萬科集團會議管理辦法（MHKG-ZG-ZD-010）目的會議是企業(yè)處理重要事務(wù)、實現(xiàn)科學(xué)決策的重要途徑，也是信息溝通、協(xié)調(diào)關(guān)系的重要手段。要使各類會議成功地進行，必須對會議進行全過程的科學(xué)管理。為了明確公司會議的運營原則，確定會議運營的基本事項，以提高會議的效率與效果，特制定本制度。適用范圍萬科控股集團有限公司及各控股子公司。術(shù)語與定義專題會議，指在工作處理過程中，出現(xiàn)的一些較重大事項，需要動員各方力量來配合解決的事務(wù)，為達到與各部門/子公司更好地協(xié)調(diào)工作、征求其他部門處理意見的目的，或為了將問題處理方案展示給公司各有關(guān)部門/子公司和總裁，而召開的針對某一個專門問題的研討會。職責(zé)綜合管理部制訂和修訂萬科集團會議管理辦法。負責(zé)股東會、董事會、集團公司年會、決策層碰頭會、總裁辦公會的組織及會務(wù)工作。負責(zé)總裁認為有必要召開的其他會議的組織及會務(wù)工作。根據(jù)需要，配合各部門/子公司例會及專題會議的會務(wù)工作。負責(zé)萬科集團會議場所和設(shè)備的日常維護和管理。負責(zé)會議資料的歸檔管理。各職能部門及子公司參與制訂和修訂萬科集團會議管理辦法。負責(zé)本部門/子公司承擔(dān)主要責(zé)任的業(yè)務(wù)專題會議的組織及會務(wù)工作。根據(jù)需要，配合綜合管理部組織公司大型會議。程序和內(nèi)容會議的類型公司會議類型有：股東會、董事會、集團公司年會、決策層碰頭會、總裁辦公會、項目例會、專題會議等。股東會、董事會的組織目的。本辦法確定的是股東會、董事會的會議規(guī)則。職權(quán)。股東會、董事會職權(quán)依公司章程規(guī)定。會議成員構(gòu)成。股東會由公司股東構(gòu)成，董事會由公司董事構(gòu)成。會議召開。股東會、董事會正常情況下每年召開一次。如果有特別需要召開，由代表四分之一以上表決權(quán)的股東，三分之一以上的董事或者監(jiān)事提議可召開股東會，并應(yīng)當(dāng)于會議召開十五日以前通知全體股東；由三分之一以上董事提議可以召開董事會會議，并于會議召開十日前通知全體董事。會議召集和主持股東會會議由董事會召集，董事長主持。董事長因特殊原因不能履行時，由董事長指定副董事長或者其他董事主持。董事會由董事長召集并主持。董事長因特殊原因不能履行職務(wù)時，由董事長指定其他董事召集和主持。決議方法股東會會議應(yīng)對所議事項做出決議，決議應(yīng)由代表二分之一以上表決權(quán)的股東表決通過，但股東會對公司增加或者減少注冊資本、分立、合并、解散或者變更公司形式、修改公司章程所做出的決議，應(yīng)由代表三分之二以上表決權(quán)的股東表決通過，股東會應(yīng)當(dāng)對所議事的決定做出會議記錄，出席會議的股東應(yīng)當(dāng)在會議記錄上簽名。董事會對所議事項做出的決議應(yīng)由二分之一以上的董事表決通過方為有效，并應(yīng)做成會議記錄，出席會議的董事應(yīng)當(dāng)在會議記錄上簽名。非股東、董事出席。股東可書面委托他人參加股東會議，行使委托書中載明的權(quán)力；根據(jù)需要，也可邀請非董事參加董事會議，以聽取他們的意見。決議執(zhí)行與實施報告。股東會、董事會一經(jīng)形成決議，由總裁負責(zé)，及時貫徹決議內(nèi)容，并在適宜時候，把決議實施過程、情況與結(jié)果，向董審議事項。方針與計劃事項經(jīng)營上重要的方針與計劃。經(jīng)營計劃與經(jīng)營方針的實施方案要點和對策?？偛谜J為有必要審議的其他事項。機構(gòu)與制度事項組織機構(gòu)與公司規(guī)章制度的制定、修改與廢除。與下屬公司的業(yè)務(wù)關(guān)系、財產(chǎn)關(guān)系和人事關(guān)系的決策事項?？偛谜J為有必要的其他事項。財務(wù)事項。融資與集資事項。投資事項。貸款事項。重要的對外擔(dān)保事項。不良債權(quán)的處理事項。總裁認為有必要審議的其他事項。項目經(jīng)營事項。重要的項目經(jīng)營機會與風(fēng)險事項。項目決策事項。項目的實施與監(jiān)控事項。大宗交易事項。大宗索賠事項。重要交易關(guān)系的建立與解除事項。營銷渠道的選擇事項。營銷策略的選擇事項。營銷價格的決定、修改事項?？偛谜J為有必要審議的其他事項。辦公事務(wù)事項。重要的人事任免、調(diào)動和賞罰事項。員工的晉升、提薪、獎金、津貼以及考核評價事項。人事招聘、錄用事項。大額的辦公事物開支事項。重要的涉外、公關(guān)事項。協(xié)議與訴訟事項?？偛谜J為有必要審議的其他事項。決議方法?？偛棉k公會審議的所有事項，應(yīng)在充分聽取與會人員意見的基礎(chǔ)上由總裁最終決策并形成決議。決議執(zhí)行與實施報告?？偛棉k公會一經(jīng)形成決議，由相關(guān)部門經(jīng)理負責(zé)，及時貫徹決議內(nèi)容，并負責(zé)本部門的執(zhí)行工作。決議內(nèi)容如需變更，其決定權(quán)在總裁。部門經(jīng)理有義務(wù)和責(zé)任在適宜時候，把決議實施過程、情況與結(jié)果，向總裁報告。會務(wù)工作?？偛棉k公會會務(wù)由綜合管理部負責(zé)。會務(wù)工作包括：會議通知。會議資料準備。包括要求與會各單位在會前提交本單位的《雙周工作計劃安排表》（模板詳見附表1），以便會議討論及決議。會議記錄與紀要整理。會議決議草案起草。項目例會的組織目的。會議的目的在于促進各部門與項目部間的信息溝通，謀求相互間的配合協(xié)調(diào)，緊密各部門的工作聯(lián)系。會議成員構(gòu)成。項目例會參加人員為各相關(guān)部門負責(zé)人及其他相關(guān)人員。會議召開。項目例會每周一次。會議主持。會議由項目主管副總裁主持，如主管副總裁由于特殊原因不能親自主持會議，可指定其他人員主持。審議事項。報告上一周的工作落實結(jié)果，共同探討下一周的工作內(nèi)容與重點，確定工作目標(biāo)。借此，公司各部門與項目部可彼此了解現(xiàn)況，并商討在工作進展過程中所遭遇的各類問題。與會人員可提供有關(guān)的策劃意見或向相關(guān)部門提出管理建議，促進各部門與項目部更加緊密合作。決議方法。項目例會審議的所有事項，應(yīng)在充分聽取與會人員意見的基礎(chǔ)上由項目主管副總裁最終決策并形成決議。決議執(zhí)行與實施報告。項目例會一經(jīng)形成決議，由相關(guān)部門經(jīng)理負責(zé)，及時貫徹決議內(nèi)容，并負責(zé)本部門的執(zhí)行工作。決議內(nèi)容如需變更，其決定權(quán)在項目主管副總裁。部門經(jīng)理有義務(wù)和責(zé)任在適宜時候，把決議實施過程、情況與結(jié)果，向項目主管副總裁報告。會務(wù)工作。項目例會會務(wù)工作由項目部負責(zé)，會后應(yīng)形成會議紀要。專題會議的組織目的。為了動員各方力量來配合解決工作過程中出現(xiàn)的一些較重大事項，達到與各部門/子公司更好地協(xié)調(diào)工作、征求其他部門處理意見，或為了將問題處理方案展示給公司各有關(guān)部門/子公司和總裁。會議成員構(gòu)成。參會人員由主要責(zé)任部門指定。如主要責(zé)任部門認為需要總裁出席會議，或總裁認為有必要出席會議，則經(jīng)總裁本人同意可安排總裁出席。會議召開專題會議不受時間、次數(shù)的約束，只要對公司有利的重大議題均可召集有關(guān)人員開會商討。專題會議為不定期性的臨時性會議，當(dāng)一個專題需要多次的研討才能定案時，可以相互約定次數(shù)與日期，但仍應(yīng)以一題一會為原則。會議主持。會議由該專題的主要責(zé)任部門召集并主持。審議事項。工作過程中出現(xiàn)的某一個專門問題。決議方法。專題會議審議的所有事項，應(yīng)在充分聽取與會人員意見的基礎(chǔ)上由召集會議的主要責(zé)任部門負責(zé)人或該部門主管領(lǐng)導(dǎo)最終決策并形成決議。決議執(zhí)行與實施報告專題會議一經(jīng)形成決議，由主要責(zé)任部門指定相關(guān)人員負責(zé)，及時貫徹決議內(nèi)容，并負責(zé)本專業(yè)/部門/子公司的執(zhí)行工作。決議內(nèi)容如需變更，其決定權(quán)在召集會議的主要責(zé)任部門負責(zé)人或該部門主管領(lǐng)導(dǎo)。各指定相關(guān)人員有義務(wù)和責(zé)任在適宜時候，把決議實施過程、情況與結(jié)果，向召集會議的主要責(zé)任部門負責(zé)人或該部門主管領(lǐng)導(dǎo)報告。會務(wù)工作專題會議的會務(wù)工作原則上由主要責(zé)任部門負責(zé)，如需綜合管理部配合，應(yīng)提前兩天通知綜合管理部。每個專題會議均應(yīng)形成會議紀要，由主要責(zé)任部門整理、裝訂后交綜合管理部歸檔管理。會議的管理會前準備會議必要性的審核。會議召開前應(yīng)先就需解決的問題、會議時機的選擇、會議內(nèi)容的安排、會議費用的支出等多方面進行分析考慮，盡可能減少會議負擔(dān)。某些情況下可利用傳閱文件的方式或通過現(xiàn)代通訊手段來代替?zhèn)鹘y(tǒng)的面對面的會議。對于經(jīng)常性的會議，應(yīng)以例會形勢固定下來，以方便參會人員預(yù)先合理安排時間，避免因出席會議而影響重要工作。參會人員的確定。應(yīng)按解決問題的需要來確定參會者，凡對會議要實現(xiàn)的目標(biāo)負有主要責(zé)任或與會議行動直接相關(guān)者、具備專門知識經(jīng)驗有助于議題深化者、對討論的問題有決策能力者，應(yīng)考慮確定為參會人員。開會時間的選擇。開會時間的安排考慮與會者中關(guān)鍵人物的最佳時間并結(jié)合大多數(shù)參會者的方便時間段，避免會議打亂公司工作的正常運行秩序。會議本身的時間最好控制在3小時之內(nèi)。開會地點選擇與會場布置。選擇會議地點及會場布置要與會議的性質(zhì)、內(nèi)容相符合。會場環(huán)境應(yīng)安靜無干擾，會場空間安排要避免過分冷清或擁擠。會前應(yīng)備齊會議中將用到的各種設(shè)備。公司辦公區(qū)會議室的使用由綜合管理部統(tǒng)籌管理。會議議程的擬定。議程一般由會議主持人擬訂，讓參會者知悉各項議題的討論順序和時間分配。會議通知的擬發(fā)。根據(jù)會前準備擬發(fā)會議通知，內(nèi)容包括會議的名稱、時間、地點、參會人員、議題等（見附表2）。會議通知應(yīng)盡早發(fā)給參會者以方便安排時間。會議如有書面議程，應(yīng)隨會議通知一并發(fā)給參會者。其他準備事項。由主持人指定會議記錄人，該記錄人員應(yīng)有一定的秘書工作知識和經(jīng)驗，熟悉會議情況，明確會議基本精神，并自始至終一直參加會議。如果會議內(nèi)容涉及公司機密，應(yīng)預(yù)先考慮保密程序或措施。會中管理會議簽到。參會者因故不能到會應(yīng)事先請假。參會者要養(yǎng)成按時到會的習(xí)慣，不得遲到，不得無故缺席。到會后首先辦理簽到手續(xù)。會議簽到表詳見附表3。會場服務(wù)。會議工作人員應(yīng)做好座位引導(dǎo)、材料分發(fā)、會場內(nèi)外聯(lián)系、會議總務(wù)等具體工作，并及時妥善處理好各種臨時交辦事項。會議主持。準時宣布開會，按議程嚴格控制會議進度，應(yīng)注意引導(dǎo)參會者始終圍繞議題討論，并及時做出結(jié)論。會中紀律。會議發(fā)言要緊扣議題，言簡意賅。會上集中精力，認真聆聽，不得竊竊私語。不得擅自中途離會。個人手機應(yīng)妥善處理，會議開始前置于振動/無聲狀態(tài)或關(guān)閉，避免影響會議秩序。會議記錄。會議記錄應(yīng)從會議組織（名稱、時間、地點、主持人等）和會議內(nèi)容（議題、發(fā)言、決議等）兩方面真實、準確、完整地記載。一般日常性工作會議采用摘要記錄方式，要求抓住重點，摘錄要義，取舍得當(dāng)。特別重要的會議應(yīng)采用詳細記錄方式，要求有言必錄，可考慮借助錄音設(shè)備。會后工作。整理會議記錄。會議記錄作為第一手材料，是會議內(nèi)容的客觀反映，會后應(yīng)及時整理原始記錄使之完善。撰寫會議紀要或簡報。根據(jù)會議的性質(zhì)內(nèi)容來決定是采用會議紀要的形式還是會議簡報的形式。在整理會議記錄的基礎(chǔ)上，再進行分析、綜合、提煉，選擇能夠反映會議宗旨和精神的內(nèi)容撰寫會議紀要或簡報。會議紀要的寫作要求紀實、扼要，除簡述會議的基本情況外，還需闡述會議討論的問題、基本結(jié)論、會議所做出的正式?jīng)Q定并指定執(zhí)行人和完成時間（詳見附表4）。簽發(fā)會議紀要。會議紀要寫好后交會議主持人審核簽發(fā)。然后根據(jù)內(nèi)容的相關(guān)性和保密性等具體情況，再將會議紀要內(nèi)容以全文或摘錄方式印發(fā)給與會人員和有關(guān)部門。原則上在會議結(jié)束一個工作日內(nèi)，主持人有義務(wù)負責(zé)安排好會議紀要的整理、撰寫、簽發(fā)工作。例會的所有紀要均須以電子版本形式發(fā)送集團綜合管理部存檔。會議內(nèi)容保密。與會者應(yīng)嚴格保守會議機密，對會議決定，在正式公布前不得以任何方式向任何人泄露；對屬于保密性的文件資料應(yīng)妥善保管，方式散失和泄密。檢查催辦決議事項。會議形成的決議應(yīng)認真貫徹執(zhí)行，會議主持人應(yīng)設(shè)專人負責(zé)催辦工作，定期記載催辦事項的進展情況（見附表5）；定期或不定期向領(lǐng)導(dǎo)匯報催辦事項的進展情況。附則本制度自年月日起施行。本制度由集團綜合管