會前準(zhǔn)備（二）教學(xué)目標(biāo)知識目標(biāo)：了解會議證件的作用、會議指示標(biāo)識的類型、會議室的分類、會議接待工作的內(nèi)容。技能目標(biāo)：掌握制作會議證件、預(yù)定會議室、確定會議住宿的程序。情感目標(biāo)：認(rèn)真對待會議接待工作，做好充分的會議準(zhǔn)備。重點(diǎn)、難點(diǎn)：掌握制作會議證件、預(yù)定會議室、確定會議住宿的程序

會議證件是表明與會議直接有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù)。

會議證件的作用（1）證明身份（2）保證會議安全，控制人員出入（3）統(tǒng)計到會人數(shù)（4）維持會議的程序會議證件類型代表證、列席證、工作證、記者證、來賓證會議指示標(biāo)識的類型標(biāo)識牌區(qū)域圖名簽與臺簽制作會議證件的程序設(shè)計內(nèi)容→設(shè)計顏色→控制印制數(shù)量→發(fā)放中的特殊要求(照片)→蓋章確認(rèn)。

召開重要的大中型會議應(yīng)視必要制發(fā)姓名卡片和會議證件，通常小型會議不必制發(fā)證件。

制作會議證件的注意事項(xiàng)(1)重要的大中型會議，證件和姓名卡片要正規(guī)。內(nèi)容設(shè)計上要有會議的名稱、與會者姓名、稱呼(先生、女士、小姐等)、身份(職務(wù)、職稱等)、組織或公司的名稱。

(2)重要的、具有保密性質(zhì)的會議要在證件上貼上本人的相片，并加蓋大會印章。

(3)證件的形式應(yīng)反映出會議的內(nèi)容，設(shè)計要盡量經(jīng)濟(jì)實(shí)用、美觀大方。

(4)大型會議應(yīng)區(qū)分正式代表、列席代表、新聞媒體、工作人員、服務(wù)人員等不同身份參加者的姓名卡片的樣式?？蓪⑺麄兊男彰ㄆO(shè)計為紅、藍(lán)、白、黃4種不同的顏色。也可以將姓名卡片設(shè)計為正式代表采用系帶式的卡片，其他人員采用夾子式的卡片來區(qū)分不同的身份。

(5)應(yīng)在會議的接待區(qū)向與會人員發(fā)放姓名卡片，并在主席臺等必要的地方放置臺簽式姓名卡片。

(6)應(yīng)注意根據(jù)公司不同的文化理念設(shè)計會議證件或姓名卡片。

制作會議指示標(biāo)識的方法(1)會議主辦者內(nèi)部簡易制作法

一些不太重要會議的指示標(biāo)識可以由內(nèi)部用計算機(jī)制作或手工制作。(2)由專業(yè)性的會議承辦機(jī)構(gòu)制作

一些重要會議的指示標(biāo)識需要制作規(guī)范和正式，要用專業(yè)性的設(shè)計和制作，因此，需要請專門性的公司來完成此項(xiàng)工作。

注意事項(xiàng)1．會議證件的樣式

(1)粘性標(biāo)簽式的證件樣式。

(2)系帶的證件樣式。

(3)有夾子的證件樣式。

(4)臺簽式的證件樣式。

2．會議標(biāo)識的樣式

(1)會議主席臺背板的樣式

(2)會議簽到處的指示標(biāo)識樣式

(3)會議報到處的標(biāo)識樣式

會議與會見、會談的區(qū)別會見分為禮節(jié)性、事務(wù)性和政治性3種。會談的內(nèi)容較為正式，政治性、專業(yè)性較強(qiáng)。案例分析某公司把自己的年終總結(jié)會會址定在了一個展會中心旁邊的賓館召開，為的是休息時可以兼顧觀看展覽。會議進(jìn)行中，展會中心正在進(jìn)行的某旅游項(xiàng)目推介的音樂與喧鬧聲不時傳入會場，與會者有的向外張望，有的合著外邊的音樂節(jié)拍輕輕敲擊桌面，更有甚者從后門悄悄溜出去觀看。會議主持者一臉無奈與沮喪。提問：如何選擇適合的會議地址呢？外部會議室的選擇要求1、會場位置必須交通便利，方便前往。2、會場大小應(yīng)與會議規(guī)模相符。3、場地要有良好的設(shè)備配置。4、場地應(yīng)不受外界干擾。5、環(huán)境好，保密性強(qiáng)。6、考慮停車因素。7、租借成本應(yīng)合理。內(nèi)部會議室的特點(diǎn)1、方便快捷，手續(xù)簡單2、節(jié)省了場地和設(shè)備的租借費(fèi)用3、容易分散注意力預(yù)定會議室的程序1、確定會議召開的時間和人數(shù)，確認(rèn)所需會議室的類型。2、申請使用會議室。3、確認(rèn)會議室已預(yù)留，并明確使用時間。4、預(yù)先調(diào)試會議所需設(shè)備。5、提前到場分發(fā)資料和用品，并負(fù)責(zé)簽到。內(nèi)部會議室的管理1、內(nèi)部會議室的布置（1）在會議桌的每個位置前都擺放一套文具盒筆記本。（2）會議桌旁要有足夠的椅子。（3）應(yīng)有專門的地方供客人存放衣帽及其他物品。2、內(nèi)部會議的設(shè)備（1）激光筆和能伸縮的指示棒（2）白板、活動架、書寫筆（3）磁釘、按釘。案例導(dǎo)入

波揚(yáng)公司準(zhǔn)備在本市的黎明大廈召開大型的新產(chǎn)品訂貨會。參加的有本單位、外單位的人員?？偨?jīng)理讓秘書部門負(fù)責(zé)安排，會上要放映資料電影，進(jìn)行產(chǎn)品操作演示。而公司沒有放映機(jī)。租借放映機(jī)的任務(wù)交給了總經(jīng)理秘書劉小姐。會議的召開時間是8月9日上午十點(diǎn)整，而資料放映時間是十點(diǎn)十五分。劉小姐打電話給租聘公司，要求租聘公司在9日上午九點(diǎn)四十五分必須準(zhǔn)時把放映機(jī)送到黎明大廈的會議廳。9日上午，會議開幕前，波揚(yáng)公司的秘書們正在緊張地做著最后的準(zhǔn)備工作。劉小姐一看表，呀，已經(jīng)九點(diǎn)五十分了，放映機(jī)還沒有送到。劉小姐馬上打電話去問，對方回答機(jī)器已送出。眼看著各地來賓已陸續(xù)進(jìn)場，劉小姐心急如焚……思考題：1.假如你是劉小姐，對接下去可能發(fā)生的各種情況，應(yīng)該如何處理？2.假如放映機(jī)在十點(diǎn)十分還未送到，你將馬上向總經(jīng)理報告還是擅自決定調(diào)整會議議程？3.向總經(jīng)理報告后，你還應(yīng)該做些什么？4.召開大型會議前各種準(zhǔn)備工作，包括音響、電子類裝置應(yīng)提前多少時間安排？5.有人說，會議上要用到的各種東西，最好公司都買齊。假如要借，應(yīng)提前一天送到。你認(rèn)為如何？會議接待工作的內(nèi)容

1、會議接送工作要掌握代表的名單及抵離的準(zhǔn)確時間；要備有足夠用的車輛；要有良好的指揮調(diào)度，人車都要有值班。2、會議食宿工作伙食標(biāo)準(zhǔn)飲食習(xí)慣統(tǒng)籌安排住宿3、會議娛樂活動會議接待的基本程序1、迎接

2、會議簽到和引導(dǎo)

3、安排合影4、引領(lǐng)會議嘉賓進(jìn)入會場或登上主席臺

5、會議結(jié)束后送別。

預(yù)定會議住宿的程序1、通過會議回執(zhí)，掌握到會人員的數(shù)量和定房規(guī)格

在會議的先期通知上附上一份表格寄給被邀請人，要求他填寫陪同人員的名字，希望住哪種類型的房間，抵達(dá)與離開日期，然后將以上資料填在住宿預(yù)訂單中，并告之飯店收費(fèi)方式，內(nèi)容包括：主辦單位名稱、會議名稱、會議日期、會議地點(diǎn)、收件截止日期、確認(rèn)函回信地址、各飯店的房價、飯店的地理位置圖、注明項(xiàng)目(選擇飯店偏好、哪種類型房間)、注明訂金支付、注明有關(guān)取消和更改處理方法、注明什么時候由誰寄發(fā)確認(rèn)函、填寫名字、地址、電話以便寄確認(rèn)函，必要時提供住宿資料。

2、向賓館、酒店預(yù)訂會議用房

①如果會議需要住宿的人數(shù)不多的話，可以直接向飯店或會議中心索取訂房卡。

②主辦單位隨同會議通知寄上訂房卡，再由與會者直接向飯店訂房。

③如由主辦單位統(tǒng)一訂房，要與提供服務(wù)的酒店或飯店進(jìn)行必要的談判，要求一定的折扣，并在此基礎(chǔ)上與飯店簽訂合約，合約中應(yīng)包括房價、訂金數(shù)目和截止日期等關(guān)鍵內(nèi)容。

確認(rèn)會議住宿的程序1、與參會人員確認(rèn)

通知與會者收到他們的住宿表格和確認(rèn)他們的房間，有些主辦單位并不通知與會者收到他們的住宿表格，而是由飯店直接寄發(fā)確認(rèn)函。最好收到住宿資料時立即寄發(fā)收到通知，因?yàn)橛行╋埖瓯容^晚才寄發(fā)確認(rèn)函。

2、與飯店或酒店確認(rèn)預(yù)訂

住宿安排是相當(dāng)復(fù)雜與耗時間的工作，需記錄有關(guān)各類房間的存量，回答各種問題，解決各種住宿的特殊問題，以及將住房報告轉(zhuǎn)給飯店，所有這些工作務(wù)必盡量快速與準(zhǔn)確。

在到達(dá)預(yù)訂截止日期時，組織方要盡快與飯店溝通，將最后的訂房數(shù)字予以確認(rèn)。這樣即可保證會議的住宿需要，又可避免不必要的支出。同時，主辦方要熟悉飯店、酒店的作業(yè)程序，例如如何處理截止日期以后的住房預(yù)訂。案例分析天地公司秘書初萌總能把會議的接待、住宿安排得井井有條，同事們向她請教時，她拿出了兩張卡片和一個小本子，兩張卡片中一張是攜程會員卡，一張是YUYEE卡，而小本子上密密麻麻地記滿了每次會議服務(wù)的特殊要求與項(xiàng)目。

注意事項(xiàng)1．選擇會議住宿地點(diǎn)的要求

在選擇住宿的招待所、飯店、賓館、會議中心之時，要充分考察其基本設(shè)施是否齊全，安全性如何，價格是否合理，地點(diǎn)是否方便，環(huán)境是否安靜、整潔。然后綜合考慮選擇。

如果由與會者自己支付住宿費(fèi)，就需列出幾家價格、條件不等的招待所、飯店、賓館或者是同一家賓館不同標(biāo)準(zhǔn)的客房供其選擇。

2．會議住宿的房間安排

如果由主辦方支付費(fèi)用的，則需按其職務(wù)標(biāo)準(zhǔn)安排住房，除了部分嘉賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)，其具體安排住宿時，要根據(jù)與會人員職務(wù)、年齡、健康狀況、性別和房間條件綜合考慮，統(tǒng)籌安排。

(1)來賓和主辦方的領(lǐng)導(dǎo)要特殊照顧。

(2)年齡較大的與會者和女性應(yīng)盡量安排到向陽、通風(fēng)、衛(wèi)生條件較好的房間。

(3)注意盡量不要把漢族與會者與有禁忌的少數(shù)民族與會者安排在同一房間。

(