淺談如何利用證書電子注冊

學(xué)生記錄是學(xué)生努力閱讀的記錄，是大學(xué)許多教師和管理人員努力工作的結(jié)果。進(jìn)入新世紀(jì),特別是我國加入WTO以后,學(xué)籍檔案作為教學(xué)管理的重要環(huán)節(jié),其作用日益顯現(xiàn)。加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理不僅能應(yīng)對假學(xué)歷、假文憑對教育領(lǐng)域的挑戰(zhàn),而且維護(hù)了社會誠信。本文就如何應(yīng)對挑戰(zhàn),利用學(xué)籍檔案為社會提供服務(wù)等方面談點(diǎn)粗淺看法。一、虛假學(xué)歷、假文憑受到限制學(xué)歷,是指人們在各級各類教育機(jī)構(gòu)中接受科學(xué)文化知識訓(xùn)練的學(xué)習(xí)經(jīng)歷。一個(gè)人在什么層次的教育機(jī)構(gòu)中學(xué)習(xí),接受了何種層次的教育,便具有相應(yīng)層次的學(xué)歷。通常所說的“學(xué)歷”是指一個(gè)人最后也就是最高層次的一段學(xué)習(xí)經(jīng)歷。而取得這個(gè)學(xué)歷往往要經(jīng)過幾年甚至十幾年的寒窗苦讀。學(xué)歷證書是一個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷的證明,是擁有一定知識水準(zhǔn)的象征,是人才現(xiàn)實(shí)能力的重要證明。當(dāng)今社會,學(xué)歷證書、考級證明、資格證書等已成為求職、評職稱、晉升的必備憑證。因此,學(xué)歷已經(jīng)成為人們社會需求的一個(gè)重要組成部分。近年來,有人采取違法手段參與社會人才競爭,制售、買賣假文憑行為有禁不止,到了令人震驚的程度。一些人只要花錢就可買到“文憑”,就可以“畢其功于一役”,還可以堂而皇之地將這些證書裝入自己的檔案袋,找工作容易了,升官也有了資本。2000年全國人口普查中發(fā)現(xiàn)的假文憑多達(dá)50多萬。盡管有關(guān)部門每年打假查處的制、販假文憑案件不計(jì)其數(shù),但仍未能扼制其泛濫的勢頭,大街小巷隨處可見的“代辦文憑”廣告已成為現(xiàn)代文明都市一道尷尬的風(fēng)景。如果通過造假學(xué)歷、假文憑就能獲利,必然造成求學(xué)者的心理不平衡,很可能導(dǎo)致更多的人不甘于踏踏實(shí)實(shí)地學(xué)習(xí),而想通過造假走捷徑。假人才由于無真才實(shí)學(xué),對所任職的企事業(yè)單位、國家機(jī)關(guān)甚至整個(gè)社會將造成巨大的危害,甚至嚴(yán)重影響到社會信用的建立和完善。如果說假冒偽劣產(chǎn)品對社會危害不淺,那么假學(xué)歷、假文憑的危害遠(yuǎn)大于商界造假,是對社會信用的直接踐踏。因此,學(xué)歷、文憑打假刻不容緩。二、利用學(xué)歷電子注冊,徹底清除身份信息的虛假,為城假文憑對學(xué)籍檔案構(gòu)成嚴(yán)峻的挑戰(zhàn),我們只有加強(qiáng)學(xué)籍管理,利用賦予學(xué)籍檔案管理特殊的作用,才能應(yīng)對挑戰(zhàn)。一是利用學(xué)籍檔案識假、辨假。學(xué)籍檔案是甄別學(xué)歷真?zhèn)蔚脑嚱鹗?盡管社會上假證書越來越多,但揭穿其真相并不難,目前,辨別文憑真假的最好辦法是到相關(guān)高等學(xué)校查檔案。所有高校都存有歷屆畢業(yè)生的學(xué)籍檔案,只要用人單位有驗(yàn)證需要,持需查人學(xué)歷證書,檔案管理部門都能根據(jù)原始學(xué)籍檔案認(rèn)真核對每一本證書的真?zhèn)?哪怕是一點(diǎn)細(xì)微的變更,學(xué)籍檔案上都有詳細(xì)的記錄。學(xué)歷證書雖然基本內(nèi)容大致相同,有姓名、性別、出生年月日、入學(xué)與畢(結(jié))業(yè)時(shí)間、專業(yè)及層次、學(xué)習(xí)形式(普通全日制、成人脫產(chǎn)、業(yè)余、夜大學(xué)、函授、電視教育或遠(yuǎn)程教育)、學(xué)校名稱、校(院)長具名、證書編號等,但學(xué)籍檔案管理人員通過查閱學(xué)籍檔案,就能判明真假。有時(shí)他們僅憑證書的式樣、印章的形狀甚至照片的清晰度,就能識辨真假,即便是再“狡猾的狐貍”,也逃不過學(xué)籍檔案驗(yàn)證這一關(guān)。學(xué)籍檔案是歷史的見證,是無言的證人。二是運(yùn)用學(xué)歷證書電子注冊,徹底根除學(xué)歷、文憑造假,加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理。教育部決定從2001年9月開始對普通高等高校、成人高等學(xué)校及自學(xué)考試的畢業(yè)生文憑實(shí)行學(xué)歷證書電子注冊,建立全國統(tǒng)一的高校學(xué)歷檔案庫。1990年以后的高校畢業(yè)生文憑均要重新登記,各高校要將十年的畢(結(jié))業(yè)生學(xué)籍檔案著錄到計(jì)算機(jī)上,經(jīng)教育主管部門審核確認(rèn)后,輸入全國高等教育學(xué)歷證書電子檔案數(shù)據(jù)庫,把國家認(rèn)可的文憑保護(hù)起來,把假文憑刪除出去,供社會用人單位網(wǎng)上查詢。今后,學(xué)歷證書電子注冊又有重大變革,將畢業(yè)生彩色照片掃描到計(jì)算機(jī)上與身份證號碼和學(xué)歷證書一同注冊上網(wǎng),使用人單位方便快捷地查閱到人才信息。學(xué)歷證書電子注冊,提高了學(xué)籍管理水平,有力打擊了不法分子偽造、買賣學(xué)歷證書的行為,維護(hù)國家學(xué)歷證書制度的嚴(yán)肅性,保護(hù)了學(xué)校和學(xué)生的權(quán)益,為學(xué)籍檔案科學(xué)管理提供了保證。為了做好學(xué)歷證書電子注冊工作,提高工作效率,根據(jù)多年的工作經(jīng)驗(yàn),筆者認(rèn)為首先,應(yīng)按電子學(xué)歷包括的內(nèi)容,做好學(xué)籍檔案的整理歸類工作。電子學(xué)歷包括內(nèi)容有:姓名、性別、出生年月日、學(xué)校名稱、入學(xué)與畢(結(jié))業(yè)時(shí)間、專業(yè)及層次、學(xué)習(xí)形式(普通全日制、成人脫產(chǎn)、業(yè)余、夜大學(xué)、函授、電視教育或遠(yuǎn)程教育)、證書編號等。其次,要雙人負(fù)責(zé)制。在對學(xué)籍檔案進(jìn)行錄入時(shí)一定要認(rèn)真仔細(xì),專人錄入,專人核對,防止錄錯(cuò)。其三,學(xué)籍檔案編號要與電子注冊學(xué)歷編號一致,方便查找。如對從網(wǎng)上下載的畢業(yè)生信息有疑問,可根據(jù)電子注冊學(xué)歷編號查找學(xué)籍檔案。電子學(xué)歷結(jié)合學(xué)籍檔案,甄別畢業(yè)證和學(xué)位證真?zhèn)?驗(yàn)證身份,提供了確鑿的證據(jù),將徹底根除學(xué)歷、文憑的造假。三是維護(hù)檔案的真實(shí)性,利用檔案識假、辨假。首先,檔案自身要真,在形成檔案的全過程中,檔案人員要打破傳統(tǒng)觀念,傳統(tǒng)的事后(學(xué)生畢業(yè)后)歸檔的作法,主動(dòng)到前臺,與教學(xué)學(xué)籍部門配合,了解、跟蹤學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的全過程檔案材料,辨別真?zhèn)?去偽存真,要及時(shí)收集學(xué)籍方面完整的文件、資料并認(rèn)真分類歸檔保存,保證學(xué)籍檔案的真實(shí)性。其次,檔案工作者要真,作為檔案工作者,要提高自身素質(zhì),樹立誠信觀念,面對真實(shí)的學(xué)籍檔案,維護(hù)歷史真實(shí)面貌,不徇私情,不受誘惑,秉筆直書,不做假、不護(hù)假,要講原則,真實(shí)的提供學(xué)習(xí)成績、學(xué)歷證明。充分發(fā)揮檔案憑證作用、參考作用,將真實(shí)的信息反饋給社會?；貧w誠信,是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。實(shí)踐證明,學(xué)籍檔案的參考作用和憑證作用是任何資料也不能替代的。只有建立高質(zhì)量的學(xué)籍檔案,才能系統(tǒng)、完整、準(zhǔn)確地提供服務(wù),去偽存真,發(fā)揮其應(yīng)有的作用。三、改革大學(xué)檔案使用信息化,加強(qiáng)檔案工作人員的管理策略與創(chuàng)新隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和加入WTO,信用交易越來越重要,人們重視知識、看重文憑,查閱學(xué)籍檔案的越來越多。檔案部門如何發(fā)揮學(xué)籍檔案的作用,為國內(nèi)、外人才交流,人們出國求學(xué)和尋找工作提供服務(wù),是我們經(jīng)常不斷的研究課題。檔案部門每年都要為大批的查閱者提供大量中英文學(xué)歷證明、學(xué)習(xí)成績證明,提供補(bǔ)發(fā)畢業(yè)證書的有關(guān)材料。筆者所在單位屬醫(yī)學(xué)類院校,經(jīng)常接待大量護(hù)理、中醫(yī)等專業(yè)的畢業(yè)生,為他們提供在學(xué)時(shí)的學(xué)習(xí)課程及成績等事項(xiàng)的證明材料。這項(xiàng)服務(wù)是高校檔案利用工作的重點(diǎn)、熱點(diǎn),也是目前接待利用人次查閱檔案卷次最多的一項(xiàng)服務(wù)。由于學(xué)校檔案部門特殊性質(zhì),人力有限,在出具學(xué)歷與學(xué)業(yè)成績證明時(shí),往往會出現(xiàn)一些被動(dòng)局面;如有的查閱者怕檔案管理人員摘抄原件等候時(shí)間太長,要求自己翻譯和抄寫檔案原件,結(jié)果出現(xiàn)翻譯格式不統(tǒng)一、不規(guī)范甚至不準(zhǔn)確等現(xiàn)象,嚴(yán)重的會影響到學(xué)校的信譽(yù)。當(dāng)前,利用者不斷增長的需求與檔案部門傳統(tǒng)的手工服務(wù)方式之間的矛盾日益突出,有些部門開展翻譯、打印技術(shù)服務(wù)就投入了三分之二的人力,嚴(yán)重影響了其他環(huán)節(jié)業(yè)務(wù)工作的正常進(jìn)行。同時(shí),大量頻繁的調(diào)閱、磨損也不利于學(xué)籍檔案的保護(hù)。因此,改革學(xué)籍檔案管理,利用計(jì)算機(jī)管理學(xué)籍檔案應(yīng)提上議事日程,學(xué)籍檔案管理迫切需要一個(gè)兼容性強(qiáng)、系統(tǒng)而標(biāo)準(zhǔn)的軟件來規(guī)范檔案人員的工作。為了搞好這項(xiàng)工作可開發(fā)利用計(jì)算機(jī)學(xué)籍?dāng)?shù)據(jù)庫管理,按學(xué)科、專業(yè)設(shè)置門類將所學(xué)課程科目輸入計(jì)算機(jī),然后將英文名稱列其后與中文對應(yīng)建庫。利用者在查詢時(shí)只需將學(xué)時(shí)、分?jǐn)?shù)重新輸入,并用具有防偽標(biāo)志的打印機(jī)打印紙,打印出所需份數(shù),加蓋檔案室學(xué)生成績復(fù)制件中英文對照專用章,提供專用信封加蓋密封騎