期貨公司檔案管理制度第一章總則第一條為了加強(qiáng)期貨公司的檔案管理，維護(hù)檔案的完整與安全，有效保護(hù)和利用檔案，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《關(guān)于加強(qiáng)期貨經(jīng)紀(jì)公司內(nèi)部控制的指導(dǎo)原則》，制定本制度。第二條本制度所稱檔案是指公司各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、憑證、聲像、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)介質(zhì)等不同形式的歷史記錄。第三條公司檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一的管理原則，確保各類檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全和有效利用。第二章檔案機(jī)構(gòu)及職責(zé)第四條公司根據(jù)檔案工作需要，建立與之相適應(yīng)的檔案管理機(jī)構(gòu)，配備兼職檔案管理人員。第五條檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、整理、保管本公司的檔案，對(duì)本公司的檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。第六條檔案管理人員應(yīng)當(dāng)認(rèn)真學(xué)習(xí)貫徹《中華人民共和國檔案法》，忠于職守，遵守紀(jì)律，保守秘密；應(yīng)當(dāng)了解熟悉本行業(yè)經(jīng)營與管理基本知識(shí)，具備檔案管理專業(yè)知識(shí)、技能，勝任檔案全過程管理工作。第三章歸檔范圍第七條凡是上級(jí)機(jī)關(guān)印發(fā)的有關(guān)文件、批件和反映本公司工作活動(dòng)，具有查考價(jià)值的文件和材料，均屬歸檔范圍。第八條公司和營業(yè)部在業(yè)務(wù)中形成的文件資料，歸檔范圍主要包括：（一）應(yīng)當(dāng)完整保存的客戶開戶申請表、期貨交易風(fēng)險(xiǎn)說明書、期貨經(jīng)紀(jì)合同、協(xié)議、法定代表人簽署的有關(guān)批準(zhǔn)文件等客戶開戶資料；（二）應(yīng)當(dāng)完整保存的有關(guān)客戶的交易、結(jié)算、保證金、交割等方面的材料；（三）應(yīng)當(dāng)保存的錯(cuò)單記錄及處理錯(cuò)單的情況材料；（四）應(yīng)當(dāng)保存的能夠證明交易指令內(nèi)容的書面、電話、計(jì)算機(jī)或中國證監(jiān)會(huì)規(guī)定的其他方式下達(dá)交易指令的記錄；（五）應(yīng)當(dāng)保存的交易所交易、結(jié)算、交割的有關(guān)文件、規(guī)定、報(bào)表等資料；（六）應(yīng)當(dāng)保存的客戶投訴、業(yè)務(wù)糾紛及處理結(jié)果材料；（七）應(yīng)當(dāng)保存的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)在各種介質(zhì)上的備份。第九條公司在經(jīng)營管理中形成的文件資料，歸檔范圍主要包括：（一）公司設(shè)立和變更的申請、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料(包括公司章程及投資各方簽訂的合同)；（二）股東會(huì)、董事會(huì)及管理機(jī)構(gòu)形成的文件；（三）財(cái)務(wù)、會(huì)計(jì)及其管理方面的文件材料；（四）人事管理、勞動(dòng)工資、職工教育、培訓(xùn)等文件材料；（五）經(jīng)營決策、經(jīng)營責(zé)任制、經(jīng)營管理方面的文件材料；（六）行政事務(wù)、法律事務(wù)、處理糾紛、廣告宣傳、外事活動(dòng)等方面的文件材料；（七）儀器設(shè)備、基建等方面的文件材料；（八）信息咨詢方面的文件材料；（九）黨群組織在工作中形成的文件材料；（十）其它具有利用和保存價(jià)值的文件材料。第四章檔案的管理第十條歸檔的文件材料必須完整；必須準(zhǔn)確地反映經(jīng)營管理等各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過程；必須層次分明，符合其形成規(guī)律。第十一條公司經(jīng)營活動(dòng)與管理工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業(yè)務(wù)與工作范圍，指定有關(guān)人員負(fù)責(zé)積累、整理后歸檔，任何個(gè)人不準(zhǔn)隨意留存或據(jù)為已有。第十二條有關(guān)部門對(duì)于應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須及時(shí)或每個(gè)季度清理一次，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案管理人員移交。交易方面的原始憑證記錄材料必須按月歸檔。接收檔案必須認(rèn)真驗(yàn)收，辦理交接手續(xù)。第十三條當(dāng)年的文件材料要在次年第一季度整理歸檔完畢；跨年度的案件或項(xiàng)目在案件結(jié)案或項(xiàng)目結(jié)束后，及時(shí)立卷歸檔。如有特殊情況，也可以分階段歸檔。第十四條業(yè)務(wù)中形成的指令記錄、交易結(jié)算單、交易月報(bào)等交易記錄和其他業(yè)務(wù)記錄的檔案應(yīng)當(dāng)至少保存二年，但對(duì)有關(guān)期貨交易有爭議的應(yīng)當(dāng)保存至該爭議消除時(shí)為止。管理中形成的文件材料檔案，應(yīng)當(dāng)根據(jù)實(shí)際價(jià)值和文件之間歷史聯(lián)系的原則，按照永久、長期、短期三種期限，進(jìn)行分類編制與科學(xué)保管。第十五條公司應(yīng)當(dāng)配置庫房、檔案柜等必要的設(shè)施保管檔案，確保檔案的安全。第十六條到期和失去保存價(jià)值的檔案應(yīng)當(dāng)進(jìn)行清理、鑒定、造冊，提出銷毀意見，銷毀的檔案必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批，由二人監(jiān)銷，不準(zhǔn)擅自銷毀。密級(jí)文件按有關(guān)規(guī)定和程序處理。第十七條檔案管理要應(yīng)用先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化。第五章檔案的利用第十八條公司應(yīng)當(dāng)建立健全并嚴(yán)格執(zhí)行檔案使用制度，既要發(fā)揮檔案的作用，又要防止失密和泄密。第十九條檔案利用要改進(jìn)服務(wù)方法，提高服務(wù)質(zhì)量，方便檔案查閱、借閱。第二十條借閱檔案要按規(guī)定辦理登記手續(xù)。借閱的檔案必須妥善保管，不得遺失，不得轉(zhuǎn)借、涂改、圈劃、損壞和擅自翻印，如有遺失，要及時(shí)報(bào)告，立即作出處理。第二十一條借閱者借出的檔案用完后應(yīng)及時(shí)和限期歸還，過期不還者必須申明理由辦理續(xù)借手續(xù)。第二十二條檔案管理人員應(yīng)對(duì)借閱檔案到期未還的及時(shí)催還，歸還時(shí)要當(dāng)面驗(yàn)清并及時(shí)放回原處。第六章罰則第二十三條有下列行為之一的，根據(jù)情節(jié)輕重，給予教育、限期改正、行政處分和處罰，造成損失的責(zé)令賠償損失，構(gòu)成犯罪的，依法追究當(dāng)事人的刑事責(zé)任：（一）損毀、丟失或者擅自銷毀檔案的；（二）涂改、偽造檔案的；（三）不按規(guī)定保存期貨交易、結(jié)算、交割等資料檔案的；（四）擅自提供、查閱、抄錄、復(fù)制保密檔案的；（五