如何編制招標(biāo)文件

招標(biāo)文件是招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)、招標(biāo)投標(biāo)人共同遵守的文件。這不僅是編制招標(biāo)文件和投標(biāo)的基礎(chǔ)依據(jù)，也是評(píng)價(jià)、確定和簽署合同的基礎(chǔ)。準(zhǔn)備好的招標(biāo)文件是整個(gè)招標(biāo)活動(dòng)中最重要和最重要的環(huán)節(jié)。如何編制出一份高質(zhì)量的招標(biāo)文件,是整個(gè)招標(biāo)過程中最重要的一項(xiàng)工作。筆者根據(jù)多年招標(biāo)工作經(jīng)驗(yàn),就招標(biāo)文件的編制談以下幾點(diǎn)體會(huì):一、在編制招標(biāo)文件時(shí)，必須注意其合法性編制招標(biāo)文件時(shí)既要保護(hù)招標(biāo)人的合法權(quán)益,又要維護(hù)供應(yīng)商的利益,在既遵守法律法規(guī)規(guī)則的基礎(chǔ)上,體現(xiàn)公平競(jìng)爭(zhēng)原則。1.適用條件的模式分析招標(biāo)投標(biāo)法規(guī)定了兩種招標(biāo)方式:公開招標(biāo)及邀請(qǐng)招標(biāo),并明確規(guī)定了各自的適用條件,是采取公開招標(biāo),還是邀請(qǐng)招標(biāo)應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況結(jié)合各招標(biāo)方式適用條件確定,不能規(guī)避招標(biāo),或者將應(yīng)公開招標(biāo)項(xiàng)目改為邀請(qǐng)招標(biāo)。2.資格的取得不合法為確保招標(biāo)活動(dòng)公開、公平、公正,招標(biāo)文件中資格條件、技術(shù)規(guī)范、合同條款等內(nèi)容應(yīng)合法。例如,某項(xiàng)目貨物招標(biāo)過程中,招標(biāo)人針對(duì)投標(biāo)企業(yè)資格條件設(shè)定中出現(xiàn)了一個(gè)“認(rèn)證資格”。而該“認(rèn)證資格”僅是某個(gè)行業(yè)協(xié)會(huì)頒發(fā)的證書,完全屬于民間社會(huì)團(tuán)體的自發(fā)、自律行為,認(rèn)證的取得屬于自愿,而并非行政審批的資格事項(xiàng)。這就導(dǎo)致那些沒有取得該行業(yè)協(xié)會(huì)認(rèn)證的企業(yè)被人為的排斥在競(jìng)爭(zhēng)之外了?？梢韵胍?這樣的要求必然導(dǎo)致招標(biāo)失敗。(1)資格條件應(yīng)合法。建筑業(yè)企業(yè)資質(zhì)的管理統(tǒng)一由建設(shè)主管部門認(rèn)定,對(duì)其資質(zhì)等級(jí)及相應(yīng)業(yè)務(wù)承包范圍作了詳細(xì)劃分,在設(shè)置投標(biāo)人資格條件時(shí),應(yīng)根據(jù)招標(biāo)項(xiàng)目的技術(shù)管理類型、特點(diǎn)、規(guī)模和需求,結(jié)合資質(zhì)等級(jí)的業(yè)務(wù)承包范圍,制定投標(biāo)人資格能力要素和標(biāo)準(zhǔn)。不得設(shè)置過高資格條件排斥潛在投標(biāo)人。(2)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求應(yīng)合法。技術(shù)規(guī)格應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家或行業(yè)主管部門頒布的技術(shù)規(guī)范及標(biāo)準(zhǔn),不能套用某一特定產(chǎn)品的技術(shù)規(guī)格、不能要求或標(biāo)明某一特定的專利技術(shù)、商標(biāo)、名稱、設(shè)計(jì)、原產(chǎn)地或供應(yīng)者、不得含有傾向性或者排斥潛在投標(biāo)人的其他內(nèi)容。(3)合同條款應(yīng)合法。合同中各當(dāng)事人的資格、合同內(nèi)容應(yīng)符合《合同法》及相應(yīng)法律、法規(guī)的規(guī)定。3.招標(biāo)文件中招標(biāo)方式的控制《招標(biāo)投標(biāo)法》及實(shí)施條例等法律法規(guī)文件中對(duì)招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)中各項(xiàng)工作的時(shí)間節(jié)點(diǎn)、先后順序及基本準(zhǔn)則做了明確規(guī)定,具有不可跨越、不能逆轉(zhuǎn)的特性,招標(biāo)文件中關(guān)于招投標(biāo)各程序的內(nèi)容應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定執(zhí)行。首先,在接受項(xiàng)目委托時(shí),應(yīng)首先考慮該項(xiàng)目前期手續(xù)是否齊全,項(xiàng)目的批準(zhǔn)文件、建設(shè)許可、規(guī)劃文件、設(shè)計(jì)文件等是否具備,資金來源是否已落實(shí)等。其次,招標(biāo)文件中關(guān)于招標(biāo)公告、招標(biāo)文件發(fā)售、澄清、開標(biāo)等日期設(shè)定應(yīng)滿足法定最短日期要求。最后,招標(biāo)、投標(biāo)、開標(biāo)、評(píng)標(biāo)、定標(biāo)等嚴(yán)格按招標(biāo)文件規(guī)定的程序執(zhí)行。二、招標(biāo)文件與技術(shù)規(guī)格接口需相適應(yīng)一份完整的招標(biāo)文件大體包括招標(biāo)公告、投標(biāo)須知、評(píng)標(biāo)辦法、合同條款及格式、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和要求、投標(biāo)文件格式等幾部分,招標(biāo)文件的整體結(jié)構(gòu)及內(nèi)容應(yīng)前后一致,不得存在沖突或矛盾,這樣才有利于中標(biāo)后合同的順利履行。在編制投標(biāo)文件時(shí),投標(biāo)須知、合同條款、技術(shù)規(guī)格、投標(biāo)文件格式等內(nèi)容應(yīng)規(guī)范、完整、一致,進(jìn)而保證招標(biāo)文件整體邏輯清晰、表述準(zhǔn)確。招標(biāo)文件中技術(shù)規(guī)格應(yīng)由專業(yè)人員編制,在編制商務(wù)條款及合同條款時(shí),應(yīng)與技術(shù)規(guī)格接口一致,內(nèi)容完整。在實(shí)際招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)及合同履行過程中,有些條款內(nèi)容可能不會(huì)發(fā)揮作用,如有效期的延長(zhǎng)、爭(zhēng)議的解決方式、不可抗力等,雖然在實(shí)際工作中上述情況發(fā)生可能性較小,但招標(biāo)文件中如沒有相應(yīng)條款約束,那么其文件的完整性必有缺陷,此類事件將難以解決。例如,我們?cè)诰幹普袠?biāo)文件時(shí),為了投標(biāo)人報(bào)價(jià)便于比較和計(jì)算,通常要求統(tǒng)一報(bào)價(jià)單位(通常是元或萬元為單位),并且規(guī)定小數(shù)點(diǎn)后保留幾位小數(shù)(一般是小數(shù)點(diǎn)后保留兩位或四位)。但我們經(jīng)常會(huì)看到,有些招標(biāo)文件中要求投標(biāo)人報(bào)價(jià)以萬元為單位并小數(shù)點(diǎn)后保留兩位;有些招標(biāo)文件則要求投標(biāo)人報(bào)價(jià)以元為單位并小數(shù)點(diǎn)后保留四位。眾所周知,我國(guó)人民幣的最小計(jì)算單位是“分”,如果招標(biāo)文件要求投標(biāo)人報(bào)價(jià)以元為單位,則小數(shù)點(diǎn)后保留兩位足矣。以上兩種情形雖然不違規(guī),更不違法,但顯然不夠科學(xué),也不合理。各章節(jié)中條款要求應(yīng)前后一致,相互呼應(yīng)。如評(píng)標(biāo)辦法中的評(píng)審因素應(yīng)與技術(shù)規(guī)格與投標(biāo)文件格式相呼應(yīng),不能設(shè)定技術(shù)規(guī)格或投標(biāo)文件格式中沒有要求的評(píng)審因素。另外一個(gè)常見的問題是招標(biāo)文件中對(duì)同一事物的稱謂前后不一致,如招標(biāo)人與業(yè)主,投標(biāo)人與投標(biāo)單位,承包人與施工方等,招標(biāo)文件中語言要規(guī)范、簡(jiǎn)練、嚴(yán)謹(jǐn)、通順,避免使用含義模糊或容易產(chǎn)生歧義的詞語。如遇到一系列特殊稱謂則最好在文件中給出針對(duì)性的定義,避免發(fā)生歧義而引起不必要的麻煩。三、在編制招標(biāo)文件時(shí)，應(yīng)注意其合理性和可行性招標(biāo)文件編制合理、可行,不僅有利于招標(biāo)投標(biāo)活動(dòng)的順利進(jìn)行、評(píng)標(biāo)結(jié)果的順利審定,也有利于合同的順利簽訂和履行。1.合理劃分標(biāo)段有些工程項(xiàng)目由于規(guī)模較大或者專業(yè)繁多的原因,不宜作為一個(gè)標(biāo)段發(fā)包,而是劃分為多個(gè)標(biāo)段。劃分標(biāo)段時(shí)應(yīng)根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況、工期要求、投資計(jì)劃、合同管理及投標(biāo)人實(shí)力等技術(shù)上及經(jīng)濟(jì)上的可行性合理劃分標(biāo)段。標(biāo)段的劃分不宜過大或過小,過大致使符合資質(zhì)要求的投標(biāo)過少而使投標(biāo)的競(jìng)爭(zhēng)力降低,過小會(huì)讓實(shí)力比較強(qiáng)的投標(biāo)單位不屑參加。2.招標(biāo)項(xiàng)目評(píng)估根據(jù)《評(píng)標(biāo)委員會(huì)和評(píng)標(biāo)辦法暫行規(guī)定》,評(píng)標(biāo)方法分為經(jīng)評(píng)審的最低投標(biāo)價(jià)法、綜合評(píng)估法及法律法規(guī)允許的其他評(píng)標(biāo)辦法。一般規(guī)模大、工期長(zhǎng)、技術(shù)復(fù)雜且招標(biāo)人追求性價(jià)比高的項(xiàng)目應(yīng)選擇綜合評(píng)估法;對(duì)于規(guī)模小、采用通用技術(shù)、性能標(biāo)準(zhǔn)化高的宜采用經(jīng)評(píng)審的最低投標(biāo)價(jià)法。評(píng)標(biāo)辦法中評(píng)審因素及標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)置應(yīng)結(jié)合招標(biāo)項(xiàng)目的特點(diǎn)、投標(biāo)競(jìng)爭(zhēng)情況合理設(shè)置評(píng)審因素的權(quán)重和標(biāo)準(zhǔn)。評(píng)標(biāo)辦法是否合理可行,直接影響到評(píng)標(biāo)結(jié)果。在編制招標(biāo)文件時(shí),應(yīng)慎重選擇評(píng)標(biāo)辦法、合理設(shè)置評(píng)審因素及標(biāo)準(zhǔn)。3.形成合同條款制度的合同價(jià)格合同條款是招標(biāo)文件中的一個(gè)重要組成部分,是招標(biāo)投標(biāo)雙方對(duì)招標(biāo)項(xiàng)目主要內(nèi)容的要約和承諾的具體表述。合同條款中合同價(jià)款的支付與調(diào)整辦法、雙方的權(quán)利與義務(wù)編制應(yīng)尤為注意合理可行。合同條款中應(yīng)根據(jù)招標(biāo)項(xiàng)目的規(guī)模、特點(diǎn)、工期長(zhǎng)短、市場(chǎng)狀況等合理設(shè)定合同價(jià)款的支付方式與調(diào)整辦法,在確保合同各方正當(dāng)權(quán)益的前提下,保證項(xiàng)目建設(shè)資金鏈的連續(xù)性。合同條款中雙方的權(quán)利與義務(wù)確定了雙方風(fēng)險(xiǎn)的劃分