如何高效開會(huì)關(guān)于會(huì)議57.4%30%53.6%53.6%的人表示自己在日常工作中參加的會(huì)議過多57.4%的人每星期平均開會(huì)2次以上只有不到三成的白領(lǐng)認(rèn)為自己參加的會(huì)議有意義會(huì)議的作用會(huì)議的時(shí)機(jī)選擇A發(fā)起人想從參會(huì)者那里獲取信息或建議E發(fā)起人想讓參會(huì)者參與解決問題或制定決策B領(lǐng)導(dǎo)者需要聽取下屬的工作匯報(bào)并監(jiān)督工作進(jìn)度C發(fā)起人有重要事情需要把參與人集中到一起傳達(dá)D領(lǐng)導(dǎo)者需要公開表彰先進(jìn)以激勵(lì)士氣等適于開會(huì)的情況不適于開會(huì)的情況會(huì)議的時(shí)機(jī)選擇已經(jīng)形成慣例的每周例會(huì)，卻沒有什么事情要討論大家之間怨氣太大、敵對(duì)情緒太濃，開會(huì)之前需要時(shí)間平靜會(huì)議成本太大，或還有比開會(huì)更好的辦法所需解決的問題用電話、備忘錄或個(gè)別談話等方式解決起來更好發(fā)起人對(duì)要解決的問題已經(jīng)做出決定所談事務(wù)密級(jí)較高，不宜擴(kuò)大知情范圍一家公司會(huì)不會(huì)開會(huì)，決定了該公司的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。一家公司開會(huì)的效率與執(zhí)行，決定了該公司全面管理的效率與執(zhí)行。會(huì)議是公司管理的必備工具，而會(huì)議的成本則常常被忽略。會(huì)議的成本分析時(shí)間成本＝參加會(huì)議的人數(shù)×（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間＋與會(huì)者的旅行時(shí)間＋正式會(huì)議時(shí)間＋會(huì)議休息及耽擱時(shí)間）。而實(shí)際上我們用到會(huì)議上的時(shí)間遠(yuǎn)遠(yuǎn)大于實(shí)際計(jì)算的比例。大多數(shù)的會(huì)議并沒有按照承諾的時(shí)間準(zhǔn)時(shí)結(jié)束。而且，會(huì)議將我們整塊的工作時(shí)間搞得支離破碎，從而降低了我們非開會(huì)時(shí)間的工作效率。金錢成本＝開會(huì)的時(shí)間成本×與會(huì)人員平均每小時(shí)的工資＋場(chǎng)地費(fèi)、設(shè)施費(fèi)、文件復(fù)印費(fèi)、交通費(fèi)、茶水費(fèi)、餐飲住宿費(fèi)等的成本。效益成本＝參會(huì)人員若不用參加會(huì)議，那么在這段時(shí)間可以為公司帶來的效益。機(jī)會(huì)成本＝開會(huì)過程中，因未及時(shí)接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意＋不能及時(shí)處理客戶的投訴而得罪一批客戶＋不能及時(shí)解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件帶來的問題及持續(xù)影響等。會(huì)議的成本分析日本太陽工業(yè)公司每次開會(huì)時(shí)總是把一個(gè)醒目的會(huì)議成本分配表貼在黑板上。成本的算法是：會(huì)議成本＝每小時(shí)平均工資的3倍×2×開會(huì)人數(shù)×?xí)h時(shí)間（小時(shí)）。公式中平均工資所以乘3，是因?yàn)閯趧?dòng)產(chǎn)值高于平均工資；乘2是因?yàn)閰⒓訒?huì)議要中斷經(jīng)常性工作，損失要以2倍來計(jì)算。因此，參加會(huì)議的人越多，成本越高。有了成本分析，大家開會(huì)態(tài)度就會(huì)慎重，會(huì)議效果也十分明顯。《哈佛商業(yè)評(píng)論》有這樣的一句話：“任何會(huì)議都是要么富有成效，要么純粹浪費(fèi)時(shí)間，二者必居其一?！睙o效的會(huì)議不僅是一種管理成本的浪費(fèi)，而且也會(huì)引起與會(huì)者對(duì)會(huì)議和公司管理現(xiàn)狀的不滿，使大家心生倦怠感，從而降低團(tuán)隊(duì)的凝聚力。（一）從會(huì)議要素的角度來分析會(huì)議的主要要素有：主題、議程、參會(huì)人、主持人、記錄人、時(shí)間、地點(diǎn)等。我們從這些角度，對(duì)會(huì)議低效的原因分析如下：1、無主題或議題繁多沒有核心的主題，或主題不夠明確，或議題繁多。這是導(dǎo)致會(huì)議低效的根本原因。2、沒有會(huì)議議程沒有明確的會(huì)議議程及時(shí)間分配規(guī)則，導(dǎo)致會(huì)議的進(jìn)展和時(shí)間很難把控。3、參會(huì)人過多或缺乏針對(duì)性參加人數(shù)眾多，無多大關(guān)系的“陪綁”的現(xiàn)象嚴(yán)重；或必須出席會(huì)議的人未到，通知來的是一些可有可無的參與者。會(huì)議為什么低效4、未指定主持人或未有效主持沒有明確的會(huì)議主持人，或主持人未能嚴(yán)格按照會(huì)議議程來控制會(huì)議，被參會(huì)者牽著鼻子跑。5、未做會(huì)議記錄或記錄的不及時(shí)未做會(huì)議記錄，導(dǎo)致會(huì)議的討論過程，參會(huì)者的發(fā)言、寶貴的思想火花及最終決策未能清晰地保留下來，使得會(huì)議開了也是白開。或者會(huì)議記錄不及時(shí)，使得參與者未能趁熱打鐵學(xué)習(xí)會(huì)議精神。6、時(shí)間選擇不恰當(dāng)會(huì)議的時(shí)間選擇不恰當(dāng)，比如安排在即將午餐的時(shí)間，每個(gè)人都饑腸轆轆，無心開會(huì)。7、地點(diǎn)選擇不恰當(dāng)?shù)攸c(diǎn)選擇不合適，比如設(shè)在經(jīng)理辦公室，致使會(huì)議被頻繁打斷，無法正常進(jìn)行會(huì)議為什么低效（二）從會(huì)議過程的角度來分析1、會(huì)議前缺乏準(zhǔn)備1）沒有提前準(zhǔn)備好會(huì)議議題、議程、會(huì)議材料、參與人、主持人、記錄人等；2）開會(huì)前沒有提前通知與會(huì)者相關(guān)事宜及會(huì)議材料；3）沒有提前準(zhǔn)備好會(huì)場(chǎng)、開會(huì)設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）、會(huì)議討論材料、會(huì)議簽到表等。會(huì)議為什么低效2、會(huì)議中缺乏控制1）沒有嚴(yán)格按照會(huì)議的議程進(jìn)行；2）未能很好地控制時(shí)間，如未能及時(shí)開始或拖沓、冗長(zhǎng)，未能及時(shí)結(jié)束。3）會(huì)議氣氛緊張、壓抑，未能很好地鼓勵(lì)大家積極發(fā)言；或領(lǐng)導(dǎo)者一言堂，沒有發(fā)掘出全體與會(huì)人員的智慧。5）與會(huì)者相互間爭(zhēng)吵的厲害，未能很好地尊重相互的意見，甚至出現(xiàn)人身攻擊的現(xiàn)象。5）未能很好地圍繞主題進(jìn)行討論或發(fā)言，出現(xiàn)閑談或跑題現(xiàn)象。6）議而不決，沒有形成有效的決策。3、會(huì)議后缺乏跟蹤會(huì)議結(jié)束后，未對(duì)形成的決策或待完成的工作指定責(zé)任人、時(shí)限并進(jìn)行追蹤，這樣的會(huì)議也幾乎是無任何意義的！會(huì)議為什么低效（一）從會(huì)議要素的角度來提升1、議題明確一次會(huì)議，最好只有一個(gè)主題。可以集中時(shí)間和精力，集中有關(guān)人員，高效解決問題。綜合性會(huì)議，最多也不要超過三個(gè)議題為好。議題越多，參加人員越多，陪綁的也越多，效率也就越低下，成本也就越高。2、議程清晰要有明確的議程及時(shí)間分配規(guī)則，方好有效控制會(huì)議的進(jìn)程和時(shí)間使用，確保會(huì)議高效。注意：議程安排上，不要領(lǐng)導(dǎo)先講話，先表態(tài)，避免有的人“話里聽音”拍馬屁，從而失去民主按領(lǐng)導(dǎo)意見辦，或不能集思廣益，積極發(fā)掘更多創(chuàng)意。3、精選參與人會(huì)議的召開，并不是人越多越好。人多不僅會(huì)增加會(huì)議成本，延長(zhǎng)會(huì)議時(shí)間，也會(huì)增加扯皮的可能性，不容易形成一致的會(huì)議結(jié)論，也不利于會(huì)議控制。因此，要本著“相關(guān)性”和“少而精”的原則，精選參加會(huì)議的人員，不要讓不相關(guān)的人參加，避免“陪綁”的現(xiàn)象。如何提升會(huì)議效能4、指定會(huì)議支持人無論是何種形式的會(huì)議，必須要明確指定會(huì)議主持人。會(huì)議主持人要嚴(yán)格按照會(huì)議的議程、時(shí)間安排等做好會(huì)議的主持和控制。5、做好會(huì)議記錄參加會(huì)議的人大部分是只記錄或記住自己所關(guān)心的內(nèi)容，而不相關(guān)的內(nèi)容則不怎么關(guān)心。因此，為了能夠?qū)?huì)者的發(fā)言、寶貴的思想火花及最終決策、待完成事項(xiàng)能夠清晰地保留下來，必須要做好會(huì)議記錄。會(huì)議記錄的主要內(nèi)容包括會(huì)議的全部要素（議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人、主持人、記錄人）、出勤情況、發(fā)言情況、決策情況、待追蹤事項(xiàng)、會(huì)議附件等。同時(shí)，為了及時(shí)貫徹會(huì)議的精神，增強(qiáng)會(huì)議時(shí)效性，趁熱打鐵追蹤會(huì)后的待完成事項(xiàng)，會(huì)議記錄要在會(huì)議結(jié)束后24小時(shí)內(nèi)完成并發(fā)送到與會(huì)人員手中。如何提升會(huì)議效能6、選擇合適的會(huì)議時(shí)間上午10-12點(diǎn)和下午1-3點(diǎn)是比較適合開會(huì)的時(shí)段。上午8-9點(diǎn)之間，正是員工從家到公司，準(zhǔn)備開始一天工作的時(shí)候。這個(gè)時(shí)候的員工，心緒尚且混亂，還需一段時(shí)間才能進(jìn)入工作狀態(tài)。因此，試圖在這一時(shí)間段舉行會(huì)議、試圖讓員工回應(yīng)會(huì)議提議或進(jìn)行業(yè)務(wù)分析，從人的生理和心理角度來看，是不現(xiàn)實(shí)的。上午9-10點(diǎn)之間，員工已經(jīng)開始進(jìn)入工作狀態(tài)。在這個(gè)時(shí)間段最適合進(jìn)行一對(duì)一的會(huì)談，同樣也是進(jìn)行業(yè)務(wù)會(huì)談的最佳時(shí)機(jī)。上午10-12點(diǎn)或下午1-3點(diǎn)之間，最適合調(diào)動(dòng)員工集思廣益。大家利用頭腦風(fēng)暴，不斷想出新點(diǎn)子、新方法。下午3-5點(diǎn)之間，最好不要安排會(huì)議。這個(gè)時(shí)段的員工開始進(jìn)入一天當(dāng)中的倦怠期，人人希望馬上回家，在這個(gè)時(shí)段舉行會(huì)議往往會(huì)事倍功半。7、選擇合適的會(huì)議地點(diǎn)1）會(huì)議室大小要適當(dāng)。會(huì)議室過大，人相對(duì)較少，氣氛容易變僵，會(huì)議難以活躍。相反，如果會(huì)議室過于狹小，就會(huì)令人煩悶、不舒服，無法營造良好的氣氛。2）桌椅擺放要符合會(huì)議討論的要求。比如采用U型、圓形的會(huì)議桌擺放方式。3）要選擇安靜的會(huì)議場(chǎng)所，同時(shí)要選擇隔音好的房間，避免影響他人或泄密。如何提升會(huì)議效能（一）從會(huì)議過程的角度來提升1、會(huì)前做好準(zhǔn)備會(huì)議是否能夠成功，有80%的原因在于是否做好會(huì)前的準(zhǔn)備。不要開沒有準(zhǔn)備的會(huì)議，即便是細(xì)小的事情也要毫無遺漏地做好準(zhǔn)備。1）提前準(zhǔn)備好會(huì)議議題、議程、會(huì)議材料并確定參與人、主持人和記錄人等；2）會(huì)議議題、議程、時(shí)間、地點(diǎn)確定后，要提前告知參會(huì)人員并提前發(fā)放相關(guān)會(huì)議資料。注意，會(huì)議通知不能僅僅只通過郵件、短信的方式通知，為了表示對(duì)會(huì)議的重視并確保參會(huì)人員及時(shí)收到會(huì)議通知，必須要輔以電話的方式或當(dāng)面再次通知，并提醒與會(huì)人員應(yīng)做好哪些準(zhǔn)備。3）提前準(zhǔn)備好會(huì)場(chǎng)、開會(huì)設(shè)施（比如電腦、投影儀、麥克風(fēng)、白板、白板筆、激光筆）、會(huì)議討論材料、會(huì)議簽到表等。如何提升會(huì)議效能2、會(huì)中做好控制會(huì)議主持人應(yīng)對(duì)會(huì)議過程進(jìn)行良好的引導(dǎo)和控制，如主持人工作未到位，那么會(huì)議中的領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)及時(shí)提醒，以防會(huì)議脫離控制。1）確保會(huì)議按時(shí)開始，并嚴(yán)格按照會(huì)議議程進(jìn)行；2）嚴(yán)格把控會(huì)議時(shí)間和進(jìn)度，避免會(huì)議的拖沓和冗長(zhǎng)，并要按時(shí)結(jié)束；3）營造活躍的討論氣氛，維持開放平等的會(huì)議環(huán)境，給予參與者均等的發(fā)言機(jī)會(huì)并引導(dǎo)大家積極發(fā)言或獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策。4）保障與會(huì)者相互尊重彼此所發(fā)表的意見，并保護(hù)與會(huì)人員不受人身攻擊。5）控制會(huì)議秩序，避免過度爭(zhēng)吵或題外話，如發(fā)現(xiàn)跑題，應(yīng)立即予以制止。6）對(duì)討論的結(jié)果及時(shí)進(jìn)行匯總，并形成會(huì)議結(jié)論。如何提升會(huì)議效能3、會(huì)后做好跟蹤衡量一個(gè)會(huì)議是否有成效，一是要看會(huì)議是否能夠形成有效的決策，二是要會(huì)后的決策是否能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)。因此，會(huì)后的追蹤非常重要，會(huì)后有追蹤，才能把會(huì)議的決議形成生產(chǎn)力。1）會(huì)議記錄要明確記錄待追蹤事項(xiàng)。如：如何提升會(huì)議效能2）會(huì)議發(fā)起人要指定專人（會(huì)議主持人、記錄人或其他人員）來追蹤待完成工作的進(jìn)度，并明確指出追蹤的頻率（多久追蹤一次）和匯報(bào)的頻率（多久匯報(bào)一次），直至所有事項(xiàng)徹底完成。3）如是例行會(huì)議，可以在下一次會(huì)議前，整理出待完成事項(xiàng)表的追蹤情況（可在上述表格中，再增加一列“至×月×日實(shí)際完成情況”），在例會(huì)上公開曬進(jìn)度，以督促相關(guān)人員保質(zhì)保量地完成任務(wù)。同時(shí)，此份表格中的已完成事項(xiàng)可刪除，未完成事項(xiàng)集中整理后，可作為此次會(huì)議的附件再發(fā)送給全體如何提升會(huì)議效能總結(jié)確認(rèn)必要議題明確精簡(jiǎn)人員流程清晰分工明確結(jié)果跟進(jìn)ThankyouTHANKSFORWATCHING安全周例會(huì)ThemecolormakesPPTmoreconvenienttochange.AdjustthespacingtoadapttoChinesetypesettingspacingtoadapttoChinesetypesetting目錄/content01本周施工進(jìn)度及與計(jì)劃對(duì)比情況InputthetitlecontentInputthetitlecontentInputthetitle03標(biāo)題文字添加InputthetitlecontentInputthetitlecontentInputthetitle02標(biāo)題文字添加InputthetitlecontentInputthetitlecontentInputthetitle04標(biāo)題文字添加InputthetitlecontentInputthetitlecontentInputthetitleThemecolormakesPPTmoreconvenienttochange.AdjustthespacingtoadapttoChinesePart01本周施工進(jìn)度及與計(jì)劃對(duì)比情況

設(shè)備和人員均已進(jìn)場(chǎng)。但由于征地拆遷過程群眾情緒反復(fù)和青苗補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)不同意見等影響，至今尚沒有交地。受此因素影響的還有平阿東道開段近四百米便道的交地，延至今日已造成我部大量設(shè)備、人員的空耗，故特請(qǐng)項(xiàng)目部外協(xié)部門加大扶助力度以協(xié)助我部首開段全面開展。1.1.9全項(xiàng)目便道放樣。為便道平縱斷面圖繪制做準(zhǔn)備。

1.1.10平阿高速跨線橋主橋墩位放樣，及跨徑設(shè)置情況調(diào)查。

1.1.11三座跨線橋施工安全方案，便橋方案已完成九套。

1.1.12與務(wù)、防汛部門協(xié)調(diào)本項(xiàng)目涉水工程的設(shè)計(jì)原則與思路，便橋征遷。

1.1.13試驗(yàn)人員專題培訓(xùn)，上報(bào)勞務(wù)人員信息表。

1.1.14抓緊項(xiàng)目駐地建設(shè)中心違章立制、和生產(chǎn)場(chǎng)所的標(biāo)志標(biāo)識(shí)的設(shè)置工作。本周施工進(jìn)度及與計(jì)劃對(duì)比情況1.1.1平阿高速引入線便道新澆砼完成，共計(jì)完成澆筑C20砼25㎡（0.2m厚）。鑿除陳舊性砼5.8m3；1.1.2整理平阿高速引入線邊坡及堤身已完成；1.1.3平阿高速引入線合格全面形式，至今日下午五時(shí)已完成導(dǎo)流清挖基。墊砂墊層和澆底板板砼C20砼80㎡，共砂墊層32㎡,底板砼18m3；1.1.4平阿高速引入線便橋涵管安裝就位；1.1.5DK182+666處河岸修直，并該段便道DK182+666-DK182+686導(dǎo)完成清表和路基成形、碾壓；1.1.6DK156+633.67-DK157+884.68承臺(tái)頂標(biāo)高已到位；1.1.7標(biāo)準(zhǔn)化鋼筋場(chǎng)整改工作基本完成；1.1.8平阿西DK162+900-DK163+400處便道施工隊(duì)伍、機(jī)械設(shè)1.1橋隊(duì)本周施工進(jìn)度完成情況一、本周施工進(jìn)度及與計(jì)劃對(duì)比情況本周施工進(jìn)度及與計(jì)劃對(duì)比情況1.2本周完成與上周計(jì)劃完成對(duì)比1.2.1上周計(jì)劃完成800m便道之50%征地和平阿、河湟東兩便橋方案。1.2.2上周計(jì)劃落實(shí)情況

本周已完成120m便道的征遷工作，占計(jì)劃完成量的30%，河湟便橋經(jīng)多方經(jīng)濟(jì)比較，擬采用下游30m處原來蘭西高速施工便道加局部加征地的方法解決，因此已得到落實(shí)。平阿東便橋已于三日前動(dòng)工目前已完成鋪管，該方案報(bào)批順利通過。綜上所述：我部除便道征遷工作沒能及時(shí)完成，其余工作均已超額完成任務(wù)。本周施工進(jìn)度及與計(jì)劃對(duì)比情況ThemecolormakesPPTmoreconvenienttochange.AdjustthespacingtoadapttoChinesePart02下周施工進(jìn)度計(jì)劃二、下周施工進(jìn)度計(jì)劃2.1橋隊(duì)2.1.1為3月20日迎檢做準(zhǔn)備工作。2.1.2對(duì)已交地進(jìn)行便道施工，并完成400m便道征遷工作。2.1.3平阿東便橋施工完成80%。2.1.4完善全線防洪方案，樁基施工方案和便橋方案等作業(yè)方案，開始繪制便道縱橫斷面圖。并落實(shí)已批準(zhǔn)的方案。

下周施工進(jìn)度計(jì)劃三、存在的問題及應(yīng)對(duì)措施3.1.2應(yīng)對(duì)措施由外協(xié)專職人員積極與高速公路管理局、水務(wù)局和當(dāng)?shù)卣块T相關(guān)人員進(jìn)行溝通，協(xié)助做好征地拆遷工作。3.1橋隊(duì)下周施工進(jìn)度計(jì)劃3.1.1存在的問題

征地拆遷難度大，群眾情緒反復(fù)和對(duì)補(bǔ)償標(biāo)準(zhǔn)不同意，加上陳年的歷史原因，造成了本地拆遷工作困難，加上地方組織政府在群眾中威信不高，地方協(xié)助拆遷的力度有限。ThemecolormakesPPTmoreconvenienttochange.AdjustthespacingtoadapttoChinesePart03存在的問題及應(yīng)對(duì)措施

因此，拆遷工作進(jìn)展遲緩且艱難。為此，我部加大協(xié)調(diào)隊(duì)伍組織力度、加大投入，并且向鄉(xiāng)村組織的上一級(jí)機(jī)關(guān)和組織尋求幫助。截止到目前為止，已同上級(jí)部門取得了部分一致意見，但工作仍很艱難。希望項(xiàng)目部外協(xié)加大扶持力度，以促我部便道征地拆遷工作的快速發(fā)展，確保周謀劃工作的完成。存在的問題及應(yīng)對(duì)措施四、安全質(zhì)量環(huán)保保證措施4.1.1安全控制重點(diǎn)4.1.1.1安全施工：加強(qiáng)高空作業(yè)的控制；加強(qiáng)安全用電控制；做好防風(fēng)、防汛準(zhǔn)備。4.1.1.2基坑開挖：基坑開挖按規(guī)范嚴(yán)格控制坡度，并做好圍護(hù)。現(xiàn)場(chǎng)由專職安全員進(jìn)行檢查、巡視。4.1.1.3施工人員進(jìn)入施工現(xiàn)場(chǎng)必須戴好安全帽。4.1.1.4場(chǎng)區(qū)內(nèi)做好防火防盜工作，由專人進(jìn)行24小時(shí)巡視。4.1橋隊(duì)存在的問題及應(yīng)對(duì)措施4.1.3環(huán)保方面：對(duì)于施工便道便橋施工過程中產(chǎn)生的棄土及廢渣及時(shí)處理，保證施工現(xiàn)場(chǎng)整潔、暢通；棄土集中處理，堆放到指定的地點(diǎn)。存在的問題及應(yīng)對(duì)措施4.1.2質(zhì)量控制：4.1.2.1混凝土振搗：混凝土地坪振搗按規(guī)范進(jìn)行，避免過振、漏振及氣泡的產(chǎn)生。4.1.2.2加強(qiáng)冬季施工的保溫措施，溫度低于-5℃時(shí)，搭設(shè)帳篷，內(nèi)生煤爐進(jìn)行蓄熱保溫。ThemecolormakesPPTmoreconvenienttochange.AdjustthespacingtoadapttoChinesePart04安全質(zhì)量環(huán)保保