精品文檔-下載后可編輯電子檔案管理技術(shù)及功能分析電子檔案是具有憑證、查考和保存價(jià)值并歸檔保存的電子文件及其相關(guān)信息的集合，是國(guó)家信息資源的重要組成部分。電子檔案的真實(shí)、完整、可用與安全，很大程度上依賴于電子檔案管理系統(tǒng)的功能完整性、運(yùn)行穩(wěn)定性。電子檔案管理系統(tǒng)是對(duì)電子檔案進(jìn)行接收、管理、保存和利用的計(jì)算機(jī)管理信息系統(tǒng)，可使電子文件歸檔形成的電子檔案信息變得可靠和可用。它的總體功能要求是：系統(tǒng)結(jié)構(gòu)的開放性、功能擴(kuò)展性、配置靈活性、安全可靠性等。多功能的實(shí)現(xiàn)需要嚴(yán)謹(jǐn)、復(fù)雜的技術(shù)方法做支撐。數(shù)字檔案館（室）的建立，是檔案信息化建設(shè)的重要內(nèi)容，是檔案事業(yè)發(fā)展的方向，是檔案工作圍繞中心、大局工作，必須跟上的步伐。

2022年以來，遼寧省檔案局相繼出臺(tái)了《遼寧省數(shù)字檔案室建設(shè)規(guī)范（試行）》及《遼寧省規(guī)范化數(shù)字檔案室建設(shè)測(cè)評(píng)標(biāo)準(zhǔn)》《遼寧省數(shù)字檔案館建設(shè)規(guī)范（試行）》《遼寧省數(shù)字檔案館等級(jí)評(píng)估辦法》等，為電子檔案的管理提供了架構(gòu)和標(biāo)準(zhǔn)。怎樣營(yíng)造可信的檔案館（室）的電子檔案管理環(huán)境，把電子檔案管理好，讓單位和社會(huì)信任，而且在應(yīng)用過程中便捷、實(shí)用，無漏洞，這是在建立數(shù)字檔案館（室）過程中需要解決的實(shí)際問題。數(shù)字檔案館（室）需要滿足的要求，一是完備的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，即服務(wù)器、終端設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、存儲(chǔ)及其他配套設(shè)備、中心機(jī)房、數(shù)字化信息采集輸入輸出處理設(shè)備、存儲(chǔ)與備份設(shè)備等；二是通過系統(tǒng)建設(shè)中的可信技術(shù)來實(shí)現(xiàn)；三是規(guī)劃可信的數(shù)據(jù)庫環(huán)境；四是數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)對(duì)象本身的可信性。上述四點(diǎn)是建立電子庫房，并在技術(shù)方法的支撐下達(dá)到以下主要功能的必然要求。系統(tǒng)安全可靠。采取一定的技術(shù)方法，防止非授權(quán)訪問，保存電子檔案管理關(guān)鍵業(yè)務(wù)過程記錄，以保障電子檔案安全。一是系統(tǒng)建設(shè)過程中的技術(shù)支撐?？尚偶夹g(shù)包含以軟硬件為基礎(chǔ)的安全訪問控制層面的可信性。二是存儲(chǔ)設(shè)施的可信環(huán)境，如雙介質(zhì)存儲(chǔ)備份、光盤和磁盤之間自動(dòng)備份等安全可靠的技術(shù)。三是網(wǎng)絡(luò)安全層面，如利用防火墻技術(shù)、入侵檢測(cè)技術(shù)、安全堡壘機(jī)技術(shù)來建設(shè)電子機(jī)房，在訪問控制以及軟硬件設(shè)施可靠運(yùn)用方面實(shí)現(xiàn)可信性等。電子檔案保護(hù)功能。保障電子檔案不被非授權(quán)訪問、修改或刪除，完整準(zhǔn)確記錄長(zhǎng)期保存過程中相關(guān)變動(dòng)信息。電子檔案數(shù)字對(duì)象是以符合國(guó)家或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)算機(jī)文件格式存儲(chǔ)電子檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和相關(guān)信息的數(shù)字實(shí)體，通常以開放版式文檔格式（OFD）、TIFF等格式進(jìn)行存儲(chǔ)。從電子檔案數(shù)字對(duì)象本身可信性角度來說，把數(shù)字簽名和數(shù)字權(quán)限控制技術(shù)進(jìn)行很好地結(jié)合，數(shù)字簽名實(shí)際上用的是商用密碼技術(shù)，建一套CA認(rèn)證的體制機(jī)制，建立基于身份認(rèn)證的安全控制，把電子檔案加上電子簽名和時(shí)間戳，保障電子檔案來源的真實(shí)性，同時(shí)在管理過程中忠實(shí)于它的原件。電子檔案分庫管理。根據(jù)電子檔案接收、管理、保存和利用等業(yè)務(wù)活動(dòng)要求及其所依賴的不同網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，分別建立電子檔案庫，即電子庫房。數(shù)據(jù)庫管理層面。在檔案信息化建設(shè)過程中，檔案的分庫管理就是在設(shè)計(jì)時(shí)把檔案的數(shù)據(jù)庫分成總庫（長(zhǎng)期保存庫）、管理庫和利用庫?？値欤ㄩL(zhǎng)期保存庫）是用來保存原始的、移交過來的和按照檔案要求把它進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換的文件。長(zhǎng)期保存庫是一個(gè)總庫，忠實(shí)于檔案原件進(jìn)行長(zhǎng)期保存，它在長(zhǎng)期保存的基礎(chǔ)上建一套長(zhǎng)期保存的系統(tǒng)，包括整個(gè)長(zhǎng)期保存計(jì)劃和策略的設(shè)置以及長(zhǎng)期保存過程中的例行檢查。傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)沒有設(shè)置總庫、管理庫和利用庫，它是把所有的檔案的原始件、TIFF文件、檔案的PDF文件，都保存在檔案管理信息系統(tǒng)中，統(tǒng)一使用后臺(tái)的一個(gè)數(shù)據(jù)庫來保存。

檔案的原始件也在系統(tǒng)中，通過管理系統(tǒng)可以進(jìn)行調(diào)閱，而且是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下保存的，一旦檔案管理信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)發(fā)生變化，或者是受到破壞，或者網(wǎng)絡(luò)受到攻擊，檔案就會(huì)有被損毀的風(fēng)險(xiǎn)。管理庫儲(chǔ)存的是加上電子簽名的輕量級(jí)的OFD文件。管理庫是日常網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案人員經(jīng)常要使用的，來館（室）查詢也可以使用管理庫，管理庫的檔案數(shù)據(jù)也是全的，只是輕量級(jí)的OFD。輕量級(jí)的OFD在管理庫中使用，讓管理系統(tǒng)能夠輕裝上陣，能夠高效使用。利用庫是管理庫的一個(gè)子庫。它是根據(jù)用戶的需要?jiǎng)討B(tài)生成的個(gè)性化數(shù)據(jù)庫。利用庫專門對(duì)外提供開放檔案，長(zhǎng)期對(duì)外服務(wù)。利用庫是面向個(gè)性化的用戶需求，直接從管理庫生成的個(gè)性化、局部的小數(shù)據(jù)庫，有針對(duì)性地供某一類人群使用。用戶使用完，利用庫就會(huì)動(dòng)態(tài)消失。三庫分離的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)優(yōu)化和完善電子檔案管理系統(tǒng)功能，提高電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)質(zhì)量，具有很大的促進(jìn)作用。在系統(tǒng)的應(yīng)用實(shí)踐中，還可以設(shè)計(jì)臨時(shí)庫，如專題文件的臨時(shí)庫等，臨時(shí)存儲(chǔ)、使用或歸檔后就可以刪除。檢索利用功能。在檔案使用過程中，加入數(shù)字權(quán)限控制。（1）加密。檔案在利用的環(huán)節(jié)中進(jìn)行加密控制，如沒有密碼的人想使用，無法打開。（2）閱后銷毀。電子檔案（文件）閱后自焚，不使用時(shí)可自動(dòng)銷毀，是一個(gè)很重要的保障措施。（3）把電子文件和UK進(jìn)行綁定，只有通過UK才能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)文件的訪問控制。（4）設(shè)定時(shí)長(zhǎng)。給閱讀者設(shè)定閱檔（文件）時(shí)長(zhǎng)，時(shí)間到后文件自動(dòng)打不開，把數(shù)字簽名技術(shù)和檔案的數(shù)字權(quán)限控制技術(shù)結(jié)合起來，完全做到了對(duì)象層的安全可信。

當(dāng)然，安全可信是相對(duì)的，不是絕對(duì)的，需要使用檔案的人有安全的意識(shí)，尊重保密和非擴(kuò)散的要求。總之，數(shù)字檔案館（室）的建設(shè)依賴于電子檔案（文件）管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、開發(fā)、實(shí)施、使用和檢測(cè)，確保電子檔案（文件）準(zhǔn)確、完整、可用和安全。從系統(tǒng)功能的角度來說，電子檔案（文件）管理