深圳市***實(shí)業(yè)有限公司文件名稱(chēng)文件與資料控制程序版本A/0頁(yè)次PAGE5/7文件編號(hào)QP-001文件階層二級(jí)文件生效日期2020-01-10★受控文件，未經(jīng)允許不準(zhǔn)隨意復(fù)印和外傳簽名日期批準(zhǔn)審核編制版次修訂內(nèi)容說(shuō)明修訂人備注1、目的為使質(zhì)量管理體系能有效進(jìn)行，確保體系程序迅速、正確、流通，使用部門(mén)能及時(shí)獲得有效之最新版本文件。2、范圍 與質(zhì)量管理體系相關(guān)的所有文件資料之制作及管理均屬之。3、權(quán)責(zé)3.1文件制訂、修改與廢止之申請(qǐng)：各部門(mén)權(quán)責(zé)人員；3.2文件之審查：相關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人；3.3文件之核準(zhǔn)、頒布：總經(jīng)理或管理者代表3.4文件之分發(fā)、收回、銷(xiāo)毀及管制：行政部文控；3.5文件之使用：各部門(mén)。4、定義4.1系統(tǒng)文件：它是公司的最高法典,是闡明質(zhì)量方針和描述質(zhì)量體系的文件，簡(jiǎn)單地回答做什么?（如：質(zhì)量手冊(cè)）；4.2程序文件：它服從質(zhì)量管理手冊(cè)的規(guī)定，是一系列工作的規(guī)定性文件，簡(jiǎn)單地回答誰(shuí)來(lái)做？4.3工作文件：它是程序運(yùn)作的支援性和補(bǔ)充性文件，是一些具體工作步驟和作業(yè)方法指示，簡(jiǎn)單地回答怎樣做（如操作規(guī)范、管理規(guī)定和檢驗(yàn)規(guī)范等）；4.4表單記錄：它是質(zhì)量管理活動(dòng)結(jié)果的書(shū)面記錄（如檢驗(yàn)記錄、訓(xùn)練記錄等）；4.5外來(lái)文件：非本公司制訂文件，均指與本公司有聯(lián)系或相關(guān)外部轉(zhuǎn)送來(lái)之文件（如客戶(hù)提供的檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，機(jī)械操作說(shuō)明書(shū)、外部標(biāo)準(zhǔn)法規(guī)、國(guó)際性標(biāo)準(zhǔn)等）5、流程圖（見(jiàn)附頁(yè)）6、內(nèi)容6.1文件之制訂、修改、廢止：文件的多少及詳略程度依照各部門(mén)的工作和質(zhì)量管理體系之需要而確定，并應(yīng)評(píng)審所用文件之適應(yīng)性。6.1.1文件之制訂視質(zhì)量管理體系需要及組織職能，擬案后填寫(xiě)《文件(含表單)制訂、修改、廢止申請(qǐng)單》，經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核后，由相關(guān)部門(mén)會(huì)審，以確保其準(zhǔn)確性和適宜性，會(huì)審無(wú)異后在會(huì)審欄簽名.6.1.2文件之修訂6.1.2.1文件若有不合現(xiàn)狀，需修改、制訂者，由提案部門(mén)填寫(xiě)《文件(含表單)制訂、修改、廢止申請(qǐng)單》提出修改原因，并經(jīng)原制訂部門(mén)簽核同意后，送行政部文控修改完成后之文件審查、核準(zhǔn)、頒布、發(fā)行同文件制定作業(yè)；6.1.2.2修改后的文件需及時(shí)修訂其狀態(tài)；6.1.2.3更改后的新制文件在發(fā)放的同時(shí)要收回舊版文件；6.1.2.4作業(yè)文件在修訂發(fā)行后，由文件修訂部門(mén)組織相關(guān)人員培訓(xùn)。必要時(shí)，同步修訂對(duì)應(yīng)文件及稽查表格等，確保修訂信息得到有效貫徹。6.1.3文件之廢止6.1.3.1文件廢止之申請(qǐng)、審查、核準(zhǔn)、頒布作業(yè)同文件修改作業(yè)；6.1.3.2文件廢止后，原文件之編號(hào)應(yīng)列管，不再重復(fù)使用。6.2文件編寫(xiě)格式、文件編號(hào)及版次品質(zhì)：QC采購(gòu)：PR市場(chǎng)：SD品質(zhì)：QC采購(gòu)：PR市場(chǎng)：SD行政：HR生產(chǎn)：MF倉(cāng)庫(kù)：WH文控：DCC工程部：RD物控：PMC總經(jīng)辦：GM質(zhì)量管理體系文件編號(hào)原則：一級(jí)文件：QM-01二級(jí)文件：QP-XXX(流水號(hào))三級(jí)文件：WI-部門(mén)代號(hào)-XXX(流水號(hào))圖紙編號(hào)：客戶(hù)拼音簡(jiǎn)寫(xiě)－流水號(hào)四級(jí)文件：QR-部門(mén)代號(hào)-XX(流水號(hào))外來(lái)文件：WLWJ-XXX（流水號(hào)）6.2.2文件內(nèi)容須依照以下格式進(jìn)行編寫(xiě)：1目的：2范圍：3權(quán)責(zé)：4定義：5流程圖：6內(nèi)容：7相關(guān)文件：8相關(guān)表單：正文內(nèi)容字體為宋體，大小為小四字。6.3文件的核準(zhǔn)、頒布文件編號(hào)完成后，依文件核決權(quán)限要求送總經(jīng)理核準(zhǔn)后頒布，若權(quán)限人不在時(shí)，其代理人簽章必須加簽“代”字。6.4文件分發(fā)、回收作業(yè)6.4.1經(jīng)頒布發(fā)行之文件，由行政部文控保留原案文件并依據(jù)所擬之分發(fā)部門(mén)，影印相應(yīng)份數(shù)加蓋“受控文件”章后發(fā)放給文件所需部門(mén)，并由收文部門(mén)于<文件分發(fā)、收回簽收及銷(xiāo)毀記錄表>上簽收。6.4.2修改及廢止文件，應(yīng)由行政部文控依分發(fā)記錄回收舊版之文件，回收時(shí)應(yīng)注意數(shù)量及內(nèi)容之完整性，并記錄<文件分發(fā)，收回簽收及銷(xiāo)毀記錄表>。6.5文件評(píng)審體系文件及體系要求的適宜性、有效性應(yīng)定期在管理評(píng)審會(huì)議中評(píng)審，必要時(shí)予修訂。6.6文件保存、銷(xiāo)毀作業(yè)6.6.1文件保存6.6.1.1經(jīng)頒布發(fā)行之系統(tǒng)文件、程序文件、工作文件及各式表單記錄之原稿，均由行政部文控列賬保管，標(biāo)示儲(chǔ)存于適宜環(huán)境中。6.6.1.2記錄表單則由各相關(guān)部門(mén)保管，依《記錄控制程序》處理。6.6.1.3各類(lèi)原文件保存期限如下：A、文件：原則上永久保存，但遇及過(guò)期文件太多且明顯無(wú)其效用時(shí)，行政部文控以<內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單>形式列述過(guò)期文件名稱(chēng)、時(shí)間，經(jīng)文件使用部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、管理者代表核準(zhǔn)后由行政部文控統(tǒng)一銷(xiāo)毀；B、圖面：永久保存。市場(chǎng)部在每年12月份確認(rèn)次年不再往來(lái)之客戶(hù)后，以<內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單>形式知會(huì)行政部文控，由行政部文控以收到<內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單>之日起一個(gè)月內(nèi)對(duì)不再往來(lái)之客戶(hù)圖面銷(xiāo)毀。6.6.1.4舊版之文件廢止回收時(shí)，行政部文控及各部門(mén)均需注記回收情形，各部門(mén)不得保存舊版之文件，但行政部文控須對(duì)歷次版本變更之原案予以保存并蓋“參考用”章，明確標(biāo)示，并與有效文件分開(kāi)保存，以防止作廢文件再次使用。參考文件蓋“參考文件”章，發(fā)之現(xiàn)場(chǎng)不做受控。6.6.2文件銷(xiāo)毀作業(yè)自各部門(mén)回收之舊版文件，由行政部文控統(tǒng)一銷(xiāo)毀（行政部文控需保留原案文件），并記錄于<文件分發(fā)、收回、簽收及銷(xiāo)毀記錄表>。6.7暫行文件之發(fā)行6.7.1發(fā)行之時(shí)機(jī)6.7.1.1客戶(hù)暫定之要求；6.7.1.2因急需而暫時(shí)變動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)；6.7.2發(fā)行程式依一般文件發(fā)行程式處理，但于文件上須標(biāo)示“臨時(shí)文件”字樣及有效時(shí)間（不得超過(guò)二個(gè)月），逾期則自動(dòng)失效，不予回收。6.8文件之檔案管理6.8.1現(xiàn)場(chǎng)使用之文件（如指導(dǎo)書(shū)、檢驗(yàn)規(guī)范）應(yīng)有序，并分類(lèi)加以保存于作業(yè)員易取的適宜環(huán)境中，以便于識(shí)別、存取和查閱；6.8.2使用部門(mén)不得影印正式文件，不得在受控文件上隨意涂改及私自外借，以確保文件的清晰、整潔、完好；6.8.3非現(xiàn)場(chǎng)使用之文件須由各使用部門(mén)指派專(zhuān)人集中存放管理；6.8.4使用部門(mén)保管管制文件的負(fù)責(zé)人若有離職，須向行政部文控列印清單，核對(duì)文件齊全與否？（自動(dòng)離職者，必須當(dāng)天或次日點(diǎn)收，并將核對(duì)結(jié)果知會(huì)行政部文控，否則逾期后才發(fā)現(xiàn)有遺失之文件由接管部門(mén)負(fù)責(zé)人承擔(dān)；6.8.5文件閱看后要及時(shí)放回原處，他人借閱需借閱手續(xù)應(yīng)填寫(xiě)<文件借用單>，避免文件丟失或去向不明；6.8.6行政部文控將頒布發(fā)行文件之最新版次在<文件檔案目錄>中予以更新、記錄以便各使用部門(mén)前來(lái)核對(duì)其使用的是否為最新資料；6.8.7文件如發(fā)現(xiàn)有缺頁(yè)、破損、字跡模糊或分發(fā)數(shù)量不夠時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)<文件復(fù)制申請(qǐng)單>，向行政部文控申請(qǐng)核準(zhǔn)后補(bǔ)發(fā)，不得以影印方式自行處理；6.8.8任何人均不得于正式文件加以標(biāo)記或書(shū)寫(xiě)任何文字、符號(hào)；6.8.9行政部文控需專(zhuān)人管理，文件管理納入內(nèi)部管理稽核項(xiàng)目中，以確保資料之正確使用。6.9外來(lái)文件由接收部門(mén)收到后交至文控加蓋「外來(lái)文件」章并編號(hào)登錄于「外來(lái)文件總清單表」。且在封面蓋上“外來(lái)文件”章，并將受控的外來(lái)文件發(fā)放至對(duì)應(yīng)的接口部門(mén)。如外來(lái)文件不需分發(fā)且僅供參考，行政部文控應(yīng)登記建檔并在封面蓋上“僅供參考”章。7、相關(guān)文件7.1《記錄控制程序》8、相關(guān)表單8.1<文件(含表單)制訂、修改、廢止申請(qǐng)單>8.2<外來(lái)文件清單>8.3<文件檔案目錄表>8.4<文件分發(fā)、收回記錄