第7章商務(wù)書面溝通

——經(jīng)濟(jì)管理專業(yè)實(shí)戰(zhàn)課程

商務(wù)溝通10/24/20231第一節(jié)商務(wù)書面溝通概述進(jìn)入信息時代以后，各商務(wù)領(lǐng)域、系統(tǒng)中前所未有的問題也紛至沓來，使得現(xiàn)代商務(wù)活動變得更為紛繁復(fù)雜。在此背景下，如何開展有效的商務(wù)書面溝通，如何尋求提高書面寫作能力的有效途徑已成為現(xiàn)代商務(wù)活動的重要話題。書面溝通是以書面或電子作為載體，運(yùn)用文字、圖示、符號等進(jìn)行的信息傳遞。

美國管理學(xué)家克萊姆和史尼德指出，管理者將他們89%的時間花在有關(guān)溝通活動的事務(wù)上，其中59％的時間花在“聽〞和“說〞上，19%的時間花在“讀〞上，而22%的時間那么花在“寫〞上。10/24/20232一、書面溝通的優(yōu)勢書面溝通是一種比口頭溝通更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臏贤ㄐ问?，但與口頭溝通形式相比，書面溝通有其更多的優(yōu)勢。10/24/20233書面溝通具有準(zhǔn)確性、權(quán)威性。書面溝通具有較強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)性。書面溝通形式適合于存檔、查閱和引用。書面溝通形式有利于減少信息錯誤。書面材料可以配合口頭表達(dá)使用。書面溝通在某些情況下可以減少面對面溝通中的摩擦。10/24/20234書面溝通的優(yōu)點(diǎn)

1

寫作人可以沉著地表達(dá)自己的意思

2

書面材料傳達(dá)信息的準(zhǔn)確性高

3

書面材料是準(zhǔn)確而可信的證據(jù)

4

書面材料可以不受時空的限制，實(shí)現(xiàn)不同時空的溝通

5

書面溝通的能力主要表現(xiàn)在對詞句的靈活運(yùn)用、語法結(jié)構(gòu)的貫徹、格式的準(zhǔn)確把握等方面

6

在特定群體內(nèi)部約定俗成的規(guī)那么對書面溝通的影響、限制很大。10/24/20235二、書面溝通的缺點(diǎn)書面溝通方式對溝通者的要求比較高書面材料的準(zhǔn)備比較耗時書面材料不利于反響書面材料缺少非語言信息1、消耗時間較長2、容易產(chǎn)生溝通的障礙3、信息反響速度較慢4、無法運(yùn)用情景和非語言要素10/24/20236三、有效商務(wù)書面溝通的特征

內(nèi)容正確、完整語言清晰、簡潔較強(qiáng)的時效性10/24/20237四、商務(wù)文件寫作的原那么10/24/202381、使用標(biāo)準(zhǔn)的語言和格式由于缺乏非語言信息線索和有效的反響，誤解是書面溝通中最常出現(xiàn)的溝通障礙。為了防止產(chǎn)生誤解，在商務(wù)文件寫作過程中要盡量采用標(biāo)準(zhǔn)的語言。10/24/202392、根據(jù)不同的需要使用不同的語言風(fēng)格

正面的文件正面的文件指閱讀者愿意閱讀和接受的文件。寫作這類文件時要注意采用積極、愉快的語氣和詞匯。10/24/202310

中性的文件中性的文件是指閱讀者以中立的態(tài)度來閱讀的文件。寫作這類文件時要注意采用中性的語言、準(zhǔn)確的詞匯。

負(fù)面的文件負(fù)面的文件指閱讀者不希望接受的文件。寫作這類文件時要注意采用委婉的語氣、令人愉快的詞匯。10/24/202311

說服性的文件說服性的文件是指對閱讀者的態(tài)度不明了，努力說服其接受己方觀點(diǎn)或建議的文件。說服性文件一定要把握住對方的心理、想法和利益所在，以具有煽動性、感染力的語言加以鋪陳。10/24/202312第二節(jié)商務(wù)書面溝通的

根本策略只有當(dāng)你的讀者做出你所期望的反響時，這樣的書面溝通才算成功，也才是進(jìn)行了有效的書面溝通。10/24/202313一、從溝通者出發(fā)的根本策略

溝通者，作為書面溝通的發(fā)起人，是書面溝通過程根本要素之一。從溝通者的角度出發(fā)，主要考慮三方面因素：寫作目的、主要內(nèi)容和搜集材料。10/24/202314二、從讀者出發(fā)的根本策略

從讀者出發(fā)，以受眾為導(dǎo)向是進(jìn)行書面溝通最重要的策略。為了使書面溝通更有效，必須要考慮以下四方面的因素：讀者的特征、讀者需要什么信息、讀者的反響以及如何激發(fā)讀者。10/24/202315三、信息組織和寫作方式策略

有效的書面溝通還必須注重信息的組織和寫作方式的選擇。信息組織和寫作方式的選擇解決的是“如何寫〞的問題。根據(jù)人的記憶規(guī)律，人們往往容易記住文章的開頭和結(jié)尾，而忽略中間局部。10/24/202316有效的信息組織，應(yīng)該將重點(diǎn)放在文章的開頭或者結(jié)尾。

直接式：把文章的主題放在開頭，再對主題進(jìn)行論證

間接式：先舉例各種論證，在結(jié)尾推導(dǎo)出文章的主題還必須選擇正確的寫作方式。每一種寫作方式都有特定的格式。按照這些格式來寫，能更好地滿足讀者的期望，有助于讀者更好地獲得他們所需要的信息。10/24/202317第三節(jié)商務(wù)寫作概述一、商務(wù)寫作的一般過程準(zhǔn)備階段初稿階段修改成稿階段10/24/202318擬訂提綱1、確立目標(biāo)2、確定主題3、分析讀者4、列出提綱10/24/202319、收集資料〔一〕確定需要哪些資料1、明確寫作目的2、了解讀者對象3、確定文書性質(zhì)〔二〕明確資料來源1、書面媒體2、非書面媒體3、現(xiàn)代媒體10/24/202320〔三〕資料收集的一般技巧1、從身邊的資料開始收集2、盡量利用高科技手段3、平時注重積累4、保持適度的資料數(shù)量10/24/202321二、商務(wù)寫作的注意要點(diǎn)積極清晰簡潔禮貌10/24/202322三、商務(wù)寫作的技巧改變寫作觀念改變自己的行動改變自己的固有觀念改善寫作的技巧1、留下良好的第一印象2、開頭要鮮明并具有感染力3、使用簡潔的詞語和句子4、書寫標(biāo)準(zhǔn)、清楚、工整5、注意文書內(nèi)容的邏輯性10/24/202323第四節(jié)商務(wù)信函的寫作

商務(wù)信函在現(xiàn)代商務(wù)活動中使用頻率高,效果明顯,方便易行。其目的在于傳達(dá)意見,從事商務(wù)交往上的接洽、安排和開展,以便求得對方的理解和合作。一旦發(fā)生經(jīng)濟(jì)糾紛時,又常常作為書面證據(jù),具有重要的法律意義。10/24/202324一封比較標(biāo)準(zhǔn)、完整的商務(wù)信函一般包括以下局部:信頭存檔號碼收信人地址主題行或標(biāo)題10/24/202325稱謂正文結(jié)束語落款時間10/24/202326商務(wù)信函商務(wù)信函主要作為組織外部信息傳遞的方式商務(wù)信函應(yīng)到達(dá)的標(biāo)準(zhǔn)：清晰(Clear)讀者可以毫不費(fèi)力的領(lǐng)會攥寫者的意圖完整(Complete)解答讀者的所有問題，提供采取行動所需的相關(guān)信息準(zhǔn)確(Correct)信息準(zhǔn)確無誤，標(biāo)點(diǎn)符號、語言應(yīng)用、表達(dá)方式及語氣不會引起異議簡潔(Concise)信函的組織簡潔明了，有助于讀者在短時間內(nèi)閱讀相關(guān)內(nèi)容并采取行動樹立良好信譽(yù)信函表現(xiàn)了攥寫者及其所代表的組織的良好形象，有利于樹立起良好信譽(yù)建立友善關(guān)系10/24/202327商務(wù)信函的種類肯定性信函說明性信函負(fù)面性信函勸說性信函10/24/2023

2810/24/202328肯定性信函向讀者提供好消息，便于讀者正確理解，消除負(fù)面影響，即你同意做某事，容許某個要求，如發(fā)送貨物、提供效勞、支付款項(xiàng)、出席會議等確認(rèn)信，致謝信，祝賀信，含有好消息的投訴回復(fù)信等10/24/2023

2910/24/202329肯定性信函的根本結(jié)構(gòu)告知好消息，綜述要點(diǎn)列出細(xì)節(jié)和背景資料積極說出可能的消極因素說明讀者受益處結(jié)尾充滿友善、積極、關(guān)心和期待10/24/2023

3010/24/20233010/24/2023

31尊敬的王茵女士：您好！據(jù)我們藍(lán)航餐飲部主任李波報告說，在您6月19日乘坐我公司航班從上海飛往昆明途中，您的餐盤中發(fā)現(xiàn)了一只蟑螂。對此請接受我公司對您的最誠摯的歉意，我真心希望我們不會因此而失去一個像您這樣珍貴的顧客。毫無疑問，這件事引起了有關(guān)機(jī)場和部門的高度重視。盡管我們盡一切努力防止類似事情的發(fā)生，但是可能由于我們質(zhì)檢程序的偶爾疏忽造成了這次事件。我們非常感謝您在這一事件中所表現(xiàn)出的豁達(dá)態(tài)度，并且希望這件事不會破壞您對藍(lán)航公司的良好印象。感謝您乘坐我公司的航班。此致康曉東客戶關(guān)系部經(jīng)理2005年8月7日10/24/202331說明性信函向讀者說明情況，便于讀者了解有關(guān)信息。既不肯定，也不否認(rèn)，許多商務(wù)信函均可歸入此類組織的內(nèi)部文件，評估信，個人證明，推薦信，資質(zhì)證明等10/24/2023

3210/24/202332說明性信函的根本結(jié)構(gòu)陳述主要觀點(diǎn)提供背景資料列舉有關(guān)細(xì)節(jié)結(jié)尾說明友善及樂意提供幫助10/24/2023

3310/24/20233310/24/2023

34尊敬的凌先生：您好！現(xiàn)答復(fù)貴公司7月4日的來函。我們一直認(rèn)為金誠公司是一家很可靠的公司，多年來，我們一直為該公司提供貨物。事實(shí)上，我們所收到的很多訂單都大大超過500萬美元。因此，我們覺得為該公司提供500萬美元的信用幾乎沒有什么風(fēng)險。如果您需要任何細(xì)節(jié)材料，請?jiān)倥c我方聯(lián)系。此致焦曉康信用控制部經(jīng)理2005年8月7日10/24/202334負(fù)面性信函在信函中不得不拒絕某人或某事，或者提出批評告知讀者壞消息，讓讀者閱讀、理解并接受該消息，同時保持組織或撰寫者已有的良好形象和信譽(yù)否認(rèn)信，拒絕信，紀(jì)律警告或處分信，不良業(yè)績評估信，解雇信，開除信等10/24/2023

3510/24/202335負(fù)面性信函的根本結(jié)構(gòu)緩沖語開頭令人信服的理由明確而婉轉(zhuǎn)的陳述有益的、友好的、積極的結(jié)尾緩沖語包括－謝意、贊揚(yáng)、同意、理解10/24/2023

3610/24/202336負(fù)面性信函的寫作技巧〔結(jié)構(gòu)〕10/24/2023

37對讀者的影響為壞消息設(shè)置背景引向壞消息提及壞消息中積極方面減少壞消息影響的陳述提及壞消息并作出解釋結(jié)尾段開頭段中間段10/24/20233710/24/2023

38尊敬的田波先生：您好！我對于貴公司在今年5月份即將舉辦的公司交流研討會的方案非常感興趣，同時我相信這一建議一定會得到各公司的廣泛支持和歡送。也非常感謝您邀請我作大會演講。不過十分遺憾的是，今年5月份我將出訪歐洲考察，因此屆時我不能出席研討會。我可否推薦我的同事張陽，他將是另一個理想的發(fā)言者。他在人力資源部已任職8年，在此期間，他曾親自組織了數(shù)次頗為成功的活動。我相信，如果時間允許的話，他會很樂意參加此次研討會，并作大會發(fā)言。是否采納我的建議，請告知。如果可以的話，我將讓他與您聯(lián)系。預(yù)祝研討會圓滿成功！張曉怡2005年8月7日10/24/202338勸說性信函讓讀者采取一定的行動，提供讀者采取行動所需的足夠信息，消除所有阻礙行動的反對意見努力改變讀者的態(tài)度，使其從不感興趣或漠不關(guān)心到產(chǎn)生興趣，最終做你所希望的。催款信，推薦信，建議書，推銷信等10/24/2023

3910/24/202339勸說性信函的根本結(jié)構(gòu)吸引注意力激發(fā)興趣說明益處明確行動步驟友善結(jié)尾10/24/2023

4010/24/20234010/24/2023

41友情提醒尊敬的住戶：貴單元電表今日已抄，請根據(jù)您用電的情況于15日內(nèi)到工商銀行繳費(fèi)存單中備足存款，并于7天后向工商銀行索要收費(fèi)發(fā)票。如無發(fā)票，可能是由于存款金額缺乏，不夠扣除電費(fèi)，請抓緊補(bǔ)足存款，以免引起不必要的麻煩。謝謝合作！聯(lián)系：58002033

XX市供電公司電費(fèi)組2005年8月7日10/24/202341商務(wù)信函的標(biāo)準(zhǔn)清晰完整準(zhǔn)確省時樹立良好信譽(yù)建立友善關(guān)系10/24/2023

4210/24/202342

商務(wù)信函的作用1)信函是商務(wù)溝通的重要工具

①信函是商務(wù)文書的最主要形式

②商務(wù)信函關(guān)系到形象問題

③信函是商務(wù)溝通的重要工具

10/24/202343常見商務(wù)信函商業(yè)函件

①致謝函

××公司××部經(jīng)理先生：

這次請您了解××商品市場情況，承蒙您在百忙之中作深入的調(diào)查了解，實(shí)在不勝感謝。關(guān)于××商品價格，待我公司調(diào)整修訂以后再函告您。

希今后加強(qiáng)往來，并請給予大力支持！

特此書面表達(dá)感謝之意！

此致

禮

×××敬上

××年×月×日

10/24/202344②

查詢函

×××公司××經(jīng)理先生：敬啟者，最近我公司接到貴埠××公司來函訂購大量貨物，該公司地址隨函附上，因?yàn)樵摴镜谝淮谓灰?，敝公司不知其資信及經(jīng)濟(jì)狀況如何?后請貴公司代為查明見告，貴公司所提供之情報，敝公司嚴(yán)守秘密。

今后假設(shè)有同類情況，敝公司愿作同樣之效勞。

××公司經(jīng)理××

×年×月×日

10/24/202345

③

結(jié)賬清單

××公司：

經(jīng)查一季度已于三月三十一日屆滿，現(xiàn)寄上貴公司之季結(jié)算清單一份，共計(jì)￥1，200，000元，諒屬無誤，此前供給貴公司之物品，想必滿意，期待今后更密切的合作。

×××公司(蓋單)

×年×月×日

10/24/202346

④

求職答復(fù)函

××先生：您所申請的秘書職位已補(bǔ)滿，我們剛雇用了一位從大學(xué)畢業(yè)的××小姐，將先予以試用幾個星期，以決定其能力是否勝任。

我們很樂意把您的名字列入秘書人選檔案之中，倘假設(shè)將來有缺額，一定首先與您聯(lián)系。

××公司經(jīng)理

×年×月×日

10/24/202347回復(fù)投訴函10/24/202348催款函樣例10/24/202349邀請函樣例?XX?論壇：國際經(jīng)濟(jì)新秩序與中澳經(jīng)濟(jì)關(guān)系XXXX年X月XX—XX日地點(diǎn)：XXX尊敬的_______先生/女士，?XX?國際對話：國際經(jīng)濟(jì)新秩序與中澳經(jīng)濟(jì)關(guān)系將于XXXX年X月XX日至XX日在XX舉辦，我謹(jǐn)代表?XX?誠摯地邀請您出席并擔(dān)任發(fā)言嘉賓。?XX?秉承“敏銳獨(dú)到〞的理念，是最富影響力的權(quán)威新聞媒體。此次論壇的合作伙伴——XXX，是澳大利亞最具前瞻力的國際化智庫的代表，致力于提供創(chuàng)新、可行的政策觀點(diǎn)。?XX?系列論壇以其權(quán)威性和前瞻性著稱，聚焦分析中國開展進(jìn)程中最受關(guān)注的話題，預(yù)測全球經(jīng)濟(jì)開展趨勢，致力于搭建世界與中國經(jīng)濟(jì)交流的平臺。2021年1月，?XX?在華盛頓成功舉辦首場國際對話，并先后在達(dá)沃斯、倫敦延續(xù)。此次在澳大利亞舉辦的?XX?國際對話，將解讀當(dāng)前國際經(jīng)濟(jì)趨勢中的核心問題和相關(guān)政策，剖析在此背景下的中澳經(jīng)濟(jì)關(guān)系。我們相信，會議中產(chǎn)生的觀點(diǎn)將會對中國和澳大利亞、乃至世界的經(jīng)濟(jì)產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。敬請您預(yù)留此段時間，撥冗蒞臨，和與會者分享您的真知灼見。議程安排隨信附上，以供參考。如蒙首肯，我的同事XXX〔：XXXXXX，：XXXXXX〕將就議題及會務(wù)安排與您接洽。真誠期待您的回復(fù)。XX?XX?主編XXX年X月10/24/202350商務(wù)信函的根本特征內(nèi)容清晰：思想要表達(dá)得明朗突出，語言要寫得清晰易懂。語氣友好：友好的語氣有助于獲得讀者的好感。書寫正確：正確是商務(wù)寫作的首要原那么。特別是涉及到人名、地名、時間、數(shù)字和術(shù)語等書寫要準(zhǔn)確無誤。10/24/202351如何撰寫商務(wù)信函

商務(wù)信函的格式：信頭、標(biāo)題、稱謂、正文、簽署、附記。商務(wù)信函的寫作要點(diǎn)書寫字體信函禮貌信封書寫10/24/202352信函中常見的重大錯誤

雜亂無章的排版大量的病句和錯別字寫錯了公司或收件人的名字無實(shí)質(zhì)內(nèi)容無簽名和日期手寫改正的字跡潦草10/24/202353積極性信函的寫作

報告好消息列出細(xì)節(jié)

論述其中可能出現(xiàn)的消極因素列舉出讀者的受益處并解釋表達(dá)出良好的祝愿結(jié)束10/24/202354一封積極的促銷信小案例尊敬的顧客：在新年來臨之際，為了回饋大家對本店的支持和信賴，本店將于****推出特價食品月活動。在活動期間，本店將****。與其他速食店不同，**。愿您在品嘗美味的同時，還享受到隨心所欲的樂趣。

MM速食店2021年4月15日10/24/202355一封失敗的信親愛的先生/女士：我已間接得悉您在尋找一家公司為貴公司所有部門安裝新電腦。我確信作為一個完全令人放心的公司，我公司定能被指派。不管我們在貴公司業(yè)務(wù)方面經(jīng)驗(yàn)有限。曾經(jīng)為您效勞過的人說我們能勝任此項(xiàng)工作。我是個非常熱請的人，對于與您相會的可能性，除非另通知，我在周一、周二和周五下午不能拜訪你處，這是因?yàn)椤?0/24/202356消極性信函的寫作以緩沖語言開頭說明理由清楚、簡潔地表達(dá)負(fù)面信息積極肯定的結(jié)尾10/24/202357一封拒絕錄用信尊敬的李瑞先生：非常感謝您前來恒安保險公司應(yīng)聘，******。通過對您的測試結(jié)果的分析，我們發(fā)現(xiàn)您是一個善于獨(dú)立工作****，但您的團(tuán)隊(duì)意識不夠。我公司每年都要雇傭很多各類人才，我們將把您的資料放入人才資料庫。****再次感謝與您共度的時光，希望您很快可以找到滿意的工作。

李勇恒安人力資源部經(jīng)理小案例10/24/202358勸說性信函的寫作吸引消費(fèi)者的注意讓消費(fèi)者產(chǎn)生興趣減少購置的阻力激發(fā)消費(fèi)者的購置行動10/24/202359推銷信尊敬的經(jīng)理，您好！您是否在工作中有過這樣的煩惱：機(jī)不能像筆記本電腦一樣隨時帶在身邊？過來的文件消耗太多的紙張，真是麻煩！***3G-FAX數(shù)碼機(jī)已經(jīng)問世！它可以幫您解決傳統(tǒng)機(jī)為您帶來的所有煩惱，該機(jī)的主要功能如下：********如果您想早日擺脫傳統(tǒng)機(jī)的煩惱就趕緊行動吧！請撥打我們的熱線****來了解它的具體性能。在2月15日之前訂貨還可以享受20%的促銷折扣，您還在猶豫什么？

金恒科技小案例10/24/202360第五節(jié)商務(wù)報告的寫作與商務(wù)信函一樣，商務(wù)報告也是很常見的商務(wù)文件。商務(wù)報告是搜集、研究事實(shí)的人出于特定目的而要求提交報告的人之間的書面信息交流形式。10/24/20236110/24/202362報告是一種搜集研究事實(shí)的人與由于某種目的而要求看報告的人之間的信息或建議的交流形式。報告的最終作用通常是作為行動和決策的根底。報告的概念10/24/20236210/24/2023

63報告的局部類型特別報告初始報告例行報告調(diào)研報告中期報告操作報告計(jì)劃報告評估報告設(shè)計(jì)報告可行性報告檢驗(yàn)報告審查報告建設(shè)報告工作報告進(jìn)展報告正式報告目擊報告非正式報告10/24/20236310/24/202364報告內(nèi)容應(yīng)該統(tǒng)一報告內(nèi)容應(yīng)該完整所有的信息應(yīng)該準(zhǔn)確基于邏輯分析和材料分類的寫作內(nèi)容表述方式應(yīng)使方案清楚報告寫作風(fēng)格應(yīng)簡單精煉，便于閱讀盡量使所有可能的讀者都易于了解成功報告的條件10/24/202364一、商務(wù)報告的分類按照內(nèi)容分：周期性經(jīng)營報告、形勢報告、調(diào)查報告、證明和建議報告、標(biāo)注報告、可行性報告、建議等；按提供的信息分：信息性報告和分析性報告；按寫作用途分：臨時報告、行動報告、狀態(tài)或進(jìn)展報告和總結(jié)報告；按正式程度分：正式報告、一般報告和非正式報告。10/24/202365二、有效商務(wù)報告的特征清晰的結(jié)構(gòu)易于閱讀良好的視覺提示良好的寫作和編輯簡短的格式10/24/202366三、正式商務(wù)報告的書寫前頁封面扉頁目錄摘要主頁前言主體總結(jié)建議附頁附錄注釋參考資料正式報告的三大內(nèi)容10/24/202367四、其他幾種商務(wù)報告的書寫1.臨時報告——主要用于通告事件的發(fā)生。書寫格式包括：主題介紹信息觀點(diǎn)結(jié)尾10/24/202368豐田公司的報告大多數(shù)公司決定新車型的變動方案都通過開會的方式。但在豐田公司，當(dāng)再現(xiàn)跨越部門分工的問題時，奉行誰發(fā)現(xiàn)問題，誰負(fù)責(zé)撰寫報告，分析問并建議可行的解決方案的原那么。這些報告簡明扼要，都在1-2頁的篇幅。有時，口頭匯報附加一個匯報就可以了。收到報告的人認(rèn)真閱讀后用另外一個報告回復(fù)。通過幾個報告的回合，大局部問題都可以得到解決。假設(shè)問題依然存在，就要召開各方會面，此時，由于大家都已經(jīng)認(rèn)真思考過同樣的問題了，即使開會，會議時間將大大縮短，成效顯著。小案例10/24/2023692.行動報告的書寫

行動報告——對參與了商務(wù)旅行、會議、會談等商務(wù)事件的總結(jié)報告。事件、時間、地點(diǎn)目的見聞結(jié)論

10/24/2023703.狀態(tài)或進(jìn)展報告的書寫狀態(tài)或進(jìn)展報告——對某一部門的各類業(yè)務(wù)或某一工程的進(jìn)展情況進(jìn)行的總體分析報告。背景行動和結(jié)果本錢時間表總結(jié)10/24/202371第六節(jié)其他常用商務(wù)文書的寫作

在商務(wù)領(lǐng)域，人們除了要面對大量的商務(wù)信函和商務(wù)報告外，還經(jīng)常被要求閱讀和書寫一些其他商務(wù)文書。本節(jié)將介紹另外三種文書：備忘錄、電子郵件和明信片。10/24/202372一、備忘錄

與用于組織外部溝通的商務(wù)信函不同，備忘錄主要用于同本組織內(nèi)部人員之間的溝通。通常備忘錄包括五個局部：接收人姓名、發(fā)送人姓名，標(biāo)題、日期和主體。10/24/202373備忘錄范例送達(dá)：王達(dá)先生〔人事總監(jiān)〕發(fā)送人：李蘊(yùn)〔培訓(xùn)部經(jīng)理〕主題：中層干部培訓(xùn)方案時間：3月11日15時〔周一〕根據(jù)您的指示，我草擬了一份“中層干部培訓(xùn)方案〞，供您審批。此次有關(guān)本年度中層干部培訓(xùn)的會議將于本周五下午召開。此前，我必須完成所有會議議程、文件資料的準(zhǔn)備工作。所以請您在周四下午之前對此份培訓(xùn)方案作出指示，以便我作進(jìn)一步的調(diào)整和修改。附：?2006年度企業(yè)中層干部培訓(xùn)方案?一份小案例10/24/202374二、電子郵件

由于電子郵件方便快捷的特點(diǎn)，已逐漸取代了備忘錄和商務(wù)信函的作用。由于電子郵件的風(fēng)格比較隨意，語言比較活潑，重視電子郵件通信中的禮儀十分重要。10/24/20237510/24/2023

76組織內(nèi)外部信息傳遞的形式。要求簡明扼要，較長信息采用附件。使讀者在無須大量使用“下滾條〞的情況下能讀取整篇文章通過標(biāo)題欄和首段來吸引讀者需附加的問候、地址或簽名電子郵件10/24/20237677發(fā)送前檢核是否稱呼對方名字并使用了適當(dāng)?shù)膯柡蛘Z？是否已通讀電子郵件以檢查是否有錯誤？電子郵件的語氣是否熱情友好？是否鼓勵進(jìn)一步聯(lián)系？文檔作為附件還是作為郵件正文發(fā)送？以純文本格式還是以html格式發(fā)送？是否使用了主題行？郵件主題是否足夠吸引讀者？10/24/20237778電子郵件注意與不認(rèn)識或不熟悉的人通信時，使用正式的語氣，包括適當(dāng)?shù)姆Q呼和敬語。使用簡單易懂的主題行以準(zhǔn)確傳達(dá)要點(diǎn)。說您要說的話，但簡明扼要。使用易于識別的字體和大小，商務(wù)通信中防止矯飾華美的風(fēng)格。使用顯示完整的聯(lián)系人信息的電子郵件簽名或電子名片，包括號碼和公司名稱。收到合法發(fā)件人的電子郵件，及時確認(rèn)收到。外出24小時以上，使用自動回復(fù)功能。10/24/202378電子郵件中的禮儀

記住電子郵件沒有隱私，任何人將可能讀到你的郵件及時更新主題句反復(fù)檢查后再發(fā)送用詞得當(dāng)，簡潔明了使用換位思考方式和強(qiáng)調(diào)積極、正面的態(tài)度不要制造垃圾郵件回信時，盡可能短篇引用對方的來信，以便收件人更好地理解你的來信注意稱呼和簽名10/24/202379電子郵件范例日期：2021年4月12日，星期四，9：03至：由;RonHein(ron@)主題：效勞工程與報價尊敬的顧客：感謝您的詢問和**。我們?yōu)轭櫩吞峁┑男谟幸韵聨讉€方面：1.制作簡歷和求職材料2.查找和編輯學(xué)術(shù)資料3.編輯手冊報告您可以通過和我們進(jìn)一步討論為您提供的效勞和相應(yīng)的價格。羅剛M公司市場部經(jīng)理2021年4月12日〔025〕95869341〔025〕95869333電子郵件：ron-bein小案例10/24/202380三、明信片和答復(fù)卡片

明信片和答復(fù)卡片以其快速、廉價的特點(diǎn)成為許多商務(wù)人士喜愛的溝通工具。明信片和答復(fù)卡片一般用于傳遞簡短的商務(wù)信息如致謝、恭賀、尋求對方答復(fù)等。10/24/202381由于發(fā)送明信片可以省去人們寫信、折信的時間，因此，深受人們喜愛。費(fèi)用一般是發(fā)件人已通過免費(fèi)郵寄系統(tǒng)付清了，所以有利于鼓勵收件人答復(fù)。10/24/202382明信片范例〔寄件公司名稱及地址〕親愛的顧客：感謝您近來的訂貨，我們公司現(xiàn)正在辦理有關(guān)事宜。您將在10天內(nèi)得到答復(fù)。在這一段時間內(nèi)如果您對所訂購貨物有疑問的話，請與我們聯(lián)系。并請把印刷在明信片反面左下角的參考號通知我們。以便于我們保證您的貨物不致延期。

購物小案例10/24/202383公文寫作一、公文的功能二、常用公文文種及其選用三、公文的文體、結(jié)構(gòu)與格式四、公文寫作的語言運(yùn)用10/24/202384一、公文的功能〔一〕公文的涵義與特點(diǎn)公務(wù)文書，又叫公務(wù)文件，簡稱公文，是法定機(jī)關(guān)與社會組織在公務(wù)活動中為行使職權(quán)、實(shí)施管理而制作的具有法定效用和標(biāo)準(zhǔn)體式的書面文字材料〔包括電報，下同〕，是傳達(dá)和貫徹黨和國家的路線、方針和政策，發(fā)布行政法規(guī)和規(guī)章，施行行政措施，指示答復(fù)問題，指導(dǎo)、布置和商洽工作，報告情況，交流經(jīng)驗(yàn)的重要工具。10/24/202385公文分類按公務(wù)文書的自身性質(zhì)及使用范圍，可以把我國現(xiàn)行的公務(wù)文書分為兩大類：1．通用文書〔1〕法定公文〔2〕事務(wù)文書2．專用文書財(cái)經(jīng)文書、司法文書、科技文書、軍事文書等等10/24/202386

公文的特點(diǎn)鮮明的政策性法定的權(quán)威性體式的標(biāo)準(zhǔn)性特定的時限性語言的平實(shí)性10/24/202387(二〕公文的作用〔功能〕法規(guī)功能。公文是發(fā)布法律、法規(guī)、規(guī)章以及標(biāo)準(zhǔn)性文件的有效形式。指導(dǎo)功能。公文是上級機(jī)關(guān)對下級進(jìn)行指導(dǎo)工作的重要手段。溝通功能。公文是溝通機(jī)關(guān)之間橫向聯(lián)系的橋梁紐帶。宣教功能。公文是宣傳教育干部群眾的權(quán)威材料。憑證功能。公文是社會活動的真實(shí)記錄。10/24/202388“一字入公文，九牛拔不出〞

“筆下有財(cái)產(chǎn)萬千，筆下有人命關(guān)天，筆下有是非曲直，筆下有毀譽(yù)忠奸〞。

.人們對它的認(rèn)識:10/24/202389

公文寫作與公文處理的意義

.從辦公室的角度看機(jī)關(guān)工作的紐帶領(lǐng)導(dǎo)工作的助手保密工作的重要環(huán)節(jié)檔案工作的根底10/24/202390二、常用公文文種及其選用

公文文種即公文的名稱，用以說明公文的性質(zhì)、適用范圍和作者職能權(quán)限以及制發(fā)公文的目的要求等。行政機(jī)關(guān)的13種主要公文：命令〔令〕、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復(fù)、意見、函、會議紀(jì)要?；顒臃桨?、總結(jié)10/24/202391〔一〕通知適用于批轉(zhuǎn)下級機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。通知屬發(fā)布、知照文告，針對的對象有特定范圍，一般是限于有關(guān)單位有關(guān)人員，所以叫它“限知性〞公文。它的發(fā)布方式，多是內(nèi)部印發(fā)張貼，有的也可以公開張貼或公開發(fā)表于電臺、報刊。10/24/202392

通知的種類有：1．發(fā)布性通知。用于發(fā)布法規(guī)規(guī)章。2．批轉(zhuǎn)性通知。用于批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)文件。3．事項(xiàng)性通知。用于告知某一事項(xiàng)，如會議通知等。重要會議的通知屬正式公文，標(biāo)題寫明什么單位召開什么會議的通知，要編發(fā)文號。一般會議的通知屬日常事務(wù)文書，用得最多，標(biāo)題可以只寫“通知“二字，不編發(fā)文號。

10/24/202393

4．任免通知。如：關(guān)于香港特別行政區(qū)政府曾蔭培等2人職務(wù)任免的通知。5．指示性通知。對下級機(jī)關(guān)有所指示，如認(rèn)為其內(nèi)容不宜用命令或指示發(fā)布的，可以用“通知〞發(fā)布。10/24/202394寫作通知的結(jié)構(gòu)一般性通知的結(jié)構(gòu)：轉(zhuǎn)發(fā)XX關(guān)于XXXX的通知XXXX：現(xiàn)將XXXX〞關(guān)于XX的通知“(文號)轉(zhuǎn)發(fā)給你們，請遵照執(zhí)行。X年X月X日會議通知的結(jié)構(gòu)：關(guān)于召開XX會議的通知XXXX：為XXXX〔目的〕，定于X年X月X日在XX召開XX會議，研究落實(shí)XXXX等問題，請你單位XX準(zhǔn)時出席。

X年X月X日

10/24/202395通知任免通知的結(jié)〔1〕：關(guān)于XXX任職的通知XXX：經(jīng)研究，決定：XXX同志任XX局局長〔任期4年〕。X年X月X日

任免通知的結(jié)構(gòu)〔2〕：關(guān)于XX等同志職務(wù)任免的通知XXX：經(jīng)研究，決定：XXX同志任XX局局長〔任期4年〕。免去XXX同志XX局局長職務(wù)。X年X月X日10/24/202396〔二〕通報

適用于表彰先進(jìn)，批評錯誤，傳達(dá)重要精神或者情況。通報多限在機(jī)關(guān)體系內(nèi)部使用，屬于限知性公文。與通知相比，并非都是以上對下，不能有所部署，只能用于批評表揚(yáng)和通報重要情況。

通報有三種：

10/24/202397通報1．表彰性通報。表揚(yáng)好人好事的，正文應(yīng)包括事實(shí)、意義、表彰決定、希望與要求等內(nèi)容；表揚(yáng)先進(jìn)典型、介紹先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)的，正文應(yīng)包括事跡、經(jīng)驗(yàn)、決定等內(nèi)容。如：國務(wù)院關(guān)于表彰國家科委等單位常年深入基層開展扶貧工作的通報。表彰性通報的結(jié)構(gòu)：關(guān)于表彰XXXX的通報XXX：XXXX〔表彰事實(shí)、背景〕，XX〔意義〕現(xiàn)決定對XXXX予以通報表彰。XXXXX〔號召〕

X年X月X日10/24/202398通報批評性通報的結(jié)構(gòu)：關(guān)于XX擅自XX的通報XXXX：XXXX〔錯誤事實(shí)〕。XXXXX〔決定或措施〕。XXXX〔要求〕。

X年X月X日2．批評性通報。批評事故，正文要包括經(jīng)過情況、原因和決定〔包括防止方法〕；批評壞典型的通報，要有清楚的情況介紹、合理的因果分析和正確的指示決定。一般有附件。10/24/202399通報工作通報的結(jié)構(gòu)：關(guān)于XX年XX工作的通報XXX：XXX〔根本情況〕。XXXXXXXX〔成績和問題〕。XXXXX〔要求〕。X年X月X日3．工作情況通報。傳達(dá)重要情況和要各機(jī)關(guān)知道的事項(xiàng)。以情況為主，可以有分析、提要求。如：中共廣東省委、廣東省人民政府關(guān)于全省林業(yè)大檢查的情況通報。10/24/2023100適用于向上級機(jī)關(guān)匯報工作，反映情況，答復(fù)上級機(jī)關(guān)的詢問。如：關(guān)于農(nóng)村中小學(xué)教育收費(fèi)專項(xiàng)檢查情況的報告。格式：包括標(biāo)題、原由、事項(xiàng)、結(jié)語〔用“特此報告〞、“專此報告〞字樣結(jié)尾〕。類別：綜合報告、專題報告

〔三〕報告10/24/2023101

報告1.綜合報告：情況問題全面，意見建議有根據(jù)，以便上級了解和指導(dǎo)。

綜合報告的結(jié)構(gòu)：關(guān)于XXXXXX的報告XXXX：XXXX〔情況或依據(jù)〕。XXXXXXXX〔說明〕。XXXXX〔結(jié)論或設(shè)想〕。特此報告X年X月X日10/24/2023102專題報告的結(jié)構(gòu)〔1〕：關(guān)于XX事故的報告

XXXX：XXXX〔事故經(jīng)過〕。XXXX〔事故后采取措施〕。XXXX〔調(diào)查及事故原因〕。XXXX〔經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和措施〕XXXX〔請求處分〕特此報告

X年X月X日專題報告的結(jié)構(gòu)〔2〕：關(guān)于報送XX建議的報告

XXXX：XXX〔事實(shí)〕。XXXXX〔建議的依據(jù)〕。XXXXX〔建議內(nèi)容及說明〕。現(xiàn)將XX建議報上，請審閱。

特此報告

X年X月X日報告2.專題報告：反映某項(xiàng)工作和問題，新的舉措和設(shè)想，要求上級了解或指導(dǎo)。10/24/2023103〔四〕函適用于不相隸屬機(jī)關(guān)之間商洽工作，詢問和答復(fù)問題，請求批準(zhǔn)和答復(fù)審批事項(xiàng)。“函〞作為主要文種之一，與其他主要文種同樣具有由制發(fā)機(jī)關(guān)權(quán)限決定的法律效力。函有商洽函、問答函、審批函、答復(fù)函。函的格式〔在信函式格式中提到〕與書信大體相同，因?yàn)槭青嵵氐墓珓?wù)，所以要有一定的格式，用語要得體，要講禮貌，不亢不卑，不能用命令的口吻、粗暴的語氣。10/24/2023104

函的主要結(jié)構(gòu)：函的結(jié)構(gòu)〔1〕：安徽省交通廳————————————————————皖交函〔2006〕1號關(guān)于轉(zhuǎn)送XXXXXX的函財(cái)政廳：現(xiàn)將?XXXXXX?轉(zhuǎn)送你廳，供參考。二○○六年一月一日

函的結(jié)構(gòu)〔2〕：安徽省交通廳—————————————————————皖交函〔2006〕1號

關(guān)于XXXXXX的復(fù)函省政府辦公廳：現(xiàn)將?XXXXXX?報送辦公廳，供參考。

二○○六年一月一日1．函頭。印有“名頭〞的發(fā)函紙，單編發(fā)函號，“發(fā)文字號〞中加“函〞字。函號在武文線下一行標(biāo)識。〔注意：文號有函字的不一定都是“函〞，如國務(wù)院的批復(fù)用“國函〞字樣〕10/24/2023105函的主要結(jié)構(gòu)：

2．標(biāo)題。有兩種寫法：機(jī)關(guān)＋事由＋復(fù)函對象＋文種，事由＋文種。文種要寫明是函還是復(fù)函。標(biāo)題在函號下空一行居中標(biāo)3．上款。受函機(jī)關(guān)或領(lǐng)導(dǎo)人。

關(guān)于XXXXXX的函XXX：XXXXXX〔發(fā)函目的、原由〕。XXXXXX〔要求對方做什么〕。妥否，請函復(fù)〔望函告〕。X年X月X日

10/24/2023106函的主要結(jié)構(gòu)：

4．正文?！鞍l(fā)函〞大體是開頭提出問題，說明是什么事或針對、根據(jù)什么。主體表示要求，商洽什么，告知什么，請求什么，即要對方做什么。結(jié)尾要求何時答復(fù)及得體的禮貌用語，如“請大力協(xié)助為盼〞，“望準(zhǔn)予××是荷〞，“望能同意〞，“請即函復(fù)〞，“盼復(fù)〞，“望早日函告〞等?！皬?fù)函〞與“批復(fù)〞類似，說明是根據(jù)什么函所發(fā)的復(fù)函，結(jié)尾一般用“特此函復(fù)〞作結(jié)束語。關(guān)于XXXXXX的函XXX：XXXXXX〔發(fā)函目的、原由〕。XXXXXX〔要求對方做什么〕。妥否，請函復(fù)〔望函告〕。X年X月X日

10/24/2023107〔五〕活動方案〔籌劃書〕一、籌劃書名稱盡可能具體的寫出籌劃名稱，如“×年×月××大學(xué)××活動籌劃書〞，置于頁面中央，當(dāng)然可以寫出正標(biāo)題后將此作為副標(biāo)題寫在下面。10/24/2023108二、活動背景：應(yīng)根據(jù)籌劃書特點(diǎn)在以下工程中選取重點(diǎn)闡述：根本情況簡介、主要執(zhí)行對象、近期狀況、組織部門、活動開展原因、社會影響、以及相關(guān)目的動機(jī)。其次應(yīng)說明問題的環(huán)境特征，主要考慮環(huán)境的內(nèi)在優(yōu)勢、弱點(diǎn)、時機(jī)及威脅等因素，對其作好全面的分析(SWOT分析)，將內(nèi)容重點(diǎn)放在環(huán)境分析的各項(xiàng)因素上，對過去現(xiàn)在的情況進(jìn)行詳細(xì)的描述，并通過對情況的預(yù)測制定方案。如環(huán)境不明，那么應(yīng)該通過調(diào)查研究等方式進(jìn)行分析加以補(bǔ)充。10/24/2023109三、活動目的、意義和目標(biāo)：活動的目的、意義應(yīng)用簡潔明了的語言將目的要點(diǎn)表述清楚；在陳述目的要點(diǎn)時，該活動的核心構(gòu)成或籌劃的獨(dú)到之處及由此產(chǎn)生的意義〔經(jīng)濟(jì)效益、社會利益、媒體效應(yīng)等〕都應(yīng)該明確寫出。活動目標(biāo)要具體化，并需要滿足重要性、可行性、時效性。四、資源需要：列出所需人力資源，物力資源，包括使用的地方，如教室或使用活動中心都詳細(xì)列出。可以列為已有資源和需要資源兩局部。10/24/2023110五、活動開展：作為籌劃的正文局部，表現(xiàn)方式要簡潔明了，使人容易理解，但表述方面要力求詳盡，寫出每一點(diǎn)能設(shè)想到的東西，沒有遺漏。在此局部中，不僅僅局限于用文字表述，也可適當(dāng)參加統(tǒng)計(jì)圖表等；對籌劃的各工作工程，應(yīng)按照時間的先后順序排列，繪制實(shí)施時間表有助于方案核查。人員的組織配置、活動對象、相應(yīng)權(quán)責(zé)及時間地點(diǎn)也應(yīng)在這局部加以說明，執(zhí)行的應(yīng)變程序也應(yīng)該在這局部加以考慮。10/24/2023111六、經(jīng)費(fèi)預(yù)算：活動的各項(xiàng)費(fèi)用在根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行具體、周密的計(jì)算后，用清晰明了的形式列出。七、活動中應(yīng)注意的問題及細(xì)節(jié)：內(nèi)外環(huán)境的變化，不可防止的會給方案的執(zhí)行帶來一些不確定性因素，因此，當(dāng)環(huán)境變化時是否有應(yīng)變措施，損失的概率是多少，造成的損失多大，應(yīng)急措施等也應(yīng)在籌劃中加以說明。八、活動負(fù)責(zé)人及主要參與者：注明組織者、參與者姓名、嘉賓、單位〔如果是小組籌劃應(yīng)注明小組名稱、負(fù)責(zé)人〕。10/24/2023112〔六〕總結(jié)工作總結(jié)一般由標(biāo)題、正文和尾部三局部組成。〔一〕標(biāo)題?？偨Y(jié)的標(biāo)題大體上有兩類構(gòu)成形式：一類是公文式標(biāo)題；一類是非公文式標(biāo)題。公文式標(biāo)題由單位名稱、時間、事由、文種組成，如?××村2021年度工作總結(jié)?、?××鎮(zhèn)2021年黨建工作總結(jié)?，有的只寫?工作總結(jié)?等。非公文式標(biāo)題那么比較靈活，有的為雙行標(biāo)題，如?增強(qiáng)體質(zhì)，全面貫徹執(zhí)行教育方針——開展多種形式的體育活動?，有的為單行標(biāo)題，如?推動人才交流，培植人才資源?等。10/24/2023113〔二〕正文。總結(jié)正文的結(jié)構(gòu)由前言、主體、結(jié)尾組成。1、前言。即正文的開頭，一般簡明扼要地概述根本情況，交代背景，點(diǎn)明主旨或說明成績，為主體內(nèi)容的展開做必要的鋪墊。10/24/20231142、主體。這是總結(jié)的核心局部，其內(nèi)容包括做法和體會，成績和問題，經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)等。這一局部要求在全面回憶工作情況的根底上，深刻、透徹地分析取得成績的原因、條件、做法、以及存在問題的根源和教訓(xùn)，揭示工作中帶有規(guī)律性的東西?；貞浺?，分析要透徹。不同類型的總結(jié)，內(nèi)容有所側(cè)重，全面性總結(jié)其主體包括兩個層次，即成績和經(jīng)驗(yàn)，存在的問題和教訓(xùn)。對于一般的工作總結(jié)，重點(diǎn)放在成績和經(jīng)驗(yàn)上。

3、結(jié)尾?？梢愿攀鋈模梢哉f明好經(jīng)驗(yàn)帶來的效果，可以提出今后努力方向或改進(jìn)意見。10/24/2023115〔三〕尾部。包括署名和時間兩項(xiàng)內(nèi)容。如果標(biāo)題中已有署名，這里可不再寫。10/24/2023116文種使用中的常見錯誤〔一〕自制文種

在正式文種之外，隨心所欲，生造公文文種并儼然以正式公文行文。常見的有：“請示報告〞、“工作思路〞、“情況匯報〞等。10/24/2023117〔二〕誤用文種把屬于機(jī)關(guān)其他應(yīng)用文，特別是事務(wù)文書中的文種，誤作為正式公文文種使用的情況。常見的有：把方案類文種“要點(diǎn)〞、“打算〞、“安排〞、“方案〞等作為公文文種直接使用。把屬于總結(jié)類的文種“小結(jié)〞、“總結(jié)〞，以及把屬于規(guī)章制度類的文種“方法〞、“規(guī)程〞、

“實(shí)施細(xì)那么〞等作為正式文種直接使用。

10/24/2023118(三)混用文種不按文種的功能和適用范圍去選用文種，而造成臨近文種相互混用，導(dǎo)致行文關(guān)系不清，行文目的不明，行文性質(zhì)混淆。常見的有：“通知〞與“通告〞、“決議〞與“決定〞、“請示〞與“報告〞、“請示〞與“函〞混用。

10/24/2023119〔四〕濫用文種一些部門單位為了突出本部門單位工作在黨委、政府行文中的地位，代擬文稿的時候總是喜歡用“決定〞文種。“決定〞這種文種，市級以下黨委、政府一般用于加強(qiáng)自身建設(shè)、表彰先進(jìn)、向英雄模范人物學(xué)習(xí)等方面，或者用于關(guān)系經(jīng)濟(jì)社會大局的重要政策性文件，中央、省委文件也極少用“決定〞文種。10/24/2023120三、公文的文體、結(jié)構(gòu)與格式〔一〕公文的文體公文的文體是指公文的表達(dá)方式。屬應(yīng)用文體，但它又不同于一般的應(yīng)用文，具有自身的特殊屬性：1．公文被規(guī)定以現(xiàn)代漢語的書面形式〔即白話文〕作為必須使用的符號系統(tǒng)。2．公文兼用說明、表達(dá)、議論三種表達(dá)方式。10/24/2023121〔二〕公文的結(jié)構(gòu)公文的結(jié)構(gòu)是指公文的組織結(jié)構(gòu)，具有標(biāo)準(zhǔn)性和相對確定性。公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機(jī)關(guān)、印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期等局部組成。10/24/2023122〔三〕公文的格式公文的格式是指組成公文的各局部文字符號在載體〔紙張等〕上排列的規(guī)定。

10/24/2023123

1.公文用紙幅面及版面尺寸公文頁邊與版心

用紙：國際標(biāo)準(zhǔn)A4型紙210mm×297mm天頭〔上白邊〕：37±1mm訂口〔左白邊〕：28±1mm版心：156mm×225mm(不含頁碼)10/24/20231242．公文中圖文的顏色未作特殊說明公文中圖文的顏色均為黑色。3．排版規(guī)格與印制裝訂要求①排版規(guī)格：文字符號從上至下、自左而右依次橫寫橫排。正文用3號仿宋字，一般每面排22行，每行排28個字。②制版要求：版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過1mm。10/24/2023125③印刷要求：雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無斷劃。④裝訂要求：公文應(yīng)左側(cè)裝訂，不掉頁。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷旧舷赂?／4處，允許誤差±4mm。平訂釘鋸與書脊間的距離為3mm～5mm。10/24/2023126四、公文的語言運(yùn)用〔一〕公文語言的特點(diǎn)公文寫作規(guī)定使用語體文。語體文具有通俗易懂、語義確切等優(yōu)點(diǎn)。由于公文具有很強(qiáng)的政治性、政策性和現(xiàn)實(shí)效用性，所以，公文運(yùn)用語言應(yīng)當(dāng)做到準(zhǔn)確、簡明、莊重、得體。10/24/2023127〔二〕常用特定用語：1.開端用語。開端用語是用于表示行文的目的、依據(jù)與原因的。如：為、為了、關(guān)于、由于、遵照、依照、根據(jù)、依據(jù)、茲有、茲因、茲定于、茲將、茲介紹等。2.引敘用語。引敘用語是在引敘來問〔電〕時使用的。如：現(xiàn)接、近接、前接、欣悉、近悉、敬悉、據(jù)報、據(jù)查、據(jù)了解等。3.經(jīng)辦用語。經(jīng)辦用語是用語表示工作辦理的時間及過程的。如：業(yè)經(jīng)、已經(jīng)、復(fù)經(jīng)、一經(jīng)、迭經(jīng)、前經(jīng)、茲經(jīng)、經(jīng)過、通過等。10/24/20231284.稱謂用語。稱謂用語是用以表示不同人稱的。如：我局〔公司、廠、處…〕，你局〔公司、廠、處…〕，貴局〔公司、廠、處…〕，該局〔公司、廠、處…〕等。5.期請用語。期請用語是用來表示請求與期望的，如：擬請、函請、務(wù)請、懇請、希、希望、望、希即等。6.表態(tài)用語。表態(tài)用語是用來對來文說明態(tài)度的。如：同意、照辦、可行、擬同意、不同意、不可、不妥、請核查等。7.綜合用語。綜合用語是對所表達(dá)的情況進(jìn)行綜合時使用的。如：如上所述、綜上所述、上述、總之等。10/24/20231298.過渡用語。過渡用語是在公文的段落之間使用、承上啟下。起過渡作用的。如：為此、據(jù)此、因此、先現(xiàn)函復(fù)如下、現(xiàn)通告如下等。9.謙敬用語。謙敬用語如：恭請、敬請、謹(jǐn)請、惠于、惠贈、惠示、承蒙、承蒙協(xié)助、承蒙惠允、不勝、不勝榮幸、不勝感謝等。10.結(jié)尾用語。結(jié)尾用語如：此令、此布、此告、為要、為盼、請批示、請批復(fù)、特此函告、特此函達(dá)、特此通知、特此通告、特此批復(fù)、請遵照辦理、請認(rèn)真貫徹執(zhí)行，以上意見、如無不妥，請批轉(zhuǎn)各地區(qū)執(zhí)行等。10/24/2023130〔三〕公文語言常見問題1.錯別字。如：〔1〕因粗心大意，將“宏觀〞錯成“客觀〞，“撥款〞錯成“拔款〞，“突擊〞錯成“突出〞……；〔2〕因辨析不準(zhǔn)，將“淡薄〞錯成“淡簿〞，“瀆職〞錯成“贖職〞，“嚴(yán)厲〞錯成“嚴(yán)勵〞。

2.標(biāo)點(diǎn)符號錯誤。常見頓號與逗號混用，逗號與句號混用，方括號與六角括號混用，書名號與引號混用。

10/24/20231313.數(shù)字使用不標(biāo)準(zhǔn)。應(yīng)該用阿拉伯?dāng)?shù)字的用了漢字，如“20世紀(jì)90年代〞錯成“二十世紀(jì)九十年代〞；應(yīng)該用漢字的用了阿拉伯?dāng)?shù)字，如“黨的十七大〞錯成“黨的17大〞。正文中的數(shù)字，局部結(jié)構(gòu)層次數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數(shù)字必須用漢字書寫，其余的應(yīng)當(dāng)使用阿拉伯?dāng)?shù)字。4.隨意簡稱。如將“社會主義精神文明建設(shè)〞簡稱為“社精文建設(shè)〞，“高速公路公司〞簡稱為“高速公司〞。

10/24/20231325.引文標(biāo)注錯誤。未按所引用公文的發(fā)文時間、標(biāo)題的發(fā)文字號的順序引用。如“你單位××〔2006〕×號文件〔關(guān)于×××的請示〕收悉。〞應(yīng)為“你單位關(guān)于×××的請示〔××〔2006〕×號文件〕收悉

6.前后表述不一致。如前面用單位全稱，后面卻用標(biāo)準(zhǔn)性簡稱。10/24/2023133

單一機(jī)關(guān)制發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機(jī)關(guān)名稱，只標(biāo)識成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應(yīng)上距正文2mm～4mm，端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。00001秘密★機(jī)密一年特急安徽省交通廳文件皖交辦〔2006〕1號簽發(fā)人：××————————————————————關(guān)于××××××的請示××：一、××二○○六年一月一日〔聯(lián)系人：×××0551-×××〕補(bǔ)充：印章使用A．單一發(fā)文印章10/24/2023134B．聯(lián)合行文印章有兩種情況：

聯(lián)合行文印章a當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應(yīng)將成文時間拉開，左右各空7字；主辦機(jī)關(guān)印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章之間不相交或相切，相距不超過3mm。10/24/2023135聯(lián)合行文印章b當(dāng)聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章，應(yīng)將各發(fā)文機(jī)關(guān)名稱〔可用簡稱〕排在發(fā)文時間和正文之間。主辦機(jī)關(guān)印章在前，每排最多排3個印章，兩端不得超出版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字標(biāo)識成文時間。10/24/2023136關(guān)于印章的特殊情況說明：當(dāng)公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施加以解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標(biāo)識“此頁無正文〞的方法解決。

10/24/2023137機(jī)關(guān)印章使用中的常見問題：

〔一〕當(dāng)用不用。請示、報告等上行文應(yīng)該用印而未用印。

〔二〕不當(dāng)用印的卻用了印。如印制的有特定版頭的一般普發(fā)性文件和會議紀(jì)要卻用了印。

〔三〕位置不當(dāng)。用印既不壓發(fā)文機(jī)關(guān)也不壓成文日期或只壓其中一個。

〔四〕模糊不清。未及時清洗印章，使印記模糊不清。

10/24/2023138第7節(jié)求職信和個人簡歷的寫作10/24/2023139曾聽說過這樣一個故事：一位青年去參加招聘面試，當(dāng)他趕到時已經(jīng)有20位求職者排在他的前面，于是他寫了一張紙條，折好，托秘書小組交給老板，老板看后大笑，原來紙條上寫著：“先生：我排在隊(duì)伍的21位，在您看到我之前，請不要作任何決定。〞最后這位青年如愿以償。

這位青年求職的成功從技巧方面講，在于他新穎的創(chuàng)意，喚起了主考官的特別注意。能否引起招聘考官的注意，是走向成功的第一步，這一點(diǎn)對寫求職信尤為重要，一些看似不經(jīng)意的問題，有時卻能起到意想不到的作用。

10/24/2023140一、求職信的寫作〔一〕求職信的禮儀要求1、稱呼要準(zhǔn)確、得體2、問候要真誠3、內(nèi)容要清楚4、包裝要適度10/24/2023141〔二〕求職信的根本結(jié)構(gòu)求職信文字一定要簡潔，字?jǐn)?shù)最好不要超過1000字，它一般由幾局部組成：

1〕你所申請的職位和招聘信息來源；

2〕表述你對該職位產(chǎn)生濃厚興趣，并說明這種興趣與你的理想追求或?qū)ｉL有關(guān)；

3〕與申請職位有關(guān)的資歷和經(jīng)驗(yàn)和成績都是非常重要的證明材料，說明你適合這個職位的原因；

4〕表示如能得償所愿，自信必能勝任此項(xiàng)工作；

5〕提醒收信人留意你附呈的個人簡歷，并請求對方作進(jìn)一步回應(yīng)，如及早答復(fù)、予以安排面試等。

10/24/2023142〔三〕求職信撰寫的本卷須知1、格式標(biāo)準(zhǔn)，言簡意賅2、富于個性，針對性強(qiáng)3、樸實(shí)誠懇，以情動人4、傳遞有效信息，爭取面試時機(jī)10/24/2023143〔四〕求職信撰寫中常見的問題：1、沒有注明求職職位2、撰寫中過于浮夸3、表述時過分謙虛4、在文字、排版、格式上的錯誤5、對薪水隨意開價10/24/2023144〔五〕求職信的第一句話求職信的第一句話是最重要的，也是最難寫的。其實(shí)有許多可取的寫法，你可以說明是從什么渠道得知公司招聘信息，也可以表達(dá)自己最有利的條件，不過最不穩(wěn)妥的方法是參照廣告的內(nèi)容作自我介紹。第一句話〔不包括稱呼〕的作用有二：一是吸引對方閱讀你的信件；二是引導(dǎo)對方自然而然地進(jìn)入你所突出的正題而不感到突然。

歸納起來，求職信的第一句話有以下幾種形式：

1〕概述式。用一句話概括你具備的最重要的求職資格和工作能力。

2〕提名式。提及一為建議你到用人單位求職且為用人單位所熟悉和尊崇的人〔記住連名帶寫上，后面可稱呼其職銜或官銜，也可以稱“先生〞或“女士〞〕。

3〕提問式。針對用人單位的需求和目標(biāo)，提出一個設(shè)問，然后表示你真誠希望自己能夠幫助他們實(shí)現(xiàn)目標(biāo)。

4〕贊揚(yáng)式。贊揚(yáng)用人單位近期取得的顯著成就或發(fā)生的明顯變化，然后表示渴望為其效力。但記住語氣不要過度熱情。

5〕應(yīng)征式。說明你通過什么途徑看到用人單位的招聘廣告，并肯定自己的條件根本滿足廣告提出的要求。

6〕獨(dú)創(chuàng)式。用一個新奇的、能表現(xiàn)你在某些方面才華的句子開頭，但申請的職位必須是那種需要豐富想像力的類型，如廣告文案、平面設(shè)計(jì)、裝潢設(shè)計(jì)等。

10/24/2023145求職信中應(yīng)注意的幾點(diǎn)

1〕一些跨國公司或港澳臺公司，通常會要求應(yīng)聘者遞交英文求職信和個人簡歷。不過，即使沒有明確規(guī)定為了引起對方的注意和重視，最好用英文〔或其它外文〕信件提出對某些職位的申請，往往會比單純寫中文求職信效果更好。所有的英文求職信都應(yīng)用電腦打印。

2〕求職信的第一句話應(yīng)該開門見山，讓對方盡快知道它的內(nèi)容。

3〕段落要短，句子不宜很長，長的段落更易令人生厭。

4〕段落可以加小標(biāo)題，或是編上序號，使求職信條理清楚，層次清晰。

5〕求職信的語氣應(yīng)不卑不亢，不能過分客氣，也要力求防止無意中傷害他人的尊嚴(yán)。

6〕盡量防止用專業(yè)術(shù)語或俚語、諺語或典故、地方方言，否那么在信息傳遞上可能會出現(xiàn)周折，甚至引起誤會。

7〕求職信不應(yīng)有錯別字，不要使用涂改液或橡皮擦，紙張不要沾上污跡，以示對人的尊重。

8〕最后別忘記簽上你的名字。英文信件中本人的親筆簽名，應(yīng)在打印機(jī)打印的姓名拼音的上面。

10/24/2023146XX經(jīng)理：

您好！

我寫此信應(yīng)聘貴公司招聘的經(jīng)理助理職位。我很快樂地在招聘網(wǎng)站得知你們的招聘廣告，并一直期望能有時機(jī)加盟貴公司。兩年前我畢業(yè)于首都經(jīng)濟(jì)貿(mào)易大學(xué)國際貿(mào)易專業(yè)，在校期間學(xué)到了許多專業(yè)知識，如國際貿(mào)易，國際貿(mào)易實(shí)務(wù)，國際商務(wù)談判，國際貿(mào)易法，外經(jīng)貿(mào)英語等課程。畢業(yè)后，就職于一家外貿(mào)公司，從事市場助理工作，主要是協(xié)助經(jīng)理制定工作方案、一些外聯(lián)工作、以及文件、檔案的管理工作。本人具備一定的管理和籌劃能力，熟悉各種辦公軟件的操作，英語熟練，略懂日語。我深信可以勝任貴公司經(jīng)理助理之職。個人簡歷及相關(guān)材料一并附上，希望您能感到我是該職位的有力競爭者，并希望能盡快收到面試通知，我的聯(lián)系：139********感謝您閱讀此信并考慮我的應(yīng)聘要求！

此致敬禮！

您真誠的朋友：

XXXX年X月X月求職信例如10/24/2023147應(yīng)屆生求職信例如尊敬的XX公司領(lǐng)導(dǎo)：您好！衷心的感謝您在百忙之中翻閱我的這份材料，并祝愿貴單位事業(yè)欣欣向榮，蒸蒸日上！我是北京人文大學(xué)法學(xué)院法律專業(yè)08屆畢業(yè)生*****。自從進(jìn)入大學(xué)之后，高考后的輕松、獲知被錄取的喜悅隨風(fēng)而逝，因?yàn)橐磺幸獜男麻_始，重新努力拼搏，為下一個挑戰(zhàn)的勝利積蓄力量。大學(xué)四年讓我在思想、知識、心理、生長都迅速的成熟起來。人文大學(xué)濃厚的學(xué)習(xí)氣氛，在這厚重的學(xué)習(xí)氣氛中，我成為了一名綜合型人才。時光流逝，我懷著我的夢想離開母校，踏上即將走上工作崗位的征程。我會以“嚴(yán)〞字當(dāng)頭，在學(xué)習(xí)上勤奮嚴(yán)謹(jǐn)，對課堂知識不懂就問，力求深刻理解。在掌握了本專業(yè)知識的根底上，不忘拓展自己的知識面，對課外知識也有比較廣泛的涉獵。我還很重視英語的學(xué)習(xí)，不斷努力擴(kuò)大詞匯量，英語交際能力也有了長足的進(jìn)步。同時，為了全面提升個人素質(zhì)，我積極參加各種活動，這些經(jīng)歷使我認(rèn)識到團(tuán)結(jié)合作的重要性，也學(xué)到了很多社交方面的知識，增加了閱歷，相信這對我今后投身社會將起重要作用。我是一名應(yīng)屆生?，F(xiàn)在，我以滿腔的熱情，準(zhǔn)備投身到現(xiàn)實(shí)社會這個大熔爐中，雖然存在很多艱難困苦，但我堅(jiān)信，大學(xué)生活給我的精神財(cái)富能夠使我戰(zhàn)勝它們?！伴L風(fēng)破浪會有時，直掛云帆濟(jì)滄海〞，希望貴公司能給我一個開展的平臺，我會好好珍惜它，并全力以赴，為實(shí)現(xiàn)自己的人生價值而奮斗，為貴公司的開展奉獻(xiàn)力量。

此致

敬禮10/24/2023148二、個人簡歷的制作完美的簡歷就是能到達(dá)面試這一目標(biāo)的簡歷，僅此而已。當(dāng)簡歷能使你的大名被收入面試候選人的名單時，就已大功告成。－－－摘自網(wǎng)絡(luò)10/24/202314910/24/2023寫作技能150簡歷的寫作

﹡真實(shí)

﹡全面

﹡簡練

精彩簡歷的七大要點(diǎn)﹡重點(diǎn)突出﹡語言準(zhǔn)確﹡版面美觀﹡評價客觀10/24/202315010/24/2023寫作技能151簡歷的內(nèi)容﹡姓名、地址、﹡事業(yè)開展目標(biāo)〔2－3行〕﹡教育程度﹡獎勵和榮譽(yù)﹡經(jīng)歷﹡參加的活動﹡證明人10/24/202315110/24/2023寫作技能152簡歷的種類﹡時間式簡歷

—倒敘﹡技能式簡歷

—教育和經(jīng)歷與現(xiàn)所申請的工作無聯(lián)系

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