xx龍湖房地產(chǎn)進(jìn)展有限公司物業(yè)管理分公司資料文件名稱版本號：A資料文件編號：LP-09采購監(jiān)控程序修改狀態(tài)：生效日期：xx/07/01質(zhì)量體系資料文件第1頁共3頁目的確保采購的物資符合規(guī)定的要求，以保證公司權(quán)益。適用范圍物業(yè)管理所需要的物資（如工程保養(yǎng)、修繕用途的物資，清潔用的物資，消防用的物資，保安用的物資等）的采購活動。內(nèi)部管理用、辦公室用的采購活動也可參照實(shí)行。職責(zé)提出采購要求的部門負(fù)責(zé)制定采購方案。物業(yè)管理公司經(jīng)理負(fù)責(zé)審核采購方案及配備資源，各管理處主任或部門主管可依據(jù)權(quán)限審批采購方案。程序物資的采購各部門負(fù)責(zé)人依據(jù)下月的物資估計用量并結(jié)合月末庫存狀況，在每月30日之前提出下個月的物資采購方案，說明物資的品種名稱、型號、規(guī)格、數(shù)量、單價等（如有特殊要求，須說明）。采購方案也可以《采購申請單》提出。各部門將月份物資采購方案交各管理處主任或部門主管審批，必要時應(yīng)經(jīng)公司經(jīng)理審批，具體執(zhí)行參見《物業(yè)公司財務(wù)管理制度》。單項(xiàng)金額在xx元以上的應(yīng)簽署協(xié)議、協(xié)議并經(jīng)評價，參見《采購與分包協(xié)議協(xié)議簽署程序的關(guān)于規(guī)定》。各部門將批準(zhǔn)后的采購方案交負(fù)責(zé)采購的人員，由其在合格供應(yīng)商處進(jìn)行采購。嚴(yán)格在方案范圍內(nèi)組織采購和支配開支。如因特殊狀況需追加方案開支或超方案開支的應(yīng)由各部門提出追加申請，并具體說明原因，并按4.1.2各款執(zhí)行，填寫《采購申請單》。xx龍湖房地產(chǎn)進(jìn)展有限公司物業(yè)管理分公司資料文件名稱版本號：A資料文件編號：LP-09采購監(jiān)控程序修改狀態(tài)：生效日期：xx/07/01質(zhì)量體系資料文件第2頁共3頁對常用物資、珍貴物資，采購人員應(yīng)在合格供應(yīng)商處進(jìn)行采購，如有急需等特殊狀況，經(jīng)部門主管或管理處主任批準(zhǔn)后可在其他供應(yīng)商處購買。各部門在支付費(fèi)用及采購物資前需借款時，由經(jīng)辦人填寫《借款單》，財務(wù)部依據(jù)相關(guān)協(xié)議、協(xié)議或方案審核后，按《物業(yè)公司財務(wù)管理制度》辦理借款。供應(yīng)商的選擇在采購物資時要選用符合要求的供應(yīng)商，在指派的合格供應(yīng)商名單內(nèi)進(jìn)行采購活動，按《分供方管理程序》和《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》。采購回來的物資由提出采購方案的部門負(fù)責(zé)人驗(yàn)收，交倉管員辦理入庫手續(xù)并留下記錄，入庫檢驗(yàn)執(zhí)行《進(jìn)貨檢驗(yàn)程序》。采購資料文件資料的監(jiān)控采購資料文件資料如有政府、地方法規(guī)關(guān)于建筑物業(yè)方面的規(guī)定用料要嚴(yán)格依照執(zhí)行（如消防物資，裝修禁用的石棉等）。對常常要采購的物資如涉及圖樣，規(guī)格，樣板時，要經(jīng)過審批和批準(zhǔn)確保依照這些資料文件資料準(zhǔn)確購入物資，對外協(xié)加工及制作的產(chǎn)品，其圖紙要求必需要經(jīng)工程部的認(rèn)可，確保符合要求才能發(fā)出。這些資料文件資料作為驗(yàn)收的依據(jù)。對以上的采購資料文件資料要有準(zhǔn)確的標(biāo)識方法，如采購定單，分承包方的工程協(xié)議的編號。所簽協(xié)議應(yīng)在《協(xié)議、協(xié)議收文登記名目》上有記載。對服務(wù)項(xiàng)目的分承包方協(xié)議須說明所有服務(wù)質(zhì)量要求及服務(wù)的評價標(biāo)準(zhǔn)等。服務(wù)項(xiàng)目的分承包方協(xié)議由公司的法人代表或其授權(quán)人員簽訂后實(shí)施。對提供服務(wù)方面的供應(yīng)商對其過程監(jiān)控參見《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》。為確保采購的物資不受人為的影響，采購員應(yīng)由各管理處主任或部門主管指派，并應(yīng)遵守《職工或員工手冊》及公司其它資料文件的相關(guān)規(guī)定。相關(guān)資料文件xx龍湖房地產(chǎn)進(jìn)展有限公司物業(yè)管理分公司資料文件名稱版本號：A資料文件編號：LP-09采購監(jiān)控程序修改狀態(tài)：生效日期：xx/07/01質(zhì)量體系資料文件第3頁共3頁《分供方管理程序》《進(jìn)貨檢驗(yàn)程序》《工程發(fā)包、采購、外協(xié)加工的詢價制度》《采購與分包協(xié)議協(xié)議簽署程序的關(guān)于規(guī)定》6.0相關(guān)記錄《采購申請單》《借款單》《協(xié)議、協(xié)議收文登記名目》7.0附錄7.1《職工