XL股份有限公司內(nèi)部控制

——銷售與收款當前第1頁\共有18頁\編于星期二\2點確定定價機制和信用方式會計系統(tǒng)控制收款發(fā)貨開具銷售通知訂立銷售合合同銷售計劃管理客戶信用管理銷售業(yè)務談判客戶服務銷售環(huán)節(jié)收款環(huán)節(jié)銷售業(yè)務流程圖2頁當前第2頁\共有18頁\編于星期二\2點3頁銷售收款存漏洞嗜賭業(yè)務員挪用貨款上百萬據(jù)媒體報道，33歲的何某1998年大學畢業(yè)應聘進了南京某公司當銷售員。何滿頭腦靈活，工作成績也還不錯，但迷上了賭博，他就對貨款打起了主意。每次收到貨款他總要遲幾天上報，從中扣除一些貨款供自己使用。2005年3月初，何某收到了某公司的貨款，他暗中將其中的7萬余元挪到自己手里。第一次下手，何滿也害怕了好幾天。一個月后，他與南京某公司簽訂購銷合同，這一次他只拿了4萬多元。同年6月，他從兩家客戶的貨款中挪用了12萬元供自己開支，從此膽子越來越大了。為了自己挪用公款方便，何自己登記注冊成立了一家名叫“旭浩”的皮包公司。開始他以旭浩公司的名義與客戶談生意，并以旭浩公司與客戶簽合同，將自己的東家提供給客戶的各種項目，都挪到旭浩公司名下。為了拿錢更順手，他還私刻了自己任職公司的發(fā)票專用章以及客戶專用章。據(jù)檢察院起訴書指控，從2005年到2008年三年間，何滿利用職務之便共與十幾家公司簽訂購銷合同，挪用新型建材公司貨款共計234萬元。案例一當前第3頁\共有18頁\編于星期二\2點4頁銷售收款存漏洞嗜賭業(yè)務員挪用貨款上百萬由于錢來得太容易，何滿花起來也爽，光是賭博他就輸?shù)袅思s40萬元，他的生活也發(fā)生了巨大的變化，幾乎天天都和朋友到飯店吃飯，他開著小轎車招搖過市，一身名牌服裝儼然一副大款的派頭。就在何滿感到春風得意的時候，公司財務發(fā)現(xiàn)，何滿簽訂的銷售合同上的合同專用章，與客戶提供給公司對賬的合同專用章不一致，而且合同上的貨款與何滿上交的金額差別太大，財務經(jīng)向客戶核實后發(fā)現(xiàn)，公司和客戶簽訂的合同專用章都是假的，金額也不一致，向領導報告后公司決定報警。2008年5月5日，公安機關在南京飯店將何滿抓獲歸案，并從旭浩公司的幾個辦公地點搜出現(xiàn)金幾萬元、各種偽造的客戶印章多達24枚。案例一當前第4頁\共有18頁\編于星期二\2點5頁上述案例來看，公司在銷售實物管理、收款、合同管理與對賬等環(huán)節(jié)都存在較嚴重的內(nèi)控缺陷，使得業(yè)務員長期挪用貨款不被發(fā)現(xiàn)。

案例分析風險分析：1.銷售實物管理環(huán)節(jié)倉儲部門未經(jīng)授權(quán)發(fā)貨，審批授權(quán)機制不健全2.在合同管理環(huán)節(jié),何某以旭浩公司的名義與客戶簽訂xl公司的項目，內(nèi)容屬存在重大欺騙，且其私自與客戶訂立合同，xl公司審核時也未發(fā)現(xiàn)，給了他不斷地侵吞銷售款的機會。3.在收款環(huán)節(jié)，企業(yè)的收款管理制度不完善，才會讓巨額貨款的流失竟無人察覺，結(jié)算方式選擇不當，直接讓客戶把貨款交到人員手里的方式才會導致賬款不斷拖欠，給了何某不斷侵吞賬款的機會。4.對賬環(huán)節(jié)：財務部的對賬未及時的發(fā)現(xiàn)公司和客戶的合同專用章的不一致5.在用人考核方面：人員考核機制不完善，應定期進行人員考核，實行獎懲機制，規(guī)避因工作人員不遵守職業(yè)道德而帶來的風險。案例一當前第5頁\共有18頁\編于星期二\2點6頁1、不相容職責分離2、銷售計劃和預算管理3、價格管理4、客戶檔案和信用管理5、銷售合同管理6、發(fā)貨管理7、賬務記錄和應收款管理內(nèi)部控制應該注意的環(huán)節(jié)當前第6頁\共有18頁\編于星期二\2點7頁第一節(jié)總則第一條為了加強對XL股份公司的銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制，根據(jù)《中華人民共和國會計法》等相關法律法規(guī)，制定本制度。第二條

本制度所稱銷售與收款是指XL股份公司在銷售過程中的接受客戶訂單、核準客戶信用、簽訂銷售合同、發(fā)運商品、開具發(fā)票并收取相關款項等一系列行為。第三條銷售與收款業(yè)務的下列職責應當分離：銷售訂單職能與貨物保管職能相分離；銷售訂單職能與開具發(fā)票、記賬職能相分離

貨物保管職能與開具發(fā)票、記賬職能相分離；開具發(fā)票、記賬職能與收款職能相分離。

案例二當前第7頁\共有18頁\編于星期二\2點案例二8頁第二節(jié)分工及授權(quán)第四條

XL股份公司的產(chǎn)品由營銷公司負責銷售環(huán)節(jié)，公司財務部負責財務核算與賬款收回。第五條銷售公司負責產(chǎn)品的銷售定價制度、折扣政策的制定并執(zhí)行；股份公司物流部負責產(chǎn)品發(fā)貨與運輸；銷售公司財務部負責發(fā)票的開具、計入相關科目并通過內(nèi)部往來轉(zhuǎn)由股份公司財務部進行銷售實現(xiàn)的相關會計核算。第六條XL股份公司銷售實現(xiàn)的會計核算業(yè)務由財務部統(tǒng)一辦理，收回銷售收入存入公司總部開設的銀行賬戶并由財務部統(tǒng)一管理，并負責對應收賬款情況進行統(tǒng)計、總結(jié)、分析。第七條

XL公司的產(chǎn)品銷售收入催收工作由營銷公司業(yè)務部門負責并實施，并負責對催收情況進行統(tǒng)計、總結(jié)、分析。負責該項業(yè)務的銷售人員直接負責應收賬款的催收。

當前第8頁\共有18頁\編于星期二\2點9頁第三節(jié)實施與執(zhí)行第八條銷售公司的銷售人員根據(jù)授權(quán)接受客戶訂單后，編制一式多樣的銷售通知單，作為銷售公司財務部門、物流部、股份公司財務部進行業(yè)務處理的依據(jù)，銷售通知單傳遞到下一環(huán)節(jié)，須經(jīng)過銷售部門主管的審批。第九條發(fā)票的開具：銷售公司財務部根據(jù)貨物到達時間及時開具發(fā)票，并與銷售通知單、到貨憑證進行核對，若有不符及時上報，由銷售公司與物流部協(xié)調(diào)解決，發(fā)票開具后及時傳遞給股份公司財務部。第十條銷售公司負責對銷售價格、折扣等政策的制定執(zhí)行。政策改變后需及時以書面形式將內(nèi)容、執(zhí)行時間通知股份公司財務部。

第十一條物流部根據(jù)審批的銷售通知發(fā)貨單發(fā)貨。發(fā)貨時必須經(jīng)過嚴格檢驗，不得擅自發(fā)貨和隨意替換貨物，確保與銷售通知單的一致，在運輸過程中須確保貨物安全和及時到達。發(fā)、運貨憑證經(jīng)審核后傳遞給股份公司財務部。第十二條物流部應使用連續(xù)編號的發(fā)、運貨憑證，定期對貨物進行盤點并根據(jù)盤點情況入賬。盤點結(jié)果與會計記錄進行比較核對，若發(fā)現(xiàn)差異，應當及時分析原因提出處理意見，出具清查報告。并將其結(jié)果集處理辦法向企業(yè)的董事會及相關機構(gòu)報告

第十三條股份公司財務部應當將銷售通知單、發(fā)、運貨憑證、發(fā)票進行核對并且以入賬進行會計核算。每月編制客戶收款單，傳遞給銷售公司進行貨款催收，定期與銷售公司復核應收賬款，保持一致性。財務部對以入賬的銷售、發(fā)運貨、發(fā)票等憑證承擔保存職能。案例二當前第9頁\共有18頁\編于星期二\2點10頁第十四條股份公司財務部負責制定應收賬款信用政策，根據(jù)上一年的銷售額和應收賬款的回款情況及公司市場開發(fā)政策分區(qū)域和經(jīng)銷商制定。對應收賬款超出信用額度，財務部有權(quán)通知銷售公司進行催收，并以書面形式通知物流部停止對該區(qū)域或經(jīng)銷商供貨，物流部須待財務部以書面形式通知禁令解除后，方可依據(jù)銷售通知單繼續(xù)發(fā)貨。信用額度的判定以月末發(fā)票還是出庫。第十五條股份公司財務部每月對應收賬款進行分析、評價。分析結(jié)果上報股份公司并傳遞給銷售公司。對逾期一年以上的要求給銷售公司清理，有繼續(xù)業(yè)務往來的單位，結(jié)清欠款或通過提供擔保、抵押等方可發(fā)生新業(yè)務。必要時，應通過法律程序解決，銷售公司負責收集與訴訟有關的證據(jù)并辦理起訴事宜。情況特殊者，需經(jīng)股份公司主管副總特批方可辦理。第十六條股份公司財務部對逾期3年的應收賬款及現(xiàn)行會計制度規(guī)定的其他原因確實無法收回的應收賬款，應組織清理并查明原因，報公司董事會審查批準后，轉(zhuǎn)作壞賬損失并注銷相關的應收賬款明細賬。第十七條銷售退回必須經(jīng)銷售主管審批后方可執(zhí)行。退回產(chǎn)品經(jīng)質(zhì)檢部門和物流部驗收、清點并開具退貨接收單后方可入庫。股份公司財務部根據(jù)銷售退回單進行賬務處理。物流部對正常銷售產(chǎn)品和銷售退回產(chǎn)品分別保管，定期統(tǒng)計數(shù)量上報股份公司并根據(jù)部門意見處理。已注銷的應收賬款應做好賬銷案存，落實責任人隨時跟蹤，一旦發(fā)現(xiàn)對有償債能力應立即追索；對于已核銷又收回的應收賬款應沖銷當期壞賬準備（或管理費用）。

案例二當前第10頁\共有18頁\編于星期二\2點11頁第四節(jié)監(jiān)督檢查第十八條本公司的銷售與收款環(huán)節(jié)由內(nèi)部審計人員行使監(jiān)督檢查權(quán)。第十九條銷售與收款環(huán)節(jié)的監(jiān)督檢查內(nèi)容包括：（一）財務部對憑證是否妥善保管，尤其是空白發(fā)票的管理，信用政策的變動是否經(jīng)過審批，應收賬款的管理是否及時。（二）物流部是否按銷售通知單發(fā)貨，銷售退回的憑證是否健全、審批是否越權(quán)，處理退回產(chǎn)品是否合理。（三）銷售公司是否按經(jīng)審核的價目表進行銷售，價格變動和銷售折扣是否幾個審批。監(jiān)督檢查對應收賬款的催收管理工作是否到位。

第二十條內(nèi)部審計人員對監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的銷售與收款內(nèi)部控制中的薄弱環(huán)節(jié)，應要求被檢查單位糾正和完善，發(fā)現(xiàn)重大問題應寫出書面檢查報告，向有關領導和部門匯報，以便及時采取措施，加以糾正和完善。案例二當前第11頁\共有18頁\編于星期二\2點案例二12頁XL股份公司崗位設置和職權(quán)分工總公司：XL股份公司分公司：營銷公司財務部物流部財務部銷售部業(yè)務部產(chǎn)品的發(fā)貨與運輸、盤點存貨銷售產(chǎn)品銷售價格、折扣等政策的制定執(zhí)行開發(fā)票并計入相關科目應收賬款的催收工作并對催收情況統(tǒng)計、總結(jié)、分析核算銷售實現(xiàn)和應收賬款的收回當前第12頁\共有18頁\編于星期二\2點13頁公司實現(xiàn)銷售業(yè)務流程（內(nèi)控條列第4、5、6、8、9、10、11、12、17條規(guī)定）銷售公司XL股份公司銷售部財務部財務部物流部銷售人員銷售主管記賬會計會計主管出納制單會計銷售合同銷售發(fā)票通知單銷售發(fā)票銷售發(fā)票（發(fā)票聯(lián)抵扣聯(lián)）銷售發(fā)票（記賬聯(lián)）記賬憑證發(fā)、運貨憑證發(fā)貨通知單當前第13頁\共有18頁\編于星期二\2點14頁應收收款的管理規(guī)定（內(nèi)部控制第4、6、7、13、14、15、16條規(guī)定）分公司業(yè)務部總公司財務部營銷公司XL股份公司負責該項業(yè)務的銷售人員負責賬款收回，將收回的賬款存入公司總部開設的銀行賬戶；負責對應收賬款情況進行統(tǒng)計、總結(jié)、分析負責產(chǎn)品銷售收入催收的實施工作，并負責對催收情況進行統(tǒng)計、總結(jié)、分析負責該項業(yè)務的銷售人員直接負責應收賬款的催收當前第14頁\共有18頁\編于星期二\2點控制目標1、登記入賬的銷貨業(yè)務確認已經(jīng)發(fā)貨給真實顧客（存在或發(fā)生）2、所有銷貨業(yè)務均已登記入賬（完整性）3、登記入賬的銷貨數(shù)量確系已發(fā)貨的數(shù)量，并正確開具收款賬單并、登記入賬（估價與分攤）4、銷貨業(yè)務的分類恰當（分類）5、銷貨業(yè)務的記錄及時（及時性）6、銷貨業(yè)務已經(jīng)正確地記入明細賬，并經(jīng)正確匯總（過賬和匯總）7、做好應收賬款的統(tǒng)計和催收工作，確保應收賬款的安全管理15當前第15頁\共有18頁\編于星期二\2點16頁風險分析及控制措施建議1、定價階段：營銷公司直接負責產(chǎn)品定價及折扣政策。風險：銷售價格未經(jīng)適當審批，直接由營銷公司定價的行為可能造成舞弊，造成銷售受損，損害企業(yè)經(jīng)濟利益或企業(yè)形象。內(nèi)控措施建議：產(chǎn)品基礎價格以及銷售折讓和銷售折扣等政策的制定應按一定程序報總公司審批。2、訂立銷售合同階段：條列中未明確規(guī)定和有關合同訂立的控制制度。風險：未對訂立合同有關細節(jié)進行規(guī)定，可能造成合同內(nèi)容如案例一所講存在重大疏漏和欺騙，導致侵害企業(yè)的合法權(quán)益。內(nèi)控措施建議：應明確規(guī)定合同雙方的權(quán)利和義務，審批人員必須對銷售合同草案進行嚴格的審批。（以避免案例1一樣私刻合同專用章等情況的出現(xiàn)）當前第16頁\共有18頁\編于星期二\2點173、收款管理：條例未對應收賬款的結(jié)算方式作出明確的規(guī)定、銷貨管理有規(guī)定，執(zhí)行人員卻不遵守的應收賬款管理機制的考核制度不完善。風險：條例未對企業(yè)