會議的基本知識會議的概念

會議是人類群體有組織的會晤、議事行為或過程。會議的構(gòu)成要素會議的要素即會議的組成因素。分為基本要素和其它要素兩大類?；疽丶此袝h必有的要素（目的、時間、會址、主持者、組織者、與會者、議題、議程）。其他要素即可供選擇的、并非為所有會議所共有的要素（名稱、服務(wù)機(jī)構(gòu)、秘書機(jī)構(gòu)、經(jīng)費、文件材料、專用設(shè)備工具、各種消耗性材料）。會議的主要種類按組織類型：可分為內(nèi)部會議和外部會議，正式會議和非正式會議；按時間方面的規(guī)定性：可分為定期和不定期兩類；按出席對象：可分為聯(lián)席會（由若干單位共同召集并參加）、內(nèi)部會、代表會、群眾會等；按功能性質(zhì)：可分為決策性（必有決議、決定）、討論性、執(zhí)行性（分配工作、布置任務(wù)、執(zhí)行政策）、告知性（發(fā)布會、說明會）、學(xué)術(shù)性、協(xié)調(diào)性、報告性、談判性、動員性、紀(jì)念性等；會議的主要種類按議題性質(zhì)：可分為專業(yè)性（解決專門領(lǐng)域問題）、專題性、綜合性等；按照規(guī)模大?。嚎煞譃樘卮笮停ㄈf人以上）、大型（數(shù)千人）、中型（數(shù)百人上下）、小型（數(shù)十人或數(shù)人）等；按會議采用的方式手段：可分為常規(guī)會、廣播會、電話會、電視會等；按與會者的國籍及議題的范圍：可分為國內(nèi)會議和國際會議等。公司常見會議的種類與作用

經(jīng)理例會與特別會議

經(jīng)理例會是指由本企業(yè)的經(jīng)理們參加，研究經(jīng)營管理中重大事項的辦公會議。這類會議是例行的，通常每月一次或每周一次，與會者和會議地點都相對固定。經(jīng)理特別會議是在企業(yè)的外部環(huán)境或內(nèi)部運轉(zhuǎn)機(jī)制面臨重要問題，急需領(lǐng)導(dǎo)集體研究，立即拿出解決方案時召開的會議。這類會議的主要任務(wù)就是研究和解決新問題，做出相應(yīng)的對策。部門員工例會

是某一部門定期召開，由本部門全體員工參加的會議。如生產(chǎn)部門例會、銷售部門例會等。一般起到通報情況、交流信息、解決問題、融洽感情的作用。股東大會和董事會議

股東大會是股份制企業(yè)定期召開的例行性會議，一般每年召開一次，有股東參加，決定股份公司的最高執(zhí)行方針。秘書通常在會前三到四個星期就要將會議通知郵寄給參會人員。董事會分例會和特別會議。公司常見會議的種類與作用公司年會

用于各部門報告一年來的工作業(yè)績，確定下一年的工作計劃。公司年會往往在年終舉行，不僅總結(jié)表彰，還可能開展一系列的慶祝活動。客戶咨詢會

這類會議主要是邀請企業(yè)的客戶代表、合作單位代表參加，聽取客戶對企業(yè)經(jīng)營管理方面的意見、建議，對客戶提出的問題集中給予解答。這類會議的與會者來自方方面面，有本地區(qū)的，也有外埠的；有本國的，也有外國的；規(guī)模比較大，工作量難度較大，要求高。公司常見會議的種類與作用產(chǎn)品展銷定貨會

這類會議是企業(yè)經(jīng)營中經(jīng)常使用的一種有效手段，一般由銷售部門負(fù)責(zé)人操辦。業(yè)務(wù)洽談會

是企業(yè)中一項重要的活動，是企業(yè)提高經(jīng)濟(jì)效益的關(guān)鍵。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)人常常親臨此類會議。新產(chǎn)品新聞發(fā)布會

企業(yè)研制出新產(chǎn)品并準(zhǔn)備將其推入市場時。常常采用新聞發(fā)布會的形式進(jìn)行宣傳。公司常見會議的種類與作用會議籌備擬訂會議議程和日程學(xué)習(xí)目標(biāo)

掌握會議議程和日程表的設(shè)引方法。會議議程

會議議程是對會議所要通過的文件、所要解決的問題的概略安排，并冠以序號將其清晰地表達(dá)出來，會前發(fā)給與會者。會議日程

會議日程是指會議在一定時間內(nèi)的具體安排，如有說明可附于表后，會前發(fā)給與會者。⑴宣布議程⑵說明人員缺席情況⑶宣讀并通過上次會議的記錄⑷財務(wù)主管報告⑸其他報告⑹新的議題⑺有關(guān)人事任命⑻提名并選舉新的負(fù)責(zé)人⑼通知有關(guān)事項⑽宣布休會會議議程表的設(shè)計

正確的設(shè)計方法：①編制會議議程表時，首先應(yīng)注意議題所涉各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無對會議議程順序的明確規(guī)定。②議程表中，第一項是宣布議程，再安排討論的問題，盡量將同類性質(zhì)的問題集中排列在一起。③保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面。會議議程的樣式

天地公司銷售團(tuán)隊會議議程表公司銷售團(tuán)隊會議將在5月25日星期一上午9：00在公司總部的三號會議室舉行。⒈宣布議程⒉說明有關(guān)人員缺席情況⒊宣讀并通過上次會議記錄。⒋通信聯(lián)系情況。⒌東部地區(qū)銷售活動的總結(jié)。⒍銷售一部關(guān)于團(tuán)隊溝通問題的發(fā)言。⒎公司銷售人員的招聘和重組。⒏銷售二部經(jīng)理的人選。⒐下季度銷售目標(biāo)。會議日程表的設(shè)計

會議的日程一般采用簡短文字或表格形式，將會議時間分別固定在每天上午、下午、晚上三個單元里，將會議的議題具體化。會議日程的樣式

天地公司新產(chǎn)品銷售展示會日程安排日期時間內(nèi)容安排地點參加人自責(zé)人備注2003年11月12日8：30報到員工餐廳門廳全體員工9：00銷售主管做介紹公司會議廳全體員工9：50休息10：00新產(chǎn)品展示——技術(shù)總監(jiān)主講和演示公司會議廳全體員工11：00銷售活動錄象員工餐廳三層自由參加12：00自助午餐員工餐廳二層13：30員工自由觀看和動手操作新產(chǎn)品員工餐廳三層自由參加14：30銷售部人員講解廣告宣傳單公司會議廳全體員工15：30分小組討論與咨詢員工餐廳三層自由參加16：30散會注意事項⒈會議議程和日程、程序三種會議文件的功能是不同的，應(yīng)抓準(zhǔn)三種文件所傳達(dá)的會議信息的側(cè)重點。⒉會議議程的編制應(yīng)在前，議程一旦確定，就不應(yīng)再變。會議日程在時間、地點、人員等問題上，如遇到一些變化，可相應(yīng)調(diào)整。⒊會議的議程與日程的安排必須吻合。⒋會議的議程、日程表制定后，必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審核方可實施。發(fā)送會議通知

學(xué)習(xí)目標(biāo)準(zhǔn)確地發(fā)送會議通知發(fā)送形式正式通知為了規(guī)范公司的管理及運作，除了非正式會議和每日例會之外的所有會議，均應(yīng)正式打印會議通知，再通過書面形式或電子郵件傳遞到有關(guān)人員，以示正規(guī)和鄭重。非正式通知非正式會議，可采用非正式通知，如先發(fā)傳真或打電話，隨后再寄備忘錄或信函。也可先發(fā)電子郵件，再通過電話或回復(fù)電子郵件確認(rèn)。一些會議（如股東會議）在發(fā)送通知時應(yīng)按規(guī)定的會議規(guī)則行事。發(fā)通知的同時應(yīng)附上一份代理委托書。其它類型的會議如無法出席，也應(yīng)在必要時授權(quán)代理，以保證通過決議時有所需的法定人數(shù)。發(fā)送內(nèi)容

如果有預(yù)備議程、事先需準(zhǔn)備的材料或其它需讓與會者事先了解的情況，應(yīng)隨會議通知寄發(fā)一份。需要回復(fù)的會議通知或預(yù)備通知還可夾入一張明信片，上面注明本公司地址、郵編、電話、發(fā)信人姓名，以便對方有時間考慮并能及時回復(fù)。可將會中使用的有關(guān)票證（入場券、代表證、汽車通行證、座次號、編組名單、就餐證和乘車證等）與會議通知一并發(fā)出。如果某些與會者對會議地址不熟悉，應(yīng)附加一份說明或回執(zhí)單，要求與會者告知具體的到達(dá)和返程日期，并標(biāo)明到達(dá)會址的汽車、火車等交通工具線路。會議通知和委托書的樣式hui議通知的內(nèi)容：被通知部門、被通知人員的姓名及職務(wù)、通知事由、會議時間、會議召開地點、會議出席對象或范圍、會議程序、議事內(nèi)容、注意事項、公司全稱、通知部門、通知者姓名和職務(wù)、通知日期。便函式

會議通知致：各部門經(jīng)理發(fā)自：總經(jīng)理秘書劉麗日期：2002年7月15日主題：部門經(jīng)理的圓桌會議通知

2002年7月25日上午11：00，在燕都賓館會議室舉行全體部門經(jīng)理的圓桌會議.下午12：15分將有午餐供應(yīng)。假如您不能參加請在7月24日之前打電話62479521告知。附上一份議事日程。除此之外，您還將得到一張另人滿意的旅行指導(dǎo)地圖和一份便于在賓館旁停放車輛的說明。我很高興地歡迎你們都來出席我們團(tuán)體的這個重要的計劃會議。附件：議事日程地圖卡片式

部門經(jīng)理會議目的：討論公司下一年度市場營銷計劃時間：2002年12月20日上午9：00地點：公司第一會議室如您無法出席，請于×月×日前電話告知×××。電話號碼——會議委托書委托書茲任命（人名）和（人名）作為我的代理人參加（日期）（時間）在（地點）舉行的（公司名）股東會議。他們均為本公司的高層管理人員或部門經(jīng)理人。不管此次會議如期還是延期召開，他們都將作為我的全權(quán)代表，行使我出席時所擁有的全部權(quán)力。生效日期簽名＿＿＿＿＿＿＿（股東簽字）地址＿＿＿＿＿＿＿郵編＿＿＿＿＿＿＿會議回執(zhí)

請于12月1日以前將回執(zhí)寄回。我準(zhǔn)備參加此次會議。我將屆時赴會，并帶＿＿＿＿＿賓客來。我不能參加此次會議。署名＿＿＿＿

公司＿＿＿＿發(fā)送會議通知的注意事項

⒈明確會議通知發(fā)送對象⒉落實發(fā)送的回復(fù)確認(rèn)環(huán)節(jié)⒊對書面會議通知的地址、郵編一定要填寫正確。裝信封和郵寄時應(yīng)注意不要錯裝、漏裝或漏寄。通知的封筒應(yīng)醒目標(biāo)出“會議通知”字樣。⒋對于經(jīng)常參加某類會議的部分人員，可用計算機(jī)打印出標(biāo)簽或準(zhǔn)備多套郵寄標(biāo)簽，以免重復(fù)打印，對于計算機(jī)中保存的地址要注意隨情況變化不斷更新。正確選擇會址

學(xué)習(xí)目標(biāo)

能夠正確選擇會址。

綜合考慮各種因素選擇恰當(dāng)?shù)臅h地點⑴交通便利。⑵會場的大小應(yīng)與會議規(guī)模、主題相符。⑶場地要有良好的設(shè)備。⑷應(yīng)盡量必開鬧市區(qū)，場地應(yīng)不受外界干擾。⑸選擇會議地點應(yīng)考慮有無停車場所。⑹場地租用的成本必須合理。制發(fā)會議的姓名卡片和會議證件

學(xué)習(xí)目標(biāo)

掌握各種會議證件的制發(fā)方法。制發(fā)會議姓名卡片和證件的方法召開重要的大中型會議會議應(yīng)視必要制發(fā)姓名卡片和會議證件，通常小型會議，不必制發(fā)證件。正確制作姓名卡片、會議證件的方法是：⒈內(nèi)容設(shè)計上要有會議的名稱、與會者姓名、稱呼（先生、女士、小姐等）、身份（職務(wù)、職稱等）、組織或公司的名稱。⒉重要的大型會議要在證件上貼上本人的相片，并加蓋印章。姓名卡片可設(shè)計為紅、藍(lán)、白、黃四種不同的顏色。⒊在會議的接待區(qū)向與會人員發(fā)放，并在主席臺等必要的地方放置臺簽式姓名卡片。不同類型的姓名卡片樣式粘性標(biāo)簽——比較經(jīng)濟(jì)、方便，但它們可能由于粘貼在衣服上而留下痕跡。系帶的卡片——比較經(jīng)濟(jì)，戴取方便，但可能在衣服上晃動。有夾子的卡片——成本略高，它們能更換塑料封里面的標(biāo)簽而重復(fù)使用，并能移動夾在衣服的不同部位。臺簽式的姓名卡片——這些是開會的時候放在桌子上使用的。證件的類型、作用代表證：與會者不僅能參加會議，而且有表決權(quán)，選舉權(quán)。列席證：能夠到會旁聽，但無表決權(quán)。工作證：只證明是大會的工作人員，在會議期間出入行走有一定的限制。記者證：是發(fā)給新聞媒體的有關(guān)的工作人員、記者，持記者證在有些工作區(qū)域出入受到限制。來賓證：表明是被主辦方邀請的嘉賓。會議證件既能證明與會者身份，保證會議安全，控制出入人員；又能統(tǒng)計大會人數(shù)和維持會場秩序。注意事項

⒈在設(shè)計上應(yīng)區(qū)分正式代表、列席代表、工作人員、特邀嘉賓等與會者的不同身份。⒉應(yīng)注意根據(jù)公司不同的文化理念設(shè)計會議證件或姓名卡片。有的公司強(qiáng)調(diào)區(qū)分開不同職務(wù)、地位人員的身份；有的公司強(qiáng)調(diào)所有員工的平等。⒊姓名卡片的大小式樣應(yīng)注意經(jīng)濟(jì)活用美觀大方。發(fā)放會議文件資料

學(xué)習(xí)目標(biāo)

掌握各種會議文件的發(fā)放方法會議資料的準(zhǔn)備對于會議的成效至關(guān)重要。會議文件資料發(fā)放工作的基本方法⒈按照與會人員名單，準(zhǔn)備好每人一個文件袋，在文件袋上填上與會者的姓名，并注明“會議文件”等字體。⒉分發(fā)重要文件一般要編號、登記。文件編號通常印在文件首頁的左上角處。字體字號應(yīng)有別于文件正文。具有保密性內(nèi)容的文件，還要注明密級。⒊一些征求意見稿，或保密性文件，需要在會后退回的，則應(yīng)附上一份文件清退目錄。⒋分發(fā)會議資料時要適時適量。準(zhǔn)備會議資料不能有多少代表就打印多少份，有可能出現(xiàn)臨時增加與會者，或者出現(xiàn)代表丟失材料的情況，一定要留有充分的余地。⒌內(nèi)容重要又需事先送達(dá)與會者的文件，可派專人遞送或用傳真、特快專遞送達(dá)

常見的會議文件資料主要包括：開幕詞、閉幕詞、領(lǐng)導(dǎo)講話稿、主題報告、專題報告、會議簡報、會議記錄、會議紀(jì)要、新聞稿、會議通知、日程安排等。準(zhǔn)備會議所需用品和設(shè)備

學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握會議所需各種物品和設(shè)備的準(zhǔn)備方法

盡量考慮全面，有備無患⒈了解可以租用會議設(shè)備公司的名稱、地址和電話號碼。⒉了解文具用品和相關(guān)設(shè)備供應(yīng)商的名稱、地址和電話號碼。⒊掌握企業(yè)內(nèi)可用的音像設(shè)備的類型和存放位置的清單。⒋掌握公司內(nèi)部緊急維修工程師以及外部維修單位的名稱、地址和電話號碼。會議用品和設(shè)備的類型

可分為必備用品和特殊用品。⒈必備用品是指各類會議都需要的用品和設(shè)備，包括文具、桌椅、茶具、擴(kuò)音設(shè)備、照明設(shè)備、空調(diào)設(shè)備、投影和音像設(shè)備等。⒉特殊用品是指一些特殊類型的會議，例如談判會議、慶典會議、展覽會議等所需的特殊用品和設(shè)備。例如：張貼畫、花卉、充氣模型、巨型屏幕、展臺展板、簽字用具等。注意事項⒈事先要制定周密的準(zhǔn)備方案，盡量詳細(xì)的列出用品和設(shè)備的名稱、數(shù)量和價格。⒉會議用品和設(shè)備是購買、租用還是使用原有的，要本著統(tǒng)籌節(jié)約、經(jīng)濟(jì)適用的原則。⒊準(zhǔn)備會議用品和設(shè)備要力求一絲不茍、有備無患。預(yù)訂內(nèi)部會議室

學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握內(nèi)部會議室的預(yù)定方法。會議室預(yù)訂的基本方法大多數(shù)企業(yè)都有自己的內(nèi)部會議室，這就減少了租用外部場地和設(shè)施的費用，內(nèi)部會議室多適合內(nèi)部會議和活動。⒈預(yù)訂會議室要打出一定的提前量，在確定準(zhǔn)確的會期之后，應(yīng)盡早預(yù)訂，以免臨時被動。⒉正式預(yù)訂會議室之后，在使用的前一天，一定要再次落實，以免與其他會議發(fā)生沖突。⒊預(yù)訂和調(diào)配會議室應(yīng)盡量使場地的大小、格局、設(shè)備的配備與會議的人數(shù)、性質(zhì)和類型相匹配。⒋調(diào)配安排會議室時要留有足夠的自由使用空間，會議之間的間隔不要太緊，使人們安心開會，不致出現(xiàn)會議還未結(jié)束就被人請走的麻煩事。⒌負(fù)責(zé)會議室安排和協(xié)調(diào)的秘書，事先要查看會議議程，了解會議的主持者和演講者是否需要音像輔助設(shè)備，秘書要了解各種設(shè)備的功能，并事先將各種設(shè)備調(diào)整到最佳狀態(tài)。熱情迎接與會者

學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握接待與會者的基本工作內(nèi)容和程序。做好會議的接站和報到工作的主要內(nèi)容和程序會議的性質(zhì)與規(guī)模不同，接待的要求、程序和規(guī)范也不同。大中型會議參加人數(shù)較多，應(yīng)及時做好接站報到工作。接站報到工作的主要步驟⑴要有統(tǒng)一的指揮調(diào)度系統(tǒng)，掌握與會代表的名單以及飛機(jī)、火車的班次及抵達(dá)的準(zhǔn)確時間，將其編制成一目了然的表格，并掌握與會議代表的聯(lián)絡(luò)方式。⑵要備有足夠的車輛和接站的人員。接站人員要人手一份代表抵達(dá)的時間表，按分工的時間和線路迎接。⑶對于自備交通工具的外地與會人員，要事先通過發(fā)傳真或電話的形式告之到達(dá)報到地點的詳細(xì)路線圖。⑷在車站、機(jī)場設(shè)置接待站。制作醒目的牌子或橫幅，上面要表明“天地公司接待處”的字樣。⑸在報到處的周圍設(shè)立引導(dǎo)牌和標(biāo)識牌，標(biāo)明報到的具體位置。⑹接待人員將預(yù)先準(zhǔn)備好的文件袋（包括文件、證件、餐券、住宿房間號碼、文具等）發(fā)給報到人員。必要時，引導(dǎo)與會者去其住宿的房間，并簡單介紹周圍的情況和開會的要求。會議中的服務(wù)做好會議的簽到和座位引導(dǎo)工作

學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握會議簽到和引導(dǎo)工作的主要辦法。如何做好簽到和座位引導(dǎo)工作

秘書應(yīng)熱情地迎接與會人員，并引導(dǎo)與會者及時簽到，盡快就座。⒈選擇恰當(dāng)?shù)暮灥叫问饺藬?shù)較少的小型會議，可由秘書按照事先確定的到會人員名單，逐一進(jìn)行簽到，來一人劃一人，以便迅速掌握到會者的狀況。大型會議可用簽到卡和電子簽到機(jī)配合使用，與會者只需要將自己的電子卡送入簽到機(jī)插口，有關(guān)數(shù)據(jù)即傳入會議組織中心。⒉準(zhǔn)備好簽到的登記簿、簽字筆等用品，必要時事先準(zhǔn)備好嘉賓的留言簿。⒊請與會者按照會前安排好的座位或區(qū)域就坐。內(nèi)部會議，與會者一般都有自己的習(xí)慣座位。大中型會議，一般事先制作好各種座次標(biāo)識用品（如：主席臺或會議桌上的名簽卡片、座次圖表、指示牌等），采取對號入座的方式，或是將會場劃分為若干區(qū)域，以部門或地區(qū)為單位集中就座。

會議簽到的目的是為了及時準(zhǔn)確地統(tǒng)計到會人數(shù)，以及缺席情況。注意事項⒈負(fù)責(zé)接待簽到的人員應(yīng)訓(xùn)練有素，照顧周到。⒉負(fù)責(zé)簽到的人員要提前到崗，使到會較早的人員不致產(chǎn)生無人過問的尷尬感覺。⒊熱情主動的迎接與會者，并按禮儀規(guī)范將客人引導(dǎo)入場，一般來講，無論陪伴還是引領(lǐng)，秘書都應(yīng)站在上司或來賓的左側(cè)。承擔(dān)會議記錄

學(xué)習(xí)目標(biāo)通過學(xué)習(xí)，承擔(dān)會議記錄工作。會議記錄的方法作為一個秘書，在會議期間作好記錄和筆記是秘書的主要職責(zé)，會議記錄員應(yīng)協(xié)助主持人進(jìn)行會議的籌劃和安排工作。正式會議的記錄是會議進(jìn)程的原始記錄，是具有法律效力的檔案因此務(wù)必準(zhǔn)確、完整和條理清楚。為會議記錄做好準(zhǔn)備工作⑴準(zhǔn)備足夠的鋼筆、鉛筆、筆記本和記錄用紙。⑵準(zhǔn)備好錄音機(jī)和足夠的磁帶來補(bǔ)充手工記錄。⑶要備有一份議程表和其他的相關(guān)資料和文件，需要核對相關(guān)數(shù)據(jù)和事實時隨時使用。⑷提前到達(dá)會場，了解與會人員的座位圖，便于識別會議上的發(fā)言者。⑸在利用錄音機(jī)的同時，必須手工記錄，可以防止錄音機(jī)中途出故障。會議記錄的內(nèi)容⑴會議描述。包括會議類型、時間、日期、地點。⑵與會者姓名。主席的名字在最前面，記錄員的名字在最后。⑶會議過程：宣讀上次會議記錄、有會議記錄中產(chǎn)生的問題、通訊情況、一般事務(wù)——決議應(yīng)包括會議上的確切措詞、其他事務(wù)——按在會上進(jìn)行的順序記錄、下次會議日期。⑷主席、記錄員簽名。會議記錄的方法⑴會議記錄的重點應(yīng)將主要討論的觀點、決議、決定，重要的聲明、修正案內(nèi)容、結(jié)論一字不漏地記錄下來，而其他的內(nèi)容可簡要概括地記錄。⑵漏記的內(nèi)容，可事先做出記號，然后對照錄音磁帶修改，也可提示會議主持人請發(fā)言者重復(fù)內(nèi)容或?qū)δ骋恍g(shù)語做出簡要的解釋。⑶與會者提出的意見、建議，要把人名記錄下來。會議記錄的修改⑴在定稿打字之前，通常向主席提交一份草稿經(jīng)他簽字批準(zhǔn)。⑵如果某一成員指出會議記錄中的一個錯誤，經(jīng)會議批準(zhǔn)，主席或秘書可以在會議記錄中改正這一錯誤。⑶會議記錄一經(jīng)簽名，任何地方都不能再作改動。會議記錄的要求⒈真實：正式的會議記錄具有法律效力，要確保內(nèi)容的真實可信，準(zhǔn)確無誤，一旦會議主席簽名，全體成員通過則不得再行改動。⒉完整:會議記錄必須體現(xiàn)會議的實際進(jìn)程,要將所有要點完整地記錄下來,不能遺漏。⒊簡潔：會議記錄不同于一份詳細(xì)報告，而是將會議進(jìn)程以簡明扼要的形式表達(dá)出來。⒋準(zhǔn)確：會議記錄應(yīng)做到條理清楚，內(nèi)容表達(dá)要準(zhǔn)確無誤，不能含糊，更不能有任何內(nèi)容錯誤。注意事項

⒈要了解公司的業(yè)務(wù)情況，掌握專業(yè)領(lǐng)域的基本術(shù)語。⒉會議記錄原稿應(yīng)統(tǒng)一編號，便于裝訂和復(fù)制。⒊會議主持人需向記錄員明確機(jī)密事項的范圍及處理的要求。⒋會議記錄原件要由專人負(fù)責(zé)保管。確保會議期間的信息溝通

學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握會議期間進(jìn)行信息溝通的方法會議期間信息溝通的方法

⒈做好會議期間信息的收集、傳遞、反饋工作⑴秘書人員要做到多聽、多記、多想、多算、多跑，才能比較全面地收集信息。⑵要深入實際，掌握第一手資料。(3)要注重信息的加工提煉，形成成果使上司、與會者、新聞媒體都能方便利用。(4)要注重時效，反映敏捷，狠抓反饋信息的收集。

2．做好會議期間的對外宣傳工作會務(wù)秘書要積極搞好對外宣傳的工作。(1)妥善處理與新聞媒體的關(guān)系。(2)注意內(nèi)外有別，嚴(yán)守單位秘密。(3)在傳遞的方式和內(nèi)容選擇上應(yīng)本著對象、效果、時效、費用的原則綜合考慮。(4)秘書要隨時注意收集外界輿論和新聞媒體對會議的報道，為領(lǐng)導(dǎo)提供參考。(5)在會議結(jié)束后，秘書要為召開記者招待會提供必須的信息資料，使會議領(lǐng)導(dǎo)者能更好地向新聞媒體介紹會議情況，回答記者的提問。信息加工的形式

(1)綜合加工：把各種相關(guān)的信息有機(jī)地結(jié)合在一起的過程。

(2)提煉加工：指從各種信息中攝取所需要信息的深加工過程。

(3)推導(dǎo)加工：依據(jù)已知消息，運用邏輯推理得出新結(jié)論的加工過程。信息傳遞的方式(1)口頭傳遞。

(2)影像傳遞。

(3)電子系統(tǒng)傳遞。

(4)專人傳遞。注意事項1．會議信息收集力求全面、真實、及時、適用、重點突出。2．與新聞媒體溝通要以禮相待、以誠相待、平等相待、迅速及時。做好會議的值班、保衛(wèi)工作

學(xué)習(xí)目標(biāo)做好會議值班、保衛(wèi)工作的具體做法。

做好會議值班、保衛(wèi)工作的具體做法⒈會議值班要制度健全，人員要堅守崗位。中大型會議，一般要有會務(wù)秘書堅持24小時值守，以保證會議順利結(jié)束，并隨時應(yīng)付各種突發(fā)事件。(1)在會議中協(xié)助搜集有關(guān)情況，文件和資料，傳遞各種信息。(2)要控制與會無關(guān)人員隨便出入會場，特別是保密性較強(qiáng)時會議更不能讓外人隨意進(jìn)出。(3)手邊要有公司和各部門領(lǐng)導(dǎo)的聯(lián)絡(luò)方式，以便出了問題，及時與之聯(lián)絡(luò)、請示。(4)要備有一份設(shè)備維修人員、車隊調(diào)度人員和食宿等后勤服務(wù)部門主管人員的電話通訊錄，⑸要堅守崗位，人不離崗，保證會議信息的暢通無阻。(6)必要時，要負(fù)責(zé)督導(dǎo)和協(xié)助專職會議服務(wù)人員為與會者做好各項具體的服務(wù)。(7)做好會議期間各項活動與各種矛盾的協(xié)調(diào)工作。(8)必要時，應(yīng)建立主管領(lǐng)導(dǎo)帶班制度。

2．會議保衛(wèi)工作

(1)會議安全保衛(wèi)應(yīng)包括與會的重要人員人身的安全保衛(wèi)；

(2)會議重要文件的保衛(wèi)。

(3)會場和駐地的保衛(wèi)。

(4)會議的各種設(shè)備用品的保衛(wèi)。

(5)與會者私人貴重物品的保衛(wèi)。會議的善后工作合理安排與會人員的返程

學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握與會人員返程工作的主要內(nèi)容安排與會人員的返程工作的主要內(nèi)容會議結(jié)束并不意味著會議工作就結(jié)束了，有外部人員參加的會議應(yīng)根據(jù)會議的長短、外部與會人數(shù)多少等情況，及早安排好與會人員的返程事宜。⒈提早做好與會者車、船、飛機(jī)票的登記預(yù)售工作⑴應(yīng)根據(jù)會期長短、外地與會人數(shù)多少等實際情況，及早安排好外地與會人員的返程事宜。⑵要事先了解外地與會人員對時間安排、交通工具的要求，尊重他們的意愿。⑶一般情況下要按先遠(yuǎn)后近的次序安排返程機(jī)票、車票的預(yù)訂事宜，要掌握交通工具的航班、車次等情況，盡早與民航、鐵路、公路、港口等部門溝通聯(lián)系，提前預(yù)訂好飛機(jī)、火車、汽車、輪船票。⑷屆時應(yīng)編制與會者離開的時間表，安排好送行車輛，派人將外地與會人員送到機(jī)場、車站、港口，待他們乘坐的交通工具起程后再返回，如有必要，還應(yīng)安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志為與會人員送行。⒉幫助與會者提前做好返程準(zhǔn)備⑴提醒與會者及時歸還向主辦方或會議駐地單位借用的各種物品。⑵提醒與會者及時與會務(wù)組結(jié)清各種賬目，開好發(fā)票收據(jù)。⑶幫助與會者檢查、清退房間，避免遺忘各種物品。⑷準(zhǔn)備一些裝資料的塑料袋和捆東西的繩子等物品，以備急需。⑸幫助部分與會者托運大件物品。會議文件資料清退

學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握會議文件的清退辦法。會議文件清退的方法⒈小型內(nèi)部會議文件清退的方法⑴由會議主持人在宣布會議結(jié)束的同時，請與會者將文件放在桌上，有秘書人員統(tǒng)一收集。⑵由秘書人員在會議室門口收集。⑶由秘書人員單獨向個別已領(lǐng)取文件而未到會的人員收集。⒉大中型會議文件的收集方法⑴提前發(fā)出文件清退目錄，先由與會者個人清理，再統(tǒng)一交給大會秘書處。⑵對會議工作人員，采取下發(fā)收集目錄，限時交退。注意事項⒈統(tǒng)一制發(fā)清退文件的目錄，⒉分清清退文件和不清退文件的范圍。⒊避免只要求部分與會者退回文件，而造成誤會。整理會議室學(xué)習(xí)目標(biāo)學(xué)會整理會議室

整理會議室的要點⒈收拾整理放置在會議室的茶杯、桌椅、煙灰缸和其他用品。⒉清理并取走所有剩余的與會議有關(guān)的文件。⒊檢查、歸還各種視聽設(shè)備，將會議室設(shè)備整理恢復(fù)到備用狀態(tài)。

注意事項⒈注意檢查與會者有無遺失文件、物品。⒉臨時擺放在會議室的各種視聽設(shè)備要及時放回原處或辦理歸還手續(xù)。會議文件資料的立卷歸檔學(xué)習(xí)目標(biāo)掌握會議文件資料立卷歸檔的做法。會議文件資料立卷歸檔的步驟1．會議文件的收集整理工作

(1)確定會議文件的收集范圍。

(2)選擇收集會議文件的渠道。

(3)運用收集文件的不同方法。

2．會議文件的立卷歸檔：把會議過程中的一整套材料，進(jìn)行分類立卷歸檔。注意事項

1．會議文件責(zé)任要落實到人。⒉收集文件應(yīng)嚴(yán)格履行文件登記手續(xù)，并認(rèn)真檢查文件是否缺件、缺頁、缺損的情況。如果出現(xiàn)此類情況，應(yīng)盡快及時采取補(bǔ)救措施。．3．收集整理過程中要注意保密。4．會議文件立卷歸檔工作要嚴(yán)格遵守檔案制度。會議經(jīng)費結(jié)算工作學(xué)習(xí)目標(biāo)．掌握會議經(jīng)費結(jié)算的方法。會議收款與付款的方法

1．收款的方法和時機(jī)有些會議要由與會代表向主辦方支付一些必要的費用(如資料費、培訓(xùn)費、住宿費、餐飲費等)。(1)應(yīng)在會議通知或預(yù)訂表格中，詳細(xì)注明收費的標(biāo)準(zhǔn)和方法。(2)應(yīng)注明與會人員可采用的支付方式(如現(xiàn)金、支票、信用卡等)。(3)如用信用卡收費，應(yīng)問清姓名、卡號、有效期等。(4)開具發(fā)票的工作人員，事先要與財務(wù)部門確定正確的收費開票程序，不能出任何差錯。如果有些項目無法開具正式發(fā)票時，應(yīng)與會議代表協(xié)商，開具收據(jù)或證明。⒉在訂購各種設(shè)備和享受服務(wù)時，應(yīng)掌握付款方法和時間。

注意事項⒈會議經(jīng)費的名稱要規(guī)范。⒉遵守公司零用現(xiàn)金、消費價格及用品報銷的各種財務(wù)制度和規(guī)定?；鶎庸芾砣绾伍_好班前班后會一名好的班組長，應(yīng)具備哪些能力？班前、班后會于日常管理有哪些好處？如何開展一場有效的班前、班后會？基層管理人員到底管理什么？1、督促——督促、指導(dǎo)員工按規(guī)定完成任務(wù)。2、溝通——善處人際關(guān)系、基本能解決日常生產(chǎn)中突發(fā)事件。3、協(xié)調(diào)——具有較強(qiáng)的橫向聯(lián)系能力和協(xié)調(diào)能力。4、計劃——能配合車間、部門或班組擬訂各項計劃，并負(fù)責(zé)具體組織實施與執(zhí)行。5、控制——掌握各項業(yè)務(wù)工作并使之按程序、按規(guī)格正常地開展和進(jìn)行。6、培訓(xùn)——能對下級員工進(jìn)行有效培訓(xùn)，對知識、態(tài)度、技巧應(yīng)有深刻的理解。7、鼓勵——能以身作則，樹立良好榜樣，使員工產(chǎn)生敬重感。8、評估——對產(chǎn)品質(zhì)量和員工工作表現(xiàn)應(yīng)有充分的了解，能作出公正評價。上令下達(dá)、傳達(dá)信息，提供良好的溝通園地；布置工作，協(xié)調(diào)生產(chǎn)，培養(yǎng)良好的工作習(xí)慣；技能訓(xùn)導(dǎo)，打造高效協(xié)作團(tuán)隊；安全規(guī)范，杜絕安全事故發(fā)生；檢討績效、激勵先進(jìn)、鞭策后進(jìn)；鼓舞士氣，增強(qiáng)團(tuán)隊凝聚力。一、班前班后會的作用確保班組業(yè)績目標(biāo)的達(dá)成及安全的保障二、班前班后會的主要內(nèi)容問題：班前會的主要內(nèi)容？班后會的主要內(nèi)容？工作計劃安排確保工作有序進(jìn)行，物料到位（任務(wù)到人）工作職責(zé)分配員工清楚自己的職責(zé)及作業(yè)任務(wù)（責(zé)任到人）上班存在問題回顧強(qiáng)化意識、杜絕重犯員工士氣激勵激活團(tuán)隊，提高凝聚力

安全、質(zhì)量管理確保工作正常推進(jìn)

員工培訓(xùn)與介紹提升員工素質(zhì)，介紹新員工公司政策信息宣傳了解公司部門車間整體規(guī)劃與安排

接班情況通報通報接班時設(shè)備、質(zhì)量、物料等基本信息2.1班前會主要內(nèi)容

工作總結(jié)：發(fā)現(xiàn)并解決問題、總結(jié)提高員工表現(xiàn)評價與激勵：獎優(yōu)罰劣，激活團(tuán)隊

安全、質(zhì)量問題討論：確保工作正常推進(jìn)

員工訓(xùn)導(dǎo)（視情況）：團(tuán)隊協(xié)作、員工素質(zhì)等

交班情況通報：交班過程的優(yōu)缺點點評其他事項：部門車間動態(tài)信息通報、回家過程注意安全提醒等2.2班后會主要內(nèi)容三、如何開好班前班后會？？？3.1認(rèn)真落實班前班后會制度，從思想上提高認(rèn)識，從行為上進(jìn)行規(guī)范，使職工養(yǎng)成良好的職業(yè)工作習(xí)慣。不能走形式，要求員工要認(rèn)真對待班前班后會并積極參與。3.2班前會內(nèi)容要詳實、針對性強(qiáng)，切忌籠統(tǒng)。員工須做到“四清楚”：即工作任務(wù)清楚、現(xiàn)場危險點清楚、作業(yè)程序清楚、應(yīng)采取的安全措施清楚。3.3班組長安排工作要具體，但不能啰唆，須有重點且無盲點。安排工作后須提醒員工是否清楚？是否需要進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)？3.4班組長須解答工作班成員對工作的疑問，比如：工作任務(wù)、工作方法、安全事項等；3.5鼓舞士氣，增強(qiáng)凝聚力。比如麥當(dāng)勞的方法：接班班長帶領(lǐng)全體班員排隊集合→呼口號（今天你微笑了嗎？要求聲音洪亮）班前會工作負(fù)責(zé)人應(yīng)把工作任務(wù)、安全責(zé)任分配并落實到每個員工身上，對不同工作分別進(jìn)行技術(shù)交底。特別是不同地點的工作要進(jìn)行合理分工，并確定檢查責(zé)任人等。班前會分工是重點首先，班組長應(yīng)提前到車間，了解相應(yīng)工作情況并擬定好內(nèi)容；問候、點名；檢查儀表、著裝、上崗證、精神面貌；總結(jié)前班或前日工作及問題追溯、布置今日工作及注意事項(產(chǎn)量、質(zhì)量、紀(jì)律、安全等)、簡介后續(xù)的工作方向；相應(yīng)關(guān)鍵操作的培訓(xùn)或要點提醒；公司部門最新動態(tài)及規(guī)定、通知等宣傳、鼓動；員工問題解答及表現(xiàn)較好員工表揚或工作點評；記錄要點及追溯。四、開好班前會的流程

所有參會人員以班組為單位到指定的地點集合，列隊站好等待班組長點名；首先，組長要向大家問候；其次，點名，記錄遲到、未到。1）班前問候、點名

班