第文件及檔案管理制度（6篇）

文件及檔案管理制度（精選6篇）

文件及檔案管理制度篇1

1目的

為規(guī)范安全管理體系文件的管理，對(duì)包括職業(yè)健康安全在內(nèi)的管理體系運(yùn)行中使用的各類文件實(shí)施有效控制，以確保各過(guò)程、環(huán)節(jié)/場(chǎng)所使用的文件具有統(tǒng)一性、完整性、正確性和有效性，與體系運(yùn)行相關(guān)的部門均使用有效的現(xiàn)行版本文件，防止誤用作廢文件。

對(duì)安全記錄檔案進(jìn)行有效控制，以證實(shí)符合規(guī)定要求，為安全管理體系有效運(yùn)行提供客觀證據(jù)，在必要時(shí)實(shí)現(xiàn)可追溯性。

2范圍

本程序包含了文件的編寫、審批、發(fā)放、使用、更改及作廢等子過(guò)程。規(guī)定了各過(guò)程負(fù)責(zé)人的職責(zé)，適用于各過(guò)程管理體系文件的控制。

本程序包括記錄的`填寫、收集、保管、處置等子過(guò)程。適用于公司各部門的綜合管理體系運(yùn)行中形成的所有記錄的控制。

3職責(zé)

3.1各過(guò)程管理部門職責(zé)：

3.1.1負(fù)責(zé)確定所管理的過(guò)程的文件需求。

3.1.2負(fù)責(zé)對(duì)所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫。

3.1.3負(fù)責(zé)過(guò)程管理文件的（程序、規(guī)定、制度、表格）組織編制。

3.1.4負(fù)責(zé)嚴(yán)格執(zhí)行過(guò)程管理文件的規(guī)定，并按規(guī)定的表格做好相應(yīng)的記錄。

3.1.5負(fù)責(zé)文件更改內(nèi)容等。

3.2生產(chǎn)部職責(zé)：

3.2.1負(fù)責(zé)管理手冊(cè)的編制。

3.2.2負(fù)責(zé)體系的認(rèn)證和日常維護(hù)管理工作。

3.3各部門負(fù)責(zé)本部門各過(guò)程文件的編制、評(píng)審和批準(zhǔn)。

3.4各部門負(fù)責(zé)本部門記錄的建立與管理。

4程序內(nèi)容

4.1確定文件種類

4.1.1為便于文件管理，根據(jù)不同的管理方式將綜合管理體系文件分為外來(lái)文件、綜合管理體系文件。

4.1.2外來(lái)文件：外來(lái)文件系指國(guó)家、地方政府部門發(fā)布的法律、法規(guī)、條例和標(biāo)準(zhǔn)（見(jiàn)法律法規(guī)的識(shí)別與評(píng)價(jià)程序）；上級(jí)部門下發(fā)的通知、要求、規(guī)定和辦法；相關(guān)方的期望和要求。

4.1.3綜合管理體系文件

a.方針、目標(biāo)和指標(biāo)；

b.實(shí)現(xiàn)方針、目標(biāo)和指標(biāo)的策劃；

c.控制各業(yè)務(wù)過(guò)程的程序、規(guī)定、指導(dǎo)書(shū)、表格。

4.1.4資料和記錄

相關(guān)的資料包括但不限于：

a.各類分析/評(píng)價(jià)/統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)；

b.特種設(shè)備（如壓力容器等）及其附件的安全技術(shù)監(jiān)察（檢測(cè)）資料；

c.建設(shè)（工程）項(xiàng)目可行性研究報(bào)告、HSE預(yù)評(píng)價(jià)報(bào)告、設(shè)計(jì)方案和圖紙、HSE專篇、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)審查結(jié)論和批復(fù)意見(jiàn)；

d.各類檢查、教育培訓(xùn)、演習(xí)及其他活動(dòng)記錄；

e.專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)、環(huán)境因素識(shí)別及環(huán)境影響評(píng)價(jià)報(bào)告；

f.化學(xué)危險(xiǎn)品安全標(biāo)簽、安全技術(shù)說(shuō)明書(shū)、儲(chǔ)存、使用防護(hù)指南；

g.?；窇?yīng)建立一欄三卡（職業(yè)危害公告欄、毒物周知卡、安全操作卡、異常工況處置卡）

h.設(shè)施的設(shè)計(jì)、運(yùn)行技術(shù)資料；

i.供應(yīng)商和承包商檔案；

j.作業(yè)許可證等；

k.其他資料。

4.2提出文件的編制和修改需求

4.2.1公司所有人員都有提出編制和修改文件的權(quán)利，但是必須向過(guò)程負(fù)責(zé)人提出申請(qǐng)。

4.2.2過(guò)程負(fù)責(zé)人確定所管理的過(guò)程的文件需求。

4.3指定編寫人

4.3.1如需要編制或修改，對(duì)所需的文件進(jìn)行策劃并安排專人編寫。

文件及檔案管理制度篇2

1.目的

為進(jìn)一步規(guī)范公司安全文件、檔案管理工作，有效地保障安全生產(chǎn)管理工作的順利進(jìn)行。根據(jù)《中華人民共和國(guó)安全生產(chǎn)法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》及有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際，制定本制度。

2.適用范圍

適用于本公司安全文件、檔案管理

本制度所稱安全文件、檔案是指在安全生產(chǎn)管理活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)及企業(yè)安全生產(chǎn)具有保存和利用價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

3.管理體制與職責(zé)

3.1公司的安全生產(chǎn)直接責(zé)任人負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，指定一位檔案管理員，負(fù)責(zé)檔案日常管理工作。

3.2安全生產(chǎn)檔案管理員應(yīng)具有安全生產(chǎn)及檔案專業(yè)知識(shí)，集中統(tǒng)一管理本公司安全生產(chǎn)檔案，對(duì)各部門、車間的安全生產(chǎn)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)。

3.3安全生產(chǎn)管理檔案員職責(zé)

(1)凡是企業(yè)生產(chǎn)及業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的有保存價(jià)值的與安全關(guān)聯(lián)性文件材料都應(yīng)按規(guī)定收集齊全，整理歸檔。

(2)建立健全安全生產(chǎn)檔案管理責(zé)任制和規(guī)章制度。

(3)安全生產(chǎn)檔案管理員應(yīng)忠于職守，認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)法律、法規(guī)和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，協(xié)助各職能部門、車間對(duì)收集的安全關(guān)聯(lián)歸檔材料的完整程度、準(zhǔn)確性以及保存價(jià)值進(jìn)行審核。

(4)公司辦公室負(fù)責(zé)收集公司領(lǐng)導(dǎo)在企業(yè)安全管理和參加重大安全生產(chǎn)活動(dòng)中形成的材料。

4.檔案的范圍、收集與移交

4.1安全生產(chǎn)檔案范圍包括以下內(nèi)容：

1)基礎(chǔ)檔案

(1)企業(yè)基本情況；

(2)廠區(qū)平面布置圖；

(3)主要管理人員登記表；

(4)企業(yè)證照文書(shū)；

(5)危險(xiǎn)化學(xué)品登記證；

(6)職業(yè)危害申報(bào)表及申報(bào)回執(zhí)單；

(7)應(yīng)急預(yù)案?jìng)浒富貓?zhí)單；

(8)重點(diǎn)部位、關(guān)鍵裝置和危險(xiǎn)崗位一覽表；

(10)特種設(shè)備登記表；

(11)特種作業(yè)人員登記表(附操作證復(fù)印件)。

2)組織機(jī)構(gòu)

(1)安全生產(chǎn)組織架構(gòu)圖；

(2)關(guān)于成立安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組的通知；

(3)關(guān)于任命安全生產(chǎn)管理人員的決定；

(4)關(guān)于印發(fā)安全生產(chǎn)職責(zé)和安全管理制度的通知。

(5)其他與安全組織有關(guān)的內(nèi)容。

3)安全職責(zé)

各部門、各級(jí)人員安全生產(chǎn)職責(zé)

4)安全管理制度

安全標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)定的安全管理制度。

5)安全操作規(guī)程

6)教育培訓(xùn)

(1)企業(yè)安全教育培訓(xùn)計(jì)劃；

(2)企業(yè)主要負(fù)責(zé)人、管理人員的安全教育培訓(xùn)記錄；

(3)員工三級(jí)教育培訓(xùn)卡；

(4)員工三級(jí)安全教育培訓(xùn)記錄；

(5)特種作業(yè)人員安全教育培訓(xùn)記錄；

(6)復(fù)轉(zhuǎn)崗、“四新”安全教育培訓(xùn)記錄；

(7)日常安全、宣傳、教育培訓(xùn)記錄及總結(jié)；

(8)應(yīng)急救援預(yù)案演練記錄及總結(jié)，

(9)其他安全培訓(xùn)記錄。

7)安全檢查

(1)各級(jí)政府及行業(yè)主管部門監(jiān)督檢查所發(fā)的安全檢查指令書(shū)、整改通知書(shū)等各類執(zhí)法文書(shū)；

(2)企業(yè)執(zhí)行各類執(zhí)法文書(shū)所采取的措施及上報(bào)主管部門的報(bào)告；

(3)安全監(jiān)督執(zhí)法方面的其他文件、文書(shū)和記錄。

(4)安全檢查及整改通知書(shū)(企業(yè)自檢部分)。

(5)車間(部門)、班組例行安全檢查記錄；

(6)各專項(xiàng)安全檢查的計(jì)劃安排、檢查記錄；

(7)安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組組織季度、年度安全檢查記錄；

(8)各項(xiàng)安全檢查的處理情況及整改驗(yàn)收記錄；

(9)各項(xiàng)安全檢查的總結(jié)匯報(bào)材料；

8)安全投入

(1)全年安全投入的計(jì)劃及專項(xiàng)安全投入計(jì)劃；

(2)安全、宣傳、教育培訓(xùn)投入的情況記錄；

(3)安全隱患整改方面的投入記錄；

(4)勞動(dòng)防護(hù)用品方面的投入記錄；

(5)安全防護(hù)設(shè)備、設(shè)施方面的投入記錄；

(6)安全評(píng)價(jià)、職業(yè)安全健康管理體系、安全文化建設(shè)的投入；

(7)其他與安全有關(guān)的投入。

9)“三同時(shí)”

(1)有關(guān)安全設(shè)施和勞動(dòng)防護(hù)職業(yè)衛(wèi)生方面“三同時(shí)”項(xiàng)目的文件、資料；

(2)“三同時(shí)”項(xiàng)目的.設(shè)計(jì)圖紙及相關(guān)資料；

(3)“三同時(shí)”項(xiàng)目的竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告及相關(guān)資料；

(4)其他與“三同時(shí)”項(xiàng)目相關(guān)的文件、資料。

10)防護(hù)裝置(含職業(yè)衛(wèi)生設(shè)備、下同)

(1)各類安全防護(hù)設(shè)備的種類及型號(hào)等基本情況資料；

(2)各類安全防護(hù)設(shè)備運(yùn)行維護(hù)保養(yǎng)情況記錄；

(3)應(yīng)急救援設(shè)備的種類、數(shù)量、型號(hào)及管理部門、狀況記錄；

(4)其他與安全防護(hù)設(shè)備相關(guān)的文件、資料和記錄；

11)特種設(shè)備

(1)特種設(shè)備制造單位、合格證書(shū)、使用說(shuō)明書(shū)、安裝技術(shù)文件和資料；

(2)特種設(shè)備的定期檢驗(yàn)記錄；

(3)特種設(shè)備的日常使用及維護(hù)保養(yǎng)記錄；

(4)特種設(shè)備安全附件、安全保護(hù)裝置、測(cè)量調(diào)控裝置及有關(guān)附屬儀器儀表的日常維修保養(yǎng)記錄；

(5)特種設(shè)備運(yùn)行故障和事故記錄。

12)安全用電

(1)變、配電室運(yùn)行狀況記錄。

(2)臨時(shí)用電申請(qǐng)及拆除記錄；

(3)配電柜(箱)、控制柜(箱)等用電設(shè)施運(yùn)行記錄；

(4)變配電室平面圖及供電系統(tǒng)圖。

13)工傷保險(xiǎn)

(1)參加工傷保險(xiǎn)員工的名單；

(2)企業(yè)為員工繳納保險(xiǎn)費(fèi)的憑證或單據(jù)；

(3)發(fā)生工傷的員工獲得工傷保險(xiǎn)理賠的憑證或單據(jù)；

(4)其他與工傷保險(xiǎn)相關(guān)的文件、憑證或單據(jù)。

14)職業(yè)病防治

(1)本公司內(nèi)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位情況及可能產(chǎn)生的職業(yè)病種類；

(2)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的預(yù)防措施情況；

(3)產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位定期檢測(cè)檢驗(yàn)報(bào)告；

(4)接觸產(chǎn)生職業(yè)病危害的崗位的員工及其身體檢查情況；

(5)確診為職業(yè)病的員工情況及其身體檢查、治療記錄；

(6)其他與職業(yè)病防治相關(guān)的文件、材料。

15)勞動(dòng)防護(hù)用品

(1)各類勞動(dòng)防護(hù)用品發(fā)放記錄；

(2)員工使用和佩戴勞動(dòng)防護(hù)用品的記錄；

(3)其他與勞動(dòng)防護(hù)用品有關(guān)的文件、材料。

16)事故調(diào)查處理

(1)事故調(diào)查收集各類證據(jù)；

(2)事故調(diào)查的相關(guān)會(huì)議記錄；

(3)工傷事故調(diào)查處理報(bào)告書(shū)(表)；

(4)按“四不放過(guò)”原則對(duì)事故進(jìn)行處理的文件；

(5)其他與事故相關(guān)的文件、資料。

17)消防安全

(1)消防安全管理制度及落實(shí)情況記錄；

(2)消防安全管理組織機(jī)構(gòu)和各級(jí)消防安全責(zé)任人的崗位職責(zé)；

(3)消防設(shè)施、器材平面布置及應(yīng)急疏散平面圖；

(4)火險(xiǎn)火災(zāi)應(yīng)急處置預(yù)案框圖及實(shí)施細(xì)則；

(5)義務(wù)消防隊(duì)人員名單及其消防裝備情況；

(6)建筑物或者場(chǎng)所施工、使用前的消防設(shè)計(jì)審核、驗(yàn)收以及消防安全檢查的文件、資料；

(7)消防設(shè)施、器材及防火材料的合格證明材料；

(8)消防設(shè)施、器材定期檢查、測(cè)試報(bào)告以及維修保養(yǎng)記錄；

(9)有關(guān)電氣設(shè)備檢測(cè)(包括防雷、防靜電)等記錄資料；

(10)火災(zāi)隱患及其整改情況記錄；

(11)其他與消防安全相關(guān)的文件、資料和記錄。

18)其他與安全生產(chǎn)相關(guān)的內(nèi)容。

4.2收集與移交

(1)歸檔材料應(yīng)是企業(yè)開(kāi)展安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理中形成的各種文件、記錄、臺(tái)帳、規(guī)章制度、原始資料、圖片、圖紙、技術(shù)資料等。

(2)歸檔材料應(yīng)確保完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，反映企業(yè)安全生產(chǎn)標(biāo)準(zhǔn)化管理活動(dòng)的真實(shí)內(nèi)容和歷史過(guò)程。

(3)用紙、用筆標(biāo)準(zhǔn)(不用鉛筆、圓珠筆)，字跡清晰。

(4)具有重要保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)與內(nèi)容相同的紙質(zhì)文件同時(shí)歸檔。

(5)本公司及各部門在安全生產(chǎn)管理過(guò)程中形成的材料應(yīng)隨時(shí)歸檔，對(duì)基礎(chǔ)建設(shè)、物料購(gòu)置與處理、產(chǎn)品生產(chǎn)等活動(dòng)中形成的與安全相關(guān)材料，可在項(xiàng)目結(jié)束后整理歸檔。

(6)安全生產(chǎn)檔案管理員負(fù)責(zé)有關(guān)歸檔材料的審核。

(7)安全生產(chǎn)檔案管理員應(yīng)對(duì)各部門送交的各類安全生產(chǎn)檔案認(rèn)真檢查。檢查合格后交接雙方在移交清冊(cè)(一式二份)上簽字，正式履行交接手續(xù)。接受電子安全生產(chǎn)檔案時(shí)，應(yīng)在相應(yīng)設(shè)備、環(huán)境上檢查其真實(shí)有效性，并確定其與內(nèi)容相同的紙質(zhì)安全生產(chǎn)檔案的一致性，然后辦理交接手續(xù)。

(8)在資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動(dòng)時(shí)，本公司安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)負(fù)責(zé)安全生產(chǎn)檔案處置工作的組織協(xié)調(diào)，按國(guó)家有關(guān)法規(guī)做好善后工作。其安全生產(chǎn)檔案由接受單位或原主辦單位保存。

5.檔案處理

1)根據(jù)公司安全標(biāo)準(zhǔn)化管理要求，安全管理檔案建檔，與?；菲髽I(yè)安全標(biāo)準(zhǔn)化《評(píng)審標(biāo)準(zhǔn)》一致，設(shè)立以下檔案類別，并根據(jù)其歸檔內(nèi)容分別編制檔案目錄。

(1)法律、法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)

(2)機(jī)構(gòu)和職責(zé)

(3)風(fēng)險(xiǎn)管理；

(4)管理制度；

(5)培訓(xùn)教育；

(6)生產(chǎn)設(shè)施及工藝安全

(7)作業(yè)安全

(8)職業(yè)健康

(9)危險(xiǎn)化學(xué)品管理

(10)事故與應(yīng)急

(11)檢查與自評(píng)

2)特殊載體安全生產(chǎn)檔案(錄像帶、照片、磁盤)可按載體形式、所反映問(wèn)題或形成時(shí)間進(jìn)行分類編目，并分別保存，注明與相關(guān)紙質(zhì)檔案文件的編號(hào)。

3)檔案保存，設(shè)專用柜屜，采取防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等措施，確保安全生產(chǎn)檔案安全。對(duì)破損或載體變質(zhì)的安全生產(chǎn)檔案要及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

4)安全生產(chǎn)檔案保管期限分永久、長(zhǎng)期(五年)、短期(一年)三種。

5)對(duì)保管到期的安全生產(chǎn)檔案，由本公司安全生產(chǎn)領(lǐng)導(dǎo)小組及檔案工作人員進(jìn)行鑒定，對(duì)經(jīng)過(guò)鑒定后已失去保存價(jià)值的安全生產(chǎn)檔案，應(yīng)寫出鑒定報(bào)告并編制銷毀清冊(cè)，經(jīng)鑒定人員簽字后，報(bào)安全生產(chǎn)第一責(zé)任人審批。銷毀安全生產(chǎn)檔案時(shí)必須履行簽字手續(xù)，由兩人以上監(jiān)銷，銷毀清冊(cè)長(zhǎng)期保存。

6)安全生產(chǎn)檔案工作人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，必須辦理完安全生產(chǎn)檔案移交手續(xù)后方可離崗。

6.檔案利用

(1)安全生產(chǎn)檔案的借閱、復(fù)制必須經(jīng)本公司安全生產(chǎn)第一責(zé)任人或安全生產(chǎn)直接責(zé)任人的批準(zhǔn)。

(2)在提供、利用、公布安全生產(chǎn)檔案時(shí)，不得損害國(guó)家利益和他人的合法權(quán)益。

(3)應(yīng)積極主動(dòng)地接受安全生產(chǎn)監(jiān)督管理部門對(duì)安全生產(chǎn)檔案管理工作的監(jiān)督指導(dǎo)。

文件及檔案管理制度篇3

(一)意義

(二)文件檔案的類別與形式

公司文件檔案包括以下各類別的書(shū)面文字形式、磁卡和電腦存藏(硬盤存藏、磁盤存藏)形式。

1.公司法律文件:公司章程、批準(zhǔn)證書(shū)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照、驗(yàn)資報(bào)告、審計(jì)報(bào)告、企業(yè)代碼、銀行稅務(wù)登記等

2.公司董事會(huì)文件:董事會(huì)構(gòu)成、股本構(gòu)成、董事會(huì)決議、記要等

3.公司管理制度:公司運(yùn)營(yíng)、行政、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)管理制度、文本、流程

4.公司財(cái)務(wù)資料:各類總、分帳冊(cè)、報(bào)表、單據(jù)、憑賬、報(bào)告等

5.公司人事薪資:人事結(jié)構(gòu)、錄用考核文件、薪資結(jié)構(gòu)、薪資表、獎(jiǎng)金計(jì)劃及分配記錄、獎(jiǎng)懲記錄、保險(xiǎn)計(jì)劃及記錄《勞動(dòng)合同》等

6.公司經(jīng)營(yíng)策略規(guī)劃:客戶需求分析、市場(chǎng)分析、各種調(diào)查分析、營(yíng)銷策略、公關(guān)網(wǎng)絡(luò)、實(shí)施計(jì)劃等

7.公司客戶名冊(cè):客戶名冊(cè)、服務(wù)合同、協(xié)議、策略聯(lián)盟協(xié)議、客戶拓展、防談名冊(cè)及記錄等

8.公司業(yè)務(wù)文件:公司各項(xiàng)對(duì)外服務(wù)的內(nèi)部管理制度、流程、文本及有關(guān)方法培訓(xùn)資料、報(bào)價(jià)體系等

9.公司客戶服務(wù)文件:服務(wù)過(guò)程中與客戶溝通產(chǎn)生的往來(lái)傳真、往來(lái)函、建議書(shū)、分析底稿、調(diào)查底稿、客戶提供之資料等

10.公司客戶檔案:已結(jié)案客戶的完整檔案,包括客戶服務(wù)資料及公司各種服務(wù)文本、方案、策劃、設(shè)計(jì)成果等

11.公司專業(yè)資料:公司搜集的各種業(yè)務(wù)文本、流程、制度、企劃書(shū)、顧問(wèn)服務(wù)理論、方法、同業(yè)服務(wù)成果、各類行業(yè)資料、公司由政府主管部門獲取及購(gòu)買的`政策法規(guī)、公司各類剪報(bào)等

12.公司圖書(shū)、雜志:公司由公開(kāi)發(fā)行系統(tǒng)購(gòu)買、訂購(gòu)的各種圖書(shū)、雜志

13.公司日常行政文件:日常通知、備忘、報(bào)告、批復(fù)、外來(lái)文函

14.公司宣傳資料:公司對(duì)外宣傳廣告用之公司介紹、業(yè)務(wù)介紹、互聯(lián)網(wǎng)主頁(yè)介紹等。

文件及檔案管理制度篇4

為了更進(jìn)一步規(guī)范公司的文件資料管理,完善公司文件資料的歸檔,實(shí)現(xiàn)公司全方位規(guī)范化管理的需要,特制定本制度。

一、公司文件、資料應(yīng)歸檔的范圍和歸檔分類

本公司文件、資料應(yīng)歸檔分類和歸檔范圍如下:

1、行政類:本公司對(duì)內(nèi)和對(duì)外已行文的規(guī)章制度、規(guī)定、決定、決議、通知、通報(bào)、請(qǐng)示、報(bào)告、批復(fù)、函件、會(huì)議紀(jì)要。公司各類證照。

2、經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類:公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、經(jīng)營(yíng)情況、委托書(shū)、協(xié)議書(shū)、合同、項(xiàng)目方案等。

3、人事類:勞動(dòng)人事檔案、勞動(dòng)工資檔案等。

4、財(cái)務(wù)類:各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù),財(cái)務(wù)審計(jì)檔案,會(huì)計(jì)檔案,統(tǒng)計(jì)資料等。

5、音像類:公司具有保存價(jià)值的圖紙、軟件、照片、光碟、音像等。

二、公司文件、資料歸檔的編制及編號(hào)

公司文件、資料的歸檔編制和編號(hào)應(yīng)遵循和符合:統(tǒng)一歸類、清晰明了、輕重有別、“一案一號(hào)”、便利查閱和保管的大原則。遇有一案歸入多類者應(yīng)先確定其主要類別進(jìn)行編號(hào)。

1、本公司所有應(yīng)歸檔的.文件、資料,一律以韶關(guān)市新江控股資產(chǎn)營(yíng)運(yùn)管理有限公司中的“韶新控”漢語(yǔ)拼音第—個(gè)字母,S_K冠以編號(hào)之首。

2、公司文件、資料的歸檔分類按本制度第一條進(jìn)行分類,代碼為:1行政類;2經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)類;3人事關(guān)類;4財(cái)務(wù)類;5音像類。

3、公司文件、資料的歸檔編號(hào)按照入檔時(shí)間的先后,以百位數(shù)進(jìn)行歸編。

4、公司文件、資料的歸檔,應(yīng)根據(jù)文檔性質(zhì)的重要性和閱讀級(jí)別區(qū)分文檔的重要性和受保密度。分為“一般級(jí)”“重要級(jí)”“機(jī)密級(jí)”。以“A”代表一般級(jí),“AA”代表重要級(jí),“AAA”代表機(jī)密級(jí)。

“A”一般級(jí)文檔包含:公開(kāi)發(fā)布的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)方針、各類通知和通告、任命、年度總結(jié)和領(lǐng)導(dǎo)講話、一般性會(huì)議紀(jì)錄等。

“AA”重要級(jí)文檔包含:公司重要會(huì)議紀(jì)要、重要經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及決策、經(jīng)營(yíng)合同、公司經(jīng)營(yíng)情況、重要項(xiàng)目資料、項(xiàng)目合同協(xié)議等,人事檔案薪資性檔案、勞動(dòng)合同,技術(shù)資料,財(cái)務(wù)資料等。

“AAA”機(jī)密級(jí)文檔:內(nèi)控的公司經(jīng)營(yíng)發(fā)展大綱、經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略和經(jīng)營(yíng)規(guī)劃、經(jīng)營(yíng)項(xiàng)目及決策、戰(zhàn)略性的合作協(xié)議及其合同等。

5、綜上公司文件、資料歸檔的編制及編號(hào)為:S_JKG-類別-發(fā)布年號(hào)-歸檔序號(hào)-受密級(jí)。

例如:將20__年第—份歸檔的公開(kāi)發(fā)布的行政類文件“公司某規(guī)章制度”歸檔,編制及編號(hào)為:S_K-1-20__-001-A

三、公司文件、資料檔案的的保管、調(diào)閱與移交

1、巳歸檔的公司文件、資料,由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一編號(hào)后形成《文件檔案》,并根據(jù)《文檔》的重要性和相關(guān)性交相應(yīng)部門的專管員保管。其中:股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)專項(xiàng)《文檔》由董事會(huì)秘書(shū)負(fù)責(zé)保管;人事專項(xiàng)《文檔》由人力資源部負(fù)責(zé)保管;財(cái)務(wù)專項(xiàng)《文檔》由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部負(fù)責(zé)保管;其它《文檔》均由總經(jīng)辦指定專人負(fù)責(zé)保管。

2、巳歸檔的公司文件、資料,由專管員負(fù)責(zé)填寫《文檔管理登記冊(cè)》,并按指定專柜分類進(jìn)行存放和保管。并注意防霉、防濕、防火、防蟲(chóng)蛀、防丟失。

3、公司文件、資料檔案必須依照職務(wù)級(jí)別進(jìn)行調(diào)閱。調(diào)閱時(shí)須填寫《文檔調(diào)閱申請(qǐng)單》。一般級(jí)公司文檔,須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可調(diào)閱。重要級(jí)以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。機(jī)密級(jí)公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱。

4、公司文件、資料檔案跨公司調(diào)閱,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可調(diào)閱,并僅限于文檔的查閱。

5、公司文件、資料檔案移交時(shí)必須填寫《文檔移交清冊(cè)》,《文檔移交清冊(cè)》一式三份,供移交雙方、總經(jīng)辦留存。

四、公司文件、資料的歸檔保存期限

1、永久保存:本公司章程、股東名簿、股東會(huì)、董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)會(huì)議記要、公司各類證照、各級(jí)批文、印鑒、規(guī)章制度、不動(dòng)產(chǎn)所有憑證、債權(quán)債務(wù)憑證。公司規(guī)劃、年度計(jì)劃、年度經(jīng)營(yíng)總結(jié)、技術(shù)資料、長(zhǎng)期項(xiàng)目合同、年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表、年度統(tǒng)計(jì)報(bào)表。勞動(dòng)人事檔案及資料、其它核定須永久保存的文檔。

2、十五年保存:根據(jù)需要須保存的文檔。財(cái)務(wù)審計(jì)檔案,會(huì)計(jì)檔案,統(tǒng)計(jì)資料各種財(cái)務(wù)票證、票據(jù)等按國(guó)家相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

3、五年保存:期滿或巳解除的合同協(xié)議、完結(jié)后的項(xiàng)目方案、其它經(jīng)核定須五年保存的文檔。

4、一年保存:部門工作計(jì)劃及其工作總結(jié)、完結(jié)后的部門請(qǐng)示報(bào)告、經(jīng)核定己完結(jié)且無(wú)必要保存的文檔。

五、公司文件、資料檔案的銷毀

1、原則上,應(yīng)每年定期將超過(guò)保存期且無(wú)保保存價(jià)值的文檔進(jìn)行清理并銷毀。

2、待銷毀的文檔由專管員填報(bào)《文檔銷毀申請(qǐng)單》,并經(jīng)相應(yīng)批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后,方可進(jìn)行銷毀。重要級(jí)以上文檔,須經(jīng)各分公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

機(jī)密級(jí)公司文檔,須經(jīng)控股公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀。

3、銷毀文檔須由兩人以上共同完成,并填寫《文檔銷毀登記表》。

4、《文檔銷毀申請(qǐng)單》和《文檔銷毀登記表》各—式三份供申請(qǐng)部門、分公司、控股公司留存。

六、其它

本制度未提及部份或不夠完善的條款將在實(shí)踐中不斷完善,過(guò)去凡與本制度不符合的相關(guān)制度和辦法以本制度為準(zhǔn)。本公司以及屬下?tīng)I(yíng)運(yùn)公司和涉及文檔管理的工作人員必須嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。各關(guān)聯(lián)公司可參照?qǐng)?zhí)行。

本制度自簽發(fā)人簽字日起生效執(zhí)行。

文件及檔案管理制度篇5

總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作，維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本制度。

適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

一、文件的收集

公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價(jià)值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊(cè)、照片等都要齊全完整地收集，具體內(nèi)容包括：

1、上級(jí)機(jī)關(guān)召開(kāi)的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議的主要文件材料及上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；（主要收集部門：行政部）

2、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時(shí)的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價(jià)值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）

3、公司經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中與外單位的來(lái)往信件、合同、協(xié)議。（（主要收集部門：行政部）

4、會(huì)議文件，包括本公司重要會(huì)議形成的文件、紀(jì)要、決定等；（主要收集部門：行政部）

5、公司制訂的'計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算及工作總結(jié)；（主要收集部門：行政部）

6、公司的請(qǐng)示與上級(jí)批復(fù)文件（主要收集部門：行政部）

7、公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；（主要收集部門：行政部）

8、公司的統(tǒng)計(jì)報(bào)表、統(tǒng)計(jì)分析材料（包括計(jì)算機(jī)電子盤片等）、財(cái)務(wù)報(bào)表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部）

9、公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；

10、公司領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動(dòng)中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對(duì)外交流的文件、協(xié)議、報(bào)告等；（主要收集部門：行政部）

11、公司基本建設(shè)工程施工竣工、購(gòu)置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部、行政部）

12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）

13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、聲像材料、榮譽(yù)獎(jiǎng)勵(lì)證書(shū)、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）

14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）

15、公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、員工名冊(cè)、報(bào)表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、解雇（職）等工作及干部獎(jiǎng)懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）

16、公司員工檔案轉(zhuǎn)移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）

17、公司財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊(cè)；（主要收集部門：財(cái)務(wù)部、行政部）

18、公司重大活動(dòng)中形成的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價(jià)值的資料、互贈(zèng)禮品清單、工作來(lái)往文件等；（主要收集部門：行政部）

20、公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）

21、各項(xiàng)目完成后專業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復(fù)稿件。（主要收集部門：曬圖室）。

二、立卷歸檔

文件立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價(jià)值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

（1）各專業(yè)都要建立健全個(gè)專業(yè)的文件、圖書(shū)等材料，由各部專業(yè)集中統(tǒng)一保管。

（2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制文件材料的編號(hào)類別。

（3）文件承辦人員應(yīng)及時(shí)將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

（4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

三、檔案保管

1、檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

3、底圖入庫(kù)要認(rèn)真檢查，平放或卷放