基于數(shù)據(jù)庫的檔案查詢系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

1檔案信息管理的模式化隨著國際郵局業(yè)務(wù)的擴(kuò)展，郵局文件部門管理的文件數(shù)據(jù)量不再很大，有限的空間和存儲(chǔ)設(shè)備無法滿足需求。文件經(jīng)理按照手工方法完成了大量復(fù)雜的文件的文件、搜索、統(tǒng)計(jì)和倉庫管理，這也越來越復(fù)雜。檔案信息管理必定由傳統(tǒng)的手工操作方式逐步向以計(jì)算機(jī)為中心的自動(dòng)化、機(jī)械化方向發(fā)展。該文所介紹的系統(tǒng)采用光盤存儲(chǔ)技術(shù)及相應(yīng)的計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)來對(duì)檔案進(jìn)行壓縮存儲(chǔ)，并利用網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)對(duì)檔案進(jìn)行歸類、統(tǒng)計(jì)、檢索和輸出，從而提高管理人員的工作效率，節(jié)省存儲(chǔ)空間。2開發(fā)檔案查詢系統(tǒng)，滿足國際業(yè)務(wù)管理部門的需求。據(jù)專業(yè)特性,國際北京國際郵電局檔案科是一個(gè)專門處理國際郵政業(yè)務(wù)檔案和國際查單、國際驗(yàn)單、國際帳務(wù)的業(yè)務(wù)職能管理部門。國際郵政業(yè)務(wù)檔案管理工作的特點(diǎn)是檔案科目繁雜、檔案規(guī)格不一致、國際業(yè)務(wù)檔案處理手續(xù)復(fù)雜，而且國際郵政的進(jìn)口科和出口科已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了計(jì)算機(jī)管理。所以開發(fā)一套針對(duì)郵局檔案科的檔案管理查詢系統(tǒng)勢(shì)在必行。系統(tǒng)主要功能需求如下：(1）計(jì)算機(jī)常用的平均標(biāo)注和標(biāo)注對(duì)各種類型、規(guī)格、紙質(zhì)的單式，都能清晰完整地掃描到計(jì)算機(jī)中，并進(jìn)行批注和備注。單式的關(guān)鍵字既要方便查詢，又要盡量減少手工錄入量。將生產(chǎn)科已有的封發(fā)和開拆數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換到系統(tǒng)中，不用操作人員再進(jìn)行掃描錄入。(2）處理要求各種業(yè)務(wù)單式都能進(jìn)行排序、歸類和存檔。對(duì)于清單總包號(hào)不連續(xù)情況，自動(dòng)打印驗(yàn)單和信封。管理發(fā)驗(yàn)過程。(3）要求調(diào)查不同的單式按照不同的關(guān)鍵字進(jìn)行模糊查詢，例如一段時(shí)間范圍和一段順序號(hào)范圍?？梢耘看蛴≥敵霾樵兘Y(jié)果。(4）統(tǒng)計(jì)要求統(tǒng)計(jì)各個(gè)工作人員的工作量、檔案量、各種清單單式的空袋數(shù)、重量和袋數(shù)。(5）備份和拆卸要求每隔一段時(shí)間對(duì)檔案進(jìn)行備份，隨機(jī)選擇銷毀檔案。3統(tǒng)一的規(guī)范化設(shè)計(jì)該系統(tǒng)是一個(gè)集硬件和軟件于一體的完整應(yīng)用系統(tǒng)。在設(shè)計(jì)該系統(tǒng)時(shí)，本著統(tǒng)一、規(guī)范化的原則，實(shí)現(xiàn)硬件資源的相互適配和充分利用，在設(shè)計(jì)軟件結(jié)構(gòu)時(shí)又充分考慮硬件的性能，實(shí)現(xiàn)軟件結(jié)構(gòu)的模塊化和可重構(gòu)性。3.1文件服務(wù)器關(guān)聯(lián)查詢?cè)谠撓到y(tǒng)中，首先將業(yè)務(wù)單式掃描錄入到計(jì)算機(jī)，其中關(guān)鍵數(shù)據(jù)保存在數(shù)據(jù)庫中，圖像文件保存到文件服務(wù)器中。然后，對(duì)數(shù)據(jù)庫中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行排序、統(tǒng)計(jì)。查詢時(shí)，分別顯示關(guān)鍵數(shù)據(jù)和圖像，可對(duì)查詢的關(guān)鍵數(shù)據(jù)進(jìn)行備注，對(duì)圖像進(jìn)行批注，可批量打印輸出關(guān)鍵數(shù)據(jù)和圖像文件。圖1詳細(xì)描述了對(duì)數(shù)據(jù)和圖像的處理過程。3.2核心和存儲(chǔ)單式圖像文件的管理功能該系統(tǒng)從三個(gè)方面來保證這些單式的安全：數(shù)據(jù)庫的安全性，圖像文件的安全性，用戶權(quán)限的安全性。數(shù)據(jù)服務(wù)器使用的操作系統(tǒng)為NTServer4.0，數(shù)據(jù)庫的訪問權(quán)限和NT用戶的權(quán)限結(jié)合起來，只有用數(shù)據(jù)庫用戶的帳號(hào)和密碼登錄的NT用戶才能管理數(shù)據(jù)庫，用戶對(duì)于不同的表具有不同級(jí)別的權(quán)限。文件服務(wù)器對(duì)于每一個(gè)存儲(chǔ)單式圖像文件的目錄開啟一個(gè)FTP服務(wù)，數(shù)據(jù)庫中記錄了不同單式對(duì)應(yīng)的訪問端口號(hào)。每個(gè)工作人員都有一定的工作職能，所以每個(gè)用戶也就具有完成這些工作職能的子系統(tǒng)的權(quán)限。用戶在進(jìn)入系統(tǒng)前，需要進(jìn)行身份認(rèn)證。3.3基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表的實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)庫類型為SQLServer7.0。數(shù)據(jù)庫的表分為三種類型：系統(tǒng)表，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)表，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)表。系統(tǒng)表記錄了系統(tǒng)的整體信息，包括用戶信息、系統(tǒng)日志、文件服務(wù)器信息、FTP端口和訪問信息、單式掃描錄入日志、所有已有單式和自定義單式信息等?；A(chǔ)數(shù)據(jù)表記錄著進(jìn)口、出口、國內(nèi)、國際郵局和國家的代碼、長(zhǎng)名、短名、中文名等信息。從而保證數(shù)據(jù)的一致性，并且減少用戶手工錄入的字符數(shù)量。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)表的結(jié)構(gòu)一般都由三部分構(gòu)成：第一個(gè)域都是SQLServer7.0支持的自動(dòng)加1標(biāo)識(shí)域（Identity)；中間部分為各種單式的關(guān)鍵數(shù)據(jù)項(xiàng)，不同的單式關(guān)鍵數(shù)據(jù)項(xiàng)可能不同；最后兩個(gè)域?yàn)樵摋l記錄關(guān)鍵數(shù)據(jù)對(duì)應(yīng)的單式圖像文件名和保存這條記錄的時(shí)間。3.4函件清單圖像文件單式的圖像文件存儲(chǔ)在文件服務(wù)器上。FTP端口號(hào)的下一級(jí)目錄為單式編號(hào)，單式編號(hào)的下級(jí)目錄為年份，年份目錄下便是該年度錄入的所有該單式的圖像文件。例如2001年的國內(nèi)函件清單圖像的存儲(chǔ)目錄為：/1＿2＿1/2001/。圖像文件的命名方式為：?jiǎn)问骄幪?hào)+隔開符+年份（4位）+隔開符+順序號(hào)+隔開符+整數(shù)，其中：隔開符為“-”；原始圖像的整數(shù)部分為0，批注圖像的整數(shù)部分為1；順序號(hào)為連續(xù)增加的整數(shù)，每次增加1，每年重新從1開始排號(hào)。例如，2001年的第300張國內(nèi)函件清單的原始圖像的文件名為1＿2＿1-2001-300-0.tif。4系統(tǒng)的硬件組成該系統(tǒng)在檔案科局域網(wǎng)內(nèi)運(yùn)行，采用C/S體系結(jié)構(gòu)，它要求至少一臺(tái)服務(wù)器和多臺(tái)PC機(jī)，服務(wù)器包括數(shù)據(jù)庫服務(wù)器和圖像文件存儲(chǔ)服務(wù)器，以下簡(jiǎn)稱數(shù)據(jù)服務(wù)器和文件服務(wù)器。工作人員可以在任何一臺(tái)PC機(jī)上利用不同的子系統(tǒng)處理各自的業(yè)務(wù)。圖2描繪了系統(tǒng)的硬件結(jié)構(gòu)組成。其中，存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)該具有海量的容量、穩(wěn)定的性能以及高度的安全性，高速掃描儀要求自動(dòng)進(jìn)紙、雙面掃描，平板掃描儀用于掃描破損情況嚴(yán)重的單式。5軟件功能該系統(tǒng)分為系統(tǒng)設(shè)置、數(shù)據(jù)錄入、檔案管理、檔案查詢、國際驗(yàn)單五個(gè)子系統(tǒng)。5.1單式類型跨境服務(wù)器該子系統(tǒng)主要完成系統(tǒng)的管理和維護(hù)工作，包括管理單式類型模版、修改文件服務(wù)器FTP訪問密碼和端口號(hào)、管理系統(tǒng)用戶和系統(tǒng)日志、統(tǒng)計(jì)用戶工作量、對(duì)單式數(shù)據(jù)和圖像文件進(jìn)行光盤備份、恢復(fù)、銷毀等。5.2業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫模塊該子系統(tǒng)首先啟動(dòng)掃描儀掃描紙單式，得到電子圖像文件，然后讓用戶手工逐條鍵入關(guān)鍵數(shù)據(jù)，最后將關(guān)鍵數(shù)據(jù)保存到相應(yīng)的單式業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫中，將圖像文件上傳到圖像文件服務(wù)器中。另外，因?yàn)橛脩舻妮斎胗锌赡艹霈F(xiàn)錯(cuò)誤，還需為用戶提供修改錄入的關(guān)鍵數(shù)據(jù)的功能。該子系統(tǒng)的處理過程如圖3所示。由于該子系統(tǒng)涉及的用戶工作量也是檔案管理查詢系統(tǒng)的最主要工作量，所以設(shè)計(jì)和實(shí)現(xiàn)這個(gè)子系統(tǒng)時(shí)，盡可能地切合檔案科工作人員的工作習(xí)慣，提供一些輔助功能，提高他們的輸入速度，其中典型的有以下三個(gè)功能：(1）關(guān)鍵數(shù)據(jù)的生成界面左邊是以表格形式顯示的本次需要錄入的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，界面右邊是表格中當(dāng)前選中記錄對(duì)應(yīng)的圖像文件，系統(tǒng)將圖像文件放大、定位在該圖像的關(guān)鍵部分，例如清單總包號(hào)。(2）系統(tǒng)臨時(shí)保存功能不高，可與作用實(shí)體相關(guān)因?yàn)橛脩艚?jīng)常在掃描上千張單式后再進(jìn)行錄入，而錄入上千條關(guān)鍵數(shù)據(jù)需要較長(zhǎng)時(shí)間，所以系統(tǒng)提供了臨時(shí)保存的功能，用戶可以在臨時(shí)保存后，下次再登錄該子系統(tǒng)接著錄入。(3）部分單式的運(yùn)行因?yàn)橛脩粲袝r(shí)還需對(duì)某些單式再進(jìn)行確認(rèn)，只想保存部分單式，所以系統(tǒng)提供了部分保存的功能，用戶可以任意選擇進(jìn)行保存的單式，系統(tǒng)只保存選中的單式，而將未選中的進(jìn)行臨時(shí)保存，等待用戶下次錄入。5.3國內(nèi)驗(yàn)單的功能該子系統(tǒng)主要完成清單歸檔、國內(nèi)驗(yàn)單、國際帳務(wù)統(tǒng)計(jì)的功能。清單歸檔是指檢查一段時(shí)間內(nèi)，每套總包號(hào)的各種國際、國內(nèi)清單是否發(fā)生重號(hào)或缺號(hào)等不連續(xù)情況，并記錄錯(cuò)誤信息。國內(nèi)驗(yàn)單的功能是對(duì)國內(nèi)清單歸檔生成的重號(hào)或缺號(hào)等錯(cuò)誤信息進(jìn)行發(fā)驗(yàn)，打印國內(nèi)驗(yàn)單和發(fā)往驗(yàn)單涉及郵局的信封，并定期重發(fā)沒有收到回執(zhí)的驗(yàn)單和信封，還提供用戶自定義驗(yàn)單內(nèi)容的發(fā)驗(yàn)功能。國際帳務(wù)統(tǒng)計(jì)的功能是統(tǒng)計(jì)并輸出一段時(shí)期內(nèi)各種國際清單、各個(gè)國際互換局的空袋數(shù)、袋數(shù)、重量和。5.4國際身份驗(yàn)證體系該子系統(tǒng)的功能主要是管理對(duì)國際清單歸檔生成的重號(hào)或缺號(hào)等錯(cuò)誤信息，定期批量重發(fā)通過掃描錄入的、沒有收到回執(zhí)的國際驗(yàn)單和記錄單。5.5查詢單式的結(jié)果該子系統(tǒng)的功能主要是查詢單式的關(guān)鍵數(shù)據(jù)和圖像，并對(duì)查詢結(jié)果進(jìn)行處理。圖4體現(xiàn)了檔案查詢的全過程。用戶首先確定單式的查詢條件，如寄發(fā)時(shí)間范圍、總包號(hào)范圍、運(yùn)輸方式等，從業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)表中查詢單式的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，從文件服務(wù)器中下載單式圖像，系統(tǒng)以列表形式顯示所有記錄的關(guān)鍵數(shù)據(jù)。對(duì)查詢結(jié)果的處理包括批量打印、備注、批注。備注內(nèi)容保存在數(shù)據(jù)庫中，批注則是直接修改圖像，批注后的圖像和原始單式圖像作為兩個(gè)不同