號(hào)位于發(fā)文單位標(biāo)識(shí)與反線之間居中排列，用仿宋 _GB2312三號(hào)字。簽發(fā)人，上行文需要標(biāo)注簽發(fā)人姓名；位臵平行排列于發(fā)文字號(hào)右側(cè)，由?簽發(fā)人?加?：?組成。緊急程度，是表明公文送達(dá)和辦理時(shí)間要求的標(biāo)志，一般分為?急件?、?特急件?兩種。如需標(biāo)識(shí)緊急程度，用小四號(hào)仿宋，藍(lán)色印章予以標(biāo)識(shí)；位臵在發(fā)文單位標(biāo)識(shí)右上角上一行。機(jī)密等級(jí)，涉及公司秘密的公文，應(yīng)當(dāng)標(biāo)識(shí)密級(jí)，密級(jí)由低到高分為?秘密?、?機(jī)密?、?絕密?三種。如需標(biāo)識(shí)機(jī)密等級(jí)，用小四號(hào)仿宋，藍(lán)色印章予以標(biāo)識(shí)；位臵在發(fā)文單位標(biāo)識(shí)右上角上一行或第二行（如有標(biāo)識(shí)緊急程度）。第十條公文的主文一般包括標(biāo)題、主送單位、正文、附件、發(fā)文單位（印章）、簽發(fā)人、成文時(shí)間。公文標(biāo)題臵于文頭之下，主送單位之上，反線下空二行，可分一行或多行居中排布；回行時(shí)，做到詞意完整、排列對(duì)稱(chēng)。方正小標(biāo)宋簡(jiǎn)體小二號(hào)字，加粗。公文標(biāo)題要準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容，一般包括事由和公文種類(lèi)，例如?關(guān)于 xx的復(fù)函??關(guān)于解除 xx勞動(dòng)關(guān)系的通知?， 標(biāo)題過(guò)長(zhǎng)的，回行必須保證詞意完整。5公文標(biāo)題中，除發(fā)布和批轉(zhuǎn)上級(jí)事務(wù)文書(shū)外，一般不加書(shū)名號(hào)，也不用其它標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。主送單位指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)，臵于標(biāo)題下空一行，左側(cè)頂格排列，回行頂格；最后一個(gè)主送單位名稱(chēng)后加?：?。多個(gè)主送單位，應(yīng)按組織排列順序標(biāo)識(shí)。?通告?、?通報(bào)?、?決定?、?決議???等公文可不標(biāo)明主送單位，其他公文應(yīng)標(biāo)明主送單位；?決定?、?決議?等公文若標(biāo)明主送單位，可臵于文尾發(fā)放欄。?會(huì)議紀(jì)要? 等不便于在主文列出主送單位的公文， 臵于文尾發(fā)放欄。正文指公文的主要內(nèi)容，主送單位名稱(chēng)下一行，每自然段左縮進(jìn)二字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行，也不能簡(jiǎn)寫(xiě)，必須是具體的時(shí)間。如2015年6月1日不能簡(jiǎn)寫(xiě)成?15年6月1日?，也不能簡(jiǎn)寫(xiě)成?2015年6月份?。正文字號(hào)的采用規(guī)則是：一級(jí)標(biāo)題采用方正簡(jiǎn)體小標(biāo)宋小二號(hào)、加粗；二級(jí)標(biāo)題采用三號(hào)黑體字（一般情況下也可使用仿宋_GB2312三號(hào)字體）、加粗；分送部分采用仿宋 _GB2312四號(hào)字，其余全部采用仿宋 _GB2312、三號(hào)字體。公文出現(xiàn)結(jié)構(gòu)為兩個(gè)層次時(shí)， 序號(hào)順序?yàn)?一??1.?，范例如下：一、xxxx（仿宋_GB2312、三號(hào)字體、加粗、縮進(jìn)2字符）61.xxxx(仿宋_GB2312、三號(hào)字體、縮進(jìn) 2字符)。結(jié)構(gòu)為多層次時(shí)，序號(hào)順序?yàn)?一、??（一）??1.??（1）? ?①?等，范例如下：一、xxxx... （黑體、三號(hào)字體、加粗、縮進(jìn) 2字符）（一）xxxx(仿宋_GB2312、三號(hào)字體,與上一級(jí)標(biāo)題對(duì)齊)1.xxxx（同上；禁止使用? 1、?不規(guī)范的用法）1）xxxx（同上；括號(hào)外不能添加?、?等斷句符號(hào)）①xxxx（同上）行間距的標(biāo)準(zhǔn)為固定值22至28磅。附件公文如有附件，標(biāo)于內(nèi)容之后，成文日期之前；在正文下空一行左空格二字，標(biāo)識(shí) ?附件? ?：?和名稱(chēng)。附件如有序號(hào)，使用阿拉伯?dāng)?shù)碼（如?附件1：××××?），附件名稱(chēng)后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如附件為表格、事務(wù)文書(shū)等，附件應(yīng)加書(shū)名號(hào)?《》?。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件的首頁(yè)左上角第一行頂格標(biāo)識(shí)?附件?，有序號(hào)時(shí)標(biāo)識(shí)序號(hào)；附件的序號(hào)和名稱(chēng)前后標(biāo)識(shí)應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件的首頁(yè)左上角第一行頂格標(biāo)識(shí)公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)識(shí)?附件?（或帶序號(hào)）。正文中一般不標(biāo)識(shí)表格，以附表形式表現(xiàn)，格式類(lèi)似附件。落款7指正文末尾的發(fā)文單位名稱(chēng)（印章）、簽發(fā)人和成文時(shí)間。發(fā)文單位名稱(chēng)原則上使用全稱(chēng)；與發(fā)文單位標(biāo)識(shí)相符。在正文（含附件）下空一行，排列于右側(cè)。下行文或平行文，簽發(fā)人位于發(fā)文單位名稱(chēng)下空一行，與發(fā)文單位名稱(chēng)對(duì)齊排列，由?簽發(fā)?加?：?組成；并與左側(cè)留白六個(gè)漢字間隔標(biāo)識(shí)反線，反線下標(biāo)識(shí)職位。發(fā)文單位印章或簽署人姓名（或名章）是證明公文效力的表現(xiàn)形式；發(fā)文單位印章或簽署人姓名只標(biāo)識(shí)一種。公文除會(huì)議紀(jì)要外，應(yīng)當(dāng)加蓋印章。一般加蓋印章的公文可以不再另署發(fā)文單位名稱(chēng)（只限于單一單位發(fā)文），只標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。印章名稱(chēng)應(yīng)與發(fā)文單位名稱(chēng)相符。如發(fā)文單位標(biāo)識(shí)為紅色標(biāo)識(shí)的，一般印章為紅色標(biāo)識(shí)，端正、居中下壓發(fā)文單位和成文時(shí)間。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個(gè)印章時(shí)，應(yīng)將成文日期拉開(kāi)，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個(gè)印章均壓成文日期，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章間互不相交或相切，相距不超過(guò) 3mm。當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個(gè)以上印章時(shí)，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱(chēng)(可用簡(jiǎn)稱(chēng))按加蓋印章順序排列在相應(yīng)位臵，并使印章加蓋或套印在其上。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個(gè)印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個(gè)或兩個(gè)印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識(shí)成文時(shí)間。8加蓋電子章的公文形成后，必須加密限制被編輯和被復(fù)制，流程是：審閱→限制編輯→編輯限制→填寫(xiě)窗體→是，啟動(dòng)強(qiáng)制保護(hù)→輸入密碼→確定。簽名或名章，與職位相符，會(huì)議紀(jì)要簽發(fā)人一般為會(huì)議主持人，一律采用藍(lán)色標(biāo)識(shí)；簽署或加蓋反線留白處。成文時(shí)間用中文漢字將年、 月、日標(biāo)全；?零?寫(xiě)為?○?。成文日期位臵居于發(fā)文單位名稱(chēng)下一行，右空 4字符。與發(fā)文單位名稱(chēng)對(duì)齊排列；或居于簽發(fā)人職位下一行；或居于正文（含附件）下空一行，排列于右側(cè)。成文日期以發(fā)文單位負(fù)責(zé)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。公文如有其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)可用附注， 居左空格 2字，標(biāo)識(shí)?附注?加?：?，或用圓括號(hào)?（）?括入附注內(nèi)容在成文時(shí)間下一行。第十一條 公文的文尾一般包括主題詞、發(fā)放欄、印發(fā)單位欄、印發(fā)日期、聯(lián)系人（編制）、聯(lián)系電話、印制份數(shù)等項(xiàng)。主題詞。臵于反線之上左端頂格，準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文?標(biāo)題?，一般最多不超過(guò)五個(gè)詞。詞目間間隔一個(gè)漢字距離。標(biāo)識(shí)為?主題詞?加?：?。發(fā)放欄。在主題詞反線之下左端頂格。發(fā)放單位應(yīng)當(dāng)使用全稱(chēng)或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)、統(tǒng)稱(chēng)。如多個(gè)發(fā)放單位，中間用?、?間隔?；匦胁怀^(guò)?：?排列。發(fā)放上級(jí)組織，標(biāo)識(shí)?呈送單位?加?：?；發(fā)放平級(jí)組織，標(biāo)識(shí)?抄送單位?加?：?；發(fā)放直、隸屬組織，標(biāo)識(shí) ?分發(fā)單位?加?：?。9如為組織成員的，標(biāo)識(shí)?姓名 /職位?，或姓名、或職位，不可簡(jiǎn)稱(chēng)（主送單位、正文同樣），如 ?‘××× /集團(tuán)總裁助理’不可簡(jiǎn)化‘×總’ ?。印發(fā)單位及日期欄，在發(fā)放欄（或主題詞欄）下用反線與發(fā)放欄（或主題詞欄）隔開(kāi)，左端頂格署印發(fā)單位全稱(chēng)，右端署印發(fā)日期。印發(fā)單位一般為XX公司辦公室；或公司企業(yè)行政部門(mén)。印發(fā)日期標(biāo)識(shí)為?×年×月×日?，或?× /×/×?加?印發(fā)?二字，右空 1字符。日期應(yīng)當(dāng)標(biāo)全，日期采用阿拉伯?dāng)?shù)碼。聯(lián)系人（編制人）、聯(lián)系電話和印制份數(shù)，標(biāo)識(shí)于印發(fā)單位及日期欄反線之下。聯(lián)系人，即公文擬制或編制人，左端頂格；標(biāo)識(shí)?編制?加?：?和姓名；聯(lián)合行文，只標(biāo)識(shí)主辦單位編制人姓名；不加職位。聯(lián)系電話，居中排列，標(biāo)識(shí)?電話?加?：?和號(hào)碼；一般為辦公電話，且應(yīng)標(biāo)識(shí)區(qū)號(hào)和分機(jī)號(hào)，如?××××-××××××××-×××?；為了方便，也可標(biāo)識(shí)手機(jī)號(hào)碼。印制份數(shù)，右端排列，標(biāo)識(shí)?印制?、?：?和?×份?，如?印制：×份?。一般印制份數(shù)不少于三份，即公司辦公室一份、發(fā)文單位一份、編制單位（擬稿人）一份。如以郵件或傳真形式發(fā)放，可少印制標(biāo)識(shí)份數(shù)，但印制份數(shù)標(biāo)識(shí)不缺省。10第四章 公文字體第十二條版頭字體，用方正小標(biāo)宋簡(jiǎn)體、加粗、左右頂格。第十三條 標(biāo)題字體用方正小標(biāo)宋簡(jiǎn)體、加黑、小二號(hào)字。第十四條 除了一級(jí)標(biāo)題和二級(jí)標(biāo)題，其他部分如發(fā)文字號(hào)、正文和落款，以及文尾等字體一律使用仿宋 _GB2312、三號(hào)字（分送部分用四號(hào)字）；其中主題詞用宋體三號(hào)字、加黑。公文需要出現(xiàn)表格的，表頭用方正簡(jiǎn)體小標(biāo)宋 12號(hào)字，加黑；表格內(nèi)字體一律使用宋體 10號(hào)字，格式居中、自動(dòng)換行、可以打印完整。簡(jiǎn)稱(chēng)須統(tǒng)一，例如項(xiàng)目名稱(chēng)。第五章 公文排版第十五條頁(yè)面設(shè)臵方向一般為縱向。頁(yè)邊距為初始設(shè)臵，或一般上、下、右邊距2.54厘米；左3.17厘米。第十六條 公文文字從左至右橫寫(xiě)，橫排。字間距為初始設(shè)臵，或標(biāo)準(zhǔn)設(shè)臵；版頭字間距依實(shí)際情況調(diào)整， 或加寬、或緊縮。第十七條 公文文字行間距為初始設(shè)臵， 一般采用固定值26磅。第十八條 中文符號(hào)用全角；阿拉伯?dāng)?shù)碼用半角。第十九條 公文排版后所?？瞻撞荒苋菹侣淇顣r(shí)，應(yīng)換頁(yè)排列，但不能采用?此頁(yè)無(wú)正文?的方法解決，此時(shí)應(yīng)調(diào)整行間距或字體，使其部分落文下頁(yè)。11如不能容下文尾時(shí)， 應(yīng)當(dāng)適當(dāng)調(diào)整行間距 （固定值為 22至28磅），使正文或落款與文尾同處一頁(yè)。第二十條 公文版頭中發(fā)文字號(hào)、簽發(fā)人（只限于下行文）、主題詞、發(fā)放單位和印發(fā)單位（印發(fā)時(shí)間）等要素之下分別加一條反線：紅色寬度為 1.5磅，長(zhǎng)度頂左、右兩端（簽發(fā)人處為六個(gè)漢字）。其他地方反線均為黑色。第二十一條 公文不得隨意加黑、劃線。 特殊情況，可用著重號(hào)。第二十二條 公文內(nèi)容超過(guò)兩頁(yè)，在頁(yè)面底端居中標(biāo)識(shí)頁(yè)碼。正文較長(zhǎng)的公文應(yīng)編寫(xiě)目錄。表格數(shù)據(jù)的排版要求一般為：居中、自動(dòng)換行、行間距為18到24之間（一般為24）、可以打印完整（表格橫向內(nèi)容過(guò)多無(wú)法調(diào)整的除外）、可以清晰查閱、表格完整封口且無(wú)錯(cuò)亂和多余現(xiàn)象、備注最后更新時(shí)間、表格底端備注填充的顏色用意。第六章 公文寫(xiě)作第二十三條 公文寫(xiě)作基本要求：符合政策法令，不悖公司規(guī)章制度等；行文周密?chē)?yán)謹(jǐn)、邏輯連貫；格式規(guī)范、層次分明；語(yǔ)言精練、交代清楚。第二十四條 公文寫(xiě)作基本步驟：明確發(fā)文主旨。12在動(dòng)筆之前，弄清發(fā)文主旨（即發(fā)文的主題與目的），明確行文要求、文種，收文對(duì)象、主要內(nèi)容或問(wèn)題。收集有關(guān)資料，進(jìn)行調(diào)查分析。收集和掌握全面的、大量的素材，了解問(wèn)題的各個(gè)方面，分析思考產(chǎn)生一個(gè)系統(tǒng)認(rèn)識(shí)。擬出提綱，安排結(jié)構(gòu)。正式動(dòng)筆之前，對(duì)全篇做到通盤(pán)安排、胸有成竹，使寫(xiě)作進(jìn)展順利，更有邏輯和條理性，必須一氣呵成。落筆起草、擬寫(xiě)正文。按照要求所列順序，開(kāi)宗明義、緊扣主題、擬寫(xiě)正文。擬寫(xiě)公文應(yīng)一文一事。擬寫(xiě)正文應(yīng)做到情況要確實(shí)，觀點(diǎn)要鮮明，用材要得當(dāng)，條理要清楚，層次要分明，語(yǔ)句要精練，篇幅要簡(jiǎn)短，交代要清楚。標(biāo)題是整個(gè)公文的主旨提煉，標(biāo)題與文意應(yīng)照應(yīng)，應(yīng)避免文不對(duì)題的現(xiàn)象，例如標(biāo)題是?的辦法?而文意寫(xiě)的是?的通知?就是不規(guī)范的寫(xiě)法。用詞用字應(yīng)嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范，盡量避免口語(yǔ)化和方言化。多用書(shū)面語(yǔ)和文書(shū)用語(yǔ)，少用描繪、形象性詞語(yǔ)；不用方言口語(yǔ)，或主觀詞匯，避免用詞不當(dāng)，或概念不準(zhǔn)確；杜絕用詞重復(fù)、概念交叉、詞語(yǔ)不搭配現(xiàn)象（如前文用?協(xié)議?后文又用?合同?就是不規(guī)范的現(xiàn)象）。人名、地名、數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)、引文、單位要準(zhǔn)確，時(shí)間應(yīng)寫(xiě)全、寫(xiě)具體。1）公文中的數(shù)字。公文中的數(shù)字，除成文時(shí)間、層次序數(shù)、詞組詞素、慣用語(yǔ)、必須用漢字書(shū)寫(xiě)外，一般用阿13拉伯?dāng)?shù)碼；同一份公文，同事項(xiàng)的阿拉伯?dāng)?shù)字保留小數(shù)位統(tǒng)一。2）標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。注意書(shū)名號(hào)和引號(hào)的使用，如使用書(shū)名號(hào)，其內(nèi)應(yīng)寫(xiě)全稱(chēng)；注意括號(hào)層次的運(yùn)用；少用波折號(hào)，多用?至?，如使用波折號(hào)長(zhǎng)度應(yīng)為兩個(gè)漢字寬度； 公文中一律不得出現(xiàn)感嘆號(hào)；身份證號(hào)碼等數(shù)字后面用半角符號(hào) 。3）引文。引用公文應(yīng)先引標(biāo)題，后引發(fā)文字號(hào)；引用外文，應(yīng)當(dāng)注明其中文含義。4）公文中如使用非規(guī)范化簡(jiǎn)稱(chēng)，必須在首次使用全稱(chēng)的同時(shí)注明簡(jiǎn)稱(chēng)，并且還要注意簡(jiǎn)稱(chēng)在同一篇公文中必須前后統(tǒng)一（例如，三河X(jué)X誠(chéng)勞務(wù)分包有限公司，以下簡(jiǎn)稱(chēng)XX公司?，而不能是沒(méi)有簡(jiǎn)稱(chēng)說(shuō)明突然出現(xiàn)?XX公司?字樣）。（四）落筆起草、擬寫(xiě)正文序碼標(biāo)識(shí)的使用要規(guī)范。通常情況下，序碼的使用層級(jí)如下：第一層：一、二、三、四、第二層：（一）（二）（三）（四）第三層：1.2.3.4.第四層：（1）（2）（3）（4）第五層：①②③④不能將層次顛倒，或隨意使用。第二十五條?請(qǐng)示?應(yīng)當(dāng)一文一事；結(jié)尾應(yīng)當(dāng)使用?請(qǐng)批示?等規(guī)范的請(qǐng)示結(jié)束用語(yǔ)；結(jié)束語(yǔ)后，不能再寫(xiě)文字。?報(bào)告?不得夾帶請(qǐng)示、申請(qǐng)事項(xiàng)等用詞。14第八章 發(fā)文辦理第二十六條 公司發(fā)文辦理是指公司各級(jí)組織為制發(fā)公文的過(guò)程，一般包括編制、審核、簽發(fā)、登記、制印、分發(fā)。