四川大學圖書館志愿者隊文書檔案管理制度第一章總則第一條為規(guī)范隊伍檔案管理和信息交流模式，增強隊伍檔案的實用性和有效性，保障隊伍工作的連續(xù)性、有序性，提高工作效率和工作質(zhì)量，特制定此制度。第二條本制度適用于四川大學圖書館志愿者隊所有文書與檔案資料，以及要調(diào)用檔案資料的人員都應該遵守本制度。第二章文書檔案分類第三條人事檔案：包括隊員招新表、隊員志愿服務證明、干部任用證明，以及其它有關材料,由主席團負責考察記錄。

（一）隊員招新表是隊員的基礎檔案，由個人填寫。

（二）隊員志愿服務證明、干部任用證明是對合格的普通隊員或干部的工作證，由圖書館頒發(fā)。

第四條工作檔案：包括隊伍工作目錄、申請、批復、決議、通知、會議記錄、策劃與總結、各部門工作檔案、上級及外單位來文以及其它有關檔案，由分管副總隊長定期檢查并交給辦公室整理保管。

（一）工作目錄：是隊伍的大事記，按日期順序記錄，并標上詳細內(nèi)容所在有關檔案的頁碼；

（二）申請：用于隊伍各部門向主席團，隊伍向圖書館、青年志愿者協(xié)會等上級主管部門的請求；（三）批復：用于隊伍對各部門申請的回應；（四）決議：用于主席團對隊伍重大事項的決定；（五）通知：用于隊伍對全隊志愿者、各部門發(fā)布文件、規(guī)章制度以及其他需要告知并要求按規(guī)定執(zhí)行的對象；（六）會議記錄：用于委員會會議、主席團會議、總隊會議、部門會議等的記錄；會議的決定以“決議”的方式發(fā)布；（七）計劃與總結：用于記錄隊伍、各部門每月、學期或?qū)W年工作計劃和總結；第五條財務檔案：包括賬目、現(xiàn)金收支表、各種有關票據(jù)、表格等，由辦公室保管，主席團定期檢查，詳見財務管理制度。

第六條活動檔案：（一）包括活動策劃、物資申請表、總結、照片、新聞稿等；（二）活動結束后由主辦部門及時寫出工作總結，并與以上材料一起及時辦公室歸檔。第三章文書制定第七條四川大學圖書館志愿者隊要下達重要任務應制作“通知”；主席團通過重要決定應制作“主席團決議”；四川大學圖書館志愿者隊各級別會議應制作“會議安排”和“會議紀要”，開展相關活動應制作“活動實施方案”。第八條文書由相關會議召集人、相關活動負責人負責制作，文書必須嚴格按照有關統(tǒng)一格式進行制作。第九條文書制作要求由辦公室統(tǒng)籌負責。第十條涉及的文件和資料應規(guī)范標題。標題由“事由+文件類型”組成。文件類型相見第二章。信息傳播中的標題名稱舉例：《關于新學期隊員培訓會的通知》《2007-2008學年下學期辦公室工作總結》《冬日保健活動新聞稿》第十一條文書內(nèi)容規(guī)范：（一）文書內(nèi)容由“主標題”“分類標題”“內(nèi)容”“落款”和“時間”等項目組成。例如:四川大學圖書館志愿者隊辦公室2007-2008學年下學期工作總結………………（主標題）一、

總體思想………………（分類標題）加強宣傳部門建設……（內(nèi)容）二、

工作總結………………（分類標題）（一）三月工作………………（二級分類標題）統(tǒng)計新隊員信息。。。。(二)四月工作三、

具體分工和負責人四川大學圖書館志愿者隊（落款）2008年6（二）文書格式規(guī)范：1、“主標題”：宋體，三號，加粗，居中，下空兩行；2、“分類標題”：宋體，四號，加粗，左對齊，單獨成行；3、“二級分類標題”：宋體，小四號，加粗，左對齊，單獨成行；4、“內(nèi)容”：宋體，四號，不加粗，段前空兩格；5、“落款”：宋體，四號，不加粗，右對齊，單獨成行；6、“時間”：宋體，四號，不加粗，右對齊，單獨成行；7、段落格式：單倍行距；8、頁眉頁腳：和本文檔一致；9、編號系統(tǒng)：編號采用“一、二、三”“（一）、（二）、（三）”“1、2、3”“（1）（2）（3）”“Ⅰ、Ⅱ、Ⅲ”“A、B、C”“a、b、c”10、若為了方便內(nèi)容上的區(qū)分，可以自行對不同文書格式進行一定程度上的調(diào)整。第十二條信息傳播中的稱呼規(guī)范：（一）在所有信息交流中，必須使用正確的稱呼。正式文件的抬頭和落款必須使用正式稱呼；（二）代表隊伍的正式名稱為“四川大學青年志愿者協(xié)會”，代表主席團和各部門的正式名稱為“四川大學圖書館志愿者隊主席團”或“四川大學圖書館志愿者隊XX部”，代表校青志的正式名稱為“四川大學青年志愿者協(xié)會”。（三）在不涉及文件等文書的非正式的信息交流中，可以使用“主席團”“XX部”等簡稱。第十三條電子郵件主題名稱的規(guī)范。通過郵件發(fā)送的信息和文件，主題必須按照如下規(guī)范：[部門][標題][發(fā)件人姓名]其中，部門用全稱；標題參見本制度第四條“標題名稱”。例如：[宣傳部][冬日保健活動新聞稿][XX][辦公室][三月份工作計劃][XX]第十四條QQ群名稱規(guī)范。（一）本隊和各部門QQ群中的用戶名統(tǒng)一按照如下格式：[部門]姓名。例如:[一分隊]張三[宣傳部]李四（二）隊伍及其各職能部門的QQ群命名統(tǒng)一采用如下規(guī)范：年度+隊伍全稱/部門全稱例如:07-08圖書館志愿者隊宣傳部第四章檔案歸檔第十五條四川大學圖書館志愿者隊相關會議文書、活動文書應由相應部門在會議或活動結束后轉(zhuǎn)交辦公室，辦公室應對歸檔檔案進行統(tǒng)一登記和保存。第十六條四川大學圖書館志愿者隊各部門要重視各項會議或活動的電子檔案的保存和管理，辦公室要加強電子檔案的管理，在適合的時間將近期電子文檔轉(zhuǎn)存指導老師專用電腦。第五章檔案調(diào)用與歸還第十七條調(diào)用者必須經(jīng)相關負責人、辦公室批準登記后，方可調(diào)用檔案，不得私自查找。第十八條檔案必